Abschlussbericht der AG FM. Abschlussbericht der Arbeitsgruppe zur Einrichtung eines zentralen bezirklichen Immobilienmanagements

Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin BA Vorlage Nr.315 III Abschlussbericht der AG FM Abschlussbericht der Arbeitsgruppe zur Einrichtung eines zentralen bezirklichen Immobilienmanagements Stand: 10.September 2007

Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin BA Vorlage Nr.315 III Abschlussbericht der AG FM INHALTSVERZEICHNIS Vorbemerkungen... 3 Kapitel 1 Die SE Facility Management Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf... 4 1 Aufgabenstellung, Ziele und methodisches Herangehen... 4 2 Ergebnisse der Arbeitsgruppe... 5 2.1 Rollenmodell und Organisationsstruktur... 5 2.2 Aufgabenkatalog der Serviceeinheit Immobilienmanagement... 8 2.3 Rahmenbedingungen... 8 2.3.1 Personalgerüst der Serviceeinheit Immobilienmanagement... 8 2.3.2 Personal- und Sachmittel... 10 2.3.3 Beziehungen zwischen Auftraggeber und Dienstleister... 10 2.3.4 Kennzahlensystem CAFM Software... 11 3 Umsetzung, Zeitschiene und Verantwortlichkeiten... 12 Kapitel 2 Die Abgabe von Dienstleistungen des Facility Management an Dritte... 14 1 Abgabe von Aufgaben des Facility Management an Dritte...14 2 Abgabe von Leistungen an die BIM GmbH...15 2.1 Abgrenzung übertragbarer Leistungen auf der Grundlage des Berliner Produktkataloges der Bezirke...15 2.2 Die Organisationsstruktur der SE Logistik, Informationstechnik und Grundstücke (LogITGrund) und Änderungen der Struktur des BA...17 2.3 Das Personalgerüst der SE LogITGrund...17 3 Die nächsten Schritte...17 Verzeichnis der Tabellen und Anlagen... 19 Seite 2 von 19

Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin BA Vorlage Nr.315 III Abschlussbericht der AG FM Vorbemerkungen Das bezirkliche Facility Management ist ein Reformvorhaben und Bestandteil der Neuordnungsagenda des Landes Berlin. Es wurde von einer überbezirklichen Projektgruppe unter Mitwirkung der Beratungsfirma Ernst Young Real Estate GmbH bearbeitet. Das Ergebnis liegt mit dem Endbericht Schaffung eines bezirklichen Facility Managements (FM) in der Fassung vom 03.Mai 2006 vor, ist auf Landesebene weitestgehend umgesetzt. Die Prozesse zum Aufbau eines bezirklichen Facility Management gestalteten sich in der Bezirksverwaltung Marzahn-Hellersdorf schwierig. Trotz klarer Beschlusslagen und den damit verbundenen Handlungsvorgaben des Senates von Berlin sowie des Rates der Bezirksbürgermeister wurde bisher keine Serviceeinheit Facility Management auf Bezirksebene eingerichtet. Hauptursache dafür sind die teilweise noch vorhandenen entgegen gesetzten Interessenlagen der Organisationseinheiten, welches eine konstruktive Vorgehensweise und somit eine übergreifende Projektarbeit in der Vergangenheit verhinderten. Eine vordringliche Aufgabe der Bezirksverwaltung Marzahn-Hellersdorf ist der Abbau des Primärdefizits des Bezirkshaushaltes. Die Implementierung einer Serviceeinheit Facility Management ist eine im Konsolidierungskonzept des Bezirksamtes (BAV Nr. 228/III) verankerte Maßnahme, mit der ein wesentlicher Beitrag zur Erreichung dieses zentralen Zieles mit nachhaltiger Wirkung erreicht werden soll. Die Ergebnisse des Endberichtes FM (3.Mai 2006) bilden die Basis für die in der Arbeitsgruppe am 31.08.2007 und 07.09.2007 mehrheitlich beschlossene Organisation zum Aufbau der bezirklichen Serviceeinheit Immobilienmanagement (SE Imm). Insofern wurde darauf verzichtet, Sachverhalte, die nicht bezirksspezifisch, sind erneut zu regeln bzw. zu wiederholen. Die im genannten Endbericht zum FM vorhandenen Arbeitsergebnisse und Anlagen sind in das Konzept des Bezirksamtes Marzahn-Hellersdorf von Berlin eingeflossen. Der Leser wird höflich gebeten alle folgenden Ausführungen im Zusammenhang mit dem Endbericht, welcher im Intranet unter den Seiten der SE OrgIT sowie im allgemeinen Laufwerk T:/OrgIT/AGR Facility Management /Konzepte und Berichte für alle Dienstkräfte des BA Marzahn-Hellersdorf zugänglich ist, zu betrachten. Abschließend erlaube ich mir, mich bei allen Mitgliedern der Arbeitsgruppe für die geleistete Arbeit zu bedanken. Beate Salti Leiterin der Arbeitsgruppe und der SE OrgIT Seite 3 von 19

Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin BA Vorlage Nr.315 III Abschlussbericht der AG FM Kapitel 1 Die SE Facility Management Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf 1 Aufgabenstellung, Ziele und methodisches Herangehen Das Bezirksamt hat in seiner Sitzung am 02.Mai 2007 mit Beschluss der BA Vorlage Nr. 150/III eine Arbeitsgruppe Facility Management eingerichtet. Aufgaben dieser war es, dem Bezirksamt zeitnah einen in der Arbeitsgruppe mehrheitlich beschlossenen Vorschlag zum Aufbau einer Serviceeinheit Facility Management zur Beschlusslage vorzulegen. Die Senatsverwaltung für Finanzen forderte das Bezirksamt im April 2007 auf, ein neues Konsolidierungskonzept vorzulegen sowie konkrete Eckwerte für die Haushaltsjahre 2008-2011 zu definieren. In Erfüllung des Auftrages wurden mit dem Beschluss der Bezirksamtsvorlage (BAV) Nr. 227/III und BAV Nr. 228/III im Juni 2007 maßnahmebezogene Eckwerte festgelegt, darunter die Senkung der Bewirtschaftungskosten für Immobilien des Fachvermögens, Einsparungen durch das bezirkliche Immobilienmanagement und die Abgabe von Immobilien an die Berliner Immobilienmanagement GmbH (BIM). Grundsatz: Facility Management ist ein strategisches Konzept zur optimalen Gestaltung von Rahmenbedingungen für die primären Prozesse der Verwaltung. 1 Die Ziele der Arbeitsgruppe waren: die Organisationsstruktur für ein bezirkliches Facility Management zu entwickeln das Leistungsportfolio für die SE FM zu definieren die Form der Vertragsbeziehungen zu den Fachbereichen des BA im Grundsatz zu regeln die finanziellen und personellen Ressourcen festzulegen Personalentscheidungen vorzubereiten ein grobes Finanzierungsmodell zu erarbeiten Aussagen zum Aufbau sowie zur Nutzung einer einheitlichen Datenbank erste Aussagen zu Übernahme von Aufgaben des Immobilienmanagement an Dritte zu treffen incl. möglicher Soll-IST Betrachtungen. Ziel und Aufgaben des bezirklichen Facility Management müssen sein, den oben aufgeführten Grundsatz weitestgehend umzusetzen, um somit eine hohe Wirtschaftlichkeit der künftigen Serviceeinheit zu erreichen und die Infrastrukturkosten für alle Verwaltungsleistungen des Bezirkes nachhaltig zu senken. Die Zusammensetzung der Arbeitsgruppe ist der Anlage 1 zu entnehmen. Die in den Fachabteilungen vorherrschende hohe Belastung der Führungs- und 1 Quelle:nach Prof. Dr. Runge Seite 4 von 19

Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin BA Vorlage Nr.315 III Abschlussbericht der AG FM Dienstkräfte erlaubte es nicht, für die zu betrachtenden Sachverhalte einzelne Unterarbeitsgruppen einzurichten. Unter Beachtung dessen stellten die Mitglieder der beteiligten Verwaltungsfachbereiche Jugend und Familie, Finanzen, Grundvermögen und Allgemeine Verwaltung, Hochbau und Organisation und Informationstechnik ihre Vorstellungen zum Aufbau eines bezirklichen Facility Management im Rahmen einer Präsentation vor bzw. übergaben Arbeitspapiere. Zur Klärung der Fragen der Aufgabenzuweisung an Dritte wurden Unternehmen der Privatwirtschaft und die Berliner Immobilienmanagement GmbH eingeladen. Die Unternehmen sowie die BIM GmbH präsentierten der Arbeitsgruppe und einzelnen Vertretern des Bezirksamtes ihr Leistungsportfolio. Zusätzlich erfolgte zur Klärung einiger wesentlicher Eckpunkte zwischen den Arbeitsgruppenmitgliedern der Einsatz eines Fragebogens. Die Auswertung der Arbeitsmaterialien, der Präsentationen, die Einzelabstimmungen mit den Fachbereichen sowie die Erarbeitung des Abschlussberichtes nahm die SE OrgIT mit Unterstützung des Steuerungsdienstes, der SE Personal sowie des Rechtsamtes vor. Die Aufbauorganisation, das Personalgerüst der künftigen Serviceeinheit sowie die weitere Vorgehensweise bis zur Einreichung der Bezirksamtsvorlage (BAV) in das Bezirksamt wurden der Arbeitsgruppe am 31.08.2007 in der vorliegenden Fassung vorgestellt und einstimmig von den anwesenden Mitgliedern beschlossen. Die Abstimmungen der BA Vorlage Nr. 315/IIII zur Beschlussfassung für das Bezirksamt fanden in den Sitzung der Arbeitsgruppe am 31.08.2007und 07.09.2007 statt. Die anwesenden Mitglieder der Arbeitsgruppe stimmten der BA-Vorlage 315/III einstimmig zu. Die AG-Mitglieder der Fachbereiche Jugend und BildSport konnten urlaubsbedingt nicht an diesen Sitzungen teilnehmen. Die Abstimmung mit diesen Mitgliedern nimmt die Leiterin der Arbeitsgruppe im Rahmen einer Einzelkonsultation in der 37.KW vor. Der Abschlussbericht der AG FM wurde der Arbeitsgruppe in der Sitzung am 14.09.2007 vorgestellt. 2 Ergebnisse der Arbeitsgruppe 2.1 Rollenmodell und Organisationsstruktur Rollenmodell Eine effiziente Organisationsstruktur erfordert neben klaren Hierarchieebenen die eindeutige Zuordnung von Verantwortlichkeiten, die Bündelung von Kernkompetenzen sowie die Definition bzw. Trennung von Rollen. Im Endbericht FM vom 03.Mai 2006 wird zwischen den Rollen Eigentümer, Nutzer und FM-Dienstleister unterschieden. Eigentümermodell Vermieter-Mieter-Modell Eine graphische Darstellung der Modelle ist im Endbericht FM auf der Seite 13 zu finden. In Auswertung der Arbeitsmaterialien und der Präsentationen bleibt festzustellen, dass im Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf keinem der beiden Modelle der Vorrang eingeräumt wird. Einzelne Mitglieder der Arbeitsgruppe vertreten die Auffassung, dass das Vermieter-Mieter-Modell gegenüber dem Eigentümermodell mehr Vorteile Seite 5 von 19

Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin BA Vorlage Nr.315 III Abschlussbericht der AG FM bringt, andere enthalten sich. Die Fachbereiche bevorzugen eine Mischform. Dabei können sie sich die Abgabe von Fachvermögen an die künftige Serviceeinheit für ausgewählte Objekte z.b. Musikschule, Volkshochschule und Bibliotheken vorstellen. Für andere Objekte wird diese Möglichkeit aus nachvollziehbaren Gründen derzeit nicht gesehen (z.b. im Bereich Schule). Das Fachvermögen des Jugendamtes und die Objekte des Sozialamtes werden in Gänze bereits jetzt von der Organisationseinheit (OE) GrundAV des Bezirksamtes auf der Grundlage einer Servicevereinbarung mit Erfolg verwaltet und bewirtschaftet. Gleiches gilt für Objekte des Sondervermögens z.b. Hafen und Mathilda. Nicht von der OE GrundAV betreut werden bisher Objekte der Abt. BildKultSport, ÖkStadt und WirtTiefBürgOrd. Aus der Anlage 2 können die Objekte des Fachvermögens entnommen werden. Mit der Implementierung einer SE Facility Management kann die überwiegende Zahl der Objekte des Fach- und Finanzvermögens von dieser unter Nutzung des Eigentümermodells verwaltet und bewirtschaftet werden. Den Beweis hierzu liefern die Organisationsstrukturen und Erfahrungen in den anderen Bezirksverwaltungen. Die Vorteile dieser Variante sind im Endbericht FM 3.1.2.2. auf Seite 15 ausgewiesen. Eine Ausnahme bilden die Schulen und Sportstätten. Nach Aussage der Fachabteilung unterscheidet sich das Immobilienmanagement von Schul- und Sportstätten grundlegend von dem der Bürodienstgebäude. Die Besonderheit liegt in der unabdingbaren engen Zusammenarbeit zwischen Nutzer und Eigentümer. Zudem besteht eine enge Verbindung zwischen Gebäudeverwaltung, bezirklichen Beschäftigten, Schulleitern/-innen und der Schulaufsicht, die unter inhaltlich fachlichen Aspekten organisiert werden muss. Bei der angestrebten Vorgehensweise ist es unschädlich, dass bezogen auf die Bezirksverwaltung keines der beiden Modelle flächendeckend zur Anwendung kommt. Zudem bleibt die Entwicklung des Vorhabens Abgabe von Objekten an die BIM GmbH im Kontext zu den Konsolidierungsverpflichtungen des Bezirksamtes abzuwarten. Die in der Anlage 2 grün markierten Objekte sollten nach Abstimmung mit den Fachbereichen sukzessive jedoch spätestens bis zum 01.01.2009 und unter Beachtung der Resultate der Untersuchungen zur Vergabe von Leistungen an Dritte an die BIM GmbH überführt werden. Das Jugendamt zeigt in seinem Arbeitspapier vom 18.Mai 2007 auf, dass sich die Aufgaben der Jugendhilfe immer stärker auf die Wahrnehmung von Kernaufgaben und die Aufgabe des Gewährleisters und Garanten konzentrieren. Mit dem gewählten Modell wird der Forderung der Fachbereiche des Bezirksamtes nach Entlastung von fachfremden Leistungen unter Wahrung der Ressourcenverantwortung Rechnung getragen sowie der Spielraum für die Vergabe an Dritte gesichert. Organisationsstruktur der Serviceeinheit Immobilienmanagement Die Mitglieder der Arbeitsgruppe votierten einstimmig, dass für das bezirkliche Facility Management eine eigenständige Serviceeinheit aufzubauen ist. Alle Leistungen, die dem Portfolio eines FM zugeordnet werden, sind in dieser Organisationseinheit zu bündeln. Die Serviceeinheit soll die Bezeichnung Immobilienmanagement (SE Imm) tragen. Seite 6 von 19

Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin BA Vorlage Nr.315 III Abschlussbericht der AG FM Die Organisationsstruktur berücksichtigt folgende Grundsätze: Das Baumanagement, das kaufmännische und das infrastrukturelle Management werden zusammengeführt. Beachtung der DIN 32736 Gebäudemanagement. Ein strategisches Management ist aufzubauen. Leitungsebenen sind abzuflachen bzw. im Ergebnis der Werkstattphase weiter abzubauen. Identische Leistungen sind mit dem Ziel der Senkung der Abstimmungsprozesse und Bearbeitungszeiten zu bündeln. Schnittstellen sind zu reduzieren. Das vorgeschlagene Organisationsmodell orientiert sich stark an dem Ergebnis der überbezirklichen Arbeitsgruppe. Es werden nachstehende Fachbereiche aufgebaut bzw. in die SE überführt: Baumanagement (Bau) IT Management (IT) Objekt Management (OM) Infrastrukturelles Management (IFM) Vergabe/Einkauf und Verträge (EK) Interner Dienst (Imm ID) CALL Center (virtuelle OE) Die Anlage 3 liefert die Feinstruktur der Aufbauorganisation der SE Imm. In Bezug auf das CALL Center ist zu beachten, dass dieses nur virtuell besteht und von Dienstkräften der SE Imm neben ihrer Hauptaufgabe wahrgenommen wird. Dieses System hat sich in der SE OrgIT Bereich HelpDesk bewährt. Die Mitarbeiter/-innen im CALL Center werden das HelpDesk System der SE OrgIT mitnutzen und verfügen somit über ein einsatzerprobtes technisches Hilfsmittel. Die Objektkoordinatoren/-innen sind die Ansprechpartner für das CALL Center. Sie werden in das Abund Anwesenheitssystem der SE OrgIT eingebunden. Die IT Hotline (HelpDesk) bleibt in seiner Organisationsform bestehen, da es nicht sinnvoll ist, ein funktionierendes System aufzugeben. Die vorgeschlagene Aufbauorganisation der SE Imm geht mit Beschlussfassung durch das Bezirksamt voraussichtlich ab dem 1. Oktober 2007 in die Aufbau- /Werkstattphase. Ausgehend von dem Ergebnis der Werkstattphase evaluiert der Leiter der SE Imm die Struktur und Aufbauorganisation in eigener Verantwortung. Änderung der Organisationsstruktur der Bezirksverwaltung Mit der Inbetriebnahme der SE Immobilienmanagement ergeben sich Änderungen in der Aufbauorganisation der Bezirksverwaltung. Unter Berücksichtigung des Beschlusses des Rates der Bezirksbürgermeister (RdB) vom 31.05.2007 zur Vorlage Nr. R-98/2007 Projekt einheitliche Strukturen der Bezirksverwaltungen entstehen eine Serviceeinheit Finanzen und eine Serviceeinheit Seite 7 von 19

Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin BA Vorlage Nr.315 III Abschlussbericht der AG FM Immobilienmanagement. Der Bereich Organisation und die Aufgaben des strategischen IT-Managements der SE OrgIT werden beim Steuerungsdienst angesiedelt, was in der Mehrzahl der Bezirke bereits praktiziert wird. Die Zuordnung der Serviceeinheiten und der damit verbundene Neuzuschnitt der Abteilungen sind in der Anlage 4 ausgewiesen. 2.2 Aufgabenkatalog der Serviceeinheit Immobilienmanagement Das Leistungsspektrum des Immobilienmanagement unterscheidet sich nicht von dem der anderen Bezirksverwaltungen des Landes Berlin. Der Produktkatalog Version 11 beinhaltet eine ausführliche Beschreibung des Portfolios. Alle mit der Anlage 5 beigefügten Produkte sind in der dort beschriebenen Form in der SE Imm als Dienstleistung möglichst wirtschaftlich zu erbringen. Fazit ist, dass die Aufgabenrealisierung durch ein bezirkliches Immobilienmanagement nicht mit höheren Kosten für die Fachbereiche verbunden sein darf. Ab dem 01.10.2008 sind die Produkte des Facility Management zu beachten und ggf. anzuwenden. Den in einer SE Facility Management möglichen Leistungsumfang zeigen die Abbildungen 12 und 13 auf Seite 52 des Endberichtes FM (Mai 2006). Bei der Umsetzung des bezirksübergreifenden Konzeptes und der damit verbundenen Prüfung der Feinstruktur der Fachbereiche ist zudem die mit der Version 12 des Berliner Produktkataloges geplante Einführung der Produkte Facility Management zu beachten (siehe Anlage 5). 2.3 Rahmenbedingungen 2.3.1 Personalgerüst der Serviceeinheit Immobilienmanagement Ein Ziel der Arbeitsgruppe war es, das Personalmengengerüst für die SE Imm zu ermitteln und die Aufgaben den Dienstkräften zuzuordnen. Dieser Prozess gestaltete sich durch die ungenügende Qualität einzelner Geschäftsverteilungspläne schwierig. Das Resultat ist mit der Anlage 6 dem Abschlussbericht beigegeben und enthält eine überschlägige Ermittlung des Personalmengengerüstes inklusive einer ersten groben Zuordnung der Aufgaben. Die Anlage 6a liefert einen Überblick zum Personalmengengerüst der SE Finanzen und des Steuerungsdienstes. Wichtig für die Umsetzung der mit dem Konsolidierungskonzept zur Sanierung des Haushaltes angestrebten 10 % Einsparung war der Vergleich der Stellenausstattung der SE Imm mit dem Endbericht (EB FM). Nachfolgend ist das Ergebnis tabellarisch dargestellt. Seite 8 von 19

Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin BA Vorlage Nr.315 III Abschlussbericht der AG FM Tabelle 1: Vergleich der Stellenausstattung EB FM und SE Imm Lfd. Bezeichnung der Gruppe Anzahl der Stellen Differenz Nr. Endbericht FM 03.Mai 06 BA MH SE Imm 07.Sept.07 a b b-a 1 Leitung der SE 1 1 0 2 Vergabe/Einkauf/Verträge 4 11 7 3 Interner Dienst Controlling, Finanzen, Personal, usw. 12 18 6 4 Baumanagement 31 33 2 5 IuK Management 17 14-3 6 Objektmanagement 28 19-9 7 Infrastrukturelles Management k.a. 31 k.a. Summe (ohne Infrastrukturelles Management) Summe (incl. Infrastrukturelles Management) 93 96 3 92 127 35 Das im Endbericht FM dokumentierte Personalgerüst basiert unter anderem auf den Daten der Kosten- und Leistungsrechnung per 31.12.2005. Daher ist bei der Auswertung des in der Tabelle aufgezeigten Stellenvergleiches zu beachten, dass die Serviceeinheiten in dem Zeitraum 2006-2008 Einsparungen von insgesamt 28 Stellen erbrachten. Tabelle 2: Entwicklung der Stellenausstattung 2006-2009 ausgewählter Fachbereiche (FM) Kapitel Titel Stellen Doppelhaushalt Differenz 2006/07 2008/09 in Stellen 3305 42201 21,0 17,0-4,0 3305 42501 8,0 3,0-5,0 ZS 29,0 20,0-9,0 3307 42201 10,0 10,0 0,0 3307 42501 11,0 9,0-2,0 ZS 21,0 19,0-2,0 3308 42201 7,0 6,0-1,0 3308 42501 24,0 20,0-4,0 3308 42601 17,0 16,0-1,0 ZS 48,0 42,0-6,0 4211 42201 12,0 9,0-3,0 4211 42501 33,5 36,5 3,0 4211 42511 10,0 0,0-10,0 ZS 55,5 45,5-10,0 5909 42201 4,0 4,0 0,0 5909 42501 11,0 10,0-1,0 ZS 15,0 14,0-1,0 Gesamt 168,5 140,5-28,0 Seite 9 von 19

Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin BA Vorlage Nr.315 III Abschlussbericht der AG FM In Konsequenz der noch vorhandenen Überausstattung von 3 Stellen, ist in der Aufbau-/Werkstattphase die Ausstattung der SE Imm erneut zu überprüfen. Weitere Einsparungen werden unter Beachtung des im Bezirksamt erreichten Gesamtpersonalbestandes von 1.669 Stellen (per 01.01.2008) für den Doppelhaushalt 2008/2009 derzeit nicht gesehen, auch im Zusammenhang mit der bereits bestehenden Unterschreitung der Spannbreite für Personalausgaben in Höhe von 1,6 Mio. Euro sowie der Nichtinanspruchnahme der Personalmittel aus der Fortschreibung der Zuweisung der Globalsumme für den Bezirk. 2.3.2 Personal- und Sachmittel Die Finanzierung der Dienstleistungen, die durch die SE Imm zu erbringen sind, erfolgt analog bisheriger interner Dienstleistungsprozesse über das Budgetierungsverfahren. Danach verrechnen sich die Leistungen der SE an die Kostenstellen des Amtes und in der Folge an die externen Produkte. Die Senatsverwaltung für Finanzen budgetiert damit über den Zuweisungspreis der Produkte auch die Dienstleistungen für das Immobilienmanagement. Die Kosten und die damit korrespondierenden Budgetanteile erscheinen als verumlagte Infrastrukturkosten (wenn interne Produkte einer SE verrechnet wurden) oder als Amts-/Referatskosten (wenn Mitarbeiter des Amtes eigene Immobilien verwalten). Sowohl die zahlungswirksamen Kosten (Personal- und Sachmittel) als auch die kalkulatorischen Kosten unterliegen somit dem Wettbewerbsdruck, der durch die Medianbudgetierung für die Bezirke hervorgerufen wird. Mit der Implementierung der SE Imm sind für die Objekte des Fach- und Finanzvermögens, die von der SE verwaltet und bewirtschaftet werden, alle Infrastrukturkostenanteile aus den Produktbudgets herauszulösen und zentral zu veranschlagen. Die Budgets der Fachbereiche, die die Dienstleistung der SE Imm gemäß dem Eigentümermodell in Anspruch nehmen, verbleiben auf der Nutzerebene. Die SE Imm erhält bei Beauftragung bzw. Abschluss der Servicevereinbarung die auftragsweise Bewirtschaftung für das definierte Budget. Das Budget der SE Imm setzt sich für die Haushaltsjahre 2008/2009 aus den Ansätzen der Fachbereiche Informationstechnik (teilweise), der OE Grundvermögen Allgemeine Verwaltung, der SE Hochbau sowie Teilen der LuV`s BildSport und Jug zusammen. Einzelne Details werden mit der Anlage 7 zur Verfügung gestellt. 2.3.3 Beziehungen zwischen Auftraggeber und Dienstleister Der/Die Leiter/-in der SE Imm schließt per 01.01.2008 mit der Abteilungsleitung eine Zielvereinbarung und mit den Fachbereichen der Bezirksverwaltung eine Servicevereinbarung (SV) ab, in denen je nach Modell der Verrechnungspreis ausgewiesen wird. Dabei ist darauf zu achten, dass jede Servicevereinbarung eine Objektliste sowie eine Übersicht der im Haushaltsjahr zu realisierenden Maßnahmen der großen baulichen und ggf. kleinen baulichen Unterhaltung aufweist. Die SE Imm wird beim Eigentümermodell nach Auftrag durch den Fachbereich (Nutzer) tätig. Zur Vermeidung von unakzeptablen Zeitspannen zwischen Beauftragung und Fertigstellung empfiehlt es sich, auch für die Maßnahmen der großen baulichen Unterhaltung einen Jahresplan aufzustellen und diesen als verbindlich zu erklären. Seite 10 von 19

Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin BA Vorlage Nr.315 III Abschlussbericht der AG FM Maßnahmen der kleinen baulichen Unterhaltung sind ebenso in einer SV zu regeln, wenn möglich in einen Plan zu fassen und abzustimmen. Für die Dienstleistungen wie Reinigung (Schule), Schneeberäumung, Schülertransporte, Schülerversorgung usw. sind auf Antrag der Fachbereiche Vergaben durch die OE Vergabe/Einkauf/Verträge zu tätigen. Auch hierzu ist für planbare Vorgänge eine Anlage der SV beizufügen. Die Beziehungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer sind in der SV klar und eindeutig zu regeln. Mindestens müssen enthalten sein: Formulierung des Gegenstandes Ausweis des Leistungsportfolio Budget Kennziffern und Qualitätsindikatoren Regelungen zum Berichtswesen Regelungen für die Durchführung der Maßnahmen von der Planung bis zur Abnahme; insbesondere Ablauf und Zeitplan der Maßnahmen (Informationstechnik, Bau- und Infrastruktur) Benennung eines fachlich kompetenten Ansprechpartners/-in (Objektkoordinator/-in) der SE Imm Benennung eines fachlich kompetenten Ansprechpartners/-in (Koordinator/-in) des Fachbereiches Regelungen für einen zielgerichteten Informationsfluss (CALL Center) Wirtschaftlichkeit /Interne Verrechnung Laufzeit max. 5 Jahre mit jährlicher Kündbarkeit usw. Die Anlage 8 enthält ein akzeptables Muster für eine Servicevereinbarung, die von dem/der Leiter/-in zu nutzen sind. 2.3.4 Kennzahlensystem CAFM Software Unabdingbar für einen wirtschaftlichen Betrieb der SE Imm ist der Einsatz einer CAFM Software im Bezirk. Hier ist in den vergangenen Jahren viel versäumt worden. Das IT Produkt BUISY wird in einigen BÄ, unbestritten mit großem Arbeitseinsatz, genutzt. Von Vorteil ist, dass im Bezirk vorhandene elektronische Datenbestände in das IT System übernommen werden könnten. Zudem nutzt die BIM GmbH ebenso BUISY und künftig notwendige Datenabgleiche sind dann unkompliziert zu handhaben. Ausführlich wird im Absatz 3.4 Seite 96 des Endberichtes zum FM über Kennzahlen und deren Systeme berichtet. Das System ist vorbildlich von der überbezirklichen Arbeitsgruppe aufgebaut und kann zur Anwendung kommen. Der Senat von Berlin hat zudem mit Beschluss der Vorlage Nr. S-491/2007 vom 03.07.2007 (RdB Vorlage Nr. R 143/2007) das von der Senatsverwaltung für Finanzen vorgelegte Konzept zum Aufbau eines einheitlichen Bestandverzeichnisses aller Liegenschaften des Landes Berlin aufgesetzt. Ziel des Projektes ist es, ein zentrales Bestandsverzeichnis aufzubauen, welches die immobilienbewirtschaftenden Einrichtungen der Berliner Verwaltung einschließlich der Berliner Bezirke in die Lage versetzt, qualifizierte Entscheidungen über die Nutzung bzw. Verwertung des Berliner Immobilienbestan- Seite 11 von 19

Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin BA Vorlage Nr.315 III Abschlussbericht der AG FM des zu treffen. Die Beschaffung einer berlineinheitlichen CAFM-Software ist Bestandteil des Projektes, wobei die Nutzer der Bezirke keinen Zugriff auf den vollständigen Datenbestand erhalten. Der RdB begrüßte mit seinen Beschlüssen zur Vorlage Nr. 75 /2007 und Vorlage Nr. R-143/2007 das Vorhaben vom Grundsatz her, lehnt ihn aber in einer ersten Beratung ab. Gleichwohl hat er die Vorlage zur weiteren Beratung an den Ausschuss für Finanzen und Wirtschaft weitergeleitet, mit dem Ziel, noch offene Tatbestände zu klären. Nach den bisher verfügbaren Informationen soll im HHJ. 2008/2009 eine CAFM Software bereitstehen. Der IT Plan 2008/2009 ist dahingehend zu prüfen, inwiefern für den Einsatz einer CAFM Software im Bezirksamt erweitere Hard- und Softwarebedingungen geschaffen werden müssen. Sofern dies notwendig wird, ist eine kostenneutrale Lösung zu finden. 3 Umsetzung, Zeitschiene und Verantwortlichkeiten Ausgehend von der Beschlusslage im Bezirk Marzahn-Hellersdorf laufen zur Implementierung oder Neuordnung der Aufgaben des Facility Management zwei Untersuchungen. a) Aufbau einer bezirklichen SE Immobilienmanagement b) Vergabe von Objekten an die BIM GmbH Die Arbeitsgruppe hat sich mit beiden Varianten befasst. Aus den vorherigen Ausführungen wird deutlich, dass der Werdegang, ein Facility- bzw. Immobilienmanagement in welcher Variante auch immer aufzubauen, mit gravierenden Veränderungen in der Zuordnung von Leistungen und Ressourcen verbunden ist und einen längeren Zeitraum in Anspruch nehmen wird. Um diese Prozesse für die Bezirksverwaltung auch unter Beachtung der Maßnahmen des Konsolidierungskonzeptes so optimal wie möglich führen zu können, sieht die Arbeitsgruppe die Notwendigkeit, eine Werkstattphase von max. einem Jahr zu durchlaufen. Nach Ablauf dieses Zeitraumes ist davon auszugehen, dass alle laufenden Untersuchungen zu den Alternativen, wie Facility Management betrieben werden kann, abgeschlossen sind und die ersten Erfahrungen vorliegen. Jedoch darf daraus nicht der Schluss gezogen werden, dass damit die Implementierung eines bezirklichen Immobilienmanagement zum jetzigen Zeitpunkt hinfällig wäre. Dies ist deutlich zu verneinen, denn die Bündelung von Aufgaben des FM auf Bezirksebene ist ein wichtiger Prozess für die Konsolidierung des Bezirkshaushaltes sowie für die Vergleichbarkeit mit den Leistungen Dritter. Zur Vermeidung von unnötigen Ausgaben sollten Umzüge bis zum Abschluss der Untersuchungen zur Abgabe von Objekten an die BIM GmbH zurückgestellt werden. Seite 12 von 19

Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin BA Vorlage Nr.315 III Abschlussbericht der AG FM Tabelle 3: Zeitschiene und Verantwortlichkeiten Lfd. Nr. 1 Bezeichnung der Maßnahme Termin zuständig Vorlage einer BA Vorlage zur Beschlussfassung für das Bezirksamt "Einrichtung der SE Imm" 18. Sep. 07 OrgIT L / Ltr.in der AG 2 Beteiligung der ANV OrgIT L / Ltr.in der AG 3 4 4a 4b Zuführung der Aufgaben und Bereiche des FM zur SE Hoch Beginn Aufbau-/ Werkstattphase zur Implementierung der SE Imm Errichtung der SE Imm Aufnahme des Betriebes der SE Imm Aufbau der Feinstruktur unter Beachtung der Ergebnisse der Verhandlungen mit der BIM GmbH incl. Prüfung einer möglichen Verdichtung von Aufgaben Aufbau GVPL und Erstellung der Anforderungspro- file 1. Okt. 07 SE Ltr./-in 1. Jan. 08 SE Ltr./-in SE Ltr./-in SE Ltr./-in 4c Abschluss der Ziel- und Servicevereinbarungen SE Ltr./-in 4d BA-Vorlage: Ziel erster Vorschlag zur Untersetzung der Einsparvorgabe BAV 227/III lfd. Nr. 7 SE Ltr./-in Imm und Fin 5 Abschlussbericht an das Bezirksamt 1. Juni. 08 SE Ltr./-in Seite 13 von 19

Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin BA Vorlage Nr.315 III Abschlussbericht der AG FM Kapitel 2 Die Abgabe von Dienstleistungen des Facility Management an Dritte 1 Abgabe von Aufgaben des Facility Management an Dritte Die Untersuchung alternativer Organisationslösungen ist Teil des Auftrages der Arbeitsgruppe. Mit der Präsentation der Unternehmen der Privatwirtschaft und der BIM GmbH wurde hierzu ein Schritt getan. Die Präsentationsunterlagen der Unternehmen/BIM GmbH geben erste Anhaltspunkte für einen Leistungsvergleich, liefern allerdings für eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung keine hinreichenden Informationen. Hierzu sind konkrete Angebote Dritter notwendig. Mit diesem Bericht wird mit der Anlage 9 ein grober Vergleich der Vor- und Nachteile der möglichen Aufgabenwahrnehmung beigefügt. Aus diesem wird offensichtlich, dass die Variante der Vergabe der Dienstleistungen an die Privatwirtschaft in kurzer Zeit nur schwer erreichbar ist und mindestens für das Ziel des Bezirksamtes - Abbau des Sanierungsstaus mit gleichzeitiger Senkung der Bewirtschaftungskosten - nicht in Frage kommt. Bei Vergabe der Leistungen des Facility Management bleibt die hohe Finanzlast für den Abbau des Sanierungsstaus beim Bezirk und erschwert die Konsolidierung des Haushaltes. Die finanziellen Lasten aus den kalkulatorischen Kosten des Fachvermögens aufgrund des hohen Einflusses im Budgetierungsverfahren verbleiben beim Bezirk. Demzufolge sollte die Möglichkeit der Abgabe an die Privatwirtschaft aus der weiteren Untersuchung ausgegliedert werden. Alle folgenden Aktivitäten der neu zu bildenden Arbeitsgruppe BIM sind auf die Prüfung einer wirtschaftlichen Vergabe der Immobilien an die BIM GmbH zu beschränken. Die Variante BIM GmbH sieht die Übernahme der Immobilien des Fachvermögens der Bezirksverwaltung in das Sondervermögen Immobilien des Landes Berlin vor. Die Grundlage hierzu liefert das Gesetz über die Einrichtung eines Sondervermögens Immobilien des Landes Berlin (SILB ErrichtungsG) in der Fassung vom 4.Dezember 2002 geändert durch das 1.Gesetz vom 7.April 2004 (GVBl.S.173) und das 2.Gesetz vom 14.Juli 2006 (GVBl.S 832). Darin wird im 2 Absatz (1) Nummer 1 und 3 Absatz (2) ausgeführt (Anlage 10). Das Sondervermögen hat die Aufgabe, die ihm zugewiesenen Dienstgebäude an Dienststellen des Landes Berlin und an Dritte zu vermieten. Ein aus der Bewirtschaftung des Sondervermögens sich ergebender Überschuss wird dem Sondervermögen in angemessener Höhe in Form einer Rücklage zugeführt. Die Rücklage dient dem systematischen Abbau des Sanierungsstaus des Sondervermögens. Demnach stellt sich für den Bezirk und seinen Haushalt nach Abgabe der Immobilien (Fachvermögen) in das SILB bzw. die BIM GmbH nicht mehr die Frage, wie der Sanierungsstau ohne auskömmliche Mittelzuweisung abgebaut werden kann. Gleichzeitig wird eine Entlastung im Bereich der kalkulatorischen Gebäudekosten eintreten. Eine Abgabe des Finanzvermögens an den SILB/die BIM GmbH ist bei der herrschenden Rechtslage nicht möglich. Das Bezirksamt nahm im Juli 2007 erste Kontakte mit der BIM GmbH auf. Ziel war es, die Maßnahmen 4 und 5 des Konsolidierungskonzeptes zu aktivieren. Seite 14 von 19

Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin BA Vorlage Nr.315 III Abschlussbericht der AG FM Maßnahmen 4 und 5: Abgabe der Objekte Rathaus Helene-Weigel-Platz 8 und Premnitzer Strasse 11/13 an die BIM GmbH Abgabe der Immobilie Ringkolonaden an die BIM GmbH Derzeit wird mit der Umsetzung beider Maßnahmen von 10% Senkung der Verwaltungs- und Bewirtschaftungskosten pro Objekt ausgegangen. Die BIM GmbH ist gebeten worden, für oben genannte Objekte ein konkretes Angebot vorzulegen. Die dafür notwendige Datenerhebung läuft in der OE GrundAV und der SE Hoch. Sie wird voraussichtlich in der 36.KW abgeschlossen sein. Auf diesem Datenfundament kann die BIM GmbH dem Bezirksamt ein erstes Angebot unterbreiten, welches im Anschluss zu begutachten bzw. zu bewerten ist. Ggf. muss das Angebot verhandelt bzw. qualifiziert werden. Fazit ist, dass die Objektabgabe nicht in Kürze abgeschlossen sein wird. Die BIM GmbH verfolgt das Ziel, nicht nur einzelne stark sanierungsbedürftige Objekte in die Verwaltung und Bewirtschaftung zu übernehmen, sondern erwartet auch die Abgabe von gewinnbringenden Immobilien. Beim Bezirksamt liegt die Bereitschaft vor, nach Prüfung eines qualifizierten Angebotes alle Bürodienstgebäude an die BIM GmbH abzugeben (Schreiben des BzStR FinIm vom 24.August 2007 an den Staatssekretär SenFin). Deshalb erscheint es umso wichtiger, dass alle Objekte (außer Schule) in die weiteren Betrachtungen einfließen. Nach den Ausführungen in der Präsentation der BIM GmbH kann erwartet werden, dass die Übertragung des Grundvermögens in das SILB/an die BIM GmbH keine Nachteile in sich birgt. Im Bereich der Hauptverwaltungen wird die Miete vollständig refinanziert. Für die Bezirke wird sich die Medianbudgetierung allerdings auswirken, wobei zu erwarten ist, das die Mietpreise unterhalb der in der KLR abgebildeten Vollkosten (bw und buw) liegen. Deshalb bleibt das Mietangebot der BIM GmbH abzuwarten. 2 Abgabe von Leistungen an die BIM GmbH 2.1 Abgrenzung übertragbarer Leistungen auf der Grundlage des Berliner Produktkataloges der Bezirke Die Zeit bis zum Vorliegen des Angebotes der BIM GmbH sollte für die detaillierte Prüfung der möglichen Abgabe von Leistungen im Bezirk genutzt werden. Hierzu erarbeitet die SE OrgIT auf der Basis des Produktkataloges Version 11 eine Übersicht (ohne Schule), welche eine erste aber sicherlich noch unvollständige Einschätzung enthält (siehe Anlage 11 und 11a). In Auswertung der Präsentation der BIM GmbH bleibt festzustellen, das nachstehende Produkte/Leistungen nicht von der BIM GmbH oder dem Landesbetrieb für Gebäudewirtschaft übernommen werden: Seite 15 von 19

Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin BA Vorlage Nr.315 III Abschlussbericht der AG FM Produktbereich IT Controlling / Organisation und Verwaltung Nr. Produktgruppe Nr. Produktbezeichnung 1 Informationsvermittlung 78339 Informationsbereitstellung intern 2 Organisation 78580 Organisationsuntersuchung/ -beratung 3 Informationstechnik 79452 Infrastrukturbetrieb; Beschaffung IT 79453 Konzeption und Realisierung IT 79454 Einführung und Weiterentwicklung IT Verfahren 79455 Verfahrensbetrieb IT Anbieter 79456 Verfahrensbetreuung IT Anbieter 79465 Verfahrensbetrieb IPV 79459 Verfahrensbetrieb NBR 79462 Verfahrensbetrieb BASIS 79741 Fernmeldeangelegenheiten 4 Telefon / Fernmeldeang. 79647 Infrastruktur Telekommunikation 5 Post- und Vervielfältigung 72712 Postverteilungs- und Postbearbeitungangelegenheiten 77780 Vervielfältigung 6 Eigentumsangelegenheiten 79350 R-Kommunalvermögen Sicherung Folgende Produkte/Leistungen werden nach Einschätzung der SE OrgIT anteilig von der BIM GmbH/dem LfG angeboten. Hier verbleiben die Leistungen nutzerseitig beim Bezirksamt und für die Immobilie bauseitig erfolgt die Übertragung an die BIM GmbH. Produktbereich Organisation und Verwaltung/Standardprodukte Nr. Produktgruppe Nr. Produktbezeichnung 1 Arbeits- und Brandschutz 78340 Arbeits- und Brandschutz 2 Immobilienverwaltung 79390 Transporte (kleine hausinterne Umzüge BA; restliche Leistung BIM GmbH) 79740 Immobilienverwaltung (ggf. Lfg) 3 Interne Serviceleistungen 77768 Zentrale Ausschreibungsleistung (VOL) 78350 Anlagenbuchhaltung 78351 Beschaffung Seite 16 von 19

Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin BA Vorlage Nr.315 III Abschlussbericht der AG FM Leistungen/Produkte die grundsätzlich an die BIM GmbH übertragen werden, Kontroll-, Steuerungs- und Revisionsaufgaben bleiben beim BA (BA Team). Produktbereich Technische Gebäudeverwaltung Nr. Produktgruppe Nr. Produktbezeichnung 1 Technische Gebäudeverwaltung 79051 Architekten- u. Ingenieurleistungen 79052 Planung und Durchführung 79054 Energie- u. Verbrauchsmanagement 79055 Nichtdelegierbare Bauherrenleistungen 2 Bauprojekt des Hochbaus 79372 Architekten- und Ingenieurleistungen 79387 HOAI Grundleistungen 79387 Projektsteuerung Hochbau 79053 Projektleitung Hochbau Die Zuordnung der Produkte bzw. Einzelleistungen (Anlage 11, 11a) sowie die Ersteinschätzung der SE OrgIT ist durch alle zuständigen Fachbereiche zu überprüfen und ggf. zu überarbeiten (Arbeitsgruppe BIM). 2.2 Die Organisationsstruktur der SE Logistik, Informationstechnik und Grundstücke (LogITGrund) und Änderungen der Struktur des BA Unter Berücksichtigung der im Bezirksamt disponiblen Informationen und Erkenntnisse fertigte die SE OrgIT eine grobe Aufbauorganisation für eine künftige Serviceeinheit Logistik, Informationstechnik und Grundstücke. Des Weiteren wurde die Struktur des Bezirksamtes angepasst. Beide Aufbauorganisationen sind in der Anlage 12 und 12a graphisch dargestellt. 2.3 Das Personalgerüst der SE LogITGrund Die Veränderungspotentiale, die mit der Einrichtung der SE LogITGrund im Personalbereich erzielt werden, können hinsichtlich einer detaillierten Stellenausstattung noch nicht in einer gesicherten Form definiert werden. Durchaus möglich sind aber erste Aussagen zu den Leistungen, die im Bezirksamt verbleiben. Mögliche Einsparpotentiale im Personalbereich durch die Abgabe von Leistungen können erst nach konkreten Abstimmungen mit der BIM GmbH und nur in Zusammenarbeit mit den Fachbereichen erhoben werden (siehe Anlage 13). 3 Die nächsten Schritte Mit der Verfügbarkeit des Angebotes der BIM GmbH ist, dem Bezirksamt eine Entscheidungsempfehlung vorzulegen. In dieser ist die Annahme der 10% Senkung der Kosten für die Verwaltung und Bewirtschaftung der Immobilien auf Dauer zu prüfen sowie die Wirtschaftlichkeit des von der BIM GmbH angebotenen Mieter-Vermieter- Modells nachzuweisen. Seite 17 von 19

Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin BA Vorlage Nr.315 III Abschlussbericht der AG FM Unter Beachtung der Entwicklung im Bezirk und der Annahme, dass die Datenerfassung für die BIM GmbH in Kürze abgeschlossen sein wird, erarbeitete die SE OrgIT gemeinsam mit dem StD Informationsmaterial und Arbeitsunterlagen für die weitere Betrachtung der Vergabe von Objekten. Diese Dokumente bedürfen zwingend einer Beurteilung bzw. Einschätzung durch die zuständigen Fachbereiche und sind lediglich als ein erster Vorschlag zu bewerten. Übersicht der Einnahmen und Ausgaben für Fach- und Finanzvermögen per 12/2006, Matrix für die Bewertung einzelner Objekte _Anlage 14 Erstbewertung der Abgabe der Leistungen an Dritte auf der Basis des PK _Anlage 11, 11a und 13 Fragenkatalog als Hilfestellung für die im Bezirk zu bildende Arbeitsgruppe BIM _Anlage 15 Der Punkt 1 des Kapitels 2 beinhaltet die Empfehlung, eine neue Arbeitsgruppe BIM zu installieren. Nachstehend ein Vorschlag für die Zusammensetzung der Arbeitsgruppe, die ihre Arbeit spätestens nach dem Eintreffen des Angebotes der BIM GmbH im Bezirk Marzahn-Hellersdorf aufnehmen sollte. Tabelle 4: Vorschlag für die Zusammensetzung der Arbeitsgruppe BIM BzStR FinIm Steuerungsdienst Rechtsamt SE Personalservice SE Finanzen LuV Sozialamt SE Imm LuV BildSport LuV BiblKult LuV Jug LuV StaplVerm LuV NatUm LuV BWA LuV Tief LuV Bürg LuV VetLebOrd ANV Leitung der AG Mitglied der AG Mitglied der AG Mitglied der AG Mitglied der AG Mitglied der AG Mitglied der AG Mitglied der AG Mitglied der AG Mitglied der AG Mitglied der AG Mitglied der AG Mitglied der AG Mitglied der AG Mitglied der AG Mitglied der AG Teilnahme im Rahmen der vertrauensvollen Zusammenarbeit Seite 18 von 19

Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin BA Vorlage Nr.315 III Abschlussbericht der AG FM VERZEICHNIS DER ANLAGEN UND TABELLEN ANLAGE 1 ANLAGE 2 ANLAGE 3 ANLAGE 4 Zusammensetzung der Arbeitsgruppe FM des BA MH Objekte des Fachvermögens Aufbauorganisation der SE Imm Aufbauorganisation des BA MH ANLAGE 5 Produktübersicht der SE Imm (PK Version 11 und 12) ANLAGE 6 ANLAGE 6a ANLAGE 7 ANLAGE 8 ANLAGE 9 ANLAGE 10 ANLAGE 11 ANLAGE 11a ANLAGE 12 ANLAGE 12a Personalmengengerüst der SE Imm Personalmengengerüst der SE Fin und des StD Budget 2008 (kameral) der SE Imm Servicevereinbarung der SE Imm (Muster) Vergleich zur Wahrnehmung der Aufgaben des FM Verwaltung_Private_BIM GmbH SILB ErrichtungsG Vorschlag zur Abgabe von Leistungen an Dritte_Basis PK Version 11/2007 Standardprodukte Vorschlag zur Abgabe von Leistungen an Dritte_Basis PK Version 11/2007 Fachprodukte Aufbauorganisation der SE LogITGrund (BIM) Aufbauorganisation des Bezirksamtes (BIM) ANLAGE 13 Personalkosten pro Produkt per 12/2006 ANLAGE 14 ANLAGE 15 Ausgaben und Einnahmen für die Verwaltung und Bewirtschaftung des Fach- und Finanzvermögens per 12/2006 Fragekatalog als Hilfestellung für die im Bezirk zu bildende Arbeitsgruppe BIM TABELLE 1 TABELLE 2 Vergleich der Stellenausstattung Endbericht FM (Mai 06) und SE Imm (Seite 9) Entwicklung der Stellenausstattung 2006-2009 ausgewählter Fachbereiche des FM (Seite 9) TABELLE 3 Zeitschiene und Verantwortlichkeiten (Seite 13) TABELLE 4 Vorschlag für die Zusammensetzung der Arbeitsgruppe BIM des BA MH (Seite 18) Seite 19 von 19

BA MarzHelld OrgIT L Anlage 1 Zusammensetzung der Arbeitsgruppe "Facility Management" im Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin Abteilung / Stabsstelle Fachbereich Bearbeiterzeichen Name Funktion in der Arbeitsgruppe GesSozPers SE Organisation und Informationstechnik OrgIT L Frau Salti Leitung der AG mit Stimmrecht SE Organisation und Informationstechnik OrgIT 11 Frau Schulze Protokollantin ohne Stimmrecht SE Personalservice Pers L Frau Klostermann Mitglied mit Stimmrecht FinIm SE FinGrundAV FinGrundAV L Herr Preuß Mitglied mit Stimmrecht SE Hochbau Hoch L Herr Landmann Mitglied mit Stimmrecht BildKultSport Amt für Bildung, Kultur und Sport BildKultSport L Herr Carow Mitglied mit Stimmrecht Jugend und Familie Jugendamt Jug Dir Frau Jahn Mitglied mit Stimmrecht Stabsstelle Steuerungsdienst StD L Frau Dr. Haupt Mitglied und stellv.leitung AG mit Stimmrecht Stabsstelle Rechtsamt RA L Herr Döring ANV Personalrat PR Herr Seifert Mitglied ANV Frauenvertreterin FV Frau Semjow Mitglied ANV Vertrauensperson der Schwerbehinderten SBV Frau Brauer Mitglied Mitglied (a-periodische Teilnahme zwecks Behandlung von Rechtsfragen) mit Stimmrecht mit Beratungsfunktion * mit Beratungsfunktion * mit Beratungsfunktion * * = Die Beteiligung der Arbeitnehmervertretungen zur BA-Vorlage "Aufbau der SE Facility Management" erfolgt gemäß PersVG; LGG und SGB Achtung! Das Stimmrecht gilt nur für die in der BA-Vorlage Nr. 150 / III ausgewiesenen Arbeitsgruppenmitglieder, d.h. der/die Vertreter/ -in besitzt kein Stimmrecht.

BA MarzHelld OrgIT l / StD L Objekte des Fachvermögens Anlage 2 Fachvermögen lfd.nr. AbteilungFinIm / KTR Objekt 1 92000001 BDG Helene-Weigel-Pl.8 2 92000002 BDG Premnitzer Str.4 3 92000003 Premnitz.11-13 (Ka) 4 92000004 Landsberger Allee563 5 92000005 BDG Wolfener Str. 2A 6 92000006 BDG A-Salomon-Platz 3 7 92000007 Riesaer Str. 94/Jenaer Str.11 8 92000008 Etkar-Andre-Str.8 9 92000009 Schkopauer Ring 2 10 92000010 Schwarzburg.Str.8-10 11 92000015 Naumburger Rg 15-19 12 92000016 Doebeln.Str.F985 60% 13 92000018 Hoenow.91 BueA4 Mahl 14 92000019 Marz.Promen.11 BueA6 15 92000020 Havemannstr.24 BueA7 16 92000021 H.-Weigel-Platz 10 17 92000023 Altlandsbger Platz 2 18 92000024 Havemannstr.24 19 92000025 Mehrower Allee 22 20 92000026 Premnitzer Str. 5/7 Abteilung BildKultSport 21 93000002 10G01 Schorfheidestr.42 22 93000003 10G03 Woerlitzer Str.31 23 93000004 10G04 Geraer Ring 2 24 93000005 10G05 Borkheider Str. 28 25 93000006 10G06 Schleusinger Str.17 26 93000008 10G07 Max-Herrmann-Str.5 27 93000009 10G08 Parsteiner Ring 24 28 93000010 10G09 Jan-Petersen-Str.18 B 29 93000011 10G10 Stolzenhagener Str.9 30 93000012 10G11 Kienbergstr.59 31 93000013 10G12 Amanlisweg 40 32 93000014 10G13 Cecilienstr.81 33 93000016 10G14 Murtzaner Ring 37 34 93000019 10G16 Dankratweg 19 35 93000020 10G17 Ludwigsfelder Str.7 36 93000024 10G18 Kastanienallee 118 37 93000027 10G19 Eilenburger Str.1 38 93000028 10G21 Cottbusser Str.23 39 93000030 10G22 Lichtenhainer Str.2 40 93000034 10G25 Nossener Str.85 41 93000035 10G26 An der Schule 13-17 42 93000036 10G28 Erich-Kaestner-Str.64 43 93000039 10G29 Teterower Ring 79 44 93000042 10G30 Am Feldrain 47 45 93000043 10G32 Hultschiner Damm 219 46 93000046 10G31 Adolfstr.25 47 93000047 10G33 Ulmenstr.79-85 48 93000101 10H02 Golliner Str.2 49 93000102 10H03 Parsteiner Ring 46 1von 5

BA MarzHelld OrgIT l / StD L Objekte des Fachvermögens Anlage 2 Fachvermögen 50 93000103 10H04 Mittenwalder Str.5 51 93000105 10H06 Kastaniena.85 bis31.7.06 52 93000106 10H08 Peter-Huchel-Str.35 53 93000200 10R11 Hohenwalder 2 ab 08/06 54 93000201 R02 Eisenacher 121 bis 31.07.06,dann S02 55 93000202 10R03 Kienberg.57 bis 31.7.06 56 93000203 10R04 Alberichstr.24 57 93000207 10R12 Geithainer 12 ab 08/06 58 93000209 10R08 M-Twain-27 ab 08/06 S09 59 93000211 10R09 Peter-Huchel-Str.37 60 93000300 10Y01 Sella-Hasse-Str.25 61 93000304 10Y02 Schulstr.11 62 93000305 10Y03 AdK 134/136 63 93000306 10G13 Zwischennutz Blenheim.51 64 93000307 10Y05 AdK 121/123 65 93000308 10Y06 Ade.-Sandrock-Str.73-75 66 93000309 10Y07 Carola-Neher-Str.65 67 93000311 10Y08 Kyritzer Str.103 68 93000314 10Y10 Elsenstr.9 69 93000400 10T01 Liebensteiner Str.24 70 93000401 10TO2 Glambecker Ring 90 71 93000402 T03 R-Leonhard-13/15 bis 31.07.06 72 93000404 T05 Wernerstr.48 bis 31.07.06 73 93000405 10T06 Luckenwalder Str.53 74 93000406 10T07 A.Hellersdorfer Str. 7 75 93000500 10S01 Murtzaner Ring 35 76 93000501 10S02 L-Renn-3/A-Doeblin-18 77 93000503 10S03 Geraer Ring 54 78 93000504 10S05 Flaemingstr.16/18 79 93000505 10S04 Ketschendorfer Str.21 80 93000506 10S06 Schoenewalder Str.9 81 93000508 10S07 Klingenthaler Str.32 82 93000509 10S09 Oschatzer Ring 1 83 93000511 10S08 Eilenburger Str.4 84 93000700 10A04 Kolleg M-Arendsee-15 85 93000701 Kltierhof/Muehle A.Marzahn 63 86 93000800 Sportanlg AdK 131 87 93000801 Sportanlg W-Felsenstein-Str16 88 93000802 Sportanlg M-Arendsee-Str.17 89 93000803 Sportkomplex Eugen-Roth-Wg 22 90 93000804 Sportkomplex Geraer Ring 30A 91 93000805 Sportanlg Cecilienstr.80 92 93000806 Sportanlg Grabensprung 50-56 93 93000807 Sportkomplex Schoenagelstr.70 94 93000808 Sportanlg Fra-Stenzer-Str.45 95 93000810 Sportanlg Schwarzburg.Str.10A 96 93000814 Tennisanlage Lappiner Str.12 97 93000815 Sportanlg Wittenberger Str.48 98 93000819 Sportkomplex Am Rosenhag 99 93000820 Sportanlg Teterower Ring 71 100 93000821 Sportkomplex Lassaner Str.19 101 93000822 Sportplatz vor Kita 102 93000823 Sporthalle Wuhlestr.18 2von 5

