Strategische Messeplanung Gut geplant ist halb gewonnen 21.10.2015 1
Organisatorisches Moderator Daniel Gundelach Bereichsleiter Marketing & Consulting MEPLAN GmbH (Tochterunternehmen der Messe München) Kernkompetenzen von MEPLAN CONSULT Messeauftrittsberatung Projektunterstützung 2
Organisatorisches Co-Moderator Marlene Hösch Junior Project Manager Spielwarenmesse eg 3
Organisatorisches MEPLAN GmbH Abteilung DESIGN Florian Geiger Abteilungsleiter +49 (0)89 949 281 63 geiger@meplan.de Abteilung SYSTEM Sandra Maier Abteilungsleiterin +49 (0)89 949 281 55 maier@meplan.de Abteilung CONSULT Daniel Gundelach Bereichsleiter +49 (0)89 949 283 14 gundelach@meplan.de 4
Organisatorisches Agenda Projektplanung Messeziele Messebotschaft Budgetplanung Weitere Informationen 5
Projektplanung 6
Projektplanung Fünf Erfolgsfaktoren der Messeplanung Learnings der Vorveranstaltungen Regelmäßige Kontrolle des Projektfortschritts Besuchermarketing vor und während der Messe Vorbereitung der Messenachbereitung Nutzung der Messe als Informationsplattform 7
Projektplanung Erste Schritte nach der Anmeldung Regelmäßige Projektmeetings Messeziele definieren Kick-off Meeting Zeitliche Planung / Deadlines Meilensteine setzen Projektplan erstellen Zuständigkeiten klären 8
Projektplanung Gantt Diagramm Beispiel MS Project 9
Projektplanung Gantt Diagramm Beispiel Excel 10
Messeziele 11
Messeziele Bedeutung klarer und messbarer Ziele Messeziele ermöglichen eine klare und durchgängige Messekommunikation einen Leitfaden für alle Messeaktivitäten eine Erfolgskontrolle nach der Messe Messeziele bilden eine solide Basis für Ihren Messeauftritt 12
Messeziele Messeziele - Die Basis für Ihren Messeerfolg Evaluation des Erfolgs Briefing von Dienstleistern Messeziele Messestand Marketingaktionen Standpersonal Messebotschaft Catering 13
Messeziele Mögliche Ziele einer Messebeteiligung Vertriebsziele: u.a. Anzahl der Verkaufsabschlüsse / Projekte, Ausbau Kundenstamm Kontaktziele: u.a. Anzahl Kontakte mit Neukunden, Qualität der VIP-Besuche Rechercheziele: u.a. Auftritt der Wettbewerber, Messetrends Motivationsziele: u.a. Mitarbeiteridentifikation mit der eigenen Marke Medienziele: u.a. Zahl der Medienberichte Imageziele: u.a. Wahrnehmung der Marke, Bekanntheitsgrad 14
Messeziele SMART Kriterien an die Ziele einer Messebeteiligung S pezifisch - Ziele müssen eindeutig definiert sein M essbar - Ziele müssen quantitativ darstellbar sein A kzeptiert - Ziele müssen von den Empfängern akzeptiert werden und attraktiv sein R ealistisch - Ziele müssen erreichbar sein T erminiert - Klare Terminvorgabe für die Zielerreichung 15
Messeziele Ziele und deren Erreichung Quelle: AUMA 16
Messeziele Ziele der Messeaussteller Quelle: AUMA 17
Messeziele Ziele der Besucher Quelle: AUMA 18
Messebotschaft 19
Messebotschaft Messebotschaft Die Basis für Ihren Messeerfolg Leitfaden Messebotschaft Ansprache der Zielgruppen Durchgängige Messekommunikation Wiedererkennung 20
Messebotschaft AIDA Die goldene Regel der Messebotschaft Auf den Punkt Kurz und knapp, max. 3-7 Wörter Integriert Integration in gesamte Messekommunikation Durchdacht Abgestimmt auf Unternehmen, Produkte / Leistungen, Messeziele, Zielgruppe Ansprechend Emotionale Ansprache, bildliche Darstellung der Unternehmenswelt 21
