Lexware plus line: Anleitung für einen Rechnerwechsel Inhalt I. Umzug von Lexware plus* auf einen neuen Rechner und Durchführen einer Installation (Seite 1) *Die plus line umfasst die Programme Lexware business plus, fehlzeiten, financial office plus handwerk, handwerk plus, reisekosten sowie reisekosten plus II. III. Sonderfall: Rechnerwechsel und gleichzeitiges Update von Lexware 2012 auf Version 2014 (Seite 3) Anhang: Hinweis zur manuellen Datensicherung und rücksicherung, wenn Ihr Lexware Programm nicht mehr startet (Seite 4) I. Umzug von Lexware plus auf einen neuen Rechner und Durchführen einer Installation a. Sicherung Ihrer Daten b. Installation und Einrichtung der neuen Installation c. Rücksicherung Ihrer Daten Wichtig: Wollen Sie den Rechnerumzug mit einem Update von 2012 auf Version 2014 verbinden? Dann lesen Sie unbedingt zuerst Kapitel II (Seite 3) a. Datensicherung 1. Zielordner anlegen Legen Sie im Windows Explorer auf einem lokalen Laufwerk - z. B. auf C:\ - einen neuen Ordner an. Nennen Sie den Ordner Dateitransfer. Speichern Sie in diesem Ordner vorerst alle Dateien, die Sie für den Wechsel benötigen. Übertragen Sie den Ordner später auf einen beliebigen anderen Datenträger. Das kann ein USB-Stick oder Netzlaufwerk sein. 2. Benutzerdaten sichern Erstellen Sie über das Menü Datei - Datensicherung eine aktuelle Datensicherungsdatei. Wählen Sie bei Sicherungsart den Typen Gesamtsicherung aus. www.support.lexware.de 1
Zu den Optionen: Selbst angepasste Formularvarianten sichern: Aktivieren Sie dazu im Assistenten Formulare... mitsichern. Lassen Sie die Dokumente... mitsichern, wenn Sie für mindestens eine Auftrags- / Belegart die PDF-Erzeugung aktiviert haben oder die Dokumentenverwaltung nutzen. Stellen Sie auf der nächsten Seite (3) über die Schaltfläche Durchsuchen den Pfad zum Zielordner Dateitransfer ein. 3. ELSTER-Zertifikat sichern Verwenden Sie für die Übertragung von Steuerdaten ein ELSTER-Software Zertifikat, das auf dem PC gespeichert ist? Dann kopieren Sie die Zertifikat-Datei in den Ordner Dateitransfer. Sie erkennen die Datei an der Endung.PFX. Tipp: Sie wissen nicht, wo die Zertifikatdatei gespeichert ist? Rufen Sie im Programm Extras - ELSTER - ELSTER konfigurieren auf und wechseln in den Auswahlbereich ELSTER Zertifikat. Hier sehen Sie den Pfad zum ELSTER-Software Zertifikat. 4. dakota-zertifikat sichern Falls Sie innerhalb von Lexware financial office plus handwerk das Modul lohn+gehalt verwenden, ist zusätzlich die Sicherung des dakota-zertifikats erforderlich. Im Menü Extras - dakota - dakota einrichten wechseln Sie in den Auswahlbereich Datensicherung. Über die Schaltfläche Datensicherung starten erstellen Sie die Sicherungsdatei. Wählen Sie im Sicherungsassistenten über die Schaltfläche Durchsuchen den Ordner Dateitransfer. b. Installation auf dem neuen Rechner Hinweis: Eine ausführliche Installations-Anleitung finden Sie im technischen Handbuch. 1. Verwenden Sie nur den Lexware plus-datenträger mit der aktuellsten Programmversion, die Ihnen vorliegt. 2. Sie wissen nicht, wo Sie Ihre Seriennummer finden? Ihnen liegt eine CD/DVD vor: Im Lieferumfang ist ein Seriennummer-Zertifikat enthalten. Sie haben die Software als Download erworben: Sie finden die Seriennummer meist auf der Bestelleingangsbestätigung oder Rechnung. Generell wird die Seriennummer auch in der alten Installation angezeigt. Starten Sie das Programm und öffnen den Menüpunkt? - Info. Eine Seriennummer passt immer nur zu der einen Jahresversion des Lexware-Programms. 3. Der vorgeschlagene Standard-Speicherort sollte unverändert bleiben. 4. Stellen Sie nach der Installation sicher, dass Ihre Programmversion auf dem neuesten Stand ist. Aktualisierungen erhalten Sie über den Lexware Info Service. Starten Sie ihn direkt aus dem www.support.lexware.de 2
