www.chip.de Workshop: Dokumente in das PDF-Format konvertieren Perfekte PDFs Christian Lanzerath PDFs erleichtern die Arbeit, weil sie Dokumente auf jedem Rechner gleich darstellen. Wir zeigen, wie Sie mit den richtigen Tipps und Tools die Vorteile dieses Dateiformats richtig ausnutzen das alles natürlich kostenlos. Wer schon einmal eine Word-Datei an Kollegen und Freunde weitergegeben hat, kennt das Problem: Hat das Dokument am eigenen Bildschirm noch perfekt ausgesehen, so stimmt jetzt nichts mehr. Absätze sind verrutscht, Überschriften stehen nicht mehr an der richtigen Stelle und die Schriftart war vorher auch eine andere. Genau für dieses Problem hat der Software-Hersteller Adobe das Portable Document Format kurz PDF entwickelt. PDF-Dateien sehen immer gleich aus. Egal ob sie auf einem PC mit Windows, Apple, PDAs oder Linux dargestellt werden sollen. Doch der Urheber bestimmt nicht nur das Oben rein, unten raus: Beliebige Dokumente werden zu PDFs. Aussehen seines Dokumentes, sondern auch, wer was damit anstellen darf. Textstellen kopieren, drucken oder öffnen das alles kann der Ersteller erlauben oder verbieten. Außerdem ist ein PDF kleiner als die Ausgangsdatei ideal fürs Web. Flott für PDF: PDFCreator installieren und einrichten Mit der kostenlosen Software PDFCreator erstellen Sie aus fast jedem Programm heraus eine PDF-Datei egal ob Office-Anwendung, Bildbearbeitung oder Browser. Einzige Voraussetzung: Die Anwendung Ihrer Wahl muss einen Druckfunktion anbieten. Laden Sie sich die neueste Version des PDFCreator herunter und starten Sie die Installation mit einem Doppelklick. Während des Setups können Sie die Sprache wählen und entscheiden, ob auch eine Toolbar für den Internet Explorer eingerichtet werden soll. Mit dieser Systemsteuerung: PDFCreator installiert zusätzlichen Werkzeugleiste sich als virtueller Drucker. speichern Sie dann Internetseiten ohne Umwege als PDF. Abschließend verrät ein Blick 1 von 7 13.07.2007 10:39
in die Systemsteuerung, dass ein neuer Drucker namens PDFCreator installiert wurde Setup gelungen. Detail: Viele Einstellungen hat PDFCreator zu bieten. Erste Konfiguration Nach dem ersten Start des PDFCreators über das entsprechende Desktop-Symbol sollten zunächst einige Einstellung geändert werden. Dazu klicken Sie im Hauptfenster des Programms auf»drucker Einstellungen«. Im Register»Allgemeine Einstellungen 1«sagen Sie PDFCreator wie viel Rechenleistung es beim Erstellen einer PDF nutzen darf. Je weiter Sie den Regler»Prozesspriorität«nach rechts schieben, desto schneller arbeitet PDFCreator. Außerdem sollten Sie hier ein Häkchen vor»keine Nachfrage beim temporären Umschalten auf PDFCreator als Standarddrucker«setzen. Das verhindert lästige Programmdialoge, die auf Bestätigung warten. Automatik-Konvertierung Wenn Sie nicht bei jedem neuen PDF entscheiden wollen, wie es heißt und wo es gespeichert werden soll, treffen Sie diese Entscheidung nur einmal für alle PDFs im Menü»Automatisches Speichern«. Dazu setzen Sie ein Häkchen vor»benutze Automatisches Speichern«und füllen dann die Felder für Dateinamen und Speicherot aus. Für den Dateinamen können Sie auch Platzhalter nutzen: "DateTime" nutzt das aktuelle Datum als Dateinamen, "Title" übernimmt Automatik: Hier stehen die Standardeinstellungen für alle PDFs. den Namen der Original-Datei. Die verfügbaren Platzhalter wählen Sie aus dem Drop-Down-Feld unter»dateinamen-token hinzufügen«. Zum Sichern der Einstellungen müssen Sie immer auf»speichern«klicken. PDF anlegen: Drei Klicks zum Ziel Mit PDFCreator ist es nicht mehr weit bis zum PDF. Drei verschiedene Möglichkeiten führen ans Ziel und mit keiner brauchen Sie mehr als drei Klicks. Möglichkeit Nummer 1 ist die wohl Gebräuchlichste: Sie öffnen die Datei, die Sie als PDF ausgeben wollen, also beispielsweise ein Textdatei in Word oder ein Bild in einer beliebigen Bildbearbeitung oder verwaltung. Um nun diese 2 von 7 13.07.2007 10:39
