Handbuch für Gruppen mit CBox (Carsharing-Computer)

Handbuch für Gruppen mit CBox (Carsharing-Computer) Stand: 11.06.2015 1

Inhalt: 1. Übersicht 4 2. Vorbereitung 5 2.1 Carsharing-Gruppe und Fahrzeuge verwalten 6 2.2 Kunden registrieren 7 2.3 Nutzer der Gruppe zuordnen und in die Gruppe aufnehmen 7 2.4 Chipkarten zuordnen 7 2.5 Chip-ID auslesen 9 3. Reservieren 10 3.1 Reservieren am PC 10 3.1.1 Mitfahrgelegenheit anbieten 11 3.1.2 Reservieren für andere 11 3.2 Reservieren am Smartphone 13 3.3 Fragen zur Reservierung 14 3.3.1 Reservierung ändern 14 3.3.2 Anzeige Batterieladestand 15 4. Beginn der Nutzung 16 4.1 Anmelden mit Chipkarte 16 4.1.1 Reservierung vorziehen 16 4.2 Reservierung verkürzen 17 5. Während der Fahrt 18 5.1 Auf- und Zusperren 18 5.1.1 Mit Schlüssel 18 5.1.2 Key-Less Fahrzeuge 18 5.2 Wegfahrsperre 18 5.3 Reservierung abgelaufen 18 5.4 Tankkarte 19 6. Ende der Nutzung 20 7. Fahrtenbuch 20 2

8. Abrechnung 21 8.1 Excel-Export 21 8.2 Abrechnungs-Schnittstelle 21 9. Interessante Funktionen und Tipps für den Alltag 22 9.1 Servicekarte 22 9.2 Ersatzkarte 22 9.3 Der Keydetektor 22 9.4 angrenzende Reservierungen der gleichen Person 23 9.5 Mit Zweitschlüssel auf- und zusperren 23 9.6 Notfälle 24 9.7 Kalenderexport 24 10. sonstige Administrationsaufgaben 25 10.1 Statistik 25 10.2 Buchungsübersicht 26 11. Systemaufbau 27 12. Häufig gestellte Fragen 28 3

1. Übersicht Vorab geben wir Ihnen eine kurze Übersicht. Zu jedem Punkt finden Sie auf den nächsten Seiten Detailinformationen: 0. Vorbereitung Jeder User muss registriert sein und in die Gruppe aufgenommen sein, sonst kann er das Auto nicht buchen. Für den Zutritt zum Auto bekommt jeder Nutzer vom Gruppenleiter eine Chipkarte, mit der er das Auto öffnen kann. 1 1. Reservieren Jeder Nutzer kann die Autos seiner Gruppe(n) über Internet buchen, wenn sie frei sind. 2. Anmelden mit Chipkarte: Die Chipkarte wird an den Leser gehalten, die Zentralverriegelung öffnet. 3. Der Schlüssel ist im Handschuhfach. Schlüssel entnehmen und losfahren. Bei Key-less Systemen einfach Start/Stopp-Knopf drücken. 4. Solange das Auto genutzt wird das Auto mit dem Schlüssel zu- und aufsperren. (bei Keyless-Systemen mit der Karte). 5. Ende der Ausleihe: Auto wieder am Standplatz zurückstellen, den Schlüssel ins Handschuhfach und das Auto mit der Chipkarte absperren. nach der Fahrt: 6. Fahrtenbuch jeder Nutzer kann seine eigenen Fahrten online abrufen. Das Fahrtenbuch wird automatisch geführt. 7. Abrechnung die Daten stehen für die Abrechnung zur Verfügung und können online bzw. über Schnittstellen abgerufen werden. 1 Ausnahme: siehe 2.5 Chip-ID auslesen 4

