Online-Training Messevorbereitung. Modul 2 Erfolgreiche Messedurchführung. 29. Juni 2016

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1 Online-Training Messevorbereitung Modul 2 Erfolgreiche Messedurchführung 29. Juni 2016 Ein Service der Spielwarenmesse eg für Aussteller der Insights-X

2 Agenda Moderator Daniel Gundelach Bereichsleiter Marketing & Consulting MEPLAN GmbH (Tochterunternehmen der Messe München) Kernkompetenzen von MEPLAN Messestände Messeauftrittsberatung Projektunterstützung 2

3 Agenda Co-Moderatorin Nicole Goller Project Manager Spielwarenmesse eg Telefon Frau Goller ist Ihre persönliche Ansprechpartnerin als Aussteller der Insights-X. 3

4 Agenda Inhalt Besuchermarketing während der Messe Standmitarbeiterbriefing Verhalten und Kommunikation auf dem Messestand Messenachbereitung Erfolgskontrolle Informationsquellen/Orientierung 4

5 Besuchermarketing während der Messe 5

6 Besuchermarketing während der Messe Werbemaßnahmen auf dem Messegelände 6

7 Besuchermarketing während der Messe Werbemaßnahmen auf dem Messegelände 7

8 Besuchermarketing während der Messe Werbemaßnahmen auf dem Messegelände 8

9 Besuchermarketing während der Messe Werbemaßnahmen auf dem Messegelände 9

10 Besuchermarketing während der Messe Walking acts Link zum Factsheet 10

11 Besuchermarketing während der Messe Mitmachaktionen im Atelier der InsightsArena 11

12 Besuchermarketing während der Messe Aktionen auf dem Messestand zum Mitmachen und Erleben 12

13 Besuchermarketing während der Messe Messekalender 13

14 Standmitarbeiterbriefing 14

15 Standmitarbeiterbriefing Basisinformationen für Standmitarbeiter Schwerpunkt der Messebeteiligung (Produkte, Dienstleistungen) Bedeutung der Messe, Standposition, Messegelände Besucherstruktur der Messe (Quelle: FKM-Besucherstatistik, Besucherbefragung der Messe) Wettbewerber und deren ausgestellte Produkte Messeziele und -botschaft Zielgruppe, z. B. wichtige Kunden, potentielle Kunden, Partner 15

16 Standmitarbeiterbriefing Hintergrundinformationen für Standmitarbeiter Informationen bezüglich Preise und Konditionen Marketingkampagnen vor der Messe Informationsmaterial am Stand Argumente für Produkte und Dienstleistungen Verhaltensrichtlinien während des Gesprächs Optimale Gesprächsdauer Kommunikationsrichtlinien und Techniken, um ein Gespräch zu beginnen 16

17 Standmitarbeiterbriefing Organisatorische Informationen für Standmitarbeiter Verantwortlichkeiten am Stand, Ansprechpartner je Sprache Wichtige Kontaktpersonen inkl. Telefonnummern System zur Registrierung des Standpersonals, z. B. Ablage von Visitenkarte Überblick über Termine, Veranstaltungen und Aktionen am Stand Interne Meetings, z. B. Kick-off Meeting, Teammeeting Leadmanagementprozess Liste der Hotels, Ankünfte Kleiderordnung, Namensschilder Standplan 17

18 Standmitarbeiterbriefing Vorbereitung der Standmitarbeiter Messetraining, Messebriefing, Messe Kick-off Kurz vor Messebeginn Externer Moderator ratsam Interaktiv den Umgang mit kritischen Situationen trainieren Potenziale der Messe verdeutlichen, um Motivation zu steigern Inhalt, z. B. Basisinformationen, Potenziale der Messe, Aufgaben und Herausforderungen für das Standpersonal, Kommunikationstechniken, Vorbereitung auf kritische Situationen, Dos & Don ts Ziel: Standmitarbeiter optimal auf die Herausforderungen am Messestand vorbereiten 18

