Verhandlungspraxis kompakt Vietnam
Vietnam (August 2012) Ausländer schätzen traditionelle Freundlichkeit / Höflichkeit und Geduld ebnen Weg zum Geschäftserfolg Hanoi (gtai) - Vietnam strebt nach Fortschritt und wirtschaftlichem Wohlstand. Ausländische Geschäftsleute sind willkommen und finden ein freundliches Umfeld. Einige Kenntnisse über die wichtigsten Verhaltensregeln erleichtern die Anbahnung von Geschäften sehr. Die Gesellschaft ist konservativ, durch den Konfuzianismus geformt und hierarchisch strukturiert. Das Zusammenleben wird von verschiedenen Sitten und Gebräuchen stark geprägt. Den Geschäftserfolg verlieren die Vietnamesen abei nicht aus dem Auge. Kultureller Hintergrund Westliche Geschäftsleute treffen in Vietnam auf eine ungewohnte Kultur. Diese hat der Konfuzianismus am stärksten beeinflusst. Die Morallehre und der Verhaltenskodex des Konfuzius führen im Geschäftsleben dazu, dass Loyalität, hierarchische Strukturen und strikte Entscheidungsketten gelten. Wobei alte Menschen mehr an Traditionen haften als junge und Großstädter weniger konservativ sind als die Landbevölkerung. Auch Nord- und Südvietnam unterscheiden sich tief. Der Süden gilt als aufgeschlossener und ist privatwirtschaftlicher orientiert, Nordvietnamesen erscheinen konservativer und sparsamer. Die meisten Unternehmen betreiben daher Niederlassungen in beiden Landesteilen, die oft auch nur mit Personal aus dem Norden oder dem Süden besetzt werden. Gegenüber Ausländern treten Vietnamesen freundlich und verbindlich auf. Einem ausländischen Gast verzeihen sie eher einen Fauxpas, den ein Landsmann nicht begehen dürfte. Dahinter steht das Bedürfnis nach Harmonie und Konsens. Unmut wird ganz selten und nicht offen geäußert. Wenn Grenzen überschritten wurden, brechen sie den Kontakt und die geschäftliche Beziehung ab. Staat und Gesellschaft begrüßen grundsätzlich die Engagements ausländischer Unternehmer und Händler. Die angestrebte Transformation der Volkswirtschaft vom Schwellen- zum Industrieland erfordert internationale Direktinvestitionen und bedarf der fortlaufenden Integration in den Welthandel. Die Bevölkerung ist auch gegenüber ehemaligen Kriegsgegnern wie der Kolonialmacht Frankreich, der Besatzungsmacht Japan und den USA wohlgesonnen. Die Siege über diese Großmächte haben das Selbstvertrauen gestärkt. Ambivalent ist das Verhältnis zum großen nördlichen Nachbarn. China beherrschte lange Vietnam und hinterließ sein kulturelles Erbe. Anhaltende Grenzstreitigkeiten führen heute zu öffentlich vorgetragenen Ressentiments. Diese schaden dem bilateralen Handel aber nicht. China ist mit Abstand der wichtigste Handelspartner. Deutschland genießt ein hohes Ansehen. Deutsche Produkte, Marken und Unternehmen stehen für Qualität. Einkäufer wissen um deren Preis und entscheiden sich meist noch für billigere Waren aus anderen Ländern. Die Vorteile höherwertiger, langlebiger deutscher Waren und Dienstleistungen gilt es deshalb hervorzuheben, ohne herablassend zu wirken. Dabei gilt es, sensibel vorzugehen. Der Kunde ist ein Partner, nicht nur ein Abnehmer von Waren. Seine Vorteile und sein Mehrwert sollten anerkannt werden. Germany Trade & Invest www.gtai.de 1
