Wissensmanagement in der Tabakprävention Grundlagen für das gemeinsame Verständnis Synthese der Arbeit der Gruppe Wissen und Forschung (AG WissFo) Im Auftrag der strategischen Leitung des Nationalen Programms Tabak Januar 2016 Auftrag Im Anschluss an die 2. Partnerplattform Tabakprävention hat die Strategische Leitung des Nationalen Programms Tabak (NPT) den Auftrag für die Arbeitsgruppe Wissen und Forschung festgelegt. Die Arbeitsgruppe hat die Aufgabe, ein Wissensmanagement-System zu schaffen, das den Bedürfnissen der Partner entspricht. Es soll auf dem bestehenden System basieren sowie pragmatisch und modular aufgebaut sein. Pragmatisch, da die Bedürfnisse in Sachen Wissen vielfältig sind und sich verändern; modular aufgebaut, da es nicht von Anfang an alle Aspekte berücksichtigen kann. Die Arbeitsgruppe hat sich in den Jahren 2014 und 2015 mehrmals getroffen. Dieses Dokument definiert den Begriff Wissen und liefert ein theoretisches Modell sowie eine Übersicht darüber, wie in der Tabakprävention in der Schweiz an Wissen gelangt bzw. dieses verbreitet werden kann. Darüber hinaus enthält es Empfehlungen und eine Übersicht über die ergriffenen Massnahmen. 1. Wissen und Wissensmanagement Der Begriff Wissen wird oft benutzt, es existiert jedoch keine allgemein anerkannte Definition. Deshalb hat sich die AG WissFo für ihren Arbeitsauftrag auf das im Wissensmanagement gebräuchliche Verständnis abgestützt: Wissen ist personengebunden; es entsteht in Personen und wird von Personen angewendet. Es entsteht durch die Vernetzung von Informationen vor dem Hintergrund individueller persönlicher Kenntnisse und Erfahrungen. Der Wert von Wissen zeigt sich erst durch seinen zweckorientierten Einsatz. Die folgende Metapher illustriert den Unterschied zur Information: Informationen sind wie eine Reihe von Musiknoten für eine Melodie; aber es sind die Musizierenden selbst, die aufgrund ihres Wissens fähig sind eine Melodie zu spielen. Allgemein umfasst das Wissen: Das Wissen aus unterschiedlichen Fachgebieten / Professionen / wissenschaftlichen Disziplinen (unterschiedliche Paradigmen können zu unterschiedlichen Schlussfolgerungen oder Prioritätensetzungen führen) Das wissenschaftliche Wissen und Erfahrungswissen Themen-spezifisches Wissen (z.b. der Tabakprävention) und themen-unspezifisches Wissen, z.b. Projektmanagement, Wissensmanagement, Arbeit mit vulnerablen Gruppen. Zudem geht es um spezielle Wissensbereiche wie um Wissen zur Beantwortung der Grundfragen der Prävention: Was beeinflusst Gesundheit und Tabakkonsum? Unter welchen Bedingungen? Was funktioniert wo/wie/bei wem, um Gesundheit zu verbessern und um Tabakkonsum zu verhindern, zu reduzieren, zu stoppen? 1
Was sollen wir tun? Wie machen wir das hier? (z.b. wer macht was) Welche Veränderungen haben wir womit erreicht? Was haben wir für welche Kontexte gelernt? Drei Wissensdomänen sind für die Beantwortung dieser Grundfragen der Prävention wichtig: 1. Wissen über gesundheitliche Auswirkungen sowie Risiko- und Schutzfaktoren bezüglich des Tabakkonsums sowie allgemein über Gesundheit und wichtige Gesundheitsdeterminanten 2. Interventionswissen, d.h. Wissen zu Interventionen, Programmen, Projekten und anderen Aktivitäten der Tabakprävention 3. Wissen zum Kontext der Tabakpräventionsaktivitäten und zu den Kapazitäten von relevanten Akteuren und Zielgruppen. Hierzu braucht es unterstützend ein gutes Wissensmanagement. Die Professionellen der Tabakprävention sollten in diesen Domänen ein gutes Mass an aktuellem Wissen haben und anwenden können. Der Kern eines Wissensmanagements ist ein verbesserter systematischer Umgang mit Wissen in allen Bereichen der Tabakprävention. 