Kassenführung und prüfung, Schwerpunkt elektronische Registrierkassen

Kassenführung und prüfung, Schwerpunkt elektronische Registrierkassen IHK Detmold, 23. Februar 2016 StB Horst Falke, Christian Goede, (DATEV eg) Seite

Ihre Referenten Steuerberater Horst Falke Steuerberaterkammer Westfalen-Lippe Dipl.-Jurist (Univ.) Christian Goede Unternehmenskammern und -verbände DATEV eg, Niederlassung Mobil: 0171 33 62 681 Dorpatweg 10 Fax: 0911 147-04012 48159 Münster E-Mail: christian.goede@datev.de Internet: www.datev.de/unternehmensloesungen

Wer ist DATEV? Genossenschaft von 40.000 Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern und Rechtsanwälten Unterstützung aller Dienstleistungen der DATEV-Mitglieder für deren Mandanten Hauptsitz in Nürnberg 25 Niederlassungen in Deutschland Softwarehaus und IT-Dienstleister mit über 40 Jahren Erfahrung mit Software, Services und Rechen-zentrums- Dienstleistungen: über 11 Millionen Lohn- und Gehaltsabrechnungen mehr als 145.000 Unternehmen nutzen DATEV- Anwendungen DATEV-Rechenzentrum ist Datendrehscheibe zwischen Unternehmen, Steuerberatern und rund 200 Institutionen (z. B. Finanzverwaltung, Krankenkassen, Banken) umfangreicher Service rund 2,5 Mio. Servicekontakte jährlich mehr als 100.000 Seminarteilnehmer pro Jahr Seite 3

Ihr Unternehmen Geschäftsführung Einkauf Wertschöpfung Produktion und Dienstleistung Verkauf Verwaltung Buchhaltung Personal Controlling IT-Infrastruktur Unternehmensweite Themen Digitalisierung Datensicherheit Datenschutz Steuerlicher Berater

Stand Juli 2015 Seite 5

Agenda Betriebsprüfung im Überblick Welche Daten sind betroffen? Grundlagen der Kassenbuchführung Übersicht Kassensysteme Fallbeispiele aus der Praxis Statistische Analyse-Verfahren Seite 6

Elektronische Betriebsprüfung - Worum geht es? Seite 7

Kassen im Fokus der Finanzverwaltung Hersteller manipulierbarer Kassensysteme haften persönlich für hinterzogene Steuern ihrer Kunden FG Rheinland-Pfalz, Beschluss 5 V 2068/14 vom 07.01.2015 Seite 8

Vertrauen ist gut Kontrolle ist besser! In den Betriebsprüfungen der Länder waren im Jahr 2014 bundesweit 13.533 Prüfer tätig und es wurde ein Mehrergebnis von rund 17 Mrd. erzielt. 17 Mrd. 2,4 % =^ X Mrd. 100 % Seite 9

Ergebnisse der steuerlichen Betriebsprüfung 2013 Von den 7.920.418 Betrieben (Betriebskartei der Finanzämter) wurden 193.573 Betriebe geprüft, was einem Anteil von 2,4 % entspricht. Anzahl der Betriebe und geprüfte Betriebe (genaue Zuordnung alle 3 Jahre) Seite 10

Betriebsprüfung im Überblick Die Aufgaben der Betriebsprüfung 199 AO Was ist das Ziel der Betriebsprüfung? Die Außenprüfung hat die tatsächlichen und rechtlichen Verhältnisse, die für die Steuerpflicht und für die Bemessung der Steuer maßgebend sind (Besteuerungsgrundlagen), zugunsten wie auch zuungunsten des Steuerpflichtigen zu prüfen. Mein Unternehmen Meine Familie Mein Vermögen Nachzahlung Meine Steuern Erstattung Seite 11

Betriebsprüfung im Überblick Betriebseinnahmen Umsatzsteuer Besteuerungsgrundlagen sind: Vorsteuerbelastete Ausgaben Betriebsergebnis Gewerbeertrag Umsatzsteuer Einkommensteuer Körperschaftsteuer Gewerbesteuer Seite 12