2. Vorbereitung Gehen Sie zur Administrations-Oberfläche, indem Sie den entsprechenden Menüpunkt auswählen. Diese Funktion ist nur für Gruppenleiter verfügbar. Das Menü wird sichtbar, wenn Sie auf Ihren Namen klicken (im Bildschirm rechts oben). Klicken Sie auf Zum Start um zum Hauptmenü der Admin-Oberfläche zu gelangen. Um die Admin-Oberfläche zu verlassen kann Graphische Reservierung oder das Caruso-Logo (Home) gewählt werden. Die Admin-Oberfläche sieht wie folgt aus: Im Menüpunkt Users sehen Sie die Nutzer, die Ihrer Gruppe zugeordnet sind. Hier können Gruppenleiter auch neue Nutzer eingeben. Nutzer die sich selbst registriert haben, werden der Gruppe zugeordnet, wenn sie der Gruppe eine Nachricht schicken. (Gruppe über Suchen&finden 5

suchen/auswählen und auf Anfrage senden gehen). Sie können auch einen direkten Link zur Gruppe versenden (zb https://carusocarsharing.com/group/82/ 2 ) um den Kontakt zu erleichtern. Der Schutz der Privatsphäre ist uns wichtig. Gleichzeitig ist es notwendig, den Kontakt zu und unter den Mitgliedern zu erleichtern. Für Gruppenmitglieder sind alle Kontaktdaten sichtbar. Das erleichtert den Carsharing-Alltag. Wieviel andere Leute sehen, kann jeder User über die Privacy- Einstellungen definieren. (Profil bearbeiten Hier können Sie Ihre Darstellungseinstellungen ändern (ganz unten)). Der Gruppenleiter kann auch die Privacy-Einstellungen der Mitglieder ändern (Admin-Oberfläche Users Einstellungen zum Schutz der Privatsphäre (ganz unten)) 2.1 Carsharing-Gruppe und Fahrzeuge verwalten Im Menüpunkt Carsharing Gruppen können Sie den Namen der Carsharing-Gruppe und die Beschreibung ändern sowie die Gruppe deaktivieren. Bitte halten Sie die Beschreibung aktuell. Sie wird (bei öffentlichen Gruppen) allen Nutzern angezeigt. Sie können nur Gruppen auswählen, von denen Sie Gruppenleiter sind. Eine neue Gruppe muss vom Administrator angelegt werden. https://carusocarsharing.com/media/uploads/pressdownloads/anleitung_carsharinggruppe_anlegen.pdf Im Menüpunkt Fahrzeuge können Sie neue Fahrzeuge anlegen und Fahrzeuge Ihrer Gruppe verwalten. Die Verortung (Adresse) dient der Darstellung der Gruppe auf der Karte und der Information, ob das Fahrzeug am Standplatz steht. Bitte beachten: Fahrzeuge mit CBox benötigen am Standplatz einen ausreichenden GSM-Empfang, damit die Reservierungen an das Fahrzeug übertragen werden können. Die Einträge im Feld Zustandsinformationen erscheinen auf der Desktop-Reservierungsoberfläche unter dem Punkt Info. Das erste Bild (Foto hochladen!) wird bei der Reservierungsoberfläche bzw. bei den Gruppeninformationen dargestellt. 2 Den Einladungslink finden Sie im Menüpunkt Carsharing Gruppen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Einladungslink und wählen Sie Link-Adresse kopieren. Die Link-Adresse wird in der Zwischenablage gespeichert. 6

2.2 Kunden registrieren Neue Nutzer sollen sich bevorzugt selbst registrieren (und Passwort selbst vergeben). Als Gruppenleiter können Sie neue Nutzer auch selbst anlegen indem Sie auf Users Hinzufügen klicken und die entsprechenden Felder ausfüllen. Im Menüpunkt Carsharing Gruppen finden Sie in der rechten Spalte den Einladungslink (mit rechter Maustaste darauf klicken und Link-Adresse kopieren auswählen). Diesen können Sie verschicken oder auf Ihre Website stellen. Wer sich über diesen Link registriert stellt automatisch eine Anfrage an den/die Gruppenleiter. Wer schon angemeldet ist und auf den Link klickt stellt automatisch eine Anfrage an die entsprechende Gruppe. 2.3 Nutzer der Gruppe zuordnen und in die Gruppe aufnehmen Im Menüpunkt Mitgliedschaften können Sie den Status der Mitgliedschaft verändern und interne Notizen eingeben. Die Nutzer können die Fahrzeuge einer Gruppe nur dann buchen, wenn sie den Status Aufgenommen haben. Um einen Nutzer von der Gruppe auszuschließen vergeben Sie den Status Zurückgezogen vom Gruppenleiter. Sie sehen nur Nutzer, die einen Status (neu, aufgenommen, vom Teilnehmer bzw. Gruppenleiter zurückgezogen) haben. Wenn ein Nutzer bei einer Gruppe eine Anfrage stellt (Suche über die Karte, Anfrage senden) bzw. über den entsprechenden Einladungslink registriert hat, erhält er bei dieser Gruppe den Status neu und der Gruppenleiter kann ihn bei der Gruppe aufnehmen. User, die Sie selbst anlegen, sind automatisch ihrer Gruppe zugeordnet, aber noch nicht aufgenommen! 2.4 Chipkarten zuordnen Beim Anlegen eines neuen Benutzers müssen auch die entsprechenden Chipkartendaten hinterlegt werden. Der Gruppenleiter kann jedem Nutzer bis zu 13 Chipkarten zuordnen. Die Caruso-Chipkarten haben eine laufende Nummer eingraviert (Vorderseite, rechts unten). 7

