Liquidität sichern Forderungsmanagement effektiv unterstützt vom Steuerberater Insolvenz Handlungsspielraum Referent: Aufwand Liquiditätsmangel Dipl. ing.agrar Stefan Rotmann DATEV eg Leistungsrückgang Ergebnisrückgang Verschuldung Zeitablauf
Wenn der Schuh drückt Agenda 1. Vorstellung des Unternehmens DATEV 2. Kennzahlen zu Liquidität, Rentabilität und Erfolg im Vergleich 3. Der Liquiditätscheck für kleine Unternehmen 4. Wie kommt es zur Unternehmenskrise 5. Professionelle Lösungen vom Steuerberater Insolvenz 6. Praktisches Beispiel zum Forderungsmanagement Handlungsspielraum 7. Diskussion und Fragen Aufwand Liquiditätsmangel Verschuldung Leistungsrückgang Ergebnisrückgang Zeitablauf 2
Wenn der Schuh drückt Agenda 1. Vorstellung des Unternehmens DATEV 2. Kennzahlen zu Liquidität, Rentabilität und Erfolg im Vergleich 3. Der Liquiditätscheck für kleine Unternehmen 4. Wie kommt es zur Unternehmenskrise 5. Professionelle Lösungen vom Steuerberater 6. Praktisches Beispiel zum Forderungsmanagement 7. Diskussion und Fragen Handlungsspielraum Aufwand Insolvenz Liquiditätsmangel Verschuldung Leistungsrückgang Ergebnisrückgang Zeitablauf 3
DATEV das Unternehmen Kiel Hamburg Schwerin führender Anbieter von Software und Services für Finanzbuchführung sowie Lohn- und Gehaltsabrechnung in Europa Bremen Hannover Berlin Magdeburg Münster Essen Dortmund Düsseldorf Erfurt Leipzig Köln Kassel Dresden Koblenz Frankfurt Mannheim Saarbrücken Stuttgart Ulm Freiburg Nürnberg Passau München Softwarehaus und IT-Dienstleister für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte sowie deren Mandanten über 40 Jahre Erfahrung mit Software und Services die Finanzbuchführung von 2,5 Millionen Unternehmen in Deutschland wird mit DATEV-Software geführt monatlich werden ca. 10 Mio. Lohnabrechnungen mit DATEV-Software erstellt Hauptsitz in Nürnberg und 25 Niederlassungen bieten bundesweit Beratung und Schulung 4
Auftrag und Unterstützung Mitglieder Steuerberater Rechtsanwälte Wirtschaftsprüfer vereidigte Buchprüfer Sozietäten und Partnergesellschaften Gesellschaften der Berufsangehörigen Unser Auftrag: Erhöhung der Wettbewerbsfähigkeit unserer Mitglieder Unterstützung bei allen Dienstleistungen unserer Mitglieder für deren Mandanten wirtschaftliche Förderung unserer Mitglieder Mitglied Unternehmen Grundsatz: DATEV spricht Unternehmen von sich aus nicht direkt an es sei denn, der Steuerberater gibt sein Einverständnis. 5
Partnerschaft von Unternehmen, Steuerberatern und DATEV eine starke Allianz Reibungslose Abläufe durch Systeme, die zueinander passen. Unternehmer der steuerlicher Berater kennt die Software und steht beratend zur Seite. DATEV bietet umfassende Dienstleistungen, die erstklassigen Service, Schulungen und Consulting mit einschließen. Aktualität durch laufende Software-Updates ist das Unternehmen bei gesetzlichen Änderungen immer auf dem neuesten Stand. Steuerberater DATEV unterstützt die Zusammenarbeit zwischen Steuerberatern und deren Mandanten mit passenden Softwarelösungen und Services. 6
