Erasmusbüro Psychologie Formulare, Deadlines und Vorgehen
Formulare was beim Ausfüllen zu beachten ist Die Erfahrungen der letzten Jahre zeigen, dass die Auszahlung der Fördergelder des DAAD häufig dadurch verzögert wird, dass Formulare nicht korrekt ausgefüllt wurden. Das bedeutete, dass Outgoings über einige Zeit ohne Geld in ihrem Gastland auskommen mussten. Damit es nicht zu derlei Verzögerungen kommt, erhalten Sie hiermit Ausfüllhilfen für Formulare sowie Informationen zu Deadlines und zum Ablauf. 17.04.2019 Informationsveranstaltung zu Formalien der Erasmusbewerbung 2
Deadlines - an der Universität Hamburg Informationsveranstaltung November des Vorjahres Bewerbung um einen Platz im Erasmus-Programm 1. Dez. bis 31. Jan. Platzvergabe bis Mitte Febr. Platzannahme bis Ende Febr. Nominierung abhängig von Partnerland bis Mitte April 17.04.2019 Informationsveranstaltung zu Formalien der Erasmusbewerbung 3
Deadlines - an der Gastuni Bewerbung an der Gastuni Die Gastuni teilt Ihnen die Deadlines mit der Annahme Ihrer Nominierung mit. Halten Sie diese unbedingt ein. Grant Agreement Sobald vorhanden aus Mobility Online ausdrucken, unterschreiben und im Erasmusbüro einreichen. Learning Agreement Part I Before Mobility Muss einen Monat vor Beginn Ihres Aufenthaltes von allen Seiten unterschrieben in Mobility Online hochgeladen sein. Confirmation of Stay Part I Part I als Scan in Mobility Online hochladen und das Original unbedingt für den Eintrag der Abreise aufheben!!! Ggfs. Learning Agreement Part II During mobility Muss 5 Wochen nach Beginn des Aufenthaltes von allen unterschrieben in Mobility Online hochgeladen sein., 17.04.2019 Informationsveranstaltung zu Formalien der Erasmusbewerbung 4
Deadlines - zurück in Hamburg Confirmation of Stay Sie laden die komplett ausgefüllte Confirmation of Stay sofort nach Ihrer Rückkehr in Mobility Online hoch. OLS, EU-Survey Gfs. Learning Agreement Part III Sie erhalten Links zum Sprachtest und zum Survey sobald Sie zurück sind. Sollten Sie kein Transcript of Records von Ihrer Gastuni erhalten, müssen Sie Part III des Learning Agreement ausfüllen. Transcript of Records Sobald Ihnen das Transcript of Records vorliegt, laden Sie es in Mobility Online hoch. Immatrikulationsbescheinigung Laden Sie eine Immatrikulationsbescheinigung Ihres Auslandssemesters in Mobility Online hoch. 17.04.2019 Informationsveranstaltung zu Formalien der Erasmusbewerbung 5
Deadlines und Fristen Für einen reibungslosen Ablauf Ihres Auslandsaufenthaltes müssen von der Bewerbung bis zum Ende des gesamten Verfahrens bestimmte Deadlines und Fristen eingehalten werden: 1. Bewerbungsfrist: vom 01.12. bis zum 31.01. eines jeden Jahres können Sie sich in Mobility Online für einen Platz im Erasmus+ Programm bewerben. Hierfür laden Sie in Mobility Online die folgenden Unterlagen hoch: a) Lebenslauf b) Motivationsschreiben c) Vorläufige Kurswahl d) Immatrikulationsbescheinigung des Semesters, in dem Sie sich bewerben e) Leistungsnachweis, Transcript of Records oder Abiturzeugnis f) Ggfs. einen Sprachnachweis 17.04.2019 Informationsveranstaltung zu Formalien der Erasmusbewerbung 6
Deadlines und Fristen 2. Nachdem Ihre Bewerbung angenommen wurde und Ihnen ein Platz an einer Universität Ihrer Wahl angeboten wurde, nehmen Sie diesen in Mobility Online verbindlich an. Hierzu erhalten Sie eine Aufforderung per E-Mail. 3. Haben Sie Ihren Platz angenommen, nominiert das Erasmusbüro Sie an der Gastuniversität. Diese nimmt Ihre Nominierung in den meisten Fällen an und informiert Sie über weitere Schritte und Fristen, die der Bewerbung an der Gastuni dienen. Die Bewerbungsdeadlines an den unterschiedlichen Gastunis sind sehr verschieden. Lesen Sie also die Bewerbungsinformationen Ihrer Gastgeber sehr aufmerksam! 17.04.2019 Informationsveranstaltung zu Formalien der Erasmusbewerbung 7
