T-Systems Multimedia Solutions Tipps & Tricks Version 2.0 Datum: 23.09.2015 1
Tipps & Tricks doculife September 2015 Dieses Dokument soll hilfreiche Tipps & Tricks zum besseren Arbeiten mit doculife geben sowie dem KeyUser die Möglichkeit bieten, einige Fehler bereits schnell selber lösen zu können. Viele Hinweise können Sie auch direkt dem Benutzerhandbuch auf der Internetseite entnehmen: http://doculife.t-systems-mms.com/support.html! ALLGEMEINE EMPFEHLUNG Oftmals lassen sich die Auffälligkeiten durch eine Synchronisation mit dem Server klären. Dafür klicken Sie bitte im Menü auf Einstellungen -> Mit Server synchronisieren. oder bei in Outlook integriertem doculife Einstellungen -> Systemkonfiguration -> Mit Server synchronisieren Dieser Vorgang kann bis zu 1 Minute dauern. Im Fehlerfall wenden Sie sich an Ihren KeyUser/ Admin. Für KeyUser und Admins steht der doculife Fachsupport zur Verfügung: E-Mail: doculife-support@mms-support.de Tel.: +49 351 41 88 58 41 Bitte senden Sie an den Fachsupport möglichst einen Screenshot sowie den Fehlerbericht mit. Den Fehlerbericht erzeugen Sie wie folgt: 2
1. Menü->Hilfe->Über doculife Desktop oder Über bei in Outlook integriertem doculife 2. Auswahl Button Techn. Support 3. Es öffnet sich ein Dialog Fehlerdiagnose : 3
Hier sollte möglichst ausführlich geschildert werden: a) Welche Aktion(en) durchgeführt wurden b) Welches Ergebnis erwartet wurde c) Welches Ergebnis eingetreten ist Anschließend setzen Sie noch den Haken bei Screenshot erzeugen. Durch Diagnose Starten wird der Bericht erstellt, welcher als ZIP-Datei auf dem Windows- Desktop abgelegt und von Ihnen zur Analyse an den Support doculife-support@mms-support.de gesendet wird.! EMPFEHLUNG Ein Neustart Ihres Computers hilft in den meisten Fällen nicht, kostet Sie aber sehr viel Zeit und ist daher nicht zu empfehlen. Lediglich bei der Meldung des doculife Desktop, dass zu wenig Arbeitsspeicher zur Verfügung steht, hilft es, nicht benötigte Anwendungen zu beenden und ggf. den doculife Desktop zu beenden und neu zu starten. 4
INHALTSVERZEICHNIS TIPPS & TRICKS DOCULIFE... 2 I. VERBINDUNGSPROBLEM... 7 1. Keine Verbindung möglich... 7 II. OPTIMIERUNG DER EIGENEN EINSTELLUNGEN IM CLIENT... 8 1. Synchronisationseinstellungen für die Bibliothek... 8 2. Arbeitsbereich... 10 III. ANSICHT INNERHALB DOCULIFE... 11 1. Arbeitsbereich wird nicht angezeigt/ doculife ist unvollständig... 11 2. Bibliothek wird nicht angezeigt... 12 IV. ARBEITEN MIT OUTLOOK, WORD, EXCEL, VISIO UND POWERPOINT... 13 1. doculife Menü in Outlook, Word, Excel, Visio oder PowerPoint anzeigen... 13 2. Erinnerung beim Einchecken... 15 3. Geöffnete E-Mail erscheint nicht... 15 V. STRUKTUR MIT AKTEN/ ORDNERN/ REGISTER... 16 1. Anlegen von Akten-/ Ordner-/ Registerstruktur... 16 2. Löschen von Akten/ Ordner in Mein Arbeitsbereich... 16 3. Arbeiten mit Favoriten für einzelne Dokumente... 17 4. Neue Akten/ Ordner/ Register automatisch in Ihre Bibliothek anheften... 17 5. Arbeiten mit mehreren Bibliotheken... 18 6. Vergabe von Berechtigungen für Akten/ Ordner/ Register... 18 7. Kopieren von vielen E-Mails/ Dokumenten aus einer doculife Akte/ Ordner/ Register in eine andere doculife Akte/ Ordner/ Register dauert lange... 19 8. Akten-/ Ordner- / Registerinhalte nach eigenem Bedarf sortieren... 20 VI. ABLAGE VON E-MAILS/ DOKUMENTEN... 21 1. Allgemeine Informationen zur Ablage von E-Mails... 21 2. Übertragung vieler oder großer E-Mails/Dokumente... 21 3. Schnelle Ablage von großen/ vielen Dokumenten... 22 4. Überprüfung, ob und welche E-Mails nach doculife übertragen wurden... 22 5. Übersichtsdialog mit den Details über den Importvorgang wird nicht angezeigt... 22 6. Meldung nicht genügend Arbeitsspeicher verfügbar... 23 7. Ablage von verschlüsselten E-Mails... 23 VII. SUCHE... 25 1. Begrenzung der Suchergebnisse/ Suchzeit... 25 2. Sucheinstellungen... 26 3. Optimierung der Suchergebnisse... 26 4. Dokumente und E-Mails schnell innerhalb einer Akte/ Ordner finden... 28 5
