Qualitätssicherungsrichtlinie (QSV) Diese Richtlinie ist Grundlage aller Lieferverträge zwischen Sonderschrauben Güldner GmbH & Co. KG und unseren Lieferanten. Stand: August 2015
Inhalt 1 Einführung... 3 2 Zweck... 3 3 Geltungsbereich... 3 4 Geheimhaltung... 4 5 Spezifikation... 4 6 Qualitätsanforderungen... 4 7 Qualitäts- u. Umweltmanagement... 4 8 Qualitätsaudits... 5 9 Prüfung der Bestellung... 6 10 Anforderungen an Prüfungen... 6 11 Dokumentationspflicht und Prüfbescheinigungen... 7 11.1 Erfassung, Archivierung und Aufbewahrung... 7 11.2 Veränderungen beim Auftragnehmer... 7 12 Lenkung fehlerhafter Produkte... 8 13 Auftragsvergabe an Unterlieferanten... 8 14 Verpackung und Versand... 9 15 Verlagerung der Produktion... 9 16 Eingangsprüfung... 9 17 Allgemein... 9 2 Qualitätssicherungsrichtlinie
1 Einführung Die Vertragspartner sind sich darin einig, dass höchste Qualität und Zuverlässigkeit technischer Erzeugnisse sowie die Einhaltung von Lieferterminen und Kosten für die Kundenzufriedenheit und die Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit von entscheidender Bedeutung sind. Es besteht ferner Einigkeit, dass diese Ansprüche nur zu erfüllen sind, wenn das geforderte Qualitätsniveau von allen Beteiligten in der Wertschöpfungskette eingehalten wird. Jede Abweichung verursacht Störungen und Aufwand in der nachfolgenden Prozesskette. Nichtqualität durch Mängel oder Abweichungen bedeutet Ausschuss oder Nacharbeit, organisatorischen Aufwand durch Rück- und Neulieferungen sowie erhöhten Prüfaufwand. Abweichungen führen insgesamt zur Verschwendung von finanziellen Mitteln und Zeit und zu erhöhten Risiken beim Einsatz der Produkte. Ziel ist daher fehlerfreie und qualitativ hochwertige Produkte einschließlich der dazugehörigen Dokumentation herzustellen und zu liefern. 2 Zweck Diese Qualitätsrichtlinie benennt und regelt alle zwischen den Vertragspartnern vorgesehenen qualitätssichernden Maßnahmen bei allen Lieferungen. Darüber hinaus verpflichtet sich der Auftragnehmer, alle geeigneten qualitätssichernden Maßnahmen zu ergreifen, um bei jeder Lieferung die vertraglich vereinbarte Qualität zu sichern sowie bei Abweichungen den Besteller umgehend zu informieren. 3 Geltungsbereich Diese Qualitätsrichtlinie gilt bei allen Aufträgen in Verbindung mit der eventuell geschlossenen Rahmenvereinbarung. Die Anforderungen an die Teile können in Spezifikationen, Bestelltexten, Zeichnungen oder ggf. Datenblättern beschrieben sein. Sie schließt die mitzuliefernden Zertifikate, Zeugnisse und sonstigen Lieferdokumente mit ein. Die Produkte sind unter konstanten Bedingungen herzustellen und zu liefern. Qualitätssicherungsrichtlinie 3
4 Geheimhaltung Sämtliche vom Auftragnehmer erhaltenen Dokumente werden nur für den dafür vorgesehenen Zweck eingesetzt und nicht an Dritte weitergeleitet. Die Unterlieferanten des Auftragnehmers sind entsprechend zu verpflichten. 5 Spezifikation Der Auftragnehmer stellt die Teile nach Zeichnungen bzw. Spezifikationen des Bestellers unter konstanten Bedingungen her. Nicht explizit aufgeführte Anforderungen und Produktbeschreibungen gelten insbesondere als vereinbart, als dass stets der Stand der Technik und einschlägig bekannte Normen berücksichtigt werden müssen. 