Musterauswertungen Stand 02 08
Stand 02 08 Herausgeber: DATEV eg, 90329 Nürnberg 2008-02-01 Copyright DATEV eg: Alle Rechte, auch die des Nachdrucks, der Herstellung von Kopien, und der Übersetzung, vorbehalten.
Inhaltsverzeichnis Einleitung Überblick Wirtschaftsberatung Überblick zum Programm Beispiel zur Existenzgründung Inhalt 3 Programm Existenzgründung Arbeitspapiere 3 Service und Beratung 3 Leitfaden Existenzgründung 3 Konzeption der integrierten Wirtschaftsberatung 4 Nutzen der integrierten Wirtschaftsberatung 4 Überblick Existenzgründung Arbeitspapiere 5 Nutzenvorteile 5 Inhalte 5 Checkliste 6 Beispiel 6 Angaben zur Person des Gründers und zum Gründungsvorhaben 6 Informationsbeschaffung 9 Planungsrechnung 9 Umsatzplanung 10 Materialplanung 11 Personalplanung 12 Investitionsplan 13 Finanzierungsplan 14 Sonstige betriebliche Erträge und Aufwendungen 15 Steuerplanung 15 Ausschüttungen 15 Private Zahlungen 15 Planungsergebnisse 16 Liquiditätsrechnung 17 Mindestumsatz 18 Verwaltung und Abrechnung 20 Bewertungssystem 21 Konzeptauswertung 22 Gründungsbericht 23 1
Einleitung Inhalt Programmbeschreibung Service und Beratung Diese Broschüre enthält Programmerläuterungen und Musterauswertungen zum Programm Existenzgründung Arbeitspapiere. Existenzgründung Arbeitspapiere ist ein Instrument zur Unterstützung von Gründungsberatungen. Im Ergebnis wird ein Gründungsbericht erstellt, der qualitative und quantitative Merkmale des Gründers und des Gründungsvorhabens beschreibt. Im Rahmen eines Vorgangsmodells werden die verschiedenen Prozesse der Existenzgründung begleitet. Das Programm ermöglicht darüber hinaus eine schnelle Einschätzung des Gründungsvorhabens. Ein Beurteilungssystem überprüft fragenorientiert die wichtigsten Kriterien für die Unternehmensgründung und bewertet die Erfolgschancen. Der Programmservice in Nürnberg und das für Sie zuständige DATEV-Informationszentrum unterstützen Sie gerne bei der täglichen Arbeit. Im DATEV-Telefonverzeichnis, Dokument-Nr. 0908003 in der Informations-Datenbank, finden Sie die entsprechenden Durchwahlnummern. Leitfaden Existenzgründung Der Leitfaden Existenzgründung erleichtert Ihnen den Einstieg in das Programm Existenzgründung Arbeitspapiere. Anhand einer beispielhaften Vorgehensweise können Sie sich in die wichtigsten Arbeitsabläufe des Programms einarbeiten. Der Aufruf des Leitfadens erfolgt im geöffneten Programm über den Menüpunkt? Hilfethemen auf der Registerkarte Inhalt unter Schrittweise Anleitungen Leitfaden Existenzgründung.. 3
Überblick Wirtschaftsberatung Konzeption der integrierten Wirtschaftsberatung Die nachfolgende Grafik zeigt Ihnen die Programmverbindungen innerhalb der Produktgruppe Wirtschaftsberatung. Nutzen der integrierten Wirtschaftsberatung Zentraler Bestandteil ist das Programm Basis Wirtschaftsberatung. Es ist Voraussetzung für den Einsatz aller Wirtschaftsberatungsprogramme und beinhaltet zentrale Funktionen, wie die Zuordnungstabellen- und die Kontenverwaltung, mit deren Hilfe Daten aus Kanzlei-Rechnungswesen, Kanzlei-Rechnungswesen compact oder aus dem Rechenzentrum geholt und für die Bearbeitung in den weiteren Programmen der Wirtschaftsberatung zur Verfügung gestellt werden. Die integrierte Wirtschaftsberatung bietet folgende Vorteile: ñ Durchgängige Datenbestände: Sie können z. B. einmal erfasste steuerliche Veranlagungszeiträume oder Finanzierungen in anderen Anwendungen der Wirtschaftsberatung (z. B. Unternehmensplanung) nutzen. ñ Einheitliche Berechnungen: Für die Berechnung von Steuern gibt es nur noch ein einheitliches Berechnungsmodul. ñ Einheitliche Anwendungsbedienung: Der Anwendungsaufbau ist grundsätzlich einheitlich strukturiert. Weitere Informationen zu den einzelnen Produkten der Wirtschaftsberatung finden Sie in der Informations-Datenbank unter dem Stichwort Leistungsbeschreibung zum jeweiligen Programm, auf der kostenlosen Unterstützungs-CD Wirtschaftsberatung (Art.-Nr. 11 410) sowie unter www.datev.de/wirtschaftsberatung. 4
