Besondere Geschäftsanweisung der Stadt Mannheim über die Benutzung und Behandlung elektronischer Post (BGA - E-Mail) Version 1.0 Stand: 03.07.1999 Seite: 1
Inhaltsverzeichnis: 1 Vorbemerkung 1.1 Rechtscharakter 1.2 Geltungsbereich 1.3 Zuständigkeiten 2 Voraussetzungen 2.1 Technische Voraussetzungen 2.2 Einrichtung eines Postfaches 2.3 Einrichtung einer persönlichen Internet E-Mail-Adresse 3 Nutzung 4 Behandlung elektronischer Post 4.1 Allgemeines 4.2 Elektronische Posteingänge 4.3 Elektronische Postausgänge 4.4 Archivierung 4.5 Nutzung für private Zwecke 4.6 E-Mail Verzeichnis und Adressen 5 Datenschutz 6 Sicherheitsaspekte 7 Verstoß gegen die BGA - E-Mail 8. Inkrafttreten Seite: 2
1 Vorbemerkung Mit der Einführung des städtischen Intranet und dem Anschluss zahlreicher PC an das externe Internet sind eine Reihe technischer Informations- und Kommunikationsmöglichkeiten geschaffen worden. Nach der Einführungsphase, die gewollt mit großen Freiheiten verbunden war, zeigt sich jetzt mit zunehmender Akzeptanz, dass Regelungen für einen geordneten Betrieb des Intranets wie auch seine Nutzung getroffen werden müssen. Dies geschieht zu einem Zeitpunkt (Juni 1999), der einerseits die Schwerpunktnutzungen und damit den Regelungsbedarf erkennen lässt. Andererseits laufen parallel eine ganze Reihe von Neuerungen an (Digitale Signatur, Trustcenter zur Schlüsselausgabe u.a.), die möglicherweise schon kurzfristig Ergänzungen oder Veränderungen dieser Geschäftsanweisung nötig machen. Aus diesem Grund hat die BGA - E-Mail vorläufigen Charakter und wird insbesondere beim Vorliegen einheitlicher Regelungen und Standards im Bereich der Informations- und Kommunikationstechnik aktualisiert. Dies gilt ebenso im Hinblick auf Datenschutzbelange für die Verschlüsselung. Die digitale Signatur ermöglicht eine anerkannte Verschlüsselung, bedarf jedoch noch grundsätzlicher Regelungen für ihren Einsatz. Nicht signaturgesetzkonforme Verschlüsselungen sind derzeit rechtlich nicht als sicher anerkannt. Die aktuelle Fassung der Geschäftsanweisung ist im Intranet bei Amt 15 unter Besondere Geschäftsanweisung E-Mail abrufbar. Nur sie ist als aktuell und somit gültig anzusehen. Soweit einzelne Ämter spezielle Bedürfnisse haben, können sie ergänzende Anweisungen treffen. 1.1 Rechtscharakter Diese Geschäftsanweisung (BGA E-Mail) ist eine Besondere Geschäftsanweisung im Sinne von Ziffer 1.3 der Allgemeinen Geschäftsanweisung der Stadt Mannheim. Sie ergänzt die Besondere Geschäftsanweisung PC (BGA PC). 1.2 Geltungsbereich Diese Geschäftsanweisung gilt für alle städtischen Stellen und Eigenbetriebe. Für den E-Mail- Verkehr mit externen Behörden über das X.400- Protokoll gilt diese Geschäftsanweisung analog. Seite: 3
1.3 Zuständigkeiten Zu Gewährleistung eines geordneten Dienstbetriebes ist eine zentrale Steuerung von E-Mails notwendig. Hierfür sind zuständig a) technisch Fachbereich 60 b) inhaltlich Amt 15 in Abstimmung mit der KIV (AG TIV) 2 Voraussetzungen 2.1 Technische Voraussetzungen Technische Voraussetzungen für die Nutzung von E-Mail sind ein Arbeitsplatzrechner, der an das stadtweite Datennetz der Stadt Mannheim angeschlossen ist, sowie die Installation der notwendigen E-Mail-Software auf diesem Rechner. 2.2 Einrichtung eines Postfaches Postfächer können für Personen oder Organisationsbereiche eingerichtet werden. Darüber hinaus können sogenannte E-Mailgruppen (z.b. die Mitarbeiter/Innen einer Abt.) eingerichtet werden. Nicht mehr benötigte Postfächer, Veränderungen etc. sind von den Dienststellen unaufgefordert an Fachbereich 60 zu melden. Amtspostfach Jede städtische Stelle ist gehalten, ein Amtspostfach einzurichten (Bezeichnung: Amt@mannheim.de) und diese Adresse im Geschäftsverkehr zu verwenden. Außerdem ist sicherzustellen, dass dieses Postfach wie ein persönliches Postfach behandelt wird. (näheres siehe 4) Seite: 4
