NUTZUNG DER WEBANWENDUNG VON LUNCHTRONIC PABZ-NUTZER 1. ZUGRIFF AUF DIE WEBANWENDUNG Um auf das Lunchtronic Frontoffice zuzugreifen, müssen Sie die folgende Internetadresse der Webseite: https://lunchtime.lunchtronic.com eintippen und den Benutzernamen und das Passwort (per E-Mail erhalten) eingeben. Der Benutzername ist die E-Mail-Adresse der Einrichtung, d. h. die E-Mail-Adresse, an die das Passwort gesendet wurde. Beim erstmaligen Zugriff werden Sie aufgefordert, das vom BPE-Dienst zugesandte Passwort in ein neues von Ihnen gewähltes Passwort zu ändern. Dieses Passwort muss die folgenden Einschränkungen befolgen: - es muss anders als der BENUTZERNAME lauten; - es muss aus mindestens Zeichen lang sein; - es muss aus Buchstaben und Zahlen bestehen. Außerdem müssen Sie eine Erkennungsfrage und die dazugehörige Antwort eingeben (Beispielfrage: Wie heißt mein Unternehmen mit Antwort: Lunch Time ), die vom Betreiber des BPE-Dienstes formuliert wird, wenn dieser aufgrund eines vergessenen Passworts kontaktiert wird. Bei den darauffolgenden Zugriffen auf die Website müssen Sie das neu gewählte Passwort eingegeben. Aufgrund des Datenschutzgesetzes werden Sie alle sechs Monate vom System automatisch dazu aufgefordert, ein neues Passwort zu erstellen. Hinweis: Der Benutzernamen und das Passwort sind Case sensitive (d. h. die Groß- und Kleinschreibung ist zu beachten)
2. LISTE DER MENÜS (Betriebs- und Beratungstätigkeiten) 2.1 ALLGEMEIN Personenbezogenen Daten des Kunden können angezeigt werden. 2.2 PROFILE Es kann eine Liste aller Profile unter Angabe der verschiedenen Nutzungsregeln und der verfügbaren Arten von Mahlzeiten angezeigt werden. Die Erstellung neuer Profile ist mit Lunch Time abzusprechen, und Ergänzungen werden von Lunch Time-Betreibern vorgenommen. 2.3 EINRICHTUNGEN/KOSTENSTELLEN Eine Liste möglicher Gruppierungen der Nutzer von Karten, deren Erstellung auf der Grundlage der genannten Unternehmen EINRICHTUNGEN/KOSTENSTELLEN erfolgte, kann angezeigt werden. 2.4 RESTAURANTKETTEN / GASTSTÄTTEN Es können alle Verkaufsstellen, an denen die Essensmarke einlösbar ist, angezeigt und die Liste kann im Dateiformat Excel exportiert werden. 2.5 NUTZER Es ist möglich die Liste der Angestellten im Besitz von PERSÖNLICHEN Karten und italienischen VERSICHERTENKARTEN, personenbezogene Daten des Kartennutzers, Einzelheiten zur Karte und Daten zu den Transaktionen des Kartennutzers anzuzeigen. Für eine detaillierte Beschreibung, siehe Absatz 3. 2.6 ANONYME KARTEN (JOKER) Die Liste der nicht auf den eigenen Namen ausgestellten Karten kann angezeigt werden. Darüber hinaus lassen sich die Vergabe an den vorübergehenden Nutzer und die Rückgabe verwalten sowie die vorherigen Besitzer und Transaktionen einer bestimmten Karte anzeigen.
