Praktische Personalberechnung mit Daten aus einer Notaufnahme Dr. Bernadett Erdmann, Klinikum Wolfsburg DIVI 2017 Praktische Personalberechnung - Dr. Bernadett Erdmann, Klinikum Wolfsburg 08.12.2017 1
AGENDA Welche Kennzahlen kann ich erheben und was kann ich damit beeinflussen? Wie viele Kennzahlen und welche Kennzahlen braucht ein Leitender Arzt einer Notaufnahme? Praktische Personalberechnung am Beispiel der Notaufnahme des Klinikum Wolfsburg DIVI 2017 Praktische Personalberechnung - Dr. Bernadett Erdmann, Klinikum Wolfsburg 08.12.2017 2
Warum Kennzahlen? Grundlage für Verbesserungen Benchmark Planungsgrundlage für Struktur und Management (Bsp. Personalplanung, Kapazitätsplanung) Steuerungsgrundlage (Bsp. Zielvereinbarungen, Festlegung von Bewertungsmaßstäben, Analyse von Abweichungen) Erfolgsmessung Frühwarnsystem DIVI 2017 Praktische Personalberechnung - Dr. Bernadett Erdmann, Klinikum Wolfsburg 08.12.2017 3
Im Idealfall gibt es ein aus übergeordneten Zielen abgeleitetes Kennzahlen-, Ziel- und Maßnahmensystem DIVI 2017 Praktische Personalberechnung - Dr. Bernadett Erdmann, Klinikum Wolfsburg 08.12.2017 4
Kennzahlensystem das täglich Brot Einfach strukturieren Routinedaten wo immer möglich Externe Überprüfung durch z.b. Zertifizierungen Motivationsförderung für Mitarbeiter Integration der Geschäftsführungsperspektive verbesserte und fundierte Entscheidungsfindung, Grundlage für leistungsorientierte Vergütung Achtung: einzelne Kennzahlenbetrachtung führt zu einseitigem Handeln Eine Kennzahl ohne Vergleich (Plan, Periode, Benchmark) sagt nur, daß man existiert DIVI 2017 Praktische Personalberechnung - Dr. Bernadett Erdmann, Klinikum Wolfsburg 08.12.2017 5
XX Mio Umsatz und ein leitender Arzt ohne Information über Flugposition, Ressourcenverbrauch und Entfernung zum Ziel? Kenne die Kennzahlen, die der Geschäftsführer über die eigene Klinik hat Kenne die Kennzahlen, die andere Leitende Ärzte über die eigene Klinik haben Kenne die Kennzahlen, die Krankenkassen über die eigene Klinik haben Kenne die Kennzahlen, die Patienten über die eigene Klinik haben Kenne die Kennzahlen, die Controller und Qualitätsmanager über die eigene Klinik haben (Kür!!) DIVI 2017 Praktische Personalberechnung - Dr. Bernadett Erdmann, Klinikum Wolfsburg 08.12.2017 6
Bsp. für Kennzahlen einer Notaufnahme zur Personalberechnung Allgemeine Fallzahlen nach Monat/Woche/Tag/Stunde Aufnahme der Pat. (Amb. vs. Stationär) Versorgungsaufwand/Personalbindung Behandlungszeiten (Erstkontakt, Zeit bis Triage, Zeit bis Arztkontakt, Gesamtbehandlungszeit, Zeit bis Entlassung/Verlegung Station, Eintreffzeiten nach Wochentag/Uhrzeit) Einhaltung von Triagezeiten Leitsymptome nach ambulant/stationär und ggf. Fachabteilungen Aufnahmediagnosen/Entlassdiagnosen Anzahl der Pat. die ohne Arztkontakt die ZNA verlassen (LWBS) Anzahl isolationspflichtiger Patienten - Personalbindung DIVI 2017 Praktische Personalberechnung - Dr. Bernadett Erdmann, Klinikum Wolfsburg 08.12.2017 7
