INHALTSVERZEICHNIS 1 Zusammenfassung 3 2 Systemvoraussetzungen 3 3 Installation des Outlook E-Mail-Managers 3 3.1 Voraussetzungen 3 3.1.1 Installation für Trial-Kunden zum Testen in der Westernacher Cloud 3 3.1.2 Installation des Outlook E-Mail-Managers auf dem eigenen Server 3 3.2 Plug-In-Installation 3 4 Einrichtung des Outlook E-Mail-Managers für Alfresco 7 4.1 Verbindung zum Alfresco Server 8 4.2 Mail Archivierungs-Einstellungen 9 4.2.1 Archivieren als Verweis 10 4.3 Erweiterte Einstellungen 11 4.4 Konfigurationsvorlage 12 4.4.1 Format der Konfigurationsvorlage 12 4.4.2 Initiale Konfigurationsvorlage 15 4.4.3 Konfigurationsvorlage importieren 15 4.5 Lizenzverwaltung 16 5 E-Mail-Archivierung 17 5.1 Drag & Drop E-Mails in ein Verzeichnis im Alfresco-Explorer 17 5.2 Aktion: E-Mails direkt archivieren 18 5.3 Dublettencheck 20 5.4 Kennzeichnung von bereits archivierten E-Mails 20 5.5 Anzeige bereits archivierter E-Mails 21 6 Outlook Alfresco Explorer 21 6.1 Drag & Drop aus Alfresco 22 1
6.2 Kontextmenü für Ordner 24 6.3 Kontextmenü für E-Mails 25 6.4 Kontextmenü für E-Mail-Anhänge 26 6.5 Kontextmenü für Dokumente 27 6.6 Suche in Alfresco 28 6.6.1 Einfache Suche 28 6.6.2 Erweiterte Suche 29 6.6.3 Darstellung und Verwendung der Suchergebnisse 30 6.7 Workflows 31 6.7.1 Einen neuen Workflow starten 31 6.7.2 Übersicht der Workflows im Outlook Alfresco Explorer 33 7 E-Mail-Verwaltung in Share 34 7.1 Detaillierte Ansicht 34 7.2 Einfache Ansicht 34 7.3 E-Mail-Filter 35 7.4 E-Mail-Detailansicht 35 7.5 E-Mail-Suche in Alfresco 36 8 E-Mail-Integration Einstellungen für Administratoren 39 8.1 Allgemeine Einstellungen der E-Mail-Integration 40 8.2 Automatische Konfiguration der Clients über den Admin-Bereich 40 8.3 Automatisiertes Ersetzen von Anhängen 41 8.4 E-Mail-Zugangstoken 42 8.5 E-Mail-Lizenzen 42 9 Silent installation des Alfresco Outlook Clients 45 2
1 ZUSAMMENFASSUNG Dieses Dokument beschreibt, wie der Westernacher Outlook E-Mail-Manager für Alfresco installiert und konfiguriert wird. 2 SYSTEMVORAUSSETZUNGEN Betriebssystem: Windows 7 und Windows 8 (inkl. 8.1) Microsoft Office 2007 (32/64 Bit), Microsoft Office 2010 (32/64 Bit), Microsoft Office 2013 (32/64 Bit) Unterstützt Alfresco Enterprise 4.2.2, 4.2.1, 4.2.0, 4.1.3 4.1.8 3 INSTALLATION DES S 3.1 VORAUSSETZUNGEN 3.1.1 INSTALLATION FÜR TRIAL-KUNDEN ZUM TESTEN IN DER WESTERNACHER CLOUD Um unseren Outlook E-Mail-Manager ohne viel Aufwand testen zu können, stellen wir Ihnen unseren vorkonfigurierten Alfresco Test Server in der Cloud zur Verfügung. Den Servernamen sowie Ihre Login- Daten erhalten Sie in einer separaten E-Mail. Bitte fahren Sie fort wie unter 3.2 Plug-In Installation beschrieben und geben Sie den Lizenzschlüssel ein, wie in 4.5 Lizenzverwaltung für den Outlook E- Mail-Manager beschrieben. 3.1.2 INSTALLATION DES S AUF DEM EIGENEN SERVER Falls Sie eine Vollversion des Outlook E-Mail-Managers gekauft haben oder wir Ihnen die AMPs zum Testen unseres Plug-Ins auf Ihrem eigenen Server zur Verfügung gestellt haben, ist es wichtig, dass Sie: zunächst die Serverseite installieren (siehe Appendix) und die Lizenzen des Outlook E-Mail-Managers in Alfresco Share eingeben, bevor Sie die Clients des Outlook E-Mail-Managers installieren (siehe 8.3 E-Mail Lizenzen). 3.2 PLUG-IN-INSTALLATION Der Client des Outlook E-Mail-Manager für Alfresco wird als Zip-Archiv ausgeliefert. Nach dem Entpacken muss die Datei: <entpacktes Verzeichnis>\ install.bat ausgeführt werden. Zuerst prüft der Installer, ob alle notwendigen Komponenten auf dem System bereits vorhanden sind. Wenn dies nicht der Fall ist, werden diese automatisch installiert. WICHTIG: Um folgende Komponenten zu installieren, muss man lokale Administrator- Berechtigungen besitzen:.net 3.5 Microsoft VS Tools for Office Runtime 3
