Kostenkontrolle während der Hochbaumaßnahme

Kostenkontrolle während der Hochbaumaßnahme Verfasser: Reinhard Böllmann Inhaltsübersicht Seite 1. Begriff der Kostenkontrolle 162 2. Der Kostenanschlag als Grundlage für die Kostenkorrtrolle in der Leistungsphase 8 163 3. Gründe für Kostenmehrungen während der Bauzeit 164 3.1 Angebotspreise 164 3.2 Nachtragsaufträge 164 3.3 Mengenänderungen 164 3.4 Baupreisindex 165 4. Erkennen von Kostenmehrungen 165 4.1 Angebotspreise 165 4.2 Nachtragsaufträge 165 4.3 Mengenänderungen 166 4.4 Baupreisindex 166 5. Hilfsmittel der Kostenkontrolle 167 5.1 Veränderungsliste 167 5.2 Auftragsliste 168 5.3 Kostengegenüberstellung 168 5.4 Anwendung der EDV 169 6. Abgrenzung der Architektenleistungen von Leistungen des Bauherrn 169 Anhang: Beispiele Bayerischer Kommunaler Prüfungsverband Geschäftsbericht 1993 161

Zwar möchte man glauben, daß im Zeitalter des Computers auch bei Baumaßnahmen längst "alles unter Kontrolle" ist, zwar laufen bei größeren Kommunen, freiberuflichen Architekten und Projektsteuerern ausgeklügelte Programme zur Kostenkontrolle, doch zeigt die Prüfungspraxis immer wieder, daß auch die einfachsten Hilfsmittel zur Kostenkontrolle noch nicht allgemein angewandt werden. 1. Begriff der Kostenkontrolle Kontrollieren heißt: IstWerte mit SollWerten vergleichen, um Abweichungen zu erkennen und daraus Konsequenzen zu ziehen. Kostenkontrolle im umfassenden Sinn soll ein Projekt von Anfang an begleiten. So hat z.b. der Bauherr darauf zu achten, daß ihm die Kostenermittlungen nach 15 HOAI in den jeweiligen Leistungsphasen vorgelegt werden (was leider noch keineswegs selbstverständlich ist). Dem Architekten obliegt es, bei seiner Planung Kostenvorgaben einzuhalten (auch die von ihm selbst in früheren Leistungsphasen ermittelten Kosten) und den Bauherrn rechtzeitig zu informieren, wenn sich auch schon im Verlauf der Planung Änderungen oder Fehler erkennen lassen. Kostenkontrolle in diesem umfassenden Sinn ist eine vertragliche Hauptpflicht des Architekten durch alle Leistungsphasen hindurch. Daneben gibt es die Kostenkontrolle als Grundleistung der Leistungsphase 8 Objektüberwachung nach 15 HOAI; von ihr soll hier die Rede sein. In dieser Projektphase entstehen die vorher nur vorausberechneten Kosten tatsächlich. Rechenwerte werden Schritt für Schritt zuerst durch Auftragssummen und dann durch Abrechnungssummen ersetzt. In dem Maß, in dem dabei die Klarheit über die endgültigen Kosten wächst, schwindet die Möglichkeit, die Kosten durch Alternativen und Planänderungen zu reduzieren, um die genehmigte Summe einzuhalten. Auch um gegebenenfalls eine Nachfinanzierung sichern zu können, darf der Bauherr von Kostenmehrungen nicht überrascht werden. Deshalb kommt es besonders darauf an, Kostenmehrungen möglichst frühzeitig zu erkennen. Kostenkontrolle in diesem Sinn begleitet die Projektausführung zwischen Kostenanschlag und Kostenfeststellung. Da in dieser Phase die meisten Kostenmehrungen, wenn sie erst einmal registriert sind, nicht mehr rückgängig gemacht, sondern allenfalls an anderer Stelle ausgeglichen werden können, wäre es vielleicht richtiger, von Kosten'Verfolgung" als von Kosten"Kontrolle" zu sprechen. Der Begriff der Kostenkontrolle wird auch in der Neufassung der DIN 276 Kosten im Hochbau definiert, und zwar als "Vergleich einer aktuellen mit einer früheren Kostenermittlung". Diese neue Definition läßt sich mit der eingeführten Bedeutung des Wortes nur bedingt in Einklang bringen und darf jedenfalls nicht zu der Vorstellung verleiten, die Kostenkontrolle wäre nur in Form von vier Einzelaktionen, nämlich im Zuge der vier in der HOAI aufgeführten Kostenermittlungen, zu leisten (wir kommen darauf zurück). 162 Bayerischer Kommunaler Prüfungsverband Geschäftsbericht 1993