Betriebsprüfung im Überblick Wo liegen die Schwerpunkte? Um das Ziel der Betriebsprüfung zu verwirklichen, konzentriert sich die Prüfung auf die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung. Die Buchführung und die Aufzeichnungen des Steuerpflichtigen sind für die Besteuerung zugrunde zu legen, soweit nach den Umständen des Einzelfalls kein Anlass besteht, ihre sachliche Richtigkeit zu beanstanden (gem. 158 AO). die formell ordnungsmäßige Buchführung ist entscheidend ABER: In der Mehrzahl der Fälle werden Schätzungen nach 162 AO erforderlich, weil der Steuerpflichtige Bücher und Aufzeichnungen, zu deren Führung er verpflichtet ist, unvollständig, falsch oder mangelhaft führt. Seite 13

Elektronische Betriebsprüfung - Schwerpunktbranchen Unternehmen mit hohem Bargeldverkehr, wie z.b.: Einzelhandel (Bäcker, Metzger, Lebensmitteleinzelhandel etc.) Taxiunternehmen Eisdielen, Pizza-Bäcker Kiosk, Toto-Lotto Tankstellen (Franchise-Unternehmen) Marktbetriebe Discotheken Apotheken Friseure Juweliere usw. Seite 14

Elektronische Betriebsprüfung - welche Daten sind betroffen? Betroffen sind: Unterlagen, Systeme und Verantwortung Nach den GoBD zählen neben Unterlagen in Papierform, auch alle Unterlagen in Form von Daten, Datensätzen und elektronischen Dokumenten dazu, die dokumentieren, dass die Ordnungsvorschriften umgesetzt und deren Einhaltung überwacht wurde. Seite 16

GoBD - Prüfung der grundsätzlichen Betroffenheit Welche Daten sind buchführungs- oder aufzeichnungspflichtig und somit aufbewahrungspflichtig? ( è steuerrelevante Daten ) Steuerlich relevante Sachverhalte wie Herkunft und Höhe von Betriebseinnahmen ereignen sich in der Wissenssphäre des Unternehmens. Mit Hinblick auf die Aufklärungs- und Beweisfunktion einer Buchführung können diese Sachverhalte nur mit einer ordnungsgemäßen Kassenführung offen gelegt und nachgewiesen werden. Neben den außersteuerlichen und steuerlichen Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen zu Geschäftsvorfällen sind alle Unterlagen aufzubewahren, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind. Steuerrelevant sind Daten aus Geschäftsvorfällen, die als Betriebsausgaben oder als Betriebseinnahmen verbucht werden oder sich in sonstiger Weise auf die Höhe des steuerlichen Gewinns auswirken (z.b. Abschreibungen, Einlagen und Entnahmen). Daneben sind alle Unterlagen und Aufzeichnungen steuerrelevant, die als Belege für solche Geschäftsvorfälle oder zu deren Dokumentation dienen. Seite 17

Elektronische Betriebsprüfung - welche Daten sind betroffen? (Vor-)Systeme mit Grundaufzeichnungsfunktionen Kassen Rechnungseingangsbuch (Haupt-)Systeme mit Journal-/Kontenfunktionen Warenwirtschaft Faktura Rechnungsausgangsbuch Materialwirtschaft Finanzbuchführung Jahresabschluss A P Gewinn. Fahrtenbuch Taxameter Berechnungen von Darlehen, Eigenverbrauch (Steuer)-Rückstellungen, Bestandsveränderungen... Die GoBD beziehen sich sowohl auf das Haupt(buchführungs)sy stem als auch auf etwaige Vor- und Nebensysteme Zeiterfassung für Lohn o. Faktura Lohnabrechnung Anlagenbuchführung Archivsysteme (DMS, Worm, Raid etc.) Seite 18 Komplexität der IT-Infrastruktur

GoBD - Prüfung der grundsätzlichen Betroffenheit Wann ist ein IT-System betroffen und zu analysieren? GoBD: Wenn es Daten erfasst, erzeugt, empfängt, übernimmt, verarbeitet, speichert oder übermittelt, die buchführungs- oder aufzeichnungspflichtig und somit aufbewahrungspflichtig sind. è Dann ist es Teil des IT-Buchführungssystems Welche IT-Systeme gehören typischerweise zum IT-Buchführungssystem? GoBD: Das Haupt(buchführungs)system sowie Vor- und Nebensysteme (z.b. Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltungssystem, Kassensystem, Warenwirtschaftssystem, Zahlungsverkehrssystem, Taxameter, Geldspielgeräte, elektronische Waagen, Materialwirtschaft, Fakturierung, Zeiterfassung, Archivsystem, Dokumenten-Management-System) einschließlich der Schnittstellen zwischen den Systemen. è Auf die Bezeichnung des Systems kommt es bei der Beurteilung nicht an! Seite 19

