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Inhaltsverzeichnis 1. ALLGEMEINE INFORMATIONEN ZU DEN KONTAKTEN 4 2. WICHTIGE INFORMATIONEN ZUR BEDIENUNG VON CUMULUS 4 3. STAMMDATEN FÜR DIE KONTAKTE 4 4. ARBEITEN MIT DEN KONTAKTEN 5 5. ERFASSEN EINES NEUEN KONTAKTES 6 6. ÄNDERUNG BEREITS ERFASSTER KONTAKTE 7 7. ANZEIGEN EINES KONTAKTES 7 8. KONTAKTE LÖSCHEN / INAKTIV SETZEN 7 9. AUSWERTUNGEN STARTEN 8 9.1 DATEN FÜR DIE AUSWERTUNG AUSWÄHLEN 8 10. ZUSÄTZLICHE FUNKTIONEN DER KONTAKTE 9 10.1 SELEKTIERTER KONTAKT INAKTIV 9 10.2 SELEKTIERTER KONTAKT AKTIV 9 10.3 TELEFON WÄHLEN 9 10.4 EMAIL AUFRUFEN 9 10.5 HOMEPAGE AUFRUFEN 9 Kontakte Seite 3
1. Allgemeine Informationen zu den Kontakten Das Modul Kontakte dient in erster Linie dazu, aktuelle Kontakte wie Telefonanrufe etc. zu terminieren und zu bearbeiten. Diese Kontakte sind nicht projektbezogen. Sie können Kontakte entweder in der Kontaktverwaltung oder in den Personen der Adressen erfassen und ändern. In der Kontaktverwaltung erhalten Sie sozusagen eine Zusammenstellung aller Kontakte. 2. Wichtige Informationen zur Bedienung von CUMULUS Grundsätzlich stehen Ihnen in allen Modulen die gleichen Befehle und Funktionen zur Verfügung. Wir empfehlen Ihnen, als erstes das Handbuch mit den allgemeinen Informationen zur Hand zu nehmen. Darin erfahren Sie alles über die Dateneingaben, das Anpassen der Fenster auf Ihre Bedürfnisse und vieles Weitere. Handbuch Allgemeine Informationen 3. Stammdaten für die Kontakte Um ein sinnvolles Erfassen der Kontakte zu gewährleisten, sollten folgende Stammdaten vor dem Eintragen von Kontakten, auf Ihre Bedürfnisse angepasst sein: Handbuch Stammdaten Mitarbeiter Kontaktart Ausserdem müssen Adressen mit Personen erfasst sein. Ein Kontakt wird immer auf einen Mitarbeiter (Person) der entsprechenden Firma (Hauptadresse) eingetragen. Handbuch Adressverwaltung Kontakte Seite 4
4. Arbeiten mit den Kontakten Wählen Sie im Treemenu CRM / Kontakte Ihre persönlichen Kontakte werden im folgenden Fenster dargestellt: Wenn Sie im permanenten Suchfilter z.b. ein Sachbearbeiter anwählen, erscheinen nur noch diejenigen Datensätze in der Bildschirmansicht, welche für diesen Sachbearbeiter erfasst wurden. Sie können beliebig viele Filteroptionen wählen und auch wieder ändern. ACHTUNG: Wenn ein Permanenter Suchfilter gesetzt ist, wird dies nicht im Feld Filter unten rechts angezeigt. In einigen Fenstern können Sie im oberen Bereich permanente Suchfilter setzen. Diese Filter erscheinen danach bei jedem Öffnen des Moduls wieder. Sie können diese natürlich immer wieder neu an Ihre Bedürfnisse anpassen. Handbuch Allgemeine Informationen Kontakte Seite 5
5. Erfassen eines neuen Kontaktes 1. Starten Sie CUMULUS. 2. Wählen Sie CRM / Kontakte. 3. Es erscheinen nun entweder alle bereits erfassten Datensätze. 4. Um einem neuen Kontakt hinzuzufügen, wählen Sie den Befehl Datensatz hinzufügen. Es öffnet sich nun dieses Fenster: 5. Geben Sie die Daten ein. 6. Speichern Sie den erfassten Datensatz mit OK. Kontakte Seite 6