Deadlines und Fristen 4. Die hiesige Abteilung für Internationales stellt auf der Grundlagen Ihrer Stammdaten ein Grant Agreement aus, wenn Ihre Bewerbung an der Gastuni erfolgreich war. Das Grant Agreement drucken Sie aus und reichen es unterschrieben im Original in Ihrem Erasmusbüro ein. Es ist ein Vertrag zwischen Ihnen und der Universität Hamburg/ dem DAAD, der Ihre Rechte und Pflichten regelt. 5. Sie füllen nun das Learning Agreement Part I aus und lassen dieses von allen Seiten unterschreiben. Es muss unbedingt einen Monat vor Ihrer Abreise in Mobility Online hochgeladen sein. Sie laden eine Immatrikulationsbescheinigung für das Semester, in dem Sie sich beworben haben, in Mobility Online hoch. 17.04.2019 Informationsveranstaltung zu Formalien der Erasmusbewerbung 8
Deadlines und Fristen 7. Alle Erasmus-Studierenden müssen an einem online-sprachtest (OLS) in der Unterrichtssprache des Gastlandes teilnehmen. Dieser wird einmal vor und einmal nach dem Aufenthalt durchgeführt und ist obligatorisch. Dabei geht es nicht darum besonders gut zu sein der DAAD erhebt lediglich, ob und wie sich Ihre Sprachkenntnis durch den Auslandsaufenthalt entwickelt. Außerdem können Sie auf der Grundlage des Niveaus Ihrer Sprachkenntnis an Online- Sprachkursen teilnehmen. 17.04.2019 Informationsveranstaltung zu Formalien der Erasmusbewerbung 9
Deadlines und Fristen 8. An der Gastuni angekommen, lassen Sie Part I der Confirmation of Stay unterschreiben und laden einen Scan davon in Mobility Online hoch. Heben Sie das Original unbedingt auf! Sie brauchen es wieder für die Bestätigung des Abreisedatums. 9. Sollte es Änderungen an Ihrem Seminarplan geben, wenn Sie an Ihrer Gastuni sind, füllen Sie bitte Part II des Learning Agreement aus und laden Sie dieses spätestens 5 Wochen nach dem Beginn Ihres Aufenthaltes in Mobility Online hoch. 10. Sollten Sie Ihren Aufenthalt verlängern wollen, füllen Sie den Verlängerungsantrag aus und laden ihn bis einen Monat vor Ablauf Ihres Aufenthaltes in Mobility Online hoch. 17.04.2019 Informationsveranstaltung zu Formalien der Erasmusbewerbung 10
Deadlines und Fristen 11. Vor Ihrer Abreise lassen Sie die Confirmation of Stay Part II unterschreiben und laden das vollständig ausgefüllte Dokument direkt nach Ihrer Rückkehr als Scan in Mobility Online hoch. 12. Sobald Sie wieder in Hamburg sind, erhalten Sie einen Link zum Sprachtest (OLS) und zum EU-Survey, die Sie ebenfalls obligatorisch ausfüllen müssen, damit die zweite Rate angewiesen wird. 13. Außerdem laden Sie eine Immatrikulationsbescheinigung für das Semester, in dem Sie im Ausland waren nach Mobility Online hoch. 17.04.2019 Informationsveranstaltung zu Formalien der Erasmusbewerbung 11
Deadlines und Fristen 14. Wenn Sie das Transcript of Records der Gastuni erhalten haben, laden Sie auch dieses in Mobility Online hoch. Alternativ müssen Sie das Learning Agreement Part III ausgefüllt hochladen. 17.04.2019 Informationsveranstaltung zu Formalien der Erasmusbewerbung 12
Wichtig zu beachten - Formulare: Benutzen Sie nur die Formulare, die für das akademische Jahr Ihres Aufenthaltes gültig sind. Sie finden diese immer unter: https://www.unihamburg.de/internationales/studieren-imausland/programme/erasmus/im-auslandstudieren.html 17.04.2019 Informationsveranstaltung zu Formalien der Erasmusbewerbung 13
Formulare Learning Agreement Part I Dieses Dokument muss einen Monat vor Ihrer Abreise unterschrieben in Mobility Online hochgeladen sein! 17.04.2019 Informationsveranstaltung zu Formalien der Erasmusbewerbung 14
Formulare Learning Agreement Part I 17.04.2019 Informationsveranstaltung zu Formalien der Erasmusbewerbung 15
Formulare Learning Agreement Part I Tabelle A Gesamt: 30LP 17.04.2019 Informationsveranstaltung zu Formalien der Erasmusbewerbung 16