Einleitung Welche Aufgaben hat ein Kassensystem? Aus der Sicht des Unternehmers Aus der Sicht der Finanzverwaltung Erfassung von Einnahmen Kontrolle von Mitarbeitern Betriebswirtschaftliche Aspekte Belegsicherung Vollständige Dokumentation aller Einnahmen Seite 21

Einleitung verstärktes Misstrauen der Prüfer der Finanzverwaltung bei bargeldintensiven Betrieben ( Hochrisikobetriebe ) durch Einsatz neuer Prüfungsmethoden, intensiver Schulung der Betriebsprüfer und verstärkte Prüfung bargeldintensiver Betriebe werden zunehmend Mängel aufgedeckt damit können erhebliche Steuernachforderungen und ggf. auch die Einleitung von Strafverfahren verbunden sein um so wichtiger ist es, Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten bei Bargeschäften zu beachten, insbesondere die verschärften Vorschriften bei digitalen Kassen Seite 22

Einleitung Unternehmer und Existenzgründer in der Bargeldbranche müssen sich eingehend Gedanken darüber machen, ob und in welcher Art und Weise Geschäftsvorfälle einzeln festgehalten werden können oder müssen, um die Ordnungsmäßigkeit nicht bereits von Beginn an in Frage zu stellen. Hier sollten sie einen Angehörigen der steuerberatenden Berufe zu Rate ziehen, um die Kassenführung entsprechend einzurichten und nach Möglichkeit laufend überwachen zu lassen. Seite 23

Hochrisikobetriebe aus Sicht des Finanzamtes Seite 24

Grundlagen ordnungsgemäßer Kassenbuchführung Sind Bargeschäfte im betrieblichen Bereich vorhanden, so ist das Führen einer Geschäftskasse erforderlich Das Fehlen einer Kasse ist nur dann nicht von Bedeutung, wenn der Barverkehr nur sehr geringfügig ist Das wichtigste Grundbuch in bargeldintensiven Betrieben ist das Kassenbuch. Seite 25

Grundlagen ordnungsgemäßer Kassenbuchführung Seite 26

Grundlagen ordnungsgemäßer Kassenbuchführung Tägliches Festhalten gemäß 146 Abs. 1 AO Nur durch Erfassen von Bareinnahmen und ausgaben noch am Tag der Vereinnahmung wird die wichtigste Eigenschaft der Kassenführung gewährleistet, die Kassensturzfähigkeit Für Kassenaufzeichnungen gilt grundsätzlich Einzelaufzeichnungspflicht, d. h. Aufzeichnung auch des Inhalts des Geschäfts, Name der Firma und Anschrift des Vertragspartners Seite 27

Grundlagen ordnungsgemäßer Kassenbuchführung Ausnahme: Wenn Waren von geringem Wert in unbestimmter Anzahl nicht bekannten Personen verkauft werden, z.b. Bäcker, Kiosk, Metzger Aufzeichnungen sind vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet zu führen Beim Einsatz einer Registrierkasse muss das Zustandekommen der Summe durch Aufbewahrung von Ursprungsbelegen, wie Kassenstreifen, Kassenzettel, Kassenbon und dergleichen nachgewiesen werden Seite 28

Grundlagen ordnungsgemäßer Kassenbuchführung Was ist ein Z-Bon, was ist ein X-Bon? Als Z-Bon wird der Kassenabschlussbeleg bezeichnet, der im Normallfall abends nach Ladenschluss an der Kasse erstellt wird um die Kasse abzurechnen. Beim Z-Bon (dem Kassenabschluss) muss das Geld gezählt und in die Kasse eingegeben werden. Der X-Bon rechnet im Gegensatz zum Z-Bon die Kasse nicht ab, sondern zeigt lediglich was bisher an Umsätzen gelaufen ist. Ein X-Bon oder auch "Zwischenbericht" kann also jederzeit auch "zwischendurch" gemacht werden - er zeigt den bisherigen Umsatzstand an, rechnet die Kasse aber nicht ab. Seite 29

