Funktionsbeschreibung Qualitätsmanagement von IT Consulting Kauka GmbH Stand 28.10.2009
Das QM-Modul... 3 1. QM Stammdaten... 3 1.1 Verwaltung von Prüfmitteln... 4 1.2 Grundlagen... 5 1.3 Prüfer... 6 1.4 Prüfergruppen... 7 1.5 Prüfpläne... 8 2. QM Prüfaufträge... 11 2.1 Prüfauftragsübersicht... 11 2.2 Pauschale Prüfung... 12 3. QM Prüfung via Intranet oder Internet... 13 3.1 Anmeldung... 13 3.2 Beleg prüfen... 14 3.3 Lager auswählen... 16 3.4 Verbuchen... 16 2
Das QM-Modul Abb.1 1. QM Stammdaten Die Stammdaten dienen für alle Arten von Prüfungsaufgaben als Grundlage. Hierin können Sie alle Daten, welche für einen späteren automatisierten Prüfungsablauf benötigt werden, editieren: Schauen Sie auf die untere Abb.1.1 Abb.1.1 3
1.1 Verwaltung von Prüfmitteln Für Ihre verschiedenen Prüfungsaufgaben müssen Sie vielleicht Prüfmittel einsetzen, die Sie im Formular Prüfmittel für alle Bereiche, in denen geprüft wird, leicht verwalten können. Abb.1.1.1 Für die Neuaufnahme eines Prüfmittels klicken Sie auf den Schalter Neu. Jetzt befindet sich das Formular im Neuaufnahme-Modus und Sie können Nummer und Bezeichnung Ihres Prüfmittels in die dafür vorgesehene Zeile unten im Formular im Bereich Grundlagen eintragen. Falls Sie dieses Prüfmittel von einem bestimmten Lieferanten beziehen, tragen Sie diesen gleich mit ein. Nach der Eingabe der neuen Daten klicken Sie bitte auf den Schalter Speichern. Um nach einem Prüfmittel zu suchen, benutzen Sie den Schalter Suchen (Abb. 1.1.1). Sie können dabei z.b. nach der Nummer eines Prüfmittels suchen oder in dem DropDown-Feld Suche in einen anderen Suchbereich auswählen. Abb.1.1.2 Die eben genannten Aktionen Neu, Speichern und Suchen können Sie selbstverständlich auch aus dem Menu Datensatz heraus aktivieren. Über den Schalter Optionen können Sie für das ausgewählte Prüfmittel weitere Aufgaben erledigen wie z.b. Wiedervorlage (siehe Abb.1.1.2). Sie werden dann automatisch zum Formular Neue Aufgabe / Termin anlegen weitergeleitet. 4
1.2 Grundlagen Im Formular Grundlagen speichern Sie alle Beleg-Arten, für welche Prüfungen ausgelöst werden sollen. Wenn Sie mehrere Beleg-Arten anlegen möchten trennen Sie sie einfach durch ein Semikolon, wie z.b. in der Zeile für Warenausgangs-Belege: LS für Lieferschein; RL für Rechnungs-Legung; usw. Gleichzeitig haben Sie die Möglichkeit Sperrlager zu definieren, in denen alle als Nicht in Ordnung deklarierten Belege hinterlegt werden. Für alle Belege die Sie als in Ordnung deklarieren, können Sie hier ein Lager für Wareneingänge definieren. Dies vor allem wichtig, wenn Mitarbeiter über das Intranet oder Internet Belege prüfen sollen. Wichtig ist dabei noch, eine Lagerbewegungsart festzulegen, damit über das Portal die physische Umbuchung vorgenommen werden kann. Wenn keine anderen Vorgaben gemacht werden, wählen Sie hier der Einfachheit halber Entnahme interne Lagerumbuchung aus. Mit dem Schalter OK speichern Sie Ihre Eingabe. Mit dem Schalter Abbrechen verlassen Sie das Formular ohne Änderungen wirksam werden zu lassen. Abb.1.2.1 5
1.3 Prüfer Abb. 1.3.1 Im Formular Prüfer erfassen Sie alle Mitarbeiter, denen Prüfungsaufgaben zugeordnet werden. Neben dem Namen vergeben Sie eine Nummer um eine eindeutige Identifizierung zu ermöglichen. Gibt es eine oder mehrere Bezeichnungen für Ihre Prüfer? Dann tragen sie diese bitte in der dafür vorgesehenen Zeile ein, z.b. Funktionstester In dem Feld Gruppe kann aus dem DropDown-Feld eine Prüfergruppe ausgewählt werden, zu der Sie den eben eingetragenen Prüfer zuordnen. Die Funktionen der Schalter auf der rechten Seite Ihres Formulars sind dieselben wie im Formular Prüfmittel beschrieben. Mit dem DropDown-Feld Ansicht rechts im Formular unter den Schaltern können Sie die Anzeige der Daten individuell einstellen. Selbstverständlich können Sie auch nach einem oder mehreren Prüfern suchen, z.b. nach allen Funktionstestern (Abb. 1.3.2) Abb. 1.3.2 6