Persönliche Postfächer Erst mit der Einrichtung eines elektronischen Postfaches, wird die Möglichkeit geschaffen, dass die Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter innerhalb der Stadtverwaltung E-Mails verschicken und empfangen können. Die Dienststellen beauftragen hierzu Fachbereich 60, ein entsprechendes Postfach mit Passwort einzurichten. Dies erfolgt über die dem Fachbereich 60 mitgeteilten TIV-Koordinatoren. 2.3 Einrichtung einer persönlichen Internet - E - Mail-Adresse Grundsätzlich sollte jede/r Mitarbeiterin/Mitarbeiter der Stadt aus Gründen der Erreichbarkeit über eine eigene Internet- E-Mail- Adresse verfügen. Ausnahmen hiervon liegen in der Verantwortlichkeit der zuständigen Stellen. Mit der Einrichtung einer Internet - E-Mail - Adresse besteht die Möglichkeit E-Mails ü- ber das Internet an Externe zu verschicken bzw. zu empfangen. Voraussetzung ist aber, dass bereits ein elektronisches Postfach eingerichtet wurde (siehe 2.2). Der Antrag auf Einrichtung einer Internet - E-Mail - Adresse ist grundsätzlich über das MAnet (http://89.89.89.89/ manet/ amt604/index.htm) zu stellen. Der Aufbau der Internet- Adresse hat folgende Systematik: vorname.nachname@mannheim.de Abweichungen von dem o. g. Adressierungsschema sowie das Einrichten von Adressen für Organisationsbereiche sind in Abstimmung mit Fachbereich 60 möglich. Seite: 5
3 Nutzung Wurden E-Mails in der Vergangenheit lediglich als Mittel für formfreie Mitteilungen betrachtet, hat sich deren Bewertung mittlerweile verändert: Sie gelten rechtlich (auch ohne digitale Signatur) als verbindliche Willenserklärungen und sind entsprechend zu behandeln. E-Mails an die Stadt Mannheim sind entweder unmittelbar an die/den Bearbeitende/Bearbeitenden oder an ein zentrales Postfach zustellbar. Das zentrale Postfach der Stadt Mannheim hat die Adresse Stadtverwaltung@mannheim.de Dort eingehende E-Mails werden zentral an die zuständigen Stellen weitergeleitet. Für die direkte Zustellung gelten die E-Mail - Adressen der städtischen Dienststellen bzw. der einzelnen Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter. 4 Behandlung elektronischer Post 4.1 Allgemeines Die bestehenden Regelungen zur Behandlung der Postein- und -ausgänge (z.b. AGA, amtsinterne Regelungen) sind, soweit systembedingt übertragbar, grundsätzlich auf E-Mail entsprechend anzuwenden. E-Mails erfüllen formal derzeit nicht die in 126 BGB oder in anderen Vorschriften geforderte Schriftform und ersetzen auch nicht die Erfordernisse von Schriftlichkeit und Unterschrift im Verwaltungsgeschäft. 1 Sie sind jedoch als verbindliche Willenserklärungen anzusehen und entsprechend zu behandeln. 1 Die Bundesregierung hat eine Veränderung des BGB angekündigt, um die digitalen E-Mails der Schriftform gleichzusetzen. Sobald dies der Fall ist, erfolgt eine Änderung dieser Anweisung. Seite: 6
4.2 Elektronische Posteingänge Für jeden Organisationsbereich ist von den zuständigen Stellen eine verantwortliche Person zu bestimmen, welche das Amtspostfach täglich einsieht, die Post bearbeitet bzw. an die zuständige Stelle weiterleitet. Bei Abwesenheit von Mitarbeiterinnen/Mitarbeitern haben die verantwortlichen Stellen zu gewährleisten, dass die elektronische Dienstpost, sowohl im Amtspostfach als auch in den Persönlichen Postfächern täglich geöffnet und ordnungsgemäß bearbeitet wird. Dies gilt insbesondere für fristgebundene E-Mails. Für Personalrätinnen/Personalräte werden eigene Personalratsangelegenheiten betreffende Postfächer eingerichtet, für die diese Vertretungsregelung nicht gilt. Beim Eingang rechtserheblicher Erklärungen (z.b. Widerspruch) per E-Mail ohne digitale Signatur sind die zuständigen Stellen verpflichtet, in entsprechenden Fällen den Absender unter Bezug auf die E-Mail, in schriftlicher Form auf den Formmangel hinzuweisen. Solange noch keine digital signierten E-Mails inklusive Zeitstempelfunktion praktiziert werden, sind eingehende E-Mails, die Verwaltungsverfahren betreffen, hinsichtlich ihres Eingangszeitpunktes zu registrieren. 4.3 Elektronische Postausgänge Intern: Der elektronische Postverkehr soll für die tägliche Dienstpost genutzt werden. Zu beachten ist, dass aus Gründen der Rechtssicherheit keine rechtserheblichen oder fristgebundenen E-Mails versandt werden dürfen. Seite: 7
