State of the Art und Trends im eprocurement Ergebnisse der jährlichen BME-Studie Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.v. IB U n i v e r s i t ä t W ü r z b u r g Lehrstuhl für BWL Julius-Maximilians-Universität Würzburg Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur, Leipzig, Prof. Dr. Holger Müller 6. BME elösungstage, Düsseldorf, 24.03.2015
Studie Elektronische Beschaffung 2015 Erhebungszeitraum: November 2014 Januar 2015 Stichprobe: Unternehmensgröße: 197 Unternehmen Großunternehmen (GU)/Konzerne (> 2000 Mitarbeiter) 90 Unternehmen = 45,7 % Mittelgroße Unternehmen (500-2000 Mitarbeiter) 55 Unternehmen = 27,9 % Kleine Unternehmen (< 500 Mitarbeiter) 52 Unternehmen = 26,4 % Branchen/Sektoren: Industrie:132 Unternehmen = 67,0 % Dienstleistung: 40 Unternehmen = 20,3 % Handel: 11 Unternehmen = 5,6 % Öffentliche: 14 Institutionen = 7,1 % (c) Seite 2
Dauer des Einsatzes von E-Procurement-Tools 100% 90% Katalogbasierte Systeme (n=197) Ausschreibungen (n=197) 80% Auktionen (n=197) Lieferantenmanagement/E-SRM (n=197) 70% E-SCM (n=197) 60% 55,3% 50% 40% 30% 20% 10% 10,7% 25,9% 23,4% 36,0% 14,7% 38,1% 21,8% 45,7% 34,0% 35,0% 21,8% 13,2% 21,3% 19,8% 39,6% 14,2% 9,6% 9,6% 10,2% 0% Nicht relevant Relevant, aber kein Einsatz <= 5 Jahre > 5 Jahre (c) Seite 3
Relevant, aber (noch) kein Einsatz 100% 90% gesamt GU/K 80% MU KU 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 14,7% 8,9% 10,9% 28,8% 38,1% 38,9% 34,5% 40,4% 21,8% 25,6% 18,2% 19,2% 45,7% 44,4% 43,6% 5 34,0% 35,6% 32,7% 32,7% 0% Katalogbasierte Systeme (n=197) Ausschreibungen (n=197) Auktionen (n=197) Lieferantenmanagement/E- SRM (n=197) E-SCM (n=197) (c) Seite 4
Umsetzungsquote und Nutzungsintensität in Bezug auf geeignete(s) Bestellpositionen / Beschaffungsvolumen / relevante Lieferanten (100 % = % der Grundgesamtheit, die Tool nutzen) 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% unter 10% 10-24 % 25-49 % 50-74 % 75-90 % über 90 % 6,2% 10,2% 11,8% 15,2% 12,3% 23,1% 20,8% 21,5% 16,2% Katalogbasierte Systeme (n=130) 18,6% 20,3% 22,0% 28,8% Ausschreibungen (n=59) 26,5% 61,8% Auktionen (n=34) 21,7% 13,0% 10,9% 13,0% 26,1% Lieferantenmanagement/ E-SRM (n=46) 2,4% 17,1% 7,3% 12,2% 22,0% 39,0% E-SCM (n=41) (c) Seite 5
Umsetzungsquote und Nutzungsintensität in Bezug auf relevante KATALOG-Bestellpositionen (100% = % der Grundgesamtheit, die Tool nutzen) 100% 90% 80% 70% 60% unter 10% 10-24 % 25-49 % 50-74 % 75-90 % über 90 % 6,2% 2,9% 8,1% 4,8% 8,6% 9,5% 12,3% 14,9% 22,9% 19,0% 23,1% 24,3% 11,4% 50% 40% 30% 20% 20,8% 21,5% 21,6% 16,2% 34,3% 33,3% 19,0% 10% 0% 16,2% 14,9% 2 14,3% Gesamt (n=130) GU/K (n=74) MU (n=35) KU (n=21) (c) Seite 6
Umsetzungsquote und Nutzungsintensität in Bezug auf das AUSSCHREIBUNGsfähige Beschaffungsvolumen (100% = % der Grundgesamtheit, die Tool nutzen) 100% 90% 80% 70% 60% 50% unter 10% 10-24 % 25-49 % 50-74 % 75-90 % über 90 % 10,2% 7,1% 13,5% 14,3% 25,0% 18,6% 18,9% 14,3% 20,3% 25,0% 21,6% 21,4% 40% 30% 22,0% 18,9% 37,5% 20% 10% 0% 42,9% 28,8% 27,0% 12,5% Gesamt (n=59) GU/K (n=37) MU (n=14) KU (n=8) (c) Seite 7
