Wie aus Ideen Präsentationen werden Einführung ins Präsentationsdesign Markus Graebig info@exploconsult.de für das Projektlabor der TU Berlin, 14.04.2011 Abb. aus: Graebig, Jennerisch-Wünsche, Engel, Wie aus Ideen Präsentationen werden, Gabler (2011)
Von der Idee zum Vortrag in 5 Schritten Planung Storyline & Storyboard Visualisierungshilfen Technische Umsetzung Vortrag Ziel Definition von Zielgruppe, Zielsetzung, Kernbotschaft, So-what Planung der Geschichte auf der Makroebene Visualisierung der Kernaussagen, Detailentwurf einzelner Schaubilder Umsetzung der Schaubilder in PowerPoint Überzeugender persönlicher Vortrag Zentrale Konzepte Info-Grafik vs. Info-Container 3S-Modell (Strategie, Struktur, Stil) Pyramidenprinzip Storyline mit Aussagetiteln Storyboard mit Miniatur-Schaubildern Aufbau/Funktion von Schaubildern 3 Schaubildtypen (Zahlen, Konzepte, Texte) Effiziente Nutzung der PowerPoint- Werkzeuge Rhetorik und Körpersprache Interaktion mit dem Publikum, Fragen Zeiteinhaltung Markus Graebig 2
Präsentationsphilosophie: Info-Grafiken als Hilfsmittel zur Information und Überzeugung Zweck Information Überzeugung Info-Container Faktensammlung ( Fakt Pack, Ideensammlung) Memorandum (z.b. Gesprächsprotokoll) White Paper (z.b. Entscheidungsvorlage) Info-Grafik Business-Präsentation Vorlesung/Unterricht Seminarvortrag Referat Geschichte erzählen: auf den Punkt prägnant aussagegetrieben handlungsorientiert Unterhaltung Comic Spaßpräsentation, multimediale Grußkarte Anlassrede Rede zum Jubiläum, zur Weihnachtsfeier etc. Dokumentation Persönlicher Vortrag Zugang Quelle: Markus Graebig et. al., Wie aus Ideen Präsentationen werden, Gabler (2011) 3
Message first : Präsentationen sind zielgerichtete Geschichten Wer sind die Adressaten? Was wissen sie, was erwarten sie? Welcher Stil passt? Zielgruppe Zielsetzung Warum präsentiere ich? Was möchte ich erreichen? Warum ist die Präsentation wichtig? Was folgt aus dem Gesagten? Was sollen die Adressaten denken oder tun? So-what Kernbotschaft Was ist der Leitgedanke meines Vortrags? Welche Fakten sollten unbedingt ankommen? Quelle: Markus Graebig et. al., Wie aus Ideen Präsentationen werden, Gabler (2011) 4
Top-down-Kommunikation hilft uns, auf den Punkt zu kommen Fallbeispiel Anrufbeantworter: Zwei Versionen derselben Nachricht welche ist besser? Version A: Ich wollte Ihnen nur kurz sagen, dass Herr Elbeshausen angerufen hat. Seine Tochter ist krank, und er kann deshalb wahrscheinlich nicht zur Projektbesprechung am Montag früh kommen. Ab Dienstag ist er aber wieder verfügbar. Bei Frau Yersin habe ich nachgefragt, und sie ist ab Donnerstag im Urlaub. Dr. Hentschel kommt allerdings erst Dienstagabend aus München zurück. Mit dem Besprechungsraum wird es auch ein bisschen eng, der ist für den Rest der Woche nur noch vormittags frei. Was meinen Sie? Version B: Wir müssen die Projektbesprechung auf Mittwoch, 10:00 Uhr verlegen, weil Herr Elbeshausen den ursprünglichen Termin nicht wahrnehmen kann. Der Ersatztermin passt auch für Frau Yersin und Herrn Dr. Hentschel. Sind Sie einverstanden? Quelle: Markus Graebig et. al., Wie aus Ideen Präsentationen werden, Gabler (2011) 5
