Dokumentenverwaltung mit SAP DMS

Dokumentenverwaltung mit SAP DMS Anwenderschulung Frank Ostwald

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SAP Document Management System (SAP DMS) Überblick SAP DMS (deutsch: SAP Dokumentenverwaltungssystem, SAP DVS) stellt Funktionen bereit, durch die eine Verwaltung sowohl statischer als auch dynamischer Dokumente ermöglicht wird. Dazu gehören u.a.: Dokumentidentifikation Dokumentklassifikation Dokumentstatusverwaltung Dokumentversionierung Objektverknüpfungen Dokumentablage Dokumentsuche Dokumentenvisualisierung und -redlining Dokumentenzugriff über WEB Schnittstellen zu Erzeugersystemen Dokumentenverteilung und -ausgabe

Gliederung 1 Dokumentidentifikation/-klassifikation 2 Objektverknüpfungen 3 Dokumentstatusnetz 4 Dokumentablage 5 Dokumentsuche 6 Dokumentenvisualisierung, -redlining und -annotation 7 Dokumentoriginalkonvertierung

Stammsatz Dokument: Dokumentinfosatz Bsp.: IH-Dokument Metadaten Grund- (Dokument-) daten - Sachbearbeiter - Status Klassifizierungs- (Zusatz-) daten Mehrsprachige Dokumentbeschreibungen Objektverknüpfungen, z.b. - Equipments - (Sach-)Anlage Nutzdaten Originale (Dateien) - beliebige Formate - beliebige Anzahl Redlining-Layer

Stammsatz Dokument: Dokumentinfosatz Bsp.: Vertrag Metadaten Grund- (Dokument-) daten - Sachbearbeiter Klassifizierungs- (Zusatz-) daten Mehrsprachige Dokumentbeschreibungen Objektverknüpfungen, z.b. - Equipments Nutzdaten Originale (Dateien) - beliebige Formate - beliebige Anzahl Redlining-Layer

Dokumentidentifikation: Dokumentschlüssel Dokument Dokumentnummer 25-stellig (alphanumerisch) Interne/Externe/Gemischte Nummernvergabe (mit/ohne User-Exit) Dokumentart 3-stellig (alphanumerisch) Zentrale Steuerfunktion Blatt 002 Blatt 001 Teildokument 3-stellig (alphanumerisch) Unterteilung von Dokumenten (vgl. mehrere Zeichnungsblätter) Dokumentversion Version 02 Version 01 2-stellig (alphanumerisch) Verwaltung von Änderungsständen Blatt 001

Dokumentart Dokumentarten fassen Dokumente gleicher Eigenschaften zusammen. Über die Dokumentart wird gesteuert: Art der Nummernvergabe Interne/Externe/Gemischte Nummernvergabe (mit/ohne User-Exit) Art der Versionsvergabe z.b. keine, 00 99, AA ZZ, User-Exit Ausprägung des Statusnetz Erlaubte Objektverknüpfungen Zuordnung der Standardklasse Ausprägung des Bildaufbaus, d.h. Definition der Feldoption als obligatorisches, optionales, Anzeigeoder ausgeblendetes Feld Ablagemöglichkeit im KPro

Customizing: Ausprägung des Bildaufbaus Beispiel: Dokumentart Vertrag

Dokumentversion Dokumentversion 01 02 03 Änderungsnummer CH001 CH002 CH003 Datum 11.01.96 02.02.97 09.06.97 Eine Dokumentversion dokumentiert einen Bearbeitungsstand innerhalb des Dokumentlebenszyklus. Der integrierte Änderungsdienst kann genutzt werden, um der Dokumentversion einen zeitlichen Bezug zu geben. Darüber hinaus kann die Version einem bestimmten Änderungsstammsatz zugeordnet werden, der auch für andere SAP-Objekte wie z.b. Stückliste oder Plan verwendet wird.

Exkurs Klassifizierung Zentrale Begriffe im Klassensystem Objekttyp Der Objekttyp leitet sich aus einer klassifizierbaren Tabelle ab (z.b. Dokument). Objekt Ein Objekt ist eine klassifizierbare Einheit (z.b. Dokument 10000000271/VTG/000/00). Klassenart Die Klassenart ist eine übergeordnete Steuerungseinheit für Klassen (z.b. Klassenart 017 Dokumente). Klasse Eine Klasse gruppiert ähnliche Objekte (z.b. Klasse Vertragsdaten). Merkmal Ein Merkmal beschreibt Eigenschaften eines Objektes (z.b. Vertragstyp). Wert Ein Wert ist die Ausprägung eines Merkmals (z.b. Kreditorischer Vertrag, Debitorischer Vertrag).

