1. Installation des Updates 3.1 Seite 1 2. Einheiten überprüfen. Seite 2 3. BtM-Duplikate zusammenführen Seite 2 4. Neuerungen der Version 3.1 Seite 5 1. Installation des Updates 3.1 Bevor Sie mit der Installation beginnen, führen Sie bitte eine Datensicherung durch. Schließen Sie alle geöffneten Programme, außer Windows. Das BtM-Programm muss auf allen Arbeitsstationen zum Einspielen des Updates geschlossen sein. Legen Sie die CD in das CD-ROM-Laufwerk. Das Startfenster wird automatisch angezeigt, wenn in Windows die Option Autostart für das CD-ROM-Laufwerk aktiviert ist. Wenn das Installationsprogramm nicht automatisch startet, lassen Sie sich den Inhalt der CD anzeigen und doppelklicken Sie auf die Datei Start.exe Zum Starten des Updates klicken Sie auf Update des BtM- Programms Jahres-CD 2015, Version 3.1. Sie sehen das Fenster "Willkommen. Klicken Sie auf "Weiter". Der Lizenzvertrag wird angezeigt. Sie akzeptieren den Lizenzvertrag, in dem Sie Ich bin mit den Bedingungen der Lizenzvereinbarung einverstanden anklicken. Stimmen Sie den Vereinbarungen nicht zu, wird die Installation beendet und das Update nicht installiert. Bestätigen Sie Ihre Wahl mit einem Klick auf den Button Weiter. Sie sehen das Fenster Bereit zur Installation des Programms. Um das Update zu starten, klicken Sie auf den Button Installieren. Das BtM-Programm wird automatisch gestartet. Sie sehen die Meldung, dass eine Datenbankaktualisierung durchgeführt werden sollte. Klicken Sie auf Ja, um die Aktualisierung zu starten. nachlesen können. Die Aktualisierung wird geführt. Sie ist beenden, wenn das Fenster Datenupdate Änderungen erscheint, in welchem Sie die Änderungen des Update in Kurzform Eine ausführliche Beschreibung der Änderungen finden Sie am Ende der Installationsanleitung oder unter im Programm-Menü unter Hilfe Hilfethemen Neuerungen Neuerungen der Version 3.1. Falls Sie manuelle Korrekturen an Einheiten der BtM-Karteikarten vorgenommen haben, kann im Folgenden das Dialogfenster Einheiten anpassen erscheinen. Lesen Sie dazu den Abschnitt 2. "Einheiten prüfen", auf Seite 2. Seite 1 von 5
2. Einheiten überprüfen Falls Sie Einheiten von BtM-Karteikarten in der Vergangenheit geändert haben, kann es sein, dass während des Update das Fenster "Einheiten vergleichen" angezeigt wird. Damit die Höchstmengenprüfung korrekt funktionieren kann, müssen die Einheiten (Tbl., Kps, mg,..) der BtM-Karteikarten zwingend übereinstimmen, d. h. die Einheiten Ihrer bisherigen Karteikarten müssen mit den Einheiten des Updates übereinstimmen. Handelt es sich um die gleiche Einheit, klicken Sie auf "Einheit übertragen". Damit wird Ihre Karteikarte aktualisiert und die Höchstmengen übertragen. Stimmt die Einheit nicht überein, klicken Sie auf "BtM neu aufnehmen". Das BtM aus Ihrer Anwenderdatenbank wird damit zum selbstangelegten BtM und das BtM der Updatedatenbank wird neu hinzugefügt. Für Ihre Karteikarte, mit der Kennzeichnung "(selbst ang.)" wurde die Höchstmengenprüfung deaktiviert, da die Einheiten nicht übereinstimmen. Möchten Sie die Höchstmengenüberprüfung nutzen, haben Sie zwei Möglichkeiten: Rechnen Sie den aktuellen Bestand in Ihrer Apotheke einmalig in die neue Einheit um und übertragen den aktuellen Bestand mit einer Erstbuchung auf die neue Karteikarte. Dies ist die sicherste Variante. Möchten Sie Ihre "alte" Karteikarte weiter nutzen, nehmen Sie die Änderungen manuell in der Karteikarte vor. Damit die Höchstmengenprüfung richtig funktioniert, rechnen Sie den "Gehalt in mg" passend zu Ihrer Einheit um. Gehen Sie dazu in Menü Ansicht, Untermenü "BtM-Liste/Inventurliste". Doppelklicken Sie auf Ihre Karteikartei. Das Fenster "Änderung BtM-Kartei" erscheint. Rechnen Sie den Gehalt in mg passend zu Ihrer Einheit aus und tragen Sie diesen in das Feld "Gehalt in mg" ein. Überprüfen Sie im zweiten Schritt, die angegebenen Höchstmengen und ändern diese ggf. ab. Aktivieren Sie dann die Höchstmengenprüfung für diese Karteikarteikarte, in dem Sie ein Häkchen vor den Eintrag "Höchstmengenprüfung bei Abgangsbuchung" setzen. Klicken Sie zum Speichern auf "Übernehmen". 