Dienstvereinbarung über die gleitende Arbeitszeit v. 16.12.2013 1
Zwischen der Katholischen Universität Eichstätt-Ingolstadt, vertreten durch den Kanzler und der Mitarbeitervertretung der Katholischen Universität Eichstätt-Ingolstadt (MAV), vertreten durch deren Vorsitzenden, wird gemäß 36 Abs. 1 Nr. 1 und 38 der Mitarbeitervertretungsordnung - MAVO - für die Stiftung Katholische Universität Eichstätt-Ingolstadt folgende Dienstvereinbarung über die gleitende Arbeitszeit geschlossen: Inhalt Seite I. Allgemeines 2 II. Geltungsbereich 3 III. Arbeitszeiten 3 IV. Arbeitszeitermittlung 6 V. Arbeitszeitausgleich 12 VI. Besondere Regelungen 14 VII. Inkrafttreten 17 I. Allgemeines Die vorliegende Dienstvereinbarung entwickelt die bisher geltenden Arbeitszeitregelungen über die gleitende Arbeitszeit fort und soll unter Berücksichtigung der dienstlichen Abläufe und Erfordernisse ein Instrument für die weitgehend selbständige und eigenverantwortliche Gestaltung der Dienst- und Arbeitszeit geben. Um das Ziel von mehr Flexibilität der Arbeitszeitgestaltung für die Beschäftigten und eine Optimierung der Serviceleistungen der Dienststelle zu erreichen, ist wechselseitiges Verständnis und Bereitschaft zum Finden von Lösungen erforderlich. 2
Die Dauer der gesetzlich bzw. tariflich vorgeschriebenen Arbeitszeit wird durch diese Dienstvereinbarung nicht berührt. Soweit in dieser Dienstvereinbarung keine Regelungen getroffen sind, gelten die Bestimmungen der Verordnung über die Arbeitszeit für den bayerischen öffentlichen Dienst (Arbeitszeitverordnung AzV) sowie die einschlägigen Verwaltungsvorschriften zum Beamtenrecht (VV-BeamtR) in der jeweils geltenden Fassung. Die in dieser Dienstvereinbarung gewählte weibliche oder männliche Formulierung gilt gleichermaßen für das andere Geschlecht. II. Geltungsbereich Die Dienstvereinbarung gilt für die Beschäftigten des die Wissenschaft unterstützenden Personals, soweit der Dienstbetrieb keine feste Arbeitszeit erfordert. Teilzeitbeschäftigte nehmen an der gleitenden Arbeitszeit nach Maßgabe von Ziff. VI.1. der Dienstvereinbarung teil. III. Arbeitszeiten 1. Regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit Vollzeitbeschäftigter Die durchschnittliche regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit Vollzeitbeschäftigter richtet sich nach den jeweils geltenden beamten- bzw. tarifrechtlichen Bestimmungen. Sie beträgt derzeit für: Beamte - 40 Stunden 3
Arbeitnehmer - 40,1 Stunden - vollzeitbeschäftigte schwer behinderte Arbeitnehmer (GdB mind. 50) 40 Stunden. 2. Rahmenzeit Die Rahmenzeit ist die Zeit zwischen dem frühesten Dienstbeginn und dem spätesten Dienstende. Folgende Rahmenzeit wird festgelegt: Montag bis Freitag: 7.00 Uhr bis 20.00 Uhr 3. Tägliche Sollzeit Die tägliche Sollzeit ist der auf den einzelnen Arbeitstag entfallende Anteil der durchschnittlichen regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit und ist Grundlage für die Berechnung der Monatsarbeitszeit: durchschnittliche regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit 40 Std. 40,1 Std. tägliche Sollzeit 8 Std. 8,02 Std. 4. Tägliche Höchstarbeitszeit Im Rahmen der gleitenden Arbeitszeit dürfen täglich grundsätzlich nicht mehr als 10 Stunden auf die tägliche Sollzeit angerechnet werden. Überschreitungen sind nur auf Anordnung oder mit Genehmigung des Dienstvorgesetzten aus dringenden dienstlichen Gründen zulässig und anrechenbar. 4