2. Der Kostenanschlag als Grundlage für die Kostenkontrolle der Leistungsphase 8 Grundlage dieser Kostenkontrolle ist der Kostenanschlag. Er enthält die Angebotssummen der zuerst ausgeschriebenen Gewerke und für die noch nicht ausgeschriebenen Gewerke Kostenansätze aufgrund von Markterkundungen oder hochgerechneten früheren Angeboten. Der Kostenanschlag ist im Zusammenhang mit den ersten Ausschreibungen vor Beginn der Baumaßnahme zu erstellen (was zur Klarstellung bereits im Architektenvertrag zu vereinbaren wäre, siehe Geschäftsbericht 1986). Er ist die Entscheidungsgrundlage des Bauherrn über den Baubeginn: Danach gibt es ohne größeren Schaden kein Zurück mehr. Damit der Kostenanschlag als Grundlage für die Kostenkontrolle brauchbar ist, muß er vollständig sein, also wirklich alle Kosten enthalten, die auch in der genehmigten Kostenberechnung enthalten waren. Die Ansätze für die noch nicht ausgeschriebenen Leistungen müssen unmittelbar als Sollwerte für die späteren Ausschreibungen herangezogen werden können; sie sind anhand der maßgeblichen Mengen mit eingesetzten Preisen zu ermitteln. Eine wesentliche Leistung des Planers für den Kostenanschlag ist die Umarbeitung der genehmigten Kostenberechnung von einer planungsorientierten (z.b. nach Bauteilen) in eineausführungsorientierte (nach Leistungsbereichen) Gliederung. Dabei müssen nicht nur die Kostengruppen nach Einzeigewerken unterteilt werden; es ist auch zu berücksichtigen, daß in manchen Gewerken mehrere Kostengruppen vorkommen (z.b. beim Baumeister auch Herrichten des Grundstücks und Entwässerungsarbeiten). Um eine durchgängige Kostenverfolgung zu ermöglichen, müssen deshalb auch die Leistungsverzeichnisse nach Titeln entsprechend der DIN 276 gegliedert werden! (Daran wird sich auch durch die Neufassung der DIN, die in der 2. Ebene der Kostengliederung die ausführungsorientierte Gliederung als Alternative zuläßt, nichts ändern.) Soll der Kostenanschlag mit der genehmigten Kostenberechnung unmittelbar vergleichbar sein, dann muß schon die Kostenberechnung ausführungsorientiert erstellt werden, was eine besondere Vereinbarung mit dem Architekten voraussetzt. Dabei werden die Mengenberechnungen aus der Leistungsphase 6 (Vorbereitung der Vergabe) vom Architekten schon in der Leistungsphase 3 erarbeitet und ihm vergütet; da der Planungsstand jedoch noch nicht dem der Leistungsphase 6 entspricht, darf man nicht die endgültige Genauigkeit erwarten. Für das Leistungsverzeichnis wird man deshalb diese Mengenermittlung nochmals kontrollieren müssen. Die so erstellte Kostenberechnung eignet sich aber grundsätzlich unmittelbar als SollWert für die späteren Ausschreibungen, so daß ein Umarbeiten zum Kostenanschlag entfällt. Im Bereich der Bayerischen Staatsverwaltung ist die Kostenberechnung zur HUBau "durch Einzelkostenberechnung nach Leistungsbereichen oder Bauteilen in vereinfachter Form" zu erstellen; eine erforderliche Umarbeitung in ausführungsorientierte Form ist Aufgabe des Bauamts. Wird die HUBau vom Bauamt selbst aufgestellt, dann oft von Anfang an in der Qualität eines Kostenanschlags; bei Umbau und Sanierungsmaßnahmen wird dies vorausgesetzt. Das Bauamt nimmt auch die Kostenkontrolle überwiegend selbst wahr. Der Vergleich der Ergebnisse der ersten Ausschreibungen (zwischen 40 % und 60 % der zu vergebenden Gewerke) mit Bayerischer Kommunaler Prüfungaverband Geschäftsbericht 1993 163

der ausführungsorientierten Kostenrechnung gehört dabei schon zur Kostenkontrolle, da es grundsätzlich nur eine, bis zuletzt maßgebliche, Kostenermittlung gibt, nämlich die genehmigte Kostenberechnung zur HDBau (ggf. mit Nachträgen). Die HOAI geht hier einen anderen Weg: Sie rechnet bei einer stufenweisen Ermittlung auch mit einer stufenweisen Billigung der Baukosten durch den Bauherrn. 3. Gründe für Kostenmehrungen während der Bauzeit Kostenmehrungen können sehr verschiedene Gründe haben. Sie können vom Planer oder vom Bauherrn zu verantworten sein oder unvermeidbar entstehen. 3.1 Angebotspreise Angebotspreise können z.b. aufgrund der Konjunktur, der Jahreszeit oder besonderer Erschwernisse von der Vorausberechnung abweichen oder vorher nicht richtig berechnet worden sein. 3.2 Nachtragsaufträge Nachtragsaufträge über zusätzliche und geänderte Leistungen ( 2 Nr. 6 und Nr. 5 VOB/B) können sich ergeben, wenn Leistungen ungenau oder unvollständig ausgeschrieben wurden, wenn Pläne nachträglich geändert werden (sei es, daß zu früh ausgeschrieben werden mußte, sei es, daß die Planung wegen mangelhafter Grundlagenermittlung noch nicht ausgereift war, z.b. weil Bodenverhältnisse oder Altbestand nicht hinreichend erkundet wurden), wenn unvorhersehbare Erschwernisse und zusätzliche Leistungen auftreten (Baugrundrisiko, vorher nicht erkennbare Schäden bei Sanierungsmaßnahmen) oder wenn nachträgliche Bauherrnwünsche geäußert oder Behördenauflagen festgelegt worden sind. 3.3 Mengenänderungen Mengenänderungen zwischen Angebot und Abrechnung können eintreten, weil der Ausschreibung ungenaue Mengenermittlungen zugrunde lagen (es sind auch Fälle bekannt, in denen das LV einer anderen Baumaßnahme ohne Umarbeitung für eine neue verwendet wurde). 164 Bayerischer Kommunaler Prüfungsverband Geschäftsbericht 1993

