Justiz-, Gemeinde- und Kirchendirektion des Kantons Bern Amt für Gemeinden und Raumordnung Nydeggasse 11/13 3011 Bern BSIG Nr.: 1/170.111/3.1 24. September 2007 Kontaktstelle: Abteilung Gemeinden Tel.: 031 633 77 44 Geht an: Einwohner- und Gemischte Gemeinden Regierungsstatthalterämter Diverse Abonnenten Burgergemeinden und burgerliche Korporationen Unterabteilungen Kirchgemeinden Schwellenkorporationen Gemeindeverbände Weisung Ÿ Gemeindearchive / Aktenaufbewahrung in der Gemeinde (ersetzt die Weisung vom 10. Juni 1999) Inhalt: I. Ausgangslage... 2 II. Allgemeine Bemerkungen... 2 III. Kommentar zu den einzelnen Bestimmungen... 2 1. Archivgut... 2 2. Kategorien der aufbewahrten Geschäfte... 2 3. Unterscheidung Personendaten / übrige Daten... 3 4. Vorgehensweise für die Sortierung... 3 5. Bedeutung der aufgeführten Fristen... 3 6. Übergang... 4 7. Archiv-Abteilungen... 4 8. Praktische Hinweise... 4 9. Gemeinsame Archivräume... 5 10. Verantwortliche Person... 5 11. Einsichtnahme... 5 12. Aufsicht... 6 13. Berichtigung und sanspruch... 6 IV. Elektronische Datenverarbeitung / Mikrofilme... 6 V. Aufbewahrungsfristen... 7 Ausgewählte Vorschriften des Bundes und des Kantons Bern zum Archivwesen... 15 Checkliste... 16 Alphabetisches Sachregister... 17
Seite 2 - BSIG Nr.1/170.111/3.1 I. Ausgangslage Im Rahmen der Totalrevision der gemeinderechtlichen Vorschriften wurde die bisherige Verordnung vom 14. Juni 1978 über die Gemeindearchive in die neue Gemeindeverordnung integriert und damit ausser Kraft gesetzt. Die Aufbewahrung wichtiger Akten richtet sich einerseits nach Art. 139 Abs. 2 Buchstabe h des Gemeindegesetzes vom 16. März 1998 (GG / BSG 170.11) und Art. 128 ff der Gemeindeverordnung vom 16. Dezember 1998 ( GV / BSG 170.111) sowie andererseits nach den Bestimmungen der Datenschutzgesetzgebung. Zu beachten sind weitere Vorschriften zum Archivwesen des Bundes und des Kantons (vergleiche Anhang). Das Amt für Gemeinden und Raumordnung erlässt, gestützt auf Art. 136 GV, die vorliegende Weisung. Diese Weisung ersetzt diejenige vom 10. Juni 1999. II. Allgemeine Bemerkungen Mit der Pflicht, ein Archiv zu führen, wird den Gemeinden, d.h. allen gemeinderechtlichen Körperschaften gemäss Art. 2 GG (und als Exekutivorgan vor allem dem Gemeinderat), auch die Pflicht übertragen, die ordnungsgemässe Archivierung zu beaufsichtigen und nötigenfalls Massnahmen einzuleiten, um eine einwandfreie Archivführung zu gewährleisten. Eine Vernachlässigung dieser Pflicht kommt einer Amtspflichtverletzung gleich. Dies bedingt auch, dass die Gemeinde die Archivführung organisiert und diesbezüglich klare Zuständigkeiten festlegt sowie die Verantwortlichkeiten eindeutig regelt. Im Übrigen obliegt es auch den Regierungsstatthalterämtern, im Rahmen ihrer ordentlichen Aufsichtstätigkeiten die ordnungsgemässe Archivierung in den Gemeinden, soweit nötig, zu kontrollieren und allenfalls Korrekturen zu veranlassen. Nach der Teilrevision vom 13. Dezember 1990 von Art. 1 GG waren privatrechtliche Körperschaften nicht mehr dem Gemeindegesetz und somit auch nicht der Verordnung über die Gemeindearchive unterstellt. Die neue Gemeindeverordnung erfasst nun wieder sämtliche öffentlichrechtlichen und privatrechtlichen Organisationen, welche eine Gemeindeaufgabe erfüllen und verpflichtet sie, im Umfang dieser Aufgabe ein Archiv zu führen. Im Zeitalter zunehmender Auslagerung von öffentlichen Aufgaben ist es von Bedeutung, dass der Archivierungspflicht im üblichen Rahmen nachgekommen wird, auch dort, wo die Gemeinde nicht selbst tätig wird, sondern andere in ihrem Auftrag tätig werden lässt. Dies entspricht auch der allgemeinen Entwicklung der Gesetzgebung, welche Private mehr und mehr den gleichen Pflichten wie öffentlichrechtliche Körperschaften unterstellt, soweit diese Privaten öffentliche Aufgaben erfüllen (z.b. Informationsgesetzgebung). Ein Grund, für die Archivierung von dieser Leitlinie abzuweichen, besteht nicht. III. Kommentar zu den einzelnen Bestimmungen 1. Archivgut Im Archivraum ist Archivgut aufzubewahren, das aus der Gemeindeverwaltung hervorgegangen ist, also Akten von abgeschlossenen Geschäftsvorgängen, die für die öffentliche Verwaltung oder die wissenschaftliche Forschung von Bedeutung sind. Die im Gemeindearchiv aufzubewahrenden Dokumente und die Aufbewahrungsfristen werden hienach festgelegt. Unter dem Oberbegriff Dokumente wird folgendes Archivgut verstanden: Urkunden, Protokolle, Reglemente, Erlasse, Register, Rechnungen, Belege, Pläne, Berichte, Karten, Fotos, Korrespondenzen und weitere Schriftstücke, aber auch Bild- und Datenträger mit entsprechendem Inhalt. 2. Kategorien der aufbewahrten Geschäfte Die sich bei einer Gemeinde befindenden Akten lassen sich in drei Kategorien zuordnen: Kategorie A Akten hängiger Geschäfte: Diese Akten werden zur aktuellen Aufgabenerfüllung benötigt. Die Aufbewahrung erfolgt in unmittelbarer Nähe der Sachbearbeiterin oder des Sachbearbeiters (Pult, Aktenschrank, Registratur). Akten gehören solange zu Kategorie A, als das Geschäft, dem sie zugrunde liegen, nicht erledigt ist. Der Zeitpunkt der Erledigung ist nicht immer leicht zu bestimmen. Geschäfte, die zu einer Verfügung führen, sind mit der Rechtskraft der Verfügung erledigt. Bei anderen Geschäften (z. B. Auskünfte, Betreuungen, Beaufsichtigungen) ist die Geschäftserledigung von der Entwicklung der Dinge abhängig. Dies führt dazu, dass Geschäfte, von denen sich bei einer rückblickenden Betrachtung erweist, dass sie erledigt sind, noch während längerer Zeit als unerledigte in der Nähe der Sachbearbeiterinnen oder Sachbearbeiter aufbewahrt werden. Für den Beginn der Aufbewahrungsfristen ist auf die letzte Geschäftsbehandlung abzustellen. Die Gemeindeangestellten sind verpflichtet,
