Exporte von Kursdaten aus KuferSQL

Exporte von Kursdaten aus KuferSQL Version 09, Stand 13.1.2015 Die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung soll Ihnen helfen, mit Ihrer KuferSQL- Seminarverwaltung Exportdateien zu erzeugen, die Sie uns (Agentur für Erwachsenen- und Weiterbildung) für die Niedersächsische Kursdatenbank zusenden können. Allgemeine Hinweise: 1) Der Datentransfer mit Exportfiles aus Kufer SQL ist nur für die Übergangszeit vorgesehen. Wir sind mit der Firma Kufer bereits im Gespräch, eine Möglichkeit für die automatische Anbindung (Maschine zu Maschine) zu schaffen. Da auch dies aber individuelle Einstellungen für jedes Haus ermöglichen muss, wird die Auslieferung dieses Moduls noch etwas dauern. Die traditionelle Importmethode, die wir einstweilen verwenden, hat aber auch den Vorteil, dass wir immer wieder vorkommende Unsauberkeiten in den Datenbeständen vor dem Import noch bereinigen können. 2) Die Screenshots in dieser Anleitung zeigen die Darstellung in der KuferSQL-Programmversion 4.20. Neuere Programmversionen können eine leicht veränderte Optik haben. Die Funktionen sollten aber identisch sein. 3) Für Fragen zu den Datenexporten für das Weiterbildungsportal können Sie sich jederzeit an uns wenden (Adresse siehe ganz unten). Für allgemeine Fragen zur Verwendung der Software KufersSQL steht die Kufer-Hotline zur Verfügung: 08631/18599-0. Sie finden hier: 1) Eine Exportvorlage importieren... 2 2) Daten exportieren... 5 3) Anlegen einer eigenen Exportvorlage... 12 4) Probleme und Lösungen... 15 Wenn Sie Fragen haben... 17 1

1) Eine Exportvorlage importieren Anstatt sich ihre Exportvorlage selbst zusammenzustellen, können Sie die von uns vorbereitete Allround-Exportvorlage benützen, die zum Download auf unserer Website bereitsteht. www.aewb-nds.de/wbportal --> Karteireiter Materialien zum Download Hier finden Sie eine Exportvorlage mit dem Namen WB-Portal-Nds_Universal-Exportvorlage_Kufer4.20_ [Versionsnummer].evo Versionshinweise: Exportvorlagen (.evo) für KuferSQL sind nicht über alle Programmversionen hinweg verwendbar. Wir bieten im Moment zwei Exportvorlagen an, für Version 4.03 ff, und für Version 4.20 ff. 4.20 ist derzeit (Januar 2015) die aktuelle Kufer-Programmversion. Häuser, die diese Version benützen, sollten auch die entsprechende Exportvorlage benützen. Häuser mit älteren Programmversionen können eventuell die Version 4.03 verwenden. Die Grenze liegt irgendwo zwischen 4.03 und 4.10. So importieren Sie die Exportvorlage: Im KuferSQL-Hauptmenü: Einstellungen Definition der Exportvorlagen Export-Typ: Kurse 2

Klick auf Import öffnet ein Fenster, in dem Sie die Exportvorlage auswählen können. Markieren Sie die gewünschte Vorlage und bestätigen Sie mit Öffnen Ist der Import gelungen, erhalten Sie zur Bestätigung eine Meldung wie diese hier: 3

Sie können die Exportvorlage nun benützen, um Ihre Kursdaten zu exportieren und das so generierte.dbf-file an die Agentur für Erwachsenen- und Weiterbildung zu schicken. 4

