Dienstordnung elektronische Zeiterfassung Marktgemeinde Zirl Inhaltsverzeichnis: 1) Einleitung 2) Begriffe 2.1. Rahmendienstzeit 2.2. Soll-Dienstzeit 2.3. Dienstzeit 2.4. Kernzeit 2.5. Gleitzeitsaldo 2.6. Durchrechnungszeitraum 2.7. Dienstgang 2.8. Mittagspause 3) Zeiterfassung 3.1. Terminals 3.2. Voice-System 4) Fehlgründe 4.1. Dienstgang 4.2. Gerechtfertigte Abwesenheit 4.3. Erholungsurlaub 4.4. Sonderurlaub 4.5. Karenzurlaub 4.6. Arztbesuch 4.7. Krankheit 5) Gleitzeitsaldo 6) Zeitausgleich 7) Berichtigungen 8) Angeordnete Mehrstunden/Überstunden 9) Einsicht auf die persönlichen Daten 10) Notwendige Ausnahmen 11) Allgemeines 1 Marktgemeinde Zirl Elektronische Zeiterfassung (gj)
1) Einleitung Der Gemeinderat der Marktgemeinde Zirl hat die Einführung einer elektronischen Zeiterfassung beschlossen. Die elektronische Zeiterfassung gilt grundsätzlich für alle Gemeindebediensteten. Für den Bereich des Sozialzentrums Zirl ( s zenzi) wurde bereits eine elektronische Zeiterfassung eingeführt die für diesen Bereich unverändert weiter gilt. Darum wird in dieser Verordnung nicht näher auf diesen Bereich eingegangen. Ab dem Echtbetrieb sind alle in der Folge noch detailierter angeführten Zeiten verpflichtend über die elektronische Zeiterfassung zu buchen. 2) Begriffe 2.1. Rahmendienstzeit: Die Rahmendienstzeit legt den frühest möglichen Dienstbeginn sowie das spätest mögliche Dienstende fest: Montag bis Freitag: von 06:30 Uhr bis 19:00 Uhr Innerhalb dieses Zeitraumes werden Dienstzeiten angerechnet. 2.2. Soll-Dienstzeit: Die Soll-Dienstzeit ist die Dienstzeit, die der Bedienstete durchschnittlich pro Tag zu erbringen hat. Die wöchentliche Soll-Dienstzeit von Vollbeschäftigten beträgt derzeit jeweils 40 Wochenstunden. Bei Teilzeitbeschäftigten beträgt die wöchentliche Soll- Dienstzeit das vereinbarte Stundenausmaß. Die täglichen Soll-Dienstzeiten betragen: 2.2.1. Gemeindeamt: - Vollbeschäftigte Mo.-Do. 8 Std. 45 min, Fr. 5 Std. - Teilzeitbeschäftigte Mo.-Fr. täglich 1/5 der wöchentlichen Soll- Dienstzeit 2.2.2. Freiwillige Feuerwehr 2.2.3. Volksschule Zirl 2.2.4. Schulzentrum (Hauptschule, Polytechn., Sonderschule) 2.2.5. Kindergarten Marktplatz / Musikschule 2 Marktgemeinde Zirl Elektronische Zeiterfassung (gj)
2.2.6. Kindergarten Schulgasse 2.2.7. Haus der Kinder (Kinderkrippe, Mittagstisch) 2.2.8. Bauhof - Mo.-Mi. 9 Std, Do. 8 Std, Fr.5 Std. 2.2.9. Schwimmbad 2.2.10. Sportplatz 2.2.11. Recyclinghof 2.2.12. Waldaufseher Sollte auf Grund der Diensteinteilung die tatsächliche Soll-Dienstzeiten bei einzelnen Bediensteten auf längere Zeit oder wesentlich von der angeführten Soll-Dienstzeit abweichen, so ist diese beim betreffenden Bediensteten zu berichtigen. Die Soll-Dienstzeit ist für den Einzelnen nicht bindend. Sie stellt lediglich eine Berechnungsgrundlage für die Ermittlung des täglichen Gleitzeitsaldos (Plus- oder Minusstunden), für Dienstreisen, für den Urlaub oder bei Krankheit etc., dar. 2.3. Dienstzeit: Die Dienstzeit ist die im Dienst effektiv erbrachte Zeit (Anwesenheitszeit zuzüglich bezahlter Fehlzeiten wie Dienstgänge, Arzt udgl.). 2.4. Kernzeit: Die Kernzeit ist die Zeit, in der grundsätzlich Anwesenheitspflicht besteht. Eingriffe in die Kernzeit für private Zwecke sind jeweils in geringfügigem Ausmaß zulässig. Die Kernzeiten werden festgelegt wie folgt:: 2.4.1. Gemeindeamt: - Vollbeschäftigte o Mo. 08:00 12:00 und 16:00 18:00 o Di.-Do. 08:00 12:00 und 14:00 16:00 o Fr. 08:00 12:00 - Teilzeitbeschäftigte nach Diensteinteilung 2.4.2. Freiwillige Feuerwehr 2.4.3. Volksschule Zirl 2.4.4. Schulzentrum (Hauptschule, Polytechn., Sonderschule) 3 Marktgemeinde Zirl Elektronische Zeiterfassung (gj)
