Evang. Oberkirchenrat Karlsruhe 09.12.2015 Referat 8 Gemeindefinanzen und Liegenschaften Blumenstrasse 1-7 76131 Karlsruhe Leitfaden für Kirchengemeinden bei der Überlassung von kirchlichen Gebäuden für die Flüchtlingsunterbringung Vorbemerkung: Aufgrund der aktuellen Flüchtlingssituation hat sich der Oberkirchenrat entschlossen, einige Empfehlungen zu formulieren, um den Kirchengemeinden vor Ort Hilfestellungen bei der Bereitstellung von Unterkunftsmöglichkeiten in kirchengemeindlichen Objekten zu geben. Für viele Kirchengemeinden stellt sich die Frage, ob sie Gebäude oder Wohnungen zu Unterbringung der Flüchtlinge zur Verfügung stellen können, oder es kommen die politischen Gemeinden/Städte mit Anfragen auf die Kirchengemeinden zu. Dies wirft in der konkreten Umsetzung vielfältige Fragen auf, einige davon sind im Folgenden dargestellt und es werden Hinweise zur Beantwortung gegeben. I. Inhaltliches zur Flüchtlingsarbeit Bei der Vermietung von Gebäuden oder Wohnungen zur Flüchtlingsunterbringung geht es nicht nur um ein Mietverhältnis bzw. den Verkauf einer Immobilie. Als Kirche ist es uns ein besonderes Anliegen, dass die aufgenommenen und mit Wohnraum versorgten Asylsuchenden und Flüchtlinge insgesamt Rahmenbedingungen vorfinden, die Ihre Integration erleichtern und die es Ihnen ermöglichen, am neuen Wohnort eine neue Heimat zu finden. Die Frage der Wohnraumversorgung/Unterbringung kann nicht losgelöst gesehen werden von der Unterstützung und Begleitung im Integrationsprozess. Von daher haben Kirche und Diakonie auch Standards in der Wohnraumversorgung/Unterbringung. Das Flüchtlingsaufnahmegesetz Baden-Württemberg (FlüAG) legt ebenfalls bestimmte Mindeststandards fest (siehe dazu Infoblatt "Das neue Flüchtlingsaufnahmegesetz" auf www.ekiba.de/migration). Von besonderer Bedeutung ist eine qualifizierte von staatlichen Interessen unabhängige Flüchtlingssozialarbeit durch die Wohlfahrtsverbände. Die Stadt- und Landkreise erhalten für die Zeit in der sogenannten "vorläufigen Unterbringung" in den Stadt- und Landkreisen während der ersten 24 Monate bzw. bis zur Anerkennung oder Aufenthaltsbeendigung Mittel zur Finanzierung der Flüchtlingssozialarbeit über die Pauschalen nach dem FlüAG. Von daher sind Kirchengemeinden und - bezirke gut beraten, die Frage einer qualifizierten Beratung und Unterstützung der Bewohner durch die Wohlfahrtsverbände vor Ort auch als einen zentralen Standard einer kirchlich mitverantworteten Lösung zur Unterbringung von Asylsuchenden und Flüchtlingen in die Gespräche mit einzubringen. Auf jeden Fall sollte vor der Aufnahme von Gesprächen über einen Mietvertrag bzw. einen Verkauf eine enge Abstimmung erfolgen mit der Leitung des örtlichen diakonischen Werks, die für den Kirchenbezirk die Frage der Flüchtlingssozialarbeit mit dem jeweiligen Stadt- und Landkreis bzw. der Kommune verhandelt. Beratung und Unterstützung in diesen Fragen erhalten Sie beim Referat 5 - Bereich Migration und Interkulturelle Kompetenz. Ansprechpartner sind: Herr Jürgen Blechinger, Tel. 0721-9175-521 (juergen.blechinger@ekiba.de) Frau Annette Stepputat, Tel. 0721-9175-520/522 (annette.stepputat@ekiba.de) 1
