VERWALTERVERTRAG Zwischen der Eigentümergemeinschaft des Objektes Musterstrasse xx in 11111 Musterstadt, mit xxxxx/xxxxx Miteigentumsanteilen, gem. Teilungserklärung des Notars Mustermann vom TT.MM.JJJJ, Urk.-Rolle xxx/xxxx. und - nachfolgend kurz Gemeinschaft genannt - der Firma A-bis-Z Haus- und Grundstücksverwaltungsgesellschaft mbh, Alt Nowawes 95, 14482 Potsdam, Büro Berlin: Naugarder Straße 45 I, 10409 Berlin. wird folgender Verwaltervertrag geschlossen: - nachfolgend kurz Verwalterin genannt - 1 Vertragsdauer und Kündigung 1.1 Die Eigentümergemeinschaft hat in der Eigentümerversammlung vom TT.MM.JJJJ die Verwalterin bestellt. 1.2 Entsprechend der Bestellung auf der Eigentümerversammlung, beginnt die Verwaltertätigkeit am TT.MM.JJJJ und endet am TT.MM.JJJJ. 1.3 Beide Vertragsparteien haben jederzeit das Recht, den Vertrag aus wichtigem Grund vorzeitig zu kündigen. Die Kündigung hat unter konkreter Angabe des wichtigen Grundes schriftlich zu erfolgen. Die Verwalterin kann seine Kündigung schriftlich gegenüber dem Beirat erklären. 2 Aufgaben und Rechte 2.1 Die Aufgaben und Befugnisse der Verwalterin ergeben sich aus diesem Vertrag, ergänzend aus der Teilungserklärung/Gemeinschaftsordnung (TE/GO), dem WEG und dem BGB. Die Verwalterin hat das Gemeinschaftseigentum zu verwalten. Das Leistungsverzeichnis spezifiziert die Grundleistungen für die Grundvergütung der Verwalterin (Teil 2.I.) 2.I. Grundleistungen für die Grundvergütung Zu den mit dem Grundhonorar abgegoltenen Grundleistungen der Verwalterin gehören insbesondere die unabdingbaren, in den 27 + 28 WEG aufgeführten gesetzlichen Aufgaben. Die Grundleistungen sichern der Eigentümergemeinschaft eine sachgerechte Verwaltung der gemeinschaftlichen Belange. Dieser Aufwand ist mit der vereinbarten Verwaltungsgrundvergütung, die dem nachstehenden Leistungsumfang bedingt, abgegolten. 2.I.1. Wirtschaftsplan
2 Aufstellen eines Wirtschaftsplanes je Wirtschaftsjahr einschl. Ausweis der Verteilung je Kosten-/Einnahmeart, in Form von Gesamt-/ und Einzel-Wirtschaftsplänen gem. 28 WEG je Sonder-/Teileigentum. 2.I.2. Jahresabrechnung a ) Jahresabrechnung Erstellen einer jährlichen Abrechnung über die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben im Vertragszeitraum als Gesamt- und Einzelabrechnung je Sonder-/Teileigentum. Die Vorlage der Jahresabrechnung soll bis zum Ende des II. Quartals nach Abschluss des Wirtschaftsjahres erfolgen, sofern alle Abrechnungsdaten zur Verfügung stehen und die TE/GO keine andere Bestimmung enthält. b) Bestandsnachweis Der Bestandsnachweis enthält die Angabe über Einnahmen, Ausgaben, Nachforderungen und Guthaben gegenüber Eigentümern sowie die Bankanfangs- und Endbestände. c) Einsicht in Unterlagen der Abrechnung Sämtliche Unterlagen und Belege stehen allen Miteigentümern zur Einsichtnahme innerhalb von 3 Wochen vor der Eigentümerversammlung während der Bürozeiten - nach vorheriger Terminvereinbarung - im Büro der Verwalterin zur Verfügung. Dies ersetzt die Vorlage der Belege in der Eigentümerversammlung. 2.I.3. Eigentümerversammlung + Niederschrift a) Eigentümerversammlung Einladen und Durchführen einer Eigentümerversammlung pro Jahr auf einen zumutbaren Zeitpunkt innerhalb der Einladungsfrist. Ausnahme von der Frist bei besonderer Dringlichkeit. b) Einladung zur Versammlung Die Einladung wird jedem Eigentümer ohne besonderen Nachweis an die letzte, schriftlich der Verwalterin gemeldete Adresse, zugestellt. c) Vorsitz und Niederschrift Der Verwalter hat den Vorsitz in der Eigentümerversammlung und sorgt für eine ordnungsgemäße Niederschrift der Beschlüsse. 