Grundlagen ordnungsgemäßer Kassenbuchführung Zur Vereinfachung lässt die Finanzverwaltung zu, dass stattdessen der sog. Tagesendsummenbon (auch Z-Bon oder Finanzbericht genannt) aufbewahrt wird gilt nicht für PC-Kassen mit elektronischer Aufzeichnung und Speicherung von Einzelbuchungen Nicht nur die Aufzeichnung von Einnahmen ist erforderlich, sondern auch alle anderen Geldbewegungen (Entnahmen/Einlagen, Geldtransit etc.) Seite 30

Grundlagen ordnungsgemäßer Kassenbuchführung Zugriff auf Kassendaten eines Einzelunternehmers BFH-Urteil vom 16.12.2014 (veröffentlicht am 15.04.2015) GoB`s verpflichten zur Einzelaufzeichnung sämtlicher Geschäftsvorfälle einschließlich der über Kasse bar vereinnahmten Umsätze Zusammenfassung nach Tagessummen ist eine Erleichterungsregel werden in PC-Kassen Daten einzelgespeichert, ist die Forderung nach Vorlage der Daten gerechtfertigt ( 147 Abs. 6 AO) Seite 31

Arten von Kassensystemen Offene Ladenkasse PC-Kassensysteme Proprietäre Kassen Seite 33

Arten von Kassensystemen Offene Ladenkasse PC-Kassensysteme Proprietäre Kassen Mechanische/ elektronische Rechensysteme ohne Speicher Geldlade Schuhkarton PC mit Betriebssystem Windows, Linux und Kassensoftware Mit elektronischem Journal ohne elektronisches Journal (Papierrolle) Seite 34

offene Ladenkasse - Anforderungen des Finanzamtes (es gilt BMF-Schreiben vom 9.1.1996) 1. tägliche Kassenzählung (mit Zählprotokoll) 2. Kassenbericht zur Ermittlung der Tageslosung 3. chronologische Aufzeichnung der baren Geschäftsvorfälle Achtung: Ist eine Umrüstung der Kassen möglich, hat die Einrichtung oder Erweiterung der Speicher zu erfolgen, wenn nicht möglich (Bestätigung durch Hersteller, nicht durch Vertreiber), darf die Anwendung nur noch bis zum 31.12.2016 erfolgen. Seite 35

offene Ladenkasse - Muster für ein Zählprotokoll Noten/Münzen Anzahl Summe 50,00 7 350,00 20,00 12 240,00 10,00 21 210,00 5,00 33 165,00 2,00 8 16,00 1,00 5 5,00 0,50 9 4,50 0,20 33 6,60 0,10 24 2,40 0,05 6 0,30 0,02 17 0,34 0,01 24 0,24 Kassenbestand 1.000,38 Seite

offene Ladenkasse - Kassenbericht Definition: nachvollziehbare, systematische und rechnerische Ermittlung der täglichen Bareinnahmen. Ermittlung Kassenbestand laufender Tag Do 3. Nov. 1.130 + Wareneinkäufe/sonstige Barausgaben 250 + Bankeinzahlungen 500 + Privatentnahmen 150 - Privateinlagen 0 - Kassenbestand Vortag Mit 2. Nov 950 - sonstige Bareinnahmen 0 = Bareinnahmen Do 3. Nov 1.080 vollständige und tägliche Berechnung Kassensturzfähigkeit Seite 37

Proprietäre Kassen / PC-Systeme PC-Kassensysteme PC mit Betriebssystem Windows, Linux und Kassensoftware Seite 38

Proprietäre Kassen Die klassischen proprietären Systeme, auch bekannt unter der Bezeichnung Registrierkassen oder Eprom-Kassen sind in der Speicherkapazität begrenzt. Diese Kassen besitzen in der Regel nur einen flüchtigen Speicher. Das heißt, die erfassten und gespeicherten Daten werden nach kurzer Zeit durch neue Daten überschrieben. Wurden also die unveränderbaren Daten zuvor nicht auf einen externen Datenträger exportiert, sind diese endgültig verloren. Seite 39