VIII. TEXTERKENNUNG BEI GESCANNTEN DOKUMENTEN UND BILDERN... 29 1. Mögliche Dateientypen für die Text-Erkennung... 29 2. Texterkennung bei gescannten Dokumenten... 29 3. Texterkennung funktioniert nicht... 29 4. Keine Text-Erkennung bei separater Ablage von Anlagen zu E-Mails... 31 5. Text-Erkennung für nur einzelne Dokumente... 31 IX. VERLINKEN INNERHALB EINES DOKUMENTS AUF EIN DOKUMENT IN DOCULIFE... 32 6
I. Verbindungsproblem Der doculife Desktop zeigt seinen Verbindungsstatus links unten mit einem Männchen an. 1. Keine Verbindung möglich Wenn Sie diese Meldung bekommen, kann das mehrere Ursachen haben und bedeutet, dass sich Ihr doculife Desktop nicht verbinden kann. Möglicherweise ist der doculife Service aktuell nicht verfügbar, weil Sie z.b. aktuell keine Netz-Verbindung zu Ihrem doculife Arbeitsplatz haben oder es aktuell ein Ausfall der doculife Plattform (Rechenzentrum) vorliegt. Befinden Sie sich im Home Office, so prüfen Sie bitte, ob Sie Remote mit dem Netz der Telekom korrekt verbunden sind und verbinden Sie sich nochmals mit Ihrem doculife Arbeitsplatz, indem Sie das unten (gelb) gekennzeichnete Dreieck mit einem Linksklick öffnen und einen Linksklick auf Ihren Kontonamen setzen. Sollten Sie die nachfolgende Meldung nach einer kurzen Wartezeit von maximal 5 Minuten und einem erneutem Verbinden mit Ihrem doculife Arbeitsplatz erhalten, so wenden Sie sich bitte an den doculife Support. Bitte prüfen Sie auch, ob eine Verbindung über den Web Client möglich ist, indem Sie auf folgenden Link klicken: Verbindung über Internet: Block lh01: https://lh01.dms.doculife.eu/icworkplace Block le03: https://le03.dms.doculife.eu/icworkplace oder Verbindung über HITNET: Block lh01: https://lh01-doculife.telekom.de/icworkplace Block li01: https://li01-doculife.telekom.de/icworkplace Funktioniert diese Verbindung, kann vom doculife Support ausgeschlossen werden, dass es sich um eine Störung auf der doculife Plattform handelt. 7
II. Optimierung der eigenen Einstellungen im Client 1. Synchronisationseinstellungen für die Bibliothek a) Sollten Ihre Bibliotheken, genauer die Akten darin, einen eher statischen Charakter haben, so können Sie die automatische Aktualisierung in den doculife Einstellungen deaktivieren und die Bibliotheken bei Bedarf nach einem Rechtsklick auf die Bibliothek manuell aktualisieren. Wählen Sie die entsprechende Bibliothek aus. Mit einem Rechtsklick erscheint ein Auswahlfenster. Entfernen Sie bei der Option Automatische Aktualisierung das Häkchen. Das muss für jede Bibliothek separat vorgenommen werden. Um diese Bibliothek manuell zu aktualisieren, wählen Sie die Bibliothek mit einem Rechtsklick aus und wählen die Option Aktualisieren. b) Verwenden Sie ausschließlich den Desktop Client, können Sie zusätzlich die Performance der Bibliotheken durch Abschalten der Synchronisation mit dem Server erhöhen. Es folgt keine regelmäßige Prüfung auf Änderungen aller Bibliotheken und die Änderungen in den Bibliotheken sind nur im Desktop Client auf diesem Computer für Sie verfügbar: Öffnen Sie hierzu zunächst die doculife Einstellungen über das Menü. 8
Öffnen Sie den Reiter Synchronisation. Durch das Entfernen des Hakens vor der Option Angeheftete Akten und Ordner im Arbeitsbereich mit anderen Anwendungen teilen deaktivieren Sie die automatische Aktualisierung Ihrer Bibliotheken. 9
2. Arbeitsbereich Heften Sie Akten/ Ordner/ Register, an denen Sie gerade arbeiten, an Ihren Arbeitsbereich an.! EMPFEHLUNG Es bietet sich an, häufig wiederkehrende Akten/ Ordner/ Register in die Bibliothek zu übernehmen und nur Daily Business Akten/ Ordner/ Register auf den Arbeitsplatz zu legen. Ein Anheften der gleichen Akte/ Ordner/ Register an Bibliothek und Arbeitsplatz gleichzeitig wirkt sich wiederum ungünstig auf die Dauer der Anmeldung in doculife aus, da dabei sowohl die Bibliothek als auch der Arbeitsplatz neu geladen und aktualisiert werden. 10