2.I.4. Hausordnung Die Verwalterin sorgt für die Durchführung der beschlossenen Haus-/ Nutzungsordnungen. Schriftlich gemeldete Verstöße gegen die Haus-/ Nutzungsordnungen mahnt die Verwalterin bei dem für die Störung verantwortlichen Eigentümer mündlich oder schriftlich unter Angabe des Namens des Beschwerdeführers ab. Die nächste Eigentümerversammlung wird unterrichtet, wenn die Abmahnung ohne Erfolg blieb. 2.I.5. Verträge für die Gemeinschaft Die Verwalterin ist berechtigt, im Namen und für Rechnung der WEG zum Abschluss und zur Kündigung von Wartungs-, Lieferanten-, Versicherungs-, Arbeits- und Dienstleistungsverträgen, sowie zum Abschluss von Vergleichen und Abtretungen Vorbzw. Entgegenzunehmen. 2.I.6. Überwachen der Verträge der Gemeinschaft
3 Betreuen und überwachen der Dienstleistungsunternehmen der Eigentümergemeinschaft. 2.I.7. Geldverwaltung Eröffnen und Schließen von Bankkonten sowie das Führen der auf den Namen der Eigentümergemeinschaft lautenden Bankkonten (Giro- und Anlagekonten etc.). Verwalten der gemeinschaftlichen Gelder bei einem deutschen Bankinstitut nach Wahl der Verwalterin. Die Konten der Gemeinschaft sind getrennt vom Vermögen der Verwalterin zu führen. Die Instandhaltungsrücklage ist getrennt vom Girobankkonto verzinslich anzulegen. 2.I.8. Rechnungskontrolle + -Anweisung Rechnerische Prüfung aller Kauf-, Lieferanten-, Dienstleistungs- und Reparaturrechnungen, Hauswart- und Münzgeldkassen. 2.I.9. Buchführung Einrichten einer übersichtlichen, kaufmännisch ordnungsgemäß zur Verteilung der Einnahmen und Ausgaben geführten Buchhaltung im Vertragszeitraum nach den Bestimmungen des Wohnungseigentumsgesetzes, getrennt für jede Eigentümergemeinschaft. Insbesondere: führen und abrechnen von Hausgeldkonten je Sonder-/Teileigentum; Einnahmekonten für Erträge; Ausgabekonten je Kostenart, ohne Ausweis der Mehrwertsteuer, Rücklagekonten einschl. Anlage der Mittel; Personalkonten für Mitarbeiter der Gemeinschaft (ohne Steuerberatung); Verrechnungskonten für Versicherungsschäden am gemeinschaftlichen Eigentum bis zur Erstattung der verauslagten Beträge; buchen der Bankbewegungen für die Hausgeldzahlungen und Abrechnungsergebnisse; Überwachen der pünktlichen Hausgeldzahlung; Veranlassen der jährlichen Ablesung des Wärmeverbrauchs, Melden der Gesamtheizkosten an das von der Gemeinschaft beauftragte Serviceunternehmen, Einbuchen der von diesem Unternehmen errechneten Einzelkosten je Sonder- und Teileigentum in die Einzeljahresabrechnung. 2.I.10. Technische Kontrollen am Gemeinschaftseigentum a) Anwesenheit vor Ort Zur Werterhaltung und um entstehende Schäden frühzeitig zu erkennen, technische Überprüfung des Gemeinschaftseigentums durch jährliche Begehung der Wohnanlage neben Zwischenprüfungen und Ortsterminen. 2.I.11. Empfehlung zur Auftragsvergabe a) Empfehlung Empfehlungen bei der Auswahl der technischen Lösungen, Mitwirken bei den Preisverhandlungen und Vergabe von Aufträgen für das Gemeinschaftseigentum. b) Klärung Klärung der Zuständigkeiten bei Schäden am Sonder-/Gemeinschaftseigentum.