2) Daten exportieren Voraussetzung: Exportvorlage bereits vorhanden (siehe oben) Menü: Extras Exporte und Importe Export von Kursdaten Durch Klick auf können Sie nun bei Bedarf die Auswahl der zu exportieren Kurse einschränken. Ob Sie das tun müssen und wenn ja, nach welchen Kriterien lässt sich allgemein leider schlecht sagen. Es kommt sehr auf den Datenbestand Ihrer Datenbank an. In der Regel wollen Sie z.b. keine Kurse exportieren, die in vergangenen Semestern liegen. Außerdem wollen Sie vermutlich nur Kurse exportieren, die auch zur Publikation in ihrer eigenen Website (Kursdatenbank und Anmeldemöglichkeit) publiziert werden. Kurse, die noch in Planung sind, für die Datensätze aber schon bestehen, wollen Sie in aller Regel nicht exportieren. (Oft haben Sie im Feld WEBANZEI dann Nein markiert, sprich: Web- Anzeige: nein ) Im Folgenden sind zur Illustration die verschiedenen Karteireiter abgebildet, mit denen Sie die Filterung beeinflussen können. Die wenigsten Einstellungen davon werden Sie jedoch ändern müssen. 5

Hauptkriterien Möglicherweise müssen Sie die Auswahl etwas einschränken. In der Regel werden Sie zum Beispiel keine Kurse exportieren wollen, die in vergangenen Semestern liegen. Wichtig dürfte also der Abschnitt Kursbeginn sein 6

Weitere Kriterien (Können Sie sehr wahrscheinlich unverändert lassen) 7

Weitere Felder (Können Sie sehr wahrscheinlich unverändert lassen) 8

Web-Kriterien Relevant dürfte hier eventuell die Sektion Freigabe für das Internet sein, denn Sie wollen vermutlich insbesondere jene Kurse exportieren, die auch auf Ihrer eigenen Online-Anmelde- Plattform sichtbar sind. BAMF-Kriterien Können Sie vermutlich unverändert lassen 9

Freidefinierbare Felder (Können Sie vermutlich unverändert lassen.) Wenn Sie mit Ihren Einstellungen zufrieden sind: Rechts unten OK klicken Sie kommen zurück zu 10

Export klicken. Es öffnet sich ein weiterer Auswahlschirm, nämlich die Liste Ihrer Exportvorlagen. Hier wählen Sie die Exportvorlage für die niedersächsische Weiterbildungsdatenbank, die Sie zuvor zusammengestellt haben. Klick auf OK startet den Export. Damit wird eine neue Datei angelegt, in der Regel mit der Dateiendung.dbf, außer Sie hätten dies anders vorgegeben. Unter Umständen öffnet sich nach OK auch noch ein Dialogfeld, in das Sie einen neuen Dateinamen (z.b.: Export_Juli2013.dbf) eingeben müssen Erfolgsmeldung: Sie können die.dbf-datei nun aus dem angezeigten Ordner nehmen und per E-Mail an die Agentur für Erwachsenen- und Weiterbildung schicken, wo sie weiterverarbeitet wird. 11

3) Anlegen einer eigenen Exportvorlage In der Exportvorlage wird festgelegt, welche Felder aus der Kufer-SQL-Datenbank in die Exportdatei übertragen werden. KuferSQL hat Hunderte von Feldern. Für den Export benötigen Sie ca. 20 davon unbedingt, aber es können auch mehr Felder geliefert werden. Hinweis: Anstatt Ihre Exportvorlage selbst zusammenzustellen, können Sie auch unsere Allround- Exportvorlage verwenden, in der alle Felder schon vorgegeben sind, die wir erfahrungsgemäß brauchen. Diese Vorlage finden Sie zum Download auf unserer Website, www.aewbnds.de/wbportal. In Kufer-SQL unter Einstellungen den Menüpunkt Definition der Export-Vorlagen wählen. Im nachfolgenden Fenster unter Export-Typ dann Kurse wählen und anschließend eine vorhandene Vorlage bearbeiten oder eine neue Vorlage anlegen. Für eine neue Vorlage: Klick auf Neu (links unten). 12

