Grandlagen und Praxiswissen

Irene Bauder Jürgen Bär Grandlagen und Praxiswissen Technische Universität Darrnsfacft FACHBEREICH INFORMATIK BIBLIOTHEK Inventar-Nr.: Sachgebiete: Standort: Carl Hanser Verlag München Wien

Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 1 Kurz und bündig: ein erster Einblick in MS-Access 17 1.1 Eine komplette Adreßdatenbank mit dem Datenbankassistenten erstellen 17 1.1.1 Der Datenbankassistent 18 1.1.2 Eigene Adressen in die neue Datenbank eingeben 22 1.2 Eine eigene Datenbank für die Internetadressen anlegen 25 1.2.1 Eine Tabelle für die Internetadressen erstellen 26 1.2.2 Die fertige Tabelle noch ein wenig an persönliche Wünsche anpassen 28 1.2.3 Die Adressen übersichtlicher in einem Formular anzeigen 29 1.2.4 Das Aussehen des Formulars verschönern 31 1.2.5 Mit einer Abfrage nur die Internetädressen aus einer Kategorie anzeigen 32 1.2.6 Die Internetadressen als schönen Bericht ausdrucken 35 1.2.7 Die Überschriften im Bericht vollständig anzeigen 37 1.2.8 Die Datenbank beim nächsten Mal wieder öffnen: 38 1.3 Fotos, Klänge und Dokumente in der Datenbank verwalten 40 1.3.1. Ein Formular ganz schnell erstellen 40 1.3.2 Einige Änderungen am Formularentwurf vornehmen 41 1.3.3 Bilder und Klänge in der Datenbank speichern 43 1.3.4 Den gespeicherten Ton beim Anzeigen des Satzes abspielen 48 1.3:5 Einen Bericht erstellen, der alle Adressen alphabetisch auflistet 49 1.3.6 Briefe aus MS-Access heraus schreiben 52 1.3.7 Einen Brief in einen Bericht einfügen 55 1.3.8 Alle Brief-Daten einer Adresse übersichtlich anzeigen 57 1.3.9 Die Übersicht automatisch beim Start der Datenbank öffnen 59 1.3.10 Der Datenbank eine selbstdefinierte Menüleiste zuweisen 60 1.3.11 Automatisch Musik beim Start der Datenbank abspielen 61 2 Neues in MS-Access 2000! 63 2.1 Bestehende Datenbanken nach Access 2000 konvertieren 63 2.1.1 Neue Arbeitsgruppen-Informationsdatei verwenden 66 2.1.2 Eine gesicherte Datenbank nach MS-Access 2000 umwandeln 67 2.1.3 Eine Datenbank in verschiedenen Versionen von MS-Access einsetzen 68 2.1.4 Einen Design-Master und seine Replikate nach MS-Access 2000 umwandeln 69 2.1.5 Weitere Unterschiede zwischen den Versionen 70 2.2 Neuerungen in MS-Access 2000 72