Seite 3 - BSIG Nr.1/170.111/3.1 die in Bearbeitung befindlichen Akten vor unbefugten Zugriffen zu schützen. Aus Datenschutzgründen müssen Akten mit Personendaten und besonders schützenswerten Personendaten auch während der Bearbeitung vor Zugriffen durch Unbefugte (Besucher, Putzpersonal, etc.) geschützt werden. Kategorie B Kategorie C Die in dieser Kategorie aufbewahrten Akten dienen in erster Linie der Beweissicherung und der allfälligen Weiterführung des Geschäftes (Wiederaufleben des Falles), können aber auch für Revisionsverfahren, die Entwicklung der eigenen Praxis oder für die aktuelle Forschung von Bedeutung sein. Akten der Kategorie B werden regelmässig in einem Raum, der ausschliesslich zu Archivzwecken dient, aufbewahrt. Massgebendes Kriterium für die Aufbewahrungsdauer ist die Notwendigkeit, über Beweise zu verfügen. Beweise sind dann nicht mehr nötig, wenn das von dritter Seite geltend gemachte Recht zufolge Verjährung untergegangen ist. Somit erlauben es gerade die Verjährungsfristen, aus Beweisgründen aufbewahrte Akten zu vernichten. Zahlreiche Akten können im Zusammenhang mit anderen Verfahren (ohne dass es der Gemeinde darum geht, einen unberechtigten Rechtsanspruch abzuwehren) von Bedeutung sein. Die nachfolgend festgelegten Aufbewahrungsfristen versuchen, entsprechenden Erfahrungswerten Rechnung zu tragen und generelle Interessenabwägungen vorzunehmen. Die in dieser Kategorie aufbewahrten Akten dienen vorab der Geschichtsforschung. Sie mögen in Einzelfällen zum Verständnis einer aktuellen Regelung oder Situation nützlich sein. Beweisfunktionen sind denkbar, stehen aber nicht im Vordergrund. Auch diese Akten werden gesondert aufbewahrt. Die Aufbewahrung erfolgt unbeschränkt. 3. Unterscheidung Personendaten / übrige Daten Das Aufbewahren von Akten hat mit dem Inkrafttreten des Datenschutzgesetzes in einem wesentlichen Bereich neue Rahmenbedingungen erhalten: Ging es früher in erster Linie darum, möglichst umfassende Nachschlagemöglichkeiten zu schaffen, ist heute auch das Recht des Einzelnen, dass über ihn nur so viele Angaben wie nötig aufbewahrt werden, zu respektieren. Wer Akten archiviert, hat demnach als erstes zu prüfen, ob diese Akten Personenangaben enthalten oder nicht. Liegen Angaben über Personen vor, so ist den Interessen der betroffenen Personen Rechnung zu tragen. 4. Vorgehensweise für die Sortierung Art. 18 Kantonsverfassung und Artikel 19 des Datenschutzgesetzes verlangen, dass die über die Daten verfügende Stelle nicht mehr benötigte Personendaten vernichtet. Die entsprechende Hauptprüfung hat sie bei der Überführung von der Kategorie A in die Kategorie B unter Beizug der Archivverantwortlichen vorzunehmen. Bei der Überführung von Kategorie B in die Kategorie C ist eine weitere Überprüfung unter Beizug der Archivverantwortlichen vorzunehmen. In Bereichen, wo besonders schützenswerte Personendaten häufig bearbeitet werden, sind auch blosse Aktenteile auszuscheiden und zu vernichten. Die verlangte hat jedoch nur dann zu erfolgen, wenn an den Daten kein geschichtliches Interesse besteht (Art. 19 Abs. 4 DSG). Vor der ist daher zu prüfen, ob die Daten - Informationen über bedeutende Persönlichkeiten, - Informationen über Vorgehensweisen, die sich im Verlaufe der Zeit ändern, - Informationen über bedeutungsvolle Ereignisse (z. B. Katastrophe) oder - Informationen zum Verständnis des Alltags: Sozial- und Wirtschaftsgeschichte enthalten. Solche Daten sind weiterhin aufzubewahren. Mehrfachaufbewahrungen sind zu vermeiden. Es ist zu prüfen, inwieweit Akten durch (der verantwortlichen Stelle zugängliche) andere Stellen aufbewahrt werden müssen. 5. Bedeutung der aufgeführten Fristen Die in dieser Weisung aufgeführten Fristen teilen das Archivgut im Wesentlichen in die Kategorien B und C ein. Für die Kategorie B legen sie für Personendaten fest, ob nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer eine (vgl. Ziffer 7) zu erfolgen hat. Lässt die Weisung Freiheiten offen, so hat die archivierende Verwaltungsstelle zu prüfen, zu welchen Zwecken die aufbewahrten Daten dienlich sein könnten. Im Vorder-