Proprietäre Kassen - Registrierkasse / PC-Kasse Wird eine Registrierkasse geführt, deren Tagesendsummenbons die Anforderungen des BMF-Schreibens vom 9. Januar 1996 (Testat) erfüllen, ist es ausreichend, wenn in einem Kassenbuch täglich die Tageseinnahmen in einer Summe (aber getrennt je Barkasse) sowie alle Ausgaben aufgezeichnet werden. Hinweis: Die Regelung gilt für alle Kassen, die bauartbedingt nicht auf die erweiterten Dokumentationspflichten umgestellt werden können (Bestätigung durch Hersteller, nicht Vertreiber) > gilt aber nur noch bis zum 31. Dezember 2016 Seite 40

Proprietäre Kassen - Registrierkasse / PC-Kasse Aufzuhebende Belege: Organisationsunterlagen der Kasse, insbesondere die Bedienungsanleitung die Programmieranleitung, die Programmabrufe nach jeder Änderung (z. B. der Artikelpreis) Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- und Trainingsspeichern sowie alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung, Quittungen, Arbeitsanweisung für das Personal mit Hilfe der Registrierkasse erstellte Rechnungen Seite 41

Proprietäre Kassen - Registrierkasse / PC-Kasse Tagesendsummenbons (Z-Bons), fortlaufend und vollständig alle weiteren im Rahmen des Tagesabschlusses abgerufenen Ausdrucke der EDV-Registrierkasse Strittig ist, ob Kontrollstreifen (Permanentrolle) aufzubewahren sind hm nein??????? zur Sicherheit sollten diese aber aufbewahrt werden. Seite 42

Proprietäre Kassen - Registrierkasse / PC-Kasse Erweiterte Aufbewahrungspflichten gemäß Schreiben des Bundesministerium der Finanzen vom 26. 11. 2010 Journaldaten dürfen nicht mehr nach Erstellung des Z-Bons vernichtet und gelöscht werden alle Einzeldaten sind unveränderbar und vollständig aufzubewahren die Daten sind unveränderbar in einer elektronisch verwertbaren Form 10 Jahre aufzubewahren Seite 43

Proprietäre Kassen - Registrierkasse / PC-Kasse Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderung sind aufzubewahren Bedienungsanleitung, Programmieranleitung sowie alle weiteren Anweisungen zur Programmierung der Geräte sind aufzubewahren Ist die komplette Speicherung aller steuerlich relevanter Daten bei der Registrierkasse insbesondere Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten innerhalb des Gerätes nicht möglich, müssen diese Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden. Seite 44

Proprietäre Kassen - Registrierkasse / PC-Kasse Aufbewahrung in ausgedruckter Form nicht ausreichend digitale Unterlagen sind in auswertbarem Format vorzulegen Einsatzorte und zeiten der Kassen sind zu protokollieren è Beachte: Übergangsregelung für Geräte, die diese Anforderungen nicht erfüllen und technisch die Software nicht angepasst werden kann bzw. die Speicher nicht erweitert werden können, bis 31.12.2016. Seite 45

Übersicht Kassensysteme und Übergangsregelungen Seite 46

Übergangsregelung für Registrierkassen Rechtliche Grundlagen Neuregelung BMF vom 26.11.2010 Nach 31.12.2016 nur noch zwei Möglichkeiten Bareinnahmen aufzuzeichnen: Offene Ladenkasse - keine Registrierkasse Kassenbericht/Zählprotokoll Überprüfbarkeit über Vollständigkeit u. Richtigkeit der Einnahmen u. a. BFH 13.03.2013 Registrierkassen mit Datenhaltung Journaldaten, Stammdaten Internes Kontrollsystem Strukturinformationen etc. Seite 47

Manipulation durch Zapper & Co. Vorgefundene Praktiken Was fällt hier auf? Seite 49

Die häufigsten Fehlerquellen bei der Kassenführung Z-Bons werden nicht vollständig aufbewahrt (X-Bons sind keine Z-Bons) im Z-Bon müssen alle Daten erkennbar sein bei Kassen mit Journalrolle werden die Rollen nicht aufbewahrt keine zeitnahe Kassenbuchführung Minuskassenbestände im Kassenbuch Differenzen zwischen Geldbestand und Kassenbuch (kein regelmäßiger Kassensturz) Insbesondere müssen Stornobuchungen und Umsätze über Übungsspeicher vorhanden sein. Seite 50