BA MarzHelld OrgIT l / StD L Objekte des Fachvermögens Anlage 2 Fachvermögen 103 93000825 2 Sporthallen AdK 143 + 143 A 104 93000826 Sporthalle Landsberg.All.465A 105 93000827 Sporthalle Dessauer Str.10 106 93000828 Sporthalle Tangermuender Str.5 107 93000829 Sporthalle Teterower Ring 87 108 93000832 TH- Gadebuscher Str. 25 109 93000833 Stadion Wuhletal 110 93000834 SFG Lubminer Str.39 111 93000835 HdSports Havellaender Ring 32 112 93000836 Sporthalle Garzauer Str.30 113 93000837 Sporthalle Hermsdorfer Str.27 114 93000838 Sporthalle Franz-Stenzer-41/43 115 93000840 Sporthal.Schragenfeldstr.15/17 116 93000841 Sporthalle Oberweißbach.Str.12 117 93000842 2 Sporthallen Naumburger Rg 1 118 93000843 Sporthalle Kummerower Ring 40 119 93000845 Sporthalle Bruno-Baum-Str.72 120 93000846 Sporthal.Tangermuender Str.107 121 93000847 Sporthalle Kastanienallee 57 122 93000849 Sporthalle Am Baltenrg 1E 123 93000850 Sporthalle Ru-Leonhardt-Str.15 124 93000902 Musikschule Maratstr.182 125 93000903 Bezirksmuseum Alt Marzahn51 126 93000904 KulturGut Alt Marzahn 23 127 93000906 Schloß Biesdorf A.Biesdorf 55 128 93000907 Kunsthaus"Flora" Florastr. 113 129 93000908 Kulturforum Carola-Neher-Str.1 130 93000909 Jugendkunstsch. Kummerow.Rg 44 131 93000910 Filmclub"Kiste"HeidenauerStr10 132 93000920 VHS Cottbusser Str.25 ab 12/05 133 93002000 FFM Marzahner Promenade 55 Abteilung JugFam 133 94000001 frtr 01.KE Marchwitzastr.47/49 134 94000002 frtr 05.KE AdK 73/75 ab11/04 135 94000006 frtr 12.KE Bruno-Baum-Str.58 136 94000007 frtr 14.KE Blumberg.D.139/141 137 94000011 frtr 24.KE R-Wallenberg-58/60 138 94000012 frtr 25.KE Blumberg.D 227/229 139 94000013 frtr 28.KE Liebensteiner 20/22 140 94000017 frtr 41.KE Braunsdorfer Str.11 141 94000019 frtr 43.Kita Schwabenallee 86 142 94000023 frtr55.ke+56.kita Rabenste.20/ 143 94000024 frtr 57+64.KE Schorfheid.48/50 144 94000025 frtr 66.KE Gera.R 50/52 a.7/05 145 94000027 frtr KE LandsbgT.A.LandsbergP4 146 94000029 frtr 15.KE Zühlsdorf.16/18 147 94000030 frtr 38.KE Garzauer Str29/31 148 94000031 frtr 46.KE Glambeck.Rg 50/52 149 94000032 frtr 54.KE Belziger Rg 55/57 150 94000034 frtr 03.KE Gadebuscher 21/23 151 94000035 frtr 7.KE A/B Teterow.Rg 34/36 152 94000038 frtr 15.KE Lil-Braun-Str.80/82 3von 5

BA MarzHelld OrgIT l / StD L Objekte des Fachvermögens Anlage 2 Fachvermögen 153 94000044 frtr 28.KE A/B Kastanien.28/30 154 94000047 frtr 38.KE Zossener Str.53/55 155 94000050 JFZH Hip-Hop ab 08/06 156 94000051 frtr 45.KE Stollberger 25/27 157 94000054 frtr 52.KE JGD Bauerwitz.Wg 33 158 94000059 frtr 61.KE Pestalozzistr.28 159 94000060 frtr 62.KE Schrobsdorf.28 160 94000062 frtr 65.KE Kikemalerstr. 161 94000065 frtr 70.KE Langenbeckstr.8/10 162 94000066 frtr 76.KE Finkelstein-Str.6/8 163 94000069 frtr 86.KE Zerbster Str.99/101 164 94000072 frtr 34.K/Boot e.v. Fercher.10 165 94000073 frtr 47.K.ev.Kirche Adorfer6-8 166 94000074 frtr 78.K/Hum.Verb.Waldheimer 167 94000075 frtr 80.K/Boot e.v.a.kunz-st41 168 94000076 frtr 23.K/Boot e.v Suhler St43 169 94000077 frtr53.k/jahreskr.ingolstädt28 170 94000078 frtr Klax e.v.distelfalter 41 171 94000500 frtr JCanderswo Fichtelberg18A 172 94000501 JC"Springpfulhaus" H-Weigel-P4 173 94000502 JC"Klinke" Bruno-Baum-Str.56 174 94000503 frtr Agrarboerse AdK 170 175 94000505 JC "M 3"(Muchte)Mehrow.Allee 3 176 94000506 JC "Im Puls"(C18) R-Leonhard-2 177 94000507 frtr Dialog Wuhlethalstr.70 178 94000508 JC"Mehrweg" Wittenberger Str78 179 94000510 JC"A.Landsberg."ProetzelerR.13 180 94000511 Fair Marzahner Promenade 51 181 94000513 frtr JC Wurzel Dessauer Str.1 182 94000515 frtr Blockhütte Wörlitzer 24a 183 94000518 frtr Blockhütte Rabenstein.10 184 94000519 frtr Europa f.kind.e.v. AdK 77 185 94000520 frtr Kids u.co Murtzaner Rg72 186 94000523 frtruno+kiek in,märkisch.a.414 187 94000524 frtr Plattenverb Glambeck.R.80 188 94000525 frtr Stadtteilz.Rosenbeck.25 189 94000527 frtr Verschied.Dessauer Str.4A 190 94000528 frtr pad e.v.flämingstr.14 MZG 191 94000529 JFH "U5" Auerbacher Ring 25 192 94000530 JFH"Joker" A.HellersdorferStr3 193 94000531 JFH"HellaMaedchenc"Tangermue2a 194 94000532 JFH "Lubminer" LubminerStr.38 195 94000534 JFH Villa Pelikan Hellersd.27 196 94000536 JFH"Titanic"Teterower Ring 168 197 94000537 frtr Kaktus Stendaler Str.43 198 94000538 JFH"Nische" Louis-Lewin-Str40c 199 94000539 JFH"East End"Tangermuender 127 200 94000540 frtr Nachbschaftsh.KastanA53/5 201 94000541 frtr JFH"Helliwood"Torgauer 27 202 94000542 frtr JFH Scheune A.d.Schule 83 203 94000543 frtr A.Kaulsdorf A.Kaulsdorf43 204 94000544 frtr JFH "Kids&Co"Senftenbg.10 205 94000545 frtr JFH "Tresor"Ludwigsfd.2A 4von 5