EveryWare CloudBox User Manual

EveryWare CloudBox User Manual Kontakt EveryWare AG Zurlindenstrasse 52a 8003 Zürich T +41 44 466 60 00 F +41 44 466 60 10 E-Mail: info@everyware.ch Datum 25. März 2015 Version V 4.0 / rho, cdo

Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung... 1 2 Zugriff via Webbrowser... 1 2.1 Basisfunktionalität... 2 2.1.1 Suche (1)... 2 2.1.2 Einstellungen (2)... 3 2.1.3 Dateiverwaltung (3)... 4 2.2 Administration... 5 2.2.1 Teamordner (4)... 6 2.2.2 Benutzerverwaltung (5)... 8 2.2.3 Gruppenrichtlinien (6)... 10 2.2.4 Administratoren (7)... 10 2.2.5 Erweiterte Einstellungen (8)... 11 3 Desktop Client... 11 4 Mobile App... 14

/17 1 Einleitung Dieses Manual beschreibt die wesentlichen Funktionen der EveryWare CloudBox. Gewisse Inhalte, vor allem in der Managementkonsole, werden auf Englisch angezeigt. 2 Zugriff via Webbrowser Via Webbrowser können Sie komfortabel von überall auf Ihre CloudBox Daten zugreifen. Zudem können Sie über diese Schnittstelle Ihre Daten, Benutzer und Berechtigungen administrieren. Um sich anzumelden, rufen Sie folgende URL in Ihrem Webbrowser auf: https://cloudbox.ewcs.ch/ Geben Sie Ihre Benutzerdaten ein und bestätigen Sie mit Tragen Sie sich ein.

/17 2.1 Basisfunktionalität In diesem Kapitel werden die wichtigsten Basisfunktionen erklärt. Nach erfolgreichem Login präsentiert sich Ihnen folgendes Bild mit den wichtigsten Bereichen und Funktionen: 2.1.1 Suche (1) Mit der Suchfunktion können Sie nach Dokumentnamen innerhalb Ihrer CloudBox suchen. Nachfolgend wird erläutert, was Sie bei einer Suchabfrage beachten müssen. Suchen Sie in diesem Beispiel nach «Offerte», erhalten Sie keinen Treffer, obwohl es zwei Dokumente mit den Namen «Offerte_V1.0.docx und Offerte_V1.1.docx» gibt: Grund ist, dass die Suchefunktion nach einer 100%-Übereinstimmung des Suchwortes mit den Dokumenten sucht. «Offerte» ist ein Teil des Dokumentnamens «Offerte_V1.0.docx», kommt darin aber nicht isoliert vor. Um alle Dokumente zu suchen, die das Wort «Offerte» beinhalten, müssen wir mit sogenannten «Wildcards arbeiten, die in der IT mit einem Stern (*) gekennzeichnet werden. Eine «Wildcard» kann man am ehesten mit dem aus dem Kartenspiel bekannten «Joker» vergleichen. Eine Karte, die Sie für etwas Beliebiges einsetzen können. In diesem Beispiel passen wir die Suchanfrage auf «*Offerte*» an:

/17 Nun werden die beiden vorhandenen Dokumente angezeigt. Mit dem * am Anfang und Ende des Worts «Offerte» geben wir an, dass vor und nach diesem Wort etwas oder auch nichts stehen kann. Da vor «Offerte» nichts steht, und nach Offerte «_V1.0.docx», gibt die Suche nun zwei Treffer an, die diesen Kriterien entsprechen. 2.1.2 Einstellungen (2) Oben rechts wird Ihnen Ihr Benutzername angezeigt. Wenn Sie mit dem Mauszeiger darüberfahren, klappt das Dropdown-Menü auf. Hier können Sie Ihr Passwort ändern und sich von der CloudBox abmelden. Zusätzlich wird Ihr aktuell verwendeter Speicherplatz angezeigt. Die Funktion «Managementkonsole» wird im Kapitel «Administration» genauer erklärt.

/17 2.1.3 Dateiverwaltung (3) In diesem Bereich findet die eigentliche Verwaltung Ihrer Daten statt. Die Funktionen gestalten sich wie folgt: (1) Navigation und Verwalten der Ordnerstruktur sowie das Hochladen von Daten. (2) Optionen, die mit der Auswahl von Dokumenten via Checkbox zur Verfügung stehen. (3) Einstellungen zur Darstellung und Farbe. (4) Quicktaskleiste, die erscheint, wenn man den Mauszeiger auf ein Objekt bewegt. Die Optionen sind: Teilen, Öffnen, Löschen, Umbenennen und Verschieben. Eine bequeme Möglichkeit Ihre Daten in die CloudBox hochzuladen ist, die Dokumente einfach via Drag-and-Drop von Ihrem Desktop in das Fenster zu ziehen. Die Daten werden automatisch hochgeladen.

/17 2.2 Administration Über die Mangementkonsole können erweiterte Einstellungen wie das Anlegen neuer Benutzer, das Einsehen von Statistiken und das Vergeben von Rechten vorgenommen werden. Nur der Administraor-Account hat die erforderliche Berechtigung, diese Einstellungen vorzunehmen. Zusätzlich angelegten Benutzern müssen, sofern gewünscht, diese Rechte erst zugewiesen werden. Um in die Managementkonsole zu gelangen, gehen Sie nach oben rechts auf die Einstellungen und klicken Sie den Begriff «Managementkonsole» an. Die Managementkonsole stellt sich wie folgt dar: (1) Zeigt die aktuelle Ansicht mit einer Gesamtzusammenfassung der wichtigsten Punkte (2) Zurück zur Datenansicht / My Files (3) Statistikdaten zu Uploads und belegtem Speicherplatz

