STAMMKUNDEN-ANALYSE der Kraftstoffumsätze im Agenturgeschäft Muster Station Max Mustermann Musterstraße 1 D 12345 Musterstadt Verfahren: Auswertung der Sicherungsdaten der Kassenjournale Auswertungszeitraum: 01.01.2008 31.12.2008 Stand: 27. Juli 2009 10.06.2009 16:06
A. Aufgabenstellung Zum Zwecke der Ermittlung des Stammkundenanteils für Kraftstoffumsätze, die von der Muster Station Max Mustermann Musterstraße 1 D 12345 Musterstadt während des Erhebungszeitraums 01.01.2008 31.12.2008 vermittelt wurden, erhielten wir vom Auftraggeber dessen Sicherungsdisketten der Kassenjournaldaten. Anhand der darin gespeicherten Daten kann bestimmt werden, wie hoch der Anteil der Stammkunden am gesamten Kraftstoffumsatz aller Tankkunden ist. B. Ergebnisse Auf Grundlage der Systematik gemäß nachstehend erläuterter Konzeption wurde folgendes Ergebnis ermittelt: Der Stammkundenumsatzanteil der untersuchten Station lag unter Einbeziehung der Kraftstoffumsätze, die per Kartenzahlung, Barzahlung oder per Stationskreditkarte beglichen wurden, bei: 80,94%. Seite 1
C. Konzeption Sämtliche Kassenbewegungen von Tankstellen werden detailliert in den Kassenjournalen moderner Tankstellenkassen- Systeme abgelegt, dort regelmäßig, zuletzt am Übergabetag, abgerufen und auf einem Speichermedium (CD-ROM, ZIP) gesichert. In diesen Sicherungsspeicherungen wird auch jeder einzelne Tankvorgang festgehalten, unabhängig davon, in welcher Bezahlform er beglichen wurde. Anhand der Kartennummern von EC-Karten, Kreditkarten, Tankkarten, Flottenkarten und Bonuskarten kann im Rahmen dieser Auswertung ermittelt werden, mit welcher Häufigkeit eine bestimmte Karte an der untersuchten Station zur Bezahlung von Tankungen während des Erhebungszeitraums eingesetzt wurde. In einem ersten Schritt werden zunächst diejenigen Kartennummern identifiziert, die während des Erhebungszeitraums 4x oder öfter verwendet wurden. Das Ergebnis dieses Auswertungsschrittes gibt den Stammkartenumsatz der untersuchten Tankstelle während des Erhebungszeitraums wieder. Von Nutzern der unterschiedlichen Kartenarten wird angenommen, dass sie sich in ihrem Tankverhalten von den Barzahlern nicht wesentlich unterscheiden. Dies erlaubt die Anwendung der Stammkartenumsatzanteile auf die Tankvorgänge, die mittels Barzahlung beglichen wurden. Der Stammkundenumsatz ist damit noch nicht gefunden. In einem weiteren Schritt sind deshalb die Stammkunden zu identifizieren bzw. zu ermitteln, welcher Umsatz auf Stammkunden entfällt. Eine Kundenidentifikation über Kredit- und EC-Karten-Nummern ist mittels der elektronischen Auswertung der Kassenjournale nicht möglich. Die Übereinstimmung von Kartennummer und Kunde ist nur bei den Kunden gegeben, die während des gesamten Erfassungszeitraums ausschließlich eine einzige Karte verwenden. Wechselt aber ein Kunde zwischen mehreren Bezahlarten (zwei oder mehr Karten bzw. Wechsel zwischen Karten- und Barzahlung), wird er als mehrere unterschiedliche Kunden gewertet. Eine Ausnahme dazu bilden die Tank-, Flotten- und Schwerlastkarten, bei denen aufgrund der einheitlichen Systematik der Kartennummern die Übereinstimmung von Kunde und Kartennummer belegbar ist. Diese Karten werden von Unternehmen verwendet, die eindeutig als Kunde identifiziert werden, unabhängig davon, ob Tank- und Flottenkarten an einzelne Mitarbeiter ausgegeben oder auf Fahrzeuge ausgestellt wurden. Weiterhin ist eine Stammkundenidentifikation nur anhand von Bonuskarten möglich. In den Fällen, in denen dem jeweiligen Kunden der entsprechende