Handbuch Brainlp Outlk Add-In Versin 3.4
Inhalt 1. Überblick... 3 2. Release Ntes... 3 2.1 Nutzungs-Vraussetzungen... 3 2.2 Bekannte Einschränkungen in der aktuellen Versin... 4 3. Installatin und Knfiguratin... 5 3.1 Das Installatins-Prgramm... 5 3.1.1 Allgemeines zur Installatin... 6 3.2 Der Knfiguratins-Wizard... 6 4. Knfiguratin... 6 4.1 Knfiguratin eines Brainlp Datenraum-Servers... 6 4.2 Das Brainlp Menü... 7 4.2.1 Filter Knfiguratin... 8 4.3 Weitere Optinen des Brainlp Outlk Add-In s... 8 5. Sicheres Versenden vn vertraulichen Dkumenten... 9 5.1 Optinen beim sicheren Versenden... 9 5.2 Nachverflgen vn versendeten Dkumenten... 10 5.3 Datenraum-Einstellungen beim Sicheren Versenden... 10 6. E-Mail Archivierung in einen Datenraum... 11 Handbuch Brainlp Outlk Add-In 2
1. Überblick Das Brainlp Outlk Add-In ist eine PC-Sftware, die das Arbeiten im Micrsft Outlk nahtls mit einem Brainlp Secure Datarm verbindet. Es bietet flgende Funktinen: Sicheres Verschicken vn vertraulichen Dkumenten aus Micrsft Outlk heraus Wie gewhnt schreiben Sie Ihre E-Mail mit Micrsft Outlk, fügen die vertraulichen Dkumente als Attachment hinzu und klicken auf Senden. Nun öffnet sich das Brainlp Outlk Add-In. Sie wählen den Zielrdner zur Ablage der Dkumente und der Nachricht aus, wbei sich das Add-In gemerkt hat, welche Ordner Sie zuletzt verwendet hatten. Ihre Empfänger erhalten nun anstatt der Original E-Mail eine E-Mail, in der die Dkumente durch Links, auf die im Datenraum abgelegten Dkumente, ersetzt wurden. Natürlich bietet das Brainlp Outlk Add-In auch an, das Dkument wie gewhnt als Anlage mit der Mail zu versenden. Nachverflgen des Empfangs der per E-Mail versendeten Dkumente Über Ihren Nachrichten-Ausgang im Brainlp Secure Datenraum können Sie verflgen, b die Empfänger die Dkumente gelesen haben. Oder Sie lassen sich autmatisch per E-Mail darüber infrmieren. Der Secure Datarm erinnert Sie auf Wunsch auch daran, dass Sie bei Ihren Empfängern nachfragen, falls sie sich das Dkument nch nicht abgehlt haben. Ablegen empfangener E-Mails in einen Brainlp Secure Datarm zur sicheren Aufbewahrung Selektieren Sie in Ihrem Outlk Psteingang alle E-Mails, die Sie in einen sicheren Datenraum ablegen wllen. Drücken Sie auf den Knpf Speichern im Datenraum und wählen Sie den Zielrdner zur Ablage aus, wbei sich das Add-In gemerkt hat, welche Ordner Sie zuvr gewählt hatten. Fertig. Das Brainlp Outlk Add-In 3.4 arbeitet mit Micrsft Outlk 2003 und 2007. Es erfrdert einen Brainlp Secure Datarm, für den der Zugriff über die Web-Services Schnittstelle frei geschaltet ist. Fragen, die dieses Handbuch nicht beantwrtet, der auch einfach Anmerkungen und Hinweise können Sie gerne an supprt@brainlp.cm richten. Wir freuen uns auf Ihr Feedback. 2. Release Ntes 2.1 Nutzungs-Vraussetzungen Für den Einsatz des Brainlp Outlk Add-Ins sind flgende Vraussetzungen ntwendig: Installatinsrecht: Der Benutzer muss das Recht haben, auf dem Arbeitsplatz-Rechner Sftware zu installieren. Sftwarevraussetzungen: Auf dem Arbeitsplatz-Rechner muss eine der flgenden Knfiguratinen vrhanden sein: Micrsft Windws XP mit Service Pack2 der höher und Micrsft Outlk 2003 der höher Micrsft Windws Vista und Micrsft Outlk 2007 Brainlp Secure Datarm Server Vraussetzungen: Handbuch Brainlp Outlk Add-In 3
