L E I S T U N G S B E S C H R E I B U N G a) B U C H H A LT U N G Es werden drei Abrechnungen erstellt, und zwar die Objektabrechnung, Eigentümerabrechnung und Mieterabrechnung. Zusätzlich können auf Wunsch folgende Abrechnungen bzw. Listen erstellt werden: - Buchungsprotokolle - monatliche Abrechnungen - Mahnliste einschließlich Zahlungsnachweise - Zwischenabrechnung - Kassenbericht - Betriebskontenliste - Adressenliste - Jahresliste - Haus- und Eigentümer-Journale - Objektjournale - Monats-Journale - Eigentümerkonten-Soll-Ist-Saldo - Umsatzspiegel aus Vermietung - sowie diverse, frei wählbare Listen mehr. Die gesamte Buchhaltung wird über eine eigene EDV-Anlage abgewickelt. Für jede Wohnanlage wird ein Treuhandkonto eingerichtet. Der Zahlungsverkehr kann über Datenträgeraustausch abgewickelt werden. Die Buchhaltung wird grundsätzlich in den ersten drei bis vier Monaten eines Jahres dem Verwaltungsbeirat zur Prüfung vorgelegt. Anschließend wird die Eigentümerabrechnung erstellt und den einzelnen Eigentümern vor der Eigentümerversammlung zugesandt. Bei Sondereigentumsverwaltung rechnet der Verwalter die Kosten direkt mit dem Mieter ab. Ausgaben im laufenden Wirtschaftsjahr, die den Betrag von 500,00 übersteigen, müssen grundsätzlich vom Verwaltungsbeirat genehmigt werden. Ausnahmen hierbei bilden Verbrauchskosten, wie z. B. Heizölkosten, Versicherungsprämien, Wartungskosten oder Versicherungsschadenregulierungen. 1 von 18
Bei Kostenüberschreitung des genehmigten Wirtschaftsplanes von über 25 % wird der Verwaltungsbeirat unverzüglich informiert. Diese Unterdeckung wird dem Verwaltungsbeirat detailliert aufgezeigt, damit über eine eventuelle Anpassung des Wirtschaftsplanes entschieden werden kann. Zu jeder Eigentümerversammlung ist der Wirtschaftsplan vorzulegen und zur Abstimmung vorzuschlagen. Die einzelnen Kostenarten und deren Entwicklung werden erläutert, wie z. B. die Heizkosten, Stromkosten, Reparaturen, Wartungen etc. Das Instandhaltungsrücklagekonto wird gesondert geführt. Verfügen kann über dieses Konto nur der Verwalter zusammen mit dem Verwaltungsbeirat. Größere Instandhaltungen, wie z. B. Einbau einer neuen Heizungsanlage, Malerarbeiten oder ein neues Dach müssen grundsätzlich von der Eigentümergemeinschaft genehmigt werden, damit die Finanzierung durch die Instandhaltungsrücklage erfolgen kann. Die Instandhaltungsrücklage wird je nach Höhe des Betrages bis zu 5.000,00 auf einem Sparbuch, ab 5.000,00 auf einem Festgeldkonto angelegt. Hierzu werden Vorschläge vom Verwalter unterbreitet. Die Entwicklung des Instandhaltungsrücklagekontos wird in jeder Eigentümerversammlung dargelegt. Vor jeder Eigentümerversammlung wird eine Verwaltungsbeiratssitzung einberufen, in der die gesamte Buchhaltung geprüft und der Wirtschaftsplan besprochen wird sowie die Tagesordnungspunkte abgestimmt werden. Der Versammlungsort ist vom Verwaltungsbeirat frei wählbar. b) T E C H N I K / B A U Ü B E R WA C H U N G Der Verwalter stellt den Hausmeister für die Wohnanlage ein. Die Aufgaben des Hausmeisters teilen sich in vier Hauptbereiche: - Überwachung der technischen Anlagen mit kleinen Reparaturen - Hausreinigung der Gemeinschaftsanlagen sowie Treppenhaus-, Kel lerflur-, Waschküchen- und Garagenreinigung etc. - Schnee- und Eisbeseitigung im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften - Gartenpflege. 23 von 18
Gehalt, Lohnerhöhung und sonstige Vergünstigungen werden mit dem Verwaltungsbeirat besprochen und durch ihn genehmigt. Die Wohnanlage wird regelmäßig einmal monatlich besichtigt, bei besonderen Vorkommnissen, wie z. B. Sanierungsmaßnahmen wird eine Kontrolle, dem Arbeitsfortschritt angemessen, durchgeführt. Es wird empfohlen, einmal jährlich eine Besichtigung gemeinsam mit dem Verwaltungsbeirat und dem Hausmeister durchzuführen. Auf Wunsch wird alle zwei Jahre eine Wohnungsbegehung vorgenommen, um auch den Bereich des Sondereigentums hinsichtlich baulicher Mängel ausreichend abzudecken. Bei dieser Gelegenheit wird dann festgestellt, welche Wohnung sich in einem nicht vertretbaren Zustand befindet. Der Bericht darüber wird auch jenen Eigentümern zugesandt, die dem Verwalter keine Sondereigentumsverwaltung übertragen haben, da bauliche Mängel der Gemeinschaft zur Last fallen und ein Fehlverhalten der Mieter die gesamte Wohnanlage in Misskredit bringen kann. Über den Erfolg bzw. die Resultate dieser Begehung hat der Verwalter dem Verwaltungsbeirat einen schriftlichen