6 Qualitätsanforderungen Die einzelnen Qualitätsanforderungen an die Teile und die Dokumentation ergeben sich aus den jeweiligen Bestellungen, insbesondere aus den dazugehörigen technischen Spezifikationen und/oder Zeichnungen. Der Auftragnehmer hat die jeweils aktuellen Qualitätsanforderungen zu beachten. Die Produkte müssen den vereinbarten Beschreibungen und/oder vereinbarten Mustern entsprechen. Produkt- und Prozessdesign beeinflussen die Herstellbarkeit der Produkte und die Herstellungskosten zu wesentlichen Teilen. Der Auftragnehmer wird deshalb seine Erfahrungen einbringen, um eine optimale Ausführungsqualität und niedrige Herstellkosten zum gemeinsamen Nutzen der Partner zu erzielen. 7 Qualitäts- u. Umweltmanagement (1) Der Auftragnehmer unterhält ein System, das sicherstellt, dass alle Anforderungen gemäß Vertrag, Bestellungen und Spezifikationen erfüllt werden. Im Mittelpunkt stehen dabei sichere Geschäftsprozesse, mit denen die Lieferfähigkeit sowie kurze Durchlaufzeiten sichergestellt werden. (2) Werden Aufträge für Lieferungen und/oder Leistungen durch den Auftragnehmer an Unterauftragnehmer weiter vergeben, bleibt der Auftragnehmer für die Einhaltung der Qualität verantwortlich und führt alle erforderlichen Prüfungen und qualitätssichernden Maßnahmen in eigener Verantwortung durch. 4 Qualitätssicherungsrichtlinie
(3) Die Ergebnisse der durchgeführten Prüfungen sind in einem Prüfprotokoll zu dokumentieren und für mind. 10 Jahre zu archivieren. (4) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die Qualität kontinuierlich und regelmäßig zu überwachen und bei Abweichungen umgehend die notwendigen Korrekturen einzuleiten. (5) Der Auftragnehmer unterhält ein System zur Mess- und Prüfmittelüberwachung. Damit wird sichergestellt, dass nur kalibrierte Mess- und Prüfmittel eingesetzt werden. (6) Es muss Verfahrensbeschreibungen oder Betriebsanweisungen zur Arbeitssicherheit der Prozesse und Maschinen geben. Die Mitarbeiter werden regelmäßig darüber geschult. (7) In der Fertigung und der Montage ist auf Ordnung und Sauberkeit zu achten. 8 Qualitätsaudits (1) Die Eignung und Wirksamkeit des vorhandenen Qualitätsmanagementsystems wird bei Bedarf durch das Qualitätsmanagement des Bestellers auditiert. Damit wird die Übereinstimmung mit den gestellten Forderungen überprüft. (2) Der Auftragnehmer ermöglicht dem Besteller jeden angemessenen Zutritt zu den Werkseinrichtungen sowie zur Einsichtnahme in Fertigungs- und Prüfunterlagen, um sich von der Einhaltung der vertraglichen Forderungen bei der Auftragsausführung zu überzeugen. (3) Eine Auditbeteiligung behördlicher Vertreter oder von Kunden des Bestellers ist zu ermöglichen. Die entstehenden Personal- und Reisekosten des Auditors / der Auditoren der Behörde bzw. des Kunden gehen nicht zu Lasten des Auftragnehmers. (4) Die Ergebnisse der Audits werden in einem Auditbericht dokumentiert und dem Auftragnehmer mitgeteilt. Notwendige Korrekturmaßnahmen sind festzulegen und in dem vereinbarten Zeitraum vom Auftragnehmer umzusetzen. Das Ergebnis der Wirksamkeit ist dem Besteller mitzuteilen. Qualitätssicherungsrichtlinie 5
9 Prüfung der Bestellung Der Auftragnehmer wird bei jeder Bestellung unverzüglich prüfen, ob die vom Besteller vorgelegten Beschreibungen, z.b. Spezifikationen, Zeichnungen plausibel und vollständig sind. Erkennt der Auftragnehmer, dass dies nicht der Fall ist, wird der Auftragnehmer den Besteller vor dem Auftragsstart unverzüglich verständigen. Der Besteller wird hierauf entsprechende Anweisungen erteilen oder geänderte Dokumente zur Verfügung stellen. 