Fälle aus dem Alltag - Taxibetriebe Grundsätzliches: Das Erfordernis des täglichen Festhaltens der Betriebseinnahmen ist erfüllt, wenn der Inhaber eines Unternehmens, dessen Betrieb in der Nacht endet, den Kassenabschluss erst am nächsten Morgen durchführt. Gastwirte, Nachtclubbetreiber oder Taxiunternehmer sind damit nicht verpflichtet, um 24:00 Uhr eine Zwischenabrechnung über ihre Tageseinnahmen zu erstellen Seite 51

Fälle aus dem Alltag - Taxibetriebe Grundsätzliches: Betriebseinnahmen der Taxiunternehmer sind grundsätzlich einzeln aufzuzeichnen; die Verpflichtung zur Einzelaufzeichnung trifft Bilanzierende und Gewinnermittler nach 4 Abs. 3 EStG gleichermaßen. Als Erleichterung gegenüber der grundsätzlich bestehenden Einzelaufzeichnungspflicht kann der sog. Schichtzettel in Verbindung mit den Angaben, die sich auf dem Kilometerzähler und dem Taxameter des einzelnen Taxis ablesen lassen, eingesetzt werden. Schichtzettel sind aufbewahrungspflichtige Unterlagen. Finanzämter und Rechtsprechung stellen hohe Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit der Schichtzettel. Seite 52

Fälle aus dem Alltag - Taxibetriebe Inhalte eines Schichtzettels gem. BMF-Schreiben 26.11.2010 (BStBl I 2010, S. 1342): Name und Vorname des Fahrers Schichtdauer (Datum, Schichtbeginn, Schichtende) Summe der Total- und Besetztkilometer lt. Taxameter Anzahl der Touren laut Taxameter Summe der Einnahmen laut Taxameter Kilometerstand laut Tachometer (bei Schichtbeginn und Schichtende) Einnahme für Fahrten ohne Nutzung des Taxameters Zahlungsart (z. B. bar, EC-Cash, ELV, Kreditkarte) Summe der Gesamteinnahmen Angaben über Lohnabzüge der angestellten Fahrer Angaben von sonstigen Abzügen, z. B. Verrechnungsfahrten Summe der verbleibenden Resteinnahmen Summe der an den Unternehmer abgelieferten Beträge Kennzeichen der Taxe Dies gilt auch für Unternehmer ohne Fremdpersonal Seite 53

Fälle aus dem Alltag - Taxibetriebe Sachverhalt: Keine Führung von Schichtzetteln. Lückenhafte Aufzeichnungen in Quittungsblöcken. Differenzen bei Fahrkilometern in Relation zum Kraftstoffverbrauch Folge: Verwerfung der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung durch Betriebsprüfer Hinzuschätzung mit der Folge einer Steuernachzahlung > T 50 Einleitung Steuerstrafverfahren, Verlust des Taxischein Seite 54

Fälle aus dem Alltag - Taxibetriebe Sachverhalt: Einführung eines Fiskaltaxameters für Taxibetriebe in der Hansestadt Hamburg Folge: Steuerliche Mehreinnahmen von rund 70% Rückgabe von über 600 Taxilizenzen Seite 55

Fälle aus dem Alltag - Taxibetriebe Sachverhalt: Einführung eines Fiskaltaxameters für Taxibetriebe in der Hansestadt Hamburg Gibt es einen Zwang zu handeln? Es gibt bis zum 31. Dezember 2016 keine neuen Verpflichtungen zum Einsatz einer bestimmten Technik für Taxameter oder zur Teilnahme an einem Verfahren zur Erfassung und Auswertung der Daten. Allerdings gibt es für Taxameter, die über eine Schnittstelle für ein Key-/ Auswertungssystem verfügen, die Verpflichtung, neben den bereits bekannten Schichtzetteln nunmehr auch die digitalen Einzelaufzeichnungen vorzulegen. Dies gilt auch für alleinfahrende Einwagenunternehmen. Seite 56

Fälle aus dem Alltag - Hotelbetrieb Sachverhalt: Z-Bons nicht vollständig, teilweise lagen nur X-Bons vor und Z-Bons wurden nach Netto- und MwSt.-Spalte abgeschnitten Folge: Verwerfung der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung durch Betriebsprüfer Hinzuschätzung mit der Folge einer Steuernachzahlung > T 100 Einleitung Steuerstrafverfahren Seite 57

