Zeitmanagement mit Outlook 2010 Marlies Schimming 1. Ausgabe, Mai 2011 SWP-ZMOL2010
Inhalt Zu diesem Buch 4 1 Zeit managen - die Grundlagen 7 1.1 Was ist Zeit?... 8 1.2 Zeitbewusstsein... 8 1.3 Erfolgskomponenten für ein gutes Zeitmanagement... 9 1.4 So nutzen Sie Outlook fürs Zeitmanagement... 10 1.5 Auf dem Weg zu mehr Selbstbestimmung... 11 1.6 Auf einen Blick... 13 1.7 Übungen...13 2 Ziele festlegen 15 2.1 Ziele - Grundlagen... 16 2.2 Zeitdimensionen für Ziele... 16 2.3 Ziele finden... 17 2.4 Ziele formulieren... 18 2.5 Vom Ziel zur Handlung... 18 2.6 Erste Schritte mit Outlook... 19 2.7 Ziele als Notizen anlegen... 20 2.8 Auf einen Blick... 22 2.9 Übungen...22 3 Prioritäten setzen 25 3.1 Entscheidungen treffen - Prioritäten setzen... 26 3.2 Denkmodelle für Prioritäten... 26 3.3 Aufgaben in Outlook eintragen... 28 3.4 Aufgaben bearbeiten... 31 3.5 Prioritäten für Aufgaben eintragen... 32 3.6 Aufgaben kategorisieren... 34 3.7 Auf einen Blick... 36 3.8 Übungen...37 4 Tagesplanung 39 4.1 Das ALPEN-Prinzip... 40 4.2 Das Eisenhower-Prinzip... 41 4.3 Aufgaben in Termine umwandeln... 42 4.4 Termine im Kalender eintragen... 44 4.5 Mit Terminen arbeiten... 45 4.6 Terminserien erstellen... 46 4.7 Termine kategorisieren... 47 4.8 Auf einen Blick... 47 4.9 Übungen...48 5 Arbeitsorganisation 51 5.1 Grundlagen der Arbeitsorganisation... 52 5.2 Aufgaben effizient organisieren... 53 5.3 Arbeitszeitblock für die E-Mail-Bearbeitung definieren... 54 5.4 Unterordner für E-Mails erstellen... 56 5.5 E-Mails zur Nachverfolgung kennzeichnen... 57 5.6 E-Mails effizient erstellen... 57 5.7 Telefonieren mit System... 59 5.8 Auf einen Blick... 61 5.9 Übung... 62 6 Besprechungen organisieren 63 6.1 Besprechungen vorbereiten... 64 6.2 Mit Outlook zu Besprechungen einladen... 65 6.3 Auf eine Besprechungseinladung antworten... 67 2 HERDT-Verlag
Inhalt 6.4 Besprechungen organisieren... 69 6.5 Besprechungen durchführen... 71 6.6 Besprechungen nachbereiten... 71 6.7 Auf einen Blick... 72 6.8 Übungen... 73 7 Ordnung schaffen 75 7.1 Ordnungsstrukturen aufbauen... 76 7.2 Ordnungssysteme für E-Mails... 77 7.3 Ordnungssysteme in Outlook anlegen... 78 7.4 E-Mails übersichtlich anzeigen und suchen... 81 7.5 E-Mails archivieren... 82 7.6 Ansicht im E-Mail-Modul individuell anpassen... 85 7.7 Auf einen Blick... 86 7.8 Übungen... 87 8 Den Tagesablauf gestalten 89 8.1 Routinen im Alltag... 90 8.2 Start klar am Arbeitsplatz... 91 8.3 Der persönliche Rhythmus... 92 8.4 Mach mal Pause... 93 8.5 Gesunde Ernährung am Arbeitsplatz... 95 8.6 Tagesschlussroutine... 95 8.7 Den Tag positiv gestalten... 96 8.8 Auf einen Blick... 96 8.9 Übungen... 97 9 Arbeiten im Team 99 9.1 Kalender für Kollegen freigeben... 100 9.2 Termine für Gruppen organisieren... 102 9.3 Gruppenkalender in der Planungsansicht verwalten... 103 9.4 Tipps für die Projektarbeit... 104 9.5 Rechte für Stellvertreter erteilen... 105 9.6 Dauerhaften Postfachzugriff einrichten... 106 9.7 Auf einen Blick... 109 9.8 Übungen... 110 10 Arbeitsabläufe vereinfachen 111 10.1 Checklisten erstellen... 