1.4 Prüfergruppen In dem Formular Prüfergruppen haben Sie die Möglichkeit für die verschiedenen Bereiche, in denen geprüft wird Gruppen anzulegen, denen Sie dann mehrere Prüfer zuordnen. Sie brauchen dafür nur eine Bezeichnung einzugeben. Die Identifikations-Nummer wird hier automatisch erzeugt. Die Funktionen der Schalter auf der rechten Seite sind wieder dieselben wie bereits in 1.1 und 1.3 beschrieben. Dies gilt ebenso für die Suche und die Einstellungen für die Ansicht. Abb. 1.4.1 7
1.5 Prüfpläne Bei der Anlage von Prüfplänen gehen Sie genauso wie in 1.1 und 1.3 beschrieben vor. Tragen Sie in den Grundlagen Bezeichnung und Type des Prüfplans ein. Die Funktion der Schalter und des DropDown-Feldes auf der rechten Seite kennen Sie bereits. Wir benutzen einmal das Beispiel der Wareneingangskontrolle (WE- Kontrolle): Abb. 1.5.1 Welche Artikel unterliegen der Wareneinganskontrolle? Wechseln Sie bitte zunächst auf den Karteikartenreiter Artikeldaten (Abb. 1.5.2). In dieser Karteikarte sind solche Artikel einzutragen, die der Wareneingangskontrolle unterliegen. Sie möchten weitere Artikel hinzufügen? Sobald Sie auf den Schalter Neu unten rechts klicken, öffnet sich ein Suchformular für Artikeldaten (Abb. 1.5.3). Suchen Sie nach dem Artikel, den Sie der WE-Kontrolle zuordnen möchten, markieren Sie ihn und klicken Sie danach auf den Schalter Übernehmen. Jetzt wird für diesen Artikel automatisch die WE-Prüfung ausgelöst. In der Spalte Del haben Sie die Möglichkeit durch einen Klick auf das Kreuz die Artikel wieder aus der WE-Prüfung zu entfernen. Die Prüfung für die Warenausgangskontrolle funktioniert in derselben Weise wie für die Wareneingangskontrolle und kann für alle prüfpflichtigen Artikel eingesetzt werden. Abb. 1.5.2 8
Abb. 1.5.3 Für unser Beispiel haben wir die Gießkanne ausgewählt. Im Folgenden legen Sie den Prüfungsablauf für den WE fest. Dazu wechseln Sie bitte auf den Karteikartenreiter Positionen (Abb. 1.5.4). Für den WE sind 3 Positionen vorgeschrieben: Vollständigkeit der Lieferdokumente, Sichtprüfung auf Schäden, Durchmesserprüfung. Abb. 1.5.4 Bei Neuanlage einer Prüfplanposition wird eine Leerzeile angelegt, in die Sie die neuen Daten eintragen können. Bei Klick auf öffnet sich das Formular Prüfplan-Positionen-Details (Abb. 1.5.5), in dem Sie die Art der Prüfung sowie die Toleranzgrenzen festlegen. In unserem Beispiel haben wir uns dafür entschieden, dass bei der WE-Standard-Prüfung auch die Anzahl geprüft werden soll. Mit ja wird die richtige Anzahl bestätigt. Eine Toleranzgrenze wollen wir nicht zulassen. Zum Schluss muss noch festgelegt werden was nach Ablauf der Prüfung weiterhin passieren soll. Je nachdem, ob der Prüfungsablauf (Workflow) positiv oder negativ war wechseln Sie bitte auf den entsprechenden Karteikartenreiter. Für unser Beispiel nehmen wir einmal an, dass nach der Stichprobenzählung fest steht, es wurden zu wenige Gießkannentüllen geliefert und wechseln in den Karteikartenreiter Workflow negativ (Abb. 1.5.6). 9
Abb. 1.5.5 Abb. 1.5.6 In dem Feld Gehe zu wird ein alternativer Prüfplan eingetragen, der eine genaue Zählung der Gießkannentüllen vorschreibt. Als Zyklus wird 100% ausgewählt. Mit Type wählen Sie die Menge. Es sollen künftig also alle Gießkannentüllen gezählt werden bis feststeht, dass die Lieferungen in Ordnung sind (der Workflow ist wieder positiv) und wieder zur Stichprobenkontrolle übergegangen werden kann. Bei positivem Workflow verfahren Sie genauso in umgekehrter Weise und benutzen einfach den Karteikartenreiter Workflow (Positiv). 10