8 Inhaltsverzeichnis 2.3 Neuerungen in MS-Access 97 78 2.4 Neuerungen in MS-Access 95 82 3 Assistenten und andere Hilfen erleichtern die Arbeit 91 3.1 Die verschiedenen Hilfen von MS-Access 91 3.1.1 Die Hilfe-Funktion 91 3.1.2 Die Hilfe-Funktion über den Office-Assistenten starten 96 3.1.3 Die kontextsensitive Hilfe als schnelle Soforthilfe 100 3.2 Die verschiedenen Assistenten und Editoren 101 3.3 Menü- und Symbolleisten effektiv einsetzen 105 3.3.1 Menü- und Symbolleisten verschieben, erstellen und ehwausblenden 105 3.3.2 Befehle in den Menü- und Symbolleisten ergänzen 116 3.4 Add-Ins, nützliche Erweiterungen für MS-Access 124 3.5 Die Oberfläche von MS-Access individuell anpassen 127 4 Tabellen - das Fundament jeder Datenbank 139 4.1 Eine neue Datenbank erstellen und öffnen :.. 139 4.1.1 Eine neue, leere Datenbank erstellen 139 4.1.2 Der Datenbankassistent 141 4.1.3 Eine bestehende Datenbank öffnen 142 4.1.4 Tips zum Arbeiten mit dem Datenbank-Fenster 146 4.1.5 Mit dem Tabellenassistenten eine Tabelle erstellen 153 4.1.6 Ohne den Tabellenassistenten eine Tabelle erstellen 155 4.2 Daten in die Tabelle eingeben 165 4.3 Die Reisetabelle drucken, kopieren und umbenennen 177 4.3.1 Tabelle schließen und wieder öffnen : 177 4.3.2 Daten drucken..178 4.3.3 Tabellen umbenennen, kopieren und löschen : 182 4.4 Die Eigenschaften der Tabellenfelder anpassen 187 4.4.1 Die Feldeigenschaften im Überblick 187 4.4.2 Eigenschaft Standardwert" - Eingaben vereinfachen 191 4.4.3 Eigenschaft Indiziert" - Suchen und Sortieren beschleunigen 194 4.4.4 Eigenschaft Format" - Aussehen der Daten bestimmen 199 4.4.5 Eigenschaft Dezimalstellen" - für Zahlen mit Kommastellen 208 4.4.6 Eigenschaft Eingabe erforderlich" - Muß-Felder definieren 208 4.4.7 Eigenschaft Leere Zeichenfolge" 209 4.4.8 Eigenschaft Beschriftung" - spezielle Spaltenüberschriften bestimmen 211

Inhaltsverzeichnis 4.4.9. Eigenschaft Gültigkeitsregel" - Vorgaben für die Eingabe festlegen 212 4.4.10 Eigenschaft Feldgröße" - die Größe eines Felds begrenzen 214 4.4.11 Eigenschaft Eingabeformat" - Eingabemasken definieren 216 4.4.12 Eigenschaft Steuerelement anzeigen" - den Steuerelementtyp vorbestimmen 220 4.5 Am Entwurf einer bestehenden Tabelle Änderungen vornehmen 221 4.6 Beziehungen zwischen den Tabellen anlegen 225 4.6.1 Das Fenster Beziehungen" 225 4.6.2 1 :n-beziehungen und l:l-beziehungen 229 4.6.3 Referentielle Integrität 231 4.6.4 Bestehende Beziehungen bearbeiten 233 4.7 Das Nachschlage-Feld, um Daten aus einer anderen Tabelle anzuzeigen 235 5 Abfragen - Daten filtern und berechnen... 241 5.1 Die erste Abfrage erstellen 241 5.1.1 Eine Abfrage mit den Abfrageassistenten erstellen. 243 5.1.2 Eine Abfrage per Hand erstellen 245 5.1.3 Anwendungsgebiete von Abfragen : 249 5.2 Abfragen am Beispiel einer Musiksammlung 250 5.3 Der QBE-Entwurfsbereich zum komfortablen Erstellen von Abfragen 252 5.3.1 Eine Tabelle in eine Abfrage einfügen 252 5.3.2 Felder auswählen, ordnen und löschen 254 5.3.3 Das Datenblatt einer Abfrage : 259 5.3.4 Die Sortierreihenfolge festlegen 263 5.3.5 Felder aus einem Dynaset ausschließen 265 5.3.6 Auswahlabfragen 267 5.4 Mehr zu Abfragen - Kriterien, Verknüpfungsarten und Berechnungen 271 5.4.1 Kriterien bestimmen 271 5.4.2 Abfragen über mehrere Tabellen erstellen 280 5.4.3 Reflexivverknüpfungen : 287 5.4.4 Berechnete Felder verwenden 288 5.4.5 Aggregat- und weitere Funktionen 294 5.4.6 Inkonsistenzsuche. 300 5.4.7 Kreuztabellenabfragen 303 5.4.8 Parameterabfragen 309 5.4.9 Aktualisierungsmöglichkeiten der Felder in Abfragen 314 5.5 Aktionsabfragen zum Verändern von Tabellen 316 5.5.1 Tabellenerstellurigsabfrage : 317