Bsp. für Kennzahlen einer Notaufnahme zur Personalberechnung Fallzahl /Arzt/Stunde Abmelderate/ Overcrowding Zeiten/ Wochen/Tage/Stunden Anzahl Patientenbeschwerden Entwicklung Patientenzufriedenheit CMI Notfallpatienten/Kurzlieger - Personalbindung Saisonale Diagnoseschwankungen Personalaufstockung saisonal? Ungewollte Todesfälle Personalüberlastung? Anzahl Verlegungen nach extern Zeit für Organisation/Personalbindung DIVI 2017 Praktische Personalberechnung - Dr. Bernadett Erdmann, Klinikum Wolfsburg 08.12.2017 8
Personalberechnung nach Formeln Bsp. Pflege ZNA Bsp.: (Anzahl Patienten (12 Monate) x Median Verweilzeit (Minuten))/60 Jahresarbeitszeit = Anzahl minimaler Pflegebedarf (www.ena.org) Weitere Peronalberechnungsmodelle existieren aus unterschiedlichsten Studien, für eine generelle Empfehlung einer Fachgesellschaft existieren derzeit keine großen klinikübergreifenden Studien. DIVI 2017 Praktische Personalberechnung - Dr. Bernadett Erdmann, Klinikum Wolfsburg 08.12.2017 9
Fallzahlentwicklung ZNA Klinikum Wolfsburg 2010 2016 (alle Fälle) 45000 40000 Fallzahl ZNA Gesamt 38.558 35000 30000 25000 20000 15000 10000 5000 30.247 16.590 13.657 23.415 15.143 stationäre Aufnahmen ambulante Fälle Gesamtfälle 0 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 DIVI 2017 Praktische Personalberechnung - Dr. Bernadett Erdmann, Klinikum Wolfsburg 08.12.2017 10
Gesamtfälle ZNA nach Monat und Jahr 2011-2016 4000 3500 3000 2500 2000 1500 1000 2011 alle 2012 alle 2013 alle 2014 alle 2015 alle 2016 alle 500 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 DIVI 2017 Praktische Personalberechnung - Dr. Bernadett Erdmann, Klinikum Wolfsburg 08.12.2017 11
Ambulante Fälle ZNA nach Monat und Jahr 2011-2016 2500 2000 1500 1000 2010 amb 2011 amb 2012 amb 2013 amb 2014 amb 2015 amb 2016 amb 500 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 DIVI 2017 Praktische Personalberechnung - Dr. Bernadett Erdmann, Klinikum Wolfsburg 08.12.2017 12
Aufnahmen pro Stunde in ZNA nach Wochentagen (alle Fälle) 2016 DIVI 2017 Praktische Personalberechnung - Dr. Bernadett Erdmann, Klinikum Wolfsburg 08.12.2017 13
Warte- und Behandlungszeiten ZNA 2012-2016 (Werte im Median) Aufnahme bis MTS in min Aufnahme bis MTS in min Aufnahme bis MTS in min Aufnahme bis MTS in min Aufnahme bis MTS in min Monat 2012 2013 2014 2015 2016 Jan 12,6 8,9 10,3 8,0 Feb 12,0 9,2 11,4 9,0 Mrz 10,4 9,2 9,9 8,0 Apr 10 10,3 9,6 8,8 8,0 Mai 10 10,7 9,9 9,5 8,0 Jun 10 9,9 8,6 9,4 7,0 Jul 11 8,9 9,8 9,3 7,0 Aug 10 9,1 8,1 8,5 7,0 Sep 10 8,0 9,3 9,4 8,0 Okt 10 7,6 8,7 9,0 7,0 Nov 10 9,3 9,7 8,0 7,0 Dez 15 9,8 9,2 8,0 7,0 DIVI 2017 Praktische Personalberechnung - Dr. Bernadett Erdmann, Klinikum Wolfsburg 08.12.2017 14
Warte- und Behandlungszeiten ZNA 2012-2016 (Werte im Median) Aufnahme bis Ende in min Aufnahme bis Ende in min Aufnahme bis Ende in min Aufnahme bis Ende in min Aufnahme bis Ende in min Monat 2012 2013 2014 2015 2016 Jan 121,3 112 125,3 135 Feb 131,7 108,9 132 143 Mrz 114,6 122,5 121,8 134 Apr 106 110,3 119,7 111,7 140 Mai 109 104,9 120,7 115,7 116 Jun 103 104,1 119,3 119,1 121 Jul 104 100,6 122,7 127,7 117 Aug 112 109,0 110,8 114,7 116 Sep 108 102,5 124,6 114,3 125 Okt 111 110,9 125,8 113 134 Nov 115 122,3 129,9 126 148 Dez 124 115,1 116,9 127 140 DIVI 2017 Praktische Personalberechnung - Dr. Bernadett Erdmann, Klinikum Wolfsburg 08.12.2017 15