7.00.50 der höher Für einen Datenraum, der durch das Brainlp Outlk Add-In angesprchen werden sll, muss die Web-Services Schnittstelle freigeschaltet sein. Bitte wenden Sie sich ggfls. an Ihren Datenraum- Manager 2.2 Bekannte Einschränkungen in der aktuellen Versin Micrsft Outlk 2003 unter Micrsft Vista wird nicht unterstützt Länge der E-Mail Texte: E-Mail Texte die mehr als 2000 Zeichen enthalten, werden beim sicheren Versenden in verkürzter Frm im Datenraum als Nachrichten-Objekt angelegt. Dateien bis 500MB: Das Brainlp Outlk Add-In unterstützt das sicheren Versenden vn einzelnen Dateien bis zu einer Größe vn 500MB. Autmatisches Deaktivieren des Brainlp Outlk Add-Ins: In seltenen Fällen kmmt es vr, dass das Outlk Add-In nicht mehr aktiv der sichtbar ist und auch nach einem Neustart vn Micrsft Outlk nicht wieder aktiviert wird. Gehen Sie dann wie flgt vr: In Micrsft Outlk 2003: Wählen Sie aus dem Menü? >..Inf. Klicken Sie dann auf den Knpf Deaktivierte Elemente. Überprüfen Sie, b ein Eintrag BrainlpOutlkAddIn aufgeführt ist. Falls ja, selektieren Sie diesen und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Aktivieren. Wählen Sie aus dem Menü Extras >..Optinen. Klicken Sie auf das Tab Weitere und dann auf die Schaltfläche Erweiterte Optinen. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche COM-Add-Ins. Überprüfen Sie in der dann erscheinenden Liste, b der Eintrag BrainlpOutlkAddIn mit einem grünen Haken markiert ist. Wenn nicht, klicken Sie auf das Kästchen, um es wieder zu aktivieren. Bestätigen Sie die Änderung, indem Sie das Fenster mit OK schließen. Bestätigen Sie weitere zweimal mit OK. Überprüfen Sie nun, b die Schaltfläche Speichern in den Datenraum wieder erscheint. Beenden Sie Micrsft Outlk und starten Sie es neu. Jetzt sllte das Add-In wieder ganz nrmal gestartet werden. In Micrsft Outlk 2007: Wählen Sie aus dem Menü Extras > Vertrauensstellungscenter, selektieren Sie dann Add-Ins in der Liste der Kmpnenten auf der linken Seite. Wählen Sie vn der Auswahlliste am unteren Ende der rechten Seite den Wert COM-Add-Ins und klicken Sie dann auf Gehe zu. Überprüfen Sie in der dann erscheinenden Liste, b der Eintrag BrainlpOutlkAddIn mit einem grünen Haken markiert ist. Wenn nicht, klicken Sie auf das Kästchen, um es wieder zu aktivieren. Bestätigen Sie die Änderung indem Sie das Fenster mit Ok schließen. Überprüfen Sie nun, b die Schaltfläche Speichern in den Datenraum wieder erscheint. Beenden Sie Micrsft Outlk und starten Sie es neu. Jetzt sllte das Add-In wieder ganz nrmal gestartet werden. Versenden vn Datenraum-Links an Externe: Verschickt ein Benutzer ein Dkument über einen Ordner, der das Versenden an Externe zulässt, wählt aber dann als Versandart Senden an Datenraummitglieder und adressiert die E-Mail swhl an Datenraum-Mitglieder und Externe, s überprüft das Brainlp Outlk Add-In diese Fehlknfiguratin nicht und es wird den Externen beim Zugriff über den Link eine Zugriff verweigert Meldung angezeigt. Handbuch Brainlp Outlk Add-In 4