2. Welches Wissen wann, für wen und in welcher Form? Eine komplexe und entscheidende Frage in der Wissensarbeit ist: Wer will bzw. wer benötigt - welches Wissen - wann - und in welcher Aufbereitungsform? Wissen für wen? In der Tabakprävention sind mehrere Zielgruppen wichtig: Operativ Verantwortliche (in der Praxis Tätige, Projekt-/Programmmitarbeitende) Strategisch Verantwortliche (inklusive Projekt-/Programmleitende, Entscheidungstragende in Organisationen und in Policy-Entwicklung Tätige) In der Forschung Tätige (z.b. WissenschaftlerInnen an Universitäten, Fachhochschulen oder Instituten inklusive EvaluationsforscherInnen); wissenschaftliche Ebene PolitikerInnen MedienvertreterInnen. Die AG WissFo identifizierte die zwei ersten Zielgruppen als prioritär. Welche Rolle die anderen Zielgruppen spielen, wurde in diesem Rahmen nicht weiter analysiert. Welches Wissen wann und in welcher Form? - Grundsätzlich ist zu beachten, dass die Wissensbedürfnisse nicht homogen sind, sondern je nach Kontext und je nach konkreter Arbeitsphase (z.b. Situationsanalyse, Massnahmenplanung, strategischer Entscheidungsprozess, Advocacy, Abstimmung, etc.) stark variieren. 1 Zudem benötigen verschiedene Gruppen von Tabakpräventionsakteuren gleiche Wissensbestände in unterschiedlichen Formen. Ein Wissensmanagement-System muss diese Vielfalt berücksichtigen. 1 Projektbericht AT 2011 zum Projekt s. http://www.bag.admin.ch/tabak_praevention/tpf/index.html?lang=de&id=173 2
3. Wissenszyklus-Modelle und adaptierter Zyklus für die Tabakprävention Referenzmodell Der Wissenszyklus von Saan/ de Haes (2005/2006) ist ein international verbreitetes Modell in der Prävention. Dessen Entstehungs- und Nutzungskontext ist die Gesundheitsförderung sowie die Professionalisierung der in der Praxis in Prävention und Gesundheitsförderung tätigen Personen. Das Modell wurde von Gesundheitsförderung Schweiz leicht adaptiert. Dieser Wissenszyklus ist praxisnah und geeignet, den Aufbau und die Institutionalisierung eines kohärenten Wissensmanagement-Systems zu strukturieren und die nötige Orientierung zu geben. In der Schweiz liegen bereits Erfahrungen mit der Adaptation, Verbreitung und Anwendung dieses Wissenszyklus in Krankheitsprävention und Gesundheitsförderung vor 2. Die AG WissFo hat deshalb diesen (adaptierten) Wissenszyklus (s. Abb.1) als Haupt-Hilfsmittel für die Arbeiten zum Wissensmanagement ausgewählt. Abb.1: Wissenszyklus für Gesundheitsförderung und Prävention adaptiert nach Saan/de Haes 2005 2 2 Quelle: Broesskamp-Stone, U., Ackermann G., Ruckstuhl B., Steinmann R. (2010), Best Practice Ein normativer Handlungsrahmen für Gesundheitsförderung und Krankheitsprävention. Hg.: Gesundheitsförderung Schweiz, Bern/Lausanne - www.quint-essenz.ch/de/files/best_practice_rahmen_11.pdf, Seite 16 3
Wissenszyklus für die Schweizer Tabakprävention Auf der Basis des Wissenszyklus von Saan/ de Haes wurde ein verfeinerter Wissenszyklus entwickelt (s. Abb.2). Dieses Modell zeigt die sechs wesentlichen Schritte im Wissenszyklus: Wissen bündeln, reflektieren, aufbereiten, anwenden, entwickeln, teilen, wieder bündeln und so weiter. Abb.2: Wissenszyklus in der Tabakprävention Dieses Instrument dient dazu: die zahlreichen existierenden Komponenten der bisherigen Wissensarbeit zu systematisieren, Stärken und Schwachstellen respektive Lücken aufzuzeigen und zu priorisieren, Lösungsvorschläge zu entwickeln und deren Umsetzung zu initiieren, die vorhandenen Komponenten des Wissensmanagement insgesamt in Richtung eines kohärenten Wissensmanagement-Systems zu verknüpfen und eventuell weiter zu entwickeln, sowie die verschiedenen Akteure einzuladen, ihre spezifischen Beiträge und Rollen im Wissensmanagement zu identifizieren, diese im Verhältnis zu anderen Akteuren zu positionieren sowie transparent und breiter zugänglich zu machen. 