3.4 Baupreisindex Weitere Kostenmehrungen ergeben sich aus der allgemeinen Baupreissteigerung zwischen genehmigter Kostenermittlung und Datum des Angebots ("Index Steigerung") und aufgrund von vertraglichen Preisgleitklauseln nach der Vergabe. Diese Mehrungen müssen hingenommen werden, weil die Kostenberechnung nach dem Grundsatz der Klarheit und Wahrheit des Haushalts keine Spekulationen über künftige Preisentwicklungen enthalten soll. Auch bei Baumaßnahmen des Freistaats werden IndexSteigerungen deshalb ohne weiteres nachgenehmigt. 4. Erkennen von Kostenmehrungen Ziel der Kostenkontrolle ist es, die genannten Änderungen rechtzeitig zu erkennen, möglichst so frühzeitig, daß noch Gegenmaßnahmen getroffen werden können. 4.1 Angebotspreise Unerwartet hohe Angebotspreise lassen sich durch Gegenüberstellung mit dem Ansatz aus dem Kostenanschlag vor der Auftragserteilung erkennen; dann muß geprüft werden, ob der Kostenansatz zu korrigieren oder die Ausschreibung aufzuheben ist. In der Regel wird man überprüfen müssen, ob die bei der Ausschreibung eines Gewerks aufgetretenen Kostenmehrungen durch Einsparungen bei einem anderen, später auszuschreibenden Gewerk noch gedeckt werden können. 4.2 Nachtragsaufträge Nachtragsangebote werden für die Kostenkontrolle naturgemäß um so kritischer, je später sie auftreten. Hier ist der Bauleiter (d.h., der mit der Objektüberwachung beauftragte Architekt) gefordert. Keinesfalls darf er Nachtragsangebote, die ihm zur Prüfung eingereicht wurden, ohne Wissen des Bauherrn 'Verschleppen" (in den Besonderen Vertragsbedingungen mit den Baufirmen könnte von vornherein festgelegt werden, daß Nachtragsangebote unmittelbar dem Bauherrn zuzuleiten sind). Es kommt auch vor, daß Firmen Nachtragsangebote aufgrund geänderter Leistungen erst mit der Schlußrechnung vorlegen. Ein aufmerksamer Bauleiter als Fachmann kann solche späten Überraschungen meist vermeiden. Bei nachträglichen Wünschen des Bauherrn sollte das Nachtragsangebot ohnehin schon vor der ändernden Anordnung (für die im übrigen der Bauherr und nicht der Architekt zuständig ist) eingeholt werden. Bei Änderungsnachträgen ( 2 Nr. 5 VOB/B) ist zu beachten, daß für die Kostenkontrolle nicht die Höhe des Nachtragsangebots, sondern die effektiven Mehrkosten maßgeblich sind. In der Auftragssumme sind deshalb nicht nur hinzukommende, sondern auch entfallende Leistungen zu berücksichtigen (vgl. Beispiel 1, Nachtragsauftrag). Bayerischer Kommunaler Prüfungsverband Geschäftsbericht 1993 165

4.3 Mengenänderungen Die Mengenermittlung für das Leistungsverzeichnis kann nicht absolut genau sein. Die VOB/B hat in 2 Nr. 3 den Toleranzrahmen mit 10 % abgesteckt. Eine entsprechende Genauigkeit bei der LVErstellung kann folglich auch der Bauherr vom Architekten erwarten. Abweichungen lassen sich erst im Zuge der Abrechnung feststellen, spätestens, wenn die Rechnungssumme die Auftragssumme überschreitet. Architekt und Bauherr haben dies bei jeder Zahlung zu überprüfen; durch Verwendung eines Deckblatts zur Freigabe von Abschlagszahlungen könnte dies sichergestellt werden (vgl. Beispiel 2). Auch aus diesem Grund muß man von den Firmen unbedingt prüf bare Abschlagsrechnungen ( 14 Nr. 1 und 16 Nr. 1 Abs. 1 VOB/B) verlangen. Unverständlicherweise kommt es aber immer wieder vor, daß größere Gewerke mit einer Vielzahl einzelner 'Teilrechnungen" abgerechnet werden, die sich gegenseitig ergänzen, zum Teil auch überlagern, statt mit VOBgerechten Abschlagsrechnungen, die jeweils die volle bis dahin erbrachte Leistung enthalten und damit unmittelbar dem LV gegenübergestellt werden können (sog. "steigendes Aufmaß"). Im Hochbau kann dieses Problem einer übersichtlichen Leistungserfassung vor allem bei Umbaumaßnahmen mit einem hohen Anteil von Regiearbeiten auftreten, da diese nicht nach Leistungs, sondern nach Zeitabschnitten abgerechnet werden. Jedoch können auch Regieleistungen wenigstens bauherrnseitig summenmäßig zu einer "Gesamtleistung" addiert werden, die dem Regieansatz des LV gegenübergestellt werden kann. Von den Firmen wäre zu verlangen, daß Regieleistungen in eigenen, fortlaufend numerierten Regierechnungen getrennt von den Leistungen nach Einheitspreisen abgerechnet werden, also nicht in Abschlagsrechnungen "untergehen". Diese eigene Behandlung der Regierechnungen ergibt sich im übrigen schon aus 15 VOB/B. Überschreiten Regieleistungen den LVAnsatz um mehr als ca. 10 %, so wäre eine Nachbeauftragung durch den Bauherrn erforderlich. Vom Architekten (Bauleiter) wäre zu fordern, daß er bei der Prüfung von Abschlagsrechnungen auch auf das proportionale Verhältnis zwischen auszuführender und abgerechneter Bauleistung achtet. Ist nach einem Viertel der Bauleistung schon die Hälfte der Auftragssumme erreicht, dann sind sofort die Mengenansätze zu überprüfen. Es ist schon vorgekommen, daß eine Mehrung der Auftragssumme eines Gewerks um 75 % wegen falscher LVMengen erst bei der letzten Abschlagsrechnung entdeckt wurde viel zu spät für Einsparungsmaßnahmen an anderer Stelle. Mengenmehrungen von mehr als 10 % gegenüber der LVMenge bedürfen grundsätzlich der Billigung des Bauherrn wie jeder andere Nachtrag, auch wenn sie im Einzelfall nicht zur Vereinbarung eines neuen Preises nach 2 Nr. 3 VOB/B führen sollten. 4.4 Baupreisindex Baupreissteigerungen zwischen dem Stichtag der genehmigten Kostenermittlung und der Angebotseröffnung werden mit Hilfe des Baupreisindexes berechnet. Es ist bekannt, daß der Index die tatsächliche Preisentwicklung recht verzerrt wiedergibt, besonders wenn man ihn auf einzelne Leistungsbereiche bezieht. Zu beachten wäre 166 Bayerischer Kommunaler Prüfungsverband Geschäftsbericht 1993