III. Ansicht innerhalb doculife 1. Arbeitsbereich wird nicht angezeigt/ doculife ist unvollständig Ist Ihre Ansicht der doculife -Oberfläche unvollständig oder fehlt ein Teilbereich, kann das verschiedene Ursachen haben. Folgende 2 Möglichkeiten können das Problem beheben: a) Einstellung der Auflösung über die Systemsteuerung anpassen: Gehen Sie hierfür in Ihre Systemsteuerung und wählen Sie das Systemsteuerungselement Anzeige aus. Das Element ist sichtbar, wenn Sie die Anzeige Kleine Symbole wählen. Dort bitte die entsprechende Auflösung verändern und prüfen, ob die Ansicht sich verbessert hat. b) Der verschwundene Bereich ist zusammen geschoben: Mit dem Mauszeiger können die Trennlinien zwischen den Bereichen verschoben werden. Möglicherweise ist der verschwundene Bereich nur zusammengeschoben. 11
2. Bibliothek wird nicht angezeigt Wird die Bibliothek nicht angezeigt, ist möglicherweise die entsprechende Ansicht ausgeschaltet. Die Anzeige kann über das Menü im Anzeigefenster rechts oben wieder eingeblendet werden.! EMPFEHLUNG! bei VSG wurden in wenigen Fällen Benutzer versehentlich doppelt angelegt. Einer der Accounts eines doppelt Es wird angelegten für alle Desktop Benutzers Versionen wurde in unter der Folge 6.1 empfohlen, jeweils deaktiviert. die Bibliothek nach größeren Änderungen zu sichern. Das kann durch Klicken auf die Bibliothek mit rechter Maustaste und Auswahl der Option Export gemacht werden. Dadurch speichern Sie Ihre Bibliothek separat ab und bei Bedarf kann diese über Import wiederhergestellt werden. 12
IV. Arbeiten mit Outlook, Word, Excel, Visio und PowerPoint 1. doculife Menü in Outlook, Word, Excel, Visio oder PowerPoint anzeigen MS Office deaktiviert Integrationen wie doculife, wenn diese Probleme beim Starten von Outlook, Word, Excel, Visio oder PowerPoint verursacht haben. Sie können die Addins wieder aktivieren, indem Sie die doculife Microsoft Office Integration konfigurieren. Hierzu öffnen Sie im Menü Einstellungen die Einstellungen : In dem Tab Allgemein können Sie Microsoft Office Integration konfigurieren und die Addins wieder aktivieren: 13
Hier können Sie nun die einzelnen doculife Office Integrationen aktivieren oder deaktivieren. Sollte dies nicht zu einer Anzeige in Outlook, Word, PowerPoint, Visio oder Excel führen, dann klicken Sie bitte zusätzlich auf Installation reparieren (nur mit Admin-Rechten). Erhalten Sie eine Fehlermeldung beim Klicken auf Installation reparieren, ist ein möglicher Workaround: alle Häkchen entfernen und Übernehmen klicken doculife schließen, sowie alle Office Anwendung (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Visio) doculife erneut starten alle gewünschten Häkchen wieder setzen und Übernehmen klicken? zu Wussten Sie? Sie können in Outlook integrierten doculife Desktop ausund einblenden, wenn Sie auf doculife Desktop drücken. Ist der doculife Desktop ausgeblendet, wird keine Verbindung doculife hergestellt. 14
2. Erinnerung beim Einchecken Eine sehr wichtige Funktion ist die Erinnerung, dass beim Schließen eines Dokuments dieses noch ausgecheckt ist und eingecheckt werden soll. Bitte überprüfen Sie, dass der Haken in Ihren Einstellungen nicht gesetzt ist: 3. Geöffnete E-Mail erscheint nicht Manchmal erscheint eine aus doculife geöffnete E-Mail nicht im Vordergrund, sondern liegt am Microsoft Outlook-Fenster in der Task-Leiste, um von dort aus sichtbar gemacht zu werden. 15
V. Struktur mit Akten/ Ordnern/ Register 1. Anlegen von Akten-/ Ordner-/ Registerstruktur Bitte halten Sie die Struktur flach. Beim Anlegen von Akten/Ordnern mit Unterakten/-ordnern, wird automatisch jede einzelne Unterakte/-ordner mit Berechtigungen analog des übergeordneten Verzeichnisses versehen. Diese Berechtigungen werden beim Öffnen der Akten/ Ordner geprüft. Je mehr Unterakten/-ordner angelegt werden, desto länger kann das Öffnen der Akte/ Ordner dauern. 2. Löschen von Akten/ Ordner in Mein Arbeitsbereich Bitte achten Sie darauf, es gibt einen großen Unterschied beim Löschen von Akten/ Ordner vom eigenen Arbeitsbereich. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Akten/ Ordner und wählen die Option: - Von meinem Arbeitsbereich entfernen = die Akte/ Ordner wird nur vom Arbeitsbereich gelöscht und steht in doculife noch weiterhin zur Verfügung - Löschen = die Akte/ Ordner wird vollständig aus doculife gelöscht, die Struktur ist unwiderruflich entfernt, lediglich die Dokumente in den Akten/Ordnern liegen jetzt in Ihrem Papierkorb 16