Vietnam (August 2012) Beim Ausbau der Wirtschaftsbeziehungen helfen zwei deutschsprachige Brückenköpfe. Zum einen leben in Deutschland ungefähr 130.000 Vietnamesen, die vorbildlich in die deutsche Gesellschaft und Wirtschaft integriert sind. Sie sind eine Stütze der bilateralen Beziehungen. Zum anderen sprechen ungefähr 120.000 Menschen in Vietnam Deutsch. Es handelt sich einerseits um zurückgekehrte Arbeiter und Fachkräfte aus der ehemaligen DDR. Andererseits sind das Erlernen der deutschen Sprache und das Studieren in Deutschland weiterhin beliebt. Im Alltag trifft ein Besucher in allen Gesellschaftsbereichen ab und an auf fließend Deutsch sprechende Vietnamesen. Dies reicht auf keinen Fall, um geschäftliche Kontakte in deutscher Sprache aufrechterhalten zu können. Englisch ist die bekanntere Geschäftssprache. Die meisten Vietnamesen sprechen aber keine Fremdsprache. Ein Dolmetscher und ein Übersetzungsbüro müssen je nach Branche und Region die Verhandlungen begleiten. Regeln für den Geschäftskontakt Grundsätzliche Verhaltensweisen Mit Höflichkeit, gebührender Rücksicht und Geduld kommen Ausländer in Vietnam weit. Als respektlos gelten schrilles Auftreten, legere Kleidung und Unpünktlichkeit. Egoistisches Verhalten innerhalb der Gemeinschaft verwundert ebenfalls und wird auf Dauer nicht toleriert. Das Streben nach Harmonie und Konsens dominiert innerhalb von Unternehmen, Institutionen und Arbeitsgruppen. Entscheidungen bereitet die Gruppe vor, am Ende bestimmen aber immer die Chefs. Das Fassen eines Entschlusses dauert lang. Auch das Ändern einer Abmachung oder eines Vertrages ist oft komplizierter, als erwartet. Wegen der hierarchischen Gesellschafts- und Firmenstrukturen ist es daher wichtig, ein Anliegen immer der richtigen Ebene vorzutragen. Sagt der Gesprächspartner Ja, hat er die Frage oder Bemerkung verstanden. Nur ein explizites Ich bin einverstanden, Stimme zu oder Gebe die Genehmigung zeigt auch das Einverständnis an. Die Aussagen Das ist kompliziert oder Hier sehen wir Probleme bedeuten eher ein Nein. Mimik und Zwischentöne geben Auskunft über die Ernsthaftigkeit des Gesagten. Stellt das Gegenüber viele Fragen und diskutiert lebhaft, dann besteht ein echtes Interesse an einer Geschäftsbeziehung. Vietnamesen haben Sinn für Humor. Ausländer verstehen ein Lächeln aber manchmal falsch. Ein Schmunzeln kann Nervosität, Unverständnis oder Ablehnung signalisieren! Verhandlungen dürfen in der Sache hart, sollten im Stil aber zurückhaltendend und leise geführt werden. Stures Vorgehen und Hast führen zum Misserfolg. Wichtig ist, die richtigen Fragen zu stellen und auf Zwischentöne zu achten. Drängen Sie ihr Gegenüber nicht zu Entscheidungen, er darf sie gegebenenfalls gar nicht treffen. Bei der Terminplanung sind folgende Feiertage zu beachten: Zum 1.1., 30.4., 1.5., 2.9. und am 25.12. geben viele Unternehmen frei. Dazu kommen die drei freien Tage zum Tet-Fest (Fest des Neuen Jahres nach dem Mondkalender). Diese Feier ist die absolut wichtigste. Geschäftstermine können während des zweiwöchigen Tet-Festes nicht anberaumt werden. Die Festvorbereitungen beginnen eine Woche vorher und Urlaube werden eine Woche danach genommen. Die genauen Festtage werden jedes Jahr nach dem Mondkalender berechnet und liegen zwischen dem 21. Januar und dem 21. Februar. 2 Verhandlungspraxis kompakt