Seite 4 - BSIG Nr.1/170.111/3.1 grund steht die Beurteilung des historischen Interesses. Regelmässig schweigen sich Archivregelungen über die Bedeutung des Begriffes "historisches Interesse" aus (vgl. jedoch Art. 3 Abs. 2 der Verordnung über die Bezirksarchive; BSG 421.211). Die Schwierigkeit liegt darin, dass die oder der Archivierende Mühe hat, zu beurteilen, was künftige Generationen interessieren wird. Stichworte zur Beurteilung des historischen Interesses finden sich in der nachfolgenden Ziffer 7. 6. Übergang Werden in dieser Weisung kürzere Aufbewahrungsfristen vorgesehen als die frühere Weisung, so sind die gemeinderechtlichen Körperschaften berechtigt, noch gestützt auf die frühere Weisung aufbewahrte Akten entsprechend den neuen kürzeren Fristen aufzubewahren und nicht mehr aufbewahrungspflichtige Akten zu vernichten. 7. Archiv-Abteilungen Das Archivgut wird in drei verschiedenen Bereichen aufbewahrt (Art. 130 Gemeindeverordnung, BSG 170.111) : Abteilung I (historische Abteilung) In die historische Abteilung gehören Dokumente aus der Zeit vor dem 1. Januar 1900. Abteilung II In der Abteilung II finden sich Dokumente, die unter einem Registratursystem abgelegt wurden, das nach 1900 eingeführt wurde, aber heute nicht mehr verwendet wird. Damit bleiben die Gemeinden frei, bei einer allfälligen Umstellung des Registratur- und Archivplans nur jene Akten neu (und damit in die Abteilung III) einordnen zu müssen, die aktuell noch gebraucht werden. Alle übrigen Dokumente bleiben somit unter dem früheren Registratursystem archiviert. Abteilung III Die dritte Abteilung wird von jenen Akten gebildet, die unter dem nachfolgenden Archivsystem abgelegt wurden oder allenfalls noch werden. Die alten Akten werden nicht der Abteilung II zugeordnet und eingegliedert, sondern bleiben in ihrer Abteilung und nach diesem Archivsystem geordnet. Dies gewährleistet ein späterer Zugriff auf die entsprechenden Akten und Dokumente. Wird nun erneut ein anderes Archivsystem eingeführt, so ist im Archiv jeweils eine neue Abteilung zu eröffnen (Abteilung IV, V, etc.). Mit jeder Einführung eines neuen Registratur- und Archivplans eröffnet die Gemeinde demnach im Archiv eine neue Abteilung, welche gewissermassen das Abbild des neuen Registratursystems zeigt. 8. Praktische Hinweise Über das Archivgut ist ein geordnetes Verzeichnis anzulegen und ständig nachzuführen. Die meisten Gemeinden werden dazu auch künftig ihren nachgeführten Registratur- und Archivplan benutzen. Ob ein separates Verzeichnis zu errichten ist, hängt vor allem von der Grösse der Archivbestände ab. Unerlässlich ist in jedem Falle die ständige Nachführung der angewendeten Verzeichnisse. Mit Rücksicht auf das ständig wechselnde Angebot technischer Einrichtungen zur Aufbewahrung von Akten kann nicht generell bestimmt werden, welche Anforderungen ein Archiv konkret erfüllen muss, damit eine rationelle Benützung gewährleistet ist. Wichtig ist, dass Archiv und Aktenablage übereinstimmend nach einem bestimmten System angelegt werden. Meist geht es bei der Beurteilung der Beschaffenheit von Archivräumen um Fragen des Raumklimas, der Verwendung bestimmter Materialien, des Befalls der Bestände durch Mikroorganismen etc.. Das Staatsarchiv beschäftigt ausgebildete Restauratorinnen und Restauratoren, die bei Problemfällen herangezogen werden können. Das Archiv ist gegen Feuer und Einbruch zu sichern.
Seite 5 - BSIG Nr.1/170.111/3.1 Das Archivgut muss vor vermeidbaren Schäden, unerlaubter Entfernung und unberechtigter Einsichtnahme geschützt sein. Der Wert der schriftlichen Überlieferung hängt massgeblich von der Qualität der Aufbewahrung ab. Der Archivraum hat auf die Qualität des Archivgutes eine entscheidende Rolle inne. Das Archivgut muss vor allem vor Feuchtigkeit geschützt werden. Eine Luftfeuchtigkeit von 55% und eine konstante Temperatur von 17 bis 18 Grad Celsius gelten als ideal. Dokumente, die mehr als zehn Jahre aufbewahrt werden, sind in archivfähiger Form auf Papier (Original) zu archivieren (Art. 131 Abs. 1 GV, BSG 170.111). Das Versorgen der Dokumente in Schachteln schützt vor Staub. Abgeschlossene, raumsparende Gestelle (Roll-Gestelle) sind ebenfalls zu empfehlen. Diese müssen wegen der Luftzufuhr regelmässig geöffnet werden. Neben dem Pilzbefall, welcher Pergament und Papier zerstört, müssen die Dokumente ebenfalls vor Mäusen, Insekten, Holzwürmern etc. geschützt werden, besonders wenn sich das Archiv in einem alten Gebäude befindet. Schadhafte und für die Geschichte wertvolle Stücke bedürfen der Restaurierung durch Fachleute. Das Amt für Gemeinden und Raumordnung, Abteilung Gemeinden, sowie das Staatsarchiv können Adressen vermitteln. Dokumente von besonderem geschichtlichem Wert können dem Staatsarchiv zur Aufbewahrung übergeben werden. Von dieser Möglichkeit kann Gebrauch gemacht werden, wenn in den gemeindeeigenen Archivräumen eine geschützte Aufbewahrung nicht garantiert werden kann. Die Übergabe bedingt die Führung eines genauen Verzeichnisses über die abgegebenen Dokumente. In solchen Fällen ist rechtzeitig mit dem Staatsarchiv Kontakt aufzunehmen. 9. Gemeinsame Archivräume Gemäss Art. 129 Gemeindeverordnung führt jede Gemeinde grundsätzlich ein eigenes Archiv. Es können jedoch gemeinsame Archivräume verwendet werden. In diesem Falle ist das Archivgut durch abgeschlossene Räume oder abschliessbare Schränke nach Gemeinden getrennt aufzubewahren. Es ist unbestritten, dass z.b. eine Wasserversorgungsgenossenschaft oder ein Käsereiverband ihr Archivgut getrennt von der Gemeinde aufbewahren muss. Aus Gründen des Datenschutzes ist die Zugangsmöglichkeit in gemeinsam geführten Archiven zu regeln. 