Exkurs Klassifizierung Funktionen im Klassensystem Merkmalverwaltung - Vertragstyp - Fördermenge [m 3 /min] - Vertragsbeginn - Vertragsende - Hauptspeicherkapazität [GB] Merkmale Objektpflege Dokument: 10000000271/ VTG/000/00 Klasse: GH_Vertrag (Standardklasse) Eigenschaften Klassenverwaltung Klasse Vertragsdaten - Vertragstyp - Vertragsbeginn - Vertragsende Klassifizierung Merkmalsbewertung Vertragstyp: Kred.Vertrag Vertragsbeginn: 01.04.09 Vertragsende: 31.03.10 Objektsuche Suche der Klasse Suche der Objekte in der Klasse

Customizing: Zuordnung Standardklasse Beispiel: Dokumentart Vertrag

Stammsatz Dokument: Klassifizierungsdaten im Register Zusatzdaten

Objektverknüpfungen Dokument SAP-Objekte Objektverknüpfung Technischer (Referenz-) Platz Equipment Meßpunkt Material Stücklistenkopf-/position Objektverbindung IH-/Servicemeldung IH-/Serviceauftrag/-svorgang IH-Arbeitsplanvorgang BANF-/Bestellposition Verkaufsbelegposition PSP-Element/Netzplanvrg. Anlagenstamm Dokument usw.

Standard: Dokumentverknüpfung zum Technischen Platz Um einen Technischen Platz mit DMS-Dokumenten zu verknüpfen, gibt es eigene Bildbausteine (120 Dokumente Vollbild, 122 Dokumente Teilbild), die über die Definition eines Sichtenprofils dem Typ des Technischen Platzes zugeordnet werden können.

Standard: Dokumentverknüpfung zum Equipment Um ein Equipment mit DMS-Dokumenten zu verknüpfen, gibt es eigene Bildbausteine (120 Dokumente Vollbild, 122 Dokumente Teilbild), die über die Definition eines Sichtenprofils dem Equipmenttyp zugeordnet werden können.

Standard: Dokumentverknüpfung zum Material Um einen Materialstamm mit DMS-Dokumenten zu verknüpfen, gibt es in den Zusatzdaten das Register Dokumentdaten.

Standard: Dokumentverknüpfung im Meldungskopf Um DMS-Dokumente mit IH-/Servicemeldungen zu verknüpfen, muss der entsprechende Bildbaustein (092 DMS-Verknüpfungen) in ein Register der Meldung (in Abhängigkeit der Meldungsart) eingeblendet warden.

Erweiterung: Dokumentverknüpfung in Maßnahmendetails Über die Erweiterung QQMA0011 kann der Aufruf des Bildbausteins Verknüpfte Dokumente in die Maßnahmendetails eingebunden werden.

Erweiterung: Objektverknüpfung zu Meldungsmaßnahme

Erweiterung: Dokumentverknüpfung im Auftragskopf Über die Erweiterung IWO10018 kann das Table Control Verknüpfte Dokumente in die sog. Userfelder im Auftragskopf eingebunden werden.

Erweiterung: Objektverknüpfung zu Auftragskopf

Standard: Dokumentzuordnung zu IH-Auftrag Mit der Business Function Enterprise Asset Management Teil 6 (LOG_EAM_CI_6) können während der Bearbeitung von IH- Aufträgen die zugehörigen Dokumente angezeigt, angelegt und zugeordnet werden Die Business Function Enterprise Asset Management Teil 6 (LOG_EAM_CI_6) steht ab folgenden Releases zur Verfügung SAP SAP ERP 6.0 SP21 (EA-APPL 600) Erweiterungspaket 2 für SAP ERP 6.0 SP11 (EA-APPL 602) Erweiterungspaket 3 für SAP ERP 6.0 SP10 (EA-APPL 603) Erweiterungspaket 4 für SAP ERP 6.0 SP11 (EA-APPL 604) Erweiterungspaket 5 für SAP ERP 6.0 SP08 (EA-APPL 605) Erweiterungspaket 6 für SAP ERP 6.0 SP03 (EA-APPL 606)