2.4.5. Kindergarten Marktplatz 2.4.6. Kindergarten Schulgasse 2.4.7. Haus der Kinder (Kinderkrippe, Mittagstisch) 2.4.8. Bau- und Recyclinghof 2.4.9. Schwimmbad 2.4.10. Sportplatz Der Abbau von Plusstunden ist in Abstimmung mit dem Abteilungsleiter nur dann während der Kernzeit möglich, wenn dadurch der Dienstbetrieb nicht gestört wird. 2.5. Gleitzeitsaldo: Ein Gleitzeitsaldo ergibt sich aus der Gegenüberstellung von Soll-Dienstzeit und tatsächlicher Dienstzeit (Plus-/Minusstunden bzw. Minuten). 2.6. Durchrechnungszeitraum: Durchrechnungszeitraum ist der Zeitraum vom 01. April bis 30. September und vom 01. Oktober bis 31. März des jeweiligen Kalenderjahres. Nach Ablauf des Durchrechnungszeitraumes werden eventuelle Minusstunden von einem Überstundenguthaben, sollte keines bestehen, vom Erholungsurlaub abgebucht. Eventuelle Plusstunden sind innerhalb der folgenden drei Monate abzubauen ansonsten sie verfallen. Ausgenommen wenn ein Abbau im folgenden Monat aus dienstlichen Gründen nicht möglich ist. Dies ist entsprechend zu begründen und vom Bürgermeister die Genehmigung zur Übertragung der Plusstunden einzuholen. 2.7. Dienstgang: Unter Dienstgang sind alle Dienstverrichtungen außerhalb des Arbeitsbereiches zu verstehen. Jeder Dienstgang ist über die elektronische Zeiterfassung zu buchen. Details zum Dienstgang wie z.b. Bauverhandlung bei Huber, Gerichtstermin i.s., sind vom jeweiligen Dienstnehmer schriftlich aufzuzeichnen. Die Aufzeichnungen sind monatlich, nach Ablauf des Monats an die Lohnverrechnungsstelle weiter zu leiten. 2.8. Mittagspause: Die Mittagspause ist die tägliche Erholungszeit zwischen Dienstbeginn und Dienstende. Sie hat mindestens 30 Minuten zu betragen und wird nicht als Dienstzeit gewertet. Von der elektronischen Zeiterfassung werden jedenfalls an Tagen, an denen mehr als sechs durchgehende Stunden Dienstzeit geleistet werden, 30 4 Marktgemeinde Zirl Elektronische Zeiterfassung (gj)
Minuten automatisch abgezogen. 3) Zeiterfassung Zur Erfassung der Daten werden zwei verschiedene Systeme zur Verfügung gestellt. Terminals für Bereiche mit 15 oder mehr Bediensteten und ein Voice-System für alle anderen Bereiche. 3.1. Terminals Für die Dienstbereiche mit 15 oder mehr Bediensteten, das ist das Gemeindeamt, der Kindergarten Marktplatz und der Bau- und Recyclinghof, werden im Eingangsbereich Terminals angebracht. Die Bediensteten dieser Bereiche bekommen einen elektronischen Schlüssel mit dem sie am Terminal alle Erfassungen vornehmen können. 3.2. Voice-System Für alle anderen Bereiche wird ein Voice-System eingerichtet. Die Bediensteten dieser Bereiche können mit dem Telefon am Dienstort die Erfassungen vornehmen. 