4. Optimierungsbedarf und Lösungen im Wissensmanagement aus der Sicht der AG WissFo Was gibt es? und macht es? waren die pragmatischen Leitfragen für die Erarbeitung des Wissensmanagements. Alle Schritte des Wissenszyklus wurden betrachtet, um alle Quellen, Stärken und Schwächen bzw. Entwicklungsbedarf zu identifizieren. Es ging darum, in welchen Bereichen Häufungen an (Wissens-)Produkten, Veranstaltungen oder sonstigen Mechanismen und Prozessen zu finden sind, und in welchen Bereichen dies weniger bis gar nicht der Fall ist. So entstand ein Gesamtbild davon, welche Phasen des Wissenszyklus bisher viel und welche wenig Aufmerksamkeit erhielten. 4
Die AG WissFo identifizierte anschliessend Entwicklungsbedarf in drei Bereichen: Erstens braucht es mehr gute, anwendungsorientierte Analysen und Auswertungen; zweitens ist ein besserer Umgang mit Lessons Learned zu fördern und drittens muss die Wissensmanagement-Kultur in der Tabakprävention gefördert werden. a) Anwendungsorientierte Analysen und Auswertungen Optimierungsbedarf Die AG WissFo hat aufgezeigt, dass es für die Partner schwierig ist, sachdienliche, zuverlässige und nutzungsfreundliche Referenzen zu den Themen zu finden, an denen sie arbeiten möchten. Es geht hier beispielsweise um das Problem der Vielzahl an Quellen, die nötige Analysekompetenz und die erforderliche Zeit für eine vollständige Grundlagenarbeit. Das erschwert oder verkompliziert die Arbeit der Partner. Lösung Als Antwort entwickelte die AG WissFo den Fachgruppenansatz, der anwendungsorientierte Syntheseberichte sowie Factsheets zu prioritären Themen liefert. Ein Pilotversuch wurde mit einer Fachgruppe zum Thema Erfolgsfaktoren von Massnahmen zur Tabakprävention bei benachteiligten Bevölkerungsgruppen im 2015 durchgeführt. Er soll zeigen, ob sich solche Fachgruppen als neues Element für das Wissensmanagement in der Tabakprävention bewähren. Der Bericht und das Factsheet des Pilotprojekts Erfolgsfaktoren von Massnahmen zur Tabakprävention bei benachteiligten Bevölkerungsgruppen sind verfügbar unter www.bag.admin.ch/themen/drogen/00041/00613/15443/index.html?lang=de oder www.tabak.bag.admin.ch > Nationales Programm > Wissensmanagement. Der Pilotversuch wird noch evaluiert, um entscheiden zu können, ob er für andere Themen weitergeführt werden soll. b) Besserer Umgang mit Lessons learned Optimierungsbedarf Es braucht einen besseren Umgang mit Lessons Learned, insbesondere das Mit-Teilen von entdeckten Schwächen oder gemachten Fehlern. Diesbezügliche Initiativen sollen proaktiv lanciert werden. Lösung Im Rahmen der bestehenden Tagungen können die Präsentationen von einzelnen Tabakpräventionsprojekten noch gezielter auf konkrete Lessons Learned ausgerichtet und mit Diskussionen angereichert werden. Der Tabakpräventionsfonds wird den Abschluss und die Auswertung der vom ihm unterstützten Projekte stärker auf die Erarbeitung und Teilung von Lessons Learned ausrichten, wie z.b. via Bilanzgespräch, Schlussbericht, Abschlusspräsentation, Projektauswertung. Die spezifischen Projekterfahrungen sollen für alle Interessierten besser zugänglich sein und die Weiterentwicklung der Tabakpräventionsaktivitäten unterstützen. Der Tabakpräventionsfonds wird zu gegebener Zeit über diese Neuerungen berichten. c) Entwicklung und Förderung einer Wissensmanagement-Kultur Optimierungsbedarf Für diesen Bereich sind Akzeptanz, Zugänglichkeit und vor allem Professionalisierung zentral. Wichtig sind die Entwicklung und die Förderung einer Wissensmanagement-Kultur unter den Akteuren der Tabakprävention, ein besseres Verständnisses des was, wo, wie, wann und warum mit dem Ziel der verbesserten Wissensanwendung in der Praxis. 5