Dokumentzuordnungen zu IH-Auftrag und IH-Vorgang

Objektverknüpfung zu Auftrag von Dokumentseite Objektverknüpfungen auf Auftragsebene können von den entsprechenden Dokumentinfosätzen aus bearbeitet werden

Objektverknüpfung zu Vorgang von Dokumentseite Objektverknüpfungen auf Vorgangsebene können von den entsprechenden Dokumentinfosätzen aus nur angezeigt werden

Standard: Dokumentzuweisung im Auftragsvorgang Die Verknüpfung zwischen IH-Auftrag und DMS-Dokument ist standardmäßig nur im Auftragsvorgang möglich. Man benutzt dazu die Drucktaste Fertigungshilfsmittel, um über die FHM-Art Dokument einen Dokumentinfosatz (oder mehrere) zuzuweisen.

Standard: Dokumentzuweisung im IH-Arbeitsplanvorgang Die Verknüpfung zwischen IH-Arbeitsplan und DMS-Dokument ist standardmäßig nur im Auftragsvorgang möglich. Man benutzt dazu die Drucktaste Fertigungshilfsmittel, um über die FHM-Art Dokument einen Dokumentinfosatz (oder mehrere) zuzuweisen.

Erweiterung: Objektverknüpfung zu Wartungsplan

Customizing: Erlaubte Objektverknüpfungen Beispiel: Dokumentart Drawing (DWG)

Customizing: Erlaubte Objektverknüpfungen Details pro Objektverknüpfung und Objekttyp

Statusverwaltung Abbildung des Dokumentlebenszyklus (Erstellung, Freigabe, Änderung) AR AE Steuerung des Dokumentenzugriffs Definierbarkeit beliebig vieler Status AA IA AP PR FR ZG QT Protokollierung jeder Statusänderung (Sachbearbeiter, Datum, Uhrzeit) Aufbau eines Statusnetzes durch Festlegung von Vorgängerstatus Sprachabhängige Statusabkürzung Automatisches Ablegen eines Originals im Sicherheitsbereich

Beispiel: Statusnetz AR AE AA IA AP PR FR ZG QT AA Arbeitsanforderung ZG Zurückgewiesen AR Archiviert IA In Arbeit PR Geprüft AP Prüfanforderung QT Quittiert AE Änderungsanforderung FR Freigegeben

Statusarten AR(A) AE AA(P) IA(O) AP(S) PR(S) FR(S) ZG QT(T) keine besondere Statusart keine Steuerung / Einschränkung Primärstatus (P) Nur für neue Dokumente; mehrere Dokumente können diesen Status haben Initialstatus (I) Nur für neue Dokumente; kann zurückgenommen werden Archivstatus (A) Automatisch bei Archivierung Originalbearbeitungsstatus (O) Automatisch bei Änderungen im Original Sperrstatus (S) Daten können nicht geändert werden Temporärstatus (T) Protokollieren von Ereignissen Check-in-Status (C) Automatisch, wenn sich die Originale im Sicherheitsbereich befinden

Statusänderung Mögliche Auswirkungen Dokumentinfosatz Dokumentinfosatz Ändern IA Auslöser Sichern Auslöser Enter AP Workflow User-Exit (ABAP/4-Programme) User-Exit (ABAP/4-Programme)

Exkurs: SAP ERP Systemlandschaft Prinzipieller Aufbau Präsentation 1 n Präsentationsclients (z.b. SAPGUI for Windows) Applikation 1 n Applikationserver Datenbank 1 Datenbankserver

SAP DMS Dokumentablage-Alternativen ab SAP R/3 4.6 (I) Ab SAP R/3 4.6 ist die Dokumentablage als sogenannte KPro-Ablage in KPro-Ablagesysteme möglich mit folgenden Ablagealternativen: 1. KPro-Ablage in die Datenbank des SAP R/3 bzw. SAP ERP 2. KPro-Ablage in einen über HTTP ansprechbaren Content Server (HTTP Content Server) - SAP Content Server (entweder datei- oder datenbankbasiert) - ext. Content Server (zertifizierte Content Server, ArchiveLink zertifizierte Archivsysteme) Präsentation DIS SD MM PP DMS PM PS Applikation KPro Basis/NetWeaver Datenbank SAP Datenbank 1. 2. HTTP Content Server

SAP DMS Dokumentablage-Alternativen ab SAP R/3 4.6 (II)

Exkurs: Dokumenten Management Infrastruktur - Schichtenmodell Anwendungen SAP Knowledge Provider SAP Content/Cache Server Third-Party Content/Cache Server