4) Fehlgründe 4.1. Dienstgang Ein Dienstgang ist beim Verlassen der Dienststelle für Dienstverrichtungen zu buchen. Über jeden Dienstgang sind Aufzeichnungen über die Tätigkeit zu führen. Ist die Buchung wie üblich deshalb nicht möglich, weil z.b. der Dienstgang von zu Hause angetreten wurde oder weil nach Beendigung des Dienstganges keine Rückkehr an die Dienststelle erfolgt, was nur in Ausnahmefällen sein darf, so ist in jedem Fall verpflichtend Beginn bzw. Ende des Dienstganges umgehend über das Berichtigungsformular zu melden. 4.2. Gerechtfertigte Abwesenheit Als gerechtfertigte Abwesenheit zu buchen sind alle meldepflichtigen Abwesenheiten innerhalb der Normalarbeitszeit. Als Beispiele gelten Abwesenheitsgründe wie Ladungen als Laienrichter oder Schöffe, Einvernahmen bei Gericht oder Behörden, Zeugenladungen, usw. deren zeitliche Lage nicht im Einflussbereich des Bediensteten liegt und die Abwesenheit vom Vorgesetzten als gerechtfertigte Abwesenheit vom Dienst" anerkannt wird. Soweit nicht ohnehin eine Verpflichtung zur Vorlage eines Nachweises besteht, ist der jeweilige Abwesenheitsgrund auf Verlangen des Vorgesetzten zu bescheinigen. 4.3. Erholungsurlaub Mit Einführung der elektronischen Zeiterfassung wird die Verwaltung des Erholungsurlaubes durch die elektronischen Zeiterfassung mit verwaltet. Es entfällt 5 Marktgemeinde Zirl Elektronische Zeiterfassung (gj)
die Führung der bisherigen Urlaubskartei. Für einen Urlaubswunsch ist ein Urlaubszettele auszufüllen und dem Vorgesetzten vorzulegen. Dieser hat zu prüfen, ob der gewünschte Urlaub bezüglich des Betriebsablaufes möglich ist. Sodann ist der Urlaubszettel dem Bürgermeister zur Genehmigung vorzulegen. Der Antritt des Erholungsurlaubes erfolgt mit einer Gehen-Buchung Erholungsurlaub, der Wiederantritt des Dienstes mit einer Kommen"-Buchung. Als tatsächliche Dauer des Erholungsurlaubes wird die Soll-Dienstzeit erfasst, die zwischen der Gehen"- und der Kommen"-Buchung liegt. 4.4. Sonderurlaub Es ist gleich vorzugehen wie beim Erholungsurlaub. Auf dem Urlaubszettel ist der Vermerk Sonderurlaub anzubringen. Üblicherweise werden an Sonderurlaub gewährt: bei eigener Eheschließung bis zu 3 AT bei Eheschließung eigener Kinder oder Geschwister 1 AT bei Niederkunft der Ehefrau bis zu 1 AT beim Tod des Gatten, der Gattin, Lebensgefährtin bis zu 3 AT beim Tod eines Elternteiles 2 AT beim Tod eines Kindes, das im selben Haushalt lebte bis zu 2 AT beim Tod eines Kindes, das nicht im selben Haushalt 1 AT lebte beim Tod von Geschwistern, Schwieger- o. Großeltern 1 AT beim Tod sonstiger haushaltszugehöriger 1 AT Familienmitglieder bei Wohnungswechsel bis zu 1 AT Für die Vorbereitung auf die Dienstprüfung gilt die Sonderurlaubsregelung des Landes. 4.5. Karenzurlaub Der Antritt des Karenzurlaubes erfolgt mit einer Gehen"-Buchung, der Wiederantritt des Dienstes mit einer Kommen"-Buchung. Eine weitere Buchung durch den Bediensteten am Computer ist deshalb nicht notwendig, weil Karenzurlaube ohnehin vorher gemeldet bzw. genehmigt werden müssen und sodann von der Personalverrechnung eingegeben werden. 4.6. Arztbesuch Arztbesuche sind grundsätzlich mit Gehen Fehlgrund - Arzt" zu buchen. Der Wiederantritt des Dienstes erfolgt mit einer Kommen"-Buchung. 6 Marktgemeinde Zirl Elektronische Zeiterfassung (gj)