5. Präsenzzeit Die Präsenzzeit (= Mindestanwesenheitszeit) beträgt von Montag bis Donnerstag ausschließlich der Pausen täglich jeweils 5 Stunden, am Freitag 4 Stunden. Die zeitliche Lage der täglichen Präsenzzeit muss von den Beschäftigten im Einvernehmen mit dem unmittelbaren Vorgesetzten individuell bestimmt werden. Dabei ist zu berücksichtigen, dass die jeweilige Organisationseinheit als Team die Verantwortung für ihre Funktionsfähigkeit, auch unter Berücksichtigung der Parteiverkehrs- bzw. Ansprechzeiten, tragen muss. Die Erledigung der Dienstaufgaben muss jederzeit gewährleistet sein. Ggf. sind Team-Einsatzpläne zu erstellen. Bei der Festlegung der täglichen Präsenzzeiten sollen soweit wie möglich auch dringende familiäre Belange mit berücksichtigt werden. Beschäftigte können nach Erfüllen der Präsenzzeit den Dienst beenden; auf Ziffer V.2. der Dienstvereinbarung (maximale Arbeitszeitrückstände) wird hingewiesen. Aus dienstlichen Gründen kann die tägliche Präsenzzeit durch den unmittelbaren Vorgesetzten im Benehmen mit dem Beschäftigten im Einzelfall verlängert werden, im Regelfall auf höchstens 10 Stunden. Soweit die Einschränkung eine Woche übersteigt, muss die Mitarbeitervertretung gehört werden. Kommt eine Einigung mit dem unmittelbaren Vorgesetzten nicht zustande, entscheidet der nächst höhere Vorgesetzte. 6. Pausen Pausen werden nicht auf die Arbeitszeit angerechnet. Die Arbeit ist spätestens nach 6 Stunden durch Pausen von min- 5
destens 30 Minuten zu unterbrechen. Bei Verlassen der Dienststelle ist das Zeiterfassungsgerät zu betätigen. Dienststelle in diesem Sinne ist der Verwaltungsbereich in dem Gebäude/Gebäudeteil, in dem der Beschäftigte arbeitet. Wird die Dienststelle nicht verlassen, gelten die Pausen ohne weiteren Nachweis im Umfang von 30 Minuten als eingebracht. Soweit nur ein Teil der Pause in der Dienststelle verbracht wird oder wenn die Arbeit durch Pausen in der Dienststelle von insgesamt mehr als 30 Minuten unterbrochen wird, ist die tatsächliche Dauer der Pausen, gegebenenfalls über eine nachträgliche Berichtigung der Zeiterfassung, festzuhalten. Beschäftigte, die an einem Arbeitstag nicht mehr als 6 Stunden Dienst leisten, können auf eine Pause verzichten. IV. Arbeitszeitermittlung 1. Elektronische Zeiterfassung Die Arbeitszeit wird an allen Dienstorten der Universität elektronisch mit dem Zeiterfassungssystem ZEUS ermittelt. In den Hauptgebäuden befinden sich hierzu Erfassungsterminals. Soweit Beschäftigte weder in ihrem Dienstgebäude noch in einem benachbarten Dienstgebäude auf lokale Terminals zugreifen können, werden sog. Virtuelle Terminals eingerichtet (Ein- und Ausbuchung am PC). In das Zeiterfassungssystem ist ein Onlineverfahren (Web-Workflow) integriert, über das die im Zusammenhang mit der gleitenden Arbeitszeit stehenden Geschäftsprozesse (insbesondere An- 6
träge auf Erholungsurlaub/Arbeitszeitausgleich) abgewickelt werden. 2. Buchungsberechtigung Die Beschäftigten sind grundsätzlich verpflichtet an dem Zeiterfassungsterminal des Dienstgebäudes Buchungen vorzunehmen, an dem die Beschäftigung jeweils aufgenommen bzw. beendet wird. 3. Zeiterfassung 3.1 Buchungen Die Arbeitszeiterfassung erfolgt über die Service-Card / Transponder der Beschäftigten. Buchungen dürfen nur persönlich vorgenommen werden. Die Beschäftigten sind für die auf ihren Zeitkonten vorgenommenen Buchungen selbst verantwortlich. 3.2 Betätigung des Zeiterfassungsterminals bzw. des Web- Terminals Arbeitszeiterfassungen sind vorzunehmen bei Dienstbeginn und Dienstende, Beginn und Ende der Pausen sowie jedem sonstigen Verlassen oder Wiederbetreten der Dienststelle (vgl. Ziff. III.6.). Dienstgänge am Dienstort müssen nicht erfasst werden. 7