Wenn alle Komponenten installiert auf dem System vorhanden sind, wird der Westernacher Outlook E- Mail-Manager Installer gestartet. Schritt 1: Einleitung des Installationsprozesses 4
Schritt 2: Akzeptieren der Lizenzvereinbarung Schritt 3: Programmsprache wählen 5
Schritt 4: Installationsverzeichnis wählen Schritt 5: Den Speicherort für die Benutzereinstellungen bestimmen 6
Schritt 6: Installation bestätigen 4 EINRICHTUNG DES S FÜR ALFRESCO Nach der Installation sind in der Outlook-Toolbar-Leiste der neue Reiter E-Mail-Manager (1) mit den folgenden Einträgen sichtbar: Konfiguration Sprache Ablage in Verzeichnis Alfresco Details Hilfe Info Mit dem Klick auf Konfiguration (2) wird die Konfigurationsmaske des Westernacher Outlook E-Mail- Managers aufgerufen. Ansicht in Outlook 2010 7
4.1 VERBINDUNG ZUM ALFRESCO SERVER Konfigurationsfenster Systemeinstellungen 1 URL zum Alfresco Server. 2 Name der Alfresco-Explorer Webapplikation. 3 Name der Share Webapplikation. 4 Standard-Anmeldung mit Benutzername / Passwort. 5 Ob Single Sign On (SSO) NTLM- Authentifizierung benutzt wird. 6 Möglichkeit die Verbindung zum Alfresco Server zu testen. 8
4.2 MAIL ARCHIVIERUNGS-EINSTELLUNGEN Konfigurationsfenster E-Mail-Einstellungen 1 Archivierungseinstellungen diese können kombiniert ausgewählt werden: Anlagen als separates Dokumenten speichern: Legt fest, ob bei der Archivierung E-Mail- Anlagen in Alfresco als separate Dokumente abgelegt werden oder nicht. MSG-Datei archivieren: Wenn ausgewählt, wird die originale Outlook MSG-Datei zusätzlich in Alfresco abgelegt. Archivieren als Verweis: Die Original-E-Mails werden in Outlook nur als Verweise auf die Inhalte in Alfresco gespeichert (siehe 4.2.1 Archivieren als Verweis). 2 E-Mail Archivierungseinstellungen eine der folgenden Einstellungen kann mittels der Radiobuttons ausgewählt werden: Standard Einstellungen benutzen: alle E-Mails werden mit der in Archivierung-Einstellungen (1) festgelegten Einstellung auf dem Alfresco Server gespeichert. Metadaten beim Archivieren eingeben: Diese Einstellung legt fest, ob die E-Mails bei der Archivierung verschlagwortet werden sollen. Siehe 5.1 Drag & Drop E-Mails in ein Verzeichnis im Alfresco Explorer. Einstellungen beim Archivieren anzeigen: hierbei können Sie für jede E-Mail einzeln wählen, wie diese archiviert werden soll, wobei Ihnen wieder die gleiche Auswahl wie hier in Archivierung- Einstellungen (1) gegeben wird. 9
4.2.1 ARCHIVIEREN ALS VERWEIS Um die Größe des Postfachs zu reduzieren, kann man Outlook-E-Mails als Verweise auf die Inhalte in Alfresco archivieren. Dabei werden die E-Mails: In Alfresco vollständig (originale EML-Datei) gespeichert In Outlook nur teilweise (ohne Text und Anlagen) gespeichert. Outlook-E-Mails erhalten (im Text) einen Verweis auf die originale Nachricht in Alfresco. WICHTIG: Nach der Archivierung ist die originale Nachricht NUR in Alfresco vorhanden! Ansicht einer als Verweis archivierten E-Mail 1 Betreff, Absender und Empfänger (CC inklusive) bleiben erhalten. 2 Mit einem Klick auf diesen Verweis kann die originale E-Mail aus Alfresco geladen, in Outlook geöffnet und wieder bearbeitet (beantworten, weiterleiten etc.) werden. 3 Die Anhänge bleiben sichtbar. Um diese hier zu öffnen muss erst die E-Mail aus Alfresco geladen werden. 4 Details: Öffnet den Internet-Browser und springt direkt zu dem E-Mail-Details Web-Dialog. 5 Hier können Anhänge direkt aus Alfresco wieder geladen und angezeigt. Um als Verweis archivierte E-Mails auf komfortable Weise wieder anzeigen zu lassen, siehe auch 5.3 Anzeige von bereits archivierten E-Mails. 10
