ZF Friedrichshafen AG ZF-Konzern Unternehmensdarstellung (VCA) 05.09.2013
Einleitung Die Information in diesem Leitfaden soll Sie bei der Erstellung Ihrer Präsentationen unterstützen. In dieser Richtlinie werden die Standards für Präsentationen erläutert sowie deren Gestaltungsvorgaben definiert. Alle Standards sind mit der PowerPoint-Zusatzsoftware Corporate Presenter umgesetzt. Innerhalb der Software finden Sie CD-konforme Vorlagen, Textformatierungen, Farben, Visualisierungen etc., welche Sie direkt in Ihre Präsentation übernehmen und nach Ihren Bedürfnissen anpassen können. Nutzen Sie den Corporate Presenter er erleichtert Ihnen das Erstellen von Präsentationen und spart viel Zeit. Inhalt Kapitel 1 Zusammenfassung der Stilmerkmale... 2 Kapitel 2 Grundsätzlicher Folienaufbau... 6 Kapitel 3 Präsentationsaufbau... 8 Kapitel 4 Titelfolie... 9 Kapitel 5 Agenda/Kapiteltrennfolien... 10 Kapitel 6 Textfolien... 11 Kapitel 7 Diagramme... 12 Kapitel 8 Tabellen... 14 Kapitel 9 Organigramme... 15 Kapitel 10 Weitere Folienlayouts... 16 Kapitel 11 Vertraulichkeitsklassen... 17 Kapitel 12 Zehn Regeln für das Erstellen von ZF-Präsentationen... 19 Kapitel 13 Do s and Dont s... 20 Kapitel 14 Weitergehende Informationen... 21 Bedienungsanleitung / Quickguide Corporate Presenter... 21 1
Kapitel 1 Zusammenfassung der Stilmerkmale Foliengröße Format 16:9 Folienlayouts Diese sind im Corporate Presenter unter dem Button Einfügen Vorlagen zu finden Folienübergänge Schrift direkt oder wischen von links Nur Arial Minimalschriftgröße: Maximalschriftgröße: Schriftfarbe schwarz 100% Textfelder: 10 pt Fußzeile: 8 pt Folientitel 22 pt Textfelder: 18 pt Fußzeile: 8 pt Folientitel 30 pt 2
Farben Markenfarben (90%) Sekundäre Zusatzfarben (< 10%) Farbe RGB Benutzt für Farbe RGB Benutzt für Schwarz, 100% 0-0-0 Text, Hintergrund Malve, 100% 199-0-99 Diagramme Schwarz, 60% 102-102-102 Hintegrund, Pfeile Malve, 70% 216-76-145 Diagramme Schwarz, 40% 153-153-153 Malve, 100% 233-153-193 Diagramme Schwarz, 20% 217-218-219 Grün, 100% 80-162-90 Diagramme Weiß 255-255-255 Text, Hintergrund Grün, 70% 132-190-139 Diagramme Beige, P465 213-176-118 Hintergrund Grün, 40% 185-218-189 Diagramme Beige, 70% Orange, 100% 226-200-159 255-171-0 Diagramme Beige, 40% 238-223-200 Orange, 70% 255-196-76 Diagramme Primäre Zusatzfarben (10%) Orange, 40% 255-221-153 Diagramme Blau, P2935 40-112-187 Akzent Blau, 70% 105-155-207 Akzent Blau, 40% 169-198-228 Akzent 3
Um einen abgestimmten Einsatz der Farben zu gewährleisten, sollten diese möglichst in einem Verhältnis von - Schwarz 30%, Weiß 30%, Beige 30%, Blau 10 % eingesetzte werden. Die Farben Malve, Orange und Grün sind sekundäre Zusatzfarben und dürfen für das Setzen von Akzenten sowie für das Erstellen von Diagrammen verwendet werden. Die Farben finden Sie innerhalb des Corporate Presenters auf dem Reiter ZF Friedrichshafen AG unter dem Button Bearbeiten sowie im Farbschema des Standard-PowerPoints integriert. Texthervorhebung durch Schriftfarbe Blau P2935 Fett oder Schriftschnitt Fett (Bold) Textformatierungen erlaubt sind fett, kursiv und unterstrichen; Textschatten sind nicht erlaubt Aufzählungszeichen Element Format 1. Textebene