3. Installatin und Knfiguratin 3.1 Das Installatins-Prgramm Bitte bestehende 2.x Versinen vr der Neu-Installatin deinstallieren! Speichern Sie die Installatinsdatei lkal in ein tempräres Verzeichnis Desweiteren stellen Sie bitte vr der Installatin sicher, dass die Micrsft Outlk Anwendung beendet ist. Denken Sie dabei auch an etwaige Anwendungen zur Synchrnisatin der E-Mail z.b. mit einem mbilen Gerät. Es gibt zwei Varianten der Installatins-Funktin für das Brainlp Outlk Add-In. Bitte prüfen Sie Ihre Micrsft Office bzw. Ihre Micrsft Outlk Versin (Menü Hilfe > Über Micrsft Outlk ). Wenn Sie Micrsft Outlk 2003 im Einsatz haben, verwenden Sie bitte die Datei ba_304_2k3_de.exe Wenn Sie Micrsft Outlk 2007 im Einsatz haben, verwenden Sie bitte die Datei ba_304_2k7_de.exe Öffnen Sie die Datei mit einem Dppelklick. Eventuell öffnet sich ein Fenster mit einer Sicherheits- Warnung. Klicken Sie auf Ausführen um die Brainlp Installatins-Rutine zu starten. Wenn eine der Installatins-Vraussetzungen (siehe 2 der 3.1.1) bei Ihnen nicht gegeben ist, dann lädt die Installatins-Rutine die Kmpnenten nach, sweit das möglich ist, der die Installatin wird mit einer entsprechenden Meldung abgebrchen (z.b. Unable t satisfy all prerequisites fr Brainlp Outlk Add- In bzw. unter Details Installatin failed because Micrsft Office SP2 is nt installed. ) Sind alle Installatinsvraussetzungen erfüllt, erflgt die Installatin in den Schritten: 1. Welcme t the Brainlp Outlk Add-In Setup Wizard : Bitte stellen Sie sicher, dass Micrsft Outlk bzw. der Przess utlk.exe beendet ist (ggfls. im Task Manager überprüfen). Selektieren Sie dann die Schaltfläche Next> um mit der Installatin zu beginnen. 2. Select Installatin Flder : nehmen Sie die flgenden Einstellungen vr und klicken Sie auf Next >, wenn Sie fertig sind. Es wird nach dem Zielverzeichnis, in das installiert werden sll, gefragt. Wenn Sie nicht mit dem Standard-Vrschlag einverstanden sind, können Sie über die Schaltfläche Brwse Ihr bevrzugtes Zielverzeichnis auswählen. Zusätzlich können Sie sich über Disk Cst über den benötigten Plattenplatz infrmieren. 3. Cnfirm Installatin : Wenn Sie sich sicher sind, dass Sie alle Einstellungen wunschgemäß vrgenmmen haben, klicken Sie auf Next> um die eigentliche Installatin zu beginnen. Über die Schaltfläche Back > können Sie zurückgehen, um Ihre Einstellungen zu überprüfen. Mit der Schaltfläche Cancel brechen Sie den Installatinsvrgang ab. 4. Installing Brainlp Outlk Add-In : Das eigentliche Installatinsprgramm läuft. Der blaue Balken zeigt den Frtschritt an. Sbald die Installatin beendet ist, wird die Schaltfläche Next aktiviert. Klicken Sie auf Next um frtzufahren. Handbuch Brainlp Outlk Add-In 5
5. Installatin Cmplete Die Installatin ist jetzt beendet. Klicken Sie auf Clse um das Fenster zu schließen. Starten Sie nach der Installatin des Brainlp Outlk Add-In MS Outlk neu. Erst nach einem Neustart wird die neue Funktinalität sichtbar. Bitte beachten Sie, dass nach dem Schließen vn Micrsft Outlk manchmal nicht alle Micrsft Outlk Przesse gestppt werden, z.b. wenn Sie eine Synchrnisierung mit einem mbilen Gerät verwenden. Erscheint nach dem Installieren und Neu-Start vn Micrsft Outlk kein Brainlp Knpf auf der Outlk Symbl-Leiste, lggen Sie sich bitte vllständig aus und wieder ein bzw. starten Sie ihren Arbeitsplatz-Rechner neu. Erscheint die neue Funktinalität dann immer nch nicht, wenden Sie sich bitte an den Brainlp Supprt. 