112 10.2 E-Mails als Umfragen gestalten... 113 10.3 Schnellbausteine anlegen und nutzen... 115 10.4 Arbeitsschritte als QuickSteps festlegen... 116 10.5 Outlook arbeiten lassen - Regeln definieren... 118 10.6 Auf einen Blick... 121 10.7 Übungen... 122 11 Selbstdisziplin steigern 123 11.1 Gutes gegen Stress... 124 11.2 Persönliche Motivatoren kennen... 126 11.3 Den "inneren Schweinehund" entlarven... 128 11.4 Werte und Ziele... 130 11.5 Die ersten Schritte zum neuen Zeitmanagement... 131 11.6 Auf einen Blick... 133 11.7 Übung... 134 Index 136 HERDT-Verlag 3
1 1 Zeit managen - die Grundlagen Voraussetzungen Grundlagenkenntnisse Outlook 2010 Ziele Den Umgang mit Zeit bewusst wahrnehmen Die Erfolgskomponenten eines guten Zeitmanagements kennen Den persönlichen Fremdbestimmungsgrad identifizieren können HERDT-Verlag 7
1.1 Was ist Zeit? "Einzweidrei im Sauseschritt eilt die Zeit, wir eilen mit", sagte schon Wilhelm Busch im 19. Jahrhundert. Auch im Informationszeitalter des 21. Jahrhunderts empfinden viele Menschen, dass die Zeit "zu schnell" vergeht. Zu viele "Dinge" - Termine, Aufgaben, Anforderungen - stehen an. Immer mehr soll in immer kürzerer Zeit erledigt werden. Die Zeit vergeht, rein physikalisch betrachtet, stets in der gleichen Geschwindigkeit. Unser "Verhältnis" zur Zeit hat sich jedoch seit Beginn der Zeitmessung erheblich geändert. 1.2 Zeitbewusstsein Im Informationszeitalter des 21. Jahrhunderts haben Menschen einen anderen Umgang mit der Zeit und ein verändertes Zeitempfinden, verglichen mit dem früherer Generationen. Das ist eine Anpassung an die aktuellen Anforderungen der Berufs-, Arbeits- und Freizeitwelt. Jeder Mensch hat ein ganz individuelles Zeitbewusstsein und Zeitempfinden, was zu einem sehr persönlichen Umgang mit "der Zeit" führt. Sie alle kennen den Effekt, dass die Zeit verfliegt oder sich ewig hinzieht. Das subjektive Zeitempfinden hängt von vielen Faktoren ab. Die Zeit vergeht z. B. schnell, wenn Sie eine Aufgabe bearbeiten, die Ihnen richtig Spaß macht. Stehen Sie jedoch mit dem Auto im Stau oder warten an einer Kaufhauskasse, gehen die Minuten langsam vorbei. Woher kommt "individuelles" Zeitbewusstsein? Das Zeitempfinden wird durch die innere Einstellung zur Zeit beeinflusst. Erlerntes und Vorgelebtes aus der Kindheit bestimmen oft das grundlegende Zeitbewusstsein. Hier zwei Beispiele: 1. Sie sind in einer Umgebung aufgewachsen, die Sie aufgefordert hat, Aufgaben möglichst schnell und sofort zu erledigen. Dann gibt es diesen "Antreiber" in Bezug auf Arbeit und Zeit heute vielleicht auch noch in Ihnen und Sie erledigen Ihre Aufgaben möglichst sofort. 2. Sie sind in einer Umgebung aufgewachsen, die viel Wert auf Muße gelegt hat. Dann fällt es Ihnen sicherlich leichter als anderen Menschen, Augenblicke der Entspannung in Ihren Arbeitsablauf einzubauen. 8 HERDT-Verlag
