afterbuy Integration

BillSAFE GmbH Weiße Breite 5 49084 Osnabrück afterbuy Integration Beschreibung der Anbindung von BillSAFE in das Portal afterbuy (Version 1.0.1 vom 10.03.2010) 1

Inhaltsverzeichnis 1 Vorbemerkung...3 2 Wie Funktioniert der BillSAFE-Rechnungskauf...3 3 Integration in afterbuy...4 3.1 Zahlart BillSAFE anlegen...4 3.2 Rechnungsvorlage bearbeiten...5 4 Mit BillSAFE verkaufen...6 4.1 Rechnung drucken...6 4.2 Versanddatum...6 4.3 Gutschriften und Retouren/Stornierungen...6 4.4 Bezahldatum...6 5 Neue BillSAFE-Funktionen...7 6 Hinweise zu afterbuy Funktionen...7 6.1 Zahlungserinnerungen und Mahnungen...7 6.2 Nachträgliche Änderungen der Vorgangsdetails...7 7 BillSAFE Online...8 8 Kontaktdaten...8 9 Haftungsausschluss...8 2

1 Vorbemerkung Bevor Sie Ihren Kunden die Zahlart Kauf auf Rechnung über BillSAFE anbieten können, müssen Sie einige einfache Einstellungen vornehmen, um das System an Ihre individuellen Gegebenheiten anzupassen. Die folgende Kurzanleitung soll Ihnen dabei helfen (Zeitbedarf: maximal 1 Stunde). 2 Wie funktioniert der BillSAFE-Rechnungskauf Die BillSAFE GmbH bietet eine Factoringlösung für Zahlungen auf Rechnung. Im afterbuy-system wird im Bezahlprozess eine Schnittstelle von BillSAFE integriert, die Bestellanfragen mittels eines mehrstufigen Risikomanagement-Systems prüft und hinsichtlich der Ausfallrisiken bewertet (Risk-Check). Auf Grundlage dieser Prüfung wird entweder die Zahlart auf Rechnung zugelassen oder es werden dem Kunden alternative Zahlarten angeboten. BillSAFE übernimmt die Forderung, soweit der Kauf auf Rechnung zulässigerweise erfolgt ist (Abtretung). Sie verschicken wie gewohnt die Rechnung an den Kunden. Auf der Rechnung muss ein Hinweis angebracht werden, dass der Rechnungsbetrag direkt an BillSAFE zu überweisen ist. BillSAFE überwacht die eingehenden Zahlungen und weist sie den entsprechenden Verkäufen zu. BillSAFE zahlt die Zahlungseingänge in einem festen Rhythmus an Sie aus. Zahlt der Kunde die Rechnung nicht, erhalten Sie den offenen Rechnungsbetrag dennoch nach einem definierten Zeitraum von BillSAFE ausgezahlt. Soweit die Zahlart auf Rechnung zugelassen wurde, tragen Sie somit kein Ausfallrisiko. Außerdem übernimmt BillSAFE das aufwendige Mahnwesen für Sie. 3

3 Integration in afterbuy 3.1 Zahlart BillSAFE anlegen Über den Menüpunkt Konfiguration -> Zahlarten gelangen Sie in das Zahlarten Menü. Fügen Sie dort die zusätzliche Zahlart Rechnungskauf (BillSAFE) hinzu. Als nächstes müssen Sie die Zahlart bearbeiten: 4