Warte- und Behandlungszeiten DIVI 2017 Praktische Personalberechnung - Dr. Bernadett Erdmann, Klinikum Wolfsburg 08.12.2017 16
Zeiten MTS Behandlungsbeginn nach MTS Einstufung 01-12/2016 (Median) DIVI 2017 Praktische Personalberechnung - Dr. Bernadett Erdmann, Klinikum Wolfsburg 08.12.2017 17
Anzahl Überschreitung MTS Zeiten/Std. (Monatsauswertung) Oktober 2017 Anzahl Überschreitung MTS-Zeiten pro Stunde 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 00 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 Stunden DIVI 2017 Praktische Personalberechnung - Dr. Bernadett Erdmann, Klinikum Wolfsburg 08.12.2017 18
Praktische Personalberechnung am Bsp. Pflege ZNA Grundannahmen/ Vorüberlegungen: Gibt es eine Notwendigkeit für eine Mindestbesetzung (Bsp. Versorgung Polytrauma, Vorgaben Zertifizierung etc.) Findet die Arbeitsplatzmethode Anwendung und wenn ja, in welcher Form (Bsp. Gibt es feste Arbeitsplätze, die immer 24/7 besetzt sein müssen? Anmeldung/Triage) Existieren Anhaltszahlen für Personalbindung DIVI 2017 Praktische Personalberechnung - Dr. Bernadett Erdmann, Klinikum Wolfsburg 08.12.2017 19
Praktische Personalberechnung am Bsp. Pflege ZNA Sind Qualifikationsmixe möglich (Bsp. Examinierte Pflege vs. Medizinische Fachangestellte vs. Notfall- /Rettungssanitäter?) Sind die Stellenprofile klar definiert und beschrieben? Gibt es bereits festgelegte Dienstzeiten? Wann tritt Overcrowding auf? Habe ich Daten? (Bsp. Überschreitung von Triagezeiten im Tagesverlauf?) DIVI 2017 Praktische Personalberechnung - Dr. Bernadett Erdmann, Klinikum Wolfsburg 08.12.2017 20
Praktische Personalberechnung am Bsp. Pflege ZNA ZNA Klinikum Wolfsburg Mindestbesetzung 2+1 examinierte Pflegekraft Polytraumaversorgung 24/7 Anmeldung/Leitstand 24/7 besetzt mit mind. 1 MFA Ersteinschätzung 24/7 besetzt mit 1 geschulten examinierten Pflegekraft Qualifikationsmix vorhanden (examinierte Pflege/ medizinische Fachangestellte) DIVI 2017 Praktische Personalberechnung - Dr. Bernadett Erdmann, Klinikum Wolfsburg 08.12.2017 21
Praktische Personalberechnung am Bsp. Pflege ZNA ZNA Klinikum Wolfsburg Stellenprofile sind klar definiert Es existieren (noch) keine Anhaltszahlen für Personalbindung Es existieren Daten über Patientenaufkommen und das Überschreiten von Triagezeiten DIVI 2017 Praktische Personalberechnung - Dr. Bernadett Erdmann, Klinikum Wolfsburg 08.12.2017 22
Praktische Personalberechnung am Bsp. Pflege ZNA ZNA Klinikum Wolfsburg Annahme: Personalbindungszeit Pflegekraft/Pat. über alle Patienten 45 Min DIVI 2017 Praktische Personalberechnung - Dr. Bernadett Erdmann, Klinikum Wolfsburg 08.12.2017 23