10 Inhaltsverzeichnis 5.5.2 Löschabfrage 321 5.5.3 Anfügeabfrage.' 324 5.5.4 Aktualisierungsabfrage '. 329 5.5.5 Fehlerbehandlung bei Anfüge- und Aktualisierungsabfragen 332 5.6 SQL - die universelle Abfragesprache 334 5.6.1 Das SQL-Fenster : 334 5.6.2 SQL-spezifische Abfragen 335 5.6.3 Unterabfragen ; 346 6 Formulare - Daten auf komfortable Weise erfassen 349 6.1 Eine Datenbank zur Auftragsbearbeitung 350 6.2 Formulare mit Hilfe des Assistenten erstellen 354 6.2.1 Die verschiedenen Formulartypen 354 6.2.2 Die ersten Schritte mit dem Assistenten 359 6.2.3 Ein Einspaltenformular für die Kundenadressen 362 6.2.4 Ein tabellarisch angeordnetes Formular für die Handelswaren 365 6.2.5 Die genauere Warenbeschreibung als Datenblatt 366 6.2.6 Diagrammformulare für Mitarbeiter und Umsatz 366 6.2.7 Ein Haupt-/Unterformular für verkaufte und ausgelieferte Waren 372 6.2.8 Verknüpfte Formulare für verkaufte und ausgelieferte Waren 375 6.2.9 Ein Überblicksformular mit Pivot-Tabelle ; 376 6.3 Formulare öffnen, drucken und kopieren 380 6.4 Daten in Formulare eingeben 387 6.4.1 Neue Mitarbeiter hinzufügen : 388 6.4.2 Daten der Mitarbeiter bearbeiten 392 6.4.3 Bilder der Waren in ein Formular einfügen 400 6.4.4 Die Kundenadressen in einem Datenblatt darstellen 405 6.4.5 Adressen zwischen Tabellen kopieren.- 412 6.4.6 Adressen mit Word und Excel austauschen 417 6.5 Daten suchen, ersetzen und filtern 422 6.5.1 Daten suchen 422 6.5.2 Daten ersetzen 426 6.5.3 Filter verwenden : 427 7 Formulare individuell gestalten 439 7.1 Basiswissen für die eigene Formularerstellung 439 7.1.1 Formulare ohne Assistenten anlegen 439

Inhaltsverzeichnis 11 7.1.2 Mit Steuerelementen wie Textfeldern und Kontrollkästchen arbeiten 444 7.2 Mit Steuerelementen spezielle Formulare entwerfen 456 7.2.1 Die Entwurfsansicht eines Formulars 456 7.2.2 Steuerelemente in das Formular einfügen 457 7.2.3 Eigenschaften der Steuerelemente bestimmen 466 7.2.4 Bezeichnungs- und Textfelder für Texte 476 7.2.5 Daten aus Listen- oder Kombinationsfeldern auswählen 482 7.2.6 Kontrollkästchen, Optionsfelder oder Umschaltflächen für Ja oder Nein 498 7.2.7 Optionsgruppen zum Zusammenfassen von Ja/Nein-Elementen 501 7.2.8 Aktionen über Befehlsschaltflächen ausführen 507 7.2.9 Mehrere Seiten über ein Register-Steuerelement darstellen 515 7.2.10 Kalender anzeigen 517 7.2.11 Das Steuerelement Seitenumbruch" 519 7.2.12 Steuerelemente ohne Bezug auf Tabelle 521 7.2.13 Der Aufbau eines Formulars 521 7.2.14 Eigenschaften des Formulars bestimmen 527 7.2.15 Berechnungen durchführen 534 7.3 Daten aus zwei Quellen im Haupt- und Unterformular darstellen 542 7.3.1 Aufbau eines Haupt-/Unterformulars 543 7.3.2 Ein Unterformular erstellen und in das Hauptformular einfügen 545 7.3.3 Haupt- und Unterformular basieren auf Abfragen 551 7.3.4 Die Funktion Summe" in einem Haupt-AJnterformular verwenden 554 7.3.5 Mit Abfragen eine n:l-beziehung erstellen 556 7.3.6 Zwei Tabellen mit einer l:l-beziehung im Formular darstellen 559 7.4 Verbesserungen an der Optik des Formulars vornehmen 560 7.4.1 Das gesamte Aussehen des Formulars ändern 560 7.4.2 Steuerelemente optisch aufbereiten 563 7.4.3 Mit Linien und Rechtecken gestalten 569 7.4.4 Objekte auf verschiedene Arten einsetzen 572 7.4.5 Diagramme verwenden 582 7.4.6 Verknüpfungen erstellen 589 8 Berichte - Daten an den Drucker senden 595 8.1 Eine Datenbank für Ihre Einnahmen und Ausgaben 595 8.2 Berichte schnell erstellen und weitergeben 597 8.2.1 Einen automatischen Bericht anlegen 597 8.2.2 Berichte ohne MS-Access weitergeben 599

