CONTENT-ADMINISTRATION

CONTENT-ADMINISTRATION Dieser Quick-Start-Guide bietet Ihnen einen Überblick über die Content-Administration und die Index-Administration in Drooms. Zunächst erhalten Sie einen Überblick über Grundlagen der Content-Administration (1) sowie über grundlegende Funktionen der Index-Administration (2). Danach erfahren Sie, wie Sie die Indexkopie bearbeiten (3) und Ordner und Dateien importieren (4) können. Eine ausführliche Anleitung finden Sie im Handbuch Drooms Content Administrator. 1 Grundlagen der Content-Administration Alle Änderungen durch einen Content Administrator erfolgen zunächst nur an einer Indexkopie und nicht im eigentlichen Datenraum. Die Änderungen werden erst übernommen, wenn sie je nach Einstellungen von Ihnen oder einem Deal Manager freigegeben werden. Bitte beachten Sie auch Hinweise zum Entsperren der Indexkopie. Reiter Administration Content-Administration öffnen 1. Starten Sie Drooms. Wählen Sie ggf. oben rechts Ihre bevorzugte Sprache. 2. Bitte melden Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse als Nutzernamen und Ihrem Passwort an. 3. Öffnen Sie das Datenraum-Projekt, in dem Sie als Content Administrator eingetragen sind. Wählen Sie dann den Reiter ADMINISTRATION auf der rechten Seite aus. 4. Im Administrationsbereich haben Sie Zugriff auf die Menüpunkte Projekt, NutzFer, Staging-Bereich und Reports. 5. Im Folgenden wird vor allem der Staging-Bereich beschrieben, die übrigen Menüpunkte bieten Informationen zum Projekt (z.b. Kontaktdaten von Administratoren). Indexkopie auswählen 1. Wählen Sie im Administrationsbereich den Menüpunkt Staging-Bereich. 2. Um die Arbeit im Staging-Bereich zu beginnen, wählen Sie Indexkopie auswählen. 3. Wählen Sie in dem Drop-Down-Menü die Indexkopie, die Sie bearbeiten möchten. Änderungen an Indexkopie überprüfen 1. Wählen Sie im Administrationsbereich den Menüpunkt Staging-Bereich Staging-Bereich. 2. Sie sehen eine detaillierte Übersicht über alle Änderungen an der Indexkopie. DROOMS QUICK START GUIDE 1

Indexkopie entsperren 1. Wählen Sie den Menüpunkt Staging-Bereich Index-Administration. 2. Unter Entsperren klicken Sie auf den Link hier, um die Indexkopie zu entsperren. Vergessen Sie nicht, Ihre Indexkopie zu entsperren. Bitte beachten Sie: Sie sollten Ihre Indexkopie immer entsperren, damit andere Administratoren daran arbeiten können. Sollten Sie eine Indexkopie wählen, die durch einen anderen Nutzer gesperrt ist, wird ein Hinweis angezeigt. Sie können unter Nutzer Administratoren online prüfen, ob der Nutzer noch online ist. Sie können die Kontaktdaten von Deal Managern einsehen. Diese können eine Indexkopie entsperren (z.b. falls ein Admin das Entsperren vergessen hat). Wählen Sie Projekt Überblick Projektüberblick. Je nach Projekteinstellungen, werden die Änderungen am Index sofort wirksam oder werden erst überprüft. 2 Index-Administration Entsperren Sie Ihre Indexkopie Laufende Jobs Im Hintergrund laufende Jobs werden hier gezeigt Schnellhilfe Infos zur Nutzung der Index-Administration Indexübersicht Hier sehen Sie den Abschnitt Ihrer Indexkopie. Klicken Sie auf das Ordnersymbol, um Unterpunkte anzuzeigen. Dokumente können mit einem Klick auf ihr Symbol heruntergeladen werden. Ausgewählter Indexpunkt Kontextmenü 1. Wählen Sie den Menüpunkt Staging-Bereich Index-Administration. 2. Wählen Sie einen oder mehrere Indexpunkte und öffnen Sie das Kontextmenü (rechte Maustaste). 3. Unter Indexpunkt bzw. Dokument finden Sie verschiedene Möglichkeiten zur Bearbeitung der ausgewählten Indexpunkte. Diese Funktionen werden im Folgenden beschrieben. DROOMS QUICK START GUIDE 2