Programm heraus über den Menüpunkt? - Lexware Info Service. Alternativ stehen Ihnen Programm-Aktualisierungen auf http://support.lexware.de zur Verfügung. c. Datenrücksicherung 1. Stellen Sie den Zugriff auf den Ordner Dateitransfer her (siehe Punkt a. 1.) 2. Starten Sie das Programm und spielen Ihre Daten über Datei - Datensicherung - Rücksicherung ein. Geben Sie im Rücksicherungsassistenten über die Schaltfläche Sicherung suchen den Pfad zum Ordner Dateitransfer an. Der Dateinamen der Datensicherung beginnt mit LxOffice. Falls Sie Formulare aus dem Modul Warenwirtschaft mitsicherten, führen Sie zuerst eine Gesamtrücksicherung durch. Wenn Sie den Assistenten erneut aufrufen und unten den entsprechenden Punkt setzen, werden auch Ihre eigenen Formulare zurückkopiert. 3. Bei Bedarf wird im nächsten Schritt automatisch eine Datenbankaktualisierung durchgeführt. 4. Falls Sie ein ELSTER-Software Zertifikat verwenden, kopieren Sie die PFX-Datei aus dem Ordner Dateitransfer in einen beliebigen Ordner auf der Festplatte (z. B. in Dokumente ). Wenn Sie zum ersten Mal Steuerdaten übertragen, geben Sie im Assistenten auf der Seite ELSTER-Zertifikat dieses Verzeichnis an. 5. Haben Sie wie oben beschrieben dakota-daten gesichert, müssen diese Daten für die weitere Verfügbarkeit in Lexware lohn+gehalt wieder hergestellt werden. Rufen Sie dort Extras - dakota - dakota einrichten auf. Starten Sie über den Auswahlbereich Datensicherung die Funktion Datenrücksicherung starten. Wechseln Sie in den Ordner Dateitransfer, wo sich die Sicherungsdatei befindet. Prüfen Sie im Auswahlbereich Zertifikate die korrekte Übernahme des Zertifikats. Sobald das Programm auf Ihrem neuen Rechner voll funktionsfähig ist, deinstallieren Sie es auf Ihrem alten PC. II. Sonderfall: Rechnerwechsel und gleichzeitiges Update von Lexware 2012 auf Version 2014 Falls Sie mit Version 2012 arbeiten und auf Ihrem neuen Rechner jetzt die aktuelle Version 14.00 (2014) installieren möchten, beachten Sie Folgendes: Ab Version 2013 verfügen die Programme über einen neuen Sybase SQL-Datenbankserver. Daher ist wichtig, das Update und die Datenbankumstellung noch auf dem alten PC durchzuführen. Hinweise: Für einen Rechnerwechsel mit gleichzeitigem Update von Lexware plus 2013 auf Version 2014 ist das Update auf dem alten Rechner nicht erforderlich. Ein direktes Update von Version 2011 ist nicht möglich. Hier ist eine Zwischenversion nötig. Das Setup 2014 verlinkt zu Beginn auf ein Onlineformular, über das Sie eine kostenlose Zwischenversion anfordern können. Zur Durchführung des Updates von 2012 auf 2014 benötigen Sie Administratorrechte. 1. Legen Sie die Lexware plus-dvd mit der Versionskennung 14.00 in dem PC ein, auf dem sich die Datenbank der Vorversion befindet. Der genaue Ablauf ist im technischen Handbuch ab Seite 81 beschrieben. 2. Starten Sie nach dem Update das Programm als Supervisor. Es ist eine Datensicherung zu erstellen, nach der die Datenbankumstellung erfolgt. 3. Führen Sie jetzt die Schritte in Kapitel I aus. www.support.lexware.de 3
III. Anhang: Hinweis zur Datensicherung bzw. rücksicherung, wenn Ihr Lexware Produkt nicht mehr startet Ziehen Sie für folgende Schritte einen Administrator oder versierten Anwender hinzu. Manuelle Datensicherung 1. Stellen Sie zuerst sicher, dass der Datenbankserver nicht mehr gestartet ist. Je nach Betriebssystem, gehen Sie dazu so vor: Windows 8 Tippen Sie auf der Startseite den Begriff Dienste ein. Die Suchzeile mit der Trefferanzeige erscheint. Klicken Sie unterhalb von Apps auf Einstellungen und wählen den Treffer Lokale Dienste anzeigen. Windows Vista und Windows 7: Klicken