Nach der Vergabe einer Karte werden die mit dieser Karte durchgeführten Transaktionen im Namen des Karteninhabers verrechnet. Die komplette Verwaltung anonymer Karten wird in Absatz 5 genau beschrieben. 2.7 NICHT AKTIVE NUTZER Mit diesem Menüpunkt kann die Liste der Angestellten, deren Stammdaten zwar vorliegen, die aber keine aktive Karte mehr besitzen, da ihre Karte gekündigt und nicht wieder aktiviert worden ist (z. B Kündigung wegen Beendigung des Arbeitsverhältnisses) angezeigt werden. 2.8 NEUE NUTZER ESSENMARKE Die Anfrage auf eine neue persönliche oder anonyme (Joker) Karte für Angestellte, die noch nie eine Karte besessen haben, oder die Aktivierung eines neuen Nutzers im Besitz einer italienischen Versichertenkarte ist möglich. Das Verfahren zur Beantragung einer neuen Karte wird in Absatz 8 genau beschrieben. 2.9 DEAKTIVIERUNG/BEARBEITUNG KARTENDATEN Dieser Menüpunkt ermöglicht Folgendes: - das Deaktivieren einer Karte (Art der Maßnahme Kündigung), so dass sie nicht wieder verwendet wird: dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden, und die in die Blacklist aufgenommene Karte kann nicht mehr aktiviert werden. Dieser Vorgang sollte nur dann verwendet werden, wenn der Nutzer die Dienstleistung definitiv nicht mehr in Anspruch nehmen möchte. - das Bearbeiten von erforderlichen Personalien (Art der Maßnahme Fehlerhafte Daten bearbeiten) des Karteninhabers. Dazu zählen: Stammnummer, Vor- und Nachname sowie Kostenstelle 1 (diese Änderungen wirken sich nur auf die Datenbank aus). - das Bearbeiten des Profils (Art der Maßnahme Profil bearbeiten) und das anschließende AKTIVIEREN einer bereits in der Liste befindlichen italienischen VERSICHERTENKARTE, die sich im Zustand Greylist befindet. Das komplette Aktivierungsverfahren der italienischen Versichertenkarte wird in Absatz 4 genau beschrieben. - das Sperren einer PERSÖNLICHEN KARTE oder einer italienischen VERSICHERTENKARTE (Art der Maßnahme Karte sperren) unter Angabe des Sperrdatums und des Reaktivierungsdatums. Dieser Vorgang ist immer dann erforderlich, wenn eine VERSICHERTENKARTE verloren geht und der Nutzer auf eine neue wartet: mit der verloren gegangenen (oder dem Nutzer nicht mehr zur Verfügung stehenden) Versichertenkarte dürfen keine Transaktionen durchgeführt werden. Deshalb wird sie gesperrt. Allerdings nur vorübergehend, bis der Nutzer im Besitz der neuen ist. Bei der Aktivierung der neuen Versichertenkarte ist eine neue Seriennummer für die Versichertenkarte in das System einzugeben. Diese Aufgabe wird der Zentralverwaltung übertragen. Das Sperrverfahren wird in Absatz 6 genau beschrieben. 2.10 NEUAUSSTELLUNG KARTE Eine PERSÖNLICHE Karte (keine italienische VERSICHERTENKARTE) kann aus einem der folgenden Gründen ersetzt werden: - Kartenfehler; - Diebstahl/Verlust; - Nicht erfolgte Lieferung. Das Antragsverfahren zur Neuausstellung einer Karte wird in Absatz 7 genau beschrieben.
2.11 TRANSAKTIONEN Die Liste der Transaktionen eines Nutzers kann angezeigt werden. 2.12 WIEDERAUFLADUNG Diese Funktion wird in diesem Zusammenhang nicht beschrieben. 2.13 WEBNUTZER (nur mit Administratorrechten) Hier können neue Nutzerkonten mit Zugriffsrechten auf das System unter Festlegung der Zugriffsebenen erstellt werden. 2.14 DOWNLOAD Hier lassen sich die Dateien der Monatsberichte in Bezug auf die Fakturierung und die Schnellanleitung der Webanwendung im.pdf -Format herunterladen. 3. NUTZER Mit diesem Menüpunkt kann die Liste der PABZ-Angestellten im Besitz von persönlichen Karten und italienischen VERSICHERTENKARTEN angezeigt werden. Es öffnet sich ein Fenster (wie in der folgenden Abbildung dargestellt), über das sich ein Filter für alle personenbezogenen Daten der im System registrieren Angestellten setzen lässt. Es ist zu beachten, dass sich unter den Nutzern auch Angestellte befinden, die bereits für die Nutzung des Dienstes zugelassen sind (so genannte Greenlist-Angestellte) und ein gültiges Profil mit Ausgabemöglichkeit besitzen, sowie Angestellte, die zugelassen werden könnten, die allerdings ein Profil besitzen, das ihnen keine Ausgabemöglichkeit einräumt (Profil BEARBEITEN oder Profil GREY ). Für die Aktivierung der letzteren, siehe den nächsten Absatz PROFIL BEARBEITEN.
