Postordnung Stand: 01/2010
Impressum: Fachhochschule Köln Claudiusstraße 1 50678 Köln Herausgeber: Der Präsident der Fachhochschule Köln Prof. Dr. Joachim Metzner Redaktion: Melanie Reuter Titelbild: David Franklin, Quelle: istockphoto.com Stand: 01/2010
Postordnung 3 Postordnung der Fachhochschule Köln 1 Zweck Die Postordnung regelt den Umgang mit der Eingangs- und Ausgangspost in den Poststellen sowie deren weiteren Handhabung in den einzelnen Organisationseinheiten. 2 Poststelle Die Poststellen sind ein zentraler Servicedienst der Hochschulverwaltung. Die bzw. der unmittelbare Vorgesetzte ist für die ordnungsgemäße Erledigung aller anfallenden Aufgaben in den Poststellen verantwortlich. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Poststellen erledigen alle Aufgaben des Posteingangs und -ausgangs und achten auf eine zügige Bearbeitung, eine wirtschaftliche Ausnutzung der technischen Einrichtungen sowie auf einen kostensparenden Versand nach den entsprechenden Tarifen. 3 Posteingang (1) Posteingänge in Papierform werden von den Poststellen in Empfang genommen und ggf. auf Beschädigungen geprüft. Beanstandungen sind möglichst noch in Gegenwart des Überbringers vorzunehmen. (2) Innerhalb der Dienstzeit verweist der Pförtner eingehende Postsendungen an die Poststelle. Außerhalb der Dienstzeit hat er fristwahrende Schriftstücke mit Tagesstempel zu versehen und ggf. zu quittieren. Bei den übrigen Sendungen soll er auf die Hausbriefkästen verweisen. Wert-, Einschreibe- und Geldsendungen darf der Pförtner nicht entgegennehmen. (3) Eingehende Faxe sind unverzüglich an die zuständige Stelle weiterzuleiten. Diese entscheidet über die weitere Behandlung der Sendung. (4) Eingehende E-Mails, für deren Bearbeitung andere Stellen zuständig sind, sind von den einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern unverzüglich der zuständigen Stelle per Weiterleitungsfunktion weiterzuleiten. (5) Vor der Öffnung einer Sendung ist zu prüfen, ob sie für die Fachhochschule Köln bestimmt ist oder ob Gründe erkennbar sind, die ein Öffnen verbieten. Fälschlich eingehende Postsendungen, sogenannte Irrläufer, werden ungeöffnet an die Post zurückgegeben. 4 Ungeöffnet weiterzuleitende Eingänge (1) Postsendungen, die an Angehörige der Fachhochschule gerichtet sind, werden ungeöffnet der Empfängerin bzw. dem Empfänger zugeleitet, wenn der Name der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters an erster Stelle steht, mit dem Zusatz c/o Fachhochschule Köln oder die Sendung mit dem Hinweis persönlich oder vertraulich gekennzeichnet ist. (2) Ebenfalls nicht geöffnet werden dürfen Gerichtssachen. Sie sind in verschlossenem Umschlag mit Eingangsstempel unverzüglich an das Hochschulreferat Justizariat weiterzuleiten. Sendungen des Arbeitsgerichts werden verschlossen und mit Eingangsstempel versehen unverzüglich an das Hochschulreferat Personal weitergeleitet. (3) Verschlossen eingehende Post in Personalangelegenheiten ist, sofern sie eine entsprechende Aufschrift trägt, ebenfalls ungeöffnet weiterzuleiten. Ergibt sich die Notwendigkeit einer vertraulichen Behandlung erst aus dem Schriftstück selbst, so ist der Umschlag wieder zu verschließen, mit dem Vermerk Irrtümlich geöffnet zu versehen und mit Namen und Datum abzuzeichnen.
