Messenachbereitung Nach der Messe ist Erntezeit 25.11.2015 1
Organisatorisches Moderator Daniel Gundelach Bereichsleiter Marketing & Consulting MEPLAN GmbH (Tochterunternehmen der Messe München) Kernkompetenzen von MEPLAN CONSULT Messeauftrittsberatung Projektunterstützung 2
Organisatorisches Co-Moderator Carmen Rogge Project Manager Spielwarenmesse eg 3
Organisatorisches MEPLAN GmbH Abteilung DESIGN Florian Geiger Abteilungsleiter +49 (0)89 949 281 63 geiger@meplan.de Abteilung SYSTEM Sandra Maier Abteilungsleiterin +49 (0)89 949 281 55 maier@meplan.de Abteilung CONSULT Daniel Gundelach Bereichsleiter +49 (0)89 949 283 14 gundelach@meplan.de 4
Organisatorisches Agenda Leadmanagement Messenachbereitung Erfolgskontrolle 5
Leadmanagement 6
Leadmanagement Professionelles Leadmanagement Standardisierte Gesprächsbögen (papierbasiert oder digital) Elektronische Erfassung aller Kontakt- und Gesprächsdaten Sicherung aller Daten für eine qualitativ hochwertige Nachbearbeitung Vorteile von Leadmanagement: Kein Informationsverlust Umgehende Nachbereitung möglich Zeitersparnis durch standardisierte Bögen Integration der Visitenkarte 7
Leadmanagement Regeln für das Leadmanagement Thematisierung vor der Messe mit allen betroffenen Mitarbeitern Festlegung und Kommunikation standardisierter Prozesse Daten während des Gesprächs oder unmittelbar danach aufnehmen Daten offen vor dem Besucher aufnehmen Bögen für alle Gespräche ausfüllen 8
Leadmanagement Inhalte der Dokumentation Kontaktdaten (Visitenkarte) mit Firmenname, Titel, Vor- / Nachname, Position, Abteilung, Adresse, Telefon, Fax, E-Mail Kategorie des Besuchers, z.b. Kunde, Interessent, Pressevertreter, Partner Interessensbereich, z.b. Produkt-, Unternehmensbereiche, einzelne Produkte Ergebnis des Gesprächs Vereinbarte Aktionen, z.b. Unterlagen zukommen lassen (Art der Unterlagen), Angebot zusenden, Termin vereinbaren, Kontakt weiterleiten (Ansprechpartner) Zugesagter Termin für vereinbarte Aktion Weiteres internes Vorgehen Gesprächspartner, Abteilung, Zeitpunkt des Gesprächs 9
Messenachbereitung 10
Messenachbereitung Vorteile der zeitnahen Reaktion auf den Standbesuch Erfüllung der Besuchererwartung 50% der Besucher erwarten eine Rückmeldung des Ausstellers innerhalb von 2 Wochen Sicherung von Wettbewerbsvorteilen Nur knapp die Hälfte aller Messebesucher (48%) ist mit der Kontaktaufnahme durch die besuchten Aussteller zufrieden Erhöhung der Nachhaltigkeit positiver Standeindrücke Voraussetzung: Lückenlos erfasste und aufbereitete Daten Quelle: AUMA 11
Messenachbereitung Exhibitor Activity Index Ergebnisse Reaktion Keine Reaktion 77% 23% Quelle: Eigene Erhebung 12
Messenachbereitung Reaktion auf den Standbesuch Dankesschreiben Optimal: Versand am Tag des Messebesuchs Vorbereitung bereits vor der Messe Ausschließlich personalisierte Schreiben, Nutzung von Outlook-Alternativen, z.b. MailChimp (www.mailchimp.com), Sendy (www.sendy.co) Abstimmung auf Besuchertyp, z.b. Kunde, Interessent, Pressevertreter Abstimmung auf vereinbartes Vorgehen und Verweis auf Folgeaktion Kombination mit kurzer Onlinebefragung möglich 13
Messenachbereitung Reaktion auf den Standbesuch Vereinbarte Folgeaktionen Einhaltung des vereinbarten Zeitpunktes (Messenacharbeit fest einplanen) Konkrete Bezugnahme auf die Inhalte des Messegesprächs Mögliche Formen der Folgeaktionen: Versand von Prospektmaterial Versand des Messeabschlussberichtes an Pressevertreter Vereinbarung eines Folgetermins Weitergabe von Kontakten an zuständige Mitarbeiter 14
Messenachbereitung Reaktion auf den Standbesuch Follow-up nicht erschienener Kontakte Gründe erfragen Interessenten Informationen zur Messe zukommen lassen, z.b. Neuigkeiten auf der Messe Versand der vollständigen Pressemappe sowie des Messeabschlussberichts an Journalisten 15