Um die Karte einem bestimmten User zuzuordnen klicken Sie in der Administrations-Oberfläche auf das Menü Chipcards. In der Spalte Label steht die laufende Nummer. Wählen Sie die Chipkarte aus, die Sie zuordnen wollen. Dann wählen Sie den User aus, dem die Karte zugeordnet werden soll. Optional ist eine Beschreibung bzw. Notiz möglich. Danach auf Sichern klicken um die Zuordnung zu speichern. Achtung: Bestehende Reservierungen werden nach einer neuen Chipkartenzuordnung nicht geändert. Nach neuen Zuordnungen muss die Reservierung neu erstellt bzw. neu gespeichert werden! User, denen noch keine Chipkarte zugeordnet wurde, können keine Reservierung bei Autos mit CBox machen. (ausgenommen die Funktion Chip-ID auslesen ist aktiviert). 8

2.5 Chip-ID auslesen Als Identifikationsmedium können nicht nur die Chipkarten von Caruso verwendet werden sondern grundsätzlich jede Karte/RFID-Chip, die dem vorgegebenen Standard entspricht. So kann auch z.b. ein Mitarbeiter-Badge als Autoschlüssel verwendet werden. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder wird die Zuordnungstabelle Chip-ID User direkt vom Caruso-Serviceteam eingelesen oder die Zuordnung geht so: 1. Bei der Gruppe muss die Funktion Chip-ID auslesen (Fishing) aktiviert sein (nur durch den Administrator möglich). 2. Der Benutzer legt eine Reservierung an. Wurde ihm noch keine Chipkarte zugeordnet, erhält er mit der Reservierungsbestätigung eine PIN sowie eine E-Mail mit PIN und Erklärung zur weiteren Vorgehensweise. 3. Der Benutzer geht im gebuchten Zeitraum zum Auto. Das Auto öffnet mit jeder lesbaren Chipkarte. Der Benutzer wird aufgefordert, seine PIN am Bordcomputer einzugeben. Nach der PIN-Eingabe wird die Wegfahrsperre automatisch deaktiviert und die Chipkarte dem entsprechenden Benutzer zugeordnet. Ab sofort kann die Chipkarte wie die Caruso- Chipkarte verwendet werden. Eine PIN-Eingabe ist nicht mehr erforderlich. 9

3. Reservieren 3.1 Reservieren am PC Jeder registrierte Nutzer kann sich über die Website carusocarsharing.com mit seinem Benutzername und Passwort anmelden (Anmeldebutton rechts oben). Nach der Anmeldung gelangt man zum Reservierungskalender, auf dem die Buchungen der nächsten acht Tage ersichtlich sind. Fremde Reservierungen sind rot dargestellt, eigene blau. Zum Reservieren gehen Sie wie folgt vor: 1. Gewünschtes Zeitfenster mit der Maus markieren. 2. Gegebenenfalls privat/dienstlich ändern und eine Notiz zur Reservierung eintragen. 3. Auf Reservieren klicken. Sie erhalten eine Bestätigung wenn die Reservierung erfolgreich eingetragen wurde. Die Markierung wechselt ihre Farbe von grün (=markiert) auf blau (= eigene Reservierung). Um eine Reservierung zu löschen klicken Sie auf das x links oben im reservierten Zeitfenster. Wurde die Fahrt bereits angetreten (nach Anmeldung mit Chipkarte), kann die Reservierung nicht mehr gelöscht werden. Um eine Reservierung zu editieren klicken Sie auf das E links unten im reservierten Zeitfenster. Ändern Sie die gewünschten Daten und klicken auf Sichern. 10