Umsetzungsquote und Nutzungsintensität in Bezug auf das AUKTIONsfähige Beschaffungsvolumen (100% = % der Grundgesamtheit, die Tool nutzen) 100% 90% unter 10% 10-24 % 25-49 % 50-74 % 75-90 % über 90 % 11,8% 8,7% 80% 70% 26,5% 21,7% 5 4 60% 50% 2 40% 30% 20% 61,8% 69,6% 5 4 10% 0% Gesamt (n=34) GU/K (n=23) MU (n=6) KU (n=5) (c) Seite 8
Umsetzungsquote und Nutzungsintensität in Bezug auf den Anteil strat. Lieferanten in Lieferantenmanagement/E-SRM-Systeme (100% = % der Grundgesamtheit, die Tool nutzen) 100% 90% unter 10% 10-24 % 25-49 % 50-74 % 75-90 % über 90 % 15,2% 15,6% 22,2% 80% 70% 60% 50% 40% 21,7% 18,8% 13,0% 15,6% 10,9% 12,5% 22,2% 11,1% 4 2 30% 13,0% 15,6% 2 20% 44,4% 10% 26,1% 21,9% 2 0% Gesamt (n=46) GU/K (n=32) MU (n=9) KU (n=5) (c) Seite 9
Umsetzungsquote und Nutzungsintensität in Bezug auf die Anzahl der relevanten Lieferanten im Bereich E-SCM (100% = % der Grundgesamtheit, die Tool nutzen) 100% 90% 80% 70% 60% 50% unter 10% 10-24 % 25-49 % 50-74 % 75-90 % über 90 % 2,4% 7,7% 17,1% 2 7,7% 7,3% 8,0% 15,4% 12,2% 8,0% 66,7% 2 30,8% 22,0% 40% 30% 20% 10% 39,0% 44,0% 38,5% 33,3% 0% Gesamt (n=41) GU/K (n=25) MU (n=13) KU (n=3) (c) Seite 10
Nutzung der verschiedenen E-Procurement-Tools bei mehreren nationalen Standorten (Relevanz vs. Realisierung) 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 81,0% 55,5% Quote: 68,1% Lücke: 26,0% Katalogbasierte Systeme (n=137) Rollout relevant Nutzung an allen (relevanten) nationalen Standorten 72,5% 49,3% Quote: 53,5% Lücke: 38,3% Ausschreibungen (n=69) 65,9% 41,5% Quote: 61,9% Lücke: 26,7% Auktionen (n=41) 87,0% 56,5% Quote: 76,5% Lücke: 20,5% Lieferantenmanagement/E-SRM (n=46) 83,7% 59,2% Quote: 65,3% Lücke: 24,4% E-SCM (n=49) (c) Seite 11
Nutzung der verschiedenen E-Procurement-Tools bei mehreren internationalen Standorten (Relevanz vs. Realisierung) Rollout relevant 10 Nutzung an alle (relevanten) internationalen Standorten 9 83,3% 89,2% 86,4% 8 73,9% 7 63,3% 6 5 5 4 3 25,0% 27,0% 29,5% 2 1 15,6% Quote: 24,7% Lücke: 54,7% Katalogbasierte Systeme (n=128) Quote: 27,2% Lücke: 57,2% Ausschreibungen (n=60) Quote: 5 Lücke: 39,3% Auktionen (n=37) Quote: 49,9% Lücke: 46,0% Lieferantenmanagement/E-SRM (n=44) Quote: 33,3% Lücke: 42,4% E-SCM (n=46) (c) Seite 12
Höhe der Einsparungen (Mittelwert und Standardabweichung) 50% 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% alle (n=91) GU/K (n=48) MU (n=25) KU (n=18) alle (n=35) GU/K (n=20) MU (n=8) KU (n=7) alle (n=21) GU/K (n=14) MU (n=4) KU (n=3) alle (n=90) GU/K (n=45) MU (n=26) KU (n=19) alle (n=33) GU/K (n=19) MU (n=7) KU (n=7) alle (n=21) GU/K (n=14) MU (n=4) KU (n=3) Katalogsysteme Ausschreibungen Auktionen Katalogsysteme Ausschreibungen Auktionen Prozesskosten Einstandspreise (c) Seite 13
Erwartete Entwicklung von über E-Procurement-Tools abgewickelten Bestellungen / Beschaffungsvolumina bzw. des Anteils einbezogener, relevanter Lieferanten stark steigend steigend gleich bleibend abnehmend stark abnehmend Katalogbasierte Systeme (n=129) Ausschreibungen (n=59) Auktionen (n=34) Lieferantenmanagement/ E-SRM (n=45) E-SCM (n=42) (c) Seite 14
Auswirkungen des Einsatzes katalogbasierter Systeme sehr stark stark mittel kaum nicht n=129 (c) Seite 15