Das DATEV-Produkt- und Dienstleistungsangebot für die Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Unternehmen Lösungen für Unternehmen Beratung, Konzeption und Einführung von Software-Lösungen Auftragsbearbeitung/ Rechnungsschreibung Bestellwesen und Lagerhaltung Betriebliches Rechnungswesen Personalabrechnung und -management Office-Management Online-Anwendungen spezielle Lösungen für Branchen softwareunabhängige Unternehmensberatung Wissensvermittlung Beratung, Konzeption und Einführung von IT-Lösungen (IT-Management) 7
können Sie bei folgenden Fragen zustimmen? Werden Ihre Rechnung immer pünktlich von Ihren Kunden bezahlt? Geben Sie konkrete Zahlungsziele vor? Werden säumige Zahler unverzüglich gemahnt? Werden Ihre Rechnungen immer unmittelbar nach der Leistung ausgestellt? Führen Sie eine aktuelle Offene-Posten-Liste? Agieren Sie vorausschauend? Wenn ja herzlichen Glückwunsch Sie haben ihr Unternehmen fest im Griff! 8
Typische Struktur der Geschäftsvorfälle in einem Unternehmen mit Forderungen und Verbindlichkeiten pro Monat 200 Buchungsvorgänge 50 Ausgangsrechnungen 20 Eingangsrechnungen 100 Bankbewegungen Zahlungen von Kunden Zahlungen an Lieferanten Lohnüberweisungen sonstige Zahlungen 15 Kassenbelege 15 Lohnbuchungen 9
Forderungsausfälle bei KMU Forderungsausfälle in Höhe von bis zu 5% sind durchaus übliche Größenordnungen ca. 10 % der Rechnungen werden nicht fristgerecht bezahlt entspricht ca. 5 überfälligen Rechnungen pro Monat d.h. am Monatsende sind 5 neue überfällige Rechnungen zu prüfen Praxiserfahrungen (wenn der Steuerberater hinterher telefoniert): 2 Rechnungen wurden nicht bezahlt, weil sie fehlerhaft waren 2 Kunden zahlen grundsätzlich erst nach wiederholter Aufforderung 1 Kunde, mit dem man kein weiteres Geschäft mehr machen will Vorqualifizierung der Außenstände wichtig 10
Ausgleich von Forderungsausfall Unternehmen, Jahresumsatz 800 T 8% Umsatzrendite = 64 T Gewinn 2% Forderungsausfall = 16 T erwarteter Jahresumsatz 800.000 angestrebter Gewinn 64.000 erwarteter Forderungsausfall 16.000 daraus ergibt sich eine Umsatzrendite von 8,00 % ausgleichender Gewinn Gewinn + Forderungsausfall dafür erforderlicher Mehrumsatz um Forderungsausfall ausgleichen zu können 80.000 200.000 zu erwirtschaftender Gesamtumsatz 1.000.000 11
Verkürzung des Kundenziels Wird ein durch Forderungsstundung entstandener Liquiditätsengpass über einen Kontokorrentkredit ausgeglichen, entsteht dadurch Zinsaufwand, der die Liquiditätssituation wiederum verschlechtert. Errechnet werden die finanziellen Auswirkungen eines kürzeren Kundenziels auf den Zinsaufwand aus Kontokorrent. 12
Die Liquidität im Griff mit dem Controllingreport Die klassische BWA als Steuerungsinstrument wurde weiterentwickelt zum Controllingreport Bei gleicher Datenbasis ist der Controllingreport ein Instrument, das betriebswirtschaftliche Daten anschaulich vermittelt, signifikante Werte in das Blickfeld rückt, schneller zu Schlüsselstellen führt und sich aufgrund der ansprechenden Gestaltung auch für (interne) Präsentationen eignet. 13
