Potenzialabschätzung zum Kongressstandort Aachen

SYMBIOS Venues Potenzialabschätzung zum Kongressstandort Aachen Warum eine Studie zum Kongressstandort Aachen? Analyse und Bewertung des Kongressstandorts Aachen im Status Quo 2010 Abschätzung der Potenziale des Kongressstandorts Aachen 2010 plus Empfehlungen zum weiteren Vorgehen BERICHT Symbios AG Karlsruhe / Aachen im November 2010

Auftraggeber: EUROGRESS Aachen Aachen Tourist Service e.v. Bau- und Liegenschafts- - betrieb Nordrhein-Westfalen RWTH AachenCampus GmbH Auftragnehmer: Symbios AG An der Raumfabrik 10 Ansprechpartner: 76227 Karlsruhe Dr. Johannes Feifel (Projektleitung) Telefon: 0721 / 48 48 6-0 Dipl.-Geogr. Bernd Wolff Telefax: 0721 / 48 48 6-11 Email: info@symbios.com Bearbeitungszeitraum: März-November 2010 November 2010 Potenzialabschätzung Kongressstandort Aachen 2

1 Warum eine Studie zum Kongressstandort Aachen? Ausgangssituation: Keine aktuelle Übersicht zum Kongress- und Tagungsmarkt in Aachen vorhanden Unklarer Bedarf an Kongress- und Tagungsinfrastruktur bei der sich dynamisch entwickelnden Exzellenz-Universität RWTH Aufgabenstellung: Wie ist heute der Umfang des Kongress- und Tagungsmarktes in der Stadt Aachen charakterisiert? (Analyse und Bewertung Status Quo 2010) Welche Potenziale hat die Stadt Aachen als Standort für Wissenschafts- und Wirtschaftskongresse und wie sollte die Kongressinfrastruktur dimensioniert werden? (Abschätzung Potenzial 2010 plus) Inhaltlich-methodisches Vorgehen / Informationsgrundlagen: Auswertung von 20 Interviews mit ausgewählten Experten und Leistungsträgern (darunter 9 aus der RWTH) und von 32 (aus 196 = 16,3 %) schriftlichen Befragungen (darunter 9 von der RWTH und 2 von Fraunhofer Instituten in Aachen) Auswertung zur Verfügung gestellter Unterlagen (wie z.b. Veranstaltungskalender und Raumbelegungen Eurogress 2007 bis 2009, Broschüre aachen congress (Stand 03/2010), diverse Fachgutachten zu Aachen (Hotel, Tourismus u.a.)) Eigene Einschätzungen und Bewertungen November 2010 Potenzialabschätzung Kongressstandort Aachen 3

2 Analyse und Bewertung des Kongressstandorts Aachen im Status Quo 2010 Kongress- Hardware im Status Quo 2010 (I): 1) Eurogress Aachen a) Eurogress: 12 VA-Räumlichkeiten und ca. 6.700 qm VA-Fläche (mit Foyerflächen); dazu noch weitere 12 Räumlichkeiten im angrenzenden Hotel Quellenhof; Kapazität Großer Saal (Europa-Saal) 1.700 Personen, Mittlerer Saal (Berlin-Saal ) 650 Personen sowie Kleiner Saal (Brüssel-Saal) 430 Personen b) Gute Funktionalität: Möglichkeit von Parallelveranstaltungen, Vielfalt an auch teilbaren Räumlichkeiten u.a.m. c) Das aus den 1970er Jahren stammende Eurogress, einst als reines Kulturzentrum konzipiert, hat nicht zuletzt daher heute strukturell bedingte Nachteile im Konferenzbereich mit den 8 Konferenzräumen (trotz Renovierung in 1998) wie z.b. Ambiente, Raumzuschnitte, Deckenhöhen, Veranstaltungstechnik usw. 2) Sonstige Kongress- und Tagungsstätten in Aachen a) In Aachen gibt es weitere 19 Kongress- und Tagungsstätten mit einer Mindestkapazität von 50 Personen im größten Veranstaltungsraum sowie einer aktiven Teilnahme am Kongress- und Tagungsmarkt (z.b. über Präsenz in der Broschüre aachen congress ). b) Die Räumlichkeiten der RWTH und FH sind nur theoretisch verfügbar (z.b. Hochschulbetrieb, Lage der Räume). c) Andere Kongress- und Tagungsstätten sind deutlich kleiner als das Eurogress (und RWTH) dimensioniert und daher eher für mittlere Kongresse (bis ca. 400 Personen) und Tagungen (bis ca. 200 Personen) geeignet. d) Kongress- und Tagungsstätten in Aachen liegen meist verstreut und nicht beim größten Nachfrager (RWTH). November 2010 Potenzialabschätzung Kongressstandort Aachen 4