4 Fachhochschule Köln (4) Gekennzeichnete Angebote auf Ausschreibungen sind auf dem Briefumschlag mit dem Eingangsstempel zu versehen und ungeöffnet weiterzuleiten. (5) Post, die erkennbar nicht für die Hochschulverwaltung bestimmt ist, wie Personalrat, Fakultäten, Zentrale Einrichtungen oder Dritte, wird ungeöffnet in die dafür vorgesehenen Postfächer verteilt. Der Umschlag ist mit Eingangsstempel zu versehen. 5 Öffnung der Eingänge (1) Posteingänge über den Vorgesetzten werden von diesem mit Sichtvermerk und im Bedarfsfall mit Arbeitsvermerk versehen. Falsch eingehende Post ist ebenfalls mit Sichtvermerk unverzüglich der zuständigen Stelle weiterzuleiten. Dabei sind alle Sicht- und Arbeitsvermerke mit Paraphe (Namenskürzel) und Datum zu versehen. (2) Alle von der Poststelle geöffneten Eingänge werden mit Eingangsstempel versehen. Dies gilt nicht für Sendungen, die dies ihrer Natur nach nicht zulassen (z. B. Urkunden). In diesem Fall ist der Eingangsstempel auf dem Umschlag anzubringen und dieser der Sendung beizufügen. In allen anderen Fällen sind Briefumschläge nur beim Vorgang zu belassen, wenn sie wichtige Aussagen für den Empfänger enthalten. Dies gilt insbesondere, wenn der Absender im Schreiben fehlt oder wenn der Umschlag Vermerke trägt, die im Schreiben nicht enthalten sind (z. B. bei besonderen Zustellungsvermerken). (3) Postwertzeichen sind den Postsendungen zu entnehmen, nachzuweisen und zur Freimachung von Dienstsendungen zu verwenden. Die Entnahme ist auf dem Eingang zu vermerken. Beigefügte Freiumschläge werden dem Eingang beigefügt. (4) Geldsendungen sind nur von der Geldannahmestelle entgegenzunehmen. Mit der Post eingehende Gelder, Schecks o. ä. sind unverzüglich der Geldannahmestelle zuzuleiten. Sie werden dort nach haushaltsrechtlichen Vorschriften behandelt. (5) Bei Abwesenheit der Empfängerin bzw. des Empfängers ist die Dienstpost grundsätzlich von der Vertretung zu öffnen. Ausschließlich persönlich oder vertraulich gekennzeichnete Post darf nicht von Dritten geöffnet werden, es sei denn, die Post ist mit o. V. i. A. (oder Vertreter/in im Amt) neben dem Namen gekennzeichnet. 6 Weiterleitung (1) Die eingehende und ggf. geöffnete Post wird grundsätzlich der zuständigen Teamleitung direkt zugeleitet. Alle weiteren Eingänge von grundsätzlicher Bedeutung sind zunächst der jeweiligen Referatsleitung vorzulegen. Hierzu gehören insbesondere Informationen anderer Hochschulen und Einrichtungen sowie Dienstaufsichtsbeschwerden. (2) Eingehende Erlasse werden im Geschäftszimmer des Vizepräsidenten für Wirtschafts- und Personalverwaltung in ein Erlass-Kontrollbuch eingetragen, aus dem der Eingang und die zuständige Organisationseinheit nachzuvollziehen sind. Eine Kopie des Erlasses ohne Anlage wird in der dortigen zentralen Erlass-Sammlung aufbewahrt. Eine weitere Kopie verbleibt bei dem Präsidenten/der Präsidentin. Das Original erhält die verantwortliche Organisationseinheit, welches den Verteiler prüft und dafür verantwortlich ist, ggf. weitere Stellen durch Kopien des Erlasses zu informieren. (3) Postsendungen, die Personalangelegenheiten betreffen, sind grundsätzlich mit Vermerken wie persönlich oder vertraulich zu versehen. (4) Die Post ist grundsätzlich von den jeweiligen Mitarbeiter/innen an den dafür vorgesehenen Stellen (Poststelle, Posträume, Postkästen) abzuholen bzw. zu hinterlegen. (5) Pakete sind in den jeweiligen Poststellen gegen Unterschrift abzuholen.
Postordnung 5 7 Postausgang (1) Ausgangspost ist grundsätzlich von der zuständigen Organisationseinheit versandfertig der Poststelle zuzuleiten. (2) Für Massenbriefe steht eine Kuvertiermaschine zur Verfügung. Große Versandaktionen sind rechtzeitig abzustimmen. (3) Es sind grundsätzlich Fensterbriefumschläge zu verwenden, die die Hochschule als Absender kennzeichnen. Umschläge ohne Absender können zur Feststellung des dienstlichen Inhalts von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Poststellen geöffnet werden. (4) Schreiben, die elektronisch hergestellt und versandt werden, sind mit der Namensangabe zu versehen. Beim E-Mail- und Fax-Versand ist die Übersendung des Originaldokuments nur dann erforderlich, wenn dies aufgrund gesetzlicher Bestimmungen notwendig ist. Die Postordnung der Fachhochschule Köln tritt am 01.01.2010 in Kraft und ersetzt alle vorherigen Fassungen.
6 Fachhochschule Köln Richtig adressieren Erstellen Sie die gesamte Anschrift als linksbündigen, geschlossenen Block ohne Leerzeilen in gleicher Schriftgröße und Schrift. Vermeiden Sie Umrahmungen und Hervorhebungen. Schreiben Sie mit dunkler Schrift auf hellem Hintergrund. Fachhochschule Köln Claudiusstr. 1 50678 Köln Max Mustermann Musterstraße 1a 12345 Musterhausen Fachhochschule Köln Claudiusstr. 1 50678 Köln Max Mustermann Postfach 4711 12345 Musterhausen Fachhochschule Köln Claudiusstr. 1 50678 Köln John Dundee Harbour Place 4 CANBERRA ATC 4568 AUSTRALIEN Bei Auslandsanschriften schreiben Sie den Namen des Bestimmungsortes in Großbuchstaben und möglichst in der Sprache des Bestimmungslandes (z. B. MILANO statt Mailand). Den Namen des Landes schreiben Sie als letzte Zeile der Anschrift in Deutsch, Französisch oder Englisch ebenfalls in Großbuchstaben. Verwenden Sie keine Länderkennzeichen.
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