12 Inhaltsverzeichnis 8.3 Mit dem Assistenten Berichte komfortabel erstellen 602 8.3.1 Einen einspaltigen Bericht mit dem Assistenten erstellen... '. 604 8.3.2 Aus der Seitenansicht drucken ' ;....'...: 609 8.3.3 Einen Bericht tabellarisch darstellen...; 615 8.3.4 Daten im Bericht gruppieren 616 8.3.5 Einen Bericht als Etiketten anlegen. 620 8.3.6 Ergebnisse zusammenfassen ; 625 8.3.7 Der Diagrammassistent '. 627 8.4 Bestehende Berichte verbessern...: 630 8.4.1 Aufbau eines Berichts 631 8.4.2 Besonderheiten bei Textfeldern 637 8.4.3 Sortieren von Daten 642 8.4.4 Daten zu Gruppen zusammenfassen 647 8.4.5 Berichte zusammensetzen 655 9 MS-Access-Daten für das Internet aufbereiten 663 9.1 Das Internet und die Web-Browser 663 9.1.1 Wichtiges zum Internet und zu anderen Online-Diensten 663 9.1.2 Die Web-Browser Netscape Navigator und Microsoft Internet Explorer 668 9.2 Die Web-Symbolleiste in MS-Access 669 9.3, Tips zur HTML-Sprache und zur Veröffentlichung 674 9.3.1 Die HyperText Markup Language 675 9.3.2 HTML-Dateien im Internet veröffentlichen 678 9.4 Dynamische Informationen.für das Internet erzeugen, 680 9.4.1 Tabelle, Abfrage oder Formular in IDC/HTX-Dateien umwandeln 680 9.4.2 Der Aufbau der IDC/HTX-Dateien 681 9.4.3 Dynamische Seiten im ASP-Format 683 9.5 HTML-Vorlagen und andere Vorgaben verwenden 685 9.6 Datenzugriffsseiten 687 9.6.1 Eine neue Datenzugriffsseite erstellen 687 9.6.2 Der Designer für die Datenzugriffsseiten 691 9.6.3 Den HTML-Code nachbearbeiten 708 9.6.4 Die Umsetzung einer Datenzugriffsseite : 710 10 Verknüpfungen ins Internet und zu MS Office 713 10.1 Der Datentyp Hyperlink für Tabellenfelder 713 10.2 Hyperlink-Adressen in das Tabellenfeld eingeben 715