Auswirkungen des Einsatzes Elektronischer Ausschreibungen sehr stark stark mittel kaum nicht n=56 (c) Seite 16
Auswirkungen des Einsatzes Elektronischer Auktionen sehr stark stark mittel kaum nicht n=32 (c) Seite 17
Auswirkungen des Einsatzes von E-Tools im Bereich Lieferantenmanagement/E-SRM sehr stark stark mittel kaum nicht n=44 (c) Seite 18
Auswirkungen des Einsatzes von E-Tools im Bereich E-SCM sehr stark stark teils/teils kaum nicht n=38 (c) Seite 19
Eingesetzte Lösungen bei den jeweiligen E-Procurement-Tools insgesamt (Inhouse vs. ASP vs. Marktplatz) 100% Katalogbasierte Systeme (n=128) 90% Ausschreibungen (n=58) 80% Auktionen (n=33) 70% 60% 62,8% 64,1% Lieferantenmanagement/E-SRM (n=43) E-SCM (n=39) 50% 40% 30% 20% 40,6% 43,1% 42,4% 38,3% 41,4% 42,4% 34,9% 30,8% 21,1% 15,5% 15,2% 10% 2,3% 5,1% 0% System als "Kauf"-Lösung System als "Miet"-Lösung "Öffentliche" Plattform (mit/ohne Nutzungsgebühren (c) Seite 20
Zufriedenheit mit der Servicequalität der eingesetzten Systeme sehr zufrieden zufrieden mittel unzufrieden sehr unzufrieden Katalogbasierte Systeme (n=128) Ausschreibungen (n=57) Auktionen (n=33) Lieferantenmanagement/ E-SRM (n=41) E-SCM (n=38) (c) Seite 21
Auszug aus der Wunschliste Pragmatische Lösungen für kleine Unternehmen (< 5 Mio. Umsatz) Bessere Einbeziehung von Dienstleistungsbeschaffung (strukturierte Leistungsverzeichniss, GAEB) Mobile Anwendungen: - Zurückhaltung wegen mangelnder Datensicherheit - Vielfach bereits umgesetzt, auch als Apps - Beschränken auf einfache Prozesse, bspw. Genehmigungen Agilität der Supply Chain fördern bei kurzfristigen Bedarfsänderungen: - Systeme werden dafür teilweise als nicht geeignet eingeschätzt. - Überwachungshoheit muss beim Menschen bleiben. - Persönliche Kommunikation ist bei komplexeren Prozessen nicht zu ersetzen. 22
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Gern beantworte ich Ihre Fragen. Weitere Informationen zur (wesentlich umfangreicheren) Studie erhalten Sie hier: Prof. Dr. Holger Müller Projektleiter E-Procurement Tel. 0931 31 82936 Tel. 0351 81066 38 http://ibl.wifak.uni-wuerzburg.de E-Mail: boga@uni-wuerzburg.de http://www.cfsm.de E-Mail: holger.mueller@cfsm.de Wirtschaftswissenschaftliche Fakultät, Universität Würzburg Sanderring 2, 97070 Würzburg (c) Seite 23
Ergänzende Auswertungen (c) Seite 24
Einsatzdauer E-Tools zur Beschaffung über Elektronische Kataloge 100% 90% 80% Gesamt (n=197) GU/K (n=90) MU (n=55) KU (n=52) 70% 60% 57,8% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 10,7% 16,4% 23,1% 14,7% 8,9% 10,9% 28,8% 35,0% 33,3% 36,4% 36,5% 39,6% 36,4% Nicht relevant Relevant, aber kein Einsatz <= 5 Jahre > 5 Jahre 11,5% (c) Seite 25
Einsatzdauer E-Tools zur Beschaffung über Elektronische Ausschreibungen 100% 90% 80% Gesamt (n=197) GU/K (n=90) MU (n=55) KU (n=52) 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 25,9% 14,4% 34,5% 36,5% 38,1% 38,9% 34,5% 40,4% 21,8% 24,4% 21,8% 17,3% 14,2% 22,2% 9,1% 5,8% 0% Nicht relevant Relevant, aber kein Einsatz <= 5 Jahre > 5 Jahre (c) Seite 26
Einsatzdauer E-Tools zur Beschaffung über Elektronische Einkaufsauktionen 100% Gesamt (n=197) 90% GU/K (n=90) 80% 70% 67,3% 65,4% MU (n=55) KU (n=52) 60% 55,3% 50% 42,2% 40% 30% 20% 10% 21,8% 25,6% 18,2% 19,2% 13,2% 15,6% 9,1% 13,5% 9,6% 16,7% 5,5% 1,9% 0% Nicht relevant Relevant, aber kein Einsatz <= 5 Jahre > 5 Jahre (c) Seite 27