Bsp. für Berechnung Personalbedarf Pflege ZNA (durchschnittl. Patientenaufkommen/h) Wochentag Uhrzeit Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag Samstag Sonntag Summe 0:00 2,10 1,97 2,10 2,37 2,23 2,65 2,65 16,05 1:00 1,83 1,73 1,70 1,77 2,03 2,00 2,45 13,52 2:00 1,33 1,27 1,40 1,63 1,65 1,58 2,52 11,38 3:00 1,43 1,10 1,03 1,37 1,16 1,19 1,74 9,03 4:00 0,87 1,23 0,70 1,07 1,16 1,35 1,39 7,77 5:00 1,43 1,67 1,03 1,07 1,35 1,26 1,68 9,49 6:00 2,00 1,87 1,30 1,80 1,52 1,52 1,39 11,39 7:00 2,20 2,10 1,87 2,07 2,52 2,90 2,65 16,30 8:00 4,53 3,80 4,00 3,83 3,42 4,39 4,03 28,01 9:00 6,53 5,97 6,27 5,87 5,52 7,26 5,10 42,50 10:00 7,17 6,00 5,93 5,80 6,87 7,84 7,68 47,29 11:00 6,50 6,50 6,97 6,03 6,68 7,74 8,23 48,65 12:00 7,37 6,67 5,60 6,83 7,52 7,03 6,32 47,34 13:00 6,03 6,17 5,60 6,20 5,94 6,26 6,87 43,06 14:00 6,30 5,27 5,00 5,40 6,29 6,71 7,00 41,97 15:00 5,90 4,97 6,30 4,83 7,42 5,90 6,48 41,81 16:00 6,67 6,00 6,60 6,40 7,16 6,06 5,42 44,31 17:00 7,67 7,77 6,73 7,13 6,16 5,94 5,94 47,33 18:00 7,50 7,07 6,13 6,97 6,06 5,61 5,58 44,92 19:00 5,93 6,13 6,00 6,47 5,71 6,29 5,32 41,86 20:00 5,27 5,27 4,80 4,50 4,77 4,77 5,03 34,41 21:00 4,33 3,87 4,53 3,83 4,87 4,45 4,39 30,28 22:00 3,23 3,17 3,87 3,67 4,61 4,26 3,16 25,97 23:00 2,50 2,63 3,53 2,83 3,42 2,81 2,55 20,27 Summe 106,63 100,17 99,00 99,73 106,03 107,77 105,55 724,89 DIVI 2017 Praktische Personalberechnung - Dr. Bernadett Erdmann, Klinikum Wolfsburg 08.12.2017 24
Bsp. für Berechnung Personalbedarf Pflege ZNA (Umrechnung auf notwendiges Personal) Uhrzeit Wochentag Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag Samstag Sonntag 0:00 1,54 1,44 1,54 1,74 1,63 1,94 1,94 1:00 1,34 1,27 1,25 1,30 1,49 1,47 1,80 2:00 0,98 0,93 1,03 1,20 1,21 1,16 1,85 3:00 1,05 0,81 0,76 1,00 0,85 0,88 1,28 4:00 0,64 0,90 0,51 0,78 0,85 0,99 1,02 5:00 1,05 1,22 0,76 0,78 0,99 0,92 1,23 6:00 1,47 1,37 0,95 1,32 1,11 1,11 1,02 7:00 1,61 1,54 1,37 1,52 1,85 2,13 1,94 8:00 3,32 2,79 2,93 2,81 2,51 3,22 2,96 9:00 4,79 4,38 4,60 4,30 4,05 5,32 3,74 10:00 5,26 4,40 4,35 4,25 5,04 5,75 5,63 11:00 4,77 4,77 5,11 4,42 4,90 5,68 6,03 12:00 5,40 4,89 4,11 5,01 5,51 5,16 4,64 13:00 4,42 4,52 4,11 4,55 4,35 4,59 5,04 14:00 4,62 3,86 3,67 3,96 4,61 4,92 5,13 15:00 4,33 3,64 4,62 3,54 5,44 4,33 4,75 16:00 4,89 4,40 4,84 4,69 5,25 4,45 3,97 17:00 5,62 5,70 4,94 5,23 4,52 4,35 4,35 18:00 5,50 5,18 4,50 5,11 4,45 4,12 4,09 19:00 4,35 4,50 4,40 4,74 4,19 4,61 3,90 20:00 3,86 3,86 3,52 3,30 3,50 3,50 3,69 21:00 3,18 2,84 3,32 2,81 3,57 3,26 3,22 22:00 2,37 2,32 2,84 2,69 3,38 3,12 2,32 23:00 1,83 1,93 2,59 2,08 2,51 2,06 1,87 DIVI 2017 Praktische Personalberechnung - Dr. Bernadett Erdmann, Klinikum Wolfsburg 08.12.2017 25