3. Arbeiten mit Favoriten für einzelne Dokumente Arbeiten Sie mit Favoriten für Dokumente, mit denen Sie regelmäßig arbeiten. Ordner/ Akten, mit denen Sie regelmäßig arbeiten, fügen Sie am besten zu Ihrer Bibliothek hinzu. Dokumente können nicht an die Bibliothek angeheftet werden. 4. Neue Akten/ Ordner/ Register automatisch in Ihre Bibliothek anheften Werden neue Akten/ Ordner/ Register in doculife erfasst, können diese sowohl an Ihre eigene Bibliothek, als auch an Ihren Arbeitsplatz angeheftet werden. Aus Performancegründen wird das Anheften entweder an die Bibliothek oder an den Arbeitsplatz empfohlen. Diese Entscheidung kann für zukünftige Anlagen von Akten/ Ordner/ Register voreingestellt werden. Hierzu öffnen Sie die Einstellungen: In dem Tab Erweitert kann die Voreinstellung für neue Akten/ Ordner/ Register vorgenommen werden:! EMPFEHLUNG! bei VSG wurden in wenigen Fällen Benutzer versehentlich doppelt angelegt. Einer der Accounts eines doppelt Es wird angelegten empfohlen, Benutzers über die wurde Einstellungen der Folge die bevorzugte jeweils deaktiviert. Ablage neuer Akten/ Ordner/ Register voreinzustellen. Dies erspart ein nachträgliches Anheften von Akten/ Ordner/ Register an den Arbeitsplatz oder die Bibliothek. 17
5. Arbeiten mit mehreren Bibliotheken Ihre geöffneten Bibliotheken werden bei entsprechender Synchronisationseinstellung siehe Kapitel II.1. automatisch von doculife aktualisiert. Wenn Sie viele Akten in Ihren Bibliotheken verwalten, dauert die Aktualisierung entsprechend länger. Daher empfiehlt es, sich mit mehreren Bibliotheken zu arbeiten, welche Sie nur öffnen, wenn Sie auf eine darin angeheftete Akte zugreifen wollen. Aktuell nicht benötigte Bibliotheken halten Sie derweil geschlossen. So sparen Sie sich viele unnötige Aktualisierungen und arbeiten schneller.! EMPFEHLUNG Nutzen Sie nicht nur eine Bibliothek, welche Sie über Ordner strukturieren, sondern legen Sie sich für Ihre Themenbereiche jeweils eigene Bibliotheken an. Um eine neue Bibliothek anzulegen, führen Sie einen Rechtsklick im leeren Bibliotheksbereich aus und wählen die Option Neue Bibliothek, wie die folgende Darstellung zeigt. 6. Vergabe von Berechtigungen für Akten/ Ordner/ Register Soll ein Benutzer über den Eigenschaftsdialog einer Akte/ Ordner/ Register hinzugefügt werden, werden sowohl deaktivierte als auch aktive Accounts angezeigt. Deaktivierte Accounts werden mit Schriftfarbe Grau und Sperrzeichen dargestellt. 18
7. Kopieren von vielen E-Mails/ Dokumenten aus einer doculife Akte/ Ordner/ Register in eine andere doculife Akte/ Ordner/ Register dauert lange Das Kopieren von E-Mails/ Dokumenten innerhalb Ihres doculife Arbeitsplatzes in andere Akten/ Order/ Register wird nicht empfohlen und ist auch nicht nötig. Ihre Dateien (z.b. E-Mails) sind in doculife sicher gespeichert. Und wenn Sie Ihre Dateien (z.b. E-Mails) in einer anderen Akte/ Ordner/ Register vorhalten möchten, können Sie dort einen (Verweis-) Link einfügen. Dieser Link wird sowohl bei der Umbenennung als auch beim Löschen der Originaldatei aktualisiert. Für das Einfügen eines (Verweis-) Links gehen Sie wie folgt vor: 1. Markieren Sie die E-Mails und Dokumente, die Sie in einer anderen Akte/ Ordner oder Register anzeigen möchten. Möchten Sie mehrere Dokumente markieren, nutzen Sie die STRG-Taste. 2. Rechtsklick auf eines der markierten Dokumente Kopieren. 3. Öffnen Sie die Akte/ Ordner oder das Register, in dem Sie die markierten Dokumente als Verweis anzeigen möchten. 4. Rechtsklick in den Dokumentenbereich Verknüpfung einfügen? Wussten Sie? Sie können auch Links von Akten / Ordner/ Register in andere Akten/ Ordner/ Register einfügen. Dies geht gleichermaßen wie bei Dokumenten! 19