Inhaltsverzeichnis 10.2.1 Einen Hyperlink über das Dialogfeld Hyperlink einfügen" definieren 716 10.2.2 Einen Hyperlink direkt in das Feld eintragen 720 10.2.3 Eine Hyperlink-Adresse über die Zwischenablage einfügen 721 10.2.4 Einen Hyperlink durch Kopieren und Einfügen von Text erstellen 723 10.2.5 Einen Hyperlink durch Drag & Drop definieren 724 10.3 Ein ungebundenes Hyperlink-Feld in ein Formular einfügen 725 10.3.1 Eine URL-Adresse'mit einem Bezeichnungsfeld verbinden 726 10.3.2 Die Eigenschaften Hyperlink-Adresse" und -Unteradresse" verwenden 728 10.4 Internetädressen als aktive Hyperlinks verwalten 729 10.4.1 Statische Internetadressen in aktive Hyperlinks umwandeln 730 10.4.2 Im Formular die Internet-Adressen als Hyperlinks anzeigen 731 10.4.3 Verweise auf verschiedene Objekte speichern 732 10.4.4 Ihre Internetadressen veröffentlichen '. 734 11 Import/Export - Daten mit anderen Programmen austauschen 737 11.1 Daten aus anderen Datenbanken übernehmen 737 11.1.1 Verknüpfen oder importieren 737 11.1.2 Objekte aus anderen MS-Access-Datenbanken 739 11.1.3 Daten aus Paradox-Tabellen 742 11.1.4 Daten aus dbäse-dateien 743 11.1.5 Daten aus FoxPro-Tabellen '. 745 11.1.'6 Daten aus SQL-Datenbanktabellen 746 11.1.7 Verknüpfte Tabellen verwenden 748 11.2 Daten aus Tabellenkalkulationen in MS-Access einfügen 752 11.3 Aus Word Textdäteien übernehmen 756 11.3.1 Textdateien mit Trennzeichen 756 11.3.2 Textdateien mit festgelegtem Format 759 11.3.3 Import-/Export-Spezifikationen erstellen 761 11.4 Daten aus dem Internet importieren 763 11.5 Feinanpassung und Fehlerbeseitigung beim Datenimport 766 11.6 MS-Access-Daten in andere Programme exportieren 768 11.6.1 Export in eine andere MS-Access-Datenbank 768 11.6.2 Export in eine Tabellenkalkulations- oder Datenbankdatei 770 11.6.3 MS-Access-Tabelle in eine SQL-Datenbanktabelle exportieren 771 11.6.4 MS-Access-Tabelle in eine Textdatei exportieren 772 11.6.5 MS-Access-Daten in eine Word-Steuerdatei exportieren 774 11.6.6 MS-Access Objekte in eine Internet-Datei exportieren 780

14 Inhaltsverzeichnis 11.7 Schneller Export nach Word und Excel 783 11.7.1 Inhalt einer MS-Access-Tabelle mit Drag & Drop nach Excel oder Word bringen..783 11.7.2 Die Möglichkeiten des Untermenüs OFFICEVERKNÜPFUNGEN 784 11.8 Datenbankobjekte mit Outlook versenden 786 12 MS-Access im Netz - auf eine Datenbank greifen mehrere Nutzer zu 791 12.1 Gleichzeitiger Zugriff mehrerer Benutzer auf eine Datenbank 791 12.2 Abfragen mit SQL erstellen 800 12.2.1 MS-Access und SQL 800 12.2.2 Einführung in SQL 803 12.3 ODBC als Hilfe für den Datenaustausch 808 12.4 Datenbanken miteinander synchronisieren 814 12.4.1 Eine Kopie Ihrer Datenbank anlegen 815 12.4.2 Kopien einer Datenbank aufeinander abgleichen 817 13 Datenpflege und Datensicherung 819 13.1 Die Datenbank und weitere Daten sichern 819 13.2 Die Datenbank verschlüsseln 822 13.3 Die Datenbank reparieren 824 13.4 Die Datenbank komprimieren 827 13.5 Zugriffsrechte verwalten 829 13.5.1 MS-Access in ein gesichertes System umwandeln 830 13.5.2 Neue Benutzer und Gruppen eintragen 835 13.5.3 Berechtigungen für Datenbankobjekte vergeben 839 13.5.4 Den Besitzer eines Datenbankobjekts ändern 844 13.5.5 Eine Datenabsicherung Schritt für Schritt 846 13.5.6 In ein ungesichertes MS-Access-System zurückkehren 849 14 Makros - kleine Aufgaben automatisieren 851 14.1 Das erste Makro 851 14.1.1 Ein Makro erstellen 851 14.1.2 Eine Makrogruppe erstellen 856 14.1.3 Steuerelemente und Bedingungen im Makro 857 14.1.4 In Makros Fehler suchen 859 14.2 Formulare mit Makros ergänzen ; 860 14.2.1 In Formularen auf Ereignisse reagieren 860 14.2.2 Steuerelemente - Werte festlegen und ansteuern 868 14.2.3 Datensätze filtern und suchen 871