keine Aufzählung 2. Textebene Aufzählung, Quadrat, eingerückt 3. Textebene Aufzählung, Spiegelstrich, 2 Mal eingerückt 4. Textebene Aufzählung, Spiegelstrich, 3 Mal eingerückt 5. Textebene Aufzählung, Spiegelstrich, 4 Mal eingerückt Aufzählungszeichen sind über den Button Bearbeiten durch wählen der verschiedenen Ebenen hinzuzufügen. Durch die Standard-Funktion im PowerPoint Listenebenen erhöhen und verringern können Sie außerdem wie gewohnt die gewünschten Aufzählungszeichen setzen. Über den PowerPoint-Button funktioniert das Erstellen von CD-konformen Aufzählungszeichen nicht 4
Animationen Elementeffekte Clip Art, Wordart Pfeile Einsatz von Video Einsatz von Audio erlaubt sind erscheinen und ausblenden erlaubt sind Rand und die Verwendung eines Farbverlaufs, nicht erlaubt sind Schatten, 3D und Hinterlegung mit einer Textur nicht erlaubt Standardpfeile sind im Corporate Presenter unter dem Button Einfügen Elemente hinterlegt erlaubt erlaubt 5
Kapitel 2 Grundsätzlicher Folienaufbau Neben Titel- und Abschlussfolien folgen alle anderen Folien dem obigen Basislayout: Titel Logo Folieninhalt Raster Maximal 2 Zeilen Um das ZF-Markenzeichen herum ist ein Freiraum einzuhalten. In diesem Bereich darf kein Element platziert werden. Halten Sie unbedingt den dargestellten Bereich ein. Der eigentliche Bereich für Ihre Darstellungen und für Ihren Inhalt. Es dürfen keine Elemente außerhalb dieses Bereichs platziert werden. Das Raster hilft Ihnen, Elemente im Inhaltsbereich zu platzieren bzw. auszurichten. Das Raster funktioniert magnetisch. Das Raster können Sie über den Button Bearbeiten Grid ein- und ausblenden. 6
Fußzeile Enthält links die Seitenzahl und das Datum, mittig das Abteilungskürzel, den Präsentationstitel sowie die Schutzklasse, rechts den Copyright- Vermerk. 7
Kapitel 3 Präsentationsaufbau Jede Präsentation besitzt einen identischen Aufbau, der sich lediglich durch den Umfang ändert: Titelfolie Die Verwendung der Titelfolie ist Pflicht. Jede Präsentation im Unternehmen hat einen Anfang. Agendafolie (optional) Empfehlung: Hilfreich zum Strukturieren einer Präsentation > 10 Folien. Kapiteltrennfolie Wenn eine Agenda benutzt wird, beginnt jedes Kapitel mit einem Kapiteltrenner. Das aktuelle Kapitel ist weiß hervorgehoben. Kapiteltrennfolie (alternativ) Falls die Kapitel textlich erläutert werden müssen, kann diese Kapiteltrennfolie verwendet werden. Abschlussfolie Die Verwendung der Abschlussfolie ist Pflicht. Jede Präsentation im Unternehmen hat ein Ende. 8
Kapitel 4 Titelfolie Jede Präsentation beginnt mit einer Titelfolie. Es stehen verschiedene Titelfolien für jede Division und teilweise für die unterschiedlichen Geschäftsfelder zur Verfügung. Element Titel Infoblock (Referent, ) Format Arial 30pt, schwarz Arial 12pt, schwarz 9
Kapitel 5 Agenda/Kapiteltrennfolien Die Agenda kann optional verwendet werden und hilft beim Strukturieren Ihrer Präsentation. Element Titel Textfelder Format Arial 22pt, schwarz Arial 14pt, schwarz Alternativ kann folgende Kapiteltrennfolie verwendet werden: Element Titel Textfeld Format Arial 30pt, schwarz Arial 12pt, schwarz 10