10. Verantwortliche Person Die Gemeinde bezeichnet für die Verwaltung des Archivs eine verantwortliche Person, welche für die vorschriftsgemässe Verwaltung des Archivs verantwortlich ist. Hauptproblem bei der Archivverwaltung ist bekanntlich die fehlende Zeit. Die Gemeinderegelung sollte nicht nur die verantwortliche Person bestimmen, sondern ebenfalls die erforderlichen Hilfskräfte zur Verfügung stellen. Die Nachführung des Archives und die in vielen Fällen anstehenden Nachhol- und Aufräumarbeiten erfordern sehr viel Zeit. Die für das Archiv verantwortliche Person hat die Aufgabe, Dokumente aufzubewahren, die zur Wahrung des kulturellen Erbes dienen. Gleichzeitig sind die festgelegten Aufbewahrungsfristen zu beachten und den Zugriff zu den Dokumenten zu regeln. Die verantwortliche Person sorgt dafür, dass die Vorschriften des Datenschutzes sowie des Informationsgesetzes bei der Einsichtnahme von Dokumenten beachtet werden. Soweit nicht bestimmte Personen mit dem Archivwesen betraut werden, ist der Gemeinderat dafür verantwortlich. 11. Einsichtnahme Die Einsicht in kommunale und kantonale Akten wird seit dem 1. Januar 1995 abschliessend durch die Informations- und Datenschutzgesetzgebung geregelt. Abweichungen von diesen Vorschriften sind auch für den Archivbereich nicht möglich. Das bedeutet, dass auch Gemeindearchive allen Einsichtswilligen offenstehen, soweit nicht überwiegende öffentliche oder private Interesse entgegenstehen. Nach der Informationsgesetzgebung bestimmt sich auch, ob und in welchem Ausmass die Gemeinden allenfalls Gebühren für die Einsicht in Gemeindearchive erheben können. Im Übrigen wird auf den Vortrag der Staatskanzlei betreffend
Seite 6 - BSIG Nr.1/170.111/3.1 die Verordnung über die Information der Bevölkerung vom 18. Oktober 1994 sowie auf die Checkliste Akteneinsicht in Gemeinden verwiesen. Diese Unterlagen können bei Bedarf beim AGR bezogen werden. In kleineren und mittleren Gemeinden wird es in der Regel genügen, eine Stelle als zuständig für den Entscheid über die Einsichtnahme ins Gemeindearchiv zu bezeichnen (Gemeindeschreiber oder Gemeindeschreiberin). In grösseren Gemeinden kann diese Kompetenz an die vor der Archivierung mit dem Geschäft befassten Amtsstellen delegiert werden. Für die Benützung des Archivs ist unerlässlich, dass dort, wo Informationen nur durch Wiedergabegeräte zugänglich sind, den Benützerinnen und Benützern auch entsprechende Geräte zur Verfügung gestellt werden. Das Recht auf Einsicht in Archivdokumente ist wertlos ohne die technischen Möglichkeiten, ein bestimmtes Dokument auch tatsächlich lesen zu können. Aus Gründen des Schutzes von fragilen Dokumenten muss es möglich sein, dass eine Gemeinde das Kopieren oder die Herausgabe solcher Unterlagen untersagen kann. Damit wird aber das Recht, ein bestimmtes Dokument einzusehen, nicht eingeschränkt. Allenfalls ist die Einsicht in der Gemeindeverwaltung zu gewähren, und statt einer Kopie muss es unter Umständen mit einer Abschrift sein Bewenden haben. Die Einsichtnahme und das Kopieren von Dokumenten dürfen nur erfolgen, wenn das Archivgut nicht Schaden leidet, namentlich im Wiederholungsfalle. 12. Aufsicht Neben den ordentlichen Aufsichtsorganen (Gemeinderat, Regierungsstatthalterin oder Regierungsstatthalter, Amt für Gemeinden und Raumordnung sowie Staatsarchivarin oder Staatsarchivar) kommt neu die Datenschutzaufsichtsstelle der Gemeinde dazu, die die Anwendung der Vorschriften über den Datenschutz zu überwachen hat. Sie erstattet einmal jährlich, gemäss Datenschutzregelung der Gemeinde, Bericht. 13. Berichtigung und sanspruch Einem Gesuch um von geschichtlich wichtigen Akten, die nur noch zu historischen Zwecken aufbewahrt werden, kann auch dadurch entsprochen werden, dass solche Dokumente mit einer Sperrfrist versehen und versiegelt oder indem sie sowohl für die Verwaltung wie für Dritte, in ein nicht zugängliches Archiv, überführt werden. IV. Elektronische Datenverarbeitung / Mikrofilme Im Zeitalter der elektronischen Datenspeicherung ist die Regelung der Archivierungsform von einer gewissen Bedeutung. Bei langfristig aufzubewahrenden Dokumenten gewährleistet eine elektronische Speicherung nicht unbedingt die Wiederherstellung der Daten auch über weitere Zeiträume hinaus. Deshalb sind solche Dokumente im Original auf Papier zu archivieren (Art. 131 Gemeindeverordnung). Der Druck muss mit einem dokumentenechten Drucker auf säurefreiem Papier (Umweltschutzpapier ist nicht archivtauglich) erfolgen, damit die Dokumente jederzeit lesbar bleiben. Werden solche Archivalien verfilmt, kann es sich nur um eine Sicherheitsverfilmung handeln. Für befristet aufzubewahrende Dokumente ist eine Archivierung auf EDV-Datenträger/Mikrofilm/Mikrofiche möglich, sofern die Aufzeichnungen mit den Unterlagen übereinstimmen und jederzeit lesbar gemacht werden können (vergleiche Art. 957 OR). Es ist dabei allerdings zu bedenken, dass EDV-Datenträger, Mikrofilme, Mikrofichen etc. besonderen Archivierungsbedingungen unterworfen sind. Dies gilt vor allem dann, wenn sie über längere Zeiträume aufzubewahren sind. Die Lesbarkeit und die Möglichkeit zur selektiven Datenvernichtung muss in jedem Falle sichergestellt sein.