8. Akten-/ Ordner- / Registerinhalte nach eigenem Bedarf sortieren Im doculife Desktop können Sie, wie Sie es auch aus Windows kennen, die Sortierung der aktuellen Anzeige jederzeit ändern. Ein Pfeil in der jeweiligen Spalte zeigt Ihnen hierbei an, nach welcher Spalte der Inhalt aktuell sortiert wird. Durch einen Klick auf die Spalte wird die Sortierung zwischen aufsteigend (A Z) und absteigend (Z A) gewechselt. Ein Klick auf eine andere Spalte wählt diese Spalte als neues Sortierkriterium aus. Zudem können Sie jederzeit aus einer Sammlung bestehender Ansichten eine passende Ansicht auswählen oder für die aktuelle Ansicht Spalten ausblenden oder andere Spalten einblenden. Dafür klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Dokumentenbereich, wählen Ansicht aus und danach Anpassen. 20
VI. Ablage von E-Mails/ Dokumenten 1. Allgemeine Informationen zur Ablage von E-Mails Bereits Outlook 2007 ermöglicht es, eingegangene E-Mails und gesendete E-Mails zugehörig in einer Konversationsansicht gemeinsam und chronologisch darzustellen. Dargestellt wird es links von Konversationen mit einem Pfeil, der beim Drücken die Konversation und Ihre einzelnen E-Mails darstellt. Der doculife Desktop unterstützt heutzutage nicht das Verschieben ganzer Konversationen in der Konversationsansicht. Um E-Mails nach doculife zu überführen, darf nicht die Konversation (die Überschrift zu den gemeinsamen E-Mails) ausgewählt werden, sondern die Konversation muss mit dem Pfeil geöffnet werden und es müssen die einzelnen E-Mails ausgewählt und dann nach doculife verschoben werden. 2. Übertragung vieler oder großer E-Mails/Dokumente Beim Übertragen vieler E-Mails/ Dokumente werden vor Ablage die Eigenschaften der E-Mails/ Dokumente ausgelesen. Bereits das Auslesen kann eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen, je nachdem, wie viele E-Mails/ Dokumente Sie nach doculife verschieben möchten bzw. wie groß (MByte) diese E-Mails/ Dokumente bzw. deren Anhänge sind. In dieser Zeit können Sie mit doculife nicht arbeiten. Wenn dieser Auslesevorgang beendet ist, werden die E-Mails/ Dokumente im Hintergrund nach doculife übertragen und durch eine Fortschrittsanzeige dargestellt. Sobald diese Übertragung beginnt, können Sie wieder mit doculife weiter arbeiten, z.b. weitere E-Mails/ Dokumente nach doculife verschieben. EMPFEHLUNG! Die separate Ablage von Anlagen zu ihren E-Mails ist ein Vorgang, der die Leistung des eigenen Computers erfordert, da hier vorab die E-Mails und ihre Dokumente aufbereitet werden. Daher sollte eine getrennte Ablage von Anlagen in doculife in Die Übertragung kleineren von Paketen vielen E-Mails von 5 bis nach 10 doculife E-Mails erfolgen. ist ein Vorgang, der die ununterbrochene Verbindung von Ihrem Desktop zu Ihrem doculife Arbeitsplatz erfordert. Sollte es während des Sollte es im Übertragungszeitraum zu einer Verbindungsunterbrechung kommen, wird auch der Übertragungsvorgang zu doculife unterbrochen. Nach Abschluss der Übertragung von E-Mails und Dokumenten oder im Fehlerfall wird dies in einem Dialog angezeigt. Über Details können Sie entnehmen, bei welchen E-Mails/ Dokumenten es zu welchen Problemen bei der Ablage kam. 21
3. Schnelle Ablage von großen/ vielen Dokumenten Sollten Sie viele E-Mails (in mehreren Chargen) in denselben Ordner/ Akte/ Register ablegen wollen, so können Sie die E-Mails direkt im Dokumentenbereich oder über den Ordner/ Akte/ Register im Bibliothekbaum ablegen. Es empfiehlt sich, für eine schnelle Ablage die Bibliothek zu nutzen. Während Drag & Drop muss der Mauszeiger gedrückt gehalten werden. Mit dem Mauszeiger auf den Ordnernamen, in welchen das Dokument gelegt werden soll, zeigen und dann den Mauszeiger erst loslassen. Das Dokument liegt dann innerhalb dieses Ordners, es ist selbst aber in der Bibliothek nicht zu sehen, sondern in dem Dokumentenbereich daneben. 