Schnelleinstieg in die (cs) Agentur 2 Starten der Anwendung Entpacken Sie das herunter geladene Archiv. Der entstandene Ordner (cs) Agentur 2.5 enthält alle benötigten Komponenten der Anwendung. Öffnen Sie den Ordner und starten Sie das Programm (cs) Agentur 2.5. Beim ersten Start fragt FileMaker nach einem Namen. Bitte tragen Sie einen Namen Ihrer Wahl ein. Die Anmeldung erscheint. Tragen Sie als Benutzer admin und als Kennwort ebenfalls admin ein, klicken Sie auf Weiter. Das Startfenster der (cs) Agentur erscheint. Steuerung Am oberen Bildschirmrand finden Sie das Hauptmenu. Über das Hauptmenu können Sie jederzeit zwischen den einzelnen Modulen (Aufgabenbereichen) des Programms wechseln. KVA / Jobs enthält alles von der KVA-Erstellung bis hin zur Lieferung. Lieferung / Rechnung enthält die Lieferungen und die Rechnungen. Fremdkosten enthält Anfragen und Bestellungen und die Fremdkostenrechnungen. Kontakte enthält alle Ihre Kunden- und Lieferanten sowie Ihre Korrespondenz und Serienbriefe. Leistungen enthält Ihre Dienstleistungen und Fremdleistungen. Etats enthält übergeordnete Etats mit den Zusammenfassungen der Kosten und Informationen sowie Auswertungen. Kalender enthält Ihren Kalender, die Termin- und Aufgaben und die Zeiterfassung für die Mitarbeiter. (cs) bringt Sie stets zurück zum Startfenster.
Personalisierung Das Programm benötigt zunächst Ihre eigenen Firmendaten, um die Ausgabe-Formulare und Rechenweise zu definieren. Im Startfenster finden Sie die Einstellungen des Programms. Da Sie sich als admin angemeldet haben, können Sie die Einstellungen hier nach Ihren Vorstellungen ändern. Bei den Konstanten tragen Sie bitte Ihre Firmendaten ein. Hier und in den folgenden Menüs finden Sie alle Konstanten und Variablen des Programms wie z.b. Land und MwSt-Satz. Kontakte anlegen Ohne Anschrift keine Rechnung, also bitte zu den Kontakten wechseln. Legen Sie hier die ersten Kontakte mit Neuer Kontakt an. Es wird zwischen Firmen- und Privat-Kontakten unterschieden. Unter einem Firmen-Kontakt können mehrere Ansprechpartner angelegt werden, die dann unter der Firma logisch zusammenhängen. Hinter den Reitern finden Sie weitere Eingabefelder oder Auswertungen. Leistungen anlegen Ohne Ihre Arbeit kein Geld. Also wechseln Sie bitte zu Leistungen und legen hier Ihre Dienstleistungen / Tätigkeiten mit Neu an. Wenn Sie viele oder unterschiedliche Leistung haben, finden Sie sie schneller, wenn Sie sie in Gruppen unterteilen. Es gibt zwei Arten von Leistungen. Honorar steht für Ihre Dienstleistung. Fremdleistung für zugekaufte Artikel oder Dienstleistung. Einheit, Lieferant oder Bestellnummer bei Bedarf eintragen. Hinter den Reitern finden Sie die genaue Preiskalkulation. Tragen Sie Ihren Netto-Arbeitslohn / Einkaufspreis und die Währung sowie Ihren gewünschten Kundenpreis ein. Die Spanne berechnet Ihren Erlös. Hinter den anderen Reitern finden Sie weitere Eingabefelder oder Auswertungen.
KVA / Job Jetzt haben Sie alles, was Sie für einen neuen KVA oder einen Job benötigen. Wechseln Sie also zu KVA / Job und legen Sie über Neu ein entsprechendes KVA oder einen Job an. Automatisch werden Sie zu den Kontakten geleitet, um dort eine Person auszuwählen. Tragen Sie in der Adress-Suchmaske die passenden Daten ein, drücken Sie Enter/Eingabe oder Weiter. Sollten jetzt mehrere Personen zur Auswahl stehen, klicken Sie die richtige Person an oder schränken Sie Ihre Suche weiter ein. Sie gelangen automatisch zurück zu KVA / Job Über Positionen oder das Klicken einer Position gelangen Sie in die Bearbeitung des KVA / Job. Wenn noch keine Position vorhanden ist, gelangen Sie automatisch zu den Leistungen, wo Sie eine bereits angelegte Leistung auswählen können. Die Suche erfolgt wie bei den Kontakten. Alternativ können Sie auch eine leere Position anlegen, die Sie dann selbst mit erforderlichen Inhalten füllen. Sie können sich zwischen Ihrem Honorar oder einer Fremdleistung entscheiden. Erstellen Sie alle Positionen mit Menge und Preis (Sonderpreis). Fertig? Dann Zurück. Wieder in der Hauptansicht sehen Sie die erstellten Positionen und die Gesamtwerte Netto, MwSt und Brutto. Wenn Sie möchten, können Sie noch die Kopf- und Fußzeile bearbeiten, um näher auf Ihren KVA oder Job einzugehen. Ausgedruckt wird entweder auf Ihrem Firmenpapier, auf Blankopapier, als PDF mit Ihrem Logo, oder als Fax. Der aktuelle Status ihres KVAs / Jobs ist immer oben rechts ersichtlich. Die Schaltfläche darunter führt Sie zum nächsten Arbeitsschritt Job erzeugen Lieferung erzeugen Rechnung erzeugen. Unten links werden die einzelnen Etappen der Jobabwicklung angezeigt. Sie dienen ebenfalls zur Navigation zwischen KVA, Job, Lieferung und Rechnung. Mit Job erzeugen erstellen Sie aus dem KVA einen Job. Beim Ausdruck erhalten Sie nun eine Auftragsbestätigung für Ihren Kunden.