Seite 7 - BSIG Nr.1/170.111/3.1 V. Aufbewahrungsfristen Gegenstand Aufbewahrung / Frist 1. Allgemeines Beginn Datenschutz Aufgehobene Reglemente Pflichtenhefte, Dienstvorschriften u. dgl. Ausscheidungsverträge und zugehörige Akten Kauf- und Dienstbarkeitsverträge, andere wichtige Verträge frei Amtsübergaben (Protokolle) 10 Jahre Ausscheiden des Übernehmenden Behörden- und Beamtenkontrollen (Rödel) Prozess- und Beschwerdeakten frei solange Rechtswirkung belegbar sein muss. In der Regel 10 Jahre Rechtskraft des Entscheides Protokolle der Gemeindeversammlung, des Grossen Gemeinderates, des Gemeinderates sowie der Kommissionen Informationsbulletins, Gemeindeverwaltungsberichte und von der Gemeinde mitfinanzierte Jubiläumsschriften, Presseberichte u. dgl. 2. Abstimmungen und Wahlen Verbale Stimmregisterabschlüsse (Art. 18 Abs. 5 Stimmregisterverordnung, BSG 141.113) Abstimmungs- und Wahlprotokolle der Gemeinde Botschaften zu Gemeindeabstimmungen Übriges Stimmmaterial (ausser Zettel zu den Nationalratswahlen) Unterschriftenbogen von Initiativen und Referenden frei 1 Jahr ab Erwahrung des Ergebnisses frei bis zur Erwahrung des Ergebnisses (Art. 41 VO über die politischen Rechte, BSG 141.112) bis zur Rechtskraft des Entscheides über das Zustandekommen oder Anonymisierung auf Gesuch (vgl. Ziff. 3.4)
Seite 8 - BSIG Nr.1/170.111/3.1 3. Einwohnerkontrolle/ Bürgerregister Bürgerregister und Burgerrodel oder Übergabe an Zivilstandsamt bei Übertragung der Registerführung Einbürgerungsakten Einwohnerregister- und Fremdenkontrolleneintrag (Karte) Heimatscheinkontrollen 4. Vormundschafts- und Erbschaftssachen Vormundschafts-, Beistandschafts-, Beiratschaftsrechnungen Berichte, Korrespondenzen, Prozess- und andere Akten betr. Vormund-, Beistand- und Beiratschaften 50 Jahre 80 Jahre Wegzug, Todesfall etc. zwingende Übergabe an Zivilstandsamt 30 Jahre nach Erlöschen der Vormundschaft, Beistandschaft oder Beiratschaft oder Anonymisierung auf Gesuch. Mitteilung bei Wegzug Vormundschaftskontrollen Pflegekinderkontrollen vormundschaftliche Wertschriftenkontrollen 30 Jahre, da Original im Bezirksarchiv aufbewahrt bei Erlöschen des Verhältnisses. In noch aktuellen Rödeln nur auf Gesuch hin. Unterhaltsverträge, Akten elterliche Sorge 30 Jahre Adoptionsakten Vaterschaftsakten, soweit diese zum Beweis der Rechtsstellung zwingend sind Nicht mehr benötigte Personendaten von Dritten sofort vernichten Akten betreffend Erbenfeststellung 30 Jahre nach Abschluss des betreffenden Aktes Erbschaftsinventare 30 Jahre nach Abschluss des betreffenden Aktes Erbteilungsakten 30 Jahre Nach Abschluss des betreffenden Aktes
Seite 9 - BSIG Nr.1/170.111/3.1 Kopie der Erbenbescheinigung 30 Jahre Testamente und Erbverträge 30 Jahre Tod des Erblassers übrige Erbschaftsakten 30 Jahre Tod des Erblassers Akten betreffend erbloser Verlassenschaften 30 Jahre Verschollenerklärungen 30 Jahre Datum der Erklärung 5. Stiftungen Stiftungsurkunden und Reglemente mit allfälligen späteren Änderungen übrige Stiftungsakten 10 Jahre ab Auflösung der Stiftung 10 Jahre 6. Soziales Sozialhilfeakten - allgemein (gestützt auf Art. 45 Abs. 4 SHG, BSG 860.1) - nach Todesfall 15 Jahre 10 Jahre nach Einstellung der Sozialhilfeleistungen Kontenblätter zu den Unterstützungsfällen 10 Jahre ab Datierung des Beleges Schriftstücke im Zusammenhang mit Grundpfandverschreibungen und Schuldbriefen Arbeitslosenakten 7. Hoch- und Tiefbau, Vermessungswesen Pläne zu gemeindeeigenen Hoch- und Tiefbauten andere Akten betreffend gemeindeeigene Hochund Tiefbauten Akten von besonders wichtigen Bauten (Gemeindehäuser, Schulhäuser, Strassen, Brücken, Wasserversorgungen, Kanalisation u. dgl.) Übrige Akten 3 Jahre nach Abmeldung je aktuelles Exemplar ständig 10-30 Jahre
Seite 10 - BSIG Nr.1/170.111/3.1 Zonenpläne, Überbauungspläne, Gestaltungspläne, Sonderbauvorschriften, technischer Bericht zu den Ortsplanungen je 1 Ex. Grundeigentümerbeitragskontrollen und -pläne Vermessungswerke Kanalisationspläne und -kataster Kontrolle über Kanalisationsanschlussgebühren generelle Kanalisationsprojekte Baubewilligungsakten inklusiv Plangenehmigungsverfahren (Einsprachen) und weitere Verwaltungsverfahren Baubewilligungskontrollen und zugehörige Akten Submissionsunterlagen 3 Jahre nach Abschluss des Verfahrens Art. 38 ÖBV 8. Bildungswesen Schülerdaten 15 Jahre Schulaustritt Dokumentenmappe: Beurteilungsberichte, Schulein- und -austritte Akten des Übertritts in die Sekundarstufe I Schulzahnpflegekarten und ärztliche Schülerkarten 15 Jahre Schulaustritt bis zum Schulaustritt 10 Jahre nach Schulaustritt 9. Polizeiwesen Berichte und Personendaten, soweit nicht nachfolgend separat geregelt 5 Jahre nach Eintrag Aufträge polizeiliche Vorführung 5 Jahre Disziplinarkontrollen 5 Jahre nach letztem Eintrag