Fälle aus dem Alltag - Einzelhandel Sachverhalt: Keine Aufbewahrung der Z-Bons Fehlbuchungen nicht über Storno sondern manuell im Kassenbuch Kauf Postwertmarken nicht als Ausgabe im Kassenbuch erfasst, Verkauf der Marken in einer eigenen Warengruppe als Einnahme in der Kasse erfasst, aber nicht ins Kassenbuch eingetragen Seite 58

Fälle aus dem Alltag - Einzelhandel Folge: Verwerfung der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung Eröffnung eines Steuerstrafverfahrens Auslesung der Kasse durch das FA als Grand Total Feststellung: Nutzung der (proprietären) Kasse als Rechner im Rahmen der Inventur Hinzuschätzung mit der Folge einer Steuernachzahlung > T 50 Seite 59

Arten von Prüfungssystemen Überblick Prüfungsmethoden Klassische Methoden Plausibilitätsprüfungen Seite 61

Prüfbarkeiten Progressive Prüfbarkeit Vom Buchungsbeleg über Grundbuch über (= chronologische Erfassung der Geschäftsvorfälle) Hauptbuch über (= systematische und sachliche Erfassung der Geschäftsvorfälle) Jahresabschluss bis hin zur (= Bilanz und GuV) Steueranmeldung/Steuererklärung ist jeder Schritt nachvollziehbar Retrograde Prüfbarkeit Von der Steueranmeldung/Steuererklärung über Jahresabschluss über (= Bilanz und GuV) Hauptbuch über (= systematische und sachliche Erfassung der Geschäftsvorfälle) Grundbuch bis hin zum (= chronologische Erfassung der Geschäftsvorfälle) Buchungsbeleg ist jeder Schritt nachvollziehbar Seite 62

Arten von Prüfungssystemen Ziffernprüfung Chi- Quadrat- Test Newcomb- Benford- Analyse Lückenanalyse Seite 63

Arten von Prüfungssystemen Prüfung auf logische Plausibilität Zeitreihenvergleich Verteilungsanalyse Betriebsvergleiche (extern/intern) Seite 64

Prüfung Unveränderbarkeit Festschreibung Wie erkennt das Finanzamt wann festgeschrieben wurde? Auszug aus dem DATEV- Standardjournal, dass die Betriebsprüfung im Rahmen der Datenträgerüberlassung erhält. Seite 65

Zeitreihenvergleich Der Zeitreihenvergleich ist eine der effektivsten Prüfungsmethoden, da sie im Gegensatz zu den mathematisch-statistischen Verfahren relativ einfach ist und in unterschiedlichsten Varianten angewendet werden kann. Besonders die graphische Darstellung macht Probleme sofort sichtbar Gegenüberstellung von Vergleichsgrößen, z. B. Umsatz und Wareneinsatz oder Gegenüberstellung mit anderen Perioden Unter Einbeziehung von Daten, die nicht manipulierbar sind, z. B. Wetterdaten (Straßenverkauf), können auch systematische Manipulationen wie die Verkürzung von Umsatz und Wareneinsatz aufgedeckt werden Seite 66

Zeitreihenvergleich Seite 67

Beispiel: Verhältnis Wareneinsatz zu Umsatz (Verlaufsbetrachtung) Seite 68

Folgen Enthält die Kassenbuchführung nur kleinere formelle Mängel, die das Ergebnis nicht beeinflussen, ist die Ordnungsmäßigkeit nicht beeinflusst, z. B. das Fehlen nur eines Z-Bons Gleiches gilt bei geringfügigen sachlichen Mängeln, z. B. geringfügige Kassenfehlbeträge etc. Aber ist die Kassenführung mit schweren formellen und sachlichen Mängeln behaftet, verliert sie den Beweischarakter Seite 69

Folgen Die Buchführung ist nicht ordnungsgemäß und kann der Besteuerung nicht mehr zu Grunde gelegt werden Die Besteuerungsgrundlagen können vom Betriebsprüfer geschätzt werden Die Gewichtung des Mangels hängt vom konkreten Fall ab Je nach Schwere wird in Einzelfällen die Steuerfahndung hinzugezogen und ein Steuerstrafverfahren eingeleitet Seite 70