3 Indexpunkte anzeigen, auswählen und bearbeiten Unterindexpunkte anzeigen 1. Um Unterpunkte anzuzeigen, klicken Sie auf das Ordnersymbol. 2. Sie können Unterpunkte auch mit Hilfe des Kontextmenüs aus- bzw. einklappen. Gehen Sie mit dem Mauszeiger dafür auf einen Indexpunkt, der Unterpunkte enthält. Indexpunkte auswählen 1. Einen einzelnen Indexpunkt wählen Sie mit einem Mausklick. 2. Sie können einen ganzen Indexbereich wählen. Klicken Sie auf den ersten Indexpunkt, halten Sie die Shift-Taste gedrückt und klicken auf den letzten Indexpunkt. 3. Sie können unterschiedliche Indexpunkte wählen: Halten Sie die STRG- Taste (Windows) bzw. CMD-Taste (Mac) und wählen Sie die Indexpunkte.! Die Optionen in den Kontextmenüs variieren je nach Auswahl von Indexpunkten. Einstellungen werden für alle ausgewählten Punkte übernommen.! Unterpunkte werden nicht automatisch mit ihren übergeordneten Punkten ausgewählt. Kontextmenüs 1. Öffnen Sie das Kontextmenü durch einen Klick mit der rechten Maustaste (Windows) bzw. indem Sie CTRL drücken und auf den Punkt klicken (Mac). 2. Im Kontextmenü können Sie zwischen den Menüpunkten Indexpunkt und Dokument wählen. 4 Indexkopie bearbeiten Indexpunkt hinzufügen 1. Wählen Sie Indexpunkt(e) aus und klicken Sie im Kontextmenü auf Indexpunkt Indexpunkt hinzufügen. 2. In der oberen Fensterhälfte sehen Sie den anzulegenden Indexpunkt. Sie können in der Übersicht die Indexziffer bearbeiten. 3. Unter Beschreibung geben Sie einen Namen für Ihren Indexpunkt ein. 4. Unter Berechtigungen wählen Sie, ob der Indexpunkt Berechtigungen von seinem übergeordneten Indexpunkt übernehmen soll, oder ohne Berechtigungen erstellt wird. 5. Unter Dokument können Sie dem Indexpunkt ein Dokument anfügen. 6. Unter Indexdarstellung wählen Sie aus, ab welcher Stelle die Indexziffer des Indexpunkts angezeigt wird. Durch die Einstellung 2 wird z.b. die erste Indexziffer ignoriert ( 2.1 Dokumentname statt 1.2.1 Dokumentname ). Mit der Einstellung Indexpunkt ignorieren wird gar keine Indexziffer angezeigt ( Dokumentname ). 7. Klicken Sie auf Speichern, um den neuen Indexpunkt hinzuzufügen. DROOMS QUICK START GUIDE 3

Indexpunkt bearbeiten 1. Klicken Sie im Kontextmenü auf Indexpunkt Indexpunkt bearbeiten. 2. Die Funktionen entsprechen denen des Menüpunkts Indexpunkt hinzufügen.! Wenn Sie mehrere Indexpunkte gleichzeitig bearbeiten, müssen Sie die gewünschten Optionen erst manuell aktivieren. Klicken Sie dazu auf das Auswahlkästchen links neben jedem Element. Indexpunkt/Dokument löschen 1. Wählen Sie einen oder mehrere Indexpunkte. Klicken Sie im Kontextmenü auf Indexpunkt Indexpunkt löschen bzw. Dokument Dokument löschen. 2. Klicken Sie auf Speichern, um die Inhalte zu löschen.! Alle Inhalte, die versehentlich gelöscht werden, müssen manuell wieder eingefügt werden. Indexpunkt nummerieren 1. Wählen Sie den Indexpunkt aus, ab dem Sie mit der Nummerierung beginnen möchten. 2. Klicken Sie im Kontextmenü auf Indexpunkt Ab hier neu nummerieren. 3. In der oberen Fensterhälfte sehen Sie den ausgewählten und alle nachfolgenden Indexpunkte. Die Nummerierungseinstellungen werden als Vorschau angezeigt. 4. Unter Nummerierung starten bei Indexpunkt geben Sie an, welche Indexziffer dem ersten Indexpunkt zugewiesen werden soll. 5. Unter Nummerieren in Intervallen von können Sie ein Intervall einstellen, mit dem die Indexziffern der nachfolgenden Indexpunkte bestimmt werden. Standardmäßig ist diese Einstellung auf 1 gesetzt, was in einer fortlaufenden Nummerierung resultiert. 6. Klicken Sie auf Speichern, um die Nummerierung zu starten. Indexpunkt kopieren/verschieben 1. Wählen Sie einen oder mehrere Indexpunkte aus. Klicken Sie im Kontextmenü auf Indexpunkt Indexpunkt kopieren bzw. Indexpunkt Indexpunkt verschieben. 2. Wählen Sie ein Ziel für den zu kopierenden Indexpunkt aus und klicken Sie auf Nächste.! Indexpunkte werden an ihrer neuen Position fortlaufend eingefügt.! Wenn Sie einen Indexpunkt kopieren, können Sie mehrere Ziele festlegen. Die Kopie wird allen Zielen mit den gleichen Einstellungen beigefügt. 3. Wählen Sie eine Aktion aus. Mit Über oder Darunter fügen Sie den Indexpunkt vor bzw. hinter dem gewählten Ziel ein. Mit Als Unterpunkt fügen Sie den Indexpunkt als eigenen Unterpunkt hinzu. Klicken Sie wieder auf Nächste. 4. Ein neues Fenster erscheint, in dem Sie die Berechtigungen festlegen. Der Indexpunkt kann die Berechtigungen des Ursprungsindexpunktes beibehalten, Berechtigungen der neuen übergeordneten Indexpunkte übernehmen, oder ohne Berechtigungen (und damit vorerst unsichtbar) eingestellt werden. 5. Klicken Sie auf Speichern, um den Indexpunkt zu kopieren bzw. zu verschieben. DROOMS QUICK START GUIDE 4