3.3 Korrekturbuchungen Durch versehentliches Nichtbedienen, Fehlbedienen oder aus anderen Gründen entstehende Zeitdifferenzen sind über den Web-Workflow bzw. die arbeitszeitverwaltende Stelle zu korrigieren. 3.4 Anrechnung von Arbeitszeiten außerhalb der Rahmenzeit Die Anrechnung von Arbeitszeiten außerhalb der Rahmenzeit sowie an Samstagen, Sonntagen und Feiertagen bedarf in jedem Einzelfall der Genehmigung durch den Dienstvorgesetzten. Für bestimmte Anlässe oder bestimmte Mitarbeiter kann die Genehmigung allgemein erteilt werden; über diese Fälle wird die Mitarbeitervertretung informiert. 4. Schutz der Daten Sämtliche Systemereignisse werden erfasst und können durch die Beschäftigten jederzeit online eingesehen werden. Bei der Erfassung, Speicherung, Sicherung, Verarbeitung und Auswertung der Daten sind die datenschutzrechtlichen Be-stimmungen zu wahren. Insbesondere dürfen die anfallenden Daten zu keinem anderen Zweck als zur Arbeitszeitabrechnung verwendet werden. Die im Zeiterfassungssystem ZEUS gespeicherten Daten sind außer der/dem Kanzler/in nur den von ihm dazu bestimmten und den Datenschutzbestimmungen unterliegenden Mitarbeitern zugänglich. Der MAV werden auf Wunsch Informationen im Rahmen des 24-26 der MAVO-KU zur Verfügung gestellt. Zugang und Verarbeitung der Daten er- 8
folgt durch die zuständigen Mitarbeiter der Personalverwaltung bzw. der arbeitszeitverwaltenden Stellen. Die MAV erhält eine namentliche Meldung der damit betrauten Beschäftigten. Die im Zeiterfassungssystem gespeicherten Daten und alle weiteren Aufzeichnungen werden 12 Monate nach Abschluss des Abrechnungszeitraumes gelöscht. 5. Abwesenheit aus dienstlichen Gründen Bei ganztägigen oder mehrtägigen Dienstreisen wird für jeden Reisetag die für die Beschäftigten jeweils geltende Sollzeit als Arbeitszeit berücksichtigt, soweit die Dienstreise die gesamte Sollzeit umfasst und die Reisezeiten nach der Art des Dienstgeschäftes auf die Sollzeit anrechenbar sind. Hiervon abweichend ist die Zeit der dienstlichen Inanspruchnahme am Geschäftsort als Arbeitszeit zu erfassen, wenn sie die tägliche Sollzeit übersteigt. Bei Dienstreisen von kürzerer Dauer gelten die Zeit der dienstlichen Inanspruchnahme am Geschäftsort sowie die Reisezeiten, soweit sie nach der Art des Dienstgeschäftes auf die Sollzeit anrechenbar sind, als Arbeitszeit. Reisezeiten sind grundsätzlich keine Arbeitszeit. Soweit sie in die für Vollbeschäftigte geltende Sollzeit fallen, werden sie grundsätzlich auf die Arbeitszeit angerechnet. Werden Beschäftigte wegen einer Dienstreise oder eines Dienstganges über die für Vollbeschäftigte festgelegte Sollzeit beansprucht, so werden diese Reisezeiten zu einem Drittel auf die Arbeitszeit angerechnet. Dieser Umfang erhöht sich auf zwei Drittel der Reisezeiten, soweit die Be- 9
schäftigten durch Dienstreisen an Samstagen, Sonntagen oder gesetzlichen Feiertagen in Anspruch genommen werden. 6. Abwesenheit aus außerdienstlichen Gründen Für außerdienstliche Erledigungen sind die Gestaltungsmöglichkeiten der flexiblen Arbeitszeit zu nutzen. Insoweit bedingte Abwesenheitszeiten gelten deshalb grundsätzlich nicht als Arbeitszeit. Bei ganztägiger Abwesenheit wegen Urlaub, Krankheit, Dienstbefreiung oder genehmigter Fortbildung gilt die tägliche Sollzeit als erbracht. Ist ein Beschäftigter aus einem anerkannten wichtigen Grund (z. B. infolge Erkrankung, eines Unfalls, eines zu diesem Zeitpunkt aufgrund einer Erkrankung unumgänglichen Arztbesuches, Ausübung staatsbürgerlicher Pflichten oder öffentlicher Ehrenämter, Wahrnehmung amtlicher, insbesondere gerichtlicher oder polizeilicher Termine, soweit diese nicht durch private Angelegenheiten der Beschäftigten veranlasst sind) während seiner Präsenzzeit abwesend, ist die Dauer der notwendigen Abwesenheit auf die Arbeitszeit anzurechnen. 7. Sachliche und rechnerische Richtigkeit Alle Beschäftigten sind für die sachliche und rechnerische Richtigkeit der auf dem Zeitkonto vorgenommenen Buchungen bzw. Einträge selbst verantwortlich. 10
