05. 2013 65. Jahrgang W&B Wirtschaft Beruf Zeitschrift für berufliche Bildung Duale PersPektiven akademisierung? Berufsausbildung unter Druck Drei in eins Kaufmann/-frau für Büromanagement sie sind anders Jugendforscher Klaus Hurrelmann
Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement Ab dem 1. August 2014 Ausbildung im neuen Büroberuf möglich Ein etwas längeres und zudem recht komplexes Neuordnungsverfahren neigt sich einem guten Ende zu: Die drei Büroberufe aus dem Jahr 1991/2 werden zum neuen Büroberuf Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement zusammengeführt. Wilfried Malcher und Joachim Lapp Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement: Ausbildungsberufsbild A: Berufsprofilgebende Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten Büroprozesse p Informationsmanagement p Informationsverarbeitung p Bürowirtschaftliche Abläufe p Koordinations- und Organisationsaufgaben Geschäftsprozesse p Kundenbeziehungsprozesse p Auftragssteuerung und Nachbearbeitung p Beschaffung von Material und externen Dienstleistungen p Personalbezogene Aufgaben p Kaufmännische Steuerung B: Wahlqualifikationen p Auftragssteuerung und -koordination (Auftragsinitiierung, -abwicklung, -abschluss und -nachbereitung) p Kaufmännische Steuerung und Kontrolle (Finanzbuchhaltung, Kosten- und Leistungsrechnung, Controlling) p Kaufmännische Abläufe in KMU (Laufende Buchführung, Entgeltabrechnung, betriebliche Kalkulation, betriebliche Auswertungen) p Einkauf und Logistik (Bedarfsermittlung, Operativer Einkaufsprozess, Strategischer Einkaufsprozess, Lagerwirtschaft) p Marketing und Vertrieb (Marketingaktivitäten, Vertrieb von Produkten und Dienstleistungen, Kundenbindung und Kundenbetreuung) p Personalwirtschaft (Personalsachbearbeitung, Personalbeschaffung und -entwicklung) p Assistenz und Sekretariat (Sekretariatsführung, Terminkoordination und Korrespondenzbearbeitung, Organisation von Reisen und Veranstaltungen) p Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement (Öffentlichkeitsarbeit, Veranstaltungsmanagement) p Öffentliche Finanzwirtschaft (Finanzwesen, Kassenwesen) p Verwaltung und Recht (Kunden- und Bürgerorientierung, Rechtsanwendung, Verwaltungshandeln) C: Integrative Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten p Ausbildungsbetrieb (Stellung, Rechtsform und Organisationsstruktur, Produkt- und Dienstleistungsangebot, Berufsbildung, arbeits-, sozial-, mitbestimmungsrechtliche und tarif- oder beamtenrechtliche Vorschriften, Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit, Umweltschutz, Wirtschaftliches und nachhaltiges Denken und Handeln) p Arbeitsorganisation (Arbeits- und Selbstorganisation, Organisationsmittel, Arbeitsplatzergonomie, Datenschutz und -sicherheit, qualitätsorientiertes Handeln in Prozessen) p Information, Kommunikation, Kooperation (Informationsbeschaffung und Umgang mit Informationen, Kommunikation, Kooperation und Teamarbeit, Anwenden einer Fremdsprache bei Fachaufgaben) 22 Wirtschaft und Beruf 05. 2013
Ende 2012 gab es in den von der Neuordnung erfassten drei Büroberufen 83.877 Ausbildungsverhältnisse. Allein zum 30.09.2012 wurden zusammen 32.679 neue Ausbildungsverträge in allen Wirtschafts- und Zuständigkeitsbereichen geschlossen. Der neue Beruf kann erstmals ab dem 1. August 2014 ausgebildet werden. Seit Anfang der 90er Jahre boten die drei Büroberufe Bürokaufmann/-frau, Kaufmann/-frau für Bürokommunikation und (für den Öffentlichen Dienst) Fachangestellte/r für Bürokommunikation eine sehr gute Grundlage für eine gute Beschäftigung in vielen Bürotätigkeiten. Schwerpunkte waren (und sind) die Tätigkeitsfelder Personal, Rechnungswesen sowie Büroassistenz und Sekretariat. Zwar gab es bereits Ende der 90er Jahre erste zarte Reformbemühungen, aber erst um 2010 herum drängte