10 Anforderungen an Prüfungen Die Qualität der Teile soll einerseits durch die hohe Prozesssicherheit und -fähigkeit und andererseits durch regelmäßige Prüfungen während der Fertigung sichergestellt werden. Bei funktionswichtigen Merkmalen und kritischen Prozessen oder bei hohen Sicherheitsanforderungen muss sichergestellt werden, dass diese Forderungen geprüft und erfüllt werden. Die funktionswichtigen und kritischen Merkmale werden durch den Besteller festgelegt bzw. sind in den technischen Unterlagen besonders gekennzeichnet. Die Nachweisdokumente für durchgeführte Prüfungen sind auf Verlangen des Bestellers mitzuliefern bzw. beim Auftragnehmer zu archivieren. Bei Abweichungen einzelner Merkmale ist vor der Auslieferung entsprechend Punkt 12 zu verfahren. Die verwendeten Prüfmittel müssen einer regelmäßigen Kalibrierung durch ein akkreditiertes Prüflabor unterzogen werden. Es ist sicherzustellen, dass Merkmale in Bezug auf die Toleranz richtig und sicher erkannt werden. Dabei ist zu beachten, dass neben den Abweichungen der Messwerte, die durch Fertigungsstreuungen bedingt sind, auch Abweichungen zu berücksichtigen sind, die durch den Prüfprozess verursacht sind. 6 Qualitätssicherungsrichtlinie
11 Dokumentationspflicht und Prüfbescheinigungen (1) Der Auftragnehmer führt Aufzeichnungen über die Prüfergebnisse. (2) Bei Forderung im Bestelltext ist ein Abnahmeprüfzeugnis oder Werkszeugnis nach DIN EN 10204 mitzuliefern. 11.1 Erfassung, Archivierung und Aufbewahrung Der Auftragnehmer hat die Qualitätsaufzeichnungen und Dokumente zu erfassen und aufzulisten. Die Aufzeichnungen müssen eine einwandfreie Zuordnung zum Produkt ermöglichen, lesbar und identifizierbar sein. Alle Aufzeichnungen inklusive aller bisher gültigen Revisionsstände sind so aufzubewahren, dass Missbrauch, Beschädigung und Verlust vermieden wird und dass sie bei Produkthaft- und Gewährleistungsfällen verfügbar sind. Sämtliche in der jeweiligen Bestellung aufgeführten Qualitätsnachweise wie Protokolle für Qualifikations-, Bemusterungs-, End- oder Abnahmeprüfungen, Prüfberichte, Werks- oder Abnahmeprüfzeugnisse oder andere produktbezogene Zertifikate werden mit jeder Lieferung an den Besteller mitgeschickt. Kopien der Prüfprotokolle und der Zeugnisse verbleiben für den Zeitraum der gesetzlichen Produkthaftung beim Auftragnehmer. Alle anderen Dokumente sind sicher und wieder auffindbar vom Auftragnehmer zu archivieren. Die Aufbewahrungsfristen sind individuell zuzuordnen. Die Dauer der Aufbewahrung für alle technischen Dokumente, auch für Kopien der Prüfprotokolle soll 10 Jahre nicht unterschreiten. Die Aufbewahrung der kaufmännischen Dokumente richtet sich nach den aktuellen gesetzlichen Vorschriften. Zusätzlich können andere Aufbewahrungsdauern vereinbart werden (z.b. für Luftfahrtteile 30 Jahre). Im Falle eines Haftungsverfahrens ist die Vernichtung von Dokumenten erst nach Abschluss des Verfahrens gestattet. 11.2 Veränderungen beim Auftragnehmer Bei Verkauf, Übernahme, Fusion oder Namensänderung sind die vorgenannten Forderungen und Pflichten von der Nachfolgefirma ohne Einschränkung zu übernehmen. Stellt der Auftragnehmer seine Lieferungen ein, bei Geschäftsaufgabe oder Insolvenz, so sind die aufbewahrungspflichtigen Dokumente dem Besteller unverzüglich zu übergeben. Qualitätssicherungsrichtlinie 7