Tankbonus auf der Bonuskarte elektronisch gutgeschrieben wurde, wurde gleichzeitig der individuelle Kunde in den Kassenjournalen gespeichert. Mittels der Bonuskartennummern können die Umsätze, die von einem Kunden mittels unterschiedlicher Bezahlarten beglichen wurden, zusammengeführt werden. Auch Barzahlungen können auf diese Weise als Umsätze des betreffenden Kunden erkannt und ausgewertet werden. An der hier untersuchten Tankstelle wurden Bonuskarten akzeptiert und deren Kartennummern in den elektronischen Kassenjournalen gespeichert. Deshalb kann für die hier untersuchte Tankstelle ein genauer Faktor zur Umrechnung der Stammkartenumsätze auf Stammkundenumsätze gefunden werden. Dazu wird anhand der Bonuskartennummern ermittelt, um welchen Faktor der ermittelte Stammkartenumsatz vom relevanten Stammkundenumsatz abweicht. Dieser Faktor wird anschließend auf die Karten- und Barzahlungen der untersuchten Station angewendet und so der tatsächliche Stammkundenumsatzanteil ermittelt. Seite 2
Diesem einheitlichen Stammkundenumsatzanteil für Karten- und Barzahlungen wird das Ergebnis der Auswertung der Stationskreditkunden hinzugefügt. Die Stationskreditkunden sind mit Ihren gesamten Kraftstoffumsätzen Stammkunden, denn sie stehen aufgrund der Kreditgewährung in einem sehr engen Kundenverhältnis zu der Station. Sie werden separat ausgewertet und anschließend dem Ergebnis der Karten- und Barzahlungen hinzugerechnet. Als Stammkunde werden gemäß dem Urteil des Bundesgerichtshofes vom 12. September 2007 (Az.: VIII ZR 194/06) diejenigen Kunden definiert, die innerhalb des Untersuchungszeitraums von zwölf Monaten mindestens 4x Kraftstoffumsätze an der Station getätigt haben. Das Endergebnis dieser Analyse ist somit der Stammkundenumsatzanteil aller Kunden der Station. Alle Ergebnisse der beschriebenen Analyseschritte werden in tabellarischer Form am Ende der Auswertung nochmals zusammenfassend dargestellt. Seite 3
D. Durchführung Schritt 1: Ermittlung aller Tankvorgänge und des Gesamtumsatzes an Kraftstoffen Aus den vorliegenden Sicherungen der Kassenjournale werden alle Tankumsätze ermittelt und für jeden Tankvorgang ein Datensatz erzeugt. Als Ergebnis erhält man den gesamten Kraftstoffumsatz der Station für den untersuchten Zeitraum differenziert nach Bezahlarten. Gesamtübersicht aller Kraftstoffumsätze: GESAMTUMSATZ Kraftstoffumsatz (L) Anteil am gesamten Kraftstoffumsatz (%) KARTENZAHLUNG 2.331.180,06 72,00% STATIONSKREDIT 10.699,65 0,33% BARZAHLUNG 895.967,58 27,67% GESAMT 3.237.847,29 100,00% TANKVORGÄNGE Anzahl der verschiedenen Kartennummern Anzahl der Tankvorgänge KARTENZAHLUNG 15.982 69.576 STATIONSKREDIT 5 442 GESAMT 15.987 70.018 BARZAHLUNG 52.395 GESAMT nicht zu ermitteln 122.413 Alle identifizierten Tankvorgänge wurden, differenziert nach Bezahlarten, in jeweils einer Datei zusammengefasst. Diese Datensätze sind auf beigefügter CD-ROM einsehbar. Sie befinden sich im Ordner Auswertungen. Die Dateien Kartenzahlung.xls, Barzahlung.xls und Stationskredit.xls enthalten die Datensätze aller Tankvorgänge der jeweiligen Bezahlart sowie deren Gesamtsübersicht. Die oben stehende Gesamtübersicht der Kraftstoffumsätze wird nochmals in Anlage A tabellarisch aufgeführt. Zudem ist sie auf beigefügter CD-ROM einsehbar. Sie befindet sich im Ordner Auswertungen, in der Datei AUSWERTUNGEN_MUSTERMANN.xls, im Tabellenblatt GESAMTAUSWERTUNG und kann mit dem Programm Microsoft EXCEL geöffnet werden. Seite 4