Kapitel 6 Textfolien Element Format Titel Arial 22pt, schwarz 1. Textebene Arial 14pt, schwarz, keine Aufzählung 2. Textebene Arial 14pt, schwarz, Aufzählung, Quadrat 3. Textebene Arial 14pt, schwarz, Aufzählung, Spiegelstrich 4. Textebene Arial 14pt, schwarz, Aufzählung, Spiegelstrich 5. Textebene Arial 14pt, schwarz, Aufzählung, Spiegelstrich Fußnote und Quellenangaben Arial 8pt, schwarz 11
Kapitel 7 Diagramme Diverse Diagrammvorlagen stehen Ihnen im Corporate Presenter zur Verfügung. Farbreihenfolge Zunächst sind für Diagramme die Markenfarben in folgender Reihenfolge zu verwenden: Beige, P465 Beige, 70% Beige, 40% Blau, P2935 Blau, 70% Blau, 40% Schwarz, 60% Schwarz, 40% Schwarz, 20% Reichen diese Farben nicht aus, können die Zusatzfarben verwendet werden. 12
Datenreihen ohne Rahmen Hilfslinie immer nur für die Hauptlinien der Wertachse Legende immer rechts neben dem Chart Element Achsenbeschriftung Datenpunkte Legende Format Arial 12pt, schwarz Arial 12pt, schwarz Arial 12pt, schwarz, Quadrat 13
Kapitel 8 Tabellen Außenrahmen keiner Innenrahmen weiß, Stärke 3pt Element Titelzeile Tabelleninhalt Format Arial 12pt, schwarz Arial 10pt, schwarz 14
Kapitel 9 Organigramme Kästen kein Rahmen Linien Farbe Schwarz 40% (RGB 153-153-153) Element Format 1. Ebene Arial 16pt, schwarz, fett 2. Ebene Arial 14pt, schwarz, fett 3. und ggf. weitere Ebenen Arial 14pt, schwarz, fett 15
Kapitel 10 Weitere Folienlayouts Die Textfelder der Folienlayouts richten sich strikt am Raster aus. Zwischen Bildfeldern und Textfeldern kann variiert werden. Die Bilder sind in den Layouts als Platzhalter eingesetzt. Zudem beinhalten die Textfelder Blindtext, welcher vor Bearbeitung der Folie gelöscht werden muss. Element Titel Textfeld Format Arial 22pt, schwarz Arial 14pt, schwarz 16
Kapitel 11 Vertraulichkeitsklassen Um die Präsentationen zu klassifizieren können Sie im Corporate Presenter verschiedene Vertraulichkeitsklassen auswählen (gem. KR 97/05). Hinweis: Im Intranet dürfen nur öffentliche oder interne Informationen publiziert werden. Öffentlich: Von der Pressestelle freigegebene Informationen. ZF Intern: Die Weitergabe der Informationen an Unbefugte schadet dem Unternehmen nicht oder nur in geringem Maße. Die Weitergabe an Dritte ist durch die betriebliche Notwendigkeit bestimmt. Sonst keine Einschränkungen. Darf im Intranet publiziert werden. ZF vertraulich: Die Weitergabe der Informationen an Unbefugte kann dem Unternehmen schaden. Kennzeichnung mit ZF vertraulich Die Weitergabe an Dritte darf nur bei dienstlichen oder gesetzlichen Erfordernissen erfolgen. Für die Weitergabe an externe Dritte ist eine Geheimhaltungsvereinbarung erforderlich. Die elektronische Übermittlung muss verschlüsselt erfolgen (soweit technisch verfügbar) und der physische Transport in einem verschlossenen Umschlag. Vertrauliche Informationen z.b. in Papierform müssen verschlossen aufbewahrt und nach Gebrauch unkenntlich vernichtet werden (z.b. Aktenvernichter). 17