6. Änderung bereits erfasster Kontakte 1. Markieren Sie den zu ändernden Datensatz 2. Wählen Sie Datensatz ändern 3. Geben Sie die gewünschten Änderungen ein 4. Speichern Sie Ihre Änderungen 7. Anzeigen eines Kontaktes Wählen Sie Datensatz anzeigen oder doppelklicken Sie den anzuzeigenden Datensatz. Dieser Befehl hat eine rein anzeigende Funktion. Sie können nichts am Datensatz ändern. 8. Kontakte löschen / inaktiv setzen Mit dem Befehl Datensatz löschen wird ein einzelner Datensatz definitiv gelöscht. Mit Mehrfach Datensätze löschen, können mehrere Kontakte gleichzeitig gelöscht werden. Wenn ein Kontakt nicht mehr aktuell oder erledigt ist, können Sie diesen inaktiv setzen Handbuch Kontakte / Zusätzliche Funktionen der Kontakte So können Sie ihn bei Bedarf jederzeit wieder aktivieren und nachverfolgen. Kontakte Seite 7
9. Auswertungen starten Für jedes Modul stehen Ihnen eine oder mehrere Auswertungen zur Verfügung. Grundsätzlich werden die auf dem Bildschirm aufgelisteten Daten ausgewertet. Wenn Sie nur bestimmte Daten auswerten möchten müssen Sie die Daten für die Auswertungen auswählen: 9.1 Daten für die Auswertung auswählen Sie können Filter setzen (entweder in der Filterzeile oder wenn vorhanden, mit Suche eingrenzen ), um die gewünschte Auswahl zu treffen. Sie können jedoch auch mit der Ctrl oder der Shift-Taste und der Maus einige Datensätze selektieren. Es werden dann nur diese selektierten Datensätze auf die Auswertung übernommen. Wenn Sie Ihre Auswahl getroffen haben, wählen Sie den Befehl Auswertung starten. Falls nur eine Auswertung zur Verfügung steht, startet diese automatisch. Falls mehrere Auswertungen vorhanden sind, gelangen Sie nun in die Auswahl der vorhandenen Auswertungen. Nachdem Sie die gewünschte Auswertung angewählt haben, erfolgt diese Anfrage: 1. Wählen Sie nun, ob Sie das Dokument zur Ansicht auf den Bildschirm laden, ansehen und später ausdrucken wollen. 2. Oder Sie wählen Vorabzug auf 1 Blatt, dann wird das Dokument direkt auf dem Standardschacht des Druckers gedruckt. 3. Als dritte Variante können Sie Original nach Konfiguration wählen. Damit wird die gewählte Auswertung direkt auf einen speziellen Schacht Ihres Druckers umgeleitet und ausgedruckt. Handbuch Allgemeine Informationen / Auswertungen starten Kontakte Seite 8
10. Zusätzliche Funktionen der Kontakte Unter dem Menu Kontaktmanager in der Menuzeile finden Sie folgende zusätzliche Funktionen: 10.1 Selektierter Kontakt inaktiv Setzt alle selektierten Kontakte inaktiv. 10.2 Selektierter Kontakt aktiv Setzt alle selektierten Kontakte wieder aktiv. 10.3 Telefon wählen Sofern die technische Ausrüstung es erlaubt, wird mit dem Befehl Telefon wählen die Telefonnummer des angewählten Datensatzes angerufen. Wenn Sie sich in der Hauptadresse befinden, werden die Nummern der Firma, bei den Personen die verschiedenen Nummern dieser Person angezeigt. Falls mehrere Nummern vorhanden sind, können Sie die gewünschte markieren und dann wählen. 10.4 Email aufrufen Sofern die technische Ausrüstung es erlaubt, wird mit dem Befehl Email aufrufen direkt ein Mail an die Adresse des angewählten Datensatzes gestartet. Wenn Sie sich in der Hauptadresse befinden, wird die Haupt-Mailadresse der Firma, bei den Personen die Mailadresse der jeweiligen Person generiert. Sie können dieses Mail dann in Outlook fertig schreiben und versenden. 10.5 Homepage aufrufen Mit dem Befehl Homepage aufrufen wird die Homepage des aktuellen Datensatzes gestartet. Dies natürlich nur, wenn eine Homepage-Adresse erfasst wurde und vom PC aus eine Internetverbindung besteht. Kontakte Seite 9