12 Lenkung fehlerhafter Produkte Treten beim Auftragnehmer Abweichungen an einem bestellten Produkt auf, die nicht korrigierbar sind, so ist dies dem Besteller umgehend anzuzeigen. Über die weitere Vorgehensweise, die weitere Bearbeitung, Nacharbeit oder Sonderfreigabe, Rückweisung oder Verschrottung und die notwendige Korrekturmaßnahme wird nach Rücksprache mit dem Besteller entschieden. Werden bestellte Bauteile trotz abweichender Eigenschaften ohne Zustimmung geliefert, und wird dies im Wareneingang des Bestellers festgestellt, so behält sich der Besteller das Recht vor, diese Produkte gegen sofortige Ersatzlieferung zurückzuweisen. Beanstandete Teile werden vom Besteller in einem Qualitätsabweichungsbericht dokumentiert und das Ergebnis anschließend dem Auftragnehmer mitgeteilt. Im Fall einer Beanstandung der gelieferten Teile erhält der Auftragnehmer mit dem Qualitätsabweichungsbericht und/oder den zurückgelieferten Teilen die schriftliche Aufforderung zu Korrekturmaßnahmen bzw. zur Prozessverbesserung, um eine Wiederholung der Abweichung zu vermeiden. Ausschussteile, die beim Auftragnehmer während der Herstellung entstehen oder vom Besteller zurückgeschickt werden, sind vom Auftragnehmer unbrauchbar zu machen und ordnungsgemäß zu verwerten. 13 Auftragsvergabe an Unterlieferanten Die Weitergabe an Unterlieferanten von Fertigungsaufträgen bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung des Bestellers. Insbesondere behält sich der Besteller das Recht vor, einen Unterlieferanten abzulehnen. Eine Weitergabe aller der unter diesem Vertrag gefertigten Teile an einen Dritten ist nicht gestattet. Die Zustimmung des Bestellers entbindet den Auftragnehmer nicht von seiner Verantwortung, beim Unterlieferanten die Erfüllung der Forderungen an den Unterauftrag sicherzustellen. Der Auftragnehmer hat darüber hinaus die Pflicht, den Besteller über die Qualität der Ausführung durch den Unterlieferanten schriftlich zu informieren. 8 Qualitätssicherungsrichtlinie
14 Verpackung und Versand Die Verpackung und Handhabung der Teile wird mit dem Besteller für die zu liefernden Teile im Einzelnen abgestimmt. Die Verpackung ist so zu gestalten, dass Beschädigungen, Verunreinigungen oder Korrosion der Bauteile während der Handhabung der Teile oder während des Transports vermieden werden. Der Besitz- und Gefahrenübergang aller gelieferten Bauteile erfolgt zum Zeitpunkt der Anlieferung im Wareneingang oder bei Abholung durch den Besteller. Der Auftragnehmer hat die volle Verantwortung für die beschädigungsfreie Anlieferung bis zu diesem Zeitpunkt. Transportschäden von Drittunternehmen, z.b. Speditionen, sind durch den beauftragenden Vertragspartner zu beanstanden. 15 Verlagerung der Produktion Ein geplanter Wechsel des Fertigungsstandorts ist dem Besteller vor dem Umzug schriftlich anzuzeigen. Die Verlagerung der Produktion für die unter diesem Vertrag gefertigten Teile ist seitens des Bestellers zustimmungspflichtig. 16 Eingangsprüfung Die Eingangsprüfung beim Besteller umfasst als Mindestforderung die Identifizierung der Teile und die Sichtprüfung auf Unversehrtheit der Verpackung sowie der Teile auf offensichtliche Schäden. Darüber hinaus können Dimensions- und Funktionsprüfungen sowie zerstörungsfreie Prüfungen durchgeführt werden. Nachweispflichtige Prüfmerkmale werden durch eine 100%- oder Stichprobenprüfung überwacht. Werden aufgrund der Prüfungen Abweichungen ermittelt oder minderwertige Lieferungen festgestellt, behält sich der Besteller das Recht vor, die Lieferung mit einem vorgegebenen neuen Anlieferungstermin komplett zurückzuweisen oder zu sortieren. Die Kosten für diese Maßnahmen hat der Auftragnehmer zu tragen. 17 Allgemein Die Abnahme des Bestellgegenstands bedeutet nicht den Verzicht des Bestellers auf ihm zustehende Rechte, insbesondere Gewährleistungsansprüche oder Schadensersatzansprüche aus Verzug. Im Allgemeinen gelten die gültigen Normen, technischen Regeln und Gesetze. Qualitätssicherungsrichtlinie 9