dies vor allem bei der Hochrechnung alter Angebotspreise im Zuge einer Kostenermittlung. Für die Aktualisierung genehmigter Kosten steht kein besserer, allgemein bekannter und verbindlicher Maßstab zur Verfügung. Preisgleitklauseln werden erst im Laufe der Bauausführung kostenwirksam. Da sie jedoch bereits bei der Angebotswertung zu berücksichtigen sind, das heißt, ihre Auswirkung vorauszuschätzen ist, kann die voraussichtliche Abrechnungssumme als Sollwert in die Kostenkontrolle eingebracht werden. Preisgleitklauseln wären ebenfalls in eigenen, fortlaufend numerierten Rechnungen abzurechnen, die bauherrnseitig aufaddiert und dem Sollwert gegenübergestellt werden können. 5. Hilfsmittel der Kostenkontrolle Zur Überwachung der Kostenentwicklung gibt es verschiedene ÜbersichtsListen, die sich im wesentlichen nicht nach dem Inhalt, sondern nach dem Aufbau unterscheiden. Sie sind, auch dem Begriff nach, nicht genormt. Ihr Aufbau kann chronologisch nach Datum der Buchungen und Festlegungen als "Veränderungsliste", nach Hauptaufträgen (LVs, Firmen, nach Auftragsnummern oder evtl. alphabetisch nach Firmennamen geordnet) als "Auftragsliste", nach Kostengruppen entsprechend der genehmigten Kostenermittlung als "Kostengegenüberstellung" (Kostenvergleich) gegliedert sein. Grundsätzlich haben alle drei Übersichten nebeneinander ihre Berechtigung, gleichgültig, ob sie mit EDV oder von Hand geführt werden. 5.1 Veränderungsliste Als Beispiel für eine reine "Veränderungsliste" wäre die KostenkontrollÜbersicht der Staatsbauverwaltung zu nennen (K 30 Anl. 2, unser Beispiel 3). Sie ist für den "Handbetrieb" konzipiert und dürfte mit zunehmender EDVVerwendung bald der Vergangenheit angehören, zeigt aber deutlicher als alle Computerlisten, wie Kostenkontrolle "funktioniert". Alle bekanntgewordenen Veränderungen der erwarteten Kosten werden fortlaufend eingetragen und addiert. Bei jeder Auftragsvergabe wird die Auftragssumme (Sp. 9) mit dem genehmigten Ansatz verglichen, die Differenz als Mehrung (Sp. 13) oder Minderung (Sp. 14) festgestellt und (Sp. 15) zu den bereits vorhandenen Mehrungen dazugerechnet. Als Aufträge sind auch Nachtrags und Regieaufträge zu berücksichtigen. Gleiches geschieht bei jeder Schlußzahlung; hier wird die geprüfte Rechnungssumme der zugehörigen Auftragssumme gegenübergestellt und die Abweichung ebenfalls in die Spalten 12 bis 14 eingetragen. Die Aussage der KostenkontrollÜbersicht ist, auch nach tausend Einträgen, nur eine einzige Zahl rechts unten: die Gesamtmehrung oder minderung gegenüber der genehmigten Bausumme. Bayerischer Kommunaler Prüfungsverband Geschäftsbericht 1993 167

5.2 Auftragsliste Zur Ergänzung dieser Übersicht benötigt man die "Auftragsliste" (Beispiele 4, 5). Sie stellt die Kostenentwicklung innerhalb eines Gewerks dar und entspricht im wesentlichen der Festlegungsliste (HÜL) in Teil III des Bauausgabebuches (RLBau M2). Zum Hauptauftrag werden alle Nachträge fortlaufend addiert, um den aktuellen Auftragsstand mit dem genehmigten Kostenansatz vergleichen zu können. In einer weiteren Übersicht werden alle Abschlagszahlungen fortlaufend addiert, um den Zahlungsstand mit dem Auftragsstand zu vergleichen. Regiearbeiten und Lohngleitklauseln können wie der zugehörige Hauptauftrag festgelegt und den entsprechenden Zahlungen gegenübergestellt werden. Die Auftragsliste stellt sozusagen das Nachschlagewerk zum Kostenstand dar, aus dem nicht nur die Daten für die Veränderungsliste oder die Kostengegenüberstellung entnommen werden. Deshalb werden neben diesen Angaben in der Auftragsliste häufig weitere Aufgliederungen nach Fälligkeit, Förderfähigkeit, Kostengruppen und Anrechenbarkeit für bestimmte Honorare sowie zusätzliche Angaben für Kostenfeststellung und Verwendungsnachweis (wie z.b. Art der Ausschreibung) untergebracht. Für eine Kontrolle der Gesamtkosten müssen die in der Auftragsliste enthaltenen Daten periodisch zusammengerechnet werden (Auftrags oder Abrechnungssumme je nach Stand des einzelnen Gewerks). 5.3 Kostengegenüberstellung Die "Kostengegenüberstellung" ist aufgebaut wie der Kostenanschlag nach der DIN 276, enthält aber in zusätzlichen Spalten den aktuellen Kostenstand und die Mehrungen und Minderungen (Beispiel 6). Die Kostengegenüberstellung bezieht sich also auf einen bestimmten Stichtag und muß turnusmäßig erneuert werden. Sie ist deshalb für den ComputerEinsatz prädestiniert, wobei sich beliebig viele weitere Spalten zur Verfolgung der Kostenentwicklung einrichten lassen, wie z.b. genehmigter Kostenansatz / Vergabesumme mit Nachträgen / abgerechnete Summe / jeweilige Mehrungen und Minderungen. Im staatlichen Bereich wird eine derartige Kostengegenüberstellung vor Baubeginn nach Vorliegen der ersten Submissionsergebnisse und für die Genehmigung eines Nachtrags zur HDBau gefordert (Beispiel 7). Für diesen Nachtrag müssen die Kostenmehrungen nach dem Entstehungsgrund aufgegliedert werden in: (Sp. 9) ausführungsbedingte Mengenmehrungen und Nachträge, (Sp. 10) Nutzerwünsche und (Sp. 7 und 8) IndexSteigerung (Beispiel 7). Auch der Kostenanschlag selbst ließe sich turnusmäßig aktualisieren. Verschiedentlich wird sogar die Auffassung vertreten, der Kostenanschlag sei von Haus aus eine "dynamische" Kostenermittlung und der Kostenanschlag vor Beginn der Baumaßnahme nur 'Vorläufig". Dabei wird jedoch übersehen, daß es nur einen verbindlichen Kostenanschlag geben kann, jenen, den der Bauherr gebilligt und von dem er die Entscheidung über den Baubeginn abhängig gemacht hat. 168 Bayerischer Kommunaler Prüfungsverband Geschäftsbericht 1993