Seite 11 - BSIG Nr.1/170.111/3.1 Busseneröffnungsprotokolle 5 Jahre nach Eintrag Gewerbekontrollen, Geschäfts-, und Markt- Kontrollen Kontrollen über Gastgewerbe und Handel mit alkoholischen Getränken: Unterlagen über die verantwortliche Person 5 Jahre nach letztem Eintrag solange sie Betriebsinhaber sind Unterlagen über den Betrieb 5 Jahre Schliessung des Betriebes Lebensmittel-, inkl. Trinkwasserkontrolle a) Bewilligungen b) Verzeichnisse und andere Akten 5 Jahre 5 Jahre ab Gültigkeitsende ab letztem Eintrag Bestattungskontrollen 50 Jahre nach letztem Eintrag Feuerschaukontrollen Gebäudeversicherung gültige Versicherungsbestätigungen nach Ersatz durch Neubewertung (Aufbewahrung durch GVB: 10 Jahre) aktuelle ständig ständig frei Ersatz durch Neubewertung Mietamt-Unterlagen 10 Jahre 10. Militär / Zivilschutz / Katastrophenhilfe / wirtschaftliche Landesversorgung Akten betreffend Truppenbelange in Friedenszeiten Akten betreffend Schiess- und Übungsplätze Schutzraumakten und -pläne (Zivilschutz) Vorsorgliche Massnahmen auf dem Gebiet des Arbeitseinsatzes in der Landwirtschaft 10 Jahre aktuelle ständig aktuelle ständig aktuelle ständig 11. Steuerwesen Register für Einkommens- und Vermögenssteuer 10 Jahre Verzeichnis der Steuerpflichtigen 10 Jahre
Seite 12 - BSIG Nr.1/170.111/3.1 Register der amtlichen Werte gültige Grundstückblätter und Eigentümerkarten nach Ersatz durch Neubewertung Protokoll der amtlichen Bewertung der Grundstücke und Wasserkräfte Bezugskontrollen für die Liegenschaftssteuer Bezugskontrollen für ausserordentliche Gemeindesteuern Handänderungen Gemeindesteuerteilungen Meldungen und andere Mitteilungen der Steuerverwaltung, die nicht Dauerweisungen darstellen ständig vernichten 10 Jahre 10 Jahre 10 Jahre 10 Jahre 10 Jahre Ersatz durch Neubewertung Siegelungskontrolle 10 Jahre ab letztem Eintrag 12. Finanzverwaltung Originale von eingebundenen Gemeinderechnungen mit Inhaltsverzeichnis Vorbericht Übersicht über die Jahresrechnung Abschreibungstabelle Verpflichtungskreditkontrolle Tabelle der Nachkredite und der Kreditüberschreitungen Laufende Rechnung Investitionsrechnung Bestandesrechnung Bestätigungsbericht der Rechnungsprüfungskommission Protokollauszug betreffend den Beschluss der Jahresrechnung durch das zuständige Organ Für Einwohner- und Gemischte Gemeinden zusätzlich: Zusammenzug der Bestandesrechnung Finanzierungsausweis Tabelle über Finanzkennziffern Zusammenzug der Laufenden Rechnung nach Funktionen Artengliederung der Laufenden Rechnung und Artengliederung der Investitionsrechnung Buchhaltsungsunterlagen Belege Kontenblätter Rubrikenblätter Journal Inventarverzeichnisse und Hilfsbücher Kassen-, Postcheck- und Bankbücher sowie andere Hilfsbücher 10 Jahre
Seite 13 - BSIG Nr.1/170.111/3.1 Rechnungsbelege Einnahmekontrollen Bezugslisten Kollektivanweisungen Zinsrödel Rechnungsbelege von unbeweglichen Gegenständen (Immobilien) allgemeine Rechnungsprüfungsunterlagen (Bestätigungsbericht der Rechnungsprüfungskommission siehe oben) Korrespondenzen betr. das Finanz- und Rechnungswesen Akten Budget Akten Finanzplanung Versicherungspolicen, Forderungs- und Schuldtitel 10 Jahre 20 Jahre gemäss Art. 58 Abs. 2 Mehrwertsteuergesetz (SR 641.20) 10 Jahre 10 Jahre 10 Jahre 10 Jahre frei, sobald die verbrieften Rechte untergegangen sind 13. Gemeindebetriebe soweit nicht durch die übrigen Ziffern geregelt Forstwesen Wasserversorgung Energieversorgung Abwasseranlagen Kehrichtverwertung Schlachthäuser Verkehrsbetriebe Schwimmbäder Kabelfernsehen etc. Sachdaten frei. Personendaten dürfen ohne Rechtsgrundlage nicht aufbewahrt werden 14. Personalakten 5 Jahre Ende des Dienstverhältnisses (vgl. Ziff. III/4 und Art. 6 Abs. 3 Personalverordnung BSG 153.011.1) 15. AHV-Zweigstelle AHV/IV/EO/ALV-Akten nach Weisungen der Ausgleichskasse des Kantons Bern, Kreisschreiben Nr. 74/98 vom 10.07.1998 mit Anhang