2 Analyse und Bewertung des Kongressstandorts Aachen im Status Quo 2010 Kongress- Hardware im Status Quo 2010 (II): Veranstaltungszentrum: a) QUANTITATIVE AUSSTATTUNG: Anzahl Räumlichkeiten * Sitzplätze im größten Raum (Reihe) Verbund EUROGRESS AACHEN / Quellenhof 24 1.700 Verbund RWTH Aachen insgesamt 90 1.043 Fachhochschule Aachen > 10 420 Casino Aachen 7 400 Altes Kurhaus (Ballsaal und Klangbrücke) 2 324 AGIT Technologiezentrum Europaplatz Aachen (TZA) 6 300 Tivoli Aachen 4 300 Erholungs-Gesellschaft Aachen 1837 5 250 Mercure Aachen Europaplatz 4 250 Novotel Aachen City 7 240 Bilderberg Kasteel Vaalsbroek 8 220 Hotel - Kastel Bloemendal 5 220 Schloss Rahe Business Center GmbH 5 200 Handwerkskammer Aachen 3 160 Hotel Schweizerhof 4 120 Hotel Ibis Aachen Normaluhr 2 120 Hotel Ibis Aachen Marschiertor 2 70 Aula Carolina 1 665 Forum M 1 349 Analyse: Eignung der jeweiligen Kapazitäten für Kongresse, Wettbewerbssituation Eignung auch für größere Kongresse ( RWTH jedoch nur bedingt (nur während vorlesungsfreien Zeiten)) Eignung nur für kleinere und mittlere Kongresse: Stätten mit mehr als einer Räumlichkeit sowie teilweise mit Integration im Hotel und dadurch geeignet zur Durchführung von kleineren und mittleren Kongressen. Eignung nur für kleinere Kongresse und Tagungen: Zum einen Stätten mit mehreren (aber vergleichsweise kleinen) Räumlichkeiten, zum anderen Aula Carolina und Forum M mit nur einer, aber vergleichsweise großen Räumlichkeit. * Alle Räumlichkeiten mit einer Gesamt-Kapazität von mehr als 50 Personen in Reihe (ohne Foyers) Quelle: www.hotel.de, www.agit.de; www.locations-aachen.de; www.alemannia-aachen.de/tivoli/tivoli-business-events/raeumlichkeiten/; Gastronomie Casino Aachen: Komplettangebote Fazit: Für größere Kongresse (ab ca. 400 Personen) ist nur das Eurogress uneingeschränkt geeignet, jedoch fehlt dort insbesondere ein zusätzlicher Saal für ca. 1.000 Personen! November 2010 Potenzialabschätzung Kongressstandort Aachen 5

2 Analyse und Bewertung des Kongressstandorts Aachen im Status Quo 2010 Kongress- Software im Status Quo 2010 (I): 1) Eurogress Aachen a) Belegungsengpass im Europa-Saal: 112 Veranstaltungen und 136 Veranstaltungstage pro Jahr (Ø 2007-09) = ca. 85% bzw. ca. 82% des idealtypischen Belegungs-Maximums; andere Räumlichkeiten jedoch mit niedrigeren Auslastungen b) Veranstaltungsarten: alle, aber Schwerpunkt bei Kongressen u.ä. Veranstaltungen (Ø 2007-09: insgesamt 93 Veranstaltungen und 136 Veranstaltungstage) meist über die RWTH und deren Umfeld; darunter sind auch viele Veranstaltungen mit überregionaler und internationaler Ausstrahlung. c) Kaum freie Zeitfenster im Europa-Saal, da viele Veranstaltungen mit langen Belegungen für Auf-/Abbau, Proben usw. 2) RWTH a) Institute der RWTH: ca. 250-300 Kongresse und Tagungen pro Jahr (ca. 50 % weniger als 100 Teilnehmer, ca. 35 % von 100 bis unter 400 Teilnehmer und ca. 15 % mit mehr als 400 Teilnehmern) b) WZLforum und International Academy der RWTH: weitere ca. 100 Schulungs-, Zertifizierungs- u.ä. Veranstaltungen mit ca. 4.000 Teilnehmertagen pro Jahr 3) Sonstige Kongress- und Tagungsstätten a) Die meisten VA: nicht im Eurogress, sondern in den sonstigen Stätten (diese Veranstaltungen sind aber deutlich kleiner) b) Hier starke Präsenz (neben der RWTH) der lokalen und regionalen Wirtschaft als Veranstalter Fazit: In Aachen werden jährlich ca. 2.400 Wissenschafts- und Wirtschaftsveranstaltungen unterschiedlicher Art und Größe durchgeführt, die von ca. 340.000 Teilnehmern besucht werden (s. Anhang, S. 12). November 2010 Potenzialabschätzung Kongressstandort Aachen 6