Hinweise: Zahlartenaufschläge sind ohne vorherige Genehmigung durch BillSAFE nicht zulässig. Das Häkchen Standardzahlart wird empfohlen. Bei den Ländergruppen ist die Leistung von BillSAFE derzeit auf Deutschland beschränkt. 3.2 Rechnungsvorlage bearbeiten Die Rechnungen an die Kunden erstellen Sie wie gewohnt. Allerdings müssen die Rechnungen einen Hinweistext enthalten, der Ihnen bereits vorgegeben wird (Hinweis auf BillSAFE und Erläuterung, dass die Kunden direkt an BillSAFE zahlen sollen). Um Irritationen beim Käufer zu vermeiden, sollten Ihre Bankdaten auf Rechnungen mit der Zahlart BillSAFE nicht erscheinen. Das folgende Beispiel beschreibt nun exemplarisch die hierfür erforderlichen Änderungen an Ihrer bestehenden Druckvorlage. Bitte beachten Sie, dass wir in diesem Beispiel die Änderungen an der Standard Druckvorlage vornehmen und unsere Angaben daher von Ihrer Druckvorlage abweichen können. 1. Im Menüpunkt Konfiguration -> Einstellungen finden Sie den Link Rechnung, Mahnung, Lieferschein, Angebot bearbeiten. 2. Hier können Sie nun die Druckvorlage für Rechnungen auswählen. 3. Suchen Sie in der Druckvorlage die folgende Zeile: <-if <-Bezahlt-> <> ->Ihre Zahlung ist am <-Bezahlt-> bei uns eingegangen. Vielen Dank.<-else->Die Ware bleibt bis zur vollständigen Bezahlung unser Eigentum.<-end if-> und ersetzen Sie diese durch die folgenden Zeilen: <-if <-ZahlartFID-> = 18 -><-BillsafeHinweis-><-else-> <-if <-Bezahlt-> <> ->Ihre Zahlung ist am <-Bezahlt-> bei uns eingegangen. Vielen Dank.<-else->Die Ware bleibt bis zur vollständigen Bezahlung unser Eigentum.<-end if-><-end if-> Nun wird bei einer BillSAFE-Rechnung (ZahlartFID 18) der BillSAFE-Bezahlhinweis an dieser Stelle eingefügt, während der normale Bezahlhinweis bei anderen Zahlarten weiterhin abhängig vom Bezahlt -Datum gesetzt wird. 4. Suchen Sie als nächstes die Zeilen bankverbindung: bank: <- VKBank->, BLZ: <-VKBLZ->, Kontonummer: <-VKKonto-> <-if <-VKUStID-> <> ->UID: <-VKUStID-> <-end if-><-if <-VKSteuernummer-> <> ->Steuernummer: <- VKSteuernummer-><-end if-> und ersetzen Sie diesen durch folgenden Abschnitt: <-if <-ZahlartFID-> = 18-> <-if <-VKUStID-> <> ->UID: <-VKUStID-> <-end if-><-if <-VKSteuernummer-> <> ->Steuernummer: <-VKSteuernummer-> <-end if-> <-else->bankverbindung: bank: <-VKBank->, BLZ: <-VKBLZ->, Kontonummer: <-VKKonto-> <-if <-VKUStID-> <> ->UID: <-VKUStID-> <-end if-><-if <-VKSteuernummer-> <> ->Steuernummer: <-VKSteuernummer-><-end if-> <-end if-> 5

Nun wird bei einer BillSAFE-Rechnung (ZahlartFID 18) nur noch Ihre Steuernummer bzw. USt-IdNr. angezeigt, während in den anderen Fällen zusätzlich Ihre Bankverbindung angezeigt wird. 5. Speichern Sie die Änderungen Hinweise: Bitte achten Sie darauf, dass die Rechnung alle notwendigen Angaben enthält (z.b. nach Umsatzsteuergesetz (Steuernummer, Leistungszeitpunkt usw.)). Bitte achten Sie darauf, dass Sie Ihre Bankverbindung nicht mit auf die Rechnung drucken. 4 Mit BillSAFE verkaufen Jetzt haben Sie bereits alle notwendigen Einstellungen erledigt und können starten! Die Risikoprüfung und ggf. Freigabe findet ohne Ihre Einwirkung statt. Sobald der Verkauf erfolgt ist, bearbeiten Sie wie gewohnt den Vorgang. Auf folgendes müssen Sie dabei achten: 4.1 Rechnung drucken Sie müssen eine Rechnung über die afterbuy-funktion Rechnung drucken erstellen. Nur beim Druck der Rechnung wird BillSAFE die Zahlungsfrist des Kunden gemeldet. Ab jetzt läuft das Zahlungsziel für den Kunden. Ohne diese Meldung ist eine ordnungsgemäße Abwicklung seitens BillSAFE nicht möglich. Nachträgliche Änderungen des Rechnungsdatums werden von BillSAFE nicht berücksichtigt. Bitte überprüfen Sie gerade in der Anfangszeit mit Hilfe der BillSAFE-Informationsseite (siehe 5), ob der Druck der Rechnung an BillSAFE gemeldet wurde. 4.2 Versanddatum Das Versanddatum muss eingetragen werden. Dieses darf bis zu 3 Tage in der Vergangenheit liegen. Ohne das Versanddatum ist eine ordnungsgemäße Abwicklung seitens BillSAFE nicht möglich. Spätere Änderungen des Versanddatums werden von BillSAFE nicht berücksichtigt. 4.3 Gutschriften und Retouren/Stornierungen BillSAFE überwacht die Zahlungseingänge. Daher muss BillSAFE zu jedem Zeitpunkt der aktuelle Forderungsbetrag bekannt sein. Eine Gutschrift/Retoure/Stornierung muss daher, unabhängig von der Erstellung der Gutschrift im afterbuy-portal, über das BillSAFE- Online-System gemeldet werden. 4.4 Bezahldatum Das Bezahldatum wird bei einem BillSAFE-Einkauf automatisch gesetzt, da ein BillSAFE- Einkauf grundsätzlich als bezahlt gilt. Ob Ihnen die Forderung bereits ausgezahlt wurde, kann anhand des BillSAFE-Status und der BillSAFE-Informationsseite (siehe 5) festgestellt werden. 6