Seite 14 - BSIG Nr.1/170.111/3.1 16. Gemeindeverbandsakten Für die Archivierung ist einzig der Gemeindeverband verpflichtet. Er hat ein zentrales Archiv zu führen. Amt für Gemeinden und Raumordnung C. Miesch, Amtsvorsteher
Seite 15 - BSIG Nr.1/170.111/3.1 Anhang Ausgewählte Vorschriften des Bundes und des Kantons Bern zum Archivwesen Die nachstehende Liste soll dokumentieren, dass nebst den eigentlichen Archiv-Erlassen noch zahlreiche weitere gesetzliche Bestimmungen über die Archivierung bestimmter Akten bestehen. a) Bund (Auswahl) - Bundesgesetz über die Archivierung (BGA) vom 26. Juni 1998 SR 152.1 - Datenschutzgesetz vom 19. Juni 1992 SR 235.1 - Datenschutzverordnung vom 14. Juni 1993 SR 235.11 - ZGB Art. 600 (Verjährung der Erbschaftsklage) SR 210 - Bundesgesetz über die Ergänzung des Schweizerischen Zivilgesetzbuches (Fünfter Teil: Obligationenrecht), Aenderung vom 19. Dezember 1975, Art. 962/963 SR 220 - Verordnung vom 24. April 2002 über die Führung der Geschäftsbücher (GeBüV) SR 221.431 - Verordnung des Bundesgerichtes über die Aufbewahrung der Betreibungs- und Konkursakten vom 5. Juni 1996 SR 281.33 - Zivilstandsverordnung vom 28. April 2004 (ZStV), Art. 32 SR 211.112.1 b) Kanton Bern (Auswahl) - Gemeindeverordnung vom 16. Dezember 1998 BSG 170.111 - Gemeindegesetz vom 16.3.1998, Art. 139 Abs. 2 Bst. h BSG 170.11 - Kantonsverfassung vom 6. Juni 1993 Art. 17 und 18 BSG 101.1 - Datenschutzgesetz vom 19.2.1986 BSG 152.04 - Gesetz über die Information der Bevölkerung vom 2. November 1993 BSG 107.1 - Verordnung über die Information der Bevölkerung vom 26. Oktober 1994 BSG 107.111 - Verordnung über das Staatsarchiv des Kantons Bern vom 24.6.1992 BSG 421.21 - Verordnung über die Bezirksarchive vom 6.8.1943 BSG 421.211 - Kulturförderungsgesetz vom 11.2.1975 BSG 423.11 - Verordnung über das Einbürgerungsverfahren vom 1.3.2006 BSG 121.111 - Verordnung über die politischen Rechte vom 10.12.1980, Art. 27 Abs. 4, Art. 40 Abs. 3, Art. 41 BSG 141.112 - Verbindliche Wegleitung über die Führung des Pfarrarchivs und der kirchlichen Rödel vom 16.2.1977 - Einführungsgesetz zum ZGB, Art. 52, Art. 62 BSG 211.1 - Verordnung über die Errichtung des Inventars vom 18.10.2000, Art. 15 BSG 214.431 - Gesetz über die amtliche Vermessung vom 15. Januar 1996 (AVG) BSG 215.341 - Gemeindereglemente und Pflichtenhefte Registratur Gemeinde
Seite 16 - BSIG Nr.1/170.111/3.1 Checkliste Akten in Bearbeitung (Dossier an bestimmtem Stichtag überprüfen (z. B. Jahresmitte, Jahresende) Aufbewahren? nein, wenn nie mehr benötigt anderswo aufbewahrt mit Zugriffsmöglichkeit durch die Gemeinde ja, wenn benötigt für - Beweis - künftige Verfahren in gleicher Sache - ähnliche Verfahren - Revisionsverfahren - Forschung - historisches Interesse generelle Aufbewahrungsfrist besteht (Gesetze, Dekrete, Verordnungen, Weisungen) abgeschlossen? ja aufbewahren? ja nein nein Es darf in der Gemeinde nur je 1 Dossier existieren, Orientierungskopien und Doppel sind zu vernichten. Können evtl. einzelne Aktenteile ausgeschieden werden? nein ja vernichten Falls keine gesetzliche Frist: Frist nach ausgezeigten Kriterien (vorab Beweis) für Dossier festlegen. aufbewahren gemäss Frist Dossiers an bestimmtem Stichtag überprüfen (z. B. Jahresmitte, Jahresende). Ist Frist abgelaufen? nein ja Vergleiche Ziffer III.4 Sind Akten von historischem Interesse? nein ja aufbewahren
Seite 17 - BSIG Nr.1/170.111/3.1 Alphabetisches Sachregister Seite Abschreibungstabelle 12 Abstimmungsprotokolle 7 Abwasseranlagen 13 Adoption 8 AHV/IV/EO/ALV-Akten 13 AHV-Zweigstelle 13 Akten betr. Vormund-, Beistand- und Beiratschaften 8 Amtliche Bewertung Grundstücke und Wasserkräfte, Protokolle 12 Amtliche Werte, Register 12 Amtsübergaben 7 Arbeitseinsatz, vorsorgliche Massnahmen in der Landwirtschaft 11 Arbeitslosenakten 9 Artengliederung 12 Ärztliche Schülerkarten 10 Ausscheidungsverträge 7 Bankbücher 12 Baubewilligungsakten 10 Baubewilligungskontrollen 10 Beamtenkontrollen 7 Behördenkontrollen 7 Beiratschaft andere Akten 8 Berichte 8 Korrespondenzen 8 Prozessakten 8 Rechnungen 8 Beistandschaft andere Akten 8 Berichte 8 Korrespondenzen 8 Prozessakten 8 Rechnungen 8 Belege 12 Bericht über den Revisionsbefund 12 Berichte (Gemeindeverwaltung) 7 Beschluss der Jahresrechnung, Protokollauszug 12 Beschwerdeakten 7 Bestandesrechnung 12 Bestandesrechnung, Zusammenzug 12 Bestattungskontrollen 11 Beurteilungsberichte, 10 Botschaften zu Gemeindeabstimmungen 7 Buchhaltsungsunterlagen 12 Budget 13 Bürgerregister 8 Burgerrodel 8 Busseneröffnungsprotokolle 11 Dienstbarkeitsverträge 7 Dienstvorschriften 7 Disziplinarkontrollen 10 Einbürgerungsakten 8 Einnahmekontrollen 13 Einwohnerregistereintrag (Karte) 8 elterliche Sorge 8 Energieversorgung 13 Erbenbescheinigung (Kopie) 9 Erbenfeststellung 8 Erblose Verlassenschaften 9 Erbschaftsakten 9 Erbschaftsinventare 8 Erbteilungsakten 8