Überblick zum Programm Überblick Existenzgründung Arbeitspapiere Nutzenvorteile Inhalte Das Programm Existenzgründung Arbeitspapiere unterstützt Sie bei Existenzgründungsberatungen mit einem intelligenten Arbeitspapier. Das Arbeitspapier begleitet die Phasen der Gründungsberatung vom ersten Kontakt, einer ersten Zwischenprüfung des Konzepts über den Gründungsbericht bis hin zu einer Abrechnungshilfe. Für den Erhalt von öffentlichen Fördermaßnahmen sind qualitative Aspekte des Gründers und seines Gründungsvorhabens von ausschlaggebender Bedeutung. Diese qualitativen Faktoren sind in ihrer Gesamtheit in ein schlüssiges Gründungskonzept umzusetzen, zu dokumentieren und zu bewerten. Das Programm Existenzgründung Arbeitspapiere unterstützt Sie bei dieser Aufgabenstellung. Die Erstellung des Gründungsberichts wird dabei durch umfangreiche Formulierungsvorschläge in Form von Textbausteinen erleichtert. Das Programm ermöglicht Ihnen darüber hinaus eine schnelle Einschätzung des Gründungsvorhabens. Ein Beurteilungssystem überprüft fragenorientiert die wichtigsten Kriterien für die Unternehmensgründung und bewertet die Erfolgschancen. Zusammenfassend lassen sich die Arbeitspapiere als eine rationelle Art der Vorgangsunterstützung zur Gründungsberatung bezeichnen. Das rationelle und sichere Vorgehen während der Beratung ermöglicht Ihnen mehr Zeit für inhaltliche Prüfungen, Beratungen und Gesprächsdurchführungen. ñ Vollständigkeit durch ein strukturiertes Arbeitsgerüst in Form einer Checkliste ñ Rationelle Informationsgewinnung beim Gründer durch Excel-Checklisten, die gedruckt oder via Internet dem Gründer übergeben werden können und ausgefüllt die Basis für die weitere Vorgehensweise darstellen ñ Schnelle Vorabbeurteilung durch ein einfaches Beurteilungssystem mit vorgefertigten Beurteilungsnoten auf Basis von Excel ñ Erleichterung der Textaufbereitung für den Bericht durch umfangreiche Formulierungsvorschläge Folgende Prozesse beinhaltet das Programm: ñ Kontaktaufnahme ñ Informationsbeschaffung ñ Erstes Gespräch ñ Durchführung unseres Auftrages ñ Verwaltung und Abrechnung ñ Kurzbewertung 5
Checkliste Beispiel Angaben zur Person des Gründers und zum Gründungsvorhaben Wichtigstes Arbeitsmittel einer Gründungsberatung ist das persönliche Gespräch. Anhand von intelligent strukturierten Checklisten, in denen sich die Erfahrung vieler Beratungsgespräche niederschlägt, präzisiert der Gründer sein geplantes Vorhaben, verdeutlicht seine Vorstellungen zur Realisierung und stellt dem Berater seinen fachlichen, persönlichen und finanziellen Hintergrund für eine Unternehmensgründung dar. Die zugehörigen Checklisten und Vorlagen sind Einzelbestandteile, die auch gezielt ausgewählt und über einzelne Informationsbereiche abgearbeitet werden können. Hier werden in den verschiedenen Phasen Fragen, wie z.b. ñ Liegt ein schlüssiger Absatzplan vor? ñ Liegt eine Musterfinanzierung, eigene Mittel, Fördermittel, Hausbankmittel vor? ñ Wurden die beabsichtigten Privatentnahmen berücksichtigt? ñ Ist der Gründungsbericht klar und prägnant? Herr Manfred Mustermann beabsichtigt die Gründung eines Computerfachgeschäfts und beauftragt die Steuerkanzlei Dr. A. Zuverlässig mit der Ausarbeitung der Planung. Bei der Kontaktaufnahme mit dem Mandanten werden die Informationen in tabellarische Aufstellungen eingetragen, um sich für die zukünftige Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber vorzubereiten. Diese wären u.a.: Adressdaten des Gründers Familiäre Verhältnisse Ausbildungsgang Beruflicher Werdegang Gründungsidee Kenntnisse und Fähigkeiten Ansprechpartner in der Kanzlei etc. Hierdurch wird die Gründerpersönlichkeit, das fachliche Know-how, das familiäre Umfeld usw. abgeklärt. 6
Die persönlichen Fähigkeiten ergeben sich aus der nachfolgenden Übersicht: 7