4. Überprüfung, ob und welche E-Mails nach doculife übertragen wurden Sie können jederzeit die Übertragungshistorie im doculife Desktop anzeigen. Hierzu klicken Sie in den unteren rechten Bereich. In diesem Bereich wird Ihnen der Fortschritt von Aktivitäten mit doculife dargestellt. Wenn aktuell keine Aktivitäten mit doculife stattfinden, wird Ihnen das dargestellte Symbol angezeigt. In beiden Fällen können Sie mit einem Klick in diese Fläche ein Fenster öffnen, in dem Ihnen die letzten Aktivitäten angezeigt werden. 5. Übersichtsdialog mit den Details über den Importvorgang wird nicht angezeigt Der Grund hierfür ist die Übertragung einzelner E-Mails oder Dokumente. Bei der Übertragung einzelner E-Mails oder Dokumente wird im Fehlerfall direkt unten in der Aktivitäten-Zeile ein Status dargestellt und kein Übersichtsdialog angezeigt. Aber auch in diesem Fall kann zusätzlich in der Übersicht der Aktivitäten der Status einzelner Importvorgänge eingesehen werden, wie bei 4. beschrieben. 22
6. Meldung nicht genügend Arbeitsspeicher verfügbar Bei der Übertragung von Dateien ist weiterhin die Leistung des eigenen Computers notwendig. Daher kann es unter Umständen passieren, dass Sie nicht ausreichend Arbeitsspeicher zur Verfügung haben, um Dokumente oder E-Mails nach doculife zu verschieben. In diesem Fall bekommen Sie eine entsprechende Meldung angezeigt. Wenn Sie versucht haben, mehrere E-Mails oder Dokumente zu übertragen, so versuchen Sie es erneut mit einer geringeren Anzahl an E-Mails und Dokumenten. In solchen Fällen ist zudem zu empfehlen, dass Sie einige gestartete Anwendungen auf Ihrem Computer, die Sie aktuell nicht benötigen, vorher beenden. Dadurch wird Arbeitsspeicher freigegeben und kann nun von anderen Anwendungen genutzt werden. 7. Ablage von verschlüsselten E-Mails Verschlüsselte E-Mails können wie alle anderen E-Mails per Drag & Drop nach doculife verschoben werden. Ebenso können über STRG + Drag & Drop die Anlagen von verschlüsselten E-Mails separat abgelegt werden. Nach einem Drag & Drop von verschlüsselten E-Mails wird vor Ablage in doculife die E-Mail auf eine Verschlüsselung geprüft. Wird diese festgestellt, erscheint folgender Dialog: Entscheidet man sich für eine Entschlüsselung, werden alle ausgewählten E-Mails entschlüsselt und abgelegt. Gleichermaßen werden bei der Entscheidung Verschlüsselt alle ausgewählten E-Mails verschlüsselt abgelegt. Folgende Abweichungen können auftreten: a) Nicht alle verschlüsselten E-Mails sind unverschlüsselt abgelegt worden. E-Mails werden verschlüsselt abgelegt, zu denen Sie das notwendige Zertifikat nicht besitzen. b) E-Mails sind nach deren Entschlüsselung nicht mehr signiert. Das ist korrekt. Eine Entschlüsselung verändert auch die E-Mail, daher ist die Signierung der E-Mail nicht mehr gültig und wird deshalb entfernt. c) Bei der separaten Ablage von Anlagen werden nicht alle Anlagen angezeigt 23
Wenn eine E-Mail nicht entschlüsselt werden konnte, werden auch die Anlagen dieser E-Mail(s) zur separaten Ablage nicht angeboten. d) Kann ich ganze Ordnerinhalte nach doculife verschieben, wenn diese verschlüsselte und unverschlüsselte E-Mails enthalten? Sie können beliebig gemischte E-Mails (verschlüsselt / archiviert mit oder ohne Anlagen) auf einmal nach doculife verschieben. e) Was passiert, wenn ich mehrere verschlüsselte E-Mails nach doculife verschiebe und ich einige verschlüsselt und einige nicht verschlüsselt ablegen will? Wenn Sie mehrere verschlüsselte E-Mails markiert haben und diese in einem Paket nach doculife verschieben wollen, können Sie diese verschlüsselten E-Mails derzeit entweder nur verschlüsselt oder nur unverschlüsselt ablegen.?! Wussten Sie? Doculife Desktop legt Ihre verschlüsselte E-Mail nur dann entschlüsselt in doculife ab, wenn Microsoft Outlook dem doculife Desktop sagt, dass die E-Mail entschlüsselt werden konnte. 24