19 Standmitarbeiterbriefing Vorbereitung der Standmitarbeiter Schriftliches Briefing Kurz und gut strukturiert Zusammenfassung aller wichtigen Punkte Ziel: Leitfaden für Vorbereitung und Arbeit auf dem Stand Kick-off Meeting Ein Tag vor Messebeginn Inhalt, z. B. organisatorische Details, Wiederholung wichtigster Kommunikationsrichtlinien sowie Messeziele und Potenziale der Messe, Klären bestehender Fragen Ziel: Vorstellung des Messestandes, Motivation erhöhen, gute Vorbereitung für den ersten Messetag 19

20 Standmitarbeiterbriefing Vorbereitung der Standmitarbeiter Tägliche Meetings Vor Beginn oder nach Ende des Messetages Inhalt, z. B. organisatorische Details für den nächsten Tag, aufgetretene Probleme, Feedback zu Gesprächen und Prozessen, gesammelte Informationen zu Wettbewerbern, Trends Ziel: Frische Eindrücke sammeln, kontinuierliche Verbesserung Feedback-Meeting, Debriefing Kurz nach Messeende Teilnehmer: Projektteam, Standpersonal, Dienstleister Inhalt: Feedback, z. B. zu Stand, Gesprächen, Prozessen Ziel: Verbesserung zukünftiger Messebeteiligungen 20

21 Verhalten und Kommunikation auf dem Messestand 21

22 Verhalten und Kommunikation auf dem Messestand Allgemeine Tipps für das Verhalten am Messestand Das Verhalten der Mitarbeiter spiegelt das Unternehmensimage wieder Unterhaltungen sind Dialoge und keine Monologe Standpersonal an der Informationstheke als erste Kontaktperson In gesättigten Märkten unterscheiden sich Aussteller primär durch weiche Faktoren 22

23 Verhalten und Kommunikation auf dem Messestand Differenzierungspotenzial gegenüber Mitbewerbern Differenzierungspotential der Aussteller gegenüber Mitbewerbern Standarchitektur / Corporate Design 61% Neuprodukteinführung 59% Messebezogene Kommunikation nach der Messe 43% Standpersonal 42% Messebezogene Kommunikation vor der Messe 42% Gezielte Ansprache aller Sinne 31% Catering am Stand 20% Multimediale Medieninszenierung 15% Quelle: AUMA 23

24 Verhalten und Kommunikation auf dem Messestand 24

25 Verhalten und Kommunikation auf dem Messestand 25

26 Verhalten und Kommunikation auf dem Messestand 26

27 Verhalten und Kommunikation auf dem Messestand 27

28 Verhalten und Kommunikation auf dem Messestand Anspruch Verhalten Realität 28

29 Verhalten und Kommunikation auf dem Messestand Focus on communication 29

30 Verhalten und Kommunikation auf dem Messestand We try harder to make your work easier 30

31 Verhalten und Kommunikation auf dem Messestand Inspired by life 31

32 Verhalten und Kommunikation auf dem Messestand Spielregeln am Messestand Welche drei Spielregeln sind für Sie auf dem Messestand besonders wichtig? 32

33 Verhalten und Kommunikation auf dem Messestand Reaktion auf kritische Situationen am Messestand (1) Der Stand ist voll und jeder Standmitarbeiter ist im Gespräch mit einem Besucher. Ein weiterer Besucher kommt auf den Stand/an die Infotheke. Keine Besucher ignorieren Gespräche kurz unterbrechen, wenn es die Situation zulässt, Zustimmung vom Gesprächspartner einholen Option 1: Besucher begrüßen, Informationsmaterial und etwas zu trinken anbieten, fragen, ob er kurz warten möchte, mit Angabe, wie lange es ungefähr dauert Option 2: Möchte der Besucher nicht warten oder steht kein Mitarbeiter zeitnah zur Verfügung: Termin vereinbaren Nicht vergessen: Visitenkarten austauschen 33