3.1.1 Allgemeines zur Installatin Während der Installatin, werden die ntwendigen Vraussetzungen geprüft und gegebenenfalls fehlende Kmpnenten zusätzlich installiert bzw. Hinweise zur Installatin angebten: Micrsft Office Autmatin Micrsft.NET Micrsft Office 2003 PIA (Primary Interp Assemblies) Redistributable Micrsft Visual Studi Tls fr Office Runtime Redistributable 3.2 Der Knfiguratins-Wizard Nach der erflgreichen Installatin des Brainlp Outlk Add-Ins, wird ein Wizard gestartet, wenn Sie das erste Mal Outlk aufrufen. Der Wizard hilft Ihnen, das Brainlp Outlk Add-In für das sichere Versenden vrzubereiten und die Einstellungen zu überprüfen. Im Einzelnen führt Sie der Wizard durch die Schritte: Knfiguratin einer Verbindung zu einem Datenraum-Server Auswahl eines Ordners, über den Sie E-Mail-Anhänge sicher ausliefern können Versenden einer Test-E-Mail zum Überprüfen der Einstellungen. 4. Knfiguratin 4.1 Knfiguratin eines Brainlp Datenraum-Servers Beim Start vn Micrsft Outlk, verbindet sich das Brainlp Outlk Add-In entsprechend Ihrer Knfiguratin mit einem Datenraum-Server. Der Dialg zur Knfiguratin eines Datenraum Servers erscheint autmatisch, wenn Sie nch keinen Datenraum-Server knfiguriert haben und das Outlk Add-In zum sicheren Versand aktiviert wird, d.h. wenn Sie eine E-Mail mit Anhang verschicken, der wenn Sie auf die Schaltfläche Speichern in den Datenraum klicken, um eine E-Mail im Datenraum abzulegen. Handbuch Brainlp Outlk Add-In 6
Neue Server-Knfiguratinen anlegen: Klicken Sie auf Brwse im Dialg zum sicheren Versenden vn Anhängen der zum Ablegen vn E- Mails und wählen Sie dann das grüne. Bestehende Server-Knfiguratin anpassen: Klicken Sie Brwse im Dialg zum sicheren Versenden vn Anhängen der zum Ablegen vn E-Mails und klicken Sie drt auf den anzupassenden Server. Dann wählen Sie entweder über die rechte Maustaste aus dem Menü Server-Knfiguratin ändern der das Icn. Im Dialg zur Knfiguratin der Server-Verbindung, nehmen Sie die flgenden Einstellungen vr: Server URL Wählen Sie einen der vrknfigurierten Server-Pfade aus der geben Sie einen vllständigen URL-Pfad neu ein (z.b. https://my.brainlp.net) Lgin Methde Wählen Sie eine Lgin Methde, mit der Sie sich nrmalerweise am Datenraum anmelden und tragen Sie die Lgin Details ein: Benutzername und Kennwrt Tragen Sie die E-Mail Adresse ein, mit der Sie sich snst am Datenraum-Server anmelden, und geben Sie das entsprechende Passwrt ein. Bitte beachten Sie: Wenn Sie Ihr Passwrt im Datenraum ändern, müssen Sie auch in der Knfiguratin des Brainlp Outlk Add-In Ihr Passwrt anpassen. Zertifikat Diese Alternative können Sie wählen, wenn Ihr Ziel-Datenraum diese Lgin Methde zulässt. Ihnen werden die auf Ihrem Rechner verfügbaren Zertifikate angebten. Bitte wählen Sie das Zertifikat aus, das auf dem Datenraum-Server für Ihren Benutzer hinterlegt ist. Windws-Lgin Diese Alternative können Sie wählen, wenn Ihr Ziel-Datenraum diese Lgin Methde zulässt. Löschen einer Server-Knfiguratin Klicken Sie Brwse im Dialg zum sicheren Versenden vn Anhängen der zum Ablegen vn E-Mails und klicken Sie drt auf den zu löschenden Server. Dann wählen Sie entweder über die rechte Maustaste aus dem Menü Server-Knfiguratin löschen der das Icn. 4.2 Das Brainlp Menü Unter der Schaltfläche Brainlp finden Sie die flgenden Optinen. Aktivieren der Brainlp Tlbar Durch Klicken auf diesen Menü-Eintrag, wird die Optin ein- der ausgeschaltet. Ist die Optin ausgewählt, dann wird die Schaltfläche Speichern in den Datenraum in der Symblleiste angezeigt. Aktivieren des sicheren Anhang-Versands Durch Klicken auf diesen Menü-Eintrag, wird die Optin ein- der ausgeschaltet. Ist die Optin ausgewählt, dann wird das Brainlp Outlk Add-In aktiv, sbald ein E-Mail mit mindestens einem Anhang verschickt wird. Filter Knfiguratin Über diesen Dialg können Sie feiner einstellen, wann das Outlk Add-In aktiv werden sll, wenn eine E- Mail mit einem Anhang verschickt wird. Handbuch Brainlp Outlk Add-In 7