Datei im richtigen Format zu auszugeben, benutzen Sie den Befehl»Drucken«, meistens im Menü»Datei«zu finden. Als Drucker wählen Sie im Infos: Noch einige Angaben dann geht PDFCreator ans Werk. Druckdialog: Über»Datei Drucken«erstellen Sie ein PDF. nächsten Schritt nicht Ihren Standarddrucker, sonst würde der Text oder das Bild wirklich zu Papier gebracht, sondern»pdfcreator«. Damit drucken Sie die Datei sozusagen auf die Festplatte im PDF-Format. Drucken statt Speichern Mit einem Klick auf»drucken«übernimmt PDFCreator: Haben Sie zuvor im Menü»EinstellungenAutomatisches Speichern«gewählt, wird das PDF nun automatisch erzeugt und anschließend im Adobe Reader oder einem anderem Programm zum Anzeigen von PDFs geöffnet. Wenn Sie auf das automatische Speichern verzichtet haben, erscheint erst ein Dialog, in dem Sie den Namen der Datei, das Datum und den Namen des Autors sowie andere Informationen eintragen können. Nach einem Klick auf»speichern«wählen Sie noch einen Speicherort und PDFCreator erzeugt die Datei. Die Alternativen Die zwei weiteren Möglichkeiten zum Erstellen eines PDF kommen in Frage, wenn Sie die Datei nicht erst öffnen wollen. Ziehen Sie die entsprechende Datei entweder per Drag&Drop ins Programmfenster von PDFCreator oder wählen Sie nach einem Rechtsklick auf die Datei den Befehl»Erzeuge PDF mit PDFCreator«aus dem Kontextmenü. In beiden Fällen öffnet sich wieder der oben genannte Dialog, in dem Sie Im Kontext: PDFCreator klinkt sich ins Menü ein. nur noch auf»speichern«klicken müssen. Für die letzte genannte Möglichkeit müssen Sie PDFCreator aber zuvor erlaubt haben, sich ins Kontextmenü einzutragen. Wenn Sie dies nicht schon bei der Installation getan haben, betätigen Sie in PDFCreator unter»drucker Einstellungen Allgemeine Einstellungen 2«einfach den Button mit der Aufschrift»PDFCreator im Windows Explorer integrieren«. PDFCreator ausreizen: Perfekte PDF-Dateien Schon zufrieden mit dem bloßen Erstellen von PDFs? Dann haben Sie das Beste verpasst. Denn PDFCreator hat noch mehr zu bieten: Verschlüsselung, Komprimierung oder Zusammenfügen von mehreren Dateien machen aus einem gewöhnlichen PDF ein perfektes. 3 von 7 13.07.2007 10:39
Nicht jedes Dokument ist für alle Augen bestimmt. Mit PDFCreator können Sie die Datei verschlüsseln, sei es um unbefugten Zugriff zu verhindern oder das Copyright zu wahren. Die nötigen Handgriffe erledigen Sie unter»drucker Einstellungen PDF«im Register»Sicherheit«. Setzen Sie ein Häkchen vor»sicherheit nutzen«und wählen Sie unter»verschlüsselungsgrad«den Eintrag»Hoch«. Nun liegt es an Sicherheit: Was dürfen andere mit Ihrem PDF anstellen? Passwort: Hier geben Sie Kennwörter für Benutzer und Besitzer ein. Ihnen, was andere mit Ihrem Dokument anstellen dürfen. Wollen Sie verhindern, dass ein Unbefugter die Datei öffnet, aktivieren Sie die Option»Passwort erforderlich zum Öffnen«. Sie werden dann später beim Erstellen des PDF aufgefordert ein Benutzerpasswort zu vergeben. Sicher ist sicher Weiter unten können Sie die Sicherheitseinstellungen aber noch verfeinern. Darf das Dokument gedruckt werde, dürfen Text