Ein Missbrauch der Gleitzeitregelung, wie z. B. das Registrieren von Dienstzeiten von Dritten, ist ein schweres Dienstvergehen, das bei Beamten zu einem Disziplinarverfahren, bei Arbeitnehmern zu einer fristlosen Kündigung führen kann. V. Arbeitszeitausgleich 1. Abrechnungszeitraum Die Abrechnungszeiträume betragen jeweils 6 Monate, nämlich vom 1. April bis 30. September und vom 1. Oktober bis zum 31. März des Folgejahres. Abrechnungsstichtage sind dabei der 1. Oktober und der 1. April. Soweit der Dienstbetrieb einzelner Organisationseinheiten andere Abrechnungszeiträume/-stichtage erfordern sollte, können in diesen Fällen schriftlich abweichende Festlegungen durch den Dienstvorgesetzten im Benehmen mit der Mitarbeitervertretung getroffen werden. 2. Über- bzw. Unterschreitungen der täglichen Sollzeit Über- und Unterschreitungen der täglichen Sollzeit (Arbeitszeitguthaben, Arbeitszeitrückstände) sollen innerhalb des Abrechnungszeitraums ausgeglichen werden. a) Arbeitszeitguthaben werden zu den Stichtagen höchstens im Umfang von 40 Stunden in den nächsten Abrechnungszeitraum übertragen. b) Arbeitszeitrückstände dürfen zu keinem Zeitpunkt 20 Stunden überschreiten. 11
Bei Beendigung des Dienst- bzw. Arbeitsverhältnisses dürfen keine Arbeitszeitrückstände vorliegen. 3. Gleittage Abweichend von der gem. Ziff. III.5. bestehenden Präsenzpflicht können in den festgelegten sechsmonatigen Abrechnungszeiträumen mit Genehmigung des unmittelbaren Vorgesetzten jeweils bis zu 12 Gleittage gewährt werden; dadurch dürfen sich aber keine Arbeitszeitrückstände von mehr als 20 Stunden ergeben (vgl. Ziff. 2.b.). Neben diesen 12 Gleittagen pro Abrechnungszeitraum ist ein Arbeitszeitausgleich während der Präsenzzeit nur für dienstlich angeordnete Mehrarbeit bzw. Überstunden (Art. 87 BayBG, 7 Abs. 6 u. 7 TV-L), die über die durchschnittliche regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit hinausgehen, zulässig. Freie Tage dürfen nur genehmigt werden, wenn der Dienstbetrieb sichergestellt ist. Erholungsurlaub darf nicht durch Gleittage unterbrochen werden. Kommt eine Einigung über die Gewährung von Gleittagen mit dem unmittelbaren Vorgesetzten nicht zustande, entscheidet der nächst höhere Vorgesetzte. VI. Besondere Regelungen 1. Teilzeitbeschäftigte a) Regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit Als durchschnittliche regelmäßige wöchentliche Ar- 12
beitszeit gilt die jeweils arbeitsvertraglich vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit. b) Rahmenzeit Die Rahmenzeit ist die Zeit zwischen dem frühesten Dienstbeginn und dem spätesten Dienstende. Die Rahmenzeit wird wie folgt festgelegt: - bei Teilzeitbeschäftigung am Vormittag von 7.00 Uhr bis 14.00 Uhr - bei Teilzeitbeschäftigung am Nachmittag von 11.30 Uhr bis 20 Uhr - bei Teilzeitkräften, die ihre wöchentliche Arbeitszeit u. a. auch ganztägig einbringen, von 7.00 Uhr bis 20.00 Uhr c) Tägliche Sollzeit Der Umfang der Sollzeit richtet sich nach der festgesetzten bzw. vereinbarten Wochenstundenzahl. Die tägliche Sollzeit wird nach Absprache mit dem unmittelbaren Vorgesetzten von der Personalverwaltung festgelegt und ist Grundlage für die Arbeitszeitberechnung. d) Präsenzzeit Die tägliche Präsenzzeit Teilzeitbeschäftigter steht in Relation zur täglichen Präsenzzeit Vollbeschäftigter (vgl. Ziffer III.5.; Beispiel: Eine Halbtagskraft mit gleichmäßiger Verteilung der Arbeitszeit auf 5 Wochenarbeitstage hat eine Präsenzzeit Montag bis Donnerstag 13