Formulare Learning Agreement Part I Hier geben Sie ein, wo die Lehrveranstaltungen der Gastuniversität zu finden sind. Hier geben Sie das Niveau Ihrer Kenntnisse der Unterrichtssprache ein. 17.04.2019 Informationsveranstaltung zu Formalien der Erasmusbewerbung 17
Formulare Learning Agreement Part I Tabelle B Gesamt: 30LP Hier geben Sie an, wofür Sie beabsichtigen, sich was anerkennen zu lassen. Auch hier müssen 30 Leistungspunkte zusammenkommen! Sollte es eine Abweichung zwischen Tabelle A und Tabelle B geben, erläutern Sie handschriftlich kurz den Grund. 17.04.2019 Informationsveranstaltung zu Formalien der Erasmusbewerbung 18
Formulare Learning Agreement Part I Hier unterschrieben Sie selbst, das Erasmusbüro Ihrer Heimatuniversität und das Erasmusbüro der Gastuniversität. Das Unterschriftsdatum muss UNBEDINGT VOR der Abreise liegen!!! 17.04.2019 Informationsveranstaltung zu Formalien der Erasmusbewerbung 19
Formulare Learning Agreement Part II Änderungen zu LA Part I 17.04.2019 Informationsveranstaltung zu Formalien der Erasmusbewerbung 20
Formulare Learning Agreement Part II Änderungen Tabelle A2 Die Gründe für die Änderungen finden Sie auf der nächsten Folie und unten auf dem Formular. 17.04.2019 Informationsveranstaltung zu Formalien der Erasmusbewerbung 21
Formulare Learning Agreement Part II Gründe für die Änderungen zu Part I Tabelle A2 17.04.2019 Informationsveranstaltung zu Formalien der Erasmusbewerbung 22
Formulare Learning Agreement Part II Änderungen Tabelle B2 X 17.04.2019 Informationsveranstaltung zu Formalien der Erasmusbewerbung 23
Formulare Learning Agreement Part II Auch Part II muss von allen Seiten unterschrieben sein und wird bis zu 5 Wochen nach dem Beginn des Aufenthaltes in Mobility Online hochgeladen. Liegt es nicht vollständig vor, wird die zweite Rate nicht ausgezahlt. 17.04.2019 Informationsveranstaltung zu Formalien der Erasmusbewerbung 24
Verlängerungsantrag Möchten Sie ein Semester länger an Ihrer Gastuni studieren, stellen Sie einen Verlängerungsantrag. Diesen laden Sie spätestens einen Monat vor dem Ende der ursprünglichen Aufenthaltsdauer in Mobility Online hoch. Sie begründen Ihren Wunsch und unterschreiben das Formular. Die gastgebende Uni muss per Unterschrift zustimmen. 17.04.2019 Informationsveranstaltung zu Formalien der Erasmusbewerbung 25
Verlängerungsantrag Hierfür brauchen Sie ebenfalls ein Learning Agreement Part II. Sie füllen Tabelle A aus, wie im Learning Agreement Part I, nur dass Sie hier einen Grund angeben, wie in Part II. Die Credit-Gesamtzahl muss 30 Leistungspunkte umfassen. 17.04.2019 Informationsveranstaltung zu Formalien der Erasmusbewerbung 26
Verlängerungsantrag Tabelle B wird ebenso ausgefüllt wie dieselbe im Learning Agreement Part II. Und auch dieser Antrag muss von allen Seiten unterschrieben worden sein, bevor Sie ihn in Mobility Online hochladen. 17.04.2019 Informationsveranstaltung zu Formalien der Erasmusbewerbung 27
Confirmation of Stay 1. Wenn Sie an Ihrer Gastuniversität angekommen sind, lassen Sie sich als erstes Part I der Confirmation of Stay unterschreiben, scannen diese ein und laden den Scan unverzüglich in Mobility Online hoch. Erst wenn dieser in Ihrem Account eingestellt ist, wird die erste Rate angewiesen. Heben Sie das Formular unbedingt gut auf! 2. Sie lassen sich beim Verlassen Ihrer Gastuni die Beendigung Ihres Aufenthaltes taggenau durch eine Unterschrift unter den Part II der Confirmation of Stay bestätigen. 11.04.2019 Informationsveranstaltung zu Formalien der Erasmusbewerbung 28
Confirmation of Stay Sofort nach Ihrer Rückkehr laden Sie einen Scan der Confirmation of Stay in Mobility Online hoch. Erst wenn die Confirmation of Stay vollständig vorliegt, wird die zweite Rate angewiesen. 11.04.2019 Informationsveranstaltung zu Formalien der Erasmusbewerbung 29