Messenachbereitung Einholen von Feedback aller Beteiligten Zeitpunkt: Kurz nach Messeende Teilnehmer: Am Messeauftritt beteiligte Abteilungen, z.b. Messeplanungsteam, Vertrieb, Pressebeauftragte / Unternehmenskommunikation, Marketingabteilung, Geschäftsführung Externe Dienstleister, z.b. Messebauer, Agenturen Methode: Erarbeitung konkreter Lösungsvorschläge als Basis für den nächsten Messeauftritt Erfassen besonders positiver und negativer Aspekte Methode der kritischen Ereignisse Mögliche Themen: Standwirkung, Funktionalität des Standes, Organisation / Abläufe im Vorfeld und während der Messe, Kommunikationsmaßnahmen Nachbereitung im Planungsteam 16
Erfolgskontrolle 17
Erfolgskontrolle Orienteriungsgrößen bei der Erfolgskontrolle Definierte Messeziele (Konkretisierung mit Hilfe des MesseNutzenChecks, AUMA) Ergebnisse der Vorjahre oder anderer Messen (kontinuierliche Erhebung und Dokumentation) Erhobene Zahlen des Messeveranstalters Mögliche Kennzahlen: Messekontakte Besuchermarketing im Vorfeld der Messe Kosten Generierte Aufmerksamkeit Mitarbeiter 18
Erfolgskontrolle Messekontakte Aktive Kontakte: Besucher nehmen Kontakt mit dem Unternehmen auf Über Leadmanagement zu ermitteln Passive Kontakte: Besucher nehmen die Unternehmenskommunikation wahr, nehmen aber keinen Kontakt auf Über Besucherzählungen zu ermitteln Besucher / Kontakte vs. Gesamtbesucherzahl der Messe Kontakte vs. Standmitarbeiter Branchenübergreifende Größenordnung: 1-2 Kontakte pro Stunde und pro Mitarbeiter Funktion des Besuchers im Unternehmen (Entscheidungskompetenz) Phase des Entscheidungsprozesses (Orientierungs- vs. Entscheidungsphase) Besucherbefragung, z.b. Zufriedenheit, Erwartungen, Optimierungspotenzial 19
Erfolgskontrolle Besuchermarketing im Vorfeld der Messe Wirkung des Besuchermarketings Antwortquote Anzahl Terminvereinbarungen Konvergenzrate (wie viel Prozent der versendeten Einladungen führen zu Standbesuch) Anzahl der Besucher nach Zielgruppen (Erfolg des zielgruppenspezifischen Besuchermarketings) 20
Erfolgskontrolle Kosten Budgettreue Kosten pro Gespräch / pro Gesprächsgruppe, z.b. Interessent, Kunde, Reseller, Presse Kosten der Kommunikationszeit auf der Messe Aufteilung des Messebudgets Gesamtkosten der Messe vs. auf der Messe generierter Umsatz 21
Erfolgskontrolle Generierte Aufmerksamkeit Auf der Messe: Quantitativ, z.b. Besucherzahlen, Anzahl Gespräche, Flyer-Index Besucherzufriedenheit Imagewahrnehmung Nach der Messe: Presseresonanz, z.b. Clippings, Reputationsanalyse Klickraten auf Webseite 22
Erfolgskontrolle Mitarbeiter Mitarbeiter-Feedback Disziplin, Einhaltung von Verhaltensvorgaben (corporate behaviour) Motivation Servicequalität auf dem Messestand Ermitteln durch Mystery Visits 23
Erfolgskontrolle Instrumente der Messemarktforschung Befragung Mystery Visits Messemarktforschung Stand- / Benchmarkanalyse Besucherzählung & Wegeverlaufsanalyse 24
Erfolgskontrolle Durchführung einer Onlinebefragung Kurze Befragungsdauer: max. 3-4 Minuten, präzise Fragestellungen Überwiegend geschlossene Fragen Risiko einer hohen Abbrecherquote und erhöhten Auswertungsaufwand vermeiden Begrenzung der Antwortmöglichkeiten bei Mehrfachantworten Anreize für Teilnahme setzen Integration in Dankesschreiben Nutzen der Teilnahme für den Befragten im Anschreiben klar herausstellen Hinweis auf anonyme Auswertung und vertrauliche Behandlung der Daten Software zur Onlinebefragung: z.b. 2ask (www.2ask.de), Askallo (www.askallo.com), onlineumfragen.com (www.onlineumfragen.com), Surveymonkey (www.surveymonkey.com) 25
Erfolgskontrolle Durchführung einer Stand- / Benchmarkanalyse Untersuchungsgegenstände: Funktionalität und Gestaltung des Messestandes Kommunikationsaspekte Methodik: Objektive Betrachtung und Bewertung des eigenen Standes Objektive Betrachtung und Bewertung der Stände von ausgewählten Mitbewerbern durch externe Person Nutzen: Einblick in die Messeauftritte der Wettbewerber Benchmarking mit dem eigenen Messeauftritt 26