Senden Lg-Dateien Durch Klicken auf diese Optin, versenden Sie die Lg-Dateien des Brainlp Outlk-Add-Ins an Ihren Supprt. 4.2.1 Filter Knfiguratin Unter Filter Knfiguratin können Sie über das Pflegen der zwei Listen Sicherer Versand an und Kein sicherer Versand an feiner einstellen, wann das Outlk Add-In aktiv werden sll der wann nicht, wenn eine E-Mail mit einem Anhang verschickt wird. Wenn das Add-In immer aktiv werden sll, außer bei bestimmten Empfängern Pflegen Sie in der Liste Kein sicherer Versand an die E-Mail Adressen, bei denen das Add-In nicht aktiv werden sll, wenn Sie eine E-Mail mit Anhang ausschließlich an diese verschicken. Dabei reicht es, wenn Sie Teil-Zeichenflgen eingeben, die die E-Mail Adressen charakterisieren. In der Liste Sicherer Versand an können Sie dann zusätzlich die Ausnahmen vn den Ausnahmen pflegen. Beispiel: Enthält die Liste Kein sicherer Versand an die Zeichenflge @brainlp.cm, dann wird das Add-In beim Versand eines E-Mail Anhangs an mueller@brainlp.cm nicht aktiv. Enthält die Liste Sicherer Versand an zusätzlich die Zeichenflge schmidt, dann wird das Add-In aktiv, wenn Sie einen E-Mail Anhang an schmidt@brainlp.cm der auch an schmidt@brainlp.cm und mueller@brainlp.cm schicken. Wenn das Add-In ausschließlich bei bestimmten Empfängern aktiv werden sll Lassen Sie die Liste Kein sicherer Versand an leer und pflegen Sie in der Liste Sicherer Versand an die E-Mail Adressen der Empfänger, bei denen das Add-In bei Versand eines E-Mail-Anhangs aktiv werden sll. Dabei reicht es, wenn Sie Teil-Zeichenflgen eingeben, die die E-Mail Adressen charakterisieren. Beispiel: Enthält die Liste Sicherer Versand an die Zeichenflge @brainlp.cm und ist die Liste Kein sicherer Versand an leer, dann wird das Add-In aktiv, wenn Sie einen E-Mail Anhang an schmidt@brainlp.cm der auch an schmidt@brainlp.cm und mueller@brainlp.de schicken, aber nicht wenn Sie die E-Mail nur an mueller@brainlp.de schicken. 4.3 Weitere Optinen des Brainlp Outlk Add-In s Weitere Optinen des Brainlp Outlk Add-In s finden Sie über das Micrsft Outlk Menü Extras > Optinen auf dem Reiter Brainlp Outlk Add-In : Dialgfenster autmatisch schließen Bei dieser Optin wird beim Versenden einer E-Mail mit Anlage nach Ablauf der Zeit hne Benutzeraktin im Add-In Dialg autmatisch die Vreinstellung gewählt und autmatisch ausgeführt. Die Optin ist hilfreich bei der Verwendung vn Outlk Regeln die E-Mails autmatisch weiterleiten. Serververbindung aktiv halten das Brainlp Outlk Add-In hält die Verbindung aktiv, s dass Berechtigungsnachweise für den Zugriff auf den Datenraum wie eine SMS PIN pr Sitzung nicht mehrfach eingegeben werden müssen. Verbindung Hier können technische Parameter verändert werden, die nur der erfahrene und technisch versierte Benutzer anpassen sllte. Timeut Der Timeut gibt an wie lange ein einzelner Auftrag an den Server maximal dauern darf. Das Speichern grßer E-Mail-Anhänge wird in der Regel auf mehrere Aufträge verteilt (siehe Puffer Größe ). Der Timeut bezieht sich dann auf die einzelnen Aufträge und nicht auf die Gesamtzeit der Datenübertragung. Handbuch Brainlp Outlk Add-In 8