Hinweis: bei E-Autos wird der Batterieladestand angezeigt. Der Batterieladestand wird nur aktualisiert, wenn er sich um ~ 6% ändert. 3.1.1 Mitfahrgelegenheit anbieten Jeder Nutzer kann bei seinen Reservierungen gleichzeitig eine Mitfahrgelegenheit anbieten, indem die entsprechende Checkbox markiert wird. Bei Reservierungen mit Mitfahrangebot wird das Mitfahrsymbol angezeigt. Sinnvoll ist es, in solchen Fällen das Ziel der Fahrt u.ä. im Notizfeld einzutragen. 3.1.2 Reservieren für andere In der Regel reserviert jeder User seine eigenen Fahrten. Gruppenleiter haben jedoch die Möglichkeit, für andere zu reservieren, ohne dass sie sich als die entsprechende Person anmelden und das Passwort kennen müssen. zb. Sekretärin bucht für Bürgermeister, Bürgerservice bucht für Bürger, die nicht mit dem PC umgehen können. 11

Vorgehen: 1. Unter als Teilnehmer ausführen den Namen der Person eingeben, für die reserviert werden soll. Nach Eingabe von mind. 3 Buchstaben erhalten Sie eine Auswahlliste. 2. Reservieren wie gewohnt. Um Sie darauf aufmerksam zu machen, dass Sie für eine andere Person reservieren, wird ein entsprechender Hinweis unter der Menüzeile dargestellt. Bei der Reservierungsbestätigung wird nochmals darauf hingewiesen, für wen die Reservierung gemacht wurde. Genauso können Sie auch die Reservierungen von andern löschen oder editieren. 12

3.2 Reservieren am Smartphone Für Smartphones wurde eine eigene Reservierungsoberfläche entwickelt. Die Reservierung am Smartphone ist über alle Systeme (iphone, Android, Windows Phone, ) möglich und bedarf keiner Installation. Im Browser caruso.cc (oder m.carusocarsharing.com) aufrufen und sich mit Benutzername und Passwort anmelden. Alle buchbaren Fahrzeuge werden dargestellt. Zum Reservieren gehen Sie wie folgt vor: 1. Gewünschtes Fahrzeug auswählen 2. Start/Ende der Reservierung auswählen 3. Gegebenenfalls privat/dienstlich ändern und Notiz eingeben 4. Auf Reservieren klicken. Sie erhalten eine Bestätigung, wenn die Reservierung erfolgreich eingetragen wurde. Unten sind die aktuellen Reservierungen in Listenform dargestellt. Eine eigene Reservierung kann wie folgt geändert werden: Auf die entsprechende Reservierung klicken, gewünschte Daten ändern und auf speichern klicken/tippen. Zur Information: Im Menüpunkt Reservierung werden (nur) die eigenen Reservierungen dargestellt. Am Smartphone bleiben Sie 30 Tage lang angemeldet (Anmeldung ist nicht jedes Mal wieder erforderlich). Verschiedene Bildschirmansichten der mobilen Website. Das Häuschen zeigt an, dass das Auto am Standplatz steht. 13

Tippt man auf eine Reservierung, werden die Kontaktdaten der entsprechenden Person angezeigt. Somit kann zb. der nächste Fahrer kontaktiert werden, wenn das Auto nicht rechtzeitig zurückgebracht werden kann. Die Reservierungsoberfläche für mobile Endgeräte kann auch am Desktop aufgerufen werden. Entweder über die Adresse: m.carusocarsharing.com oder über den Link zur Mobilen Ansicht wechseln auf der Webseite ganz unten. 3.3 Fragen zur Reservierung 3.3.1 Reservierung ändern Die Reservierungen können am PC, im Auto sowie am Smartphone verlängert bzw. verkürzt werden. Am Smartphone: 1. Reservierung auswählen _ im Menüpunkt Fahrzeuge das entsprechende Fahrzeug auswählen und dann die Reservierung (unten) oder _ im Menüpunkt Reservierungen die entsprechende Reservierung auswählen 2. Die Reservierung editieren (gewünschte Daten ändern) und 3. auf speichern klicken. Im Auto: 1. Res + / - auswählen 2. Reservierung editieren und mit Enter bestätigen 14