Um den Filter zu verwenden, ist folgendermaßen vorzugehen: 1. Wählen Sie das Kriterium, nach dem Sie im Aufklappmenü in der Abbildung oben suchen möchten. Die Kriterien, nach denen gesucht werden soll, sind: Steuernummer, Stammnummer, Seriennummer der Smartcard, Nachname, PAN, Kostenstelle 1, Kostenstelle 2 und Kostenstellen 3; 2. Wählen Sie aus dem in der Abbildung unten gezeigten Aufklappmenü eine Option für den einzugebenden Wert aus: der Wert entspricht, beginnt mit oder enthält den in das ausgewählte Kriterium eingegebenen Wert; 3. Geben Sie an, gemäß welchem Wert gesucht werden soll (im obigen Beispiel eine Steuernummer) 4. Durch Auswahl der Taste AND bestätigen Sie das gewählte Kriterium, das wie in der Abbildung gezeigt in dem weißen Fenster erscheint 5. Wenn Sie auf BESTÄTIGEN klicken oder die Eingabetaste drücken, wird die Suche aktiviert. Am Ende der Suche öffnet sich das folgende Fenster und zeigt eine Liste der Nutzer, die den eingegebenen Kriterien entsprechen Hinweis: Es können mehrere Kriterien verbunden werden - Wählen Sie die Option AND : Alle eingegebenen Suchkriterien müssen erfüllt sein; - Wählen Sie die Option OR : mindestens eines der eingegebenen Suchkriterien muss erfüllt sein. Um ein Suchkriterium zu löschen und eine neue Suche zu starten, müssen Sie die Option LÖSCHEN auswählen. Es ist auch möglich, kein Kriterium im Filter auszuwählen und einfach die Taste BESTÄTIGEN zu drücken, um alle vorliegenden Personalien anzusehen. Siehe Abbildung unten (aus Datenschutzgründen sind Musterdaten gezeigt).
Über die Schaltfläche Suchen erhalten Sie Zugriff auf den oben beschriebenen Popup-Filter, während Sie mit der Schaltfläche Exportieren die Stammdaten der im System erfassten Angestellten jederzeit in eine xls-datei exportieren können. 4. PROFILBEARBEITUNG (AKTIVIERUNG) EINER VERSICHERTENKARTE: Wählen Sie den Menüpunkt DEAKTIVIERUNG/BEARBEITUNG KARTENDATEN und klicken Sie auf NEUE, um die Maske zur Eingabe einer Profilbearbeitungsanfrage zu aktivieren. Geben Sie nach der Aktivierung der Maske in das Feld ART der Anfrage den Wert Profil bearbeiten ein (1. Zeile in der Abbildung unten). Sie müssen die Taste Suchen (rot eingekreist) drücken: Die Seite Nutzer wird geöffnet, von der aus Sie den Nutzer wählen können, dessen Profil Sie bearbeiten möchten. Die Suche des gewünschten Nutzers nach einem der bereits im vorigen Abschnitt behandelten Kriterien (Name, Versichertenkartennummer, Kartennummer usw.) kann auch mit Hilfe der Taste Suchen ( ) erfolgen.
Sobald Sie den gewünschten Namen ausgewählt haben, erscheint im Feld PAN der Kartencode (6- stelliger Code) für alle Kartenarten, die persönlichen und die Versichertenkarten. Falls erforderlich, können sie nochmals überprüfen, ob sie den richtigen Namen ermittelt haben. Klicken Sie dazu einfach auf die Schaltfläche Nutzer, die ein Popup mit den ausgewählten Personenangaben öffnet (siehe Abbildung unten). Beachten Sie, dass zusätzlich zu den Personenangaben auch der zu bearbeitende PROFILCODE angezeigt wird (roter Pfeil). Nun müssen Sie das neue Profil zuweisen: Wählen Sie dazu die Profilliste (siehe roter Kasten) und suchen sie das gewählte Profil in der Liste. Drücken Sie anschließend einfach die Taste ANFRAGE SENDEN, damit die Aktivierung umgesetzt wird.