Schritt 2: Ermittlung von Karten, mit denen 4x oder öfter bezahlt wurde Im nächsten Schritt werden aus der Gesamtheit aller Kartenzahlungen diejenigen Kartennummern ermittelt, die im untersuchten Zeitraum mindestens 4x an der Station eingesetzt wurden. Auszug: Kartennummer Kartenbezeichnung Artikelbezeichnung Menge Preis Datum Belegnummer XXXXXXXXXXXX77448 VISA DIESEL 34,49 51,70 17.05.2008 1337/003/00001 XXXXXXXXXXXX77448 VISA SUPER 15,93 24,99 26.06.2008 2879/003/00001 XXXXXXXXXXXX77448 VISA SUPER 20,15 30,00 01.08.2008 7640/025/00001 XXXXXXXXXXXX77448 VISA SUPER 20,30 30,02 13.08.2008 5877/007/00001 Die so ermittelten Kartennummern sind mit jedem einzelnen Tankvorgang sowie in einer Gesamtübersicht in der Datei Stammkarten.xls aufgeführt. Diese Datei befindet sich im Ordner Auswertungen und kann mit dem Programm Microsoft EXCEL geöffnet werden. Gesamtübersicht: Anzahl verschiedener Kartennummern Gesamte Tankvorgänge KARTENZAHLUNGEN 4 3.920 53.321 KARTENZAHLUNGEN 3 12.062 16.255 KARTENZAHLUNGEN GESAMT 15.982 69.576 Kraftstoffumsatz (L) Anteil am Kraftstoffumsatz aller Kartenzahlungen (%) KARTENZAHLUNGEN 4 1.791.851,11 76,86% KARTENZAHLUNGEN 3 539.328,95 23,14% KARTENZAHLUNGEN GESAMT 2.331.180,06 100,00% Die Kraftstoffumsätze aller Kartenzahlungen 4 werden ins Verhältnis zu den Kraftstoffumsätzen aller Kartenzahlungen gesetzt und so deren Umsatzanteil in % ermittelt. Obige Übersicht ist nochmals in Anlage B aufgeführt und ist zudem auf beigefügter CD-ROM einsehbar. Sie befindet sich im Ordner Auswertungen, in der Datei AUSWERTUNGEN_MUSTERMANN.xls, im Tabellenblatt AUSWERTUNG KARTEN und kann mit dem Programm Microsoft EXCEL geöffnet werden. Seite 5
Schritt 3: Differenzierte Umsatzanteile von Kartenzahlungen, Barzahlungen und Stationskredit Der bislang ermittelte Umsatzanteil differenziert nach der Anzahl der Karteneinsätze und die entsprechenden Kraftstoffumsätze werden nun mit den Werten der Barzahlungen und des Stationskredits zu einer Gesamtübersicht zusammengefasst. Kartenzahlung Barzahlung Stationskredit Gesamt GESAMTUMSATZ (Liter) 2.331.180,06 895.967,58 10.699,65 3.237.847,29 UMSATZ VON ZAHLUNGEN 3 (Liter) 539.328,95 207.286,11 0,00 746.615,06 UMSATZ VON ZAHLUNGEN 4 (Liter) 1.791.851,11 688.681,47 10.699,65 2.491.232,23 UMSATZANTEIL ZAHLUNGEN 4 (%) 76,86% 76,86% 100,00% 76,94% Der Umsatzanteil, der auf Kartenzahlungen entfiel, bei denen jede Karte mindestens 4x eingesetzt wurde, wird auf die Barzahlungen gemäß folgender Formel angewendet: Umsatzanteil Kartenzahlungen 4 (%) x Kraftstoffumsatz aller Barzahlungen (Liter) = Kraftstoffumsatz Barzahlungen 4 (Liter) Seite 6
Schritt 4: Berechnung des Stammkundenumsatzanteils Die Systematik datengestützter Stammkundenumsatzauswertungen basiert auf der Identifikation von Stammkartenumsätzen anhand der Kartennummern der verwendeten Zahlkarten. Jeder identifizierten Kartennummer wird so der Stammkartenumsatz zugeordnet. Aus diesen kartenbezogenen Stammkartenumsätzen müssen die Stammkundenumsätze ermittelt werden. Im vorliegenden Fall ist diese Ermittlung stationsspezifisch möglich, da an der untersuchten Station Bonuskarten akzeptiert und deren Kartennummern in den Kassenjournalen gespeichert wurden. Anhand der Kartennummern der verwendeten Bonuskarten kann festgestellt werden, wie viele unterschiedliche Zahlungsarten ein Bonuskartenkunde während des Erhebungszeitraums nutzte. Beispiel: Beleg-Nr. 6443/013/00001 03.01.2008 15:53 Kartenzahlung *000002 Superbenzin 55,00 EUR A* *Zp 02 40,47 l 1,359 EUR/l * Gesamtbetrag 55,00 EUR Typ Netto Mwst Brutto A:19,00% 46,22 8,78 55,00 