und Bilder kopiert oder das Dokument generell bearbeitet werden? Setzen Sie einfach ein Häkchen vor die entsprechenden Optionen. Übrigens: Wählen Sie eine der letzten acht Optionen aus, sollten Sie auch»passwort erforderlich zum Ändern der Berechtigung und Passwörter«aktivieren. Damit vergeben Sie ein Besitzerpasswort und verhindern, dass jemand die Sicherheitseinstellungen rückgängig macht. Bilderquetschen Im Register»Komprimierung«sagen Sie PDFCreator wie es mit Text und Bildern im Original-Dokument umgehen soll. Lassen Sie vor allem den Haken vor»komprimiere Textobjekte«stehen, denn damit können Sie besonders bei langen Texten Speicherplatz sparen auf die Qualität wirkt sich das kaum aus. Wenn Sie noch kleinere PDFs haben möchten, können Sie die automatische Komprimierung bei Bildern auf Datei-Presse: Die Komprimierung ist wichtig für schlanke Dateien.»JPEG-Maximum«bis»ZIP«einstellen. Außerdem können Sie dann nach einem Klick auf»resample«die Auflösung der Bilder heruntersetzen. Aber Achtung: Für einen guten Ausdruck sollte ein Bild eine Auflösung von mindestens 300 haben. Für die bloße Betrachtung am Bildschirm reichen in der Regel 72. 4 von 7 13.07.2007 10:39
Aus zwei mach eins Wenn Sie aus vielen einzelnen Dokumenten eine große PDF-Datei erstellen wollen, unterstützt Sie PDFCreator auch dabei. Gehen Sie so vor, als ob Sie ein normales PDF erstellen wollen. Im letzten Schritt wählen Sie aber nicht»speichern«, sondern»warten Warteschlange: Viele Dokumente werden so zu einem. Sammeln«. PDFCreator schiebt das Dokument dann erstmal in die Warteschlange. Nun fügen Sie nach Lust und Laune weitere Dokumente nach der gleichen Methode zur Warteschlange hinzu. Anschließend markieren Sie alle Eintragungen im Hauptfenster, wählen»zusammenfügen» aus dem Menü»Dokumente«und klicken dann in der Symbolleiste auf den vierten Button von links. PDF ohne Installation: So geht s online Sie dürfen oder wollen nicht extra ein Programm installieren, nur um ab und zu ein PDF zu erstellen? Dann gehen Sie online und versuchen einen der Internet-Dienste, die Ihnen die PDF-Konvertierung abnehmen. Das Vorgehen, nach dem Sie den Online-Dienste damit beauftragen, Ihre Datei in ein PDF umzuwandeln, ist fast immer identisch: Sie laden eine Datei hoch, geben eine E-Mail-Adresse ein, an die das fertige Dokument oder der Download-Link geschickt werden soll und klicken auf»konvertieren«. Fertig! Unter folgenden Webadressen finden Sie einige dieser Online-PDF-Dienste: http://www.fastpdf.com http://www.pdfonline.com https://createpdf.adobe.com PDF Online: Über drei Formularfelder generieren der Dienst eine PDF. Nicht für alle Beachten Sie vor dem Upload, welche Dateiformate überhaupt angenommen werden. Fast PDF akzeptiert beispielsweise nur Quell-Dateien mit den Endungen DOC, RTF und TXT. Bei Adobe wiederum müssen Sie sich vorher registrieren und haben dann fünf Versuche frei. Dafür können Sie beim Erfinder des PDF auch Sicherheitseinstellungen vornehmen, so wie es sonst 5 von 7 13.07.2007 10:39