Unternehmen 60.000 Monatliche Liquiditätsentwicklung 90.000 40.000 20.000 0 60.000 50.000 40.000 30.000 20.000 Umsatz Kosten -20.000-40.000-60.000-80.000-100.000-120.000 Jan 07 Jan 08 Finanzmittel Darstellung zeigt: wären alle unbezahlten Rechnungen beglichen, hätte das Unternehmen ein Guthaben von 20 T Bankkonten überzogen kein Trend nach oben monatliche Belastungen ca. 50 T - vor allem fixe Kosten (Personalkosten) Risiko-Absicherung der Liquidität Jan 06 14
Unternehmen ein permanentes Problem: immer wieder uneingebrachte Forderungen Steuerberater hatte den Unternehmer bereits beim letzten Abschluss angesprochen Befürchtungen des Unternehmers, die Kunden zu mahnen wenn man nicht gleich dran bleibt nach einem Jahr will man auch nicht mehr anrufen Rechnungen ohne Zahlungskonditionen 15
Unternehmen Jan 07 Jan 08 Jan 05 07 Jan 06 08 Einschätzung: werden durch zeitnahes Nachverfolgen der Außenstände könnten 10-20 T realisiert Chancen: der Zinsaufwand (im ersten Halbjahr 6 T ) könnte abnehmen der Banksaldo könnte sich kontinuierlich nach oben entwickeln die Risikolage des Unternehmens wäre erheblich verbessert... 16
Unternehmen Jan 07 Jan 08 Jan 05 07 Jan 06 08 der Steuerberater kann dem Unternehmen mit dem Controllingreport die Bedeutung des Forderungsmanagements erklären mit der Fälligkeitsliste die Zusammensetzung der Außenstände zeigen Problem: mit dieser Fälligkeitsliste kann man die Kunden nicht anrufen am 5.10.2008: - Buchungsstand 31.7.2008 August gerade in Arbeit Handlungsbedarf: zeitnahe Buchführung 17
Digitaler Belegaustausch als Voraussetzung einer zeitnahen FIBU durch den Steuerberater noch zu bezahlen bereits bezahlt Steuerberater erhält digitale Kopie der Belege. Die digitale Kopie kann auf unterschiedliche Art entstehen: Weitergabe von Fakturierdaten über DATEV-Schnittstelle als Buchungsvorlauf Belegaustausch über digitale Bilder Die einfachste Form ist der Belegaustausch über digitale Bilder. 18
Digitaler Belegaustausch als Voraussetzung einer zeitnahen FIBU durch den Steuerberater Das Unternehmen kann seine 50 Ausgangsrechnungen in ein gemeinsames Belegarchiv im DATEV-Rechenzentrum schicken: per Fax schicken (pro Woche 12 Rechnungen) Scannen und an DATEV schicken. Direkt über einen PDF-Druckertreiber als Bild-Dateien zur DATEV senden. Ein Stick dient der Sicherheit (eindeutig identifiziert). Der Steuerberater bucht am Bildschirm jede Buchung kennt ihr dazugehöriges Rechnungsbild. die 5 überfälligen Rechnungen werden direkt als Bild zum Unternehmen geschickt ( das sind die fehlenden Rechnungen) 19
Die moderne Buchführung - Belegfluss heute für die Steuerkanzlei Ablage im Unternehmen Zeitachse Schwachstellen unvollständige Informationen Zeitverzug zwischen Buchführung und Geschäftsbetrieb logistischer Aufwand 20
Die moderne Buchführung beginnt mit dem digitalen Belegaustausch! Ablage im Unternehmen für die Kanzlei Zeitachse Ihr Vorteil logistischer Aufwand entfällt - Belege bleiben im Unternehmen kein Zeitverzug zwischen Buchen und Geschäftsbetrieb Auswertungen in Echtzeit ermöglichen aktuellen Überblick, da alle Infos enthalten sind 21
Die moderne Buchführung Unternehmen Belege senden Scan DATEV Unternehmen online Belegerfassung Ausgangsrechnungen Eingangsrechnungen Kasse Kanzlei aktuelle Buchführung Scanner / Fax digitales Belegarchiv Zahlungen erstellen Auswertungen einsehen Absicherung durch midentity Buchführung in der Kanzlei 22