3. Rückmeldung vom Server abwarten. Das Ändern einer Reservierung am Smartphone geht in der Regel schneller und einfacher als im Auto. Ändern einer Reservierung am PC 1. Klicken Sie auf das E in der entsprechenden Reservierung 2. Ändern Sie die Daten. 3. Klicken Sie auf Sichern. 3.3.2 Anzeige Batterieladestand Auf der Reservierungsoberfläche wird sowohl am Smartphone als auch am Desktop der aktuelle Batterieladestand angezeigt, sofern er vom Fahrzeug übermittelt wurde. Die Cbox übermittelt nur Änderungen >5%. 15

4. Beginn der Nutzung 4.1 Anmelden mit Chipkarte Halten Sie die Chipkarte an den Kartenleser hinter der Windschutzscheibe, dann leuchtet das kleine LED-Lämpchen grün (bzw. rot) auf, es ertönt ein Ton und die Zentralverriegelung wird aufgesperrt sowie die Wegfahrsperre deaktiviert. Am Display erscheinen die Daten der aktuellen Reservierung. Ab diesem Zeitpunkt (kurze Verzögerung durch die Datenübertragung) ist die Reservierung gesperrt, das heißt sie kann nicht mehr gelöscht werden. Das Reservierungsende kann noch geändert werden. Wird das Auto längere Zeit nicht in Betrieb genommen, wird die Wegfahrsperre wieder aktiviert. (dies dient der Sicherheit). Durch ein neuerliches Halten der Karte an den Kartenleser (auch von innen möglich) wird die Wegfahrsperre wieder deaktiviert und Sie können wieder starten. Halten Sie die Karte an den Leser und es liegt keine Reservierung des entsprechenden Kunden vor, leuchtet das LED rot, ertönt ein tieferer Ton und am Display erscheint die Meldung: keine Reservierung gefunden. Sie können das Auto weder öffnen noch in Betrieb nehmen. 4.1.1 Reservierung vorziehen Das Auto öffnet nur, wenn eine gültige Reservierung vorliegt. Wenn Sie zum Auto kommen bevor die Reservierung beginnt, können Sie das Auto trotzdem öffnen aber noch nicht fahren (nur ab 5 min vor Reservierungsbeginn). Der Bordcomputer frägt, ob Sie die Reservierung vorziehen möchten. 16

Bestätigen Sie mit ja. Nach der Prüfung wird die Reservierung vorgezogen und die Wegfahrsperre deaktiviert und Sie können losfahren. Hinweis: Reservierungen werden frühestens 48h vor Reservierungsbeginn auf den Bordcomputer geladen. Es ist einfacher und schneller den Reservierungsbeginn am Smartphone zu ändern. Machen Sie keine zusätzliche Reservierung (siehe Stolpersteine). Alternativ zur Chipkarte ist ein Öffnen/Schließen mit Smartphone möglich. Am Smartphone sehen Sie im Menüpunkt Zugriff einen Autoschlüssel. Nachdem Sie auf Auto öffnen klicken wird das Auto geöffnet. Das dauert ca. 10-20 sec. Der Autoschlüssel erscheint nur, wenn Sie eine aktive Reservierung haben! 4.2 Reservierung verkürzen Wenn Sie das Auto früher zurückgeben als Sie es gebucht haben können Sie die Reservierung verkürzen indem Sie auf den Softkey Res End drücken und die Frage Wollen Sie die Reservierung beenden mit Ja bestätigen. Daduch wird Ihre Reservierung verkürzt und das Auto steht für den nächsten Nutzer zur Verfügung. 17