Einsatzdauer E-Tools im Bereich Lieferantenmanagement/E-SRM 100% 90% 80% Gesamt (n=197) GU/K (n=90) MU (n=55) KU (n=52) 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 23,4% 6,7% 38,2% 36,5% 45,7% 44,4% 43,6% 5 21,3% 27,8% 18,2% 13,5% 9,6% 21,1% Nicht relevant Relevant, aber kein Einsatz <= 5 Jahre > 5 Jahre (c) Seite 28
Einsatzdauer E-Tools im Bereich E-SCM 100% 90% 80% Gesamt (n=197) GU/K (n=90) MU (n=55) KU (n=52) 70% 60% 55,8% 50% 40% 30% 20% 10% 36,0% 24,4% 36,4% 34,0% 35,6% 32,7% 32,7% 19,8% 23,3% 23,6% 9,6% 10,2% 16,7% 7,3% 1,9% 0% Nicht relevant Relevant, aber kein Einsatz <= 5 Jahre > 5 Jahre (c) Seite 29
Anbietervielfalt (bei zwei oder mehr Lösungen im Einsatz) 100% 90% 80% Gesamt (n=155) GU/K (n=82) MU (n=44) KU (n=29) 70% 60% 54,5% 50% 40% 30% 20% 23,2% 20,7% 18,2% 37,9% 34,2% 39,0% 27,3% 31,0% 42,6% 40,2% 31,0% 10% 0% alle von einem Anbieter ein "Kernsystem" eines Anbieters mit Ergänzungen anderer Anbieter jede Lösung von einem anderen Anbieter (c) Seite 30
Gründe, warum der Einsatz von Katalogsystemen für das jeweilige Unternehmen als nicht relevant erachtet wird Unternehmensinterne (nutzerseitige) Ablehnung 42,1% 37,5% 45,5% Zu geringe "Katalogfähigkeit" der relevanten Produkte/Dienstleistungen 27,3% 36,8% 5 Einsparpotenzial bei Prozesskosten in Bezug zum aktuellen Prozess zu gering 27,3% 36,8% 5 Kosten der Systeme (für Anschaffung und Betrieb bzw. Nutzung sind zu hoch 31,6% 25,0% 36,4% Fehlende Wirtschaftlichkeit aufgrund zu geringer Anzahl Bestellungen in diesem Bereich Notwendige Ressourcen/Mitarbeiter nicht verfügbar Interne Voraussetzungen (Technik, Daten) nicht gegeben 31,6% 37,5% 27,3% 26,3% 25,0% 27,3% 21,1% 25,0% 18,2% Gesamt (n=19) GU/K (n=0) MU (n=8) KU (n=11) Lieferanten können die Systeme nichtunterstützen 15,8% 12,5% 18,2% Rechtliche Hindernisse 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% (c) Seite 31
Gründe, warum der Einsatz von E-Tools für Ausschreibungen für das jeweilige Unternehmen als nicht relevant erachtet wird Keine signifikanten Einsparungen gegenüber der bisherigen Geschäftsabwicklung zu erwarten Kosten der Systeme (für Anschaffung und Betrieb bzw. Nutzung sind zu hoch) Fehlende Wirtschaftlichkeit aufgrund zu geringen Beschaffungsvolumens in diesem Bereich Unternehmens-/branchenspezifische Prozesse bisher durch Tools nur unzureichend unterstützt Notwendige Ressourcen/Mitarbeiter nicht verfügbar Lieferanten können die Systeme nicht unterstützen Interne Voraussetzungen (Technik, Daten) nicht gegeben Unternehmensinterne Ablehnung Rechtliche Hindernisse 33% 33,3% 27,3% 37,5% 33,3% 31,1% 18,2% 25,0% 44,4% 26,7% 9,1% 37,5% 27,8% 22,2% 18,2% 31,3% 16,7% 13,3% 9,1% 6,3% 22,2% 11,1% 9,1% 12,5% 11,1% 8,9% 9,1% 6,3% 11,1% 2,2% 5,6% 53,3% 63,6% 68,8% Gesamt (n=45) GU/K (n=11) MU (n=16) KU (n=18) 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% (c) Seite 32