VII. Suche 1. Begrenzung der Suchergebnisse/ Suchzeit Jeder Benutzer kann die Anzahl Ergebnisse selbst einstellen. a) Hierzu gehen Sie bitte in Ihre Einstellungen: Im TAB Allgemein können Sie die Anzahl Suchergebnisse für die beiden oben genannten Suchen einstellen. Dabei kann die Voreinstellung überschrieben werden. b) Zusätzlich ist bei jeder ausgewählten Suche die Anzahl der Ergebnisse individuell einstellbar. Dafür Klicken sie auf den Pfeil bei der Suche und wählen Ausgewählte Suche öffnen aus: 25
In der Suchmarke ist die Anzahl der Suchergebnisse wie dargestellt einstellbar:! überblicken EMPFEHLUNG Es wird ein Wert 100 oder kleiner empfohlen, da mehr Suchergebnisse auch eine längere Suchzeit bedeuten, zumal eine Liste mit mehr als 100 Einträgen schwer zu ist. 2. Sucheinstellungen Wählen Sie Platzhalter wie im Bild dargestellt und deaktivieren Sie Einstellungen pro Suchbegriff anwenden. 3. Optimierung der Suchergebnisse Um möglichst schnell zum Ergebnis zu kommen, ist es wichtig, möglichst viel über die Akte oder das Dokument zu wissen. Je genauer ein Suchbegriff die Akte oder das Dokument beschreibt, umso schneller und genauer finden Sie die gesuchten Informationen: 26
Suchen Sie nach konkreten Begriffen wie z.b. Kundenname oder Kundennummer. Achten Sie darauf, dass der Suchbegriff mindestens 3 Zeichen enthält. Vermeiden Sie Platzhalter wie *?_+&;:/\=(){}[] Diese erhöhen lediglich die Anzahl der zu durchsuchenden Akten/ Ordner/ Register/ Dokumente und führen zu sehr langen Suchanalysen. o Bei Volltextsuche keine Platzhalter verwenden. Die Indexsuche öffnet ein weiteres Suchfenster, welches es erlaubt, dediziert nach Typ, Kundenname, Kundennummer, ZDF-ID, SAP-ID usw. zu suchen. Durch eine dedizierte Eingabe der entsprechenden Information kann die Akte sehr schnell gefunden werden. o Bei Suche nach Dokumenten nur am Ende des Begriffes Platzhalter verwenden o Bei Suche nach Akten/ Ordner/ Register kann am Anfang und Ende ein Platzhalter verwendet werden, wenn es der Name erfordert. Oft bestehen die Namen (speziell durch die Migration übernommene Akten) aus mehreren Wortbestandteilen, welche die Datenfelder Kundenummer, ZDF-ID, SAP-ID usw. beinhalten. Kennen Sie den korrekten Akten-/ Ordner-/ Registernamen, setzen Sie am Anfang und Ende des Namens Anführungszeichen, z.b. Meine Projektakte. Wenn Sie nach Zeichenketten suchen, die Leerschritte enthalten, schließen Sie diese mit Anführungszeichen ein, z.b. Firma Müller. Dies verbessert die Suchqualität und verkürzt zudem die Suchzeiten. 27
4. Dokumente und E-Mails schnell innerhalb einer Akte/ Ordner finden Sie können Dokumente auch nur innerhalb einer Akte/ Ordnersuchen. Klicken Sie hierzu auf die Akte/ Ordner mit einem Rechtsklick. Oberhalb des Menüs das Ihnen angezeigt wird, haben Sie die Möglichkeit nach Dokumenten innerhalb der ausgewählten Akte/ Ordner zu suchen. Hierbei können Sie auch nach dem Inhalt der Dokumente suchen, oder bei E-Mails nach dem Absender oder Empfänger. Ab Desktop Version 6.0 ist auch die Suche in Unterakten/ Registern möglich.! EMPFEHLUNG Es gibt in der Lösung dedizierte Suchen für Akten, Ordner, Dokumente und E-Mails. Diese sind sehr viel performanter und daher für das gezielte Suchen zu verwenden. Eine Suche über alle Akten/ Ordner/ Register im gesamten doculife dauert viel länger und beeinflusst die Performance negativ. 28
VIII. Texterkennung bei gescannten Dokumenten und Bildern 1. Mögliche Dateientypen für die Text-Erkennung Aktuell werden PDF, JPG und TIF zur Text-Erkennung angeboten. Das Ergebnis einer Text-Erkennung für JPG/ TIF Dateien kann nicht in einem JPG/ TIF-Format gespeichert werden. Daher wird das JPG/ TIF zusammen mit dem erkannten Text in einem PDF gespeichert. Die PDF Datei erhält einen neuen Namen, welcher sich wie folgt zusammensetzt: 20150115-0031-000007 Datum Scankanal Scannummer des Dokuments (YYYYMMTT) (fortlaufende Nummer der verarbeiteten Seiten eines Tages) 2. Texterkennung bei gescannten Dokumenten Oftmals werden wichtige Unterlagen in Papierform eingescannt. Je nach Unternehmen und Scanner entstehen hierbei PDF-Dateien, die inhaltlich nicht durchsuchbar sind. Damit diese nach Ablage in doculife durchsuchbar sind, wird bei einem Import