Inhaltsverzeichnis 14.3 Makros in Berichten verwenden 874 14.3.1 Berichte mit Hilfe von Makros drucken 874 14.3.2 Auf Ereignisse in Berichten reagieren 877 14.4 Makros für Symbolleisten und deren.schaltflächen erstellen 882 14.4.1 Aus Makros eine Symbolleiste mit Schaltflächen entwickeln 882 14.4.2 Eine Symbolleiste ein- und ausblenden 886 14.5 Eine Datenbankanwendung mit Hauptformulär, Menüleiste etc. erstellen 888 14.5.1 Die Datenbankanwendung starten 889 14.5.2 Ein Übersichtsformular erstellen...'. : 891 14.5.3 Popup-Formulare verwenden. 895 14.5.4 Individuelle Menüleisten und Kontextmenüs erstellen 897 14.6 Makros in Module umwandeln 908 15 Eine Einführung in Visual Basic für Applikationen 911 15.1 Überblick über VBA in MS-Access 911 15.2 Der VBA-Editor als Entwicklungsumgebung 913 15.3 Funktionen und Sub-Prozeduren 919 15.3.1 Eine neue Prozedur definieren 919 15.3.2 Ein Meldungsfenster ausgeben 921 15.4 Das Direktfenster zum Testen der Prozeduren 923 15.5 Weitere Werkzeuge zum Finden von Fehlern 926 15.6 Optimierungen beim Programmieren in VBA 928 15.7 Tips zum Realisieren kleiner Aufgaben mit VBA 930 16 Die Datenbank dokumentieren und optimieren 935 16.1 Die Datenbank dokumentieren 935 16.2 Mit dem Tabellenanalyse-Assistent Tabellen aufteilen 943 16.3 Eine Leistungsanalyse durchführen 947 16.4 Tips, damit die Datenbank schneller wird 949 16.5 Abfragen optimieren 951 16.6 Formulare verbessern 954 17 Von MS-Access 2000 zum SQL-Server... 959 17.1 Die zwei Data-Engines" von MS-Access 2000 959 17.2 MS-Access Projekte 964 17.2.1 Ein neues MS-Access-Projekt anlegen 964 17.2.2 Besonderheiten bei einer Tabelle 966 17.2.3 Die Sichten 970

j[6 Inhaltsverzeichnis 17.2.4 Datenbankdiagramme 975 17.2.5 Gespeicherte Prozeduren 979 17.2.6 Neuerungen im Microsoft SQL-Server 7 : 982 17.3 Der Upsizing-Assistent '. 984 18 Tips zum Datenbank-Design 989 18.1 Das Konzept einer relationalen Datenbank 989 18.1.1 Die Relation 989 18.1.2 Beziehungen zwischen den Attributen 990 18.1.3 Die Schlüsselarten 993 18.1.4 Grundoperationen für Relationen 995 18.1.5 Anomalien verhindern 998 18.2 Die Erstellung eines Datenmodells 999 18.2.1 Normalisierung 999 18.2.2 Das Entity-Relationship-Modell 1004 19 Glossar 1007 20 Index, 1029