Die persönlichen Kenntnisse die bereits vorhanden sind oder gerade erarbeitet werden, werden in der folgenden Übersicht dargestellt: Legende: Kenntnisse ja: Kenntnisse dabei: Kenntnisse nein: Die Voraussetzung liegt vor Die Voraussetzung wird gerade hergestellt, ist aber noch nicht vorhanden Die Voraussetzung ist nicht gegeben. 8
Informationsbeschaffung Einen wichtigen Schritt stellt die Informationsbeschaffung dar. Dafür gibt es im Programm entsprechende Links zu den unterschiedlichsten Themengebieten der Existenzgründung. Darunter fällt die Verbindung zum Recherchedienst der DATEV ebenso wie Verbindungen zu den verschiedensten Literaturthemen und sonstigen Leitstellen. Als nächster Schritt folgt die Erstellung einer umfassenden Planungsrechnung. Planungsrechnung Die Planungsrechnung erlaubt eine detaillierte Planung der Vermögens- und Ertragslage sowie der Liquidität des Unternehmens im kurz- und mittelfristigen Bereich. So wird eine Planung der im Unternehmen benötigten Mittel bis hinunter auf Monatsebene möglich. Dazu können Sie Teilpläne ausarbeiten, die zur Erstellung der oben genannten Rechenwerke notwendig sind. Im Einzelnen sind dies u.a. folgende Teilpläne: Planung von Umsatz und Umsatzeinzahlungen Materialplanung Personalplanung Investitionsplanung Finanzierungsplanung Planung Sonstiger Erträge und Sonstiger Aufwendungen Planung von Steueraufwand und Steuerzahlung Planung der Ausschüttungen Planung der privaten Einzahlungen und privaten Auszahlungen 9
Umsatzplanung Bei der Umsatzplanung werden u.a. für die Berechnungen Umsatzchancen über den Umsatz vergleichbarer Betriebe geschätzt. Im Beispiel wird der Umsatz nach Mengen und Preis geplant. Für das erste Jahr ergibt sich hier ein geplanter Umsatz von 383.100 Euro. 10
Materialplanung Die Ergebnisse der Materialplanung werden in einer Materialübersicht ausgewiesen, die sich in Verbrauch, Beschaffung, Bezahlung und Lagerbestand aufgliedert. Der Verbrauch wird hier nach verkaufter Menge der Absatzplanung festgelegt. 11
Personalplanung Die Personalplanung unterscheidet die Personaleinsatzplanung und die Personalkostenplanung. Bei der Personaleinsatzplanung werden Vollzeitkräfte und geringfügig beschäftigte Mitarbeiter unterschieden. Die Personalkosten werden für die Monate einzeln geplant und ausgewiesen. In diesem Beispiel werden zwei Mitarbeiter voll beschäftigt. 12
Investitionsplan Der Investitionsplan zeigt die einzelnen geplanten Investitionen, die betrieblich bedingt sind. Bei der Nutzungsdauer und der Abschreibungsart ist zu berücksichtigen, dass die Planung von pauschalen Annahmen ausgeht. Insbesondere die Abschreibungsart kann aus steuertaktischen Gründen von der Planung abweichen. Hier wird die Ladenausstattung, BGA und GWG geplant. 13
Finanzierungsplan Zur Analyse der Kapitalausstattung werden im Einzelnen die Eigenmittel und die zu beschaffenden Fremdmittel zusammengestellt und somit das zur Verfügung stehende Gesamtkapital errechnet. Der Finanzierungsplan enthält die geplanten langfristigen Finanzierungen sowohl über Eigenkapital als auch über Fremdkapital. Dabei ist zu beachten, dass der Kontokorrentbedarf hier nicht aufgeführt wird. Der Kontokorrentbedarf ergibt sich laufend als Unterschied zwischen Mittelherkunft und Mittelverwendung finanzieller Mittel. 14
Sonstige betriebliche Erträge und Aufwendungen Steuerplanung Ausschüttungen Private Zahlungen Die sonstigen betrieblichen Erträge und sonstigen betrieblichen Aufwendungen umfassen solche Erträge, die nicht direkt als Umsatzerlöse oder Materialaufwendungen auszuweisen sind. Die Gewerbesteuerberechnung basiert auf entsprechenden Annahmen für Hebesätze und Freibeträge. Die sich aus der Finanzierungsplanung ergebenden Zinsen können auch als Dauerschuldzinsen angesetzt werden. Die Einkommensteuer wird für Personengesellschaften auf Basis pauschaler Steuersätze berechnet. Im Unterschied zur Körperschaftsteuer mindert die Einkommensteuer nicht den betrieblichen Gewinn, sondern wird als Entnahmen des Betriebs dargestellt. Die Körperschaftsteuer wird für einbehaltene und ausgeschüttete Gewinne