Die erste Begegnung mit dem Geschäftspartner Eine Geschäftsanbahnung bedarf guter Vorbereitung. In den Reisekoffer gehören: - Ausreichende Zahl an Visitenkarten mit englischer Funktionsbezeichnung. - Firmenunterlagen und Informationsmaterial in englischer Sprache, besser noch von einem Büro ins Vietnamesische übersetzt. - Mitbringsel, zum Beispiel Spezialitäten aus der Heimat des Unternehmens. - Ausreichend formelle Kleidung, die zu dem tropischen bis subtropischen Klima passt. Vietnamesen achten sehr auf das äußere Erscheinungsbild. Auf jeden Fall ist nur gepflegte Kleidung mitnehmen. Schmutzige, schäbige Kleidung trägt niemand, auch nicht Menschen, die körperlich hart arbeiten. Auch in der Freizeit wird kein Schlabberlook getragen. Bringen Sie außerdem Zeit mit. Wer Zeitdruck ausübt und Hektik verbreitet, gilt als ruppig. Ausländer sollten pünktlich sein, Vietnamesen sind es auch. Außerdem stehen sie früh auf. Ein Termin kann schon früh morgens anberaumt werden. Seien Sie jedoch variabel, denn der Gesprächspartner wird einen Termin verlegen müssen, wenn ein Vorgesetzter ihn zu einem noch wichtigeren Meeting einbestellt. Vietnamesen schätzen es, wenn Ausländer die komplizierte Sprache lernen. Achtung: Vietnamesisch ist eine tonale Sprache. Dasselbe geschriebene Wort bedeutet je nach Aussprache mehrere, völlig andere Dinge. Die Buchstaben werden obendrein ganz anders ausgesprochen, als Europäer meinen. Üben Sie zumindest einfache Worte wie Guten Tag und Danke. Beim Small Talk gilt: Nur positive Dinge ansprechen. Gute Themen sind Lobesbezeigungen über das Land, die Kultur, die Küche oder Berichte über angenehme Erlebnisse. Fettnäpfchen lauern bei kritischen Äußerungen und politischen Themen. Unverständnis erregen ebenso negative Aussagen über die eigene Heimat oder das Unternehmen. Die Menschen haben manchmal ein unrealistisches Bild von Deutschland, das sich bei einem Small Talk aber nicht korrigieren lässt. Eine Einladung nach Deutschland wird der Partner dagegen gerne annehmen. Vietnamesen schenken gerne und werden gerne beschenkt. Geschäftliche Anlässe sind Betriebseröffnungen, Jubiläen, Vorträge, Vertragsunterzeichnungen oder ein erfolgreicher Besuch. Ranghöhere erhalten zuerst die Geschenke und größer verpackte Exemplare. Die Präsente werden öffentlich und würdevoll übergeben. Die Beschenkten bedanken sich herzlich, öffnen das Geschenk aber erst später. Für die Verpackung, den Inhalt, den Personenkreis gibt es je nach Anlass Standards, die bei Landeskundigen zu erfragen sind. Der Markteinstieg gelingt in der Regel nicht über das Abarbeiten von Adresslisten. Eine E-Mail an die allgemeine Anschrift einer Firma wird keine Reaktionen hervorrufen. Ein persönlicher Ansprechpartner muss zunächst identifiziert werden. Erste Kontakte können auf Messen und bei Delegationsreisen hergestellt werden. Die Leistungsfähigkeit des potenziellen Partners und Interessenten sollte dann geprüft werden. Germany Trade & Invest www.gtai.de 3
Vietnam (August 2012) Eine Einstiegsberatung lohnt sich schon wegen sprachlicher Schwierigkeiten bei der Kontaktaufnahme und wegen der unübersichtlichen Firmenlandschaft. Bei der Identifikation von lokalen Firmen und bei Verhandlungen mit deren Geschäftsführung hilft die Delegation der Deutschen Wirtschaft mit ihren Büros in Ho-Chi-Minh-City und Hanoi (www.vietnam.ahk.de). Sie unterstützt die Reisevorbereitungen, identifiziert Partner, vereinbart Termine, gibt Hinweise zur Gesprächsvorbereitung, begleitet die Verhandlungen und bereitet die Ergebnisse auf. Die engagierte deutsche Kaufmannschaft hat sich in der German Business