4.7. Krankheit Am 1. Tag des Krankenstandes hat eine Meldung an den Dienstgeber (Vorgesetzten) zu erfolgen. Von diesem wird die Abwesenheit wegen Krankheit schriftlich der Lohnverrechnungsstelle gemeldet, welche die entsprechenden Eingaben in die elektronische Zeiterfassung vornimmt. Durch eine Kommen-Buchung wird die Abwesenheit wegen Krankheit beendet. Bezüglich der Vorlage einer ärztlichen Bestätigung gilt die gesetzliche Regelung. 5) Gleitzeitsaldo Gleitzeitsaldo Die Dienstzeit soll im mehrwöchigen Durchschnitt, längstens jedoch am Ende eines Durchrechnungszeitraumes die wöchentliche Soll-Arbeitszeit betragen. Es ist darauf hinzuwirken, dass der Gleitzeitsaldo möglichst ausgeglichen ist. 6) Zeitausgleich Der Zeitausgleich dient zum Erreichen eines ausgeglichenen Gleitzeitsaldos durch Abbau von Plusstunden. Wenn der Zeitausgleich in die Kernzeit hineinreicht, bedarf es einer Vereinbarung mit dem Vorgesetzten. 7) Berichtigungen Notwendige bzw. gewünschte Berichtigungen sind unverzüglich über das Berichtigungsformular zu melden. Es ist anzugeben was berichtigt werden soll, der Grund warum die Berichtigung notwendig ist, der Name des Mitarbeiters. Die gewünschte Berichtigung ist dem Vorgesetzten und Bürgermeister zur Genehmigung vorzulegen und sodann an die Lohnverrechnung zur Eingabe weiter zu geben. 8) Angeordnete Mehrstunden/Überstunden In der Rahmenzeit werden grundsätzlich keine Überstundenzuschläge, weder als Zeitzuschlag, noch in Form von Entgelt gewährt. Außerhalb der Rahmenzeit sind Zuschläge nur über Anordnung des Vorgesetzten möglich. Für diese Zeiten gilt die gesetzliche Regelung. Die geleisteten Mehr- bzw. Überstunden sind über die elektronische Zeiterfassung zu erfassen. In das Formular Mehrstunden/Überstunden sind die Zeiten einzutragen. Der Grund der Notwendigkeit ist anzuführen und die Überstunden sind dem Bürgermeister zur Genehmigung vorzulegen. 9) Einsicht auf die persönlichen Daten Den Gemeindebediensteten wird soweit technisch möglich Einsicht auf die persönlichen Daten gewährt. Vorgesehen ist die Anzeige an den Terminals, eine Abfrage über Telefon mit persönlichen Code und die Abfrage über Internet. Über den 7 Marktgemeinde Zirl Elektronische Zeiterfassung (gj)
Internetzugang wird jedem Bediensteten eine aktuelle Aufstellung über die Stundensalden bereitgestellt, die auch ausgedruckt werden kann. Bediensteten die diesen Zugang nicht nützen wollen oder können wird auf Wunsch ein monatlicher Ausdruck gemacht. 10) Notwendige Ausnahmen Sind für den ordnungsgemäßen Ablauf des Betriebes Ausnahmen notwendig, so sind diese schriftlich festzuhalten und vom Bürgermeister zu genehmigen. Beispiele für notwendige Ausnahmen könnten sein: Reinigungsarbeiten außerhalb der Rahmenzeit, Trauungen außerhalb der Rahmenzeit, Wahlen, Volksbegehren an Sonntagen udgl. 11) Allgemeines Der vorsätzliche Missbrauch bzw. die Nichteinhaltung vorstehender Dienstordnung stellt eine Missachtung von Dienstvorschriften dar, und es werden die dafür geltenden Gesetzesgrundlagen zur Anwendung gebracht. Zirl, Mai 2009 (gj) Gemäß Gemeinderatsbeschluss vom 20.05.2009 Der Bürgermeister: Schneider Hp. e.h. Die Personalvertretung: Öfner Gabriele e.h.