4 c) Schadensminderung Empfehlungen an die Wohnungseigentümer zur Schadensminderung und -beseitigung. 2.I.12. Auftragsvergabe a) Schriftaufträge Erstellen der schriftlichen Kleinaufträge im Namen und für Rechnung der Eigentümergemeinschaft bis zu einer Höhe von 1.000,00 je Maßnahme als Geschäft der laufenden Verwaltung zu Lasten der Instandhaltungsrückstellung. b) Veranlassungen Veranlassen der Reparaturen und Bauverträge, der Bauleitung und -überwachung einschließlich Aufmass und Rechnungskontrolle bei Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen nach vorheriger Beschlussfassung sofern die Beträge der Ziffer 2.I.12a) überschritten werden. 2.I.13. Überwachung Terminüberwachung bei Angeboten, Aufträgen, Ausführungen, Schlussrechnung, andernfalls erfolgt die Abmahnung des Leistungsrückständigen und Information durch Kopie an den Beiratsvorsitzenden. 2.I.14. Sofortmaßnahmen a) Veranlassen nach 27, Abs. 1 Ziffer 3 WEG von Sofortmaßnahmen in dringenden Fällen wie Sicherheit, Rohrbruch-, Brand-, Sturmschäden, auch wenn ein Betrag von 1.000,00 überschritten wird. b) Versicherungsschäden Schadensmeldung an die Versicherung bei versicherten Schäden. 2.I.15. Schlüsselbestellungen Veranlassen der Ausgabe von Schlüsseln und Schließzylindern aus der Sicherheitsschließanlage für das Sonder-/Teil-/Gemeinschaftseigentum. 2.I.16. Sicherheitseinrichtungen Veranlassen der Prüfung und Wartung von Sicherheitseinrichtungen durch Handwerker, Sachverständige und Technischen Überwachungsverein (TÜV) z.b. der Heizung (Sicherheitsventile, Abgaswerte, Druck etc.), der Aufzugseinrichtungen den Brandschutzeinrichtungen einschl. Feuerwehrzufahrten und Fluchtwegen, Funktions- und Druckprüfungen der Feuerlöscher, Löschwassersteigleitungen, Brandschutztüren, Rauchabzugklappen in den Treppenhäusern etc., Terminvereinbarungen und Abrechnung mit den Beteiligten. notwendige Instandhaltungsmaßnahmen 2.I.17. Allgemeine Verwaltung Schriftverkehr mit Wohnungseigentümern, Behörden, Handwerkern und Dritten, für gemeinschaftliche Belange. 2.I.18. Durchsetzung von Beschlüssen
5 Insbesondere zur Vertretung der beschlussfassenden Mehrheit bei Anfechtungen, auch wenn der Verwalter oder der Beirat betroffen sind. Dem Verwalter wird hierzu die Vollmacht zur Beauftragung eines Rechtsanwaltes erteilt. Er ist auch insoweit von 181 BGB befreit. 2.II. Weitere Leistungen und deren Honorierung Der Verwalter ist bereit und in der Lage, weitere Leistungen zu erbringen. Zusatzleistungen bedürfen der Auftragserteilung durch die Eigentümergemeinschaft 2.III. Pflichten der Wohnungseigentümer die Wohnungseigentümer sind verpflichtet: 2.III.1. Übergabe und Einlagern der Unterlagen Sämtliche Verwaltungsunterlagen die zu einer ordnungsgemäßen Verwaltung erforderlich sind, sind dem Verwalter rechtzeitig vor Beginn der Tätigkeit in geordneter Form auszuhändigen, insbesondere: Teilungserklärung/Gemeinschaftsordnung mit Teilungsplänen und Abgeschlossenheitsbescheinigungen; aktuelle Stammdaten(Eigentümerlisten, Adressen, Whg-Nr., Wohn-/Heizflächen); alle Beschlussprotokolle der Eigentümerversammlungen; alle gerichtlichen Entscheidungen aus WEG-Verfahren; vollständige Bau-, Revisions- und Lagepläne einschl. Massenangaben; aller Verträge, die mit Dritten im Namen der Gemeinschaft abgeschlossen wurden; den gültigen Wirtschaftsplan und die letzte Jahresabrechnung; vom Beirat geprüfte Belege in geordneter und zusammengestellter Form einschließlich Geldbestandsnachweis über gemeinschaftliche Gelder in spezifizierter Form; ältere Abrechnungen, Belege und Unterlagen werden bei bzw. zu Lasten der Gemeinschaft unter Freistellung der Verwalterin eingelagert. 