SAP Knowledge Provider (KPro) Überblick SAP Knowledge Provider ist eine generische Infrastruktur zur Verwaltung, Suche und Speicherung von Dokumenten ein anwendungs- und medienneutraler Dienst keine Anwendung für Endbenutzer Bestandteil der SAP Basis bzw. des SAP Web Application Server Ab R/3 Release 4.5

SAP KPro Content Management Service Dienste zur Speicherung der Dokumenteninhalte

Content Server Varianten HTTP Content Server SAP Content Server Zertifizierte externe Systeme (Ablagesystem (Release 4.5)) Reine Content Server-Zertifizierung (reine Serverfunktionalität) SAP-ArchiveLink-Zertifizierung (komplette Szenarios)

SAP Content Server Überblick SAP Content Server ist: Referenzimplementierung der SAP für die HTTP 4.5 Schnittstelle Eigene Server-Komponente, freigegeben von SAP zu Release 4.6 Transparentes Ablagemedium für dokumentenzentrierte SAP- Anwendungen und Business-Szenarien, die keine Langzeitarchivierung benötigen Implementierung des SAP Content Servers basierte ursprünglich ausschließlich auf der Ablage in einem Datenbank-Repository (SAP DB (MAX DB) auf Windows) Kostenfreies Produkt Im Unterschied zu Archivsystemen basiert(-e) die Implementierung des SAP Content Servers auf der Ablage in einem Datenbank-Repository. Es ist nicht möglich, die Datenbankablage des SAP Content Servers durch eine Ablage auf optischen Medien zu ergänzen. Deshalb ist der SAP Content Server kein Ersatz für optische Archivsysteme oder andere Langzeitarchivierungs-Technologien.

SAP Content Server Verfügbare Varianten (II/2010) Ablagevariante Datenbankbasiert Dateisystembasiert SAP DB (MAX DB) UFS SAMBA NFS NTFS Server- Betriebssystem MS Windows UNIX MS Windows Server 2003 LINUX IBM AIX Sun Solaris HP-UX Web-Server MS Internet Information Server Apache Web Server

SAP Cache Server Überblick Der Einsatz des SAP Cache Servers dient dem schnelleren Lesezugriff auf Dokumenteninhalte und der Reduktion von Netzwerklast, besonders bei interkontinentalen Verbindungen Eigene Server-Komponente Um den SAP Cache Server verwenden zu können, ist es notwendig, dass externe Archivsysteme eine Erweiterung der HTTP 4.5 Schnittstelle implementiert haben. Diese Erweiterung kann auf dem Zertifkat bescheinigt werden

Dokumentsuche Möglichkeiten Dokumentsuche Grafische Struktursuche Attributsuche in Dokumendaten Suche über Objektverknüpfungen Suche in Klassen-/Klassifizierungsdaten Volltextsuche

Grafische Struktursuche Produktstrukturbrowser mit integriertem Viewer

Grafische Struktursuche Dokumentenbrowser

Attributsuche in Dokumentdaten

Suche in Klassen- und Klassifizierungsdaten

Suche über Objektverknüpfungen

Suche mit Hilfe von Vorschaubildern

Exkurs: Systemlandschaft für Volltextsuche Präsentation DIS SD MM PP DMS PM PS Applikation Document Management Service Content Mgmt Index Mgmt Basis/NetWeaver 1. 2. 3. Datenbank SAP Datenbank HTTP Content Server TREX Index Server

TREX Funktionalität Volltextsuche Volltextsuche mit Attributsuche kombinierbar Suchergebnisse unabhängig von Groß-/Kleinschreibung Suche in allen Sprachen gleichzeitig Linguistische Suche ( Haus findet Häuser ) Fehlertolerante Suche (Fuzzy) Ergebnisse sind auf Berechtigungen geprüft Schnelle Suche über große Datenbestände Hohe Aktualität der Indizes (z.b. 10 Minuten) Geignet für kundeneigene Entwicklungen und Erweiterungen powered by SAP NetWeaver TREX

Volltextsuche (I)

Volltextsuche (II)

Dokumentenvisualisierung über integrierten Viewer

Dokumentenenredlining über integrierten Viewer

Information bzgl. vorhandener Annotation

Formatkonvertierung von Originalen Office Dokumente, z.b. MS Word Adobe Acrobat (PDF) CAD Dateien Neutralformate SAP Konvertierungsprozess

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