Online-Schutz: Adobe bietet auch online PDF-Verschlüsselung. nur mit installierter Software möglich ist. Bevor Sie die Online-Dienste nutzen, sollten Sie sich aber Gedanken machen, welche Dateien Sie hochladen. Vertrauliche oder private Dokumente sollten es nicht sein, denn Sie geben diese ja zur Bearbeitung aus der Hand. Noch mehr PDF: Diese Tools holen alles raus Mit den richtigen Tools behandeln Sie das Dateiformat wie ein Profi. Dutzende von PDF-Programmen bieten dem Anwender ihre Dienste und Funktionen an CHIP Online stellt die beliebtesten vor. Adobe Reader Der PDF-Betrachter von Adobe ist das Standard-Tool, wenn es darum geht, PDFs anzuzeigen. Er bietet einen großen Funktionsumfang: Mit ihm lassen sich Formulare ausfüllen, Dateien an PDF-Dokumente anhängen und PDFs direkt im Browser-Fenster anzeigen. Nachteil: Wegen der großen Funktionalität ist der Standardwerk: Der Adobe Reader ist auf fast jedem PC installiert. Adobe Reader etwas schwerfällig. Er belegt viel Speicher und lässt sich beim Starten viel Zeit. Um dem Programm Beine zu machen, können Sie die Freeware Adobe Reader Speed-Up installieren. Im Kommen: Foxit ist schlank und flott. Alternative. Foxit PDF Reader Schlank & schnell: DerFoxit PDF Reader bietet zwar nicht alles, was der Adobe Reader drauf hat, kann aber ohne Installation gestartet werden und ist gegenüber seinem großen Bruder ein Sprinter. Gerade für Heimanwender ist die Freeware eine echte PDF Compressor Ist Ihnen das PDF trotz aller Kompressionseinstellungen von PDFCreator immer noch zu groß, dann jagen Sie die Datei durch den PDF Compressor. Die Software kann eine PDF je nach Beschaffenheit um bis zu 60 Prozent verkleinern. Sie Noch kleiner: PDF Compressor quetscht das letzt aus PDFs heraus. fasst doppelte Objekte im PDF zusammen und verwendet außerdem einen PDF-kompatiblen Packalgorithmus. PDF Transformer PDF Transformer konvertiert PDF-Seiten wahlweise nach Word, Excel, HTML oder Text. Mit Hilfe der OCR-Technologie, wie sie auch bei Texterkennungs-Software 6 von 7 13.07.2007 10:39
zum Einsatz kommt, können Sie Text und Bilder aus dem PDF bearbeiten. PDF Transformer geht als den entgegen gesetzten Weg von PDFCreator. Die Vollversion kostet 40 Euro. Die Demoversion kann bis zu 15 Dateien erkennen. Bei mehrseitigen PDF-Dokumenten werden maximal drei Seiten pro Dokument ausgelesen. Keine Einbahnstraße: PDF Transformer fährt in die andere Richtung. Fazit: PDF handlich, sicher, praktisch Wer ein PDF-Dokument erzeugen will, braucht keine teure Software. Mit der richtigen Freeware sparen Sie bares Geld und kommen trotzdem an gute Ergebnisse. Schnell ist PDFCreator installiert und eingerichtet. Die Freeware erzeugt aus jedem Dokument ein PDF, das Sie dann sofort an Freunde weitergeben oder archivieren können. Über die zahlreichen Konfigurationsmöglichkeiten können Sie das spätere Ergebnis detailliert beeinflussen. Von der Original-Datei bis zum PDF ist es dann auch nur ein kurzer Weg. Drei Mausklicks genügen und das aus jeder Anwendung heraus, aus der Sie auch drucken können. Christian Lanzerath, Autor Noch schneller geht es sogar über das Kontextmenü: Rechtsklick, passenden Befehl wählen, speichern, fertig. Doch vorher lohnt sich noch ein Blick auf die weiterführenden Einstellungen. Denn was PDF wirklich kann, erfahren Sie erst hier: Dokumente lassen sich komplett oder teilweise verschlüsseln und die starken Kompressionsmöglichkeiten sorgen für Platz sparende Dateigrößen, und wer aus vielen einzelnen Dokumenten ein ganzes Buch machen will, fügt die Seiten mit dem PDF Creator zusammen. Für alle, die eine Installation scheuen oder nur ab und zu PDFs erstellen, lohnt ein Blick auf die PDF-Konvertierer im Internet. Viele der Online-Dienste bieten ihren unkomplizierten Service sogar kostenlos an. Und wenn die PDF auf der Festplatte liegt, ist noch lange nicht Schluss. Mit den richtigen Tools tunen Sie Ihre PDFs noch kräftig. Sei es vom bloßen Betrachten bis zum Komprimieren oder Überarbeiten. CHIP Online 7 von 7 13.07.2007 10:39