E-Mails sind i.d.r. an einzelne Personen oder an kleinere Organisationsbereiche als Abteilung zu richten, der Versand an ganze Organisationseinheiten ist lediglich der Amts- bzw. Verwaltungsleitung vorbehalten, ausgenommen hiervon sind Informationen des Gesamtpersonalrats, der Gesamtschwerbehindertenvertretung (an alle Organisationsbereiche) bzw. der Personalräte in den Ämtern (jeweils für Ihren Zuständigkeitsbereich). Ausnahmen hiervon sind mit Fachbereich 60 zu regeln. Für die Verbreitung von Informationen an einen größeren Empfängerkreis empfiehlt es sich die Newsgroups im Rahmen des MANETS zu nutzen bzw. einzurichten. Der Absender entscheidet, ob im Rahmen der dienstlichen Erfordernisse eventuell Vorgesetzte beteiligt werden müssen. Jede Nachricht ist mit einem aussagefähigen Betreff zu versehen. Bei der Auswahl der Empfänger ist die richtige Art der Adressierung und die Vergabe der E-Mail Attribute zu wählen. Für die Adressierung der Mitteilung stehen 3 Möglichkeiten zur Verfügung: An : Mit dieser Adressierungsart wird der Hauptempfänger der Mitteilung angewählt. CC : (Carbon Copy) Wenn die Mitteilung einem oder mehreren weiteren Empfängern zur Kenntnisnahme zugestellt werden soll. BCC : (Blind Carbon Copy). Die Namen von Empfängern, die mit bcc adressiert werden, sind für keine anderen Empfänger dieser E-Mail Mitteilung sichtbar. Die Benutzung dieser Funktion ist nicht zulässig. Bei der Vergabe von Attributen ist zu beachten, dass Mitteilungen standardmäßig ohne besondere Attribute als Normal zu versenden sind. Nur in Ausnahmefällen sollten andere Varianten gewählt werden. Attribute wie z. B. Priorität niedrig, normal und hoch sowie Vermerke der Vertraulichkeit normal, persönlich privat und vertraulich sind optische Informationen für den Empfänger und haben keine technische Auswirkung bei der Datenübertragung. Virenwarnungen sind dem Systemadministrator von Fachbereich 60 zuzuleiten, der gfs. eine zentrale Information veranlasst. Das Volumen einer E-Mail sollte unter 2 MB betragen. Falls aus dienstlichen Gründen häufiger größere Sendungen notwendig werden, ist dies mit Fachbereich 60 abzustimmen. Hiervon ausgenommen sind, im Rahmen der Vorlagenerstellung für den Gemeinderat und seiner Ausschüsse, an Amt 15 Vorlagenpostfach zu sendende Dokumente. Seite: 8
Die Nachricht sollte so knapp wie möglich und mit gez. Name und Funktion gekennzeichnet werden. Sie darf nur Text enthalten und nicht mit typographischen Merkmalen, gescannten Bildern o.ä. gestaltet werden. Attachments (Dateianlagen) sind zulässig. Es ist darauf zu achten, nur die in der Geschäftsanweisung über Qualitätsstandards vorgeschriebenen Versionen zu versenden. Programmdateien dürfen nur durch die Systemadministratoren versandt werden. Extern: Der regelmäßige Schriftverkehr mit E-Mail außerhalb des städtischen Datennetzes sollte nicht aus eigener Initiative erfolgen. Soweit externe E-Mail- Adressen bekannt sind, kann Geschäftsverkehr mit allgemeinen Informationsgehalt geführt werden. Ansonsten gelten die Bestimmungen für die internen E-Mails entsprechend, wenn sich nicht durch den besonderen Charakter der externen E-Mail etwas anderes ergibt. Die Volumina für externe E-Mails sind technisch auf 2 MB begrenzt. Falls aus dienstlichen Gründen größere Sendungen notwendig werden, ist dies mit Fachbereich 60 abzustimmen. 4.4 Archivierung Hinsichtlich der Archivierung der elektronischen Post gilt die städtische Archivordnung bzw. Aktenordnung entsprechend. Erhaltene oder versandte E-Mails sind, soweit sie nicht als rechtserheblich oder archivwürdig angesehen werden, unverzüglich zu löschen. Verwaltungsverfahren betreffende E-Mails sind aus Gründen der Rechtssicherheit, solange keine digital signierten elektronischen Akten geführt werden, in Papierform zu dokumentieren. 4.5 Nutzung für private Zwecke Seite: 9
