BENUTZERHANDBUCH RÜCKSCHEINBRIEF-KLÄRUNG 01. JÄNNER 2015 INHALTSVERZEICHNIS 1 STARTSEITE WWW.POST.AT... 2 1.1 LOGIN MEINE POST... 2 1.2 REGISTRIERUNG... 3 2 FREISCHALTUNG FÜR RÜCKSCHEINBRIEF KLÄRUNGSFALL APPLIKATION... 5 2.1 BERECHTIGUNGSVERWALTUNG... 5 2.2 ANMELDUNG ZUR RÜCKSCHEINBRIEF KLÄRUNG... 6 2.3 AKTIVIERUNG DER RÜCKSCHEINBRIEF KLÄRUNG... 6 3 KLÄRUNGSFALL EINLEITEN... 7 3.1 SENDUNGSART... 7 3.1.1 HYBRID-RÜCKSCHEINBRIEF... 7 3.1.2 SENDUNGSDETAILS... 8 3.1.3 DATEI-UPLOAD... 8 3.1.4 ANSPRECHPARTNER... 9 3.1.5 KONTROLLE... 9 3.1.6 WARENKORB... 10 3.1.7 AUFTRAGSBESTÄTIGUNG... 11 3.1.8 MEINE AUFTRÄGE... 11 3.2 NICHT-MASCHINENFÄHIGER BZW. MASCHINENFÄHIGER RÜCKSCHEINBRIEF.. 11 3.2.1 SENDUNGSDETAILS... 12 3.2.2 EMPFÄNGERINFORMATIONEN... 13 3.2.3 ANSPRECHPARTNER... 14 3.2.4 KONTROLLE... 14 3.2.5 WARENKORB... 15 4 AUFTRAGSBESTÄTIGUNG... 16
1 STARTSEITE WWW.POST.AT Durch Anklicken des Buttons MEINE POST - LOGIN wird das Anmeldefenster geöffnet. 1.1 LOGIN MEINE POST 1. Eingabe des Benutzernamens (E-Mail-Adresse) 2. Passwort 3. Danach den Button LOGIN klicken 2
1.2 REGISTRIERUNG Wenn Sie noch nicht angemeldet sind, können Sie sich ebenfalls unter Meine Post registrieren. Klicken Sie auf JETZT REGISTRIEREN und folgen Sie den Anweisungen des Assistenten. Um die Klärungsfallapplikation nutzen zu können, ist eine Registrierung als Geschäftskunde (Geschäftlich) erforderlich. Im nächsten Schritt geben Sie bitte Ihre persönlichen Daten ein. Bei den Feldern die mit * gekennzeichneten sind handelt es sich um Pflichtfelder. 3
Sofern die Registrierung erfolgreich abgeschlossen wurde, muss der Button Meine Post angeklickt werden um die neue Berechtigung für die Klärung Behördenrückscheine zu erteilen. Eine Identifizierung für die Nutzung der Rückscheinbrief Klärung ist nicht notwendig. 4
2 FREISCHALTUNG FÜR RÜCKSCHEINBRIEF KLÄRUNGSFALL APPLIKATION Sie befinden sich jetzt direkt im Menüpunkt Meine Post in dem Sie Ihre Berechtigungen verwalten können. Klicken Sie einfach auf das Schlüsselsymbol oder in der rechten Navigationsleiste unter Meine Einstellungen auf den Unterpunkt Meine Berechtigungen. 2.1 BERECHTIGUNGSVERWALTUNG Um die Freischaltung für die Rückscheinbrief Klärung zu erteilen klicken Sie in der Berechtigungsübersicht auf den Freischalten Button. 5
2.2 ANMELDUNG ZUR RÜCKSCHEINBRIEF KLÄRUNG Danach gelangen Sie direkt auf die Anmeldeseite. Hier muss die Debitorennummer (SAP Kundennummer - 10 stellig) im Pflichtfeld eingetragen und das Produkt-und Preisverzeichnis für Rückscheinbriefe der Ämter und Behörden durch Anklicken des Kontrollkästchen akzeptiert werden, um die Freischaltung der Rückscheinbrief Klärung einzuleiten. Durch das Klicken der Schaltfläche Anmelden wird die Freischaltung zur Nutzung der Rückscheinbrief - Klärung eingeleitet und unser Backoffice -Team über Ihren Freischaltungsantrag informiert. 2.3 AKTIVIERUNG DER RÜCKSCHEINBRIEF KLÄRUNG Nach erfolgreicher Freischaltung werden Sie per E-Mail von unserem Backoffice-Team informiert. Ab diesen Zeitpunkt ist es Ihnen möglich eine Rückschein-Klärung einzumelden. 6