Bsp. für Berechnung Personalbedarf Pflege ZNA (Anpassung Pflegepersonal/Dienstart) Wochentag Uhrzeit Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag Samstag Sonntag 0:00 1,46 1,56 1,46 1,26 1,37 1,06 1,06 1:00 1,66 1,73 1,75 1,70 1,51 1,53 1,20 2:00 2,02 2,07 1,97 1,80 1,79 1,84 1,15 3:00 1,95 2,19 2,24 2,00 2,15 2,12 1,72 4:00 2,36 2,10 2,49 2,22 2,15 2,01 1,98 5:00 1,95 1,78 2,24 2,22 2,01 2,08 1,77 6:00 2,53 2,63 3,05 2,68 2,89 2,89 2,98 7:00 3,39 3,46 3,63 3,48 3,15 1,87 2,06 8:00 1,68 2,21 2,07 2,19 2,49 0,78 1,04 9:00 0,21 0,62 0,40 0,70 0,95-1,32 0,26 10:00-0,26 0,60 0,65 0,75-0,04-1,75-1,63 11:00 1,23 1,23 0,89 1,58 1,10-0,68-1,03 12:00 0,60 1,11 1,89 0,99 0,49-0,16 0,36 13:00 1,58 1,48 1,89 1,45 1,65 0,41-0,04 14:00 1,38 2,14 2,33 2,04 1,39 0,08-0,13 15:00 1,67 2,36 1,38 2,46 0,56 0,67 0,25 16:00 0,11 0,60 0,16 0,31-0,25 0,55 1,03 17:00-0,62-0,70 0,06-0,23 0,48 0,65 0,65 18:00-0,50-0,18 0,50-0,11 0,55 0,88 0,91 19:00 0,65 0,50 0,60 0,26 0,81 0,39 1,10 20:00 0,14 0,14 0,48 0,70 0,50 0,50 0,31 21:00 0,82 1,16 0,68 1,19 0,43 0,74 0,78 22:00 0,63 0,68 0,16 0,31-0,38-0,12 0,68 23:00 1,17 1,07 0,41 0,92 0,49 0,94 1,13 Bemerkung: gelb rot Berücksichtigt wurden: farblich Differenz zwischen Bedarf und Ist Überschreitung des Bedarfs bis 0,5 VK Unterschreitung des Bedarfs Dienst Zeit Mitarbeiter Wochentage F1 06:15-14:27 4 Mo - So F2 07:00-15:12 1 Mo - Fr M 11 11:00-19:12 1 Mo - So S1 14:00-22:12 4 Mo - So N 22:00-06:30 3 Mo - So DIVI 2017 Praktische Personalberechnung - Dr. Bernadett Erdmann, Klinikum Wolfsburg 08.12.2017 26
Welche Konsequenzen ergeben sich für die Berechnung des Personalbedarf der ZNA am Klinikum Wolfsburg? Jährliche Analyse entsprechend Gesamtfallzahlen Ggf. unterjährige Anpassung des Personalbedarfs an das Patientenaufkommen und saisonale Schwankungen Einrichtung von z.b. Rufdiensten bei Overcrowding/Überschreiten von Triagezeiten DIVI 2017 Praktische Personalberechnung - Dr. Bernadett Erdmann, Klinikum Wolfsburg 08.12.2017 27
Welche Konsequenzen ergeben sich für die Berechnung des Personalbedarf der ZNA am Klinikum Wolfsburg? Benefit: Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit Verringerung der Personalfluktuation Verringerung des Krankenstandes Erhöhung der Patientenzufriedenheit durch Reduktion von Wartezeiten und Verringerung von Patientengefährdungen DIVI 2017 Praktische Personalberechnung - Dr. Bernadett Erdmann, Klinikum Wolfsburg 08.12.2017 28
Was ist noch zu tun? Entwicklung von Standards, Kennzahlen und Qualitätsindikatoren für Notaufnahmen in Deutschland zum Benchmark und zur Qualitätssteigerung für eine ressourcenorientierte sichere Patientenversorgung Standardisierte Dokumentation zur Erhebung von Kennzahlen für Benchmarks und Personalberechnung (z.bsp. DIVI Notaufnahmeprotokoll Basismodul) Reportingsysteme/Register regional und überregional (z.b. AKTIN Projekt) zur Steuerung von Personaleinsatz Bereitschaft der Industrie und IT Technik zur Umsetzung der EDV gestützten Dokumentation Überregionale Studien zur Personalbindung in Notaufnahmen DIVI 2017 Praktische Personalberechnung - Dr. Bernadett Erdmann, Klinikum Wolfsburg 08.12.2017 29
Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Dr. Bernadett Erdmann Chefärztin ZNA Klinikum Wolfsburg Sauerbruchstraße 7 38440 Wolfsburg bernadett.erdmann@klinikum.wolfsburg.de DIVI 2017 Praktische Personalberechnung - Dr. Bernadett Erdmann, Klinikum Wolfsburg 08.12.2017 30