Private E-Mails sind zulässig, außerhalb des städtischen Intranets (ins Internet) jedoch nur ohne Attachments (Dateianlagen) und ohne jegliche Verschlüsselung. Sie sind grundsätzlich außerhalb der regelmäßigen Arbeitszeit abzufassen und als `Privat zu kennzeichnen, damit sie (z.b. im Vertretungsfalle) vom Empfänger als solche erkennbar werden. Dies ist im E-Mail-Programm unter Ansicht einstellbar. Als `Privat gekennzeichnete interne E-Mails dürfen von Dritten grundsätzlich nur mit Einverständnis des Empfängers eingesehen werden. Externe E-Mails können technisch bedingt nicht als `Privat kenntlich gemacht werden und sind insofern beim E-Mail-Verkehr nicht erkennbar. Hinsichtlich des Versands gelten die unter 4.3 gemachten Rahmenbedingungen, mit der Maßgabe, dass generell Nachrichten über 2 MB nicht versandt werden dürfen, entsprechend. Es wird darauf hingewiesen, dass - technisch bedingt - E-Mails von den Systemadministratoren registriert werden. Auch für sie gilt Satz 4 ( Als `Privat gekennzeichnete interne E-Mails dürfen... ) entsprechend. 4.6. E-Mail- Verzeichnis und Adressen Alle personen- und organisationsbezogenen Postfächer befinden sich im globalen Adressbuch. Das Anlegen oder Erweitern eines privaten Adressbuches empfiehlt sich bei individuellen Gruppenadressen oder bei externen Internetadressen. Seite: 10
5 Datenschutz Die städtischen Stellen sind bei der Nutzung von E-Mail für die Sicherstellung des Datenschutzes verantwortlich. Die Übermittlung datenschutzrelevanter Informationen mittels E-Mail ist nur unter Einsatz geeigneter Verschlüsselungsverfahren zulässig. Dies gilt für den E-Mailversand innerhalb, als auch außerhalb der Stadtverwaltung. 6 Sicherheitsaspekte Elektronische Dokumente ohne geprüfte und zugelassene digitale Signatur sind keine Originale, sondern nicht unterschriebene elektronische Dokumente, die u.u. nachträglich ohne Hinterlassen von Spuren verändert werden können. Es kann nicht ausgeschlossen werden, dass E-Mails unbefugt und unbemerkt mitgelesen und verwendet werden. Ferner könnte sich der Absender einer E-Mail als ein anderer ausgeben. Eingehende E-Mails, deren Absender oder Inhalt zweifelhaft erscheinen und insbesondere zum Aktivieren von Programmen und sonstigen Eingaben auffordern, sind unverzüglich ohne weitere Behandlung zu löschen. Auch E-Mails können über Attachments (Dateianlagen) mit Computerviren infiziert sein. Diesbezüglich sind ein- und ausgehende E-Mails auf Virenbefall zu überprüfen. An dieser Stelle wird auch auf die Besondere Geschäftsanweisung der Stadt Mannheim über den Einsatz von Personalcomputern (BGA-PC), sowie auf die PC- Verhaltensregeln hingewiesen. Sicherheitsrelevante Beobachtungen und Ereignisse sind unverzüglich Fachbereich 60 mitzuteilen. Seite: 11
7 Verstoß gegen die BGA- E-Mail Die Benutzerinnen und Benutzer eines PC sind prinzipiell für den Einsatz und die Benutzung ihres Gerätes verantwortlich. Sie sind für die Einhaltung der Regelungen dieser Geschäftsanweisung und anderer rechtlicher Vorschriften, z.b. des Datenschutzes, an ihrem Arbeitsplatz zuständig. Die Leiterinnen/Leiter der jeweiligen Dienststelle verantworten die Einhaltung innerhalb ihrer Organisationseinheit. Darüber hinaus haben die Dienststellen über Ihre TIV- Beauftragten dafür zu sorgen, daß die Benutzerinnen und Benutzer die notwendigen Kenntnisse im Umgang mit den PC erlangen. Wie in der BGA- PC schon zum Ausdruck gebracht, können auch Verstöße gegen die Besondere Geschäftsanweisung E-Mail disziplinarische oder arbeitsrechtliche sowie eventuell strafrechtliche Folgen nach sich ziehen. 8 Inkrafttreten Die BGA - E-Mail tritt mit Unterzeichnung durch den Oberbürgermeister in Kraft und wird unverzüglich im Mitteilungsblatt veröffentlicht. Mannheim, 03.07.1999 gez. Widder Seite: 12