electronic cash Kartenzahlung BS/BLZ/Konto-Nr: XXXXXXXXXXXX6666 Zahlung : 55,00 EUR Kartenfolge-Nr : 9 Verfalldatum : XX/09 AID/AID-Param : 37B2ADB7 85205107DA Terminal-Id : 70001955 ec-nr : 505560 Datum/Uhrzeit : 03.01.2008/15:53 Zahlung erfolgt CLUBSMART-Karte Bonus-Beleg CLUBSMART Punkte : 80 Kartennummer : 7XXXXXXXXXXX8017 Beleg-Nr. 7832/008/00001 27.01.2008 16:34 Kreditverkauf *000002 Superbenzin 50,01 EUR A* *Zp 04 37,07 l 1,349 EUR/l * Gesamtbetrag 50,01 EUR Typ Netto Mwst Brutto A:19,00% 42,03 7,98 50,01 American Express Kreditverkauf SCHUMANN/S Kundennummer XXXXXXXXXXXX11009 Betrag = 50,01 EUR gültig bis : XX/08 Genehmigungs-Nr.: 000089 (1) Online Transaktion CLUBSMART-Karte Bonus-Beleg CLUBSMART Punkte : 74 Kartennummer : 7XXXXXXXXXXX8017 Beleg-Nr. 957/025/00001 09.01.2008 09:10 *000002 Superbenzin 51,01 EUR A* *Zp 02 36,46 l 1,399 EUR/l * Gesamtbetrag 51,01 EUR Typ Netto Mwst Brutto A:19,00% 42,87 8,14 51,01 CLUBSMART-Karte Bonus-Beleg CLUBSMART Punkte : 72 Kartennummer : 7XXXXXXXXXXX8017 Beleg-Nr. 8165/008/00001 04.05.2008 17:58 Kreditverkauf *000002 Superbenzin 33,01 EUR A* *Zp 04 22,78 l 1,449 EUR/l * Gesamtbetrag 33,01 EUR Typ Netto Mwst Brutto A:19,00% 27,74 5,27 33,01 American Express Kreditverkauf SCHUMANN /SABINE Kundennummer XXXXXXXXXXXX 51003 Betrag = 33,01 EUR gültig bis : XX/11 Genehmigungs-Nr.: 000026 (1) Online Transaktion CLUBSMART-Karte Bonus-Beleg CLUBSMART Punkte : 44 Kartennummer : 7XXXXXXXXXXX8017 Beleg-Nr. 8615/013/00001 17.01.2008 12:56 *000002 Superbenzin 60,00 EUR A* *Zp 04 44,15 l 1,359 EUR/l * Gesamtbetrag 60,00 EUR Typ Netto Mwst Brutto A:19,00% 50,42 9,58 60,00 CLUBSMART-Karte Bonus-Beleg CLUBSMART Punkte : 88 Kartennummer : 7XXXXXXXXXXX8017 Beleg-Nr. 5275/005/00001 11.05.2008 14:23 Kreditverkauf *000002 Superbenzin 53,00 EUR A* *Zp 02 36,08 l 1,469 EUR/l * Gesamtbetrag 53,00 EUR Typ Netto Mwst Brutto A:19,00% 44,54 8,46 53,00 American Express Kreditverkauf SCHUMANN /SABINE Kundennummer XXXXXXXXXXXX 51003 Betrag = 53,00 EUR gültig bis : XX/11 Genehmigungs-Nr.: 000059 (1) Online Transaktion CLUBSMART-Karte Bonus-Beleg CLUBSMART Punkte : 72 Kartennummer : 7XXXXXXXXXXX8017 Seite 7
Die hier aus Gründen des Datenschutzes Sabine Schumann genannte Kundin, die die Bonuskarte mit der Kartennummer 7XXXXXXXXXXX8017 nutzte, tätigte sechs Tankvorgänge. Am 03.01.2008 zahlte sie per EC-Karte (Kartennummer XXXXXXXXXXXX6666), am 09.01.2008 und am 17.01.2008 bezahlte sie bar, am 27.01.2008 per American Express-Karte (Kartennummer XXXXXXXXXXXX11009), am 04.05.2008 mit einer weiteren American Express-Karte (Kartennummer XXXXXXXXXXXX51003), die Sie nochmals am 11.05.2008 einsetzte. Bei allen sechs Tankvorgängen legte diese Kundin ihre Bonuskarte zur Bonusgutschrift vor. Diese Kundin tätigte sechs Tankvorgänge, die sie mit drei unterschiedlichen Zahlkarten und zweimal per Barzahlung beglich. Die Ermittlung des Karten- und Stammkartenumsatzes anhand der Kartennummer dieser Zahlkarten nicht der Bonuskarten führt zu folgendem Ergebnis: Kartenumsatz gesamt: 217,01 Liter Anzahl Tankvorgänge: 6 Anzahl identifizierter Karten: 3 (eine EC-Kartennummer, zwei American Express-Kartennummern) Anzahl nicht identifizierter Barzahlungen: 2 Ermittelt man anhand des Beispiels den tatsächlichen Kundenumsatz anhand der Kartennummer der Bonuskarte, gelangt man zu folgendem Ergebnis: Kundenumsatz gesamt: 217,01 Liter Anzahl Tankvorgänge: 6 Anzahl identifizierter Kunden: 1 (eine Bonuskartennummer) Anzahl nicht identifizierter Barzahlungen: 0 Da alle sechs Tankvorgänge von einer Kundin getätigt wurden, sind ihr alle Karten- und Barumsätze zuzurechnen. Sobald ein Kunde mehrere Bezahlarten (Wechsel zwischen verschiedenen Zahlkarten bzw. Wechsel zwischen Bar- und Kartenzahlung) verwendet, sind Kartenumsatz und Kundenumsatz nicht identisch. Der Kartenumsatz eines Kunden entspricht nur dann seinem tatsächlichen Kundenumsatz, wenn ihm während des Auswertungszeitraums alle Umsätze auf Bezahlkarten und Barzahlungen zugerechnet werden. Seite 8