Puffer Größe Der Parameter definiert, welche Puffergröße für grße Dateien verwendet werden sll. Dabei wird eine grße Datei in kleinen Einzelstücken bzw. Einzel-Aufträgen übertragen und am Server wieder zusammengesetzt. Prxy aktivieren Mit dieser Optin werden die Prxy Einstellungen vm Internet Explrer am lkalen PC aktiviert und mit diesen Einstellungen die Verbindung zum Server aufgebaut. Je nach Prxy Einstellungen müssen Sie hier evtl. Ihr Passwrt für den Zugriff auf das Internet eingeben. 5. Sicheres Versenden vn vertraulichen Dkumenten 5.1 Optinen beim sicheren Versenden Sicheres Versenden vn vertraulichen Dkumenten über das Brainlp Outlk Add-In bedeutet, dass die einer E-Mail angefügten Dkumente vn dem Add-In aus der E-Mail entfernt werden und in einem Brainlp Datenraum abgelegt werden. Das Add-In ersetzt die Anhänge in der E-Mail mit sicheren Links auf die im Datenraum verwahrten Dkumente. Gehen Sie wie flgt vr, um Dkumente sicher zu versenden: Stellen Sie sicher, dass die Optin Aktivierung des sicheren Anhang-Versands unter dem Menü Brainlp aktiviert ist. Erstellen Sie wie gewhnt mit Micrsft Outlk ein E-Mail mit angehängten Dkumenten und versenden Sie die E-Mail. Das Fenster des Brainlp Outlk Add-Ins öffnet sich, nachdem Sie mindestens eine Server- Knfiguratin gepflegt haben (Siehe Abschnitt 4.1 ), und wenn die E-Mail Empfänger nicht durch die Filter- Knfiguratin (Siehe 4.2.1) herausgefiltert werden. Geben Sie im Add-In Dialg die flgenden Optinen ein: Nrmaler Versand - Anhänge in der E-Mail belassen Wenn Sie diese Optin wählen, wird die E-Mail unverändert mit Anlagen versendet. Sicherer Versand Anlagen über einen sicheren Datenraum versenden Auslieferung über Legt das Verzeichnis fest, in dem die Anlagen gespeichert werden und vn w die Empfänger die Dkumente abhlen. Es wird das zuletzt verwendete Verzeichnis angezeigt und Sie können über die Auswahlliste bzw. über die Brwse Funktin ein anderes Verzeichnis wählen. Abhlfrist Hier wird festgelegt wie lange der Zugriff auf das Dkument ermöglicht wird. Nach Ablauf der Frist kann der Empfänger das Dkument nicht mehr über den Link in der E-Mail öffnen. Der vrgeschlagene Wert ist die maximal zulässige Frist des gewählten Ablage-Verzeichnisses für externe Links. Zustell-Nachweis bis Wenn Sie ein Datum für den Zustell-Nachweis wählen, dann werden Sie benachrichtigt, sbald alle Empfänger das Dkument abgehlt haben der wenn die Zustellfrist abgelaufen ist, hne dass alle Empfänger das Dkument abgehlt haben. Versandart Die Versandart bestimmt die ntwendige Authentifizierung durch den Empfänger, um auf den E-Mail- Anhang zugreifen zu können. Die Werte, die angebten werden, werden durch den ausgewählten Handbuch Brainlp Outlk Add-In 9