Lösung Die Vorschläge a) und b) gehen bereits in die Richtung einer besseren Wissensmanagement-Kultur. Verschiedene andere Ansätze wurden vorgeschlagen, so zum Beispiel Massnahmen im Bereich der Berufsbildung oder die Gründung von Communities of practice. Es benötigt nun zusätzliche Informationen, um festzulegen, ob diese Vorschläge weiterverfolgt werden sollen. 5. Informationsquellen in der Tabakprävention Die verschiedenen Informationsquellen, die für die Partner während der unterschiedlichen Phasen des Wissenszyklus nützlich sind, wurden in der Abbildung 3 nach Themen geordnet (nicht abschliessende Liste). Diese Abbildung gibt einen allgemeinen Überblick über das Wissensmanagement in der Tabakprävention in der Schweiz. In roter Schrift die von der AG WissFo ausgearbeiteten Lösungen. Abb.3: Übersicht der Kooperationen und Informationsquellen Die Abbildung zeigt, dass bereits jetzt zahlreiche Kooperationsmöglichkeiten bestehen. Die grösste Herausforderung besteht zumeist darin, der enormen Menge an Informationen Herr zu werden. Der entwickelte Wissenszyklus soll sicherstellen, dass alle Wissensbedürfnisse und -typen abgedeckt sind. 6
6. Beispiel für die Valorisierung des Wissens Jeder Partner ist mit seinen Aktivitäten in eine oder mehrere Phasen des Wissenszyklus involviert (Wissen bündeln, reflektieren, aufbereiten, anwenden, entwickeln, teilen). Die AG WissFo empfiehlt einerseits die Entwicklung einiger neuer Instrumente für das Wissensmanagement (s. rote Punkte in Abb. 3), andererseits existieren bereits viele Instrumente, von denen noch stärker Gebrauch gemacht werden muss. Der unten abgebildete Fall (s. Abb.4) zeigt dies, indem er die Verbreitung eines Berichts unter den Partnern als Beispiel nimmt und die verschiedenen Möglichkeiten aufzeigt, wie dieser bestmöglich verwertet werden kann. Mit Hilfe der obigen Übersicht (s. Abb. 3) können die Informationsquellen systematisch durchgegangen werden, was optimales Wissensmanagement für diesen Teil des Wissenszyklus (Wissen teilen) gewährleistet. Abb. 4: Verwertung eines Berichts. Beispiel 7. Schlussfolgerungen Unterschiedliche Probleme und mögliche Lösungen im Bereich Wissensmanagement wurden durch die AG WissFo aufgezeigt und entwickelt. Verschiedene Optionen für das weitere Vorgehen wurden der Strategischen Leitung des NPT unterbreitet. Konkrete Lösungen befinden sich in der Testphase und werden vertieft. Grundsätzlich bevorzugt die Strategische Leitung des NPT eine dezentrale Lösung für das Wissensmanagement, ohne eine spezifische Struktur aufzubauen. Damit das Wissensmanagement die Arbeit der Akteure erfolgreich unterstützen und verbessern kann, müssen alle Partner aktiv dazu beitragen. Eine der Hauptbotschaften der AG WissFo ist deshalb: Es braucht eine wachsende Wissensmanagement-Kultur, zu der jede und jeder beiträgt. Wissensmanagement dafür tragen wir alle die Verantwortung. 7
Anhang Zusammensetzung der AG WissFo: Michel Graf ersetzt durch Rachel Stauffer Babel (Sucht Schweiz), Thomas Beutler (AT Schweiz), Alexandre Dubuis (CIPRET Wallis), Claudia Künzli (Lungenliga Schweiz), Christian Schwendimann (Züri Rauchfrei), Markus Studer (TPF), Laure Curt (BAG) Expertin / Beratung: Ursel Broesskamp-Stone Unterstützung: Silvia Heizmann 8