Anleitung Online-Beratung Nr. Inhalt Seite 1 Zugang und Login 2 2 Übersicht Berater-Menü 2 3 Neue Klienten 3 4 Mail-Beratung 4 5 Klienten 5 6 Eigene Daten 8 7 Beratungsstelle 9 8 Statistik 10 9 Kontaktdaten 10 Deutscher Caritasverband Manual Online-Beratung 1
1 Zugang und Login Aufgerufen wird die Portalseite über die Adresse: www.beratung-caritas.de Am linken Rand befindet sich die Login-Box. An dieser Stelle gibt die registrierte Beraterin oder Klientin ihre Login-Daten ein, um zum Online-Beratungstool zu gelangen. Die noch nicht registrierte Klientin kann über diese Schaltfläche die Anmeldung aufrufen. Nicht registrierte Beraterinnen werden durch die Beratungsstellen-Administratorin angelegt. 2 Übersicht Berater-Menü Nach dem Login gelangt die Beraterin zu einer Übersichtsseite, die den aktuellen Stand zusammenfasst. (Im weiteren Verlauf werden aus darstellungstechnischen Gründen nicht immer alle Menüpunkte in der Darstellung berücksichtigt.) Die 0 hinter Neue Klienten bedeutet, daß keine neue Klientinnen im System registriert worden sind. Die 0 hinter dem Wort Mail zeigt an, daß die Beraterin keine neuen Mails bekommen hat. Deutscher Caritasverband Manual Online-Beratung 2
3 Neue Klienten Meldet sich eine Klientin neu und zum ersten Mal bei der Online-Beratung an und schreibt ihre erste Anfrage, so wird dieser Vorgang als neue Klienten-Anfrage gezählt. Es handelt sich also um eine bisher noch nicht einer Beraterin zugeordnete Klientin. Klickt die Beraterin auf den Reiter Neue Klienten so gelangt sie zu dieser Ansicht: Tauchen im System neue Klientinnen auf, so werden sie hier untereinander aufgelistet. im Bild oben gibt es also keine, im Bild unten gibt es dafür zwei neue Klientinnen. Die erste Nachricht mit dem roten Briefumschlag wurde von der Beraterin noch nicht gelesen. Die zweite Nachricht hat sie bereits gelesen. Um auch die erste Nachricht lesen zu können, klickt sie auf den Link Lesen am rechten Bildrand. Jetzt wird der Inhalt der Nachricht angezeigt Deutscher Caritasverband Manual Online-Beratung 3
Für die Beraterin gibt es jetzt zwei Möglichkeiten. 1. Sie möchte diese Klientin übernehmen und klickt auf den Link Annehmen. 2. Sie möchte diese Klientin nicht übernehmen und kehrt zurück zur Liste über den Link Zurück zur Liste. Klickt die Beraterin auf Annehmen, öffnet sich ein neues Fenster: Die Beraterin kann nun direkt auf die erste Anfrage der Klientin antworten. Über den Menüpunkt Senden verschickt sie die Nachricht an die Klientin. Oder sie speichert zunächst Ihre Antwort über den Menüpunkt In Entwürfe speichern im Entwürfe-Ordner ab. Jede erneute Anfrage dieser Klientin wird nach der Übernahme durch die Beraterin dann zukünftig immer direkt dieser Beraterin zugeordnet. Eine neue Nachricht landet dann nicht mehr im Ordner Neue Klienten, sondern immer gleich im Mail-Ordner. 4 Mail-Beratung Die Funktionalität ist angelehnt an die bekannter E-Mail-Programme. So finden sich hier: die Funktionalitäten Schreiben, Senden, Entwürfe speichern, Nachricht löschen die Ordner Eingang, Entwürfe, Gesendet, Gelöscht Deutscher Caritasverband Manual Online-Beratung 4