unterschiedlich berechnet. In den angenommenen pauschalen Steuersätzen ist die Kapitalertragsteuer bereits enthalten. Die Berechnung berücksichtigt für Folgejahre nicht die Steuerwirkung der eventuellen Ausschüttung aus unterschiedlichen steuerlichen Eigenkapitalbestandteilen. Der Steueraufwand kann von der Steuerzahlung in erheblichem Ausmaß abweichen. Dies kann zu Liquiditätsproblemen in den Folgejahren führen. Die Planung geht von bestimmten Annahmen über die Abgabe der Steuererklärungen bzw. Vorauszahlungen aus. Im ersten Planjahr wird gegenüber dem Finanzamt eine erste Schätzung der Gewinne abgegeben. Nach diesen geplanten Gewinnen setzt das Finanzamt die Vorauszahlung fest. Erst mit der Abgabe der Steuererklärung wird die Vorauszahlung überprüft. Gleichzeitig wird dann eine Abschlusszahlung für vergangene Perioden fällig, sofern die Vorauszahlungen geringer waren. Die Ausschüttungszahlung geht von zeitlichen Annahmen über die Auszahlung des Unternehmens an die Gesellschafter aus. Vorabausschüttungen sind Auszahlungen im Vorgriff auf das zu erwartende Geschäftsjahresergebnis. Die Planung geht hier von Prozentanteilen am Gewinn aus. Der Zahlungsplan ist grundsätzlich unabhängig vom betrieblichen Bereich. Durch Kennzeichnung einzelner Werte kann auch die Zuordnung zum betrieblichen Bereich vorgenommen werden. 15
Planungsergebnisse Die Ergebnisse der Planungsrechnung zeigt die nachfolgende Jahresübersicht. Die Erfolgsrechnung weist aus, inwiefern sich das Gründungsvorhaben wirtschaftlich lohnt. 16
Liquiditätsrechnung Ein weiteres Ergebnis der Planungsrechnung zeigt die Liquiditätsrechnung. Hier wird aufgezeigt, ob genügend finanzielle Mittel erwirtschaftet werden können, um die finanziellen Ansprüche zu decken. 17
Mindestumsatz Die Mindestumsatzberechnung basiert auf drei unterschiedlichen Zielsetzungen. Der Mindestumsatz der die Kosten deckt zeigt denjenigen Umsatz, der einen Gewinn vor Steuern in Höhe von Null ergibt. Der Mindestumsatz für einen Gewinn von zeigt den Umsatz, der die gewünschte Höhe des Gewinns vor Steuern ergibt. Der Mindestumsatz der die Entnahmen deckt zeigt den Umsatz, der einen Gewinn in Höhe der geplanten Entnahmen ergibt. 18
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Alle Berechnungen gehen davon aus, dass die jeweiligen fixen Kostenbestandteile unabhängig vom wachsenden Umsatz in gleicher Höhe anfallen. Die variablen Kostenbestandteile steigen mit jeder wachsenden Umsatzeinheit. Inwieweit die variablen Kostenbestandteile wachsen, hängt vom variablen Kostenanteil bezogen auf den Umsatz ab. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Ergebnisse der Planungsrechnung aufzeigen, ob einer Realisierung zumindest aus finanzieller Sicht nichts entgegensteht. Verwaltung und Abrechnung Hier besteht die Möglichkeit Auslagen und Arbeitszeiten zu dokumentieren um so eine Vor- und Nachkalkulation durchführen zu können. 20
Bewertungssystem Zur schnellen Vorabbeurteilung des Gründungsvorhabens können anhand wichtiger Kriterien die Erfolgschancen der Existenzgründung überprüft und übersichtlich mit Noten von 1-5 bewertet werden. Die Kriterien reichen von Fragen zur Persönlichkeit, Reife des Konzepts bis hin zur Risikovorsorge. Wird eine bestimmte Kategorie von Fragen mit 5 benotet, so wird der ganze Test als negativ bewertet. 21
Konzeptauswertung Die Konzeptbewertung in diesem Beispiel kommt zum Ergebnis, dass das Konzept als positiv bewertet wird. 22
Gründungsbericht Nach Erfassung aller Angaben zum Gründungsvorhaben kann im Programm Existenzgründung Arbeitspapiere ein Gründungsbericht aufbereitet werden. Die Erstellung des Berichts kann sowohl mit bereits vorgefertigten Textbausteinen als auch völlig neu erfolgen. Die oben bereits gezeigten Ergebnisse z. B. Jahresübersicht Erfolge, Jahresübersicht Liquidität etc. sind anschließend im Gründungsbericht automatisch enthalten. Auszug aus einem Gründungsbericht: 23
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