II. Gebäudeversicherung und Brandschutz Bereits bei der Suche nach Unterkünften, aber auch bei deren Betrieb, ist die grundsätzliche Eignung im Hinblick auf die Gebäudeversicherung und den Brandschutz zu überprüfen. In Anlage 1 finden Sie die Empfehlungen zur brandschutztechnischen Bewertung von Unterkünften zur vorübergehenden Unterbringung von Flüchtlingen und Asylbewerbern vom Arbeitskreis Vorbeugender Brand-und Gefahrenschutz, die die Mindestanforderungen an den Brandschutz formulieren. Dort sind auch Fragebögen und Checklisten angehängt, die aus versicherungstechnischer Sicht Hilfestellungen zur Beurteilung geben können. Bitte berücksichtigen Sie, dass Nutzungsänderungen wie die Überlassung von Wohnraum zur Flüchtlingsunterbringung an die Versicherungsstelle im Referat 6 zu melden sind, damit der Versicherungsschutz gewährleistet ist. Ansprechpartner beim Referat 6 ist: Frau Sabine Ratzel, Tel. 0721-9175-610 (sabine.ratzel@ekiba.de) III. Praktische liegenschaftliche Fragen zu Verkauf/Vermietung Kommen Gebäude oder Wohnungen in Betracht muss die Kirchengemeinde folgende Entscheidungen treffen: 1. Eignung a. Sind die Gebäude zur Unterbringung geeignet und für die Gemeindearbeit entbehrlich? Dabei sind die Heizbarkeit, die sanitären Verhältnisse, und die Kompatibilität mit der Gemeindearbeit zu berücksichtigen. Baulich notwendige Investitionen dürfen die Kirchengemeinde nicht belasten und sollten nur in geringem Umfang notwendig sein. Wir empfehlen, notwendige Anpassungen, die in der Regel auf das Notwendigste beschränkt sein werden, durch den Mieter durchführen zu lassen. Im Gegenzug wäre die Miethöhe moderat zu kalkulieren. Wohnraum ist dabei sicher anders zu behandeln wie die Bereitstellung von Gemeindehausflächen als Gemeinschaftsunterkunft. Generell muss die Kirchengemeinde darauf achten, dass faktisch keine menschenunwürdigen Zustände (Überbelegung, bauliche Verhältnisse) eintreten. b. In diesem Zusammenhang weisen wir darauf hin, dass die Einholung von behördlichen Genehmigungen für bauliche Maßnahmen, worunter auch ggfs. Baugenehmigungsverfahren für Nutzungsänderungen fallen, grundsätzlich Aufgabe des Vermieters ist. Als wesentliche Geschäftsgrundlage sollte dies in der Regel im Vorfeld des Abschlusses eines Mietvertrags erfolgen (siehe Erläuterung zu 1 Mustermietvertrag), wobei keine Bedenken bestehen, diese Aufgabe individualvertraglich dem Mieter zu übertragen (siehe Erläuterung zu 14 Mustermietvertrag). 2. Verkauf Wenn es sich um leerstehende Gebäude handelt, die die Kirchengemeinde auf Dauer nicht mehr benötigt, empfehlen wir den Verkauf. Für das Vorgehen beim Verkauf, der genehmigungspflichtig ist, verweisen wir auf die Anlage 2 Leitfaden Gebäudeverkauf. 3. Bereitstellung von Flächen im Mietverhältnis a. Grundsätzliches Vermietungen durch die Kirchengemeinden sind nach den kirchengesetzlichen Vorschriften genehmigungsfrei. Für eine Vermietung wurde dennoch ein Mustermietvertrag formuliert, der in Anlage 3 beigefügt ist und der den Kirchengemeinden eine standardisierte Basis für die Problemstellung bei der Unterstützung zur Flüchtlingsunterbringung bietet. 2
Die zweckfremde Nutzung eines Gebäudes hat grundsätzlich auch Einfluss auf die Berücksichtigungsfähigkeit im kirchlichen Finanzausgleich. Soweit die Nutzungsänderung nicht mehr als 4 Jahre beträgt, ist dies für die Berücksichtigungsfähigkeit bei Steuerzuweisungen unschädlich. Dies gilt auch für Baufinanzierungen, wobei anpassungsspezifische Investitionen nicht mitfinanziert werden können. Wir verweisen insoweit auf III Nr.1, wonach nutzungsspezifische Anpassungen vom Bedarfsträger finanziert werden sollen. Mit einer vorübergehenden Überlassung von kirchlichen Räumen (Gemeindehaus, Pfarrhaus) bleibt