4.3 ERWEITERTE EINSTELLUNGEN Konfigurationsfenster Erweiterte Einstellungen 1 Änderung der UI-Sprache: bislang stehen Deutsch und Englisch zur Verfügung. 2 Ein-/Ausblenden des Outlook Alfresco Fensters. 3 Auswahl, ob der Outlook Alfresco Explorer bei Sites oder Ganzes Alfresco beginnt. 4 Auswahl, ob Meine Favoriten Sites, Meine Sites, Alle öffentlichen Sites angezeigt werden, oder ob für diese Auswahl die Einstellungen aus Alfresco genutzt werden sollen. 5 Auswahl, ob der Standard-Browser zum Öffnen von Dokumenten genutzt wird, oder 6 An- / Abschalten der Vorschau von Office-Dokumenten beim Hoovern im Outlook-E-Mail- Manager-Explorer. 7 Steuert die Zielanwendung für direkte Browser-Aufrufe aus dem Outlook: o Web Client: Alfresco Explorer o Share: Alfresco Share 8 Definition der Priorität für Drag & Drop aus Alfresco : o Dokument: Beim Drag & Drop werden Dateien aus Alfresco als binäre Attachments der E-Mail angehängt. Bei gedrückter Strg-Taste werden Dateien aus Alfresco als HTTP- Verweise mit der E-Mail verknüpft. o Verweis: Beim Drag & Drop werden Dateien aus Alfresco als HTTP-Verweise der E-Mail zugewiesen. Bei gedrückter Strg-Taste werden Dateien aus Alfresco als binäre Attachments der E-Mail zugefügt. 11
o o PDF Dokument: Beim Drag & Drop werden Office Dokument aus Alfresco in ein PDF umgewandelt und der E-Mail angehängt. PDF Verweis: Beim Drag & Drop werden Office Dokument aus Alfresco in ein PDF umgewandelt und als HTTP-Verweise der E-Mail zugewiesen. 4.4 KONFIGURATIONSVORLAGE Konfigurationsvorlagen können die Konfiguration des Outlook E-Mail-Managers erleichtern und zum Beispiel bei der unternehmensweiten Bereitstellung des Plug-Ins hilfreich sein. 4.4.1 FORMAT DER KONFIGURATIONSVORLAGE Die Konfigurationsvorlage ist eine XML-Datei in folgendem Format: XML-Element-Pfad Settings settings.server settings.general Beschreibung Root-element Alfresco-Server-Konfiguration url: Url zum Alfresco-Server user: Benutzername password: Benutzerpasswort ntlm: true wenn NTLM Login, false wenn Login mit dem Benutzernamen / Passwort benutzt werden soll minversion: Welche minimale Alfresco Server Version wird vom Plug-In unterstützt Allgemeine Einstellungen issitesroot! true für Durchsuchen nur Sites,! false für Durchsuchen Repository sitesexploremode Enthält den Wert für die Einstellung Navigiere in den Sites. o default : Es werden Default-Einstellungen von Alfresco benutzt o private : Es werden nur Sites angezeigt, in denen der Benutzer Mitglied ist o public : Es werden alle Öffentlichen Sites angezeigt o favorites : Es werden nur Favoriten- Sites des Benutzers angezeigt mailnamedisplaypattern Vorlage für die Anzeige vom E-Mail-Namen. Es werden folgende Platzhalter unterstützt: o #subject: E-Mail Betreff 12
settings.logging settings.storage o #from: Absender o #to: Empfänger o #sent: Absendedatum helpengurl URL zum englischen Benutzerhandbuch helpgerurl URL zum deutschen Benutzerhandbuch Logging Einstellungen maxfilesize Maximale Größe der Log-Datei. Wird die Größe überschritten, werden ältere Log-Dateien entfernt. minlevel Definiert Detailierung der Log-Ausgaben. Unterstützt folgende Werte: o debug: Alle Meldungen werden ausgegeben o info: Alle Meldungen außer Debug- Meldungen werden ausgegeben o warning: Alle Meldungen außer Debug- und Information - Meldungen werden ausgegeben o error: Nur Fehler-Meldungen werden ausgegeben Standard-Archivierungseinstellungen storefiles! true für Anlagen als separate Dokumente in Alfresco ablegen, sonst false metadata! true wenn beim Archivieren der Metadaten- Dialog angezeigt werden soll,! false, wenn er nicht angezeigt werden soll storemsg! true wenn die Outlook-MSG Datei mitgespeichert werden soll,! false, wenn sie nicht gespeichert werden soll storelink! true wenn die Option Alfresco Verweis speichern aktiviert werden soll,! false, wenn sie nicht aktiviert werden soll archiveoption Enthält den Wert für die Einstellung E-Mail Archivierung Einstellungen : o default: Standard Einstellungen benutzen o showmetadata: Metadaten beim Archivieren 13