2.III.2. Schadensmeldung Erkannte Schäden am Gemeinschaftseigentum, auch im Bereich des Sondereigentums, sind vom Miteigentümer der Verwalterin unverzüglich schriftlich anzuzeigen. 2.III.3. Zutritt zum Sonder-/Teileigentum Den Zutritt zum Sondereigentum nach vorheriger Terminanmeldung durch die Verwalterin oder Dritte für Ablese-, Überprüfungs- und Instandsetzungsmaßnahmen am Sonder- und Gemeinschaftseigentum sicherzustellen. 2.III.4. Hausordnung Für die Einhaltung der jeweils gültigen Hausordnung der Gemeinschaft, insbesondere bei Vermietung, zu sorgen. Die Hausordnung der Eigentümergemeinschaft ist als Bestandteil in den Mietvertrag aufzunehmen. 2.III.5. Wertverbesserungen Um eine Unterversicherung des Gebäudes zu vermeiden, sind Wertverbesserungen im Sondereigentum, die über die Ausstattung gemäß Baubeschreibung hinausgehen, dem
6 Verwalter unter Angabe der Werte unverzüglich schriftlich mitzuteilen, sofern nicht eine gesonderte Regelung besteht. 2.III.6. Weiterveräußerung Bei Weiterveräußerung hat der Veräußerer mit dem Rechtsnachfolger zu vereinbaren, das mit dem Eigentumsübergang alle Ansprüche und Verpflichtungen aus der Mitgliedschaft in der Eigentümergemeinschaft einschließlich dem Anteil an der Instandhaltungsrückstellung auf den Erwerber übergehen und der Verwalterin die Stammdaten des Erwerbers/der Erwerber (Vor- und Nachnamen) und den Umstellungsstichtag unverzüglich schriftlich mitzuteilen. 2.III.7. Personenmehrheit Sind mehrere Personen Eigentümer eines Wohnungseigentums (Erbengemeinschaften, Eheleute usw.), so ist die Miteigentümergruppe ohne weitere Aufforderung verpflichtet, dem Verwalter schriftlich einen Bevollmächtigten zu benennen, der berechtigt ist, Willenserklärungen und Zustellungen, die im Zusammenhang mit dem Wohnungseigentum stehen, verbindlich für sie entgegenzunehmen und abzugeben. Gleiches gilt für Miteigentümer, die sich durch Dritte vertreten lassen oder sich mehr als 3 Monate im Jahr im Ausland aufhalten. 2.III.8. Zustellungsbevollmächtigung in gerichtlichen Verfahren Dem Verwalter sind Aufwendungen, auch für beauftragte Verfahrensbevollmächtigte, die ihm als Beteiligter oder Zustellungsbevollmächtigter an einem Verfahren gemäß 43 WEG entstehen, unverzüglich aus dem Girokonto der Gemeinschaft zu erstatten. Dies gilt auch, wenn in der richterlichen Entscheidung keine Erstattung von außergerichtlichen Kosten angeordnet ist. 2.III.9. Vollmacht gemäß 4 des Verwaltervertrages Die Eigentümergemeinschaft bevollmächtigt ein Beiratsmitglied, der Verwalterin eine Vollmacht zur Beauftragung eines Rechtsanwaltes bei der Durchsetzung von Beschlüssen zu erteilen. Eine Vollmacht kann auch von allen Eigentümern durch eigenhändige Unterschrift aller Miteigentümer erteilt werden. Die Verwalterin wird auch insoweit von 181 BGB befreit. 2.IV. Rechte der Wohnungseigentümer Die Rechte der Gemeinschaft gegenüber der Verwalterin können nur von der Gemeinschaft ausgeübt werden. Die Verwalterin unterliegt nicht der Weisung einzelner Eigentümer oder des Verwaltungsbeirates. Die Verwalterin ist von den Beschränkungen des 181 BGB - soweit gesetzlich zulässig - befreit. Bei Beendigung der Verwaltung sind sämtliche Verwaltungsunterlagen zur Abholung durch einen Bevollmächtigten der Gemeinschaft bereitzustellen. Die Gemeinschaft ist verpflichtet, nicht mehr benötigte Unterlagen in ihren Besitz zu übernehmen. 3 Verwaltungsvergütung 3.1 Für die Grundleistungen zahlt die Gemeinschaft der Verwalterin gemäß 669 und 612 BGB monatlich im voraus eine Grundvergütung von z.z. je Wohnung xx,xx zzgl. gesetzlicher Mehrwertsteuer.