Budgetplanung 22
Budgetplanung Zusammensetzung des Budgets Quelle: AUMA 23
Budgetplanung Zusammensetzung des Budgets Standgestaltung, Standbau, Standausstattung (39%) Gestaltung: Planung, kreativer Entwurf Standbau: Auf- und Abbau, Standmaterial, Miete, Abschreibungen Standausstattung: u.a. Möbel, Teppich, Beleuchtung, Küchenausstattung, audiovisuelle Medien, Präsentationstechnik, Pflanzen, Standbeschriftung / -displays, Grafik, Dekoration Personal- & Reisekosten (21%) Personalkosten (inkl. Spesen und Honorare), Hostessen, Dolmetscher, Hilfskräfte, etc. Hotel und Reisekosten Bewirtungskosten außerhalb des Standes Quelle: AUMA 24
Budgetplanung Zusammensetzung des Budgets Grundkosten (20%) Standmiete Energie- und Wasserkosten Andere Grundkosten: u.a. Ausstellerausweise, Parkscheine Standservice und Kommunikation (12%) Standservice: u.a. Besucherbewirtung Kommunikation: u.a. Einladungen, Drucksachen, Katalogeintragung, Direktwerbung, Mailings, Pressemappen, Anzeigen, Übersetzungen, Eintrittsgutscheine für Besucher, Werbegeschenke Telefon, Fax, Internet Quelle: AUMA 25
Budgetplanung Zusammensetzung des Budgets Andere Kosten (5%) Schulung und Training der Mitarbeiter / des Standpersonals Messebezogene Kosten anderer Abteilungen: u.a. Marktforschung, Exponate Sonstige Kosten Transport, Handling und Entsorgung (3%) Transport und Handling: u.a. Leergutlagerung, Versicherung, Zoll Entsorgungskosten Quelle: AUMA 26
Weitere Informationen 27
Weitere Informationen Orientierungshilfen Checkliste für Ihre Messebeteiligung www.spielwarenmesse.de/checklisten Messe Guide www.spielwarenmesse.de/messeguide Online Service Center www.spielwarenmesse.de/service 28
Weitere Informationen Informationsquellen AUMA_Ausstellungs- und Messe-Ausschuss der Deutschen Wirtschaft e.v. Informationen zu Messen in Deutschland und im Ausland, Tipps für Ihre Messeplanung und Wissenswertes über die Branche (www.auma.de und www.erfolgmessen.de) FAMAB Verband Direkte Wirtschaftskommunikation e.v. Unterstützung bei der Auswahl des richtigen Partners für eine Messebeteiligung (www.famab.de) change.project gmbh Spezialisierung auf die Lösung interkultureller Kommunikation (www.change-project.de) Xing Gruppe Messen Gedankenaustausch für Messeinteressierte (www.xing.com) m+a report Tipps, Erfahrungsberichte, Marktanalysen, Berichte über aktuelle Entwicklungen am Messemarkt (www.m-averlag.com) Trade Fairs International Informationen über die dynamische Entwicklung im Messewesen (www.tfi-publications.de) FKM Gesellschaft zur Freiwilligen Kontrolle von Messe- und Ausstellungszahlen Geprüfte Zahlen und Fakten zu Messen (www.fkm.de) 29
Weitere Informationen Weitere Webinare für Ihren Messerfolg Messestandgestaltung Mit der richtigen Idee überzeugen 28.10.2015, 14:00 Uhr Besuchermarketing Mehr qualifizierte Gesprächskontakte generieren 04.11.2015, 14:00 Uhr Verhalten & Kommunikation auf dem Messestand Das Messegespräch als Erfolgsfaktor 18.11.2015, 14:00 Uhr Messenachbereitung Nach der Messe ist Erntezeit 25.11.2015, 14:00 Uhr Mehr Informationen unter: www.spielwarenmesse.de/webinar 30
MEPLAN CONSULT +49 (0)89 949 283 11 consult@meplan.de www.meplan.de 31