34 Verhalten und Kommunikation auf dem Messestand Reaktion auf kritische Situationen am Messestand (2) Ein Besucher betritt den Stand oder bleibt an Ihrem Stand stehen. Sie möchten mit ihm ins Gespräch kommen. Besucher genug Zeit lassen, sich umzusehen Aufmerksam im Hintergrund bleiben Gespräch mit dem Besucher erst beginnen, wenn er Augenkontakt aufgenommen hat Gespräch mit einer situativen und offenen Frage beginnen, z. B. Ich sehe, Sie betrachten gerade unser Exponat XY. Welche Details in welchem Zusammenhang/Bereich, Wo genau?, Wie setzen Sie dieses?, Nach welchen Lösungen suchen Sie?, Welche Themen interessieren Sie? Gespräch nie mit einer geschlossenen Frage beginnen, wie z. B. Kann ich Ihnen helfen? Antwort: ja/nein: mehr als 50% negative Antworten 34

35 Verhalten und Kommunikation auf dem Messestand Reaktion auf kritische Situationen am Messestand (3) Situation Negative Beispiele Positive Beispiele Der Besucher beschäftigt sich mit einem Exponat Der Besucher sieht sich Informationsmaterial an Der Besucher sieht sich suchend auf dem Stand um Haben Sie Fragen zu dem Exponat? Darf ich Ihnen weitere Lösungen in diesem Bereich zeigen? Darf ich Ihnen das Exponat erklären? Gefällt Ihnen das Exponat? Nicht anfassen! Benötigen Sie weitere Informationen? Suchen Sie etwas Bestimmtes? Wollen Sie es mitnehmen? Nehmen Sie es ruhig mit! Kann ich Ihnen weiterhelfen? Dieses Exponat zeigt übrigens Suchen Sie jemanden? Ich sehe Sie interessieren sich für / beschäftigen sich mit Was interessiert Sie an dieser Thematik besonders? Woran haben Sie hinsichtlich des Einsatzes der Lösung gedacht? Wenn Sie sich für interessieren Ich sehe Sie beschäftigen sich mit Thema XY Welche Chancen sehen Sie hierfür in der Zukunft? In welchem Zusammenhang steht dieses Thema zu Ihrem Unternehmen? Nach welchem Themenbereich suchen Sie? Zu welcher Thematik benötigen Sie weitere Informationen? 35

36 Verhalten und Kommunikation auf dem Messestand Reaktion auf kritische Situationen am Messestand (4) Ein Besucher ist sehr kritisch, hat viele Bedenken und Einwände. Ruhig und selbstsicher bleiben Verständnisvoll bleiben und Interesse signalisieren Ich verstehe, Ich respektiere Ihre Sichtweise, Das ist eine interessante Frage Fragen stellen zu den Anforderungen und Nutzen des Produktes betonen: Wie meinen Sie dies?, Könnten Sie ein Beispiel nennen? Besucher auf positive Gedanken bringen: Wie soll das Produkt oder der Service aussehen, um seinen Anforderungen gerecht zu werden. 36

37 Verhalten und Kommunikation auf dem Messestand Richtige Kommunikation am Messestand Der erste Eindruck zählt Non-verbale Kommunikation vermittelt mehr als Worte Sympathie bereits vor der Kontaktaufnahme erzeugen: Offene Körperhaltung (freie Arme und Hände), Augenkontakt, Kopfnicken, natürliches Lächeln Selbstsicherheit als Basis für ein gutes Messegespräch: Blickkontakt aufrecht erhalten, fester Stand, freie Hände, Gesten über der Gürtellinie, kräftige Stimme Bleibenden Eindruck hinterlassen Langsam sprechen Informationen strukturieren, z. B. mit Aufzählungen Erläuterungen anhand von Bildern, Geschichten, Beispielen 37