2. QM Prüfaufträge 2.1 Prüfauftragsübersicht Im Formular Prüfauftragsübersicht (Abb.2.1.1) erhalten Sie einen Überblick über alle Prüfaufträge, die vorliegen, gleichgültig, ob es sich um neue, zum Teil angearbeitete oder fertige Prüfungen handelt. Um bei unserem Beispiel zu bleiben: Die Prüfung unseres WE der Gießkannentüllen ist in dem Ordner Fertig zu sehen, weil wir bereits geprüft haben. Wir haben diese Prüfung abschließend als Nicht in Ordnung eingestuft. In der Spalte GO bekommen Sie durch einen Klick auf das Ausrufungszeichen die für diese Prüfung festgelegten Prüfplanpositionen anzeiget. Löschen können Sie den Datensatz über einen Klick auf das kleine Kreuz in der Spalte Del. Abb. 2.1.1 Wollen Sie nur eine erste Sichtprüfung ohne Prüfplan durchführen, klicken Sie bitte auf das Ausrufungszeichen unter Pauschal.. Daraufhin öffnet sich ein Fenster (Pauschale Rückmeldung, Abb. 2.1.2), in dem Sie diese erste pauschale Prüfung dokumentieren können. 11
2.2 Pauschale Prüfung Abb. 2.1.2 Wir haben in unserem Beispiel den WE für Pullover einer ersten pauschalen Prüfung unterzogen. Die Daten für diesen Artikel haben oben in die dafür vorgesehen Felder eingetragen. Da nach der ersten Sichtung alles in Ordnung ist, wird dieser WE zunächst Lager1 zugeordnet. Bei nicht in Ordnung (nio) müsste der WE dem Sperrlager zugeordnet werden. In dem Fall, dass zwei der Pullover auf den ersten Blick als beschädigt zu erkennen sind, würden wir drei Pullover als Gutmenge dem Lager1 und zwei Pullover als Schlechtmenge dem Sperrlager zuordnen. Sobald Sie ein Lager auswählen wird für weitere Artikel eine neue Zeile angelegt. Die Standard-Vorauswahl für das Lager ist das Sperrlager. Durch einen Klick auf das Ausrufungszeichen unter verarbeiten werden die Artikel aus dem Wareneingangslager in die von Ihnen angegebenen Lager umgebucht. Solange unter Meldung unverarbeitet steht, wie in dem obigen Beispiel ist der Wareneingang noch nicht umgebucht worden. Ist die Umbuchung der Lager erfolgt wird der Datensatz als verarbeitet gekennzeichnet. Möchten Sie den Datensatz löschen, klicken Sie auf das Kreuz unter del. 12
3. QM Prüfung via Intranet oder Internet Abb. 3.1 Für Mitarbeiter mit Prüfungsaufgaben steht eine weitere Option zur Verfügung: Sie können selbstverständlich über das Webportal via Intranet oder Internet die Belege in Ihrer MyFactory prüfen: 3.1 Anmeldung Abb. 3.1.1 Dazu muss sich der Mitarbeiter mit seinem Namen und seinem Kennwort anmelden. Den Portalzugang (Auswahl-Button) sowie das Kennwort legen Sie bitte in Ihrer MyFactory an. 13
3.2 Beleg prüfen Abb. 3.2.1 Um einen Beleg zu bearbeiten klicken Sie auf den Button suchen (s. Abb. 3.2.1) und wählen den zu bearbeitenden Beleg aus. Wir haben in unserem Beispiel den Typ WE ausgewählt. Hier wird nur ein zu prüfender Beleg angezeigt. Mit einem Klick auf den Button ganz links im Auswahlfenster (Abb. 3.2.2) kehren Sie zu vorhergehenden Fenster (Abb. 3.2.3) zurück. Abb. 3.2.2 14
Jetzt werden die Artikel in einer Liste angezeigt (wenn z.b. Einzelprüfung aller Artikel vorgegeben ist). Jeder Artikel kann jetzt für sich als gut ( IO ) oder schlecht ( nio ) eingestuft werden, sobald alle entsprechenden Kriterien für diesen Artikel eingegeben sind. Abb. 3.2.3 Ist die Eingabe für den Artikel (in unserem Beispiel der Pullover) abgeschlossen, muss er verbucht werden. Dafür benutzen Sie den Button Verbuchen. 15
3.3 Lager auswählen Soll der geprüfte Artikel, in unserem Fall wieder der Pullover, verbucht werden, wird vom QM-Modul eine Lager- Auswahl vorgeschlagen: Wir hatten unseren ersten Pullover als IO eingestuft, deshalb wird jetzt ein Pullover in den Lagerraum gebucht. Bei nio würden wir das Sperrlager auswählen. Bestätigen Sie die Lagerauswahl bitte mit dem Schalter Verbuchen. Damit ist dieser Pullover aus unserem WE physisch umgebucht. Abb. 3.3.1 3.4 Verbuchen Der geprüfte Artikel wurde umgebucht (zu sehen an der roten Markierung). Sobald der gesamte Wareneingang geprüft und verbucht ist wird er auch in Ihrer Prüfauftragsübersicht im QM-Modul der MyFactory in den Ordner fertig physisch umgebucht. Abb. 3.4.1 16