EU-Café 15. Dezember 2011
Kostenabrechnung im 7.RP Projektaudits Horizon 2020 Aktuelle Calls
Kostenabrechnung im 7. Rahmenprogramm
Drei Arten von Kosten Budgetierte Kosten bezahlte Kosten erstattungsfähige Kosten SEITE 4 Mehrwertsteuer ist zb. nicht erstattungsfähig
Fördersätze und Kostenarten Fördersätze für Projektaktivitäten Kostenarten Research & Development 75% Management 100% Other Activities (Dissemination) 100% Coordination and Support 100% Demonstration 50% Personnel costs Other direct costs Subcontracting Indirect costs SEITE 5
Personalkosten Im 7. Rahmenprogramm gibt es keinen Unterschied zwischen Stammpersonal und Drittmittelpersonal. Lt. Zeitaufzeichnungen Stundensatz (je Mitarbeiter/in) X EU Projektstunden SEITE 6
Stundensatzberechnung Gehalt + soziale Gehaltsbestandteile (zb. Urlaubsgeld, Krankenversicherung) + sonstige Gehaltsbestandsteile -> Daten kommen von der Personalverrechnung der WU. Tatsächliche Brutto-Brutto Kosten Tatsächliche Produktivstunden Produktive Stunden lt. Zeitaufzeichnungen = Jährliche Anzahl der geleisteten Stunden - Urlaub / Krankenstand - Abwesenheit aufgrund sonstiger Ansprüche SEITE 7
Zeiterfassung Aufzeichnung der gesamten Arbeitszeit und Aufgliederung auf die EU- und nationalen Projekte Aufzeichnung der Lehrtätigkeit Erfassung der Workpackages jedes EU Projekts Unterzeichnet und gegengezeichnet von der/dem Vorgesetzten Template am EU-Portal vorhanden SEITE 8
Template am EU Portal SEITE 9
Other Direct Costs Travel Consumables Wenn nicht indirekte Kosten Durable Equipment Nur die Abschreibungen können abgerechnet werden Computing Other specific costs zb. Kosten für Projectdinner, so diese im Rahmen bleiben ( 50,- pro Person lt. Rundschreiben Verwendung von WU Budgetmitteln für Sachausgaben von Departments ) SEITE 10
Subcontracting Mehr als erwartet... Werkverträge (mit studentischen Mitarbeiter/inne/n) Catering (Mittagessen, wenn dieses geliefert wird) Druckkosten für Flyer, Mappen etc. Blumendekorationen Certificate on Financial Statements (Audit)... Auf Subcontracting gibt es keine indirect costs SEITE 11
Indirekte Kosten Die WU erhält eine Flat rate von 60% auf alle Personnel- und Other Direct Costs. Indirekte Kosten decken ab: Verwaltungsgemeinkosten Raummieten Strom- und Heizkosten Aufwendung für Reinigungsdienste Telefon- und Kopierkosten Allgemeine Büroausstattung PC und Standardsoftware Postgebühr, Bürobedarf SEITE 12
Financial Reporting Spätestens 60 Tage nach Ende der Reporting Periode: Form C Forschungsservice und Drittmittelstelle unterstützen sehr gerne: Mwst. herausrechnen Berechnung der Personalkosten Kostenaufteilung Form C wird von dem/der Projektleiter/in und von der Vizerektorin für Finanzen unterschrieben SEITE 13
Kostenabrechnung am EU- Portal 1/2 Form C SEITE 14
Kostenabrechnung am EU- Portal 2/2 Kostenabschätzung SEITE 15
Projektaudits
Drei Arten von Audits 1. Cetrificate on Financial Statements Bei Fördervolumen > 375.000,- Wirtschaftsprüfer/in kann frei gewählt werden 2. Second Level Audit Prüfung wird von der Kommission gestartet Durchführung durch ein von der EU beauftragtes Wirtschaftsprüfungsunternehmen 3. Third Level Audits Durch den Europäischen Rechnungshof Sehr selten SEITE 17
Audits: Allgemeine Tipps 1st Level Auditors möglichst früh involvieren Forschungsservice möglichst früh involvieren: Wir unterstützen gerne gemeinsam mit den anderen Serviceeinrichtungen! Financial Reporting immer so gestalten, dass die Unterlagen sofort einem/r Auditor/in übergeben werden können Verwendung der entsprechenden Templates am EU-Portal Ein klar definierter Point of Contact Opening and Closing Meeting mit allen Beteiligten SEITE 18
Lessons learned Vorsicht bei Other Direct Costs vs. Subcontracting Overclaiming durch zu hohe Indirect Costs 1680 als Stundenteiler an der WU ist völlig ungeeignet für die Abrechnung => Echte Produktivstunden verwenden (siehe Folie 7) Personalkosten am Innenauftrag Verrechenbare Personalkosten Entgelt für Lehre bei Stammpersonal (lt. Dienstvertrag) ist durchaus verrechenbar Auch wenn Stammpersonal nicht abgerechnet wird, wäre es günstig Zeitaufzeichnungen zu führen Konsistenz mit Periodic Reports Puffer, falls bestimmte Kosten nicht anerkannt werden SEITE 19
8. Rahmenprogramm Horizon 2020
7. (laufendes) Rahmenprogramm SEITE 21
Basisdaten zu Horizon 2020 87.740.000.000 Laufzeit: 2014 2020 Erste Calls wahrscheinlich Ende 2013 1. Draft 30.11.2011 basierend auf FP7 Midterm Evaluation Konsultationsprozess zum Greenpaper SEITE 22