Sie auf den Startknopf von Windows. Geben Sie in der Suchzeile den Begriff Dienste ein. Wählen Sie den Treffer mit der Bezeichnung Dienste. Windows XP: Öffnen Sie Start - Einstellungen - Systemsteuerung - Verwaltung Dienste In der Liste der lokalen Dienste klicken Sie den Eintrag Lexware Datenbank plus mit der rechten Maustaste an und wählen Eigenschaften. Stellen Sie bei Dienststatus auf Beenden und wählen bei Starttyp Deaktiviert aus. 2. Um die Daten jetzt manuell zu sichern, öffnen Sie Ihren Windows Explorer und erstellen zunächst einen neuen Ordner, der von Ihnen leicht wiederzufinden ist. Nennen Sie diesen z. B. LexDaten. 3. Wechseln Sie in das Lexware-Verzeichnis mit den Daten ** 4. Kopieren Sie folgende Verzeichnisse komplett in den eben erstellten Ordner LexDaten: Datenbank Daten Formulare Damit ist die manuelle Datensicherung abgeschlossen. Den Inhalt von LexDaten können Sie per DVD, externem Speicher oder Netzwerk auf den neuen Rechner kopieren. Manuelle Datenrücksicherung Wichtig: Eine manuelle Rücksicherung können Sie ausschließlich in die gleiche oder eine höhere Programmversion durchführen. 1. Stellen Sie zuerst sicher, dass der Datenbankserver nicht mehr gestartet ist (siehe Manuelle Datensicherung, Punkt 1) 2. Öffnen Sie den eben erstellten Ordner LexDaten. Kopieren Sie aus dem Verzeichnis Datenbank die mit F beginnenden Unterordner (mit Ausnahme des Ordners F0 - also F1, F2 usw.) in den Ordner Datenbank Ihrer Lexware Installation ** 3. Kopieren Sie zusätzlich folgende Dateien in den Ordner Datenbank : LxOffice.db LxOffice.log LexKK.db LexKK.log www.support.lexware.de 4
4. Nur falls Sie vor der Deinstallation auf dem alten System mit abgeänderten Formularen gearbeitet hatten und diese weiterhin verwenden möchten: Kopieren Sie die betreffenden Formulardateien aus dem Ordner LexDaten\Formulare\... an die gleiche Stelle im neuen Verzeichnis Formulare*. 5. Wenn Sie das Bescheinigungswesen eingesetzt hatten, kopieren Sie zusätzlich noch das Unterverzeichnis Bescheinigungswesen aus LexDaten\Daten nach Daten\Bescheinigungswesen *. Wichtig: Andere Bestandteile aus LexDaten dürfen nicht zurückkopiert werden! *Überschreiben Sie dabei alle schon mit gleichem Namen vorhandenen Dateien und Verzeichnisse. **So finden Sie die Verzeichnisse Ihrer Lexware Installation Die Standardpfade lauten*** (falls Sie das Datenverzeichnis bei der Installation anders benannt haben, ersetzen Sie die hier aufgeführten Pfade durch Ihre eigenen): Ab Windows Vista Windows XP C:\ProgrammData\Lexware\Plus\Daten C:\ProgrammData\Lexware\Plus\Datenbank C:\ProgrammData\Lexware\Plus\Formulare C:\Dokumente und Einstellungen\All Users\Anwendungsdaten\Lexware\Plus\Daten C:\Dokumente und Einstellungen\All Users\Anwendungsdaten\Lexware\Plus\Datenbank C:\Dokumente und Einstellungen\All Users\Anwendungsdaten\Lexware\Plus\Formulare ***Da die Ordner ProgramData bzw. Anwendungsdaten und alle Unterordner versteckte Ordner sind, werden Sie normalerweise nicht im Windows Explorer angezeigt. Um die Ordner anzuzeigen, ändern Sie folgende Einstellung: Ab Windows Vista: Öffnen Sie den Windows Explorer. Wählen Sie aus dem Menü Organisieren - Ordner- und Suchoptionen. (Windows 8: Ansicht - Optionen - Ordner- und Suchoptionen ändern ) Wählen Sie den Reiter Ansicht und scrollen bis Versteckte Dateien und Ordner herunter. Markieren Sie Ausgeblendete Dateien... anzeigen. Klicken Sie auf Übernehmen und OK. Windows XP: Öffnen Sie den Windows Explorer. Klicken Sie auf Menü Extras- Ordneroptionen. Wählen Sie das Register Ansicht und scrollen bis Versteckte Dateien und Ordner herunter. Markieren Sie hier das Kästchen Alle Dateien und Ordner anzeigen. Klicken Sie auf Übernehmen und OK. www.support.lexware.de 5