Dokument hochladen 1. Öffnen Sie den Menüpunkt Dokument Dokument hinzufügen. 2. Die Funktionen entsprechen denen des Menüpunkts Indexpunkt hinzufügen/bearbeiten. Dokument kopieren/verschieben 1. Wählen Sie einen Indexpunkt aus. Klicken Sie im Kontextmenü auf Dokument Dokument kopieren bzw. Dokument Dokument verschieben. 2. Wählen Sie ein Ziel für das Dokument aus und klicken Sie in der unteren Fensterhälfte auf Zusammenfassung. Ein neues Fenster erscheint, in dem Sie die Aktion überprüfen können.! Bereits vorhandene Dokumente werden ersetzt. Ein entsprechender Warnhinweis erscheint. 3. Klicken Sie auf Speichern, um das Dokument zu kopieren bzw. zu verschieben. Bezugspunkt setzen/entfernen 1. Mit Hilfe von Bezugspunkten können Indexpunkte mit identischer Beschreibung unterschieden werden. Dies ist v.a. in den Reports-Funktionen von Drooms hilfreich. 2. Wählen Sie einen Indexpunkt aus, den Sie als Bezugspunkt für untergeordnete Indexpunkte festlegen möchten. Klicken Sie im Kontextmenü auf Bezugspunkt. 3. Unter Bezugspunkt wählen Sie, ob Sie den Indexpunkt als Bezugspunkt festlegen wollen, oder den Bezugspunkt entfernen möchten. 4. Klicken Sie auf Speichern, um den Bezugspunkt festzulegen. 5 Ordner/Dateien einem Indexpunkt hinzufügen 1. Öffnen Sie den Menüpunkt Staging-Bereich Dateien/Ordner hochladen. 2. Ziehen Sie die gewünschten Ordner in das Uploadfenster ( Ziehen Sie Ihre Dateien ). 3. Bestimmen Sie unter Übergeordneter Indexpunkt, zu welchem Indexpunkt die neuen Dateien und Ordner hinzugefügt werden.! Ausführliche Erläuterungen finden Sie im Handbuch Drooms Content Administrator. 4. Starten Sie das Hochladen mit einem Klick auf das Pfeil-Symbol. DROOMS QUICK START GUIDE 5

6 Ordner/Dateien mehreren Indexpunkten hinzufügen Unter dem Menüpunkt Staging-Bereich Batch stehen Ihnen Funktionen zum gleichzeitigen Hochladen von mehreren Indexpunkten zur Verfügung.! Ausführliche Erläuterungen finden Sie im Handbuch Drooms Content Administrator. Index im Excel-Format hochladen 1. Wählen Sie den Menüpunkt Staging-Bereich Batch Indexänderungen. 2. Unter Datei können Sie die vorbereite Excel-Datei hochladen. Beachten Sie die Angaben zu den Anforderungen der Excel-Tabelle oberhalb des Felds. Sie können eine Beispieldatei herunterladen (klicken Sie oberhalb des Dateifeldes auf den Hyperlink hier ). 3. Sie können ein Häkchen unter Test setzen, um die Indexdatei zu überprüfen. Solange diese Option ausgewählt ist, wird die Indexkopie nicht bearbeitet. 4. Legen Sie Berechtigungen für die neuen Indexpunkte fest. 5. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit einem Klick auf Indexdatei hochladen. Dateien/Ordner hochladen und zuweisen 1. Wählen Sie den Menüpunkt Staging-Bereich Batch Dateien Dateien hochladen. 2. Ziehen Sie die gewünschten Ordner in das Upload-Fenster ( Ziehen Sie Ihre Dateien ). 3. Starten Sie das Hochladen der Dateien mit einem Klick auf das Pfeil-Symbol. 4. Unter dem Menüpunkt Staging-Bereich Batch Dateien Hochgeladene Dateien können die Dateien bearbeitet und wieder entfernt werden. Dort können auch Dateinamen nachträglich angepasst werden (z.b. Indexnummern oder die Beschreibung). 5. Wählen Sie den Menüpunkt Staging-Bereich Batch Dateien Datei-Allokierung. 6. Legen Sie zunächst Einstellungen für die neuen Indexpunkte fest (Berechtigungen, Indexdarstellung, Indexbeschreibung) und klicken Sie dann auf Allokieren. 7. Ihre Einstellungen werden in einem neuen Fenster zusammengefasst. Mittels der Infofelder, können Sie alle Indexpunkte noch einmal überprüfen und bearbeiten. 8. Klicken Sie auf Allokieren, um die Indexpunkte in die Indexkopie einzufügen. DROOMS QUICK START GUIDE 6