2 Analyse und Bewertung des Kongressstandorts Aachen im Status Quo 2010 Kongress- Strategie im Status Quo 2010 (II): Die RWTH ist mit Abstand der wichtigste Player für Wirtschaft und Bevölkerung in Aachen und entsprechend auch der Motor des Kongressstandortes Aachen; andere Nachfrager (wie z.b. Wirtschaftsunternehmen, Verbände usw.) sind nur von untergeordneter Bedeutung. Eine adäquate Plattform zum Wissens- und Informationstransfer von Wissenschaft, Forschung und Wirtschaft ist für die Exzellenz-Universität RWTH zu ihrer weiteren Entwicklung als führende europäische Technologie-Hochschullandschaft zwingend erforderlich. Diese Anforderung werden nur bedingt durch das Eurogress und die anderen Kongress- und Tagungsstätten in Aachen erfüllt. Aachen hat (bislang noch) nicht das Image einer Kongressstadt (trotz gut eingespieltem Team von Eurogress und Aachen Tourist Service e.v.). Fazit: Das Angebot an attraktiven Kongressen und Tagungen ist für die von Hochschulen geprägte Stadt Aachen von zentraler Bedeutung. Für die Weiterentwicklung der Kongressstadt Aachen ist daher ist ein konsequenter Ausbau der Kongress - Hardware sowie eine forcierte Vermarktung der Kongressstadt Aachen erforderlich! November 2010 Potenzialabschätzung Kongressstandort Aachen 7

3 Abschätzung der Potenziale des Kongressstandorts Aachen 2010plus Abschätzung der Potenziale der Kongress- Hardware 2010 plus 1) Es gibt signifikante Defizite im vorhandenen Raumangebot im Eurogress bzw. in der Stadt Aachen für Kongressveranstaltungen, und zwar vordringlich: fehlender Mittlerer Saal für ca. 1.000 Personen (Reihe) fehlende ca. 2.000 qm (netto) Foyerfläche für kongressbegleitende Messen und Ausstellungen fehlende ca. 5 Konferenzräume in einer Größenordnung von ca. 100 bis ca. 300 Personen (parlamentarisch, teilbar) für Konferenzen, Seminare, Break-out-Rooms usw. 2) Es besteht Bedarf am Ausbau des Standorts Eurogress (z.b. über eine Umnutzung des Casinos) in der Dimensionierung der aufgezeigten Raumdefizite zu einem Zentrum für größere Kongresse (1.700-2.000 Personen), da das Eurogress deutliche Standortvorteile hat (z.b. Innenstadtnähe, Umfeld mit Stadtpark, Casino und Carolus-Thermen, Verbund mit Hotel Quellenhof, Parkplatzangebot, geringere Investitionen (im vorhandenen Eurogress-Baukörper nur Modernisierung des Konferenzbereichs erforderlich!) u.a.m.). 3) Es ist eine Bereitstellung eines Tagungs-/Schulungszentrums (für bis zu ca. 500 Personen) mit Hotel auf dem Campus (insbesondere für die sich dynamisch entwickelnden WZLforum und RWTH International Academy) erforderlich. 4) Darüber hinaus ist für potenzielle Kongress-Großveranstaltungen und eine Vielzahl von weiteren Veranstaltungsarten (Konzerte, Shows, Sport, Ausstellungen u.a.) eine Multifunktionshalle im Bereich Campus West für ca. 3.000 Personen erforderlich. Fazit: Es besteht in Aachen Bedarf am Ausbau der Kongress- und Tagungs- und der begleitenden Infrastruktur (z.b. Hotel) sowie einer Multifunktionshalle für Großveranstaltungen. November 2010 Potenzialabschätzung Kongressstandort Aachen 8