auch die betriebliche Praxis aufgrund der gewandelten Qualifikationsanforderungen intensiver auf eine Neuordnung der Büroberufe. Die Sozialpartner hatten dabei einige schwierige Fragen zu klären. Dazu zählten: p Welche Berufe werden einbezogen? p Welche Struktur bekommt der/bekommen die neuen Büroberufe? p Wie können die erforderliche Differenzierung und Flexibilisierung sichergestellt werden? p Gibt es vielleicht sogar Platz für einen 2-jährigen Büroberuf? Mitte 2011 überraschten sie dann die Berufsbildungspolitik mit einem abgestimmten Konzept für die Neuordnung (ohne 2-jährigen Beruf), das dann ab März 2012 in einem Ordnungsverfahren beim Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB) von Sachverständigen der Arbeitgeber und Arbeitnehmer in eine Ausbildungsordnung (inkl. sachlicher und zeitlicher Gliederung) weiterentwickelt wurde. Parallel und in enger Abstimmung mit den Fachleuten der Sozialpartner erarbeitete ein Fachausschuss der Kultusministerkonferenz (KMK) den Rahmenlehrplan für den Berufsschulunterricht. Übersicht zu den Lernfeldern des Rahmenlehrplans Lernfeld 1. Aj 2. Aj 3. Aj 1 Die eigene Rolle im Betrieb mitgestalten und den Betrieb repräsentieren 2 Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren 3 Aufträge bearbeiten 4 Sachgüter und Dienstleistungen beschaffen, Verträge schließen Von Beginn an war klar, dass die Erarbeitung von Ausbildungsordnung und Rahmenlehrplan ein sehr komplexes und einige Zeit in Anspruch nehmendes Unterfangen sein würde. Diese Erwartung hat sich bestätigt. Mitte 2013 nach zehn Sachverständigensitzungen und einigen zusätzlichen Beratungen waren die neuen Produkte so weit fertig, dass die erforderlichen Gremienberatungen (Ständiger Unterausschuss und Hauptausschuss des BIBB, Bund-Länder-Koordinierungsausschuss, KMK) eingeleitet werden konnten. Viel wichtiger als der Zeit- und Arbeitsaufwand im Verfahren aber ist: Die intensiven Beratungen haben zu einem guten Ergebnis für die Ausbildungspraxis geführt der neue Beruf Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement wird zum 1. August 2014 in Kraft treten und die drei derzeitigen Büroberufe ablösen! 40 120 5 Kunden akquirieren und binden 6 Werteströme erfassen und analysieren 7 Gesprächssituationen bewältigen 40 8 Personalwirtschaftliche Aufgaben wahrnehmen 9 Liquidität sichern und Finanzierung vorbereiten 10 Wertschöpfungsprozesse erfolgsorientiert steuern 11 Geschäftsprozesse darstellen und optimieren 12 Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren 13 Ein Projekt planen und durchführen 40 40 40 Wilfried Malcher Geschäftsführer Handelsverband Deutschland (HDE) malcher@hde.de Joachim Lapp Referent kaufmännische Berufe im Kuratorium der Deutschen Wirtschaft für Berufsbildung KWB lapp@kwb-berufsbildung.de 05. 2013 Wirtschaft und Beruf 23
Auf welche Neuerungen müssen sich die Unternehmen einstellen? p Der Beruf kann in der privaten Wirtschaft wie im öffentlichen Dienst ausgebildet werden. Dabei ist er inhaltlich auf die Qualifikationsanforderungen moderner Büroarbeit ausgerichtet und betont besonders die Entwicklung der beruflichen Handlungsfähigkeit. p Der Beruf bietet mit insgesamt zehn jeweils etwa fünf Monate umfassenden Wahlqualifikationen (Teil B des Ausbildungsrahmenplans), von denen zwei im Ausbildungsvertrag festzulegen sind, den unterschiedlichen Betrieben und Ausbildungsbereichen einen großen Differenzierungsspielraum. Welche Wahlqualifikationen vermittelt werden, hängt vom Betrieb ab. Er legt fest, was er anbieten kann und was betriebsorganisatorisch sinnvoll ist. Sind es mehr als zwei Wahlqualifikationen, kann er sich mit der oder dem Auszubildenden abstimmen, trifft die Entscheidung jedoch zu guter Letzt selbst. Ein Wechsel der Wahlqualifikation während der Ausbildung ist möglich, beispielsweise wenn