Erfolgskontrolle Bewertungskriterien einer Stand- / Benchmarkanalyse Standgestaltung: Konzept, z.b. Messebotschaft, Motto, Ziele Stimmigkeit, z.b. Unternehmens- / Produktimage, Zielgruppe Abstimmung auf Corporate Design Einsatz von Gestaltungselementen, z.b. Licht, Material, Farbe Standgröße, z.b. Verhältnis zu Wettbewerberständen sowie zum eigenen Unternehmensimage, Nutzung der Standfläche Positionierung, z.b. Standort in Messehalle, Fernwirkung, Verhältnis zu angrenzenden Ständen, Standzutrittsmöglichkeiten Besucherführung auf dem Stand, z.b. Standaufteilung, Übersichtshilfen, Platzierung / Gestaltung der Informationstheke Einsatz von Medien, z.b. Art, Inhalte, Inszenierung, Qualität, Positionierung 27
Erfolgskontrolle Bewertungskriterien einer Stand- / Benchmarkanalyse Produktpräsentation, z.b. Strukturierung der Präsentation, Kennzeichnung, Inszenierung / Wirkung der Produkte, Art der Präsentation Gestaltung Kommunikationsbereich, z.b. Aufteilung, Abgrenzung, Atmosphäre, Lärmpegel, Temperatur, Catering, Service Aktionen, z.b. Standort, Abgrenzung zu anderen Ständen / Kommunikationsbereichen, Stimmigkeit zu Standkonzept, Verhältnis Information / Unterhaltung Kommunikation des Messeauftritts, z.b. Hinweise auf dem Messegelände, Unterlagen im Pressezentrum, Promotion 28
Erfolgskontrolle Durchführung von Mystery Visits Untersuchungsgegenstände: Servicequalität auf dem Messestand Kommunikationsaspekte, z.b. Vermittlung von Botschaften, corporate wording Überprüfung von Verhaltensvorgaben, corporate behaviour Methodik: Beobachtung und objektive Beurteilung des Verhaltens durch externe Person Testgespräche mit Standmitarbeitern Nutzen: Ansätze zur Verbesserung der Gesprächsführung Aufdeckung von Schwächen bei soft skills und fachlichen Schwächen 29
Erfolgskontrolle Bewertungskriterien von Mystery Visits Verhalten der Standmitarbeiter ohne Besucherkontakt Besucheransprache Servicequalität Gesprächsverlauf (Dialog vs. Monolog) Kenntnisse der Mitarbeiter über Unternehmen, Produkte und Messebotschaft Umgang mit Einwänden und Beschwerden Organisation der Abläufe am Stand, z.b. Übergabe eines Besuchers an Kollegen, Überbrückung von Wartezeiten, Dokumentation der Gesprächsinhalte Reaktion auf Standbesuch 30
Erfolgskontrolle Kontaktwertberechnung Variante 1 Kontakte Umsatzpotenzial x Umsatzwahrscheinlichkeit = Kategorisierung 1. Kalter Kontakt 2. Warmer Kontakt 3. Angebot Umsatzwahrscheinlichkeit* 10% 20% 40% *Zahlen aus dem Vertriebscontrolling 31
Erfolgskontrolle Kontaktwertberechnung Variante 2 Kontakte A B C 20 25 100 Kategorie Anzahl Kontaktpunkte (Wertigkeit) Kontaktwert A 20 10 200 80.000 / 4.000 je A-Kontakt B 25 4 100 40.000 / 1.600 je B-Kontakt C 100 2 200 80.000 / 800 je C-Kontakt 500 Gesamtkosten 200.000 Kosten / Kontaktpunkt: 200.000 / 500 = 400 32
Erfolgskontrolle Messe-Scorecard 33
Weitere Informationen 34
Weitere Informationen Orientierungshilfen Checkliste für Ihre Messebeteiligung www.spielwarenmesse.de/checklisten Messe Guide www.spielwarenmesse.de/messeguide Online Service Center www.spielwarenmesse.de/service Webinare www.spielwarenmesse.de/webinare 35
Weitere Informationen Online Service Center 36
Weitere Informationen Informationsquellen AUMA_Ausstellungs- und Messe-Ausschuss der Deutschen Wirtschaft e.v. Informationen zu Messen in Deutschland und im Ausland, Tipps für Ihre Messeplanung und Wissenswertes über die Branche (www.auma.de und www.erfolgmessen.de) FAMAB Verband Direkte Wirtschaftskommunikation e.v. Unterstützung bei der Auswahl des richtigen Partners für eine Messebeteiligung (www.famab.de) change.project gmbh Spezialisierung auf die Lösung interkultureller Kommunikation (www.change-project.de) Xing Gruppe Messen Gedankenaustausch für Messeinteressierte (www.xing.com) m+a report Tipps, Erfahrungsberichte, Marktanalysen, Berichte über aktuelle Entwicklungen am Messemarkt (www.m-averlag.com) Trade Fairs International Informationen über die dynamische Entwicklung im Messewesen (www.tfi-publications.de) FKM Gesellschaft zur Freiwilligen Kontrolle von Messe- und Ausstellungszahlen Geprüfte Zahlen und Fakten zu Messen (www.fkm.de) 37
MEPLAN CONSULT +49 (0)89 949 283 11 consult@meplan.de www.meplan.de 38