5.4 Anwendung der EDV Bei EDVVerwendung kann auf die chronologische KostenkontrollÜbersicht verzichtet werden. Auftragsliste und Kostengegenüberstellung bleiben dagegen als Kernstücke der Kostenkontrolle nebeneinander bestehen, weil die Ausführung und Abrechnung nach Gewerken erfolgt, die genehmigte Kostenermittlung aber nach der DIN 276 gegliedert ist. Die auftragsbezogen eingegebenen Daten werden automatisch in die Kostengliederung nach DIN umsortiert. Dadurch lassen sich nicht nur Übertragungsund Rechenfehler vermeiden, sondern auch die Übersichten bis hin zur Kostenfeststellung in beliebig kurzen Abständen periodisch aktualisieren. In diesem Sinn kann die Definition der DIN 276 (1993) auch für die Kostenkontrolle in der Leistungsphase 8 gelten: Kostenkontrolle ist der Vergleich einer aktuellen mit einer früheren Kostenermittlung. Die Möglichkeiten zu weiteren Eingaben und Übersichten nach anderen Sortierungsgesichtspunkten z.b. nach Rechnungsdatum, Zahlungsdatum, alphabetischer Reihenfolge der Auftragnehmer usw. sind praktisch unbegrenzt. Kommunen hätten bei der Auswahl unter handelsüblichen Kostenkontrollprogrammen in erster Linie darauf zu achten, daß das Programm eine Kostenfeststellung mit den zum Verwendungsnachweis benötigten Angaben ermöglicht. Für die Projektsteuerung beim Kreiskrankenhaus Traunstein ist ein handelsübliches Programm in Zusammenarbeit mit dem Bayerischen Kommunalen Prüfungsverband in dieser Richtung weiterentwickelt worden. Es erübrigt sich, auf weitere Details der automatisierten Kostenkontrolle einzugehen, da die Möglichkeiten von den einzelnen Programmen abhängen. 6. Abgrenzung der Architektenleistungen von Leistungen des Bauherrn Der mit dem vollen Leistungsbild nach 15 HOAI beauftragte Architekt hat eine umfassende, durch eine gefestigte Rechtsprechung bestätigte Verantwortung für die Baukosten. Diese Verantwortung sollte man grundsätzlich nicht teilen, indem man Teile seines Leistungsbildes von anderer Seite erbringen läßt. Die Architektenleistung von der Bauherrnseite aus kompetent zu überwachen, kann dagegen als Aufgabe an einen Projektsteuerer übertragen werden. Durch die Überwachung soll die Sicherheit, daß Kosten und Termine eingehalten werden, erhöht werden. Während der Planungsphase hätte der Projektsteuerer die Leistungen des Architekten, darunter auch die Kostenermittlungen, abzurufen, auf Vollständigkeit und Plausibilität und je nach Vertragsumfang auch durch eigene Gegenrechnung auf Richtigkeit zu überprüfen. Während der Ausführung wäre es denkbar vergleichbar dem staatlichen Vertragsmuster aus dem Anhang der RLBau, daß eine qualifizierte Bauverwaltung selbst die Kostenkontrolle weitgehend und die Kostenfeststellung voll übernimmt, weil die Kostenkontrolle in der Leistungsphase 8 grundsätzlich nur die tatsächliche Kostenentwicklung nachvollziehen kann, sich also als reine Überwachungsaufgabe darstellt. Die Planung und damit auch die Kosten stehen ja (zumindest theoretisch) fest. Ergeben sich Kostensteigerungen, weil die Kosten vorher nicht richtig berechnet waren, so ist es der Bauherr, der, vereinfacht ausgedrückt, entweder neue Kosten genehmigen muß oder eine neue, "abgespeckte" Planung (bzw. Standardreduzie Bayerischer Kommunaler Prüfungsverband Geschäftsbericht 1993 169