Gründe, warum der Einsatz von E-Tools für Auktionen für das jeweilige Unternehmen als nicht relevant erachtet wird Keine signifikanten Einsparungen gegenüber der bisherigen Geschäftsabwicklung zu erwarten Fehlende Wirtschaftlichkeit aufgrund zu geringen Beschaffungsvolumens in diesem Bereich Notwendige Ressourcen/Mitarbeiter nicht verfügbar Unternehmensinterne Ablehnung Kosten der Systeme (für Anschaffung und Betrieb bzw. Nutzung sind zu hoch) Interne Voraussetzungen (Technik, Daten) nicht gegeben Unternehmens-/branchenspezifische Prozesse bisher durch Tools nur unzureichend unterstützt Lieferanten können die Systeme nicht unterstützen Rechtliche Hindernisse 33,3% 26,7% 33,3% 4 19,4% 16,7% 18,2% 23,3% 18,3% 2 18,2% 16,7% 14,0% 1 18,2% 13,3% 12,9% 16,7% 9,1% 13,3% 12,9% 6,7% 6,1% 4,3% 6,7% 3,0% 3,3% 1 1 10,8% 18,2% 2 52,7% 5 54,5% 53,3% Gesamt (n=93) GU/K (n=30) MU (n=33) KU (n=33) 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% (c) Seite 33
Gründe, warum der Einsatz von Lieferantenmanagement/ E-SRM-Systemen für das jeweilige Unternehmen als nicht relevant erachtet wird Notwendige Ressourcen/Mitarbeiter nicht verfügbar 33,3% 33,3% 42,1% 52,9% Kosten der Systeme (für Anschaffung und Betrieb bzw. Nutzung sind zu hoch) 42,1% 41,2% 5 Keine signifikanten Verbesserungen gegenüber der bisherigen Vorgehensweise zu erwarten 36,8% 41,2% 38,9% Interne Voraussetzungen (Technik, Daten) nicht gegeben 23,7% 33,3% 29,4% 16,7% Unternehmensinterne Ablehnung 21,1% 17,6% 27,8% Fehlende Wirtschaftlichkeit aufgrund zu geringen Lieferantenzahl in diesem Bereich Lieferanten können die Systeme nicht unterstützen Rechtliche Hindernisse 21,1% 17,6% 27,8% 13,2% 17,6% 11,1% 2,6% 5,6% Gesamt (n=38) GU/K (n=3) MU (n=17) KU (n=18) Unternehmens-/branchenspezifische Prozesse bisher durch Tools nur unzureichend unterstützt 2,6% 5,9% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% (c) Seite 34
Gründe, warum der Einsatz von E-SCM-Systemen für das jeweilige Unternehmen als nicht relevant erachtet wird Keine signifikanten Einsparungen gegenüber der bisherigen Geschäftsabwicklung zu erwarten Fehlende Wirtschaftlichkeit aufgrund des zu geringem Umfangs des Daten austausch in diesem Bereich Kosten der Systeme (für Anschaffung und Betrieb bzw. Nutzung sind zu hoch) Unternehmens-/branchenspezifische Prozesse bisher durch Tools nur unzureichend unterstützt Interne Voraussetzungen (Technik, Daten) nicht gegeben Unternehmensinterne Ablehnung Notwendige Ressourcen/Mitarbeiter nicht verfügbar Lieferanten können die Systeme nicht unterstützen Rechtliche Hindernisse 45,5% 43,8% 34,5% 37,5% 34,6% 29,1% 31,3% 26,9% 2 25,0% 11,5% 18,2% 18,8% 11,5% 14,5% 12,5% 19,2% 14,5% 18,8% 15,4% 10,9% 18,8% 7,7% 5,5% 3,8% 57,7% Gesamt (n=55) GU/K (n=13) MU (n=16) KU (n=26) 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% (c) Seite 35
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Gern beantworte ich Ihre Fragen. Weitere Informationen zur (wesentlich umfangreicheren) Studie erhalten Sie hier: Prof. Dr. Holger Müller Projektleiter E-Procurement Tel. 0931 31 82936 Tel. 0351 81066 38 http://ibl.wifak.uni-wuerzburg.de E-Mail: boga@uni-wuerzburg.de http://www.cfsm.de E-Mail: holger.mueller@cfsm.de Wirtschaftswissenschaftliche Fakultät, Universität Würzburg Sanderring 2, 97070 Würzburg (c) Seite 36