In welchem Umfang die Unterschiede zwischen Kartenumsatz und Kundenumsatz für die Ermittlung des Stammkundenumsatzanteils relevant sind, wird im nächsten Schritt ermittelt. Dazu werden alle Tank- bzw. Zahlvorgänge ausgewertet, bei denen an der untersuchten Station Bonuskarten vorgelegt wurden. Die Systematik der Analyse dieser Vorgänge folgt dem oben aufgeführten Beispiel. Somit kann bestimmt werden, welche Bonuskartenkunden während des Untersuchungszeitraums ausschließlich eine einzige Bezahlart (eine einzige Kartennummer oder ausschließlich Barzahlung) nutzten. Für diese Kunden gilt: Kartenumsatz = Kundenumsatz. Entsprechend kann ermittelt werden, welche Bonuskartenkunden unterschiedliche Bezahlarten (Wechsel zwischen verschiedenen Zahlkarten bzw. Wechsel zwischen Bar- und Kartenzahlung) verwendeten. Für diese Kunden gilt: Kartenumsatz Kundenumsatz. Das Ergebnis stellt sich folgendermaßen dar: Anzahl der Kunden Anteil % Kraftstoffumsatz (Liter) Anteil % Kartenumsatz = Kundenumsatz 4.514 82,48% 433.185,00 52,26% Kartenumsatz Kundenumsatz 959 17,52% 395.710,18 47,74% GESAMT 5.473 100,00% 828.895,18 100,00% Bei 47,74% des Kraftstoffumsatzes sind Kartenumsatz und Kundenumsatz nicht identisch. D.h. 47,74% des Kraftstoffumsatzes wurde von Kunden getätigt, die Bonuskarten nutzten und unterschiedliche Bezahlarten (Wechsel zwischen verschiedenen Zahlkarten bzw. Wechsel zwischen Bar- und Kartenzahlung) verwendeten und somit nur anhand der Kartennummer ihrer eingesetzten Bonuskarten eindeutig zu identifizieren sind. Bei diesen Kunden führt die Stammkundenermittlung nur anhand von Bonuskartennummern zu zutreffenden Ergebnissen. Im nächsten Schritt wird nun ermittelt, wie sich obige Ergebnisse auf die Stammkundenumsatzanteile auswirken. Dazu werden ermittelt: Stammkartenumsätze: Keine Stammkartenumsätze: Stammkundenumsätze: Laufkundenumsätze: Umsätze von Zahlkartennummern, die 4x oder öfter eingesetzt wurden Umsätze von Zahlkartennummern, die weniger als 4x eingesetzt wurden Umsätze von Bonuskartenkunden, die 4x oder öfter getankt haben Umsätze von Bonuskartenkunden, die weniger als 4x getankt haben Seite 9
Tabellarisch zusammengefasst stellt sich folgendes Ergebnis dar: UMSATZ NACH KARTEN (Identifikation anhand der Zahlkartennummern) Umsatz (L) Anteil am gesamten Kraftstoffumsatz (%) STAMMKARTEN (Karteneinsatz 4) 632.393,93 76,29% KEINE STAMMKARTEN (Karteneinsatz 3) 196.501,25 23,71% GESAMT 828.895,18 100,00% UMSATZ NACH KUNDEN (Identifikation anhand der Bonuskartennummern) Umsatz (L) Anteil am gesamten Kraftstoffumsatz (%) STAMMKUNDEN (Anzahl Tankvorgänge 4) 675.345,06 81,48% LAUFKUNDEN (Anzahl Tankvorgänge 3) 153.550,12 18,52% GESAMT 828.895,18 100,00% Die Gesamtumsätze beider Methoden sind identisch. Die Zuordnung dieser Umsätze auf Stammkunden und Laufkunden differiert. Diese Differenz beträgt: STAMMKUNDENUMSATZ STAMMKARTENUMSATZ: 675.345,06 632.393,93= 42.951,13 Liter oder LAUFKUNDENUMSATZ UMSATZ KEINE STAMMKARTEN: 153.550,12 196.501,25 = 42.951,13 Liter Dieses Ergebnis zeigt, dass 