Schlagworte Integriert: Rahmenprogramm, CIP, EIT, etc. Kohärent: Standardisiertes Regelwerk (Simplification) IT-Plattform: Alles läuft über ein Participant Portal Flexibel: Interdisziplinäre Zusammenarbeit Abdeckung des ganzen Innovationszyklus Risikofinanzierung SEITE 23
Drei Säulen Excellent Science Base ERC: Exzellente Grundlagenforschung Marie Curie Maßnahmen: Exzellente Ausbildung und Mobilität Future Emerging Technologies Forschungsinfrastrukturen weltweit kompetitive Einrichtungen Industrial Leadership ICT Nanotechnologien Biotechnologien Raumfahrt Societal Challenges Alterung und Gesundheit Nachhaltige Landwirtschaft und Bio-Economy Saubere Energie Transport Klima & Ressourceneffizienz Integrative, innovative und sichere Gesellschaften SEITE 24
Säule I: Excellent Science Base 27,8 Milliarden Stärkung der wissenschaftlichen Basis und Exzellenz Keine großen Neuerungen Alle Instrumente werden gegenüber RP7 stark aufgewertet ERC: Exzellente Grundlagenforschung Marie Curie Maßnahmen: Exzellente Ausbildung und Mobilität Future and Emerging Technologies Forschungsinfrastrukturen weltweit kompetitive Einrichtungen SEITE 25
Säule II: Industrial Leadership 20,3 Milliarden Forcierung von Innovationsleistung in Industrie und KMU Präsenz und auch Leadership in Schlüsseltechnologien Förderung von risikobehafteten F&E Projekten (Zugang zu Risikokapital) Einbettung von Forschungsorganisationen wahrscehinlich über indirekte Finanzierung Informations- und Kommunikationstechnologien Nanotechnologien Biotechnologien Raumfahrttechnologien SEITE 26
Säule III: Societal Challenges 35,8 Milliarden Forschung zu den großen gesellschaftlichen Herausforderungen (Projekte werden größer) Einbindung EIT (eine KIC zu jedem Thema) Förderung nicht - wie bisher - entlang von wissenschaftlichen Themen sondern noch mehr in Richtung gesellschaftlicher Probleme Health, demographic change and wellbeing Food security, sustainable agriculture and bio-economy Secure, clean and efficient energy Smart, green and integrated transport Climate action and resource efficiency including raw materials Inclusive, innovative and secure societies SEITE 27
Weiters interessant Simplification Ein Fördersatz pro Projekt (max 100%) über alle Aktivitäten 20% Overheads oder event. actual indirect costs für non-profit legal entities Wenn Personen nur an einem Projekt arbeiten, sind keine Zeitaufzeichnungen mehr notwendig ERA (Europäischer Forschungsraum) wird immer wichtiger Vermehrter Einfluss auf nationale Förderung (Thematisch) Freizügigkeit der Forscher/innen: zb. Verhaltenskodex für die Einstellung von Forscher/inne/n Erkenntnisse frei austauschen: Code of Practice für IP Management SEITE 28
Herausforderungen Societal Challenges und Industrial Leadership Themen Werden auch Einfluss auf nationale und andere EU-Schienen haben Internationale Vernetzung wird noch wichtiger: Größere Projekte bedeutet weniger Player, weil die Anzahl der Partner/innen pro Projekt nicht steigen soll Neue ERC-Form bereits in FP7: Synergy Grant SEITE 29
Was macht das Forschungsservice der WU? Anpassung der internen Services an das neue RP Laufende Infos zu Horizon 2020 über EU-Portal, Aussendungen und Veranstaltungen Sukzessiver Aufbau eines EU-Portals 2020 Optimierung der internen Abrechnung von EU Projekten (Lessons Learned aus dem laufenden EU-Audit) SEITE 30
EU Portal - Überblick Alle Infos im Wiki zu: Projekteinreichung Kalkulation Projektdurchführung (Financial) Reporting WU-interne Regelungen Tools & Templates FAQs Erfahrungsaustausch in Foren Laufende News für Interessierte Werden Sie Mitglied unter: https://learn.wu.ac.at/dotlrn/clubs/one-community-type Nach der Anmeldung klicken Sie bitte in der Tabelle in der Zeile EU-Portal auf das Symbol ganz rechts. SEITE 31
EU Portal: So schaut s aus SEITE 32
EU Portal Beispiel: Tools&Templates SEITE 33
Aktuelle FP7 Calls
WU-Relevante Themen Cooperation: ICT: 17.01.2012 SSH: 02.02.2012 Transport: 01.03.2012 Ideas Adv. Grant SSH: 11.04.2012 Synergy Grant: 25.01.2012 Capacities Science in Soc.: 22.02.2012 Regions of Knowledge: 31.01.2012 People Career Integration Grant: 06.03.2012 IAPP: 19.04.2012 IRSES: 18.01.2012 ITN: 12.01.2012 SEITE 35
Kontakt Mag. Reinhard Sefelin Forschungsservice Research Service Center Tel: +43-1-313 36-5109 Fax: +43-1-313 36-795 E-Mail: reinhard.sefelin@wu.ac.at SEITE 36