7 4 Vollmacht der Verwalterin 4.1 Gemäß 27 WEG wird der Verwalterin eine notariell beglaubigte Vollmacht zur Wahrnehmung der gerichtlichen und außergerichtlichen Ansprüche der Gemeinschaft durch den Verwaltungsbeiratsvorsitzenden und einem Mitglied erteilt. 4.2 Außerdem ist die Verwalterin bevollmächtigt, bei Beschlussanfechtungen oder Klagen einzelner Eigentümer, soweit es die Interessen der beschlussfassenden Mehrheit der Eigentümer betrifft, einen Rechtsanwalt mit der Wahrnehmung und ggf. gerichtlichen Durchsetzung dieser Interessen zu beauftragen. 4.3 Soweit es die Durchsetzung der Interessen der beschlussfassenden Mehrheit bei Beschlussanfechtungen oder Klagen einzelner Eigentümer erfordert, ist sie insbesondere auch dann ermächtigt, einen Rechtsanwalt zu beauftragen, wenn Verwalterin und Beirat wegen Interessenkollision normalerweise dazu nicht berechtigt wären. Auch in diesem Fall ist die Verwalterin ohne Einschränkung von 181 BGB befreit. 4.4 Die Verwalterin ist bevollmächtigt, im Namen und für Rechnung der WEG Personaleinstellungen vorzunehmen (z.b. Hausmeister, Reinigungskräfte usw.) und Kündigungen auszusprechen, Vergleiche abzuschließen und Abtretungen vorzunehmen bzw. entgegenzunehmen. 5 Allgemeine Vertragsbestimmungen 5.1 Mündliche Nebenabreden haben keine Gültigkeit. Durch die Ungültigkeit einzelner Bestimmungen wird die Wirksamkeit der übrigen Vereinbarungen nicht berührt. Unwirksame Bestimmungen können durch wirksame ersetzt werden, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung in rechtlich zulässiger Weise am nächsten kommen. 5.2 Dieser Vertrag wird als Geschäftsbesorgungsvertrag im Sinne des 675 BGB geschlossen. Die Vorschriften des BGB kommen ergänzend zur Anwendung. 5.3 Leistungen werden mit der im allgemeinen Geschäftsverkehr erforderlichen Sorgfalt erbracht. Gegenseitige Ansprüche aus diesem Vertrag verjähren am Ende des zweiten Jahres nach ihrem Entstehen. 5.4 Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen der Zustimmung der Verwalterin. Der Verwaltungsbeirat kann zum Abschluss bevollmächtigt werden. 6 Vermögensschaden-Haftpflicht-Versicherung Der Verwalter hat bei der AXA Versicherung AG eine Vermögensschaden-Haftpflicht- Versicherung abgeschlossen mit der Versicherungsschein-Nr. 07269900208. Die Deckungssumme beträgt 100.000,00. 7 Salvatorische Klausel Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrages unwirksam oder undurchführbar sein oder nach Vertragsschluss unwirksam oder undurchführbar werden, so wird dadurch die Wirksamkeit des Vertrages im Übrigen nicht berührt. An die Stelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung soll diejenige wirksame und durchführbare Regelung treten, deren Wirkungen der wirtschaftlichen Zielsetzung möglichst nahe
8 kommen, die die Vertragsparteien mit der unwirksamen bzw. undurchführbaren Bestimmung verfolgt haben. Die vorstehenden Bestimmungen gelten entsprechend für den Fall, dass sich der Vertrag als lückenhaft erweist. Für die Gemeinschaft Für die Verwalterin Ort, Datum: Ort, Datum: (Verwaltungsbeirat) (Geschäftsführer) (Verwaltungsbeirat)