Finanzgericht Düsseldorf Bei formalen Mängeln Zuschlag von 10 % auf die (Brutto) Einnahmen möglich Seite 71

Praxisempfehlungen zur sicheren Kassenführung Anforderungen an Kassensysteme Ältere Kassen können aus technischen Gründen die Anforderungen oft nicht erfüllen Auch bei moderneren Kassensystemen müssen regelmäßig Änderungen der Programmierung und/oder Nachrüstungen bei der Hardware erfolgen Fraglich ist, wann eine Kasse nachrüstbar ist oder nicht Keine Aussage bis wann dies erfolgen muss Ist keine Nachrüstung möglich, gelten die bisherigen rechtlichen Anforderungen (BMF-Schreiben vom 9. Januar 1996) weiter Genügt meine Kasse den Anforderungen oder muss ich aktiv werden? Seite 72

Manipulation von Kasseneinnahmen Der Finanzverwaltung sind seit langem alle Möglichkeiten zur Manipulation der Kasseneinnahmen bekannt Besonders häufig vorkommende Tricks sind z. B.: Nutzung des Trainingsspeichers Stornierung von Umsätzen Nichtverbuchung von Einnahmen Falsche Programmierung der Kassensoftware Verwendung mehrerer Kassen (eine fürs Finanzamt und eine so) Manuelle Löschung von Journalbuchungen Seite 73

Praxisempfehlung Seien Sie für die nächste Betriebsprüfung gut vorbereitet! Überprüfen Sie, welches Kassensystem in Ihrem Unternehmen Anwendung findet Überprüfen Sie, ob Anpassungen an die neuen Anforderungen seitens der Finanzverwaltung notwendig sind, ggf. Aufrüstung oder Negativbescheinigung durch Kassenhersteller Bei Neuinvestitionen Anforderungen hinsichtlich der Übergangsregelung (31.12.2016) prüfen! Seite 74

Praxisempfehlung Kontrolle der in der Praxis vorhandenen Auswertungen auf Vollständigkeit der Angaben (z. B. fortlaufende Nummerierung Z-Bon, Stornos etc.) Fehlerhafte Kassenführung ist wie Trunkenheit am Steuer, wenn Sie sich sicher sind, dass Ihr Argument den Polizisten überzeugt, der Ihnen gerade eine Blutprobe mit 1,8 Promille abgenommen hat, dann überzeugen Sie auch den Betriebsprüfer bzw. den Richter beim Finanzgericht. Sollten Sie sich nicht sicher sein, dass der Polizist sich von Ihnen überzeugen lässt, sollten Sie sich bessere Erklärungen überlegen! Seite 75

Weiterführende Informationen DATEV Kassenbuch online Leistungsbeschreibung (Infodatenbank Dok.-Nr. 0903484) www.datev.de/unternehmenonline Art.-Nr. 35005 DATEV Unternehmen online Leistungsbeschreibung www.datev.de/unternehmenonline Art.-Nr. 36376 DATEV Fachbuch (ISBN 978-3-944505-32-9) Kassenführung Bargeschäfte sicher dokumentieren www.datev.de/wissensvermittlung GoBD Überblick Infodatenbank Dok.-Nr. 1080608 Seite 76

Ihr Steuerberater hilft Ihnen gerne weiter! Noch keinen Steuerberater? Sie finden ihn im Steuerberatersuchdienst auf der Homepage Ihrer Steuerberaterkammer Westfalen-Lippe: www.stbk-muenster.de oder beim DATEV-Mitgliedersuchservice. Hier können Sie eine Kanzlei nach Tätigkeitsgebiet in der Steuerberatung oder Branchenkenntnissen auswählen: www.datev.de/mitglieder-suchservice Seite 77

Was können Sie heute bereits umsetzen? Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater das Thema Kassenbuchführung gemeinsam durch! Überprüfen Sie, welches Kassensystem in Ihrem Unternehmen Anwendung findet Überprüfen Sie, ob Anpassungen an die neuen Anforderungen seitens der Finanzverwaltung notwendig sind, ggf. Aufrüstung oder Negativbescheinigung durch Kassenhersteller Bei Neuinvestitionen Anforderungen hinsichtlich der Übergangsregelung (31.12.2016) prüfen! Seite 78

Noch Fragen, Anmerkungen, Anregungen? Seite 79