settings.search-properties settings.explorer-search-properties settings.[search-properties explorer-searchproperties].search-property settings.[search-properties explorer-searchproperties].search-property.name settings.[search-properties explorer-searchproperties].search-property.label-en settings.[search-properties explorer-searchproperties].search-property.label-de settings.[search-properties explorer-searchproperties].search-property.type o eingeben showoptions: Einstellungen beim Archivieren eingeben Parent-Element für die Such-Parameter der Ordnersuche (siehe 6.2 Die Aktion: E-Mails Direkt archivieren) Parent-Element für die Such-Parameter der Suche aus dem Alfresco-Explorer (siehe 7 Alfresco-Explorer) Parent-Element für einen Such-Parameter der Ordnersuche Model-Name der Alfresco-Eigenschaft, die bei der Suche benutzt wird (z.b. cm:description, cm:author, ). WICHTIG! cm:name muss nicht extra konfiguriert werden. Dies ist ein Standard-Suchparameter, der immer angezeigt wird Anzeigename, wenn Englisch als Plug-In-Sprache ausgewählt wurde Anzeigename, wenn Deutsch als Plug-In-Sprache ausgewählt wurde Typ für die Validierung der Eingaben. Zur Zeit werden unterstützt: string, int, date, daterange Beispiel: <?xml version= 1.0 encoding= utf-8?> <settings> <general issitesroot="true sitesexploremode="default" mailnamedisplaypattern="#subject (#from)" helpengurl="http://opensource.westernacher.com/wp-content/uploads/2012/09/operatingmanual_e-mail-manager_en.pdf" helpgerurl="http://opensource.westernacher.com/wpcontent/uploads/2012/09/bedienungsanleitung_e-mail-manager_de.pdf" /> <server url= http://localhost:8080 alfrescourl= alfresco shareurl= share webapp= 0 user= test password= ntlm= false /> <logging maxfilesize="0" minlevel="info" /> <storage storefiles= false metadata= false storemsg= true storelink= false ></storage> <explorer-search-properties> <search-property> <name>cm:name</name> <label-en>name</label-en> <label-de>name</label-de> <type>string</type> </search-property> </explorer-search-properties> 14
<search-properties> <search-property> <name>cm:name</name> <label-en>name</label-en> <label-de>name</label-de> <type>string</type> </search-property> </search-properties> </settings> 4.4.2 INITIALE KONFIGURATIONSVORLAGE Wenn man eine Konfigurationsvorlage gleich beim ersten Aufrufen des Konfigurationsdialogs automatisch importieren möchte, muss man eine Konfigurationsvorlage im Installationsverzeichnis des Outlook E-Mail-Managers mit dem Namen: default-configuration-template.xml ablegen. 4.4.3 KONFIGURATIONSVORLAGE IMPORTIEREN Konfigurationsfenster Import einer Konfigurationsvorlage 1 Konfigurationsvorlage auswählen. 2 Konfigurationsvorlage importieren. 15
3 Beim Importieren kann man festlegen, ob die alte Konfiguration: o komplett überschrieben oder o erweitert werden soll. In diesem Fall wird der Benutzer gefragt, ob er das Überschreiben zulassen möchte, wenn eine Konfigurationseinstellung überschrieben wird. 4.5 LIZENZVERWALTUNG Falls Sie eine Vollversion oder eine Trialversion auf Ihrem eigenen Server haben, dann werden die Lizenzen in Alfresco Share verwaltet (siehe 8.3 E-Mail Lizenzen). Falls Sie mit einer Trialversion in the Cloud des Plug-Ins testen, dann drücken Sie hier den Knopf Lizenz eingeben und kopieren die Trial-Client-Lizenz in das Eingabefeld. Schritt 1: Eingabemaske für Trial-Client-Lizenz aufrufen 16