Ablage-Ordner bestimmt. Der vrgeschlagene Wert erfrdert den schwächsten Grad der Authentifizierung. Auslieferfrmat Es werden die Werte angebten, die im Ablage-Ordner zugelassen sind. Der vrausgewählte Wert ist das am stärksten geschützte Frmat. Original Das Dkument wird in dem Frmat ausgeliefert, in dem es an die E-Mail angehängt wurde. Brainmark Das Dkument-Frmat wird beim Herunterladen mit zusätzlichem Brainmark -Schutz versehen. Die Art des Brainmark -Schutzes wird durch die Einstellungen des Ablage-Ordners (Sicherheits- Kategrie) bestimmt. Z.B. kann das Dkument in ein PDF Frmat knvertiert und mit einem Wasserzeichen versehen werden (siehe auch 5.3). Klicken Sie nach Auswahl der gewünschten Optinen bzw. des gewünschten Ziel-Ordners auf OK Die E-Mail Empfänger erhalten nun eine E-Mail, in der die zuvr enthaltenen Dkumente durch Links auf den Datenraum ersetzt wurden. Die im Datenraum abgelegten Dkumente werden eingefrren, s dass jederzeit nachvllziehbar ist, welche Dkumentenversin verschickt wurde. Existiert bereits ein Dkument mit demselben Namen und demselben Inhalt im ausgewählten Verzeichnis, s wird das Dkument nicht erneut im Datenraum abgelegt. Existiert ein Dkument mit demselben Namen aber anderem Inhalt im ausgewählten Verzeichnis, s wird für das Dkument im Datenraum eine neue Versin angelegt, sfern Sie die entsprechende Berechtigung auf dem Dkument haben. 5.2 Nachverflgen vn versendeten Dkumenten Über zwei Wege können Sie nachverflgen, b und wann Ihre Empfänger die Dkumente gelesen haben: Nutzen der Optin Zustell-Nachweis bis Im Outlk Add-In Dialg können Sie eine Frist für einen Zustell-Nachweis setzen (Siehe 5.1). Wenn Sie eine Frist für den Zustell-Nachweis wählen, werden Sie per E-Mail benachrichtigt, sbald alle Empfänger das Dkument abgehlt haben der sbald die Zustellfrist abgelaufen ist, hne dass alle Empfänger das Dkument abgehlt haben. Nutzen der Funktin Nachrichten > Mein Ausgang im Datenraum Das Outlk Add-In legt die an die E-Mail angehängte(n) Dateien im Datenraum als Dkument-Objekt in dem ausgewählten Verzeichnis ab. Der E-Mail Text wird als Nachricht dem Dkument im Datenraum zugerdnet und diese Nachricht erscheint dann auch in Ihrem persönlichen Nachrichten-Ausgang im Datenraum. Die Nachrichten im Nachrichten-Ausgang des Datenraums sind mit einem Status-Icn versehen, das sehr schnell vermittelt, b die verbundenen Dkumente vn den Empfängern gelesen wurden der nicht. Falls es mehr als einen Empfänger gibt und das Dkument nicht vn allen gelesen wurde, wird in der Detail- Infrmatin des Nachrichten-Objekts detailliert aufgelistet, welche Empfänger das Dkument gelesen haben. Enthält die E-Mail mehrere Dateien als Anhang, werden die einzelnen Dkumente in einer Dkumentensammlung zusammengefasst und die Nachricht wird der Dkumenten-Sammlung zugerdnet. 5.3 Datenraum-Einstellungen beim Sicheren Versenden Die Sicherheitsptinen, die im Outlk Add-In Dialg zur Verfügung stehen, werden durch die Sicherheits- Einstellungen des Ablage-Verzeichnisses im Datenraum bestimmt. Diese werden durch die allgemeinen Sicherheits-Einstellungen des Datenraums, durch eine auf das Verzeichnis angewendete Sicherheits-Kategrie und durch die Berechtigungen auf das Verzeichnis knfiguriert. Handbuch Brainlp Outlk Add-In 10