von jeweils 2,5 Stunden, Freitag von 2 Stunden). Sie wird in Absprache mit dem unmittelbaren Vorgesetzten festgelegt. Im Übrigen gelten die Regelungen von Ziff. III. 5. entsprechend. e) Pausen Teilzeitbeschäftigte, die an einem Arbeitstag nicht mehr als 6 Stunden Dienst leisten, können auf eine Pause verzichten. Im Übrigen gilt Ziff. III. 6. der Dienstvereinbarung. f) Über- bzw. Unterschreitungen der täglichen Sollzeit Die Höhe der zulässigen übertragbaren Arbeitszeitguthaben und der zulässigen Arbeitszeitrückstände Teilzeitbeschäftigter zu den jeweiligen Stichtagen steht in Relation zu den für Vollbeschäftigte getroffenen Festlegungen (vgl. Ziffer V.2.; Beispiel: Eine Halbtagskraft darf zu den jeweiligen Stichtagen kein Arbeitszeitguthaben von mehr als 20 Stunden haben. Arbeitszeitrückstände dürfen zu keinem Zeitpunkt mehr als 10 Stunden betragen). g) Gleittage Teilzeitbeschäftigten kann in den festgelegten sechsmonatigen Abrechnungszeiträumen mit Zustimmung des unmittelbaren Vorgesetzten je nach Verteilung ihrer wöchentlichen Arbeitszeit folgender Arbeitszeitausgleich gewährt werden: 14
- 5-Tage-Woche bis zu 12 Tage Gleittage - 4-Tage-Woche bis zu 10 Tage Gleittage - 3-Tage-Woche bis zu 7 Tage Gleittage - 2-Tage-Woche bis zu 5 Tage Gleittage - 1-Tage-Woche bis zu 2 Tage Gleittage. Dadurch dürfen sich keine Arbeitszeitrückstände ergeben, die den für die jeweilige Teilzeitkraft nach Ziff. VI.1. Buchst. f errechneten höchstzulässigen Arbeitszeitrückstand unterschreiten. Erholungsurlaub darf nicht durch Gleittage unterbrochen werden. Kommt eine Einigung mit dem unmittelbaren Vorgesetzten über die Gewährung von Gleittagen nicht zustande, entscheidet der nächst höhere Vorgesetzte. h) Job-Sharing Teilen sich Beschäftigte einen Arbeitsplatz im so genannten Job-Sharing, sind Überschneidungen der Arbeitszeiten nur aus dienstlichen Gründen zulässig. 2. Die Arbeitszeitvorschriften - des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) - des Jugendarbeitsschutzgesetzes (JArbSchG) - des Mutterschutzgesetzes (MuschG) - der Verordnung über den Mutterschutz für Beamtinnen (BayMuttSchV) - des Sozialgesetzbuches Neuntes Buch- (SGB IX Schwerbehindertenrecht-) 15
- der einschlägigen Bestimmungen in den Tarifverträgen und - in anderen Rechtsvorschriften werden durch diese Vereinbarung nicht berührt. VII. Inkrafttreten Die Dienstvereinbarung tritt am 01.01.2014 in Kraft. Sie kann mit einer Frist von 3 Monaten schriftlich gekündigt werden. Im Falle einer Kündigung gilt die bisherige Dienstvereinbarung bis zum Abschluss einer neuen Dienstvereinbarung weiter. Die Vertragsparteien verpflichten sich, nach Kündigung der Dienstvereinbarung baldmöglich eine neue Dienstvereinbarung abzuschließen. Einvernehmliche Änderungen durch die Mitarbeitervertretung und die Universität sind jederzeit möglich. Bei Änderung von gesetzlichen oder tariflichen Bestimmungen bzw. Verwaltungsvorschriften, die Regelungen dieser Dienstvereinbarung betreffen, nehmen Mitarbeitervertretung und Universitätsleitung Verhandlungen auf, um soweit erforderlich diese Dienstvereinbarung der geänderten Rechtslage anzupassen. Mit Inkrafttreten dieser Dienstvereinbarung tritt die Dienstvereinbarung über die gleitende Arbeitszeit an der Katholischen Universität Eichstätt-Ingolstadt vom 11.02.2008 i. d. F. v. 01.12.2009 außer Kraft. Soweit Beschäftigte im Zuge der 16
Einführung des Zeiterfassungssystems ZEUS noch keinen Zugriff auf dieses System haben, gilt übergangsweise weiterhin Ziff. IV. der vorgenannten bisherigen Dienstvereinbarung. Eichstätt, den 16.12.2013 gez. (Thomas Kleinert) Kanzler gez. (Dr. Hans Fischer) Vorsitzender der MAV Protokollnotiz: Universitätsleitung und Mitarbeitervertretung vereinbaren, dass sie im ersten Halbjahr 2014 im Hinblick auf vorgetragene Anliegen der Mitarbeitervertretung Verhandlungen mit dem Ziel aufnehmen, die bestehende Dienstvereinbarung zum 01.07.2014 entsprechend den erzielten Ergebnissen anzupassen. 17