im Übrigen der kirchlich-öffentliche Widmungszweck des Gebäudes als solches erhalten. Es wird dringend empfohlen, als Mietvertragspartei immer die politische Gemeinde/Landkreis/Stadt mit der Zweckbestimmung Unterbringung von Flüchtlingen zu wählen und keine Direktvermietung an natürliche Personen vorzunehmen. Dadurch ist die Kirchengemeinde in ihrer Handlungsfreiheit weniger eingeschränkt, da es sich in diesem Falle um einen Gewerbemietvertrag handelt, der innerhalb kürzerer Fristen beendet werden kann. Es gelten dann auch nicht die starren Mieterschutzvorgaben wie bei reinen Wohnraummietverträgen. Die Präambel des Mietvertrags führt nochmals aus, dass das Mietverhältnis gegenüber dem Mieter als Bedarfsträger der Flüchtlingsunterbringung vorwiegend partnerschaftlich orientiert ist und die Kirchengemeinde bei der Betreuung als Aufgabe auch verlässliche Rahmenbedingungen braucht. b. Zu 1 des Mietvertrags (Mieträume) Die Mieträume sind in einem Lageplan/Grundriss festzuhalten, unabdingbar ist ebenso die Dokumentation des Zustands der Mietsache zu Beginn bzw. der Beendigung des Mietverhältnisses, um bei Auseinandersetzungen ausreichende Beweisgrundlagen zu haben. Soweit behördliche Genehmigungen zur vorgesehenen Verwendung notwendig sind (z.b. Baugenehmigung zur Nutzungsänderung von Gemeindehäusern in Wohnraum zur Flüchtlingsunterbringung) sollte dieses als wesentliche Geschäftsgrundlage im Vorfeld des Abschlusses des Mietvertrags geklärt sein. c. Zu 2 des Mietvertrags (Mietzeit und Kündigung) In 2 des Mustermietvertrages sind jeweils alternative Formulierungen benannt. Die Kirchengemeinde muss entscheiden, welche Lösung für sie die geeignete ist. Da es sich um eine gewerbliche Mietüberlassung handelt, sind die Kündigungsschutzvorschriften für Wohnraum nicht anwendbar. Für die vorübergehende Vermietung von Pfarrhäusern, die noch für den Pfarrdienst benötigt werden und die nur interimsweise als Zwischennutzung zur Verfügung gestellt werden sollen, ist zu bedenken, dass ein befristeter Mietvertrag nur zum Ablauf der Laufzeit kündbar ist. Sollte sich während der Laufzeit des Mietvertrages ergeben, dass beispielsweise die Pfarrstelle neu besetzt und die Wohnung/Pfarrhaus für den Pfarrer benötigt wird, empfiehlt sich die 2. Alternative des 2 zu verwenden. Ansonsten müsste ein Aufhebungsvertrag geschlossen werden oder eine Pfarrdienstwohnung angemietet werden. d. Zu 3 des Mietvertrags (Nutzung der Mieträume) Die Kirchengemeinde sollte unbedingt darauf achten, dass eine Überbelegung der Mietsache vermieden wird (siehe Vorbemerkungen). Insoweit sind je nach Objekt Höchstbelegungszahlen vorzusehen. e. Zu 4 des Mietvertrags (Miete, Betriebskosten und Zahlunsgweise) Die Miete richtet sich nach den ortsüblichen Werten und ist im Übrigen auch abhängig vom Zustand, der Eignung und dem Umfang der Mietsache. Die Miete sollte mindestens die Eigenkosten der Kirchengemeinde (incl. den Beitrag zur Substanzerhaltungsrücklage, ggfs. 3