3 KLÄRUNGSFALL EINLEITEN In der linken Navigationsleiste finden Sie den Menüpunkt MEINE SENDUNG REKLAMIEREN und den Unterpunkt RS-KLÄRUNG MELDEN. Nach dem Klick auf den Button ZUR RÜCKSCHEINBRIEF KLÄRUNG wird die Seite SENDUNGSART geöffnet. 3.1 SENDUNGSART 3.1.1 HYBRID-RÜCKSCHEINBRIEF Abhängig vom Klärungsfall ist entweder HYBRID RÜCKSCHEINBRIEF oder NICHT- MASCHINENFÄHIGER bzw. MASCHINENFÄHIGER RÜCKSCHEINBRIEF auszuwählen. In diesem Fall wählen Sie HYBRID RÜCKSCHEINBRIEF aus. 7
Nach dem Klick auf den Button WEITER wird die Seite Sendungsdetails geöffnet. 3.1.2 SENDUNGSDETAILS Hybrid-Rückscheinbrief Bei den mit * gekennzeichneten Feldern handelt es sich um Pflichtfelder. Das sind die Felder Sendungs-ID und zumindest eine Art des Klärungsfalles. Nur in Verbindung mit der vollständigen Sendungs-ID (Hybrid RS) können die Informationen zu Ihrer Sendung ermittelt werden. Anmerkung eine Mehrfach-Auswahl bei Art des Klärungsfalles ist nicht möglich! Der Benutzer hat die Möglichkeit, zusätzliche Anforderungen im Textfeld Zusätzliche Bemerkung einzufügen. 3.1.3 DATEI-UPLOAD Wird als Art des Klärungsfalls die Variante Fehlerhafter Zustellnachweis ausgewählt, so öffnen sich automatisch die Felder zu den fehlenden Angaben am Zustellnachweis/Rückschein und das Feld Datei-Upload, wo der Anwender die Möglichkeit hat, Dokumente als Beilagen zum Geschäftsfall hochzuladen. Folgende Punkte sind dabei zu beachten: Dateiformate: ausschließlich PDF, JPG, GIF, PNG Maximale Filegröße: 1 MB Maximal bis zu 5 Dateien uploadbar Diese Möglichkeit ist sowohl für den Hybrid-Rückscheinbrief als auch für maschinenfähige bzw. nicht-maschinenfähige Rückscheinbriefe der Ämter und Behörden möglich. 8
3.1.4 ANSPRECHPARTNER Hier werden die Kontaktdaten noch einmal für den Benutzer angezeigt. Diese werden aus den Single-Sign-On-Stammdaten übernommen und können bei der Rückscheinbrief-Klärung nicht geändert werden. Die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer des Benutzers können hier in der Folge editiert (=geändert) werden. Die Änderung gilt nur für diesen Geschäftsfall. Eine generelle Änderung kann ausschließlich über SSO erfolgen. Im unteren Teil werden bereits hochgeladene Dateien angezeigt bzw. können wieder gelöscht werden. Nach einem Klick auf die Schaltfläche WEITER gelangt man zur nächsten Seite: Kontrolle. 3.1.5 KONTROLLE Auf dieser Seite werden dem Bearbeiter die eingegebenen Daten nochmals zur Durchsicht und Überprüfung angezeigt. Durch Klick auf das Feld WEITER wird die Seite WARENKORB geöffnet. 9
3.1.6 WARENKORB Auf dieser Seite wird der erstellte Auftrag angezeigt. Nachdem die AGB und Bestellhinweise akzeptiert wurden, kann der Auftrag bestellt werden. Durch Klick auf das Feld JETZT BESTELLEN wird der Reklamationsauftrag zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet und durch das Kundenservice der Post bearbeitet. 10
3.1.7 AUFTRAGSBESTÄTIGUNG Die Eingabe durch den Benutzer ist abgeschlossen. Als Bestätigung erhalten Sie eine E-Mail an die angegebene Adresse. 3.1.8 MEINE AUFTRÄGE Durch den Klick auf den Button MEINE AUFTRÄGE gelangt man zur Übersicht der bereits erstellten Aufträge und Reklamationen 3.2 NICHT-MASCHINENFÄHIGER BZW. MASCHINENFÄHIGER RÜCKSCHEINBRIEF Wie bei einer Klärungsanfrage zum Hybrid-Rückscheinbrief wird auch hier unter dem Menüpunkt MEINE SENDUNG REKLAMIEREN in der linken Navigationsleiste und dem Unterpunkt RS- Klärung melden eine Rückscheinbrief Klärung angelegt. 11