Association organisiert (www.gba-vietnam.org). Ein weiterer Beleg für die guten Wirtschaftsbeziehungen ist der Vietnamesisch-Deutsche Freundschaftsverband, der über 20 regionale Niederlassungen in Vietnam verfügt. Der Vorsitzende ist der Minister für Industrie und Handel, der in Deutschland studiert hat. Und im Verband der kleinen und mittleren Unternehmen Vietnam-Deutschland haben sich Firmen organisiert, die wirtschaftliche Aktivitäten zwischen beiden Ländern fördern. Ablauf von Besprechungen Vor dem ersten Treffen sollten ein Unternehmensprofil, Produktinformationen, der Grund für den Besuch und die zu erörternden Fragen übermittelt werden. So bereiten sich beide Seiten gut vor, beziehen die richtigen Leute ein und legen vorab eine Agenda fest. Bei Behörden und Verbänden erfolgt der Kontakt schriftlich in Briefform und fernmündlich. Die Anschreiben enthalten möglichst viele freundliche und höfliche Formulierungen. Vor dem Termin wird auch die Verhandlungssprache eruiert. Wenn nicht alle Teilnehmer Englisch sprechen, begleitet ein Dolmetscher, der auch die Fachbegriffe der Branche kennen sollte, die Verhandlungen. Die ranghöchsten Anwesenden beider Seiten begrüßen sich zuerst. Sie sind auch die Verhandlungsführer und leiten das Gespräch. Grundsätzlich sollten hochrangige und ältere Personen zuerst und sehr höflich begrüßt werden. Männer und Frauen berühren sich in der Öffentlichkeit nicht. Geben Sie einer Frau nur die Hand, wenn sie die Hand zuerst reicht. Danach werden die Visitenkarten respektvoll überreicht. Der dreiteilige Name besteht aus dem Familiennamen, dem zweiten Vornamen gefolgt vom ersten Vornamen. Diese können für Männer und Frauen stehen. Der Vorname, der an letzter Stelle auf der Karte steht, ist der Rufname und der anzusprechende Name. Titel sind ebenso zu beachten. Also heißt es zum Beispiel Frau Doktor Van. Legen Sie die Visitenkarten neben sich auf den Tisch, so sind Namen und Funktionsbezeichnungen immer im Blick. Die wichtigsten Personen nehmen in der Mitte direkt gegenüber Platz. Der Gastgeber übernimmt die Begrüßung. Vietnamesen stellen anfangs durchaus direkte persönliche Fragen nach dem Alter, Kindern und der Familie. Sie bedürfen einer Antwort, aber keiner ausgiebigen. Die Fragen signalisieren das Interesse an der Person und dienen dazu, den Status festzustellen. Während Kulturratgeber noch meinen, es sei dringlich, eine gemeinsame Beziehungsebene vor dem eigentlichen Verhandlungsbeginn aufzubauen, berichten Geschäftsleute inzwischen von forschen Gesprächsabläufen. Einige Gegenüber kommen durchaus schnell zur Sache. Vorstellungen über Preise und Kalkulationsgrundlagen sollten deshalb auch beim ersten Treffen schon mitgebracht werden. 4 Verhandlungspraxis kompakt
Andere Kunden und Partner vertagen lieber strittige Inhalte und Details. Es geht beim ersten Treffen dann um Sympathie und Vertrauen. Daher ist es ratsam, den Unterhaltungsbeginn dem Gesprächspartner zu überlassen und immer auf die Zwischentöne zu achten. Nach den Verhandlungen sollte eine E-Mail verfasst werden, die einen ausdrücklichen Dank für das Gespräch enthält, die wichtigsten Ergebnisse zusammenfasst sowie nächste Schritte und Treffen festlegt. Geschäftsessen In Restaurants lauern in der Regel keine unangenehmen Überraschungen, die vietnamesische Küche ist sehr schmackhaft. Die erste Einladung wird zu einem guten lokalen