rung). Auf die Mitwirkung des Architekten bei der Kostenkontrolle im Rahmen der Prüfung von Nachträgen und Rechnungen läßt sich freilich in keinem Fall verzichten. Zur allgemeinen Nachahmung ist diese Form der Aufgabenteilung nicht zu empfehlen, weil sie zu einer Verwischung der Verantwortlichkeiten führt. Besonders wenn ein externer Projektsteuerer eingeschaltet wird, muß der Bauherr für klare Zuständigkeiten sorgen; erbringt der Projektsteuerer Leistungen des Architekten selbst, so kann er diese Leistungen nicht zugleich verantwortlich überwachen. Der wichtigste Beitrag des Bauherrn zur Kostenkontrolle ist wohl die rechtzeitige Willensbildung, um nachträgliche Änderungen im Planungs und Bauverlauf weitestgehend zu vermeiden. Der Architekt hätte in solchen Fällen nachträglicher Änderungen, schon im eigenen Interesse, unverzüglich auf die Kostenauswirkungen hinzuweisen. Andernfalls riskiert er (auch das zeigt die Prüfungserfahrung), öffentlich auch für solche Kostenüberschreitungen gerügt zu werden, die er nicht zu vertreten hat. Die Kostenkontrolle in der Leistungsphase 8 ist nur der letzte Schritt einer umfassenden Kostenplanung. Sie kann Kostenüberschreitungen nicht verhindern, wenn sie nicht durch andere Maßnahmen unterstützt wird; unter diesen haben besonderes Gewicht die gewissenhafte Erstellung der Kostenermittlungen und Leistungsverzeichnisse und die umsichtige Planung und Steuerung des Bauablaufs. 170 Bayerischer Kommunaler Prüfungsverband Geschäftsbericht 1993

Anhang Verzeichnis der Beispiele Beispiel 1: Nachtragsauftrag Beispiel 2: Deckblatt Abschlagszahlung Beispiel 3: KostenkontrollUbersicht nach RLBau Beispiel 4: Auftragsliste als von Hand geführte Festlegungsliste Beispiel 5: wie vor, als Computerausdruck Beispiel 6: Kostengegenüberstellung Beispiel 7: Nachtrag zur Kostenberechnung der genehmigten HDBau Bayerischer Kommunaler Prüfungsverband Geschäftsbericht 1993 171

Beispiel 1, Nachtragsauftrag Aultraggebende Stelle: Markt Flecken, Rathausstraße l, 12345 Markt Flecken Datum: 11.11.1999 Sachbearbeiter: Firma Baumann Max Maurer Bauunternehmung Durchwahl: Gewerbestr.l 0999/99 99 12345 Markt Flecken GeschaftszeJchen: IV/1 Nachtragsauftrag Nr. 2 Haushaltsstelle: 6666.66 für da«bauvorhaben zum Hauptaunrag v. 03.03. 99 Neubau eines Feuerwehrgerätehauses Nr. 0591 lhr(e)nachtragsangebot(e)vom: 11.10.99 und 01.11.99 Nummer(n):123/91,124/91 Anlagen: B H ZweWertlguns dieses Aunragsschrelbens mit der Bitte um Rackoabe Kopie Ihres NachtraBsangebots mit Korrekturen durch das Architekturbüro Meier O Sehr geehrte Damen und Herren, gemäß Beschluß des Marktrats vom OB.11.1999 erhalten Sie hiermit den Auftrag zur Ausführung der angebotenen Leistungen entsprechend Ihrem/Ihren Nachtragsangebot(en) in der korrigierten Fassung. Dem Nachtragsaunrag liegen die Vertragsbedingungen des Hauptauftrags einschließlich aller vereinbarten Nachlasse zugrunde. Auftragssumme bisher einschließlich Nachtrag Nr. l Geprtifte(s) weitere(s) Nachtragsangebot(e) Nr. 123/91 vom 11.10.99 2.250,00 DM Nr. 124/91 vom 01.11.99 3. 300, 00 DM Nr. vom DM Nr vom DM entfallende Leistungen: Pos. 4.13 bis 4.15 l.850, oo DM geminderte Leistungen: Pos. 6.05, 6.08 2.100,00 DM Änderungsbetrag: 912.000,00 DM + l. 600, oo DM neue Gesamtauttragssumme:. 913.600,00DM O Die Ausführungsfrist verlängert sich um H Die Ausführungsfrist wird nicht berührt. Werktage Sie werden gebeten, zur Bestätigung die Zweitfertigung dieses Auftragsschreibens unverzüglich unterschrieben zurückzusenden. Mit freundlichen Grüßen Sebttteiß l. Bürgermeister 172 Bayerischer Kommunaler Prüfungsverband Geschäftsbericht 1993