5. Während der Fahrt 5.1 Auf- und Zusperren 5.1.1 Mit Schlüssel Während einer laufenden Reservierung kann das Auto generell mit dem Schlüssel zu- und aufgesperrt werden. 5.1.2 Key-Less Fahrzeuge Mittels ab- und anmelden mit der Chipkarte wird das Fahrzeug geöffnet und zugesperrt. 5.2 Wegfahrsperre Der Carsharing-Computer steuert auch die Wegfahrsperre des Autos. Erst bei der Anmeldung wird die Wegfahrsperre deaktiviert und das Auto kann gestartet werden. Das heißt, wird das Auto aufgebrochen, kann es trotzdem nicht in Betrieb genommen werden. Die Wegfahrsperre wird auch automatisch aktiviert, wenn das Auto nach der Anmeldung längere Zeit nicht in Betrieb genommen wird oder der Schlüssel zurückgegeben wurde aber auf die Abmeldung vergessen wird. Das dient der Sicherheit: wird das Auto zurückgebracht aber am Ende nicht mit der Chipkarte geschlossen, dann kann es vom Nächsten nicht ohne Chipkarte in Betrieb genommen werden. Um die Wegfahrsperre zu deaktivieren einfach Chipkarte nochmals an den Chipkartenleser halten. 5.3 Reservierung abgelaufen ist eine Reservierung abgelaufen, erscheint ein Hinweis am Display. Sie können jedoch mit dem Auto noch so lange weiter fahren, bis der nächste Nutzer sich angemeldet hat. Es wird jedoch empfohlen, die Reservierung zu verlängern bzw. mit dem nächsten Nutzer Kontakt aufzunehmen, damit dieser entsprechend informiert ist. 18

5.4 Tankkarte 3 Die Tankkarte kann am linken hinteren Rand, gleich hinter dem Display in die CBox eingeschoben werden, mit dem Regler am unteren Rand der CBox kann die Tankkarte dann herausgeschoben werden. Bei der Entnahme der Tankkarte scheint der PIN für die Tankkarte auf. Hinweis: die Schlitze für Plastikkarten sind nur für Tank- und Parkkarten vorgesehen, nicht für die eigene Kundenkarte. 3 Wenn die CBox für Tankkarten konfiguriert ist. 19

6. Ende der Nutzung Am Ende der Ausleihe stellen Sie das Auto wieder zurück an den Standplatz. E-Autos werden generell am Standplatz wieder angesteckt. Bei Autos mit Verbrennungsmotor sollte der Tank zu mind. ¼ voll sein. Zum Beenden der Ausleihe geben Sie den Autoschlüssel wieder ins Handschuhfach stecken und sperren anschließend mit der Karte ab. Wollen Sie Ihre Reservierung verkürzen, drücken Sie auf Res End und bestätigen Sie das Buchungsende. Das Auto wird dann sofort für den nächsten freigegeben. 7. Fahrtenbuch Jeder Nutzer kann seine eigenen Fahrten unter dem Menüpunkt Fahrtenbuch anschauen. Die Adressen werden nur für Dienstfahrten angezeigt. Die zugeordnete Reservierung sowie die Notiz werden zu jeder Fahrt aufgelistet. Der Export des Fahrtenbuches ist derzeit nur für Gruppenleiter möglich. Dazu gehen Sie zur Administrations-Oberfläche zum Menüpunkt Fahrten und filtern/wählen die gewünschten Fahrten aus. Über die Aktion Selektierte Fahrten in Excel exportieren erhalten Sie das Fahrtenbuch im Excel-Format. 20

8. Abrechnung Sie können die notwendigen Abrechnungsdaten in Excel exportieren oder über eine Schnittstelle abrufen. 8.1 Excel-Export Gehen Sie auf den Menüpunkt Reservierungen und filtern Sie die gewünschte Periode (zb. Mai 2014). Markieren Sie die Reservierungen. Achtung. Es werden standardmäßig nur Reservierungen markiert, die auf der Seite sichtbar sind (max. 100). Enthält die Auswahl mehr als 100 Reservierungen, können Sie mit Klick auf Alle xy Reservierungen auswählen die entsprechenden Reservierungen auswählen. Wählen Sie die Aktion Selektierte Reservierungen in Excel exportieren und Sie erhalten einen Excel-Export mit allen Daten. Achtung: derzeit erscheint im Excel-Export in der Spalte Reservierungsende, die Zeit, auf die bei der Rückgabe verkürzt wurde. Der tatsächliche Rückgabezeitpunkt ist in der Datenbank gespeichert aber derzeit nicht im Excel-Export berücksichtigt. Über die Administrationsoberfläche können Sie sich auch die einzelnen Fahrten ansehen. Eine Fahrt ist die Strecke die zwischen Zündung an und Zündung aus zurückgelegt wird. Eine Fahrt ist eindeutig einer Reservierung zugordnet. 8.2 Abrechnungs-Schnittstelle Die Abrechnungs-Daten sind auch über eine REST-API abrufbar. Dies erlaubt externen Entwicklern, ein automatisiertes Abrechnungsprogramm nach eigenen Vorstellungen zu entwickeln. (wurde in Auersthal realisiert). Bei Interesse kann die aktuelle Beschreibung der Schnittstelle bei Caruso angefragt werden. 21