anteilig bei Mischobjekten) abdecken. Bei der Überlassung von Einrichtungen (Küche etc.) muss an den erhöhten Verschleiß gedacht werden, der über Zuschläge einzupreisen ist. Für die Umlage der Betriebskosten sollte eine verbrauchsabhängige Lösung zum Ziel gesetzt werden. Die Umlage setzt insbesondere bei Mischobjekten grundsätzlich voraus, dass das Objekt über Ableseeinrichtungen verfügt und Verbräuche auch getrennt abgerechnet werden können. Es gibt aber Häuser die keine geeigneten Ableseeinrichtungen für die Heizung etc. haben, bei denen es dann eher sinnvoll sein wird, eine pauschale Warmmiete zu vereinbaren. Dabei ist zu berücksichtigen, dass unter Umständen durch Nutzerverhalten auch für die Kirchengemeinde sehr nachteilige Kostenentwicklungen auftreten können (Heizen bei offenem Fenster). Die Entscheidung sollte im Einzelfall getroffen werden. In anderen Konstellationen kann auch vereinbart werden, dass der Mieter eigenständig Verträge mit den Energieversorgern etc. abschließt. f. Zu 5 des Mietvertrags (Instandhaltung der Mietsache) Um zu vermeiden, dass der Kirchengemeinde eigene Kosten für Instandhaltungsmaßnahmen entstehen, ist zu vereinbaren, dass die Instandhaltungskosten vom Mieter übernommen werden. Dies gilt insbesondere, wenn ein Gemeindehaus vermietet wird, das per se nur bedingt für Wohnzwecken geeignet ist und erst mit investiven Nutzungs-anpassungen überlassen werden kann. Wie bereits unter Nr. 1 a) erwähnt sollte dies gerade in diesen Fällen bei der Mietzinsfestsetzung berücksichtigt werden. Ausnahmen von der Instandhaltungspflicht (z.b. Heizung) sind konkret zu benennen. g. Zu 6 des Mietvertrags (Schäden an Mieträumen) Wir verweisen nochmals auf die Dokumentationserfordernisse bei Übergabe und Abnahme der Mieträume. h. Zu 7 des Mietvertrags (Bauliche Veränderungen und Schönheitsreparaturen) Bauliche Veränderungen sind nur einvernehmlich zulässig. Es muss weiter festgelegt werden, ob die Mietsache in renoviertem Zustand zurück zu geben ist. i. Zu 8 des Mietvertrags (außerordentliche Kündigung) Die außerordentliche Kündigung ist auch bei befristeten Mietverhältnissen möglich, wenn die Fortsetzung einer Vertragspartei nicht zugemutet werden kann. j. Zu 9 des Mietvertrags (Räumung des Mietgegenstands) Es wird klargestellt, dass das Objekt geräumt und wiederhergestellt zu übergeben ist. k. Zu 10 des Mietvertrags (Vorschriften zur Geltung des BGB über Gewerberaummiete) Es wird klargestellt, dass es sich inhaltlich um einen Gewerbemietvertrag handelt. l. Zu 11 des Mietvertrags (Hausordnung) Grundsätzlich sollte eine Hausordnung erstellt werden um Regularien für ein Zusammenleben möglich zu machen. Die Hausordnung kann auch durch eine Anlage zum Mietvertrag erfolgen. Bei Bedarf können die Vorschriften angepasst werden. m. Zu 12 des Mietvertrags (weitere Vertragsbestandteile) Das Übergabeprotokoll sollte Anlage zum Mietvertrag werden, um den Ausgangszustand zu dokumentieren. n. Zu 13 des Mietvertrags (Schriftformerfordernis) Wie im Vertragsrecht allgemein üblich bedürfen vertragliche Ergänzungen der Schriftform. 4
o. Zu 14 des Mietvertrags (Individualvertragliche Vereinbarungen) Hier besteht die Möglichkeit, individuelle aufschiebende Bedingungen für den Abschluss des Mietvertrags (z.b. Einholung von behördlichen Genehmigungen wie Baugenehmigung für Nutzungsänderungen, Umsetzbarkeit von Brandschutzmassnahmen) oder konkrete Baumassnahmen, die der Mieter auf eigene Kosten durchführen soll, aufzunehmen. Ansprechpartner für Rückfragen zur Liegenschaftsthematik im Referat 8 sind: Herr Ingo Horsch, Tel. 0721-9175-812 (ingo.horsch@ekiba.de) Frau Maria Dahn-Coseriu, Tel. 0721-9175-822 (maria.dahn-coseriu@ekiba.de) Feldfunktion geändert Anlagen: Anlage 1: Anlage 2: Anlage 3: Empfehlungen zur brandschutztechnischen Bewertung von Unterkünften zur vorübergehenden Unterbringung von Flüchtlingen und Asylbewerbern Leitfaden Gebäudeverkauf Mustermietvertrag 5