Mit Lieferung erzeugen wird Ihnen die Liste aller Positionen des Jobs angezeigt. Bestimmen Sie über die Menge was geliefert werden soll. So können auch Teillieferungen entstehen. Der Lieferschein wird automatisch erstellt und kann auf Wunsch auch ausgedruckt werden. Aus der Lieferung kann nun eine Rechnung erstellt werden oder es können mehrere Lieferungen zu einer Sammelrechnung zusammen gefasst werden. Lieferungen / Rechnungen Lieferscheine und Rechnungen sind unveränderbar! Jede Rechnung muss eindeutig sein. Die Nummerierung ist fortlaufend und die Positionen sind nicht mehr veränderbar. Lediglich die Rechnungsadresse und das Datum können nachträglich geändert werden oder Versandkosten hinzugefügt werden. Der Ausdruck sowie die Steuerung zwischen dem Job, Lieferschein und Rechnung erfolgen wie im Modul KVA / Aufträge. Unter Liste oder Suchen.. finden sie Offene Rechnungen. Hier werden alle Rechnungen aufgelistet, die Sie noch nicht verbucht haben. So haben Sie immer den aktuellen Überblick über Ihre offenen Posten bei den Kunden. Bei Bedarf können Sie eine Rechnung stornieren die Bestände werden dann wieder raufgesetzt und eine Stornorechnung für das Finanzamt erstellt. Ebenfalls können Sie eine Gutschrift über einen Betrag zu einer Rechnung erstellen. Auswertung gibt Ihnen einen Überblick über Ihre geschäftlichen Aktivitäten in unterschiedlichen Listen.
Fremdkosten Die Fremdleistungen wurden so konzipiert, dass Sie KVA oder Job bezogen Anfragen über Fremdleistungen stellen können. Aus der Anfrage kann nach Angebotseingang eine Bestellung erstellt werden. Die Anfrage oder Bestellung kann einem KVA, Job oder Etat zugeordnet werden. Bei Lieferung oder Rechnungseingang der Fremdleistung werden die Rechnungsdaten sowie die Positionen der Rechnung erfasst. Nach Prüfung der Rechnung können die Fremdkosten einem KVA, Job, oder Etat zugeordnet werden. Nach Anweisung der Zahlung wird die Fremdkostenrechnung ausgebucht. Über die Liste der offenen Rechnungen, gestaffelt nach den Zahlungszielen, haben Sie ihre Fremdkosten im Griff. KSK Fremdkosten erfassen: KSK pflichtige Positionen auf einer Fremdkostenrechnung können einfach markiert werden. Sie können jederzeit beliebig summiert werden. So haben Sie ständig den Überblick über die zu leistenden Zusatzkosten an die Künstlersozialkasse. Etat Unter Etat können sie unterschiedliche KVAs, Jobs, Rechnungen, Fremdkosten, Arbeitszeiten und die Korrespondenz zusammenfassen. In allen Modulen (Aufgabenbereichen) können Sie ein übergeordnetes Projekt auswählen. So können Sie kontrollieren, welche Kosten innerhalb eines Etats bisher entstanden sind und die Fremdkosten und die Arbeitszeit Ihren Rechnungen gegenüberstellen. Kalender / Terminplanung Im Kalender können Sie Termine oder Aufgaben anlegen. Alle Einträge des Kalenders können nach Rubriken, Wochen- oder Tageweise anzeigen werden. Termine können einem Etat, Job oder Kunden zugeordnet werden sowie mit einer Tätigkeit versehen werden. So können Sie Ihre Arbeiten schnell und einfachem in einem Job berechnen. Mit Termin exportieren können Sie diesen Termin zu Outlook oder icall exportieren und so auch Ihr iphone synchronisieren. Die Kontakte lassen sich ebenfalls exportieren.
Zeiterfassung Die Zeiterfassung ist als vereinfachte Termineingabe für Mitarbeiter der eigenen Firma gedacht. Hier können die Mitarbeiter ihre eigene Arbeitszeit und Tätigkeit erfassen, verwalten und einem offenen Job zuordnen. Es gibt die Möglichkeit, die Zeiterfassung direkt vom Startmenu aus zu erreichen und den Zugriff des Mitarbeiters auf alle anderen Bereiche der Anwendung einzuschränken. Sie als Verwalter können die Arbeiten schnell und einfach kontrollieren und in den Jobs abrechnen. Wir hoffen, Ihnen hat diese kleine Einführung helfen können. Weitere Tipps und Tricks sowie Neuerungen der (cs) Anwendungen finden Sie hier: news.cs-anwendungen.de Sollten Sie eine ausführliche Einweisung wünschen, so können wir diese auch gemeinsam Online auf Ihrem Computer durchführen. Sollten Sie Funktionen vermissen oder eine Anpassung an ihre Anforderungen benötigen, fragen Sie uns. Ihre Anregungen sind immer willkommen! Gerne stehen wir Ihnen bei einer Anpassung oder Weiterentwicklung der Anwendung mit unserem Wissen und unserer Erfahrung zur Seite, sogar vor Ort oder, kostengünstig, online auf Ihrem Rechner. Wir wünschen Ihnen viel Freude und Erfolg mit unserer Anwendung! Mit freundlichen Grüßen aus Mönchengladbach Dirk Nöller Immer für Sie da.