Beispiel 2, Deckblatt Abschlagszahlung BauWtung: Architekturbüro Meier, Hauptstraße l, 12345 Markt Flecken Bauherr BaurraBnahnw: Neubau eines Markt Flecken Feuerwehrgerätehauses Rathausstraße l Hainhaftutdla: 6666.66 12345 Markt Flecken HsustHtojahr 1999 4. Abschlagszahlung Über 120.400, i. W. einhundertzwanzigtausendvierhundert DM An Firma Max Maurer, Gewerbestr. l, 12345 Markt Flecken als Unternehmer der Baumeisterarbeiten ist aufgrund des geprüften Leistungsnachweises vom 09.09.1999 über 370.628,92DM und nach untenstehender Zusammenstellung eine Abschlagszahlung zu leisten. Zusammenstellung: Angebotssumme: Auftragssumme einschl. Nachtrag Nr. 1 905.000,00 DM 912.000,00 DM nachgewiesene Vertragsleistungen (brutto, Abzüge und vertrag). Nachlässe berücksichtigt): noch nicht eingebaute Stoffe und Bauteile (bis 90 v.h. Bürgschaft liegt vor) anerkannter Nachweis (brutto): abgerundet auf volle 100 DM (brutto) 327.486,24 DM +43.132,68 DM 370.628,92 DM 37o.eoo,oo DM abzüglich bereits geleisteter Abschlagszahlungen: Nr. 1 vom 03.06.1999 über brutto 60.000,00 DM Nr. 2 vom 25.07.1999 über brutto 102.000,00 DM Nr. 3 vom 21.09.1999 über brutto 88.200,00DM Nr. 4 vom über brutto DM Nr. 5 vom über brutto DM Nr. 6 vom über brutto DM Nr. 7 vom über brutto DM Nr. 8 vom über brutto DM Nr. 9 vom über brutto DM Nr.lQvom über brutto DM zusammen 250.200,00 DM ergibt: netto 104.695,65 DM + MwSt. 15.704,35 DM = brutto 120.400,00 DM Fachtechnisch und rechnerisch richtig: Sachlich richtig: 19.09.1999 %fefe> 2.09.1999 3**m*~ Bayerischer Kommunaler Prüfungsverband Geschäftsbericht 1993 173

Beispiels, KostenkontrollÜbersicht nach RLBau Bezeichnung der Baumaßnahme: Haush.stetle: ObjektNr genehmigte Baukosten (DM): 1 ) Ansatz für Unvorhergesehenes (DM): Bearbeiter gesehen: Art der Festlegung zu Spalte 4, A= Auftragsschreiben, B= Bestellschein genehmigte Kosten Auftragssumme Schlußrechnung Kostenstand Bemerkungen Lfd. Nr. 1 01 02 03 04 05 06 07 03 Datum 2 10.02.90 10.02.90 10.02.90 15.04.90 20.04.90 2S.04.90 03.0i.90 05.07.90 Nummer zu Spalte 4 3 01 02 03 01/N01 04 01/K01 02/K02 01/K02 A A A A A A B A B 4 Name des Auftragnehmers 5 Maurer Hotzinger ZiegRrumm Maurar Steiner Maurer Holztiger Maurer Art der Leistung 6 f>vft Übertrag) Baumeister Zimmerer Dachdecker zusftzl. Leistg. Estrich Regieauflr. Kegteeutlr. Regbrechn. Ansatz aus genehmigten Kosten DM 7 980.000 (50.000 «00.000 50.000 Summe fortlaufend aus Sp. 7 DM 8 2) 980.000 1.130.00C 1.230.000 1.230.006 1280.000 1.280.00C 1280.000 (.280.000 Auftragssumme DM 9 980.000 J50.000 700.000 7.000 45.000 4.000 3.000 1000 Summe fortlaufend aus Sp. 9 DM 10 980.000 1.130.000 1.230.000 1.237.000 1.282.000 1.286.000 1.289.000 1.290.000 Rechnung«betrag DM 11 1000 Zugehörige Auftragssumme DM 12 (.000 Mehrung DM 13 7.000 4.000 3.000 1000 Minderung DM 14 5.000 Gesamt + = Mehr. = Mind. DM 15 3) 3; 3) + 7.000 4) + 2.000 5) + 6.000 e> + 9.000 6) + 70.000 7) 16 19 20 03.11.90 07.04.91 Hokinger Maunr Zimmerer SR Baumstr. SR 1280.00C (.280.000 15.000 +8.000 1.275.000 1.283.000 «5.000 995.000 (50.000 987.000 8.000 (5.000 500C 8) + 3.000 9) (Summe) Obertrag (1280.000) 1280.00C cr.283.ooo; 1.283.000 f+23.000; (20.000) +3.000 10) Anmerkungen: 1) Im staatl. Muster wird die festgesetzte HUBau, in unserem Beispiel der Kostenanschlag als genehmigte Kostenermittlung angesetzt. 2) Die Spalte 8 wurde hier (zusatzlich zum staatl. Muster) zur Verprobung eingeführt (s. Anm. 10). 3) Hier sind im genehmigten Kostenanschlag Angebotssummen enthalten, daher keine Abweichung zwischen Spalte 7 und Spalte 9. 4) Der Nachtrag gehört zum Hauptauftrag, die genehmigten Kosten sind schon ausgeschöpft, deshalb ist für Spalte 7 kein Ansatz mehr vorhanden. 5) Die gegenüber dem Kostenansatz (Sp.7) um 5.000 DM geringere Auftragssumme (Sp. 9) ergibt eine Minderung (Sp.14). 6) Der Regieauftrag wird nur in der Übersicht aufgeführt, soweit er nicht im Hauptauftrag enthalten ist. 7) Der Regieauftrag wurde mündlich erteilt und erst bei der Abrechnung festgelegt. 8) Bei der Schlußrechnung ergibt sich eine Minderung gegenüber der Auftragssumme (Sp. 12 Sp. 11) um 15.000 DM, die in Spalte 14 bzw. 15 übertragen wird. Mit dem genehmigten Kostenansatz muß die Rechnung nicht mehr verglichen werden, da die Abweichung schon beim Auftrag berücksichtigt wurde. Dagegen muß die Auftragssumme in Spalte 9 um die Mehrung oder Minderung aus Spalte 15 korrigiert werden. Werden die Minderungen aus Mengenreserven bei der Abrechnung in Spalte 9 nicht berücksichtigt, dann kann die Auftragssumme in Spalte 10 die genehmigten Kosten überschreiten, obwohl sie in Wirklichkeit eingehalten werden. 9) Als Auftragssumme muß die Gesamtauftragssumme einschließlich der Nachträge angesetzt werden, nachdem die Nachträge bereits als Mehrung erfaßt sind. 10)D!e Verprobung der Eintragungen ergibt sich in jeder einzelnen Zeile aus der Rechnung Spalte 10 Spalte 8 = Spalte 15 und beim Übertrag zusätzlich aus dem Vergleich der Summen aus Spalten 7, 9, 13 und 14 mit den jeweiligen Summenspalten 8,10 und 15.