Bericht abzugeben. Die vorzunehmenden Arbeiten am und im Gebäude sind von örtlichen Unternehmen durch eine ordnungsgemäßes Angebot bzw. eine vorbereitete Ausschreibung anzubieten. Über die Vergabe der Arbeiten entscheidet der Verwalter in Zusammenarbeit mit dem Verwaltungsbeirat. Es müssen grundsätzlich mindestens drei vergleichbare Angebote eingeholt werden. Bei Bagatellschäden unter 5.000,00 trifft der Verwalter die Entscheidung in Verwaltungsvollmacht. Bei Versicherungsschäden werden die durchzuführenden Arbeiten mit der Versicherungsgesellschaft abgestimmt und abgerechnet. Es ist anzustreben, Handwerksfirmen auszuwählen, die zuverlässig und preisgünstig arbeiten. Die Firmen müssen sich verpflichten, auch an Sonn- und Feiertragen Notreparaturen durchzuführen, um Folgeschäden zu vermeiden. 3 von 18
Bei der Auswahl der infrage kommenden Firmen soll der Verwaltungsbeirat mitwirken. Bei größeren Arbeiten, die ca. 5000,00 übersteigen (dieser Betrag richtet sich nach der Größe der Wohnanlage), muss eine Eigentümerversammlung einberufen werden, wobei der Verwalter wieder mehrere Angebote vorzulegen hat. Für die rechtliche Seite wird empfohlen, ein Vorgutachten einzuholen, in dem folgende Fragen geklärt werden: 1. Handel es sich bei den Mängeln um Ausführungsfehler? (Bestehen eventuell noch Garantieansprüche?) 2. Wurde gegen die DIN-Vorschriften, die zum Zeitpunkt der Bau durchführung gültig waren, verstoßen? 3. Wie groß sind die Aussichten gegen diese Firma bzw. Firmen, ein gerichtles Verfahren mit Erfolg einzuleiten? Hierzu eine schriftliche Stellungnahme eines Rechtsanwaltes beigefügt. 4. Welche Sanierungsarbeiten müssen durchgeführt werden? 5. Wie hoch ist der Streitwert? Eine gute Verwaltung zeichnet sich durch eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit allen Eigentümern aus. 45 von 18
B U C H H A LT U N G Am Anfang des Wirtschaftsjahres wird ein Wirtschaftsplan erstellt, welcher bei der Eigentümerversammlung vorgelegt und dann von der Eigentümergemeinschaft beschlossen wird. Der Wirtschaftsplan beinhaltet die zur Bewirtschaftung des Objektes benötigten Gelder. 5 von 18
Aus dem Wirtschaftsplan ergeben sich dann die Wohngeldneuberechnungen. Hier werden die Gesamtkosten anhand der Verteilerschlüssel auf die einzelnen Eigentümer verteilt, so dass sich das monatliche Wohngeld ergibt 67 von 18
Im Kontoauszug der einzelnen Eigentümer kann man erkennen, ob alle Wohngelder und Abrecnungsergebnisse gezahlt sind. In diesem Fall wird das Wohngeld vom Konto des Eigentümers abgebucht. Der Eigentümer der Wohnung Nr. 004 zahlt das Wohngeld selber. Da der Saldo am Jahresende 0 beträgt, ist das Wohngeldkonto ausgeglichen. Es bestehen keine Rückstände. Sollten einmal Rückstände bestehen, werden diese selbstverständlich sofort abgemahnt. 7 von 18
Die einzelnen Konten können individuell gestaltet werden. Die Summen- u. Salden- Liste zeigt alle Konten, auf denen Buchungen durchgeführt wurden, deren Gesamtbe wegung auf der Habenseite und der Sollseite sowie den Gesamtsaldo. 89 von 18
Abrechnungskonten Dieses sind Kostenkonten, welche am Jahresende in der Wohngeldabrechnung, mit den Wohngeldeinnahmen verrechnet werden. Die Kosten werden nach UMLAGEFÄHIGE KOSTEN und NICHT UMLAGEFÄHIGE KOSTEN sortiert. Somit kann der Eigentümer in der Wohngeldabrechnung ganz einfach die Kosten ersehen, welche er auf seine Mieter umlegen kann. UMLAGEFÄHIGE KOSTEN : 9 von 18
NICHT UMLAGEFÄHIGE KOSTEN : 10 11 von 18
Bilanzkonten Dieses sind keine Kostenkonten, sondern Konten, welche in der Bilanz geführt werden, wie zum Beispiel die Instandhaltungsrücklage, das Bankkonto, das Konto Durchlaufende Posten usw. 11 von 18
Bei der Einnahmen/Ausgaben-Abrechnung handelt es sich um die Gesamtabrechnung des Objektes. Hier werden die Wohngeldzahlungen den Ausgaben gegenüber gestellt, so dass sich ein Gesamtabrechnungsergebnis ergibt. Die Vermögensaufstellung ist die zum Objekt gehörende Bilanz. 12 13 von 18
Die sich im Jahr ergebenden Gesamtkosten werden in den Wohngeldabrechnungen anhand der Verteilerschlüssel auf die einzelnen Eigentümer verteilt und mit den Wohngeldzahlungen verrechnet. Die Wohngeldabrechnung wird in der jeweiligen Eigentümerversammlung von den Eigentümern beschlossen. 13 von 18
Aus der Kontroll-Liste Personen Wohngeld Abrechnung kann man alle Abrechnungsergebnisse der einzelnen Eigentümer erkennen. 14 15 von 18
VERWALTERVERTRAG 15 von 18
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