Aperture/AMISS bei der aurelis Real Estate GmbH & Co KG: Anwenderbericht aurelis hält das Steuer in der Hand Ob in Hamburg Winterhude, in Düsseldorf Derendorf oder im Karlsruher Citypark in deutschen Städten tut sich etwas: Letzte innerstädtische Freiflächen stehen jetzt zur Projektentwicklung bereit, um frische und moderne Akzente in den Stadtbildern zu schaffen. Motor des Ganzen ist die aurelis Real Estate GmbH & Co KG, deren Geschäftsanteile die Deutsche Bahn AG hält. Das Unternehmen vermarktet seit drei Jahren nicht-betriebsnotwendige Areale und Immobilienobjekte der Deutschen Bahn und verfügt damit über ein Immobilienangebot von höchster Qualität. Insgesamt umfasst das Portfolio der aurelis eine Fläche von rund 28 Millionen Quadratmetern bundesweit mit ca. 1.700 Liegenschaften. Das Spektrum reicht von der unbebauten Freifläche zwischen 1.000 und 700.000 m 2 über Grundstücke mit Lagerhallen bis hin zu teils sanierten Bürogebäuden. Für jede dieser verschiedenartigen Liegenschaften gilt es, eine sinnvolle Strategie zur optimalen Verwertung und Nutzung festzulegen und durch geeignete Maßnahmen für deren Umsetzung zu sorgen. So ist aurelis in den Kernkompetenzen des Immobiliengeschäfts aktiv und steuert die Sparten Projektentwicklung, Portfolio- und Immobilienmanagement sowie Vertrieb und Marketing. Als Informations- und Steuerungsinstrument dient dabei die Software AMISS auf Basis der Lösung Aperture.
Bundesweite Präsenz Entsprechend der Verteilung der Liegenschaften auf das gesamte Bundesgebiet ist aurelis in die vier Regionalbereiche Nord, West, Mitte und Süd aufgegliedert, mit Regionalleitungen in Hamburg, Köln, Frankfurt und München. Darüber hinaus sind an den Standorten von Großprojekten in Berlin, Düsseldorf, Heidelberg und Nürnberg weitere kleine Teams tätig. So ist eine bundesweit flächendeckende Präsenz gewährleistet, die für das Immobilienunternehmen unabdingbar ist. Dabei versteht sich aurelis als reine Management-Gesellschaft, das heißt, rund 120 Mitarbeiter steuern das Immobiliengeschäft in all seinen Facetten und arbeiten im operativen Betrieb mit externen Partnern zusammen. Eine Aufgabenteilung, die auch für den Bereich Asset Management gilt, der unter der Leitung von Peter Hähnke die Betreuung des gesamten Bestandsportfolios der aurelis verantwortet. In Ergänzung zum Facility Management (FM), das den laufenden technischen Betrieb von Gebäuden regelt, konzentriert sich das Asset Management (AM) auf die Immobilie als Anlagegut. Die Verwaltung der Liegenschaften im Asset Management folgt also dem Ziel, Ertrags steigernde und Ertragssichernde Maßnahmen für die Objekte zu entwickeln. Unter diesem Aspekt steuert das Asset Management bei aurelis seine Partner, die die einzelnen Maßnahmen operativ umsetzen und so die eigentlichen FM-Dienstleistungen erbringen. Die Fokussierung liegt dabei auf Neuvermietung, Ausnutzung vorhandener Miet-Potentiale, langfristiger Bausubstanzverbesserung oder -erhaltung, Freistellung von Flächen für eine andere Nutzung, Abriss von Objekten oder schließlich der Erarbeitung von attraktiven Nutzungskonzepten, um Mietverträge langfristig zu halten.