Beispiel 4, Auftragsliste als von Hand geführte Festlegungsliste Auftragsnummer 3207 Leistungsbereich Baumeisterarbeiten Auftragnehmer Fa. Maurer, Markt Flecken Datum 25.03.90 Summe Hauptauftrag 1.069.870,00 Index bis zur Vergabe 0.0 Blatt Nr. 1 04 \ Datum 1 25.03.90 25.03. 25.03. 03.06.90 Bezeichnung 2 HA HA HA NA 01 Auftrage Kostengruppe 3 1.4 3.1 3.2 3.1 Auftragssumme 4 5.927,50 993.3)6.00 70.627,00 43.500,20 Saldo Auftrage 5 5.927,50 999.243,50 1069.870,50 1.113.370.70 genehmig anteiliger Ansatz 6 6.000,00 985.000,00 71.000,00 20.000,00 e Kosten genehm. Ans. zusammen 7 6.000,00 991.000,00 1.062.000,00 1.062.000,00 Abweichung Mehrung(+)/ Minderg. ( ) 8 72,50 +8.316,00 373,00 +23.500,20 Saldo +/ (zusammen) 9 72,50 +8.243.5C +7.870,50 +31370.50 Bemerkung 10 Datum 11 76.04.90 28.05.90 Bezeichnung 12 AZ01 AZ02 33.07.90 AZ03 Zahlungen Betrag einzeln 13 35.000,00 80.000.00 125.000,00 Betrag zusammen 14 35.000,00 115.000,00 (ermhtaut 240.000,00 verbleibt festgelegt: 15 1.034.870,50 954.870,50 Bemerkung 16 998.370,70 wag. Nachtrag 01) 873.370,70 Refi» 25.03.90 14.08.90 (Raum aus LV: HA RA01 tor 3.1 3.1 weitere 47.000,00 14.000,00 Eintrage) 47.000,00 61.000,00 50.000,00 50.000,00 3.000,00 3.000,00 nurnachrichüch 20.08.9f 12.10.9* 2106.90 25.08.90 20.10.90 AZ09 SZ R 01 R 02 R 03 65.000,00 198.025.50 4.350,00 3.500,00 5.000,00 900300,00 213.070,70 LOM.J2&60 15.045,20 ^Minderung "geprüfte Schlußsumm«gegenüber der nchnungs Aufu&QSSUfJWft0 4.350,00 7.850,00 12.850,00 «.650,00 39.150,00 26.300,00 LohngMt 25.03.90 (weiter» Häusel HA us LV: 3.1 Feste gungnn. 25.000,00 25.000,00 wenn de ser Ansatz überschrt fen wird) +25.000,00 +25.000,00 05.08.9» 21.11.91 L 01 L 02 usw. 6.52100 8.315,00 6.521^00 14.836,00 18.479,00 10.164,00 Erläuterungen: 1) Bei jedem Auftrag wird die Abweichung vom genehmigten Ansatz (Sp.8 = Sp.4 Sp.6) ermittelt, hier nach Kostengruppen getrennt. Zur Verprobung können die Saldospalten verwendet werden (Sp. 9 = Sp.7 Sp.5), die das turnusmäßige Zusammenrechnen ersparen. 2) Die Regieansätze aus dem Hauptauftrag sind wie ein eigener Auftrag.festgelegt* worden. Als.angehängte Regieleistungen* sind sie noch nicht beauftragt, sondern ihre Beauftragung in diesem Umfang ins Ermessen des Bauleiters gestellt. In welchem Maß dieser Rahmen ausgeschöpft wird, kann eigens festgehalten werden (so hier,.nur nachrichtlich*, d.h. ohne Auswirkungen auf die Auftragssumme). Da die Festlegung der einzelnen Regieauftröge wegen ihres geringen Umfangs häufig unterbleibt, wird hier die Kontrolle über die Regiezahlungen (R 01 bis R 03) wahrgenommen. Aus Spalte 15 ist der hier nach drei Regiezahlungen verbliebene Rahmen mit 26.300 DM zu entnehmen. Ist der Regieansatz aus dem LV ausgeschöpft, so wird eine Erweiterung des Rahmens zwischen Bauleiter und Bauherr abgestimmt und als Mehrung wie ein Nachtragsauftrag.festgelegt*. Diese Mehrung geht in die Veränderungsliste ein. 3) Die Lohngleitklausel wurde hier von Anfang an als Mehrung gegenüber den genehmigten Kosten eingetragen, weil sie zu einer ggf. genehmigungsfähigen Überschreitung der Bausumme führen kann. 4) Bei allen Zahlungen (Abschlagszahlung = AZ, Regiezahlung = R, Lohnerhöhungszahlung = L) wird in Spalte 14 die Gesamtsumme fortgeschrieben. Die Differenz zur (jeweils aktuellen) Auftragssumme wird in Spalte 15 als Rest festgehalten. Bei der Schlußzahlung ergibt der Rest den Betrag, der in die Veränderungsliste als Mehrung oder Minderung übertragen wird. Anläßlich der Schlußzahlung wäre dieser Rest auch für die Bereiche Regie und Lohngleitklausel zu ermitteln. 5) Eine Aufgliederung auch der Zahlungen in Kostengruppen (für die Kostenfeststellung) wurde hier nicht vorgenommen, könnte aber angehängt werden.

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