5 Neue BillSAFE-Funktionen Um den Status Ihres mit BillSAFE gesicherten Verkaufs besser überblicken zu können, wurde im afterbuy-portal eine zusätzliche Informationsseite erstellt. Um diese aufzurufen, klicken Sie bitte in der Auktionsübersicht auf die Zahlart Rechnungskauf (BillSAFE). Auf der folgenden Seite können Sie dann aktuelle Informationen zum ausgewählten Vorgang einsehen. 6 Hinweise zu afterbuy Funktionen Das afterbuy-portal bietet seinen Kunden höchstmögliche Flexibilität bei der Bearbeitung von Verkäufen. Da die Abwicklung der Zahlung bei der Zahlart BillSAFE jedoch komplett durch BillSAFE erfolgt, gelten für einige afterbuy Funktionen Einschränkungen. Im Folgenden werden die Einschränkungen dieser Funktionen aufgelistet. 6.1 Zahlungserinnerungen und Mahnungen Im afterbuy-portal ist es möglich, zu einem Verkauf Zahlungserinnerungen und Mahnungen zu verschicken. Da der Zahlungseingang jedoch von BillSAFE abgewickelt wird, ist es nicht erlaubt, diese zu verschicken. Ebenso dürfen Sie keine über BillSAFE abgesicherten Einkäufe an das Inkasso übergeben. 6.2 Nachträgliche Änderungen der Vorgangsdetails Jegliche nachträgliche Änderungen und Löschungen der Details eines Einkaufs sind für BillSAFE unerheblich. Dies beinhaltet sowohl die nachträgliche Änderung/Löschung von Artikel- und Käuferdetails als auch nachträgliche Änderungen/Löschungen von Datumsangaben (Rechnungsdatum, Versanddatum, etc). Auch eine nachträgliche Löschung eines gesamten Vorgangs hat keine Auswirkungen auf die bereits an BillSAFE übertragene Forderung. 7

7 BillSAFE Online Falls Sie das System weiter konfigurieren möchten, können Sie sich direkt in das Online- System von BillSAFE einloggen und dort weitere individuelle Einstellungen vornehmen (z.b. Maximalsumme pro Monat). Unser Online-System erreichen Sie unter www.billsafe.de. 8 Kontaktdaten BillSAFE GmbH Weiße Breite 5 49084 Osnabrück Telefon: 0541 8603493 Telefax: 0541 8603494 E-Mail: entwicklung@billsafe.de 9 Haftungsausschluss Bei den von der Firma BillSAFE GmbH angebotenen Beschreibung wird die Haftung für Schäden, die dem Nutzer entstehen, weil er auf den Inhalt der Beschreibung vertraut, ausgeschlossen, soweit dies im Rahmen der Gesetze möglich ist. Insbesondere wird jegliche Verantwortung für Übertragungsfehler über das Internet ausgeschlossen, da hierauf die Firma BillSAFE GmbH selbst keinen Einfluss hat. Sollte sich die Beschreibung als fehlerhaft herausstellen, so besteht kein Anspruch auf Ersatz von Kosten für Service, Reparatur oder Korrektur gegen die Firma BillSAFE GmbH. 8