Die Darstellung über die farbigen Briefumschläge soll dabei helfen, den Status einer Mailnachricht zu erkennen. Liegt eine neue Anfrage einer Klientin vor, so bekommt diese als ungelesene Nachricht den roten Briefumschlag zugeordnet. Liest die Beraterin diese Anfrage wird die Farbe auf Gelb geändert. Eine beantwortete Nachricht erhält den grünen Briefumschlag. Sendet die Beraterin eine Antwort an eine Klientin, so erhält diese Nachricht im Ordner Gesendet zunächst einen roten Briefumschlag. Liest die Klientin diese Nachricht, so springt bei der Beraterin die Farbe auf Gelb und nach der Antwort der Klientin auf Grün. Diese farbige Markierung sieht auch die Klientin: Rot bedeutet dann für die Klientin, daß ihre Anfrage bisher noch von keiner Beraterin gelesen wurde. 5 Klienten Klickt die Beraterin auf den Menüpunkt Klienten erhält sie eine Liste Ihrer Klientinnen. Sie kann Klienten löschen oder bearbeiten. Deutscher Caritasverband Manual Online-Beratung 5
Der Klick auf Bearbeiten öffnet folgendes Fenster: Die Beraterin sieht hier klientinnen-bezogene Daten. Für jede Klientin gibt es weitere Informationen, die über die graue Menüleiste aufgerufen werden können: Deutscher Caritasverband Manual Online-Beratung 6
Über den Menüpunkt Mailhistorie kann sich die Beraterin alle Mails anzeigen lassen, die sie sowohl selbst der Klientin geschrieben hat, wie auch die, die sie von der Klientin erhalten hat, jeweils chronologisch angeordnet. Der Menüpunkt Notizzettel dient der Beraterin dazu, sich im Beratungstool auf die Klientin bezogene Notizen anzulegen. Über den Menüpunkt Chathistorie kann die Beraterin sich alle Chatbeiträge der Klientin anzeigen lassen. Gespeichert werden jedoch nur die Chatbeiträge aus einem Sprechzimmer. Lobby-Beiträge werden nicht angezeigt. Deutscher Caritasverband Manual Online-Beratung 7
Hat der Klient den Fragebogen ausgefüllt, so kann die Beraterin diesen über den Menüpunkt Fragebogen aufrufen. 6 Eigene Daten Über den Menüpunkt Eigene Daten kann die Beraterin ihren Namen, das Passwort, den Login-Namen und ihre E-Mail-Adresse bearbeiten. Zur Vermeidung von Tippfehlern muss das Passwort bei der Abänderung zweimal eingegeben werden. Es ist unbedingt notwendig, dass alle von der Agentur Die Medialen zugeteilten Deutscher Caritasverband Manual Online-Beratung 8
Zugangsdaten abgeändert werden müssen um sicherzustellen, dass der Zugang zum Berater-Account nur für die Beraterin, den Berater möglich ist und kein Dritter über diese Daten verfügt. Über die Funktion zur Zeit abwesend und Abwesenheitsnotiz kann ein Berater seinen Klienten mitteilen, dass er zum Beispiel in den Urlaub geht oder anderweitig verhindert ist. Die Abwesenheitsnotiz bekommen alle Klienten des Beraters direkt nach dem Einloggen auf ihrem Bildschirm angezeigt. Um die Abwesenheitsnotiz dem Klienten einzublenden, muss das Auswahlfeld zur Zeit abwesend auf Ja gesetzt werden. Für den Klienten bleibt die Funktionalität der Online-Beratung dabei gewährleistet, dass heißt er kann Nachrichten schreiben und empfangen. 7 Beratungsstelle Der Menüpunkt Beratungsstelle zeigt eine Seite mit den wichtigsten Informationen der Beratungsstelle an. Nur der Beratungsstellen-Admin kann diese Daten verändern. Deutscher Caritasverband Manual Online-Beratung 9
8 Statistik Der Berater sieht hinter dem Menüpunkt Statistik die individuellen statistischen Angaben. Der Berater kann über die Zeitraumabfrage den Auswertungszeitraum beliebig eingrenzen. Ein Kontakt ist die Kombination von Anfrage des Klienten und direkter Antwort der Beraterin. 9 Kontaktdaten Bernd Jacob Die Medialen Vorgebirgsstrasse 80 53119 Bonn Tel.: 0228 90822-13 Fax: 0228 90822-10 E-Mail: bernd.jacob@diemedialen.de Deutscher Caritasverband Manual Online-Beratung 10