Seite 18 - BSIG Nr.1/170.111/3.1 Erbverträge 9 Feuerschaukontrollen 11 Finanz- und Rechnungswesen, Korrespondenzen 13 Finanzierungsausweis 12 Finanzkennziffern 12 Finanzplanung 13 Forderungstitel 13 Forstwesen 13 Fremdenkontrolleintrag (Karte) 8 Gastgewerbe und Handel mit alkoholischen Getränken, Kontrolle 11 Gastgewerbe, Unterlagen über Betrieb 11 Gebäudeversicherung 11 Gemeindeabstimmungen (Botschaften) 7 Gemeinderat (Protokolle) 7 Gemeinderechnungen 12 Gemeindesteuern (ausserordentliche), Bezugskontrollen 12 Gemeindesteuerteilungen 12 Gemeindeverbandsakten 14 Gemeindeversammlung (Protokolle) 7 Gemeindeverwaltungsberichte 7 Geschäftskontrollen 11 Gestaltungspläne 10 Gewerbekontrollen 11 Grosser Gemeinderat (Protokolle) 7 Grundeigentümerbeitragskontrollen 10 Grundeigentümerbeitragspläne 10 Grundpfandverschreibung (Schriftstücke) 9 Handänderungen 12 Heimatscheinkontrollen 8 Hilfsbücher 12 Hochbauten, div. Akten 9 Hochbauten, Pläne 9 Informationsbulletins 7 Initiativen (Unterschriftenbogen) 7 Inventarverzeichnisse 12 Investitionsrechnung 12 Journal 12 Jubiläumsschriften 7 Kabelfernsehen 13 Kanalisationsanschlussgebühren, Kontrolle 10 Kanalisationskataster 10 Kanalisationspläne 10 Kanalisationsprojekte 10 Kassenbücher 12 Kaufverträge 7 Kehrichtverwertung 13 Kommissionen 7 Kontenblätter zu Unterstützungsfällen 9 Korrespondenzen, Finanz- und Rechnungswesen 13 Kreditüberschreitungen, Tabelle 12 Landwirtschaft, vorsorgliche Massnahmen betr. Arbeitseinsatz 11 Laufende Rechnung 12 Lebensmittelkontrolle 11 Liegenschaftssteuer, Bezugskontrollen 12 Mietamt 11 Nachkredite, Tabelle 12 Ortsplanungen 10 Ortspolizei Berichte und Personendaten 10 Personalakten 13 Personendaten (Ortspolizei) 10 Pflegekinderkontrollen 8 Pflichtenhefte 7 Pläne Hoch- und Tiefbauten 9 polizeiliche Vorführung 10 Polizeiwesen 10
Seite 19 - BSIG Nr.1/170.111/3.1 Postcheckbücher 12 Presseberichte 7 Protokoll der amtlichen Bewertung der Grundstücke und Wasserkräfte 12 Protokolle Abstimmungen Gemeinde 7 Amtsübergaben 7 Gemeinderat 7 Gemeindeversammlung 7 Gemeindewahlen 7 Grosser Gemeinderat 7 Prozessakten 7 Rechnungsbelege 13 Referenden (Unterschriftenbogen) 7 Register der amtlichen Werte 12 Register für Einkommens- und Vermögenssteuer 11 Reglemente 7 Stiftungen 9 Rödel 7 Schiessplätze 11 Schlachthäuser 13 Schriftstücke betr. Grundpfandverschreibung 9 Schriftstücke betr. Schuldbriefe 9 Schuldbriefe Schriftstücke 9 Schuldtitel 13 Schülerdaten 10 Schulzahnpflegekarten 10 Schutzraumakten und -pläne 11 Schwimmbäder 13 Sekundarstufe I, Übertrittsakten 10 Siegelungskontrolle 12 Sonderbauvorschriften 10 Sozialhilfeakten 9 Steuern, ausserordentliche Gemeindesteuern, Bezugskontrollen 12 Steuerpflichtige, Verzeichnis 11 Steuerregister für Einkommens- und Vermögenssteuer 11 Steuerteilungen 12 Steuerverwaltung, Meldungen und Mitteilungen 12 Stiftungsakten (übrige) 9 Stiftungsreglemente 9 Stiftungsurkunden 9 Stimmmaterial 7 Stimmregisterabschlüsse 7 Submissionsunterlagen 10 Testamente 9 Tiefbauten, andere Akten 9 Tiefbauten, Pläne 9 Trinkwasserkontrolle 11 Truppenbelange in Friedenszeiten 11 Überbauungspläne 10 Übertrittsakten Sekundarstufe I 10 Uebungsplätze 11 Unterhaltsverträge 8 Unterschriftenbogen (Initiativen und Referenden) 7 Vaterschaftsakten 8 Verkehrsbetriebe 13 Verlassenschaften (erblose) 9 Vermessungswerke 10 Verpflichtungskreditkontrolle 12 Verschollenerklärungen 9 Versicherungspolicen 13 Verträge 7 Verzeichnis der Steuerpflichtigen 11 Vorbericht Gemeinderechnung 12 Vormundschaft andere Akten 8
Seite 20 - BSIG Nr.1/170.111/3.1 Berichte 8 Kontrollen 8 Korrespondenzen 8 Prozessakten 8 Rechnungen 8 Wertschriftenkontrolle 8 Wahlprotokolle 7 Wasserversorgung 13 Zettel zu den Nationalratswahlen 7 Zonenpläne 10