sich im Laufe der Zeit herausstellt, dass Talent und Interesse einer jungen Mitarbeiterin oder eines jungen Mitarbeiters doch in einem anderen Bereich liegen als ursprünglich angenommen oder betriebsorganisatorische Gründe für einen Wechsel sprechen. Der Wechsel vollzieht sich in Form einer Vertragsänderung. Diese erfordert die Zustimmung bzw. die Unterschrift beider Vertragspartner und wird schriftlich der zuständigen Stelle mitgeteilt, spätestens mit der Anmeldung zum zweiten Teil der Abschlussprüfung. p Neben den Wahlqualifikationen sieht die Ausbildungsverordnung für alle Ausbildungsbereiche gemeinsame Kernqualifikationen vor (Teile A und C des Ausbildungsrahmenplans). Die 13 Lernfelder des Rahmenlehrplans der Berufsschule gelten unabhängig von den jeweils gewählten Wahlqualifikationen für alle Auszubildenden. p Bis zum 31. Juli 2020 wird die Gestreckte Abschlussprüfung erprobt. Damit findet ein für die kaufmännische Ausbildung relativ neues Instrument Eingang in die Verordnung, welches sich im kaufmännischen Bereich bereits in den 2009 neu geordneten Einzelhandelsberufen im Rahmen einer Erprobung bewährt hat. Die Prüfungsanforderungen setzen konsequent das Ziel der Handlungsorientierung um auch in den schriftlichen Prüfungsbereichen. p Der erste Teil der gestreckten Abschlussprüfung wird zur Mitte des zweiten Ausbildungsjahres durchgeführt. Er nimmt Bezug auf die für die ersten 15 Ausbildungsmonate vorgesehenen Ausbildungsinhalte gemäß Ausbildungsrahmenplan und zeitlicher Gliederung. Der Prüfungsbereich trägt den Titel Informationstechnisches Büromanagement. Die Dauer der Prüfung beträgt 120 Minuten. In dieser Zeit sollen die Auszubildenden nachweisen, dass sie in der Lage sind, im Rahmen eines ganzheitlichen Arbeitsauftrages Büro- und Beschaffungsprozesse zu organisieren und kundenorientiert zu bearbeiten. Dabei sollen sie zeigen, dass sie unter Anwendung von Textverarbeitung sowie Tabellenkalkulation recherchieren, dokumentieren und kalkulieren können. Die Aufgaben werden computergestützt bearbeitet. Da es sich um Weitergehende Informationen bieten u. a. p die Präsentation unter http://www.einzelhandel.de/ index.php/themeninhalte/bildung/ausbildungsberufe/ buerokaufmannfrau/item/122915-kaufmann-kauffraufür-büromanagement-kfbm-kommt-zum-01-08-2014- ausbildungsordnung-und-rahmenlehrplan-sindabgestimmt.html. p http://www.bibb.de/de/60841.htm p http://www.kwb-berufsbildung.de/veranstaltungen. 12.0.html den ersten Teil einer Abschlussprüfung handelt, werden die vorgesehenen Inhalte, anders als in einer Zwischenprüfung, abschließend geprüft. Das heißt auch, dass sie zwar im zweiten Teil der Abschlussprüfung vorausgesetzt, jedoch nicht mehr bewertet werden. Das Niveau der Prüfung trägt der Tatsache Rechnung, dass zwischen Beginn der Ausbildung und der Prüfung lediglich eineinhalb Jahre liegen. Der erste Teil der Abschlussprüfung fließt bereits mit 25 % in die Abschlussnote ein und unterscheidet sich somit auch hier grundlegend von der in den derzeit gültigen Büroberufen angewandten Zwischenprüfung. p In Teil zwei der Gestreckten Abschlussprüfung folgen die beiden weiteren schriftlichen Prüfungsbereiche Kundenbeziehungsprozesse bzw. Wirtschafts- und Sozialkunde. Für sie sind eine Prüfungsdauer von 150 bzw. 60 Minuten und eine Gewichtung von 30 bzw. 10 % vorgesehen. 24 Wirtschaft und Beruf 05. 2013