38 Verhalten und Kommunikation auf dem Messestand Aufbau eines erfolgreichen Gesprächs Begrüßung und Vorstellung Stellen konkreter Fragen, um ausreichend Informationen zu erhalten, um Besucher zu kategorisieren, z. B. Endverbraucher vs. (potenzielles) Mitgliedsunternehmen auf die Interessen, Erwartungen und Anforderungen eingehen zu können Nutzenorientiert, z. B. Vorstellung von Serviceleistungen, Lösungen Aktives Zuhören, z. B. Fragen des Besuchers beantworten Vereinbarung des nächsten Schritts mit konkretem Zeitpunkt Kurze Zusammenfassung des Besprochenen, Vereinbarten Verabschiedung und Gesprächsdokumentation 38

39 Messenachbereitung 39

40 Messenachbereitung Vorteile der zeitnahen Reaktion auf den Standbesuch Erfüllung der Besuchererwartung 50% der Besucher erwarten eine Rückmeldung des Ausstellers innerhalb von 2 Wochen Sicherung von Wettbewerbsvorteilen Nur knapp die Hälfte aller Messebesucher (48%) ist mit der Kontaktaufnahme durch die besuchten Aussteller zufrieden Erhöhung der Nachhaltigkeit positiver Standeindrücke Voraussetzung: Lückenlos erfasste und aufbereitete Daten Quelle: AUMA 40

41 Messenachbereitung Exhibitor Activity Index - Ergebnisse 77% 23% Reaktion Keine Reaktion Quelle: Eigene Erhebung 41

42 Messenachbereitung Leadmanagement 42

43 Messenachbereitung Reaktion auf den Standbesuch - Dankesschreiben Optimal: Versand am Tag des Messebesuchs Vorbereitung bereits vor der Messe Ausschließlich personalisierte Schreiben, Nutzung von Outlook-Alternativen, z. B. MailChimp ( Sendy ( Abstimmung auf Besuchertyp, z. B. Kunde, Interessent, Pressevertreter Abstimmung auf vereinbartes Vorgehen und Verweis auf Folgeaktion Kombination mit kurzer Onlinebefragung möglich 43

44 Messenachbereitung Reaktion auf den Standbesuch - Vereinbarte Folgeaktionen Einhaltung des vereinbarten Zeitpunktes (Messenacharbeit fest einplanen) Konkrete Bezugnahme auf die Inhalte des Messegesprächs Mögliche Formen der Folgeaktionen: Versand von Prospektmaterial Versand des Messeabschlussberichtes an Pressevertreter Vereinbarung eines Folgetermins Weitergabe von Kontakten an zuständige Mitarbeiter 44

45 Messenachbereitung Reaktion auf den Standbesuch - Follow-up nicht erschienener Kontakte Gründe erfragen Interessenten Informationen zur Messe zukommen lassen, z. B. Neuigkeiten auf der Messe Versand der vollständigen Pressemappe sowie des Messeabschlussberichts an Journalisten 45

46 Messenachbereitung Einholen von Feedback aller Beteiligten Zeitpunkt: Kurz nach Messeende Teilnehmer: Am Messeauftritt beteiligte Abteilungen, z. B. Messeplanungsteam, Vertrieb, Pressebeauftragte/Unternehmenskommunikation, Marketingabteilung, Geschäftsführung Externe Dienstleister, z. B. Messebauer, Agenturen Methode: Erarbeitung konkreter Lösungsvorschläge als Basis für den nächsten Messeauftritt Erfassen besonders positiver und negativer Aspekte Methode der kritischen Ereignisse Mögliche Themen: Standwirkung, Funktionalität des Standes, Organisation/Abläufe im Vorfeld und während der Messe, Kommunikationsmaßnahmen Nachbereitung im Planungsteam 46

47 Erfolgskontrolle 47

48 Erfolgskontrolle Orienteriungsgrößen bei der Erfolgskontrolle Definierte Messeziele (Konkretisierung mit Hilfe des MesseNutzenChecks, AUMA) Ergebnisse der Vorjahre oder anderer Messen (kontinuierliche Erhebung und Dokumentation) Erhobene Zahlen des Messeveranstalters Mögliche Kennzahlen: Messekontakte Besuchermarketing im Vorfeld der Messe Kosten Generierte Aufmerksamkeit Mitarbeiter 48