42.951,13 Liter Kraftstoff von Kunden getankt wurde, die anhand ihrer Bonuskarte als Stammkunden erkannt wurden. Diese Kunden verwendeten mehr als eine Bezahlart, sodass ihr Kraftstoffumsatz nur anhand der Bonuskartennummer als Stammkundenumsatz identifiziert werden konnte, nicht jedoch anhand der verwendeten Zahlkarten. Diese Differenz für Bonuskartenkunden in Höhe von 42.951,13 Litern ist die Grundlage zur Bestimmung des Faktors, der zur Ermittlung des Stammkundenumsatzes aller Kunden herangezogen werden muss. (DIFFERENZ UMSATZ KEINE STAMMKARTEN) X 100 = SCHÄTZ-FAKTOR Setzt man die entsprechenden Werte ein, ergibt sich folgendes Ergebnis: (42.951,13 196.501,25) X 100 = 21,86% Seite 10
Dieser Faktor, der für die Bonuskartenkunden der Station ermittelt wurde, wird nun auf alle Bar- und Kartenzahlungen angewendet. UMSATZ VON ZAHLUNGEN 3 (Liter) inklusive Bonuskartenverwender Kartenzahlung Barzahlung Stationskredit Gesamt 539.328,95 207.286,11 0,00 746.615,06 davon BONUSKARTEN-Verwender (Liter) 154.978,72 0,00 0,00 154.978,72 UMSATZ VON ZAHLUNGEN 3 ohne Bonuskartenverwender (Liter) 384.350,23 207.286,11 0,00 591.636,34 SCHÄTZ-FAKTOR (%) 21,86% 21,86% - - SCHÄTZ-UMSATZ (Liter) 84.011,05 45.308,48 0,00 129.319,53 LAUFKUNDENUMSATZ (Liter) 455.317,90 161.977,63 0,00 617.295,53 Die oben ermittelten Ergebnisse werden dann auf die Stammkartenanalyse aus Schritt 3 angewendet: Kartenkunden Barkunden Stationskredit Gesamt GESAMTUMSATZ (Liter) 2.331.180,06 895.967,58 10.699,65 3.237.847,29 LAUFKUNDENUMSATZ (Liter) 455.317,90 161.977,63 0,00 617.295,53 STAMMKUNDENUMSATZ (Liter) 1.875.862,16 733.989,95 10.699,65 2.620.551,76 STAMMKUNDENUMSATZANTEILE (%) 80,47% 81,92% 100,00% 80,94% Dieser abschließende Bearbeitungsschritt überführt die bis dato ermittelten kartenbezogenen Ergebnisse in die tatsächlich relevanten kundenbezogenen Umsätze. Eine Auswertungssystematik, die diesen Schritt nicht berücksichtigt, führt zu Stammkartenumsatzanteilen, die aber nicht der Berechnung des Ausgleichsanspruchs dienen. Vielmehr ist dafür die Ermittlung des Stammkundenumsatzanteils erforderlich. Die so erhaltenen Ergebnisse werden nochmals in Anlage C tabellarisch aufgeführt und sind als Datensatz auf beigefügter CD-ROM einsehbar. Dieser befindet sich im Ordner Auswertungen, in der Datei AUSWERTUNGEN_MUSTERMANN.xls, im Tabellenblatt STAMMKUNDENUMSATZANTEILE und kann mit dem Programm Microsoft EXCEL geöffnet werden. Endergebnis dieser Analyse ist somit ein Stammkundenumsatzanteil, der alle Kunden der Station erfasst und deren Identifizierbarkeit und unterschiedlichen Kundenstatus sowie das Bezahlverhalten berücksichtigt. Seite 11
E. Überprüfbarkeit der Ergebnisse Die Richtigkeit der oben beschriebenen Datensätze kann durch Einsicht in die Ursprungsdaten des Kassensystems (Sicherung der Kassenjournale) überprüft werden. Diese befinden sich im Ordner Ursprungsdaten, sind nach Kalendermonaten geordnet und können mit dem Programm Microsoft WORD oder mit jedem Texteditor geöffnet werden. Soll ein Datensatz überprüft werden, werden dazu aus der Datei Kartenkunden.xls das Belegdatum und die Belegnummer benötigt. Über das Belegdatum wird in den Ursprungsdaten der entsprechende Monat ausgewählt und die Datei geöffnet. Unter Eingabe der Belegnummer in die Suchfunktion des dabei verwendeten Programms (Microsoft WORD oder EDITOR) kann der gesuchte Tankvorgang identifiziert und dessen Richtigkeit durch Vergleich mit den generierten Datensätzen überprüft werden. Beispiel: Kartennummer Kartenbezeichnung