oder westlichen Restaurant erfolgen. In Ho-Chi-Minh-City und Hanoi gibt es diese in sehr breiter Auswahl. Bei einer längeren vertrauensvollen Geschäftsbeziehung kann eine Einladung zu speziellen Restaurants erfolgen, die Hunde, Schlangen oder seltene Tiere auf der Speisekarte anbieten. Schlagen Sie je nach Abenteuerlust derartige Einladungen freundlich aus. Ein Durcharbeiten ohne Mittagspause gibt es nicht. Ab zwölf Uhr streben Angestellte und Beamte in Restaurants und Imbisse. Bei Geschäftsessen bestellt der Gastgeber in Absprache mit den Gästen für alle mit. Die Speisen werden rumgereicht und die Anwesenden erklären dem Ausländer gerne die richtige Verwendung von Saucen, Kräutern und Beilagen. Der Gastgeber beendet das Essen und bezahlt die Rechnung. Hotels und einige Restaurants erheben automatisch ein Trinkgeld (Service Charge) von 5 bis 10%. Ein separates Trinkgeld wird nur in gehobenen Restaurants erwartet. Kleine Gaststätten und Taxifahrer sind notorisch knapp an Wechselgeld, das deshalb in ausreichender Menge mitzuführen ist. Gute Geschäfte werden ausgiebig gefeiert. Bei einem Toast erheben alle ihr Glas und stoßen an. Einige Trinksprüche fordern zum vollständigen Leeren des Glases auf. Manch fröhlicher Abend schließt mit dem Besuch eines Karaoke-Hauses ab. Singen ist in dem südostasiatischen Land Volkssport. Auch der ausländische Gast wird mindestens ein Lied vortragen dürfen. Der private Umgang Die Familie steht bei Vietnamesen im Mittelpunkt, wobei sich in den Großstädten die Familienbande etwas lockern. Dennoch wohnen auch hier häufig drei Generationen zusammen. Das familiäre Netzwerk muss auch im Beruf und am Arbeitsplatz gepflegt und versorgt werden. Religionen spielen eine untergeordnete Rolle. Die Familien pflegen aber einen Ahnenkult. Jedes Haus verfügt über einen Altar, an dem die Vorfahren geehrt werden. Auch die Numerologie und die Astrologie sind verbreitet. Wahrsager errechnen gute Zeitpunkte für Hochzeiten, Grundsteinlegungen, gute oder schlechte Termine. Wenn ein Unternehmer an diese Praktiken glaubt, bestimmt sein Wahrsager auch das Datum für eine Vertragsunterzeichnung. So sollen an den 5., 14. und 23. Monatstagen des Mondkalenders keine Verträge unterschrieben werden. Germany Trade & Invest www.gtai.de 5
Vietnam (August 2012) Einladungen nach Hause oder zu privaten Feiern erfolgen bei einer guten freundschaftlichen Geschäftsbeziehung. Falls Sie zu einem Familienfest eingeladen werden, informieren Sie sich vorab über mögliche Geschenke und die Kleiderordnung. Bei privaten Einladungen erscheinen die Gäste tendenziell etwas zu spät. Bei Geburtstagen oder Hochzeiten eine Stunde später als angegeben. Hochzeiten mit hundert bis eintausend Gästen und andere Familienfeiern sind auf jeden Fall ein kurzweiliges, großartiges Erlebnis. Dos and Don ts Mit Höflichkeit, Rücksicht und Geduld kommen Ausländer in Vietnam bereits weit. Unangebrachtes Benehmen und besserwisserische Ratschläge ernten ein Lächeln und werden danach ignoriert. Zeigen Sie keinen Ärger und greifen Sie niemanden persönlich an. Die Gemeinschaft ist stets wichtiger als das Individuum. Beachten Sie die Hierarchien. Entscheidungen kann nur die befugte Ebene treffen. Bei allen Sitten und Gebräuchen verlieren beide Seiten das Geschäft nicht aus dem Auge. 6 Verhandlungspraxis kompakt
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