Die moderne Buchführung - Informationsportal 23
Digitales Belegarchiv 24
Die monatliche Fälligkeitsliste Ziel: einmal im Monat wird für das Unternehmen eine Fälligkeitsliste erzeugt, die so aktuell ist, dass man damit die Kunden anrufen kann das heißt, es sind alle Bankzahlungen bis zum Vortag gebucht das Unternehmen muss seine Rechungen zeitnah zum Steuerberater geben (nicht erst kurz vor dem UStVA-Termin) am besten als digitale Kopie (= den sortierte Pendelordner ersetzen) der Steuerberater erhält die Bankkontoauszüge elektronisch (über DATEV-RZ täglich aktuelle Bankauszüge) mit Hilfe des elektronischen Bankbuchen sind alle Zahlungen aktuell gebucht und den Rechnungen zugeordnet in dieser Fälligkeitsliste sind die 5 neuen überfälligen Rechnungen markiert 25
Die Liquidität im Griff mit der Fälligkeitsliste Debitoren 26
Kontoauszüge kontrollieren dadurch weiß man, welche Rechnungen noch unbezahlt sind 27
Bonitäts- und Kreditauskünfte - Ziel und Einsatzzweck Der DATEV-Recherchedienst stellt Bonitätsauskünfte der Auskunfteien Bürgel, Creditreform und D&B zur Verfügung. Die Abfrage kann über den Recherchedienst, oder die Online- Schnittstelle erfolgen. Sie ersparen sich Mitgliedsbeiträge für eigene Anschlüsse und laufende Gebühren für die Nutzung. Der Einsatzzwecke von Bonitätsauskünften ist vielfältig: Einschätzung neuer Geschäftsbeziehungen des Mandanten Überprüfung laufender Vertragsverhältnisse Debitoren-/Kreditorenmanagement, Factoring Beurteilung des Kreditlimits Eigenprüfung durch Selbstauskünfte 28
Bonitäts- und Kreditauskünfte - Ergebnisse Die Bonitätsauskunft zu einem Unternehmen besteht im Allgemeinen aus: Bonitätsinformationen (Bonitätsindex, Zahlungsweise, Krediturteil, Höchstkredit je Auftrag) Strukturinformationen (Rechtsform, Gründungsdatum, Registerinformation, Gesellschaftsorgane und Beteiligungen, Unternehmensgegenstand, Branche) Finanzinformationen (Kapital, Jahresumsatz, Immobilien, Aktiv- / Passivposten) Sonstige Informationen (Unternehmensentwicklung mit Auftragslage, Mitarbeiter, Bankverbindung, Anmerkungen zu Beteiligungen, Historie) 29
Bonitäts- und Kreditauskünfte - Auskunftsarten Vollauskünfte Bonitätsauskünfte Deutschland und International Bürgel, Creditreform, D&B Kurzauskünfte Bonitätsauskünfte Deutschland und Europa Bürgel, D&B Personenauskünfte Privatpersonenauskünfte Deutschland Bürgel Bonitätsauskünfte über Recherchedienst bestellen DATEV Recherchedienst 30
Liquiditätsvorschau: Vorteile einer aktuellen FIBU nutzen 31
DATEV Mittelstand pro Zum Greifen nah DATEV Mittelstand pro Auftragswesen Dokumentenorganisation Rechnungswesen Zahlungsverkehr Zentraler Programmeinstieg über den DATEV Arbeitsplatz Zentraler Stammdatendienst Unterjährige Beratung und Jahresabschluss durch den Steuerberater 32
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Ihre Meinung, Ihre Fragen? Interessant für Sie? Was möchten Sie von uns wissen? 33
Kontakt Uwe Bürst DATEV eg Niederlassung Hannover Vahrenwalder Straße 156 30165 Hannover Telefon: 0511 9663-234 E-Mail: uwe.buerst@datev.de Internet: www.datev.de/unternehmensloesungen 34
35