Artikelbezeichnung Menge Preis Datum Belegnummer XXXXXXXXXXXX2033 VISA DIESEL 44,88 59,65 04.03.2008 273/020/00001 Um die Richtigkeit des obigen Datensatzes zu überprüfen, muss die Datei 03_MAERZ.txt mit einem Text-Editor oder mit Microsoft WORD geöffnet werden. Dann wird die Suchfunktion des jeweiligen Programms gestartet und in das Eingabefeld oben stehende Belegnummer eingegeben, die Suche gestartet und anschließend das Ergebnis angezeigt: Beleg-Nr. 273/020/00001 04.03.2008 13:35 Kreditverkauf 067293 LiptIceTeaPfirPet 2,19 EUR A 100001 EinwegpfandDPG 0,25 EUR A *000005 DIESEL 59,65 EUR A* *Zp 01 44,88 l 1,329 EUR/l * Gesamtbetrag 62,09 EUR Typ Netto Mwst Brutto A:19,00% 52,18 9,91 62,09 Visa Kreditverkauf Kundennummer XXXXXXXXXXXX 2033 Betrag = 62,09 EUR gültig bis : XX/0XX Genehmigungs-Nr.: 686185 (1) Online Transaktion Nun können die Inhalte des erzeugten Datensatzes mit denen der Ursprungsdaten der Kassenjournale verglichen werden. Durch Rundungsfehler des Kassensystems (drei Dezimalstellen nach dem Komma beim Literpreis der Kraftstoffe), kommt es bei der Gesamtauswertung zu Anteilsdifferenzen zwischen den Kraftstoffmengen in Liter und den Kraftstoffumsätzen in EURO, die eigentlich identisch sein müssten. Dieser Rundungsfehler liegt bei 0,02%. Seite 12
F. Liste der Datei-Anlagen Dateiname Beschreibung Programm AUSWERTUNGEN_MUSTERMANN.xls Barzahlung.xls Kartenzahlung.xls Stationskredit.xls Anzahl.xls Stammkarte.xls Faktor.xls 01_JANUAR.txt 12_DEZEMBER.txt Alle Auswertungen, die in den Anlagen enthalten sind Liste mit allen Tankvorgängen, die bar bezahlt wurden sowie deren Anzahl und Gesamtumsätze Liste mit allen Tankvorgängen aller Kartenzahlungen (EC-Karte, Kreditkarten, Tank-, Flotten- und Bonuskarten) sowie deren Anzahl und Gesamtumsätze Liste mit allen Tankvorgängen aller Stationskreditkunden sowie deren Anzahl und Gesamtumsätze Liste mit allen identifizierten Kartennummern, aus der hervorgeht, welche Kartennummer wie oft eingesetzt wurde Liste aller Tankvorgänge, die mit Karten bezahlt wurden, die 4x oder öfter eingesetzt wurden sowie deren Anzahl und Gesamtumsätze Datei, mithilfe derer der Faktor zur Bestimmung des Stammkundenumsatzes aus dem Stammkartenumsatz berechnet wird Sicherungsdaten der Kassenjournale, sortiert nach Monaten, in lesbarer Form, anhand derer die Richtigkeit der ausgewerteten Tankvorgänge stichprobenartig überprüft werden kann Microsoft EXCEL Microsoft EXCEL Microsoft EXCEL Microsoft EXCEL Microsoft EXCEL Microsoft EXCEL Microsoft EXCEL Microsoft WORD oder Text-Editor Auswertung_MUSTERMANN.pdf Dieser Textteil in Datenform ADOBE READER Seite 13
G. Haftungsausschluss DOCUM Dokumenten-Management & Archivierungs-Systeme e.k. übernimmt keine Verantwortung und Haftung für die inhaltliche Richtigkeit sowie die Vollständigkeit der uns zur Verfügung gestellten Sicherungsdaten und Belege. Alle Auswertungen und die dementsprechenden Prozesse wurden nach dem aktuellen Stand der technischen Möglichkeiten, mit größtmöglicher Sorgfalt und nach bestem Wissen erstellt. H. Verschwiegenheitsverpflichtung Hiermit verpflichtet sich DOCUM Dokumenten-Management & Archivierungs-Systeme e.k. gegenüber dem Auftraggeber zur absoluten Verschwiegenheit bezüglich aller erhaltenen und bearbeiteten Daten und Informationen sowie der aus der Analyse resultierenden Auswertungsergebnisse. Ausgenommen davon ist die Weitergabe im Rahmen dieses Auftrags. Eine darüber hinausgehende Weitergabe aller erhaltenen Daten und Informationen sowie der Auswertungsergebnisse