Mit Hilfe des Pyramidenprinzips wird Top-down- Kommunikation strukturiert Version A Elbeshausen: Kann nicht am Montag früh, aber ab Dienstag Rücksprache mit Yersin: Ist ab Donnerstag im Urlaub Dr. Hentschel: Ab Dienstagabend zurück Raum verfügbar: Nur vormittags Keine Synthese = fehlende Kernbotschaft Version B Verlegung der Projektbesprechung auf Mittwoch, 10:00 Uhr Elbeshausen kann Yersin kann Dr. Hentschel kann Raum frei Quelle: Markus Graebig et. al., Wie aus Ideen Präsentationen werden, Gabler (2011); Barbara Minto, The Pyramid Principle, Financial Times Prentice Hall (2002) 6
Von der Idee zum Vortrag in 5 Schritten Planung Storyline & Storyboard Visualisierungshilfen Technische Umsetzung Vortrag Ziel Definition von Zielgruppe, Zielsetzung, Kernbotschaft, So-what Planung der Geschichte auf der Makroebene Visualisierung der Kernaussagen, Detailentwurf einzelner Schaubilder Umsetzung der Schaubilder in PowerPoint Überzeugender persönlicher Vortrag Zentrale Konzepte Info-Grafik vs. Info-Container 3S-Modell (Strategie, Struktur, Stil) Pyramidenprinzip Storyline mit Aussagetiteln Storyboard mit Miniatur-Schaubildern Aufbau/Funktion von Schaubildern 3 Schaubildtypen (Zahlen, Konzepte, Texte) Effiziente Nutzung der PowerPoint- Werkzeuge Rhetorik und Körpersprache Interaktion mit dem Publikum, Fragen Zeiteinhaltung Markus Graebig 7
Von der Idee zum Vortrag in 5 Schritten Planung Storyline & Storyboard Visualisierungshilfen Technische Umsetzung Vortrag Ziel Definition von Zielgruppe, Zielsetzung, Kernbotschaft, So-what Planung der Geschichte auf der Makroebene Visualisierung der Kernaussagen, Detailentwurf einzelner Schaubilder Umsetzung der Schaubilder in PowerPoint Überzeugender persönlicher Vortrag Zentrale Konzepte Info-Grafik vs. Info-Container 3S-Modell (Strategie, Struktur, Stil) Pyramidenprinzip Storyline mit Aussagetiteln Storyboard mit Miniatur-Schaubildern Aufbau/Funktion von Schaubildern 3 Schaubildtypen (Zahlen, Konzepte, Texte) Effiziente Nutzung der PowerPoint- Werkzeuge Rhetorik und Körpersprache Interaktion mit dem Publikum, Fragen Zeiteinhaltung Markus Graebig 8
Seit 2000 ist der Alkoholmissbrauch unter Jugendlichen um 170% gestiegen Stationäre Behandlungen aufgrund akuter Alkoholintoxikation* (Anzahl der 10- bis 20-Jährigen, in Tausend) ZUR DISKUSSION 15- bis 20-Jährige 10- bis 15-Jährige 25,7 19,4 16,4 12,8 21,2 9,5 16,1 13,4 10,1 7,3 2,2 2,7 3,0 3,3 4,5 2000 2002 2004 2006 2008 + 170% * Akuter Alkoholrausch, der eine vollstationäre Krankenhausbehandlung erforderte Quelle: Destatis, Markus Graebig 9
Entwicklung der Vertragsabschlüsse in 2010 Anzahl der Vertragsabschlüsse 80 60 40 20 0 Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Quelle: ABC GmbH, Markus Graebig 10
Seit Januar hat sich die Zahl der Vertragsabschlüsse verdoppelt Entwicklung Vertragsabschlüsse, 2010 (Anzahl) 80 60 + 100% 40 20 0 Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Quelle: ABC GmbH, Markus Graebig 11
Die Zahl der Vertragsabschlüsse war in zwei Monaten rückläufig Entwicklung Vertragsabschlüsse, 2010 (Anzahl) 80 60 40 20 0 Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Quelle: ABC GmbH, Markus Graebig 12
Seit Januar hatten wir drei starke Wachstumsphasen Entwicklung Vertragsabschlüsse, 2010 (Anzahl) 80 60 40 20 0 Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Quelle: ABC GmbH, Markus Graebig 13