Schritt 2: Eingabe des Lizenzschlüssels 5 E-MAIL-ARCHIVIERUNG E-Mails können in Alfresco archiviert werden, indem man: E-Mails in ein Verzeichnis in den Outlook Alfresco Explorer verschiebt (Drag & Drop). die Aktion: E-Mails Direkt archivieren benutzt, um so auch E-Mails archivieren kann, ohne dass der Outlook Alfresco Explorer in Outlook geöffnet ist. Die E-Mails werden sowohl im Outlook Alfresco Explorer als auch im Alfresco Share mit dem Betreff der E-Mail gespeichert, wobei manche Sonderzeichen durch einen ersetzt werden. 5.1 DRAG & DROP E-MAILS IN EIN VERZEICHNIS IM ALFRESCO-EXPLORER Nach dem Durchführen eines Drag & Drop-Vorgangs in ein Verzeichnis im Outlook Alfresco Explorer wird die E-Mail in Alfresco gespeichert. Falls die Eingabe der Metadaten konfiguriert wurde, erscheint vor der Übertragung nach Alfresco ein Dialog. Hier können Stichwörter (Tags) und eine zusätzliche E-Mail-Beschreibung eingegeben werden. 17
Fenster zur Eingabe einer E-Mail-Beschreibung und von Schlagwörtern 1 Schlagwörter (Tags). 2 E-Mail-Beschreibung. 3 Archivieren mit eingegebenen Metadaten. 4 Ohne zusätzliche Metadaten archivieren. 5 Weitere Auswahlmöglichkeiten, wie E-Mail gespeichert werden soll. 5.2 AKTION: E-MAILS DIREKT ARCHIVIEREN Es gibt zwei Möglichkeiten E-Mails direkt zu archivieren: 1 durch einen rechten Mausklick auf eine E-Mail. Hier wählt man im E-Mail-Manager Menü Direkt archivieren Kontextmenü für Direktarchivierung 18
2 oder durch Auswahl der Schaltfläche Ablage in Verzeichnis oben rechts in der E-Mail-Manager Leiste. Schaltfläche Ablage in Verzeichnis in der E-Mail-Manager-Leiste In beiden Fällen öffnet sich ein Dialog, in dem das Alfresco-Zielverzeichnis ausgewählt und die Archivierungseinstellungen pro E-Mail definiert werden können: Dialogfenster Direkt archivieren 19
1 Auswahl eines Alfresco-Verzeichnisses über den Strukturbaum 2 Auswahl eines Alfresco-Verzeichnisses über eine Liste der zuletzt ausgewählten Alfresco Verzeichnisse 3 Auswahl eines Alfresco-Verzeichnisses über eine Suchfunktion 4 E-Mail-Archivierungseinstellungen 5.3 DUBLETTENCHECK Um ein kollaboratives Arbeiten in Exchange-Postfächern zu erleichtern und reduntante Daten zu vermeiden, ist ein Dublettencheck bei der Archivierung der E-Mails eingebaut. Bei jeder E-Mail wird anhand der E-Mail ID geprüft, ob diese schon in dasselbe Verzeichnis oder auf dieselbe Site gespeichert wurde. Falls ja, dann erscheint bei einer Archivierung die folgende Meldung: E-Mail-Konfliktwarnung 1 Archivierungs-Details 2 Link, der den Internet-Browser öffnet und direkt zu dem Ordner-Inhalt Web-Dialog springt 3 Öffnen: Öffnet das Dokument mit dem Standard-Programm. 4 Überschreiben: Überschreibt die E-Mail in Alfresco mit der eigenen Version. Diese Aktion ist nur aktiviert, wenn a. die zu überschreibende E-Mail im gleichen Verzeichnis abgelegt ist und b. das Überschreiben von E-Mails über die Einstellungen in der Alfresco Admin-Konsole erlaubt ist 5.4 KENNZEICHNUNG VON BEREITS ARCHIVIERTEN E-MAILS Alle E-Mails, die bereits in Alfresco archiviert wurden, werden mit dem folgenden Icon in der Outlook Inbox gekennzeichnet. Dies ist hilfreich, um redundante Daten in Alfresco zu vermeiden. 20
Icon zur Kennzeichnung bereits archivierter Mails 5.5 ANZEIGE BEREITS ARCHIVIERTER E-MAILS E-Mails, die nicht als Verweis archiviert wurden, können nach wie vor durch einen Doppelklick in Outlook geöffnet werden. Die E-Mail sieht genauso aus, wie vor dem Archivieren und kann genauso weiterbenutzt werden. E-Mails, die als Verweis abgelegt wurden (siehe 4.2.1 Archivieren als Verweis), können Sie sich über den Verweis innerhalb der E-Mail über die Alfresco Web-App in Outlook laden, oder sich diese sehr komfortabel mit einem Rechtsklick über das Alfresco-Kontext-Menü unter dem Menüpunkt Details (2) wieder in Outlook öffnen. Alfresco Kontextmenü 1 E-Mail direkt archivieren (siehe 5.2 Aktion: E-Mails direkt archivieren) 2 Alfresco Details: Öffnet den Standard -Browser (oder Internet Explorer, je nach Konfiguration) und springt direkt zu dem E-Mail-Details Web-Dialog. 6 OUTLOOK ALFRESCO EXPLORER In den erweiterten Einstellungen kann der Nutzer definieren, ob der Verzeichnisbaum des Outlook Alfresco Explorers standardmäßig nur Sites oder das Ganze Alfresco anzeigt. Im Outlook Alfresco Explorers kann der Benutzer bequem zu Alfresco-Verzeichnissen und Dokumenten navigieren. Durch die benutzerspezifische Auswahl von Meine favoriten Sites, Alle öffentliche Sites und 21