an Dritte findet nicht statt, es sein denn, der Auftraggeber erteilt dazu eine schriftliche Ermächtigung. Nach Abschluss der Bearbeitung werden alle auftragsbezogenen Daten, sowohl die Ursprungsdaten als auch die Auswertungsergebnisse von den Systemen der DOCUM Dokumenten-Management & Archivierungs-Systeme e.k. gelöscht. Durch schriftliche Ermächtigung des Auftraggebers kann eine Speicherung aller erhaltenen Daten und Informationen sowie der Auswertungsergebnisse über den Bearbeitungszeitraum hinaus erfolgen. I. Urheberrecht Die Auswertungen und deren gesamte Inhalte sind gesetzlich geschützt und unterliegen dem Urheberrecht, dessen Nutzungsrecht erst nach vollständiger Begleichung des Rechnungsbetrags auf den Auftraggeber übergeht. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass eine gerichtliche oder außergerichtliche Verwendung der Auswertungen erst nach der vollständigen Bezahlung des Rechnungsbetrags erfolgen darf. J. Firmenportrait DOCUM Dokumenten-Management & Archivierungs-Systeme e.k. mit Sitz in Riederich ist ein IT- und Systemhaus mit folgenden Tätigkeitsschwerpunkten: - Digitales Dokumenten-Management und Archivierung - Massenbelegerfassung - Datenbank-Analysen - Programmierung Seite 14
Die Erfassung und Auswertung von Belegen und Daten von Tankstellen führen wir seit September 2005 durch. Seit diesem Zeitpunkt wurde eine Vielzahl von Stammkundenanalysen von uns erstellt. Zudem wurden wir in mehreren Prozessen zu Sachverständigen der betreffenden Gerichte berufen. Zu unseren Auftraggebern zählen Tankstellenbetreiber, Rechtsanwälte, Gerichte und nationale sowie ausländische Fachverbände. Die Programme der Auswertungssystematik sowie die Darstellung der Ergebnisse sind gesetzlich geschützt und werden ständig weiterentwickelt. Riederich, den 08. April 2009 DOCUM Dokumenten-Management & Archivierungs-Systeme e.k. Wolfgang Lamprecht Diplom-Kaufmann Seite 15
K. Kontaktdaten DOCUM Dokumenten-Management & Archivierungs-Systeme e.k. Ansprechpartner: Wolfgang Lamprecht Längenfeldstraße 1 D 72585 Riederich Telefon: + 49 (0) 71 23 97 38 10 0 Telefax: + 49 (0) 71 23 97 38 10 11 info@docum.de www.stammkunden-analyse.de Seite 16
Anlage A Gesamtübersicht aller Kraftstoffumsätze GESAMTUMSATZ Kraftstoffumsatz (L) Anteil am gesamten Kraftstoffumsatz (%) KARTENZAHLUNG 2.331.180,06 72,00% STATIONSKREDIT 10.699,65 0,33% BARZAHLUNG 895.967,58 27,67% GESAMT 3.237.847,29 100,00% TANKVORGÄNGE Anzahl der verschiedenen Kartennummern Anzahl der Tankvorgänge KARTENZAHLUNG 15.982 69.576 STATIONSKREDIT 5 442 GESAMT 15.987 70.018 BARZAHLUNG 52.395 GESAMT nicht zu ermitteln 122.413 Seite 17
Anlage B Karten, mit denen 4x oder öfter bezahlt wurde Anzahl verschiedener Kartennummern Gesamte Tankvorgänge KARTENZAHLUNGEN 4 3.920 53.321 KARTENZAHLUNGEN 3 12.062 16.255 KARTENZAHLUNGEN GESAMT 15.982 69.576 Kraftstoffumsatz (L) Anteil am Kraftstoffumsatz aller Kartenzahlungen (%) KARTENZAHLUNGEN 4 1.791.851,11 76,86% KARTENZAHLUNGEN 3 539.328,95 23,14% KARTENZAHLUNGEN GESAMT 2.331.180,06 100,00% Seite 18
Anlage C Stammkundenumsatzanteile unter allen Kunden Kartenkunden Barkunden Stationskredit Gesamt GESAMTUMSATZ (Liter) 2.331.180,06 895.967,58 10.699,65 3.237.847,29 LAUFKUNDENUMSATZ (Liter) 455.317,90 161.977,63 0,00 617.295,53 STAMMKUNDENUMSATZ (Liter) 1.875.862,16 733.989,95 10.699,65 2.620.551,76 STAMMKUNDENUMSATZANTEILE (%) 80,47% 81,92% 100,00% 80,94% Seite 19
Anlage D Dateianlagen CD-ROM mit allen unter F. Liste der Datei-Anlagen beschriebenen Auswertungsdaten. Seite 20