Zahlengetriebene Schaubilder nutzen die Zelazny-Matrix Vergleichsart Struktur Rangfolge Zeitreihe Häufigkeit Korrelation Kreis Balken Diagrammtyp Säule Linie Punkt Quelle: Gene Zelazny, Wie aus Zahlen Bilder werden, Gabler (2009) 14
Konzept-Schaubilder erfordern Kreativität Prozess Ablauf von Aktivitäten oder Fluss von Informationen/Dingen Lineare Phasen Iteration Horizonte/Stufen Beziehung Interaktion von Akteuren oder Einflussfaktoren Hierarchie Einwirkung Gewichtung Struktur Aufbau eines Gesamtkonzepts aus mehreren Teilen Komponenten Ebenen Schnittmengen Selektion Auswahl oder Bewertung von Elementen Matrix Bewertung Filter Argumentation Aufbau einer Argumentationskette oder eines logischen Schlusses Folgerung Widerspruch Logikbaum Quelle: Markus Graebig et. al., Wie aus Ideen Präsentationen werden, Gabler (2011) 15
Text-Schaubilder: So knapp wie möglich Überladenes Text-Schaubild Besser: aufs Wesentliche reduzieren Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte Mitführen von Hunden verboten (1. Apr 15. Okt) Der Bürgermeister Quelle: Markus Graebig et. al., Wie aus Ideen Präsentationen werden, Gabler (2011) 16
Gestaltungsregeln für Texte: Schlichte Eleganz Typografie Schriftgröße Design Konsistenz Schlichtheit Serifenlos Hervorhebungen: fett, unterstrichen, Hintergrundfarbe, Vordergrundfarbe Überschriften: 22 32 pt Fließtext: 16 28 pt Anmerkungen: 12 16 pt Möglichst wenig Text (z. B. 7x7-Regel ) Schaubild in max. 10 bis 15 Sekunden erfassbar Einfarbiger Hintergrund weiß oder schwarz Eine Schriftart Max. 3 Schriftgrößen Konsistente Hervorhebungen ( Farbe braucht Sinn ) Buntheit und Mickey-Mouse-Effekte vermeiden Eindeutige, klare Formen Grafik braucht Sinn Markus Graebig 17
Von der Idee zum Vortrag in 5 Schritten Planung Storyline & Storyboard Visualisierungshilfen Technische Umsetzung Vortrag Ziel Definition von Zielgruppe, Zielsetzung, Kernbotschaft, So-what Planung der Geschichte auf der Makroebene Visualisierung der Kernaussagen, Detailentwurf einzelner Schaubilder Umsetzung der Schaubilder in PowerPoint Überzeugender persönlicher Vortrag Zentrale Konzepte Info-Grafik vs. Info-Container 3S-Modell (Strategie, Struktur, Stil) Pyramidenprinzip Storyline mit Aussagetiteln Storyboard mit Miniatur-Schaubildern Aufbau/Funktion von Schaubildern 3 Schaubildtypen (Zahlen, Konzepte, Texte) Effiziente Nutzung der PowerPoint- Werkzeuge Rhetorik und Körpersprache Interaktion mit dem Publikum, Fragen Zeiteinhaltung Markus Graebig 18
Rhetorik in a nutshell : Sei Du selbst! Referent im Mittelpunkt Medium als Hilfsmittel integrieren Dialog mit Auditorium führen Sprechtempo, Aussprache, Gestik beachten Füllworte, Weichmacher, Passiv, Negationen vermeiden Mut zur Pause! Zeitrahmen einhalten!! Markus Graebig 19
Zum Weiterlesen Teil I: Grundlegende Techniken in PowerPoint PowerPoint kennenlernen Präsentationen organisieren, gestalten, animieren, vorführen Teil II: Entwurf von Präsentationen und Schaubildern Präsentationsphilosophie Präsentationen planen (Pyramidenprinzip, Top-down etc.) Dramaturgie: Geschichten erzählen (Storyline, So-what ) Schaubilddesign (Schaubildtypen: Zahlen, Konzepte, Texte) Teil III: Anwendungspraxis in PowerPoint Fortgeschrittene Techniken, PowerPoint-Templates, Diagramme, Shortcuts Markus Graebig 20