ZF streng vertraulich: Die Weitergabe der Informationen an Unbefugte kann dem Unternehmen schweren Schaden zufügen. Kennzeichnung mit ZF streng vertraulich Der Personenkreis ist auf die im Verteiler namentlich genannten Personen beschränkt. Die Weitergabe an Dritte ist nur über den Eigentümer möglich. Für die Weitergabe an externe Dritte ist eine Geheimhaltungsvereinbarung erforderlich. Streng vertrauliche Informationen müssen auf verschlüsselten Speichermedien gespeichert werden. In Papierform sind sie verschlossen im Dokumententresor aufzubewahren und nach Gebrauch unkenntlich zu vernichten. Die elektronische Übermittlung muss zwingend verschlüsselt erfolgen und der physische Transport über einen zertifizierten Kurierdienst. 18
Kapitel 12 Zehn Regeln für das Erstellen von ZF-Präsentationen Um bei Veranstaltungen, Vorträgen und Konferenzen konzernweit einen optisch optimalen und einheitlichen Auftritt zu gewährleisten, bitten wir Sie, bei der Gestaltung von PowerPoint-Vorträgen folgendes zu beachten: 1. Alle Vorträge beginnen mit einer Titel- und enden mit einer Abschlussseite. 2. Alle fixen Gestaltungselemente (ZF-Markenzeichen, Titel, Fußzeile) dürfen nicht verändert oder verdeckt werden. Wichtig: bitte keine Textfelder anstatt der Titelfelder verwenden. 3. Als Schrift wird ausschließlich die Arial verwendet. Die Größe 12pt sollte auf Inhaltsseiten, wenn möglich nicht unterschritten werden. 4. Die Position der Überschrift darf nicht verändert werden, d.h. sie beginnt auf der vertikalen Achse mit dem Vortragstitel und der Fußzeile. 5. Das Inhaltsfeld ist definiert und darf nicht verändert werden. 6. Es dürfen ausschließlich die voreingestellten ZF-Farben (s. Füllfarben) verwendet werden. Auf gute Lesbarkeit ist zu achten. Beispiel: keine schwarze Schrift auf blauem Hintergrund. 7. Zurückhaltung bei Effekten wie Animationen und Einblendungen. 8. Reduktion der Folieninhalte auf das Wesentliche Weniger ist mehr. 9. Grafiken, Tabellen, Diagramme in ZF-Design darstellen. 10. Die angebotenen Folienlayouts verwenden. 19
Kapitel 13 Do s and Dont s DO S Kurz und knapp. Weniger ist mehr. Reduzieren Sie Ihre Folieninhalte auf das Wesentliche. Nutzen Sie die Möglichkeit der Notizfunktion : Sie haben Ihre Notizen stets im Vortrag parat, die dazugehörige Folie kann aber von überflüssigen Inhalten freigehalten werden. Verwenden Sie Aufzählungszeichen, anstatt lange Romane zu schreiben. Sagt der Titel, was die Folie zeigt? Nutzen Sie vor jeder Präsentation den Design-Check und die Rechtschreibprüfung. Weniger bewirkt mehr. Kurze Botschaften statt langer Sätze. Komplexe und umfangreiche Inhalte besser auf mehrere Folien verteilen. Verwenden Sie gleiche Begriffe und einen einheitlichen grafischen Stil innerhalb Ihrer Präsentation. DON TS Vermeiden Sie das Überladen von Folien mit zu viel Text oder Grafiken. Halten Sie Grafiken möglichst einfach und 2-dimensional. Vermeiden Sie unnötige Effekte und Animationen. Verwenden Sie so wenige Elemente, wie möglich um eine klar strukturierte Folie erstellen zu können. Vermeiden Sie die Verwendung von sehr langen Sätzen. Komplexe und umfangreiche Inhalte besser auf mehreren Folien verteilen und durch kurze Botschaften hervorheben. 20
Kapitel 14 Weitergehende Informationen Bedienungsanleitung / Quickguide Corporate Presenter Interaktive Hilfe für das Arbeiten mit dem Corporate Presenter Trainings-Leitfaden - First Steps mit dem Corporate Presenter Corporate Guidelines für PowerPoint 21