Aperture als Basis, AMISS als Lösung 1.700 Liegenschaften zu verwalten und eine Vielzahl von FM-Partnern sinnvoll zu steuern ist ohne ein geeignetes IT-Werkzeug kaum möglich. aurelis setzt deshalb die grafisch orientierte Plattform Aperture ein, auf deren Basis das Informationssystem AMISS entwickelt wurde. Die Bezeichnung AMISS steht für Asset Management Informations- und Steuerungssystem und formuliert die Anforderungen der aurelis an das Werkzeug sehr genau. Wir benötigen ein visuelles Informationssystem, das nicht nur Transparenz schafft und so die Verwaltung der Immobilien erleichtert, sondern vor allem auch effektive Steuerungsmechanismen bereitstellt, erklärt Peter Hähnke. Aperture bietet hierfür die idealen Voraussetzungen, denn das System ist grafisch orientiert und bietet durch umfangreiche Schnittstellen die Möglichkeit, Informationen aus externen Datenquellen zu integrieren. Anfang 2004 wurde mit der Einführung von Aperture bei aurelis begonnen. Der Produktiveinsatz erfolgte bereits im September 2004. Mittlerweile sind 350 User am System angemeldet, darunter alle Mitarbeiter der aurelis sowie eine Vielzahl von Facility-Management- Dienstleistern. Der Ausbau von Aperture zum Informations- und Steuerungssystem AMISS wurde Schritt für Schritt in Angriff genommen. In einer ersten Phase galt es, die Plattform Aperture mit grundlegenden grafischen Liegenschaftsdaten zu füllen und das System inhaltlich an die Belange der aurelis anzupassen. Mit der Entwicklung wurde das Beratungsunternehmen Reality Consult beauftragt, das als Spezialist in Sachen Immobilien- und Facility Management agiert. In kontinuierlicher Absprache zwischen Peter Hähnke und Matthias Scharer als Niederlassungsleiter der Frankfurter Reality Consult, wurden Ziele formuliert, Entwicklungsschritte besprochen und so schließlich die Ideen der aurelis in konkrete Funktionen umgesetzt.
Grundstück als wichtigstes Asset Gleichzeitig mit der strukturellen Anpassung und Entwicklung erfolgte die Datenerfassung. Bei aurelis wird weniger in Gebäuden, sondern in erster Linie Grundstücksbezogen gedacht. Deshalb ging es bei der Aufnahme vor allem um Flächen sowie bebaute Grundstücke und zugehörige alphanumerische Angaben wie Bezeichnung und Anlagennummer. All diese Daten konnten per Schnittstelle direkt in Aperture bzw. AMISS übernommen werden, was natürlich die Datenerfassung erheblich erleichterte. Grafische Informationen und Attribute wurden dabei direkt aus dem CAD- System übernommen, in dem sämtliche Grundstücke bereits digital erfasst waren, Anlagennummern wurden aus der Buchhaltung überführt. Diese Daten bildeten die Basis, die noch auf Aktualität überprüft und um weitere Informationen ergänzt werden musste. Als Pilotprojekt diente hierfür die so genannte Medientrennung, eine Neugliederung der ehemaligen Bahn-Areale nach geänderten, für die Verwertungsstrategie der aurelis relevanten Kriterien. Für die Medientrennung mussten Bewertungen der einzelnen Liegenschaften vorgenommen und die jeweilige Vor-Ort-Situation genauer spezifiziert werden. Dieser Schritt bot die Chance, die eruierten Daten gleich systematisch in das Asset-Management- System aufzunehmen. So wurde zum Beispiel erfasst, wo sich die Zufahrt zu einem Grundstück befindet und verifiziert, ob die im Plan eingezeichneten baulichen Anlagen überhaupt noch so vorhanden sind. Zugriff per Internet Während die Entwicklung der Liegenschaftsverwaltung durch Reality Consult entwicklungstechnisch abgeschlossen ist, läuft die Datenerfassung immer noch. Das Aufnehmen und Bereitstellen der Informationen im System erfolgt dabei nur teilweise durch Mitarbeiter der aurelis, sondern im Wesentlichen über Ingenieurbüros, die hier als Dienstleister agieren. Durch die integrierte Visual Web Solution bietet AMISS dabei die Möglichkeit, von jedem Standort aus via Internet direkt auf das System zuzugreifen - entweder als Betrachter oder als aktiver Nutzer, der neue Daten eingibt beziehungsweise bestehende Daten ändert. Der standortunabhängige Zugriff auf AMISS ist natürlich nicht nur für die Datenerfassung im Rahmen der Medientrennung eine ideale Option, sondern für Anwender in allen Unternehmensbereichen. Mitarbeiter der Sparten Vertrieb, Projektentwicklung und Portfolio- Management nutzen AMISS dabei vor allem als Informationssystem, das alle wesentlichen Liegenschaftsdaten zur Verfügung stellt. So wird jede Immobilie mitsamt der baulichen Anlagen grafisch dargestellt, zudem gibt es Fotos und Angaben zu Nutzungsverhältnissen wie Vermietung oder Leerstand. Die einzelnen Liegenschaften können dabei entweder anhand der Liegenschaftsnummer selektiert werden oder es ist möglich, sich über die Deutschlandkarte bis in ein Areal hinein zu navigieren. Diese Funktionen werden natürlich auch im Asset Management intensiv genutzt. Für diesen Unternehmensbereich sind darüber hinaus jedoch vor allem die Möglichkeiten interessant, die AMISS als Steuerungsinstrument bereitstellen kann - eine Funktionalität, die dementsprechend ausgebaut werden soll. AMISS hat die Transparenz geschaffen, die für eine sinnvolle Immobilienverwaltung notwendig ist. Jetzt geht es darum, die Lösung zu einem Steuerungsinstrument auszubauen, mit dessen Hilfe wir aufgrund der gewonnenen Erkenntnisse zielbezogen handeln können, unterstreicht Peter Hähnke.