oder Drag & Drop der Dokumente nach doculife das PDF vorabgeprüft. Ist kein durchsuchbarer Text enthalten, erscheint folgender Dialog: Neben PDFs werden auch Bilder (JPG und TIF) zur Text-Erkennung angeboten. Bestätigt man den Dialog mit Ja, werden alle angezeigten Dokumente zur Text-Erkennung vorgelegt. Erst wenn der Prozess für die Text-Erkennung fertig ist, werden diese Dokumente automatisch in der Akte/ Ordner/ Register abgelegt, in welcher Sie die Dokumente zuvor ablegen wollten. Bei einem Nein werden die Dokumente so wie sie sind abgelegt. Sie können in doculife nicht nach Ihren Textinhalten durchsucht werden. Abbrechen bricht den gesamten Import Vorgang ab. 3. Texterkennung funktioniert nicht Je nach Konfiguration, wird die Scanfunktion bereits bei der Aktivierung des Benutzerkontos automatisch aktiviert oder muss nachträglich manuell aktiviert werden. Sollten Sie nach Übertragung der Dokumente zur Text-Erkennung die Meldung Die Datei konnte nicht zur Texterkennung geschickt werden erhalten, kann das ein Hinweis auf eine fehlende Aktivierung der Scanfunktion sein. Dafür gehen Sie bitte auf Ihren Administrator zu. Ihr Administrator kann die Scanfunktion aktivieren und kann Ihnen einen Schlüssel (Datei mit der Endung.iasc )dafür zuschicken. 29
Nachdem Sie den Schlüssel haben, speichern Sie diesen lokal ab und öffnen nun die Einstellungen im doculife Desktop. In den Einstellungen öffnen Sie den Reiter KONTEN und wählen Ihr aktives Konto aus (das aktive Konto ist in Fettschrift und wird im Namen mit (Aktiv) angezeigt). Über Ändern öffnen Sie Ihr Konto. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie auf Scanning Zugangsdaten laden drücken und den lokal gespeicherten Schlüssel auswählen. Danach schließen Sie die Dialoge alle mit OK. 30
? Wussten Sie? Wenn Sie eine Datei oder Akte/ Ordner/ Register auswählen, können Sie über F2 den Namen schnell ändern. Die Änderung wird durch das Drücken der ENTER-Taste bestätigen. 4. Keine Text-Erkennung bei separater Ablage von Anlagen zu E-Mails Da dieser Vorgang mit anderen Vorgängen zusammenspielt, wurde diese Optimierung für ein zukünftiges Release geplant. Sie können jedoch einzelne E-Mails lokal öffnen und die Anlagen per Drag & Drop nach doculife übertragen. Wenn das Dokument keinen durchsuchbaren Text enthält, bietet Ihnen doculife an, diesen zur Text-Erkennung zu schicken. 5. Text-Erkennung für nur einzelne Dokumente Dazu wählen Sie nur die entsprechende Datei aus und verschieben diese nach doculife. Wenn mehrere Dateien gleichzeitig nach doculife verschoben werden, können nur alle oder keine Dokumente ohne Volltext zur Text-Erkennung geschickt werden. 31
IX. Verlinken innerhalb eines Dokuments auf ein Dokument in doculife Möchten Sie einen doculife ilink (Dokument) in ein anderes Dokument einfügen, erhalten Sie hier die schrittweise Anleitung: 1. Link erzeugen Durch Rechtklick auf das Dokument muss zunächst eine Verknüpfung erzeugt werden und in die Zwischenablage kopiert werden. 2. Link (in Office-Dokument) einfügen Gehen Sie in das Dokument, wo der Link eingefügt werden soll. Die gewünschte Textpassage ist zu markieren. Dann mit Rechtsklick den Dialog (Hyperlink) zum Einfügen eines Links öffnen. Mittels Strg+v wird der Link aus der Zwischenablage in die Zeile Adresse kopiert. 32
3. Link für Dokumente in doculife korrigieren Der eingefügte Link muss für die korrekte Verwendung noch angepasst werden: https ist durch icdx zu ersetzen. Danach kann der Dialog mit OK bestätigt und geschlossen werden. Der Link auf das Dokument ist jetzt hinterlegt. 4. Link auf Dokumente in doculife verwenden Bei Klick auf einen solchermaßen angelegten Link wird das Dokument in doculife geöffnet. Voraussetzung ist, dass der doculife Desktop Client geöffnet und der Nutzer an dem Mandanten angemeldet ist, auf dem das Dokument liegt. 33
So erreichen Sie uns: Bitte rufen Sie uns an. Montag bis Freitag von 09:00 Uhr 17:00 Uhr +49 351 4188 5841 Oder schreiben Sie uns. doculife-support@mms-support.de 34