5. VERGABE/RÜCKGABE ANONYME KARTE (JOKER) Die Vergabe einer anonymen Karte erfolgt im Menü ANONYME KARTE in der Webanwendung. Bei der ersten Aktivierung des oben genannten Menüs öffnet sich automatisch das folgende Suchfenster: Mit diesem Fenster können Sie Folgendes suchen: eine bestimmte Karte unter Eingabe der Kartennummer (geben Sie die Kartennummer in das Feld PAN ein und drücken Sie die Taste BESTÄTIGEN) unabhängig vom Zustand ( beliebige, vergeben oder nicht vergeben ) Alle vergebenen oder nicht vergebenen anonymen Karten (wählen Sie im Feld STATUS die Option VERGEBEN oder NICHT VERGEBEN und drücken Sie die Taste BESTÄTIGEN) Alle anonymen Karten, die unabhängig vom Zustand aktiv sind (wählen Sie im Feld STATUS die Option BELIEBIGE und drücken Sie die Taste BESTÄTIGEN). Wenn Sie die anonyme Karte, die Sie vergeben möchten, gefunden haben, wählen Sie sie aus...... und doppelklicken Sie auf die entsprechende Zeile, wodurch das unten dargestellte Fenster aktiviert wird:
Mit der Auswahl der Schaltfläche ANONYME KARTE VERGEBEN (roter Pfeil oben) öffnet sich ein neues kleineres Fenster (Abbildung unten), in dem Sie die Daten des Nutzers, an den Sie die Karte vergeben möchten, eintragen können: - Stammnummer; - Name; - Nachname; - Lieferdatum; Hinweis: * Es können nur verfügbare anonyme Karten (bzw. mit dem Status nicht vergeben) vergeben werden. Nachdem Sie alle ERFORDERLICHEN Informationen eingegeben haben, wählen Sie die Taste SPEICHERN (rot eingekreist): auf diese Weise wird die Karte dem gewünschten Namen zugewiesen.
Die Rückgabe der anonymen Karte erfolgt stets im Menü ANONYME KARTEN in der Webanwendung, und die Suche und Anzeige der betreffenden Karten verlaufen ähnlich wie die beschriebenen Vorgänge für die Vergabe. Nach der Aktivierung des Bildschirms, in dem die Kartendaten angezeigt werden (Abbildung unten), müssen Sie die Funktion ANONYME KARTE ZURÜCKGEBEN wählen. Nach Auswahl der Funktion öffnet sich der folgende Bildschirm, in dem das System Sie dazu auffordert, die Rückgabe der Karte zu bestätigen. Klicken Sie auf OK, um die Rückgabeanfrage zu bestätigen (wie unten dargestellt):
Nachdem Sie OK und anschließend die Taste ZURÜCK ausgewählt haben, kann die Karte wieder weitervergeben werden. Hinweis: 1. Das System legt als Rückgabedatum der Karte automatisch das Datum fest, an dem der Vorgang durchgeführt wurde. 2. Zudem können Sie Folgendes tun: - den Verlauf einer anonymen Karte ab ihrem Ausstellungsdatum bis zum heutigen Datum anzeigen (bzw. an wen und von wann bis wann sie vergeben wurde), indem Sie die Taste VERLAUF ANONYME KARTE im Anzeigebildschirm wählen, unabhängig von ihrem aktuellen Status (Nummer 1 Abbildung unten); - die Transaktionen eines Nutzers mit seiner Karte anzeigen (Nummer 2 Abbildung unten); - die Daten der anonymen Karte anzeigen (Nummer 3 Abbildung unten); - die Datenbearbeitungsanfrage der anonymen Karte aber nicht des Nutzers, an den sie vorübergehend vergeben ist, an das System weiterleiten (Nummer 4 Abbildung unten). Offensichtlich bedeutet eine solche Bearbeitungsanfrage nicht, dass eine neue Karte ausgestellt wird. 1 3 2 4
6. SPERREN EINER KARTE (VERSICHERTENKARTE) Wählen Sie den Menüpunkt DEAKTIVIERUNG/BEARBEITUNG KARTENANGABEN und klicken Sie auf NEUE, um die Maske zur Eingabe einer Sperranfrage zu aktivieren. Geben Sie nach der Aktivierung der Maske in das Feld ART der Anfrage den Wert Karte sperren ein. Sie müssen die Taste Suchen (rot eingekreist) drücken: Die Seite Nutzer wird geöffnet, von der aus Sie den Nutzer wählen können, dessen Karte Sie sperren möchten. Die Suche des gewünschten Nutzers nach einem der bereits in den vorigen Abschnitten behandelten Kriterien (Name, Versichertenkartennummer, Kartennummer usw.) kann auch mit Hilfe der Taste Suchen ( ) erfolgen. Sobald Sie den gewünschten Namen ausgewählt haben, erscheint im Feld PAN der Kartencode (6- stelliger Code) für alle Kartenarten, die persönlichen und die Versichertenkarten (Falls erforderlich, können sie nochmals überprüfen, ob sie den richtigen Namen ermittelt haben. Klicken Sie dazu einfach auf die Schaltfläche Nutzer, die ein Popup mit den ausgewählten Stammdaten öffnet). Nun müssen Sie einfach nur den Sperrzeitraum der Karte (von Tag bis Tag) in die entsprechenden Feldern eintragen und die Schaltfläche ANFRAGE SENDEN drücken, damit die Anfrage an das System umgesetzt wird.