/17 2.2.1 Teamordner (4) Hier können Sie festlegen, welcher Benutzer mit welchen Rechten auf einen Ordner zugreifen darf. Als ersten Schritt müssen Sie einen neuen Team-Ordner erstellen. Klicken Sie dazu auf das Symbol für Neuen Ordner rechts oben. Weiter mit Create New Team Folder. Danach erscheint die Eingabemaske für das Anlegen des Ordners. (1) Geben Sie einen Namen für den Ordner ein. (2) Sofern schon Benutzer angelegt sind, können diese dem Ordner zugewiesen werden. (3) Anzahl Datei-Versionen, auf die Sie rückwirkend zugreifen können. (4) Maximaler Speicherplatz, den der Ordner belegen darf (in GB, 0 = unlimitiert). (5) Anzahl Tage, bevor gelöschte Dateien endgültig gelöscht werden und nicht mehr wiederhergestellt werden können.

/17 Klicken Sie auf Anwenden, um den Ordner anzulegen. Um einen Ordner zu editieren, klicken Sie auf das entsprechende Symbol rechts. Wenn Sie einen Benutzer via «Benutzer hinzufügen» hinzufügen, hat dieser automatisch Lese- Schreib- und Löschrechte. Möchten Sie die Berechtigungen differenzieren, können Sie das über den Reiter «Permissions» machen. In unserem Beispiel haben wir dem Benutzer «Bruno Beck» nur Leserechte auf einen Ordner gegeben. Verändern oder löschen kann er in diesem Ordner nichts.

/17 2.2.2 Benutzerverwaltung (5) Um Zusätzliche Benutzer aufzuschalten, gehen Sie in die Benutzerverwaltung und klicken Sie auf das Symbol oben rechts. Wählen Sie als Option «Add a new User». Geben Sie Vor- und Nachnamen sowie die E-Mail-Adresse des Benutzers an. Zusätzlich können Sie definieren, über wie viel Speicherplatz in GB ein Benutzer verfügen darf.

/17 Im nächsten Fenster können Sie folgende Optionen festlegen. (1) Das System generiert automatisch ein Passwort, welches an den Benutzer per E-Mail verschickt wird. (2) Der Benutzer muss sein Passwort nach dem Anmelden ändern. (3) Deaktivieren der Funktion zum Teilen von Inhalten seines Home-Verzeichnisses mit externen Partnern. (4) Der User bekommt von der CloudBox eine Willkommensnachricht per E-Mail, nachdem das Konto angelegt wurde. (5) Alle Ordner, die der User anlegt, werden automatisch versioniert. (6) Offline Zugriff auf alle Ordner. Nachdem der neue Benutzer angelegt und die Option (1) bzw. (4) angewählt wurde, bekommt der neue Benutzer eine E-Mail mit den Zugangsdaten zu seinem CloudBox-Konto auf seine E-Mail-Adresse zugeschickt.

/17 2.2.3 Gruppenrichtlinien (6) Via Gruppenrichtlinien können Sie diverse Detaileinstellungen rund um Benutzerrechte, Zugriffe und Sicherheitsrestriktionen vornehmen. 2.2.4 Administratoren (7) In diesem Bereich können via der Funktion «Add New Administrator» einem bestehenden Benutzer die Administratorrolle zugewiesen werden.

/17 2.2.5 Erweiterte Einstellungen (8) Unter «Erweiterte Einstellungen» finden Sie einige grundlegende Informationen zum CloudBox- Konto sowie einige Login- und Auswertungstools. 3 Desktop Client Mit dem «EveryWare CloudBox Desktop Client» können Sie von Ihrem Rechner aus (Windows oder MacOS) auf Ihre CloudBox-Daten via lokalem Laufwerk zugreifen. Gehen Sie dazu wie folgt vor: Melden Sie sich via Webinterface https://cloudbox.ewcs.ch/ mit Ihrem Konto an. Navigieren Sie nach oben rechts zu den Einstellungen und wählen Sie den Downloadbereich an. Laden Sie sich den für Ihr Betriebssystem passenden Client herunter.

/17 Installieren Sie die Applikation, indem Sie mit Weiter bestätigen.

/17 Nach erfolgreicher Installation geben Sie Ihre Verbindungsdaten an. Wenn Sie die Option Automatisches Login aktiviert lassen (Standard Einstellung) wird das Laufwerk nach einem Neustart Ihres Rechners automatisch verbunden. Nach erfolgtem Login sehen Sie das neue Laufwerk, welches mit dem EveryWare CloudBox Symbol gekennzeichnet ist.

/17 4 Mobile App Für den Zugriff via Smartphone auf die EveryWare CloudBox steht Ihnen eine App im Store zur Verfügung. Diese gibt es für ios, Android und Windows Phone. Suchen Sie dazu im Store nach Gladinet und laden Sie sich kostenlos die Applikation GladinetCloud herunter. Nach dem Start geben Sie Ihre Login-Daten ein. Beachten Sie, dass Sie beim ersten Start den Pfad auf cloudbox.ewcs.ch anpassen müssen (1).

/17 Danach erhalten Sie den Zugriff auf Ihre Daten anlog zum Weblogin. Die Symbole unten beschreiben folgende Funktionen (von links nach rechts): Inhalt aktualisieren, Foto von Smartphone auswählen, neuen Ordner anlegen und abmelden. Mit einem Tab auf das Pfeil-Icon (2) beim jeweiligen Dokument oder Ordner öffnet sich ein neues Fenster mit einer Auswahl an Operationen, die anwendbar sind. Die Applikation bietet nur die Grundfunktionalitäten. Erweiterte Einstellungen müssen über die reguläre Weboberfläche getätigt werden.