1.3 Erfolgskomponenten für ein gutes Zeitmanagement Was ist Zeitmanagement? Die Zeit als physikalische Einheit können Sie nicht "managen", wohl aber Ihren Umgang mit der Zeit. Sie sind dann erfolgreich, wenn Sie Ihre Zeit aktiv und bewusst (mit)gestalten. Seien Sie mit Ihrer Aufmerksamkeit bei der Aufgabe, die Sie gerade erledigen. Nur so erkennen Sie sinnvolle Handlungsalternativen. Einstieg ins Zeitmanagement: Wie fange ich an? Bestandsaufnahme Machen Sie eine Bestandsaufnahme. Nehmen Sie sich 10 Minuten Zeit und überdenken Sie Ihre Abläufe im Arbeitsalltag. Bei welchen Abläufen sind Sie unzufrieden, was ärgert Sie? Beispiel: Sie sind unzufrieden mit Ihrer Aufgabenplanung. Ständig fehlen Ihnen reservierte Zeiten für die Bearbeitung von Aufgaben. Ziele formulieren Formulieren Sie Ihre Ziele. Ein Ziel könnte beispielsweise sein, dass Sie die Personalkostentabelle in Excel bis Ende der Woche fertigstellen möchten. Handlungsschritte notieren Machen Sie sich Notizen zu den einzelnen Handlungsschritten. Schätzen Sie z. B. die Aufgabendauer und reservieren Sie dafür Zeiträume im Kalender. Den ersten Schritt aufschreiben Legen Sie fest, mit welchem Schritt Sie beginnen möchten. Der erste Schritt könnte beispielsweise sein, die Planung für die kommende Woche immer freitags vorzunehmen. Automatische Erinnerungsfunktionen nutzen Lassen Sie sich an Ihre Termine und Aufgaben erinnern. Dazu bietet Ihnen Outlook entsprechende Funktionen an. HERDT-Verlag 9
1.4 So nutzen Sie Outlook fürs Zeitmanagement Die Outlook-Module verwenden Die unterschiedlichen Module von Outlook können Sie folgendermaßen für Ihr Zeitmanagement einsetzen: E-Mail-Modul Mit einer gut durchdachten Ordnerstruktur behalten Sie Ihre E-Mail-Korrespondenz im Blick. Projektordner Unterordner Kalendermodul Für die Umsetzung Ihrer Ziele und das Planen von Handlungen können Sie das Kalendermodul nutzen: Mit Besprechungsanfragen planen und organisieren Sie zeitsparend Ihre Besprechungen und Ressourcen. Durch Terminlisten und Farbzuordnungen im Kalender erkennen Sie auf einen Blick, ob es sich um einen Projekttermin oder einen Kundentermin handelt. Kundentermine Projekttermine 10 HERDT-Verlag
Aufgabenmodul Im Aufgabenmodul können Sie alle Aufgaben erfassen und Prioritäten setzen. Aufgabenlisten geben Ihnen einen schnellen Überblick über Fristen und helfen bei der Wochen- und Monatsplanung. Terminliste sortiert nach Prioritäten Hinweis Es gibt kein Patentrezept für ein erfolgreiches Zeitmanagement. Sie dürfen sich Ihr persönliches Erfolgsrezept selbst zusammenstellen. 1.5 Auf dem Weg zu mehr Selbstbestimmung Erfolgreiches Zeitmanagement bedeutet auch, dass Sie Situationen bewusst mitgestalten und selbst entscheiden können. Sie sollten sich deshalb überlegen, welche Situationen und Arbeitsabläufe Sie mehr als bisher mitgestalten können. Ein Beispiel aus dem Arbeitsalltag Die Kunden der Firma Rubin sollen über die neuen Bestellkonditionen informiert werden: Selbstbestimmte Vorgehensweise Frau Fröhlich entscheidet, dass sie bestimmten Kunden die Konditionen sofort per E-Mail-Anhang zuschickt. Anderen Kunden avisiert sie die neuen Bedingungen erst per Telefon und verschickt sie dann. Einer dritten Kundengruppe überreicht sie die Konditionenliste direkt im Laufe eines Gesprächs. Sie plant selbstständig ihre Abläufe. Sobald alle Kunden die neue Liste haben, ist sie zufrieden mit ihrem Arbeitsergebnis und geht gut motiviert an neue Aufgabenstellungen heran. HERDT-Verlag 11