Meine Sites wird eine übersichtliche Darstellung auch bei einer Vielzahl von öffentlichen Sites geboten. Zudem können die Inhalte der Sites noch weiter nach Favoriten Ordner, Favoriten Dokumente und Favoriten (also sowohl Favoriten Dokumente als auch Favoriten Ordner) gefiltert werden. 1 Outlook Alfresco Explorers beginnend bei Nur Sites oder Ganzes Alfresco. 2 Auswahl von Meine favoriten Sites, Alle öffentliche Sites oder Meine Sites. 3 Inhalte der Sites filtern nach Favoriten Ordner, Favoriten Dokumente oder Favoriten. 4 Suche Reiter: einfache und erweiterte Suche für Dokumente, Sites und Anhänge. 5 Workflow Reiter: Start von Alfresco Workflows (siehe 6.7 Workflows). Outlook Alfresco Explorer innerhalb von Outlook 6.1 DRAG & DROP AUS ALFRESCO Bei Drag & Drop aus Alfresco unterscheidet man folgende Möglichkeiten: Drag & Drop als Alfresco-Link. Drag & Drop als PDF (Voraussetzung ist die Alfresco-seitige Unterstützung des Dokumentenformats.) Drag & Drop als Kopie (Download). Funktioniert für Outlook E-Mails (als Anlage), jeden Datei- Browser und auch jedes Programm, das den Dateiaustausch per Drag & Drop unterstützt: z.b. Microsoft Office. Drag & Drop als Alfresco-Link Beim Ziehen eines oder mehrerer Dokumente aus Alfresco mit gedrückter Strg-Taste, z.b. in eine Outlook-E-Mail oder ein Microsoft Word-Dokument, wird ein Alfresco Link zu diesem Dokument in den Text der E-Mail bzw. in das Dokument geschrieben. 22
Geöffnetes E-Mail-Fenster mit HTTP-Link Drag & Drop als PDF Beim Ziehen eines oder mehrerer Dokumente aus Alfresco mit gedrückter Strgund Shift-Taste auf eine Mail wird das Dokument als PDF-Anhang hinzugefügt. Mit gleichem Tastenkürzel können Dokumente als PDF auch an jeden anderen Ort ihres Systems abgelegt werden. Drag & Drop als Kopie Wenn man ein oder mehrere Dokumente aus Alfresco in eine Outlook E-Mail zieht, wird das Dokument als richtige Dateianlage zur E-Mail hinzugefügt. Genau so kann man die Inhalte aus Alfresco auch in einem Datei-Browser (z.b. Windows Explorer) ablegen. Dabei werden lokale Kopien ohne Bezug auf die Alfresco-Quellen erstellt. Grundsätzlich funktioniert Drag & Drop für jedes Programm, das den Dateiaustausch per Drag & Drop unterstützt, dazu gehören z.b. sämtliche Microsoft Office Programme sowie alle Programme aus der Adobe Creative Suite. Legt man Inhalte aus Alfresco in einen Datei-Browser (z.b. Windows Explorer) wird eine lokale Kopien ohne Bezug auf die Alfresco-Quellen erstellt. Wichtig: Das Drag & Drop-Verhalten ist anpassbar. 23
6.2 KONTEXTMENÜ FÜR ORDNER Durch einen Rechtsklick auf jeden Ordner und Dokument im Outlook Alfresco Explorer wird ein Kontext- Menü aufgerufen. Kontextmenü für Ordner Folgende Aktionen sind verfügbar: Neues Verzeichnis: Erstellt einen neuen Ordner in Alfresco. Neues Dokument: Hochladen einer lokalen Datei in Alfresco. Umbenennen: Ordner umbenennen. Löschen: Ordner löschen. E-Mail mit Verknüpfung: Erstellt ein neue E-Mail mit einem HTTP-Link zu diesem Ordner. Favorit hinzufügen: Markiert diesen Ordner als Favoriten Ordner. Herunterladen: Download des kompletten Ordners mit allen Inhalten und Unterverzeichnissen. Suchen: Öffnet die Suche im Outlook E-Mail-Manager, so dass dediziert in diesem Ordner gesucht werden kann. Öffnen: Öffnet den Internet-Browser und springt direkt zu dem Ordner-Inhalt Web-Dialog. Details: Öffnet den Standard-Browser (oder Internet Explorer) und springt direkt zu der Ordner- Details Web-Dialog. Die Aktion E-Mail mit Verknüpfung kann auch für mehrere Ordner auf einmal genutzt werden. Markieren Sie dazu die Ordner mit gedrückter Hochstelltaste oder Strg-Taste. 24