Nach Auswahl der Sendungsart NICHT-MASCHINENFÄHIGER bzw. MASCHINENFÄHIGER RÜCKSCHEINBRIEF klicken Sie auf WEITER, um zu den Sendungsdetails zu gelangen. 3.2.1 SENDUNGSDETAILS Im oberen Teil dieser Seite sind die Pflichtfelder für die Empfängerinformationen mit (*) gekennzeichnet. Um eine rasche Bearbeitung der Klärungsanfrage zu Ihrer Sendung garantieren zu können, erfordert es besondere Sorgfalt bei der Eingabe der Daten. Im unteren Teil des Formulars werden Sie analog zur Erfassung eines Klärungsfalls für Hybrid- Rückscheinbriefe nach der Art des Klärungsfalles gefragt. Auch hier können Sie nach der 12
Auswahl Fehlerhafter Zustellnachweis/Rückschein Dateien in den angegebenen Formaten und Größen Ihrer Reklamation hinzufügen. Anmerkung: Eine Mehrfach-Auswahl bei Art des Klärungsfalles ist nicht möglich! Sollten mehrere Klärungsfragen zu einer Sendung auftreten, so sind diese im Feld Zusätzliche Bemerkung anzuführen. 3.2.2 EMPFÄNGERINFORMATIONEN Nach Klick auf WEITER wird die eingegebene Adresse mit den Post-Adress-Daten verglichen. Wird die Adresse nicht gefunden, so werden durch Bestätigen der Adresse die Angaben übernommen. 13
3.2.3 ANSPRECHPARTNER Analog zu Hybrid-Rückscheinbriefen werden die Kontaktdaten zur Kontrolle durch den Benutzer angezeigt. Diese werden aus den Single-Sign-On-Stammdaten übernommen und können bei der Rückschein-Klärung nicht geändert werden. Will ein Benutzer beispielsweise die E-Mail-Adresse ändern, so kann dies ausschließlich über SSO erfolgen. Eine irrtümlich hochgeladene Datei kann hier noch gelöscht werden. Durch Anklicken des Feldes WEITER gelangt der Benutzer zur Seite Kontrolle. 3.2.4 KONTROLLE Auf dieser Seite werden dem Benutzer die eingegebenen Daten nochmals zur Durchsicht und Überprüfung angezeigt. Durch Klick auf das Feld WEITER wird der Reklamationsauftrag zur weiteren Bearbeitung freigegeben. Durch Klick auf das Feld WEITER wird die Seite WARENKORB geöffnet. 14
3.2.5 WARENKORB Auf dieser Seite wird der erstellte Auftrag angezeigt. Nachdem die AGB und Bestellhinweise akzeptiert wurden, kann der Auftrag bestellt werden Durch Klick auf das Feld JETZT BESTELLEN wird der Reklamationsauftrag zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet und durch das Kundenservice der Post bearbeitet. 15
4 AUFTRAGSBESTÄTIGUNG Die Eingabe durch den Benutzer ist abgeschlossen. Als Bestätigung erhalten Sie eine E-Mail an die angegebene Adresse. Durch Auswahl der Schaltfläche MEINE AUFTRÄGE im linken Navigationsbereich gelangt man zur Übersicht der bereits erstellten Aufträge und Reklamationen. 16
Österreichische Post AG Postkundenservice Business-Hotline: 0800 212 212 Privatkunden: 0810 010 100 (max. 10 ct/minute aus ganz Österreich) Unternehmenszentrale Division Brief, Werbepost & Filialen Haidingergasse 1, 1030 Wien www.post.at Rechtsform: Aktiengesellschaft Sitz in politischer Gemeinde Wien FN 180219d des Handelsgerichts Wien Druck- und Satzfehler vorbehalten. Stand Jänner 2015