p Für die mündliche Prüfung wurde das Prüfungsinstrument Fallbezogenes Fachgespräch festgelegt, welches mit 35 % in die Gesamtnote einfließt. Neu gegenüber den aktuellen kaufmännischen Ausbildungsberufen ist, dass es zwei Varianten zur Vorbereitung auf das Fachgespräch gibt; der Ausbildungsbetrieb trifft letztlich die Entscheidung darüber, welche Variante genutzt wird: P In Variante a erstellt der Prüfling zu je einer von ihm selbst durchgeführten betrieblichen Fachaufgabe einen maximal 3-seitigen Report, der nicht bewertet wird. Der Prüfungsausschuss wählt eine der Fachaufgaben als Grundlage für das Fachgespräch aus, das vom Prüfling mit einer Darstellung von Aufgabe und Lösungsweg eingeleitet wird. Der Prüfungsausschuss wiederum führt das höchstens 20-minütige Fachgespräch so, dass die in der Verordnung genannten Anforderungen nachgewiesen werden können ( Der Prüfling soll nachweisen, dass er berufstypische Aufgabenstellungen erfassen, Probleme und Vorgehensweisen erörtern sowie Lösungswege entwickeln und begründen, kunden- und serviceorientiert handeln, betriebspraktische Aufgaben unter Berücksichtigung wirtschaftlicher, ökologischer und rechtlicher Zusammenhänge planen, durchführen und auswerten sowie Kommunikations- und Kooperationsbedingungen berücksichtigen kann ). Das Fachgespräch kann sich somit auf die gesamte Wahlqualifikation beziehen. P In Variante b wählt der Prüfungsausschuss eine der beiden vorher bekanntgegebenen Wahlqualifikationen aus und stellt dem Prüfling daraus zwei Fachaufgaben zur Wahl. Der Prüfling entscheidet sich für eine der beiden Fachaufgaben und bereitet sich in 20 Minuten auf das höchstens 20-minütige Fachgespräch vor, das ebenfalls vom Prüfling mit einer Darstellung von Aufgabe und Lösungsweg eingeleitet wird. Der Prüfungsausschuss führt das Fachgespräch auch in dieser Variante so, dass die in der Verordnung genannten Anforderungen nachgewiesen werden können. Das Fachgespräch kann sich somit auch hier auf die gesamte Wahlqualifikation beziehen. p Ebenso erprobt wird das Angebot der Ausbildungsordnung, eine weitere Wahlqualifikation im Rahmen der Abschlussprüfung als Zusatzqualifikation zu prüfen. Soll eine Zusatzqualifikation geprüft werden, muss dies der zuständigen Stelle bis spätestens zur Anmeldung zum zweiten Teil der Abschlussprüfung mitgeteilt werden. Dabei liegt es am Prüfling, glaubhaft zu machen, dass ihm die Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten, die in der entsprechenden Wahlqualifikation vorgesehen sind, vermittelt wurden. Für die Prüfung selbst gelten die gleichen Regelungen wie für die beiden regulären Wahlqualifikationen. p Die im Rahmen der Neuordnung der drei Büroberufe vor gut 20 Jahren entwickelte Zeitrahmenmethode wurde zeitgemäß modernisiert: Es wird nicht mehr nach Ausbildungsjahren, sondern nur noch nach vor bzw. nach Teil eins der Gestreckten Prüfung differenziert. Zudem gibt es mit den integrativen Qualifikationen einen wichtigen Qualifikationsbereich, der überwiegend während der gesamten Ausbildungsdauer zu vermitteln ist. p Da es insgesamt viele Veränderungen und Neuerungen gibt und die Berufsschule zum 1. August 2014 kaum bereits auch das zweite Ausbildungsjahr fachgerecht beschulen wird, wurde festgelegt, dass bereits laufende Ausbildungsverträge in den derzeit noch bestehenden Büroberufen nicht auf den neuen Beruf umgestellt werden können. p Die neue Ausbildungsordnung (insbesondere die Gestreckte Abschlussprüfung und die Zusatzqualifikation), die in eine Grundverordnung und eine ergänzende Erprobungsverordnung strukturiert ist, wird bis spätestens Juli 2020 evaluiert und ausgewertet mit dem Ziel, dass die Ergebnisse ab dem 1. August 2020 in eine erste Modernisierung des/der Kaufmanns/Kauffrau für Büromanagement einfließen sollen. Geplant ist, dass nach der gesetzlich vorgesehenen Befassung der Gremien des Bundesinstituts für Berufsbildung (BIBB) und der Rechtsförmlichkeitsprüfung durch das Bundesministerium der Justiz (BMJ) die Ausbildungsordnung im November 2013 im Bundesgesetzblatt verkündet wird. Zudem steht noch aus, dass die KMK den Rahmenlehrplan beschließt und auf www.kmk.org veröffentlicht. o 05. 2013 Wirtschaft und Beruf 25
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