6.3 KONTEXTMENÜ FÜR E-MAILS Durch einen Rechtsklick auf E-Mails im Alfresco-Explorer wird ein Kontextmenü aufgerufen. Kontextmenü für E-Mails Folgende Aktionen sind verfügbar: Löschen: Dokument löschen. E-Mail mit Anhang: Erstellt eine neue E-Mail mit dieser E-Mail im Anhang. E-Mail mit Verknüpfung: Erstellt eine neue E-Mail mit dieser E-Mail als HTTP-Link. Favorit hinzufügen: Markiert dieses E-Mail als Favoriten Dokument. Workflow starten: einen Workflow für dieses Dokument im E-Mail-Manager beginnen. Alfresco Details: zeigt u.a. von wem und wann die E-Mail archiviert wurde. Herunterladen als PDF: Dokument wird in ein PDF umgewandelt und kann lokal gespeichert oder an eine neue E-Mail angehängt werden. Herunterladen: Dokument lokal speichern. Öffnen: Öffnet das E-Mail in Outlook. Details: Öffnet den Standard-Browser (oder Internet Explorer) und springt direkt zu den Dokument-Details Web-Dialog. Die Aktionen E-Mail mit Anhang und E-Mail mit Verknüpfung kann auch für mehrere E-Mails auf einmal genutzt werden. Markieren Sie dazu die E-Mails mit gedrückter Hochstelltaste oder Strg-Taste. 25
6.4 KONTEXTMENÜ FÜR E-MAIL-ANHÄNGE Durch einen Rechtsklick auf den Anhang einer E-Mail im Alfresco-Explorer wird ein Kontextmenü aufgerufen. Ein Doppelklick auf den Anhang öffnet ihn im Modus Online bearbeiten. Kontextmenü für E-Mail-Anhänge Folgende Aktionen sind verfügbar: Online bearbeiten: so lange ein Mitarbeiter ein Dokument bearbeitet, ist es für andere Mitarbeiter gesperrt. E-Mail mit Anhang: Erstellt eine neue E-Mail mit diesem Dokument im Anhang. E-Mail mit Verknüpfung: Erstellt eine neue E-Mail mit diesem Dokument als HTTP-Link. Favorit hinzufügen: Markiert dieses Dokument als Favoriten Dokument. Workflow starten: einen Workflow für dieses Dokument beginnen. Herunterladen als PDF: Dokument wird in ein PDF umgewandelt und kann lokal gespeichert oder an eine neue E-Mail angehängt werden. Herunterladen: Dokument lokal speichern. Öffnen: Öffnet das Dokument mit dem Standard-Programm. Details: Öffnet den Internet-Browser und springt direkt zu den Dokument-Details Web-Dialog. Die Aktionen E-Mail mit Anhang und E-Mail mit Verknüpfung kann auch für mehrere Anhänge auf einmal genutzt werden. Markieren Sie dazu die Anhänge mit gedrückter Hochstelltaste oder Strg-Taste. 26
6.5 KONTEXTMENÜ FÜR DOKUMENTE Für Dokumente, die separat z. B. per Drag & Drop in den Outlook Alfresco Explorer geladen wurden, bringt ein Rechtklick dieselben Optionen wie für Anhänge und zusätzlich die Optionen Umbenennen und Löschen. Kontextmenü für Dokumente Folgende Aktionen sind verfügbar: Online bearbeiten: so lange ein Mitarbeiter ein Dokument bearbeitet, ist es für andere Mitarbeiter gesperrt. Umbenennen: Vergabe eines anderen Dokumentennamens Löschen: löscht das Dokument E-Mail mit Anhang: Erstellt eine neue E-Mail mit diesem Dokument im Anhang. E-Mail mit Verknüpfung: Erstellt eine neue E-Mail mit diesem Dokument als HTTP-Link. Favorit hinzufügen: Markiert dieses Dokument als Favoriten Dokument. Workflow starten: einen Workflow für dieses Dokument beginnen. Herunterladen als PDF: Dokument wird in ein PDF umgewandelt und kann lokal gespeichert oder an eine neue E-Mail angehängt werden. Herunterladen: Dokument lokal speichern. Öffnen: Öffnet das Dokument mit dem Standard-Programm. Details: Öffnet den Internet-Browser und springt direkt zu den Dokument-Details Web-Dialog. 27