3 Abschätzung der Potenziale des Kongressstandorts Aachen 2010plus Abschätzung der Potenziale der Kongress- Software 2010 plus 1) Bei optimierter Kongress- Hardware in Aachen wären deutlich mehr Kongresse als bisher möglich: Hochschulund Forschungsbereich (RWTH mit ihren ca. 400 Professoren, Fraunhofer Institute und Fachhochschule) sind als Aachener Kongressmotor und erfolgsgarant zu sehen; lokale und regionale Wirtschaft bieten nur geringe Potenziale für weitere größere Veranstaltungen. 2) Die Potenziale sind jedoch weniger bei Großkongressen mit 1.750 und mehr Personen (nach Befragung evtl. ca. 5-10 Großkongresse p.a. möglich) vorhanden, sondern bei Kongressen, Tagungen, Seminaren, Schulungen und Fortbildungen in kleinerer und mittlerer Größenordnung (bis ca. 500 Personen). 3) Aachen hat dabei beste Chancen für naturwissenschaftliche und technische Kongresse mit meist preisbewussten Teilnehmern und auch für wirtschaftsaffine Kongresse im hochpreisigen Bereich und mit hohen Anforderungen (wie z.b. 4/5 Sterne-Hotel, Catering, Events, Rahmenprogramme usw.). Fazit: Bei optimierter Kongress- und Tagungsinfrastruktur in Aachen können im Vergleich zum Status Quo ca. 330 (ca. 14 %) zusätzliche Veranstaltungen erwartet werden. Dabei werden die größeren Veranstaltungen (mit über 500 Teilnehmern) überdurchschnittlich stark zunehmen! Entsprechend wird eine Zunahme der Teilnehmer um ca. 173.000 (ca. 51 %) gegenüber dem Status Quo prognostiziert (s. Anhang S. 13 und 14)! November 2010 Potenzialabschätzung Kongressstandort Aachen 9

3 Abschätzung der Potenziale des Kongressstandorts Aachen 2010plus Abschätzung der Potenziale der Kongress- Strategie 2010 plus Eine Ausschöpfung der aufgezeigten Software- Potenziale sollte erfolgen über: 1) Bereitstellung der erforderlichen Kongress- Hardware an einem Standort sowie der begleitenden Infrastrukturen (z.b. Hotel) für die beiden Zielgruppen naturwissenschaftliche und technische Kongresse mit eher preisbewussten Teilnehmern sowie wirtschaftsaffine Kongresse mit hohen Anforderungen, 2) eine enge Abstimmung insbesondere zwischen den Hochschulen (RWTH, Fachhochschule, Fraunhofer Institute), ATS und Eurogress durch weitere Professionalisierung des face-to-face-kontakts, insbesondere bei neu berufenen Professoren, 3) ein offensives Marketing mit z.b. gezieltem Herausstellen von Alleinstellungsmerkmalen, wenn die Kapazitäten erweitert werden. Fazit: Bei einer optimierten Kongress- Hardware und einhergehenden Maßnahmen (z.b. forciertes Marketing) kann sich Aachen als Kongressstadt in der vorderen Reihe der Ersten Liga bei naturwissenschaftlichen und technischen Kongressen sowie bei Schulungen/Weiterbildungen etablieren und einen Spitzenplatz in der Zweiten Liga bei wirtschaftsaffinen Kongressen sichern! November 2010 Potenzialabschätzung Kongressstandort Aachen 10

4 Empfehlungen zum weiteren Vorgehen Empfehlungen für das weitere Vorgehen: Der Erfolg der Kongressstadt Aachen steht und fällt mit den Hochschulen. Die heutige Kongress- und Tagungsinfrastruktur entspricht jedoch nicht den Anforderungen der Hochschulen. So hat die mit Exzellenz-Status prämierte RWTH insbesondere durch die Erweiterung des Campus Melaten und beim Westbahnhof auch künftig ein weiteres Wachstum an Kongressen und Tagungen, jedoch benötigt sie hierfür auch eine statusgerechte Kongress- und Tagungsinfrastruktur. Folgende Schritte empfehlen sich dabei für das weitere Vorgehen: 1) Bildung einer informellen Arbeitsgruppe Kongress- Hardware mit Vertretern der RWTH, der RWTH Campus GmbH, des Bau- und Liegenschaftsbetriebs NRW, des Aachen Tourist Service e.v., des Eurogress sowie der Stadt Aachen zur Steuerung und weiteren Realisierung des aufgezeigten Handlungsbedarfs Kongress- Hardware (z.b. Bestimmung der jeweiligen Raumprogramme für das Eurogress sowie für das Tagungs-/Schulungszentrum auf dem Campus, des jeweiligen Flächenbedarfs, der Standortszenarios, der jeweiligen Kostenschätzungen und der Wirtschaftspläne für Bau & Betrieb usw.) 2) Bildung einer informellen Arbeitsgruppe Kongress- Software mit Vertretern der RWTH, des Eurogress und des ATS zur gemeinsamen Weiterentwicklung bereits vorhandener Kongresse sowie Kreierung und Umsetzung neuer Kongressthemen 3) Konzeption und Umsetzung eines Marketings zur Profilierung der Stadt Aachen als Hochschul- und Kongressstadt (z.b. Stadt Aachen Stadt der Wissenschaften und Kongresse ) November 2010 Potenzialabschätzung Kongressstandort Aachen 11