49 Erfolgskontrolle Messekontakte Aktive Kontakte: Besucher nehmen Kontakt mit dem Unternehmen auf Über Leadmanagement zu ermitteln Passive Kontakte: Besucher nehmen die Unternehmenskommunikation wahr, nehmen aber keinen Kontakt auf Über Besucherzählungen zu ermitteln Besucher/Kontakte vs. Gesamtbesucherzahl der Messe Kontakte vs. Standmitarbeiter Branchenübergreifende Größenordnung: 1-2 Kontakte pro Stunde und pro Mitarbeiter Funktion des Besuchers im Unternehmen (Entscheidungskompetenz) Phase des Entscheidungsprozesses (Orientierungs- vs. Entscheidungsphase) Besucherbefragung, z. B. Zufriedenheit, Erwartungen, Optimierungspotenzial 49

50 Erfolgskontrolle Besuchermarketing im Vorfeld der Messe Wirkung des Besuchermarketings Antwortquote Anzahl Terminvereinbarungen Konvergenzrate (wie viel Prozent der versendeten Einladungen führen zu Standbesuch) Anzahl der Besucher nach Zielgruppen (Erfolg des zielgruppenspezifischen Besuchermarketings) 50

51 Erfolgskontrolle Kosten Budgettreue Kosten pro Gespräch/pro Gesprächsgruppe, z. B. Interessent, Kunde, Reseller, Presse Kosten der Kommunikationszeit auf der Messe Aufteilung des Messebudgets Gesamtkosten der Messe vs. auf der Messe generierter Umsatz 51

52 Erfolgskontrolle Generierte Aufmerksamkeit Auf der Messe: Quantitativ, z. B. Besucherzahlen, Anzahl Gespräche, Flyer-Index Besucherzufriedenheit Imagewahrnehmung Nach der Messe: Presseresonanz, z. B. Clippings, Reputationsanalyse Klickraten auf Webseite 52

53 Erfolgskontrolle Mitarbeiter Mitarbeiter-Feedback Disziplin, Einhaltung von Verhaltensvorgaben (corporate behaviour) Motivation Servicequalität auf dem Messestand Ermitteln durch Mystery Visits 53

54 Informationsquellen/Orientierung 54

55 Informationsquellen/Orientierung Orientierungshilfen Persönliche Ansprechpartner: Nicole Goller und Laura Vogt Online Service Center (OSC) exklusiv für Aussteller Insights-X Website (Bereich Aussteller-Services) Checklisten für Ihre Messebeteiligung: Standmitarbeiterbriefing und Messenachbereitung 55

56 Informationsquellen/Orientierung Hilfreiche Links Insights-X Website: Online Service Center: Checklisten: Erfolgreich ausstellen - 10 Steps zum sicheren Messeerfolg: Organisatorisches: Online-Terminkalender mit allen wichtigen Deadlines: 56

57 Informationsquellen/Orientierung Informationsquellen AUMA_Ausstellungs- und Messe-Ausschuss der Deutschen Wirtschaft e.v. Informationen zu Messen in Deutschland und im Ausland, Tipps für Ihre Messeplanung und Wissenswertes über die Branche ( und FAMAB Verband Direkte Wirtschaftskommunikation e.v. Unterstützung bei der Auswahl des richtigen Partners für eine Messebeteiligung ( change.project gmbh Spezialisierung auf die Lösung interkultureller Kommunikation ( Xing Gruppe Messen Gedankenaustausch für Messeinteressierte ( m+a report Tipps, Erfahrungsberichte, Marktanalysen, Berichte über aktuelle Entwicklungen am Messemarkt ( Trade Fairs International Informationen über die dynamische Entwicklung im Messewesen ( FKM Gesellschaft zur Freiwilligen Kontrolle von Messe- und Ausstellungszahlen Geprüfte Zahlen und Fakten zu Messen ( 57

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