Geben Sie ein: - Beschreibung: einen Namen für die Exportvorlage, z.b. Kursdatenbank NDS. Unter diesem Namen finden Sie die Exportvorlage dann in KuferSQL. - Hinweise: optional erläuternde Hinweise, z.b. Export von Kursen für die niedersächsische Kursdatenbank - Dateiname: Name, den die Exportdatei (Kursdatenexporte) jeweils erhalten soll, wenn ein Export durchgeführt wird. Unter Pfad können Sie außerdem festlegen, in welchem Ordner auf Ihrem Rechner die Exportdatei abgelegt werden sollen. Tragen Sie nichts ein, wird die Exportdatei als C:\Windows\Temp\Export.dbf (oder ähnlich, je nach ihrem Computersystem) abgelegt. Auswahl der Felder für den Export Nun der wichtige Schritt: Welche Felder sollen exportiert werden? (In KuferSQL heißen sie Variablen ). Klicken Sie auf Variablen: Hinzufügen Im sich nun öffnenden Fenster erhalten Sie in Baumstruktur Zugriff auf alle vorhandenen Felder. 13

Hier kreuzen Sie die benötigten Felder an. Für den Export für die niedersächsische Kursdatenbank werden das in der Regel etwa 20 bis 40 sein. Scheuen Sie sich nicht vor Redundanzen (z.b. Preisangaben sowohl im Format number und ím Format text, hier also KURSGEB, KURSGEBTXT). Grundregel: Lieber ein Feld zu viel als eines zu wenig! OK klicken 14

Die ausgewählten Felder werden nun in der rechten Spalte angezeigt. (Hier sind nur einige als Beispiel ausgewählt) Sie können die Reihenfolge der Felder noch mit den Pfeil-Buttons verschieben, wenn Sie dies möchten. Klick auf OK speichert die so zusammengestellte Exportvorlage. Sie können Sie nun jederzeit beim Datenexport verwenden, und Sie können Sie auch jederzeit ändern. 4) Probleme und Lösungen Mein KuferSQL speichert die Exporte nicht als.dbf sondern als.csv Sie stoßen auf folgendes Problem: Sie exportieren Ihre Kursdaten genau wie oben beschrieben, also unter Verwendung unserer Exportvorlage. Die Datei, die Sie erhalten, ist jedoch keine.dbf-datei sondern eine.csv-datei. Und Sie finden nirgends eine Möglichkeit, dies zu ändern. Die Lösung: Die Einstellung, ob KuferSQL Kursdatenexporte als.dbf oder als.csv speichert, können Sie auf folgende Weise vornehmen: Menü: Einstellungen Einstellungen für Bildschirmvorgaben und Workflow Karteireiter Exporte Wenn sie.csv-dateien erhalten, ist bei Ihnen vermutlich das Häkchen hier gesetzt bei CSV- Dateien für Export verwenden : 15

Entfernen Sie das Häkchen (und bestätigen Sie mit OK). Dann kehrt KuferSQL zu seinem Standardverhalten zurück und liefert beim Export eine Datei im Format.dbf. Die Exportdatei (.dbf) ist so groß, dass ich sie nicht per E-Mail verschicken kann Je nach Umfang Ihres Kursangebots und je nach Ausführlichkeit Ihrer Beschreibungstexte kann eine Exportdatei sehr groß werden. 4 bis 5 Megabyte ist für Volkshochschulen üblich. Es können aber auch 10 und mehr Megabyte sein. Je nach E-Mail-Dienst, den Sie verwenden, kann ein Versand einer solchen Datei als einfaches Attachment dann auf Schwierigkeiten stoßen. Die einfachste Lösung ist: Verpacken Sie Ihre.dbf-Datei als.zip-datei. Dies reduziert die Dateigröße in der Regel ganz erheblich. Bei anhaltenden Schwierigkeiten wenden sie sich an uns. Wir können auch andere Übertragungswege zur Verfügung stellen. 16

Wenn Sie Fragen haben Agentur für Erwachsenen- und Weiterbildung Christian Geiselmann 0511 300330-452 geiselmann@aewb-nds.de Thomas Erbe 0511 300330-450 erbe@aewb-nds.de Firma Kufer, Telefonservice: 08631 18599-0 (für Kufer-Kunden) 17