9. Interessante Funktionen und Tipps für den Alltag 9.1 Servicekarte Die Servicekarte ist eine spezielle Chipkarte, mit der man sich beim Auto anmelden kann ohne dass eine Reservierung vorliegt. Abmelden geht auch ohne dass der Schlüssel im Keydetector steckt. Wenn man sich mit der Servicekarte anmeldet bleiben andere Reservierungen vorhanden. Achtung: wenn man sich mit einer normalen Nutzerkarte bereits angemeldet hat, wird die entsprechende Reservierung bei Anmeldung mit der Servicekarte jedoch abgeschlossen! Bitte mit der Servicekarte besonders sorgsam umgehen! 9.2 Ersatzkarte Die Chipkarten können beschädigt werden und sind dann nicht mehr verwendbar. Es hat sich bewährt, im Auto eine Ersatzkarte zu deponieren die keinem User zugeordnet ist. Ohne Zuordnung kann die Karte nicht verwendet werden. Sollte die Chipkarte kaputt gehen oder aus irgendeinem Grund jemand der keine Karte hat das Auto in Betrieb nehmen müssen, kann der Gruppenleiter diese Karte einem entsprechenden User zuordnen. Beispiel: Das Auto wird nach einer Panne abgeschleppt. Der Nutzer nimmt seine Karte mit nach Hause. Damit die Werkstatt das Auto in Betrieb nehmen kann, braucht sie eine gültige Karte. Der Gruppenleiter kann einen User für die Werkstatt anlegen und diesem die Ersatzkarte zuordnen. 9.3 Der Keydetektor Der Keydetektor ist nur noch bei einzelnen Fahrzeuge aktiv. Der Einsatz und wird aufgrund von möglichen Bedienungsfehlern nicht mehr empfohlen. Stolperfalle #1 Herr Anton erstellt online eine Reservierung von 8:00-10:00 Er tritt die Reservierung um 8:10 mit seiner Chipkarte an, holt den Schlüssel aus dem Keydetektor im Handschuhfach und fährt los. Um 9:00 macht er einen Stopp, steckt den Schlüssel in den Keydetektor und schließt das Fahrzeug mit der Chipkarte ab. 22

Um 9:15 möchte Herr Anton weiterfahren, meldet sich mit der Chipkarte an, nimmt den Schlüssel aus dem Keydetektor und möchte losfahren. Die Wegfahrsperre wird nicht entriegelt. Durch das Zurückstecken des Schlüssels in den Keydetektor und das Abmelden mit der Chipkarte wurde die Reservierung auf 9:00 verkürzt. Die Weiterfahrt ist erst nach Erstellen einer neuen Reservierung möglich. Die Chipkarte ist nur für den Antritt und das Abschließen einer Reservierung notwendig. Für Zwischenstopps wird das Fahrzeug mit dem Autoschlüssel auf- und zugesperrt. 9.4 angrenzende Reservierungen der gleichen Person Sobald eine Reservierung abgelaufen ist (Endzeitpunkt bereits verstrichen) erfolgt nach einer Wartezeit von 5 Minuten eine automatische Abmeldung vom Bordcomputer. Dies dient der Diebstahlsicherheit. Stolperfalle #2 1. Herr Anton erstellt eine Reservierung von 10:00-12:00 (Reservierung #1) 2. Um 8:00 realisiert Herr Anton, dass er bereits um 9:00 starten möchte und erstellt eine weitere Reservierung von 9:00-10:00 (Reservierung #2) 3. Um 8:10 meldet sich Herr Anton mit seiner Chipkarte an (intern: Reservierung #2) 4. Herr Anton macht viele Stopps und schließt jeweils mit dem Autoschlüssel auf und zu. Das funktioniert einwandfrei. 5. Um 10:15 kommt Herr Anton zum Fahrzeug zurück, sperrt wie gewohnt auf, kann aber die Wegfahrsperre nicht lösen. Er realisiert, dass er nicht angemeldet ist. Nach erneutem Anmelden mit der Chipkarte kann Herr Anton dann weiterfahren. Beim Vorverlängern von Reservierungen sollte die vorige Reservierung zuerst gelöscht und eine neue Reservierung erstellt werden (oder Reservierung ändern über mobile Oberfläche). 9.5 Mit Zweitschlüssel auf- und zusperren Achtung! Bitte sperren Sie das Fahrzeug nicht mit dem Zweitschlüssel ab. Bei vielen Fahrzeugen kann das Auto durch die CBox nicht geöffnet werden, wenn es mit dem Ersatzschlüssel abgesperrt wurde. 23