6.6 SUCHE IN ALFRESCO Der Tab Suche bietet eine komfortable Suche der Inhalte oder Verzeichnisse in Alfresco. Es wird dabei zwischen einer einfachen Suche und einer erweiterten Suche unterschieden. Für jedes Verzeichnis oder Dokument, das über die Suche gefunden wird, stehen sowohl Kontextmenü als auch Drag & Drop zu/von Alfresco zur Verfügung. 6.6.1 EINFACHE SUCHE Die einfache Suche durchsucht automatisch den Namen, den Titel, die Beschreibung, den Inhalt und die Tags der abgelegten Dokumente und E-Mails. Die Verwendung von Wildcards * ist nicht notwendig. Die Suche funktioniert auf die gleiche Weise wie die Suche in Alfresco Share, unterstützt die Syntax von Alfresco FTS (Full Text Search) und ermöglicht Ihnen: In den Inhalten, Eigenschaften, Schlagworten der Alfresco-Daten zu suchen Logische Operatoren wie AND, OR, NOT zu benutzen Suchbedingungen mit Klammern zu gruppieren Google-ähnliche Suchabfragen mit Pflicht- und optionalen Suchbegriffen und vieles mehr Mehr Details finden Sie in der Alfresco-Dokumentation. Beispielabfragen für die einfache Suche: test: Sucht nach dem Vorkommen des Wortes test (im Dokumenteninhalt und den Eigenschaften: Name, Titel, Beschreibung in Dokumenten und Ordnern.) test1 test2 : Sucht nach dem Vorkommen des Wortes test1 ODER test2 test1 AND test2: Sucht nach dem Vorkommen des Wortes test1 UND test2 (test1 AND test2) OR (test3 AND test4) : Sucht nach dem Vorkommen des Wortes test1 UND test2 ODER test3 UND test4 cm_title:test1 OR cm_description:test2 : Sucht nach dem Vorkommen von dem Text test1 in der Eigenschaft: Titel und test2 in der Eigenschaft: Beschreibung 28
Einfache Suche innerhalb des Outlook E-Mail-Managers 1 Outlook Alfresco Suche innerhalb der Bereiche Alle Sites oder Ganzes Alfresco oder Aktuelle Site, die im Outlook Alfresco Explorer ausgewählt wurde. 2 Outlook Alfresco Suche zeigt entweder Alle oder nur die als Favoriten markierten Inhalte. 3 Eingabefeld für das Suchkriterium / die Suchkriterien 4 Suchergebnisse filtern nach Dokumenten 5 Suchergebnisse filtern nach Dokumente und Ordner 6 Suchergebnisse filtern nach E-Mails. 7 Schaltfläche, um zur erweiterten Suche zu gelangen 6.6.2 ERWEITERTE SUCHE Die erweiterte Suche erreichen Sie über Schaltfläche 7 (siehe Screenshot Einfache Suche innerhalb des Outlook E-Mail-Managers. Die erweiterte Suche bietet die Möglichkeit innerhalb des Filenames, im E-Mail-Inhalt und dem Betreff der E-Mail zu suchen und den Zeitraum für Gesendet am bis einzugrenzen. 29
Erweiterte Suche innerhalb des Outlook E-Mail-Managers 6.6.3 DARSTELLUNG UND VERWENDUNG DER SUCHERGEBNISSE Für Verzeichnisse, Dokumente und E-Mails, die über die Suche gefunden wurde, stehen dem Benutzer neben der obligatorischen Vorschau der Ergebnisse zahlreiche Aktionen zur Verfügung. Suchergebnisse und deren Verwendungsmöglichkeiten 30
1 Durch einen Klick (1) kann ein Dokument oder ein Folder zu einem Favoriten gemacht werden. 2 Mit einem Klick (2) wird automatisch eine neue E-Mail geöffnet und das Dokument angehängt. 3 Mit einem Klick (3) wird der Outlook Alfresco Explorer genau bei diesem Dokument oder Ordner geöffnet und es stehen alle weiteren Dokument- und Ordner-Aktionen zur Verfügung. 4 Mit einem Klick auf Icon (4) wird automatisch eine neue Email geöffnet und das Dokument als Verweis angefügt. Hover-Vorschau der Suchergebnisse 6.7 WORKFLOWS Der Westernacher Outlook E-Mail-Manager erlaubt Ihnen direkt aus Outlook dieselben Workflows zu starten, die Sie im Alfresco-Share festgelegt haben. 6.7.1 EINEN NEUEN WORKFLOW STARTEN Schritt 1: Neuen Workflow im Outlook Alfresco Explorer starten 31
Standardmäßig bietet Alfresco ein Set an Workflows an, die aber fimenspezifisch erweitert werden können. Bitte lesen Sie mehr in der Alfresco Bedienungsanleitungen. Schritt 2: Auswahl des Workflow-Typs Schritt 3: Adhoc Workflow (Beispiel) 32