Um die ntwendigen Eingaben beim sicheren Versand mit dem Outlk Add-In zu minimieren, empfiehlt es sich, Ordner im Datenraum anzulegen, die entsprechend den typischen Optins-Kmbinatinen knfiguriert sind. Dies betrifft flgende Optinen: Auslieferung über Um ein Datenraum-Verzeichnis für das sichere Versenden verwenden zu können, müssen Sie im Datenraum auf diesem Verzeichnis die Berechtigung Unterbjekt anlegen haben. Versandart Vn den im gewählten Verzeichnis verfügbaren Arten, wird jeweils die ausgewählt, die den schwächsten Authentifzierungsgrad erfrdert: Senden an Datenraummitglieder Wird unter Versandart nur der Wert Senden an Datenraummitglieder angebten, s sind die Funktinen zum Versenden an Nicht-Datenraum-Mitglieder in dem Verzeichnis deaktiviert. Wählen Sie Senden an Datenraummitglieder, dann muss der Empfänger Mitglied des Datenraums sein, Zugriffsberechtigung auf das Ablage-Verzeichnis haben und sich vr dem Zugriff auf das Dkument am Datenraum anmelden. Senden an Externe mit PIN Diese Versandart erfrdert vn dem Empfänger vr dem Zugriff auf das Dkument die Eingabe einer Einmal-PIN, die ihm per E-Mail zugesendet wird. In der Histrie des Dkumentes wird die E-Mail Adresse des Empfängers registriert. Senden an Externe Wählen Sie diese Versandart, wenn Sie ein Dkument an einen Empfänger schicken möchten, der kein Mitglied des Datenraums ist der der sich nicht als slcher authentifizieren muss, um auf das Dkument zuzugreifen. In der Histrie des Dkumentes wird die E-Mail Adresse des Empfängers registriert. Auslieferfrmat Die verfügbaren Auslieferfrmate werden durch das Ablageverzeichnis und die gewählte Versandart bestimmt. Vn den verfügbaren Frmaten, wird das am stärksten geschützte vrausgewählt. Falls der Datenraum beide Frmate zulässt, kann der Benutzer beide Frmate gleichzeitig auswählen. Brainmark Welche Ausprägung das Brainmark-Frmat hat, wird durch die Datenraum-Knfiguratin und durch die Sicherheitskategrie des Ablage-Ordners bestimmt. Nur bestimmte Datei-Frmate können in ein Brainmark-Frmat knvertiert werden (Wrd, Excel, PwerPint, PDF, XPS, TXT, und die Bildfrmate TIFF, JPEG, GIF, BMP, PNG). 6. E-Mail Archivierung in einen Datenraum Das Brainlp Outlk Add-In ermöglicht die einfache Ablage empfangener E-Mails in einen sicheren Datenraum. Selektieren Sie die zu archivierenden E-Mails in Ihrem Micrsft Outlk Psteingang mit der Maus und klicken Sie dann auf den Knpf Speichern in den Datenraum. Es öffnet sich ein Brainlp Outlk Add-In Dialg mit den flgenden Optinen: Auslieferung über Wählen Sie hier den Ordner im Datenraum, in dem Sie die E-Mail und/der Anlagen speichern Handbuch Brainlp Outlk Add-In 11
möchten. Es wird der zuletzt verwendete Ordner angezeigt. Über die Auswahlliste bzw. über die Brwse Funktin können Sie einen anderen Ordner wählen. Nur Anlagen speichern Wählen Sie diese Optin, wenn Sie nur die Anlagen hne den E-Mail Text speichern wllen. Frmat für die Ablage der E-Mail Bestimmt in welchem Frmat der E-Mail Text als Dkument im Datenraum gespeichert wird. Wählen Sie:.msg um den E-Mail Text im nativen Micrsft Outlk Frmat abzuspeichern.html /.rtf /.txt um den E-Mail Text in dem Frmat zu speichern, das Sie beim Editieren der E-Mail verwenden. Klicken Sie nach Auswahl der gewünschten Optinen auf OK Die E-Mail und/der die angehängten Dkumente werden als Einzeldkumente im ausgewählten Ordner gespeichert der ggfls. in einem separaten Ordner zusammengefasst. Zusätzliche Infrmatinen wie z.b. der Absender der E-Mail werden in das Beschreibungsfeld der neuen Dkumente geschrieben. Cpyright 2009, Brainlp AG. Alle Rechte vrbehalten. Alle Warenzeichen, die in diesem Dkument genannt werden, sind das Eigentum Ihrer jeweiligen Besitzer. Handbuch Brainlp Outlk Add-In 12