9.6 Notfälle Für Notfälle stehen auch verschiedene Fernfunktionen zur Verfügung. In der Regel kann Ihnen das Service-Team von Convadis oder Caruso weiterhelfen. Dominik Bartenstein Chefentwickler Buchungssystem Zemtu OG +43 699 15419990 db@zemtu.com Markus Mohanty Technik, Konfiguration CBox +43 676 3239108 mm@carusocarsharing.com Christian Steger-Vonmetz Projektleiter Caruso Carsharing +43 676 4141182 csv@carusocarsharing.com Stefan Spuhler Hans Krumbacher Convadis AG (Hersteller der Bordcomputer) +41 562903545 support@convadis.ch 9.7 Kalenderexport Sie können die Caruso-Reservierungen in einen anderen Kalender (Google-Kalender, Outlook,...) importieren. Alle Reservierungen eines Fahrzeugs können anonymisiert im icalendar-format abgerufen werden. Welche Daten werden geliefert? Reservierungsstart Reservierungsende Reservierungsnummer ==Aufbau der URL== http://www.carusocarsharing.com/main/icalexport/<vehicleid>/ 24

Die Vehicle-ID finden Sie im Menü Fahrzeuge. ==Beispiel== Reservierungskalender für Fahrzeug #136: http://www.carusocarsharing.com/main/icalexport/136/ ==Einbindung Google Calendar== Um das ganze im eigenen Google Calendar einzubinden sind folgende Schritte notwendig: Weitere Kalender über URL hinzufügen entsprechende URL reinkopieren Achtung: Da der Google-Kalender externe Kalender nur unregelmäßig (1x/Tag) updated, ist die Darstellung im Google-Kalender nicht immer aktuell. Bei Outlook können Sie selbst einstellen, wie oft aktualisiert werden soll. 10. sonstige Administrationsaufgaben 10.1 Statistik Um Statistiken bzw. Graphiken zur Nutzung abrufen zu können, muss die Statistik-Funktion vom Administrator für die entsprechenden Fahrzeuge dem Benutzer freigeschaltet werden. 25

10.2 Buchungsübersicht Mit dem Aufruf der folgenden Adresse https://carusocarsharing.com/admin/main/reservationreview/71/2014/3/ erhalten Sie eine Buchungsübersicht für das Fahrzeug Nr. 71 im Jahr 2014, Monat 3 (März). Die Zahlen sind für Ihr Fahrzeug anzupassen. Die Reservierungszeiten sind abwechselnd blau und grün dargestellt. Die dunklen und hellen Bereiche sind nur für Fahrzeuge mit GPS-Trackern relevant. Die CBox zeichnet nur GPS-Daten am Anfang und Ende jeder Fahrt auf. 26

11. Systemaufbau In der obigen Abbildung ist der Systemaufbau dargestellt. Das Reservierungssystem von Caruso kommuniziert über Internet mit dem CCom-Server von Convadis. Der CCom-Server sendet und empfängt über ein entsprechendes Gateway (NPort; entsprechende Geräte mit SIM-Karten befinden sich in Österreich, Schweiz, Deutschland und gewährleisten somit eine hohe Ausfallsicherheit) die Informationen zu den Reservierungen an das Fahrzeug und empfängt Fahrtdaten, die an das Reservierungssystem zurückgeschickt werden. Konfigurations- und Programmdaten können über GPRS an das Fahrzeug übertragen werden. 27

12. Häufig gestellte Fragen 28