Fremdbestimmte Vorgehensweise Frau Zuber bekommt von ihrem Chef genau vorgegeben, dass die Kunden per E-Mail informiert werden müssen. Die Mailing-Aktion soll unbedingt am Mittwochnachmittag erfolgen. Den Text der E-Mail muss sie mit ihrem Chef besprechen. Telefonische Ankündigungen und persönliches Überreichen der neuen Konditionen sind nicht erwünscht. Frau Zuber empfindet sich als "Spielball" der äußeren Umstände. Sie geht nach der Mailing-Aktion unzufrieden und unmotiviert nach Hause. Erste Schritte zur Änderung Frau Zuber bespricht mit ihrem Chef, dass es besser in ihre Abläufe passt, wenn sie die Mailing-Aktion erst am Donnerstagvormittag durchführt, weil sie noch auf Informationen wartet, die sie den Kunden gleich mitschicken kann. Alltagssituationen selbstbestimmter gestalten Menschen, die selbstbestimmt leben und handeln, erleben sich als freier, aktiver und motivierter. Die größere Arbeitszufriedenheit wirkt sich positiv auf die Arbeitsergebnisse aus. Um zu mehr Selbstbestimmung im Alltag zu kommen, überlegen Sie, welche Situationen Sie künftig mehr mitgestalten möchten. Notieren Sie dazu in Stichpunkten die Antworten auf folgende Fragen: Wie ist Ihre Vorgehensweise in der jeweiligen Situation? Wie können neue Handlungsschritte bzw. Vorgehensweisen für die jeweilige Situation aussehen? Wie sieht der 1. Schritt zur Umsetzung aus? Gehen Sie anschließend gedanklich die Situation mit den neuen Handlungsschritten durch und planen Sie einen konkreten Umsetzungszeitpunkt. Grenzen der Selbstbestimmung Natürlich gibt es sowohl im privaten als auch im beruflichen Kontext "Grenzen der Selbstbestimmtheit". Es gibt Unternehmenskulturen und -regeln, die für alle verbindlich sind. Ebenso gibt es in vielen Familien Verhaltensabsprachen. Diese sind natürlich zu respektieren. 12 HERDT-Verlag
1.6 Auf einen Blick Sie möchten Ihre Einstellungen zur Zeit herausfinden Ihr persönliches Zeitmanagement verbessern Notieren Sie, welche Sprüche Ihnen zum Thema "Zeit" einfallen; beobachten Sie Ihre Gedanken. Formulieren Sie Ziele, notieren Sie Handlungsschritte und schreiben Sie den 1. Schritt auf. Outlook effizient einsetzen Situationen und Aufgaben selbstbestimmter mitgestalten Arbeiten Sie mit einer übersichtlichen Ordnerstruktur; planen Sie Ihre Aufgaben im Aufgaben- und im Kalendermodul und nutzen Sie die Besprechungsanfragen für Einladungen. Überlegen Sie konkret eine Situation; notieren Sie Ihre veränderten Handlungsschritte und setzen Sie diese um. 1.7 Übungen Übung 1: Persönliche Einstellung zum Thema "Zeit" herausfinden ca. 10 min Übungsinhalte Sprüche zum Thema "Zeit" notieren Herausfinden, welche Aktualität und persönliche Bedeutung die Sprüche für das eigene Leben haben Übungsschritte 1. Welche Sprüche fallen Ihnen ein, die Sie in Ihrer Kindheit im Umgang mit Zeit häufig gehört haben (z. B. "Was du heute kannst besorgen, das verschiebe nicht auf morgen.")? 2. Überprüfen und notieren Sie, welche dieser Sprüche für Sie aktuell noch eine Bedeutung haben. 3. Notieren Sie für jeden der identifizierten Sprüche den momentanen Nutzen und auch die Nachteile. Woran könnten Sie die Sprüche beispielsweise hindern? HERDT-Verlag 13