7. NEUAUSSTELLUNG KARTE Mit dieser Funktion können Sie bei Lunch Time den Ersatz einer PERSÖNLICHEN Karte (keine italienische Versichertenkarte) beantragen. Um einen Antrag zu stellen, klicken Sie auf NEUE, um die Eingabemaske zu aktivieren. Geben Sie nach der Aktivierung der Maske im Feld ART den Grund für die Neuausstellung an (ausschließlich zu statistischen Zwecken). Sie müssen die Taste Suchen (rot eingekreist) drücken: Die Seite Nutzer wird geöffnet, von der aus Sie den Nutzer wählen können, für den Sie eine Neuausstellung beantragen möchten. Die Suche des gewünschten Nutzers nach einem der bereits in den vorigen Abschnitten behandelten Kriterien (Nachname, Kartennummer usw.) kann auch mit Hilfe der Taste Suchen ( ) erfolgen. Sobald Sie den gewünschten Namen ausgewählt haben, erscheint im Feld PAN der Kartencode (6- stelliger Code). Falls erforderlich, können sie nochmals überprüfen, ob sie den richtigen Namen ermittelt haben. Klicken Sie dazu einfach auf die Schaltfläche Nutzer, die ein Popup mit den ausgewählten Stammdaten öffnet. Durch Auswahl der Schaltfläche ANFRAGE SENDEN leiten Sie die Anfrage an das System weiter. Der BPE-Betreiber wird die neue Karte anschließend ausstellen und innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens an die Anschrift der antragstellenden Einrichtung senden. Nach Abschluss der Anfrage gelangen Sie zum Ausgangsbildschirm zurück, in dem ebenfalls die weitergeleitete Anfrage zu sehen ist (dort kann sie ggf. gelöscht oder nachdrücklich um Antwort gebeten werden). Hinweis: Eine Neuausstellungsanfrage erzeugt automatisch sowohl die Aufnahme der Karte in die Blacklist als auch den Antrag auf Ausstellung einer neuen Karte.
8. NEUE NUTZER ESSENMARKE Dies erstellt eine Anfrage auf: 1. eine neue persönliche oder anonyme (Joker) Karte, 2. Eingabe eines neuen Nutzers, der die Versichertenkarte verwenden wird, in die Stammdaten Im ersten Fall wird mit der Anfrage die Ausstellung einer neuen Karte erzeugt, die an die Anschrift der antragstellenden Einrichtung zugestellt wird, und im zweiten Fall wird die Versichertenkarte eines neuen Angestellten zur Nutzung des Dienstes zugelassen. Um eine neue Karte zu beantragen (oder neue Stammdaten zu aktivieren) müssen Sie erst den Menüpunkt Neue Nutzer Essenmarke auswählen und auf Neue klicken und anschließend die erforderlichen nachfolgend aufgelisteten Personalien eingeben: 1. Art 2. Stammnummer 3. Name 4. Nachname 5. Steuernummer (sofern der Dienst über die Versichertenkarte genutzt wird) 6. Seriennummer der Versichertenkarte 7. CDC1 8. CDC3 (entspricht CDC1) 9. Profilcode* *Um den Profilcode zuzuordnen, müssen Sie auf das Feld Profil klicken: es öffnet sich ein Fenster, in dem eine Liste der verfügbaren Profile angezeigt wird. Ein Eingabebeispiel ist in der Abbildung unten zu sehen. Der Vorgang wird durch die Auswahl der Schaltfläche SPERICHERN beendet.
Hinweis: 1. Die Anfragen sind immer zu bestätigen: Sie dürfen nicht vergessen, die Anfragen über die entsprechende Bestätigungstaste zu bestätigen, damit sie von den Lunch Time-Betreibern erledigt werden. 2. Falls Sie die Taste AUSGEWÄHLTE ANFRAGEN BESTÄTIGEN verwenden, müssen Sie zunächst die Zeile der betreffenden Anfrage auswählen (siehe Anleitung unten).