Ideale Kombination Eine zentrale Rolle spielt dabei die Verbindung von grafischer und kaufmännischer Welt. So werden die grafischen Liegenschaftsdaten jetzt mit Informationen aus der SAP-Mietvertragsverwaltung verknüpft. Eine ideale Kombination, findet Peter Hähnke, denn so können wir Entscheidungen über die weitere Nutzung einer Liegenschaft gleich mit den entsprechenden kaufmännischen Daten untermauern. Dazu zählen Angaben über Mieter, Mietvertragsnummer, Miet-Konditionen und Nutzungsart, die über eine SAP-Schnittstelle direkt in AMISS übergeben werden. So stehen in der Lösung jetzt auch Informationen darüber zur Verfügung, wie und zu welchen Bedingungen eine Liegenschaft genutzt wird. Sämtliche Daten hierzu gab es natürlich auch schon vor der Einführung von AMISS, aber eben nicht zentral und auch nicht auf Knopfdruck abrufbar.
In enger Zusammenarbeit mit Matthias Scharer von Reality Consult hat Peter Hähnke aber noch eine Vielzahl weiterer Bereiche ausfindig gemacht, die das System unterstützen kann und soll. Wir wissen jetzt, dass wir die wesentlichen wirtschaftlichen Eckdaten der Objekte wie Mieterträge oder Benchmarks im System hinterlegen müssen, weil wir diese ständig brauchen. Wir haben außerdem erkannt, dass die Betriebsergebnisrechnung im System darstellbar sein muss, weil ständig Fragen hierzu aufkommen. Diese müssen sich sofort beantwortet lassen und nicht erst ein langwieriges Suchen in verschiedenen kaufmännischen Systemen erforderlich machen, führt Hähnke einige wichtige Punkte auf. Automatisierte Vermarktung Vor allem aber will der Ökonom das System auch im Hinblick auf die Vermarktung von Liegenschaften nutzen. Denn durch die umfassende Verknüpfung von grafischen und kaufmännischen Daten lassen sich jetzt auch Fragestellungen im Hinblick auf Vermietung und Verkauf beantworten. So ist sofort ersichtlich, auf welcher Liegenschaft wann ein Vertrag ausläuft, zudem lassen sich Leerstände unmittelbar erkennen und für die weitere Verwertung einordnen. Die Vermarktung könnte dabei sofort automatisiert angestoßen werden, denn sämtliche Informationen für die Exposé-Erstellung sei es konventionell oder im Internet sind in AMISS ja bereits vorhanden. Der Vermarktungsprozess ließe sich so erheblich vereinfachen und beschleunigen - eine Perspektive, die für aurelis von großem Nutzen sein könnte.
Autorin: Gesine Liskien-Penning, Heidelberg (g.liskien@web.de) Über Aperture Aperture ist ein globaler Anbieter von Enterprise-Softwarelösungen, die Unternehmen in aller Welt bei der strategischen Verwaltung ihrer Infrastruktur unterstützen. Mit Lösungen von Aperture sind Unternehmen in der Lage, mit höherer Wirtschaftlichkeit zu operieren und bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen. Softwarelösungen von Aperture tragen mit modernsten Technologien zur Visualisierung und zum Management von Arbeitsprozessen bei, um Unternehmen bei der Optimierung ihrer Infrastruktur zu unterstützen. Der Hauptsitz des 1987 gegründeten Unternehmens befindet sich in Stamford im US-Bundesstaat Connecticut. Die Aperture Software GmbH, ein Unternehmen der Aperture Technologies Inc., Stamford/USA, ist die europäische Vertriebsgesellschaft für alle Aperture-Produkte. Weitere Informationen erhalten Sie unter http:// bzw. http://www.aperture.com.
Aperture ist ein Warenzeichen der Aperture Technologies, Inc. Alle anderen genannten Warenzeichen und Firmennamen sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber. Copyright 2005 Aperture Technologies, Inc. Alle Rechte vorbehalten. Kontakt: Sabine Wittka Aperture Software GmbH E-Mail: sabine.wittka@aperture.de