Übung 2: Gedanken zum Thema "Zeit" ca. 10 min Übungsinhalte Ideen zur sinnvollen Zeitnutzung zusammenstellen Erfolgreiches Zeitmanagement beschreiben Unzufriedenheiten beim Zeitmanagement herausfinden Übungsschritte 1. Notieren Sie, wann für Sie Zeit "sinnvoll genutzt" ist. 2. Was ist für Sie persönlich "erfolgreiches Zeitmanagement"? 3. Womit sind Sie unzufrieden bei Ihrem Zeitmanagement? Übung 3: Fremdbestimmt - selbstbestimmt ca. 10 min Übungsinhalt Den Fremd- bzw. Selbstbestimmungsgrad entdecken Übungsschritte 1. Wie fremdbestimmt empfinden Sie sich: a) in Ihrer Arbeitsumgebung? b) in Ihrem privaten Umfeld? 2. Markieren Sie Ihren aktuell empfundenen Grad der Fremdbestimmtheit auf der Linie: 100 % selbstbestimmt 100 % fremdbestimmt 3. Überlegen Sie, in welchen Situationen Sie "selbstbestimmter" handeln könnten. 4. Notieren Sie die Handlungsschritte für jede Situation. 5. Notieren Sie für jede Umsetzung den ersten Schritt. 6. Planen Sie den Umsetzungszeitpunkt. 14 HERDT-Verlag
Impressum Matchcode: SWP-ZMOL2010 Autorin: Marlies Schimming Redaktion: Ortrun Grill Produziert im HERDT-Digitaldruck 1. Ausgabe, Mai 2011 HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH Am Kümmerling 21-25 55294 Bodenheim Internet: www.herdt.com E-Mail: info@herdt.com HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Verlags reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Wenn nicht explizit an anderer Stelle des Werkes aufgeführt, liegen die Copyrights an allen Screenshots beim HERDT-Verlag. Sollte es trotz intensiver Recherche nicht gelungen sein, alle weiteren Rechteinhaber der verwendeten Quellen und Abbildungen zu finden, bitten wir um kurze Nachricht an die Redaktion. Die in diesem Buch und in den abgebildeten bzw. zum Download angebotenen Dateien genannten Personen und Organisationen, Adress- und Telekommunikationsangaben, Bankverbindungen etc. sind frei erfunden. Eventuelle Übereinstimmungen oder Ähnlichkeiten sind unbeabsichtigt und rein zufällig. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Verweise auf Webseiten Dritter. Diese Webseiten unterliegen der Haftung der jeweiligen Betreiber, wir haben keinerlei Einfluss auf die Gestaltung und die Inhalte dieser Webseiten. Bei der Bucherstellung haben wir die fremden Inhalte daraufhin überprüft, ob etwaige Rechtsverstöße bestehen. Zu diesem Zeitpunkt waren keine Rechtsverstöße ersichtlich. Wir werden bei Kenntnis von Rechtsverstößen jedoch umgehend die entsprechenden Internetadressen aus dem Buch entfernen. Die in den Bildungsmedien des HERDT-Verlags vorhandenen Internetadressen waren zum Zeitpunkt der Erstellung der jeweiligen Produkte gültig. Sollten Sie die Inhalte nicht mehr unter den angegebenen Adressen finden, sind diese eventuell inzwischen komplett aus dem Internet genommen worden oder unter einer neuen Adresse zu finden.