5 Anhang Kongress- und Tagungsmarkt in Aachen: Status Quo 2010 Kongress- und Tagungsstätte (mit mindestens 1 Raum für 50 Personen in Reihe sowie Präsenz in Broschüre "aachen congress") Eurogress Aachen RWTH Aachen darunter WZL Forum ggmbh und RWTH International Academy Hotels in Aachen* Sonstige Lokalitäten ** Insgesamt (gerundet) Anzahl Wissenschafts- und Wirtschaftsveranstaltungen (VA) VA insgesamt Davon VA-Tage mit.. TN 1.000 500-999 100-499 < 100 100 150 35 40 50 25 90.000 15 VA-Tage 400 600 (unberücksichtigt, 50 550 43.000 da im Eurogress) 100 150 0 0 10 140 4.200 1.400 1.800 0 5 145 1.650 130.000 500 650 0 5 170 475 79.000 2.400 3.200 35 50 415 2.700 341.000 Quelle: Eigene Schätzung (Grundlage: Veranstaltungsstatistiken 2007-09 des Eurogress, Angaben ausgew ählter Kongressund Tagungsstätten in Aachen und der RWTH Aachen sow ie Ergebnisse aus Befragungen) * Pullman Aachen Quellenhof, Novotel Aachen City, Mercure Aachen Europaplatz, Ibis Aachen Marschiertor, Ibis Aachen Normaluhr, Bilderberg Kasteel Vaalsbroek (NL), Schloss Rahe Business Center, Schloss Bloemendal (NL) ** Tivoli Aachen, Casino Aachen (Klassisches Spiel), AGIT Technologiezentrum Europaplatz (TZA), Aula Carolina, Altes Kulturhaus (Ballsaal und Klangbrücke), Forum M, Erholungsgesellschaft Aachen VA-Tage insgesamt Teilnehmer insgesamt November 2010 Potenzialabschätzung Kongressstandort Aachen 12

5 Anhang Symbios-Einschätzung zu neuen zusätzlichen Wissenschafts- und Wirtschafts- VA pro Jahr bei optimierter KuT-Infrastruktur in Aachen Veranstaltungsart (FuE = Forschung und Entwicklung, KuT=Kongresse und Tagungen, VA=Veranstaltung, ) Wissenschaft KuT von RWTH, FH u.a. öffentlichen Bildungs- /Wissenschafts/ FuE-Institutionen Schulungen/Fortbildungen von RWTH, FH u.a. öffentlichen Institutionen KuT von privat mit Schwerpunkt Wissenschaft/ FuE (mit oder ohne begleitender Ausstellung / Messe) Anzahl der erwarteteten VA p.a. bei optimierter Infrastruktur Davon mit... TN pro VA-Tag 1.750 1.000-1.749 Insgesamt 500-999 100-499 < 100 60 5 5 10 15 25 80 0 0 0 30 50 10 0 0 5 5 0 Wirtschaft Messe/Ausstellung (ohne begleitenden Kongress) 10 5 5 0 0 0 Incentives oder ähnliches 30 0 0 0 10 20 Seminare, Schulungen, Prüfungen u.a. 60 0 0 0 20 40 Kongresse von Wirtschaft für Wirtschaft 40 0 0 5 25 10 Firmen-VA (z.b. JHV, Produktpräsentationen) 40 0 0 0 15 25 Insgesamt VA 330 10 10 20 120 170 Insgesamt VA-Tage 425 25 30 40 150 180 November 2010 Potenzialabschätzung Kongressstandort Aachen 13

5 Anhang Entwicklung Kongress- und Tagungsmarkt in Aachen Status Quo 2010 Potenzial 2010 plus Insgesamt Entwicklung Status Quo Potenzial Wissenschafts- und Wirtschafts-VA in AC: VA- VA-Tage Davon VA-Tage mit.. TN TN insgesamt insgesamsamt 500-999 100-499 < 100 insge- 1.000-1.750 1.750 2.400 3.200 0 35 50 415 2.685 340.000 330 425 25 30 40 150 180 172.750 2.730 3.625 25 65 90 565 2.865 512.750 % 13,8% 13,3% X 85,7% 80,0% 36,1% 6,7% 50,8% November 2010 Potenzialabschätzung Kongressstandort Aachen 14