3. BtM-Duplikate zusammenführen Nach der Durchführung einer Datenbankaktualisierung kann es vorkommen, dass scheinbar ähnliche BtMs doppelt vorhanden sind, da Sie selbst BtMs angelegt haben, die nun im Update enthalten sind. Aus Sicherheitsgründen werden, die von Ihnen selbst angelegte BtMs, nicht mit den im Update neu hinzugekommenen BtMs abgeglichen. Deshalb sollten Sie direkt im Anschluss an das Update prüfen, ob bestimmte BtMs doppelt vorhanden sind. Verwenden Sie zur Überprüfung die Ansicht Abgleich BtM- Kartei. Ansicht Abgleich BtM-Kartei" Wählen Sie in der Menüleiste unter Ansicht den Menüpunkt Abgleich BtM-Kartei bzw. klicken Sie im Navigator auf den Eintrag Abgleich BtM-Kartei. Anhand der Spalte BtM-Typ können Sie vergleichen, welche BtMs selbst angelegt wurden (Kennzeichen: selbst angelegt) und welche BtMs Bestandteil der ausgelieferten Datenbank sind (Kennzeichen: WinBtM). Zu Letzteren gehören auch die beim Update neu hinzugefügten BtMs. Die Nummer hinter dem Kennzeichen WinBtM dient zur eindeutigen Identifizierung eines BtMs. Falls ein BtM nicht mehr im Handel ist, wird dieses in der Spalte Verfügbarkeit im Handel mit außer Handel markiert. Seite 2 von 5
Duplikate zusammenführen Sollten selbst angelegte BtMs in Ihrer Liste erscheinen, folgt jetzt das Zusammenführen der BtM- Duplikate. Beachten Sie, dass Sie mit den BtM-Buchungen auf dem aktuellen Stand sind, da es nach der Zusammenführung der Duplikate schwierig ist, nachträgliche Buchungen vorzunehmen. Um BtM- Duplikate zusammenzuführen, benötigen Sie im BtM-Programm Administratorrechte. Bevor Sie mit der Zusammenführung beginnen, erstellen Sie bitte eine Datensicherung. Wählen Sie im Hauptmenü Datenorg./Dienste den Menüpunkt BtM-Duplikate zusammenführen. Daraufhin erscheint das Dialogfeld BtM-Duplikate zusammenführen. Bei einer Zusammenführung wird zwischen dem Haupt-BtM und dem Duplikat-BtM unterschieden. Das Haupt-BtM bleibt dabei immer erhalten, das Duplikat-BtM wird gelöscht, falls keine Buchungen vorliegen. Sind für ein Duplikat-BtM bereits Buchungen vorhanden, wird bei der Zusammenführung mit einer ersten Sonderbuchung (mit dem Namen Duplikat-Zusammenführung ) der Bestand des BtMs auf null gesetzt und das Duplikat-BtM als deaktiviert markiert. Für dieses Duplikat-BtM können dann keine Buchungen mehr vorgenommen werden. Mit einer zweiten Sonderbuchung (mit dem Namen Duplikat-Zusammenführung ), die automatisch vom Programm durchgeführt wird, wird dann der Bestand des Duplikat-BtMs auf das Haupt-BtM als Zugang gebucht. Markieren Sie in der BtM-Tabelle zunächst das BtM, das als Haupt-BtM verwendet werden soll und klicken Sie auf BtM als Haupt-BtM kennzeichnen. Markieren Sie dann in der BtM-Tabelle das BtM, das als Duplikat-BtM verwendet werden soll und klicken Sie auf BtM deaktivieren / löschen. Klicken Sie auf BtMs zusammenführen. Hiermit wird das Dialogfeld BtM-Zusammenführung buchen geöffnet, in dem Sie vor der Durchführung der Zusammenführung nochmals die BtM- Parameter überprüfen können. Bitte überprüfen Sie in diesem Dialogfenster unbedingt die Übereinstimmung von Wirkstoff und Mengeneinheit! Falls das Haupt-BtM eine andere Mengeneinheit als das Duplikat-BtM verwendet, kann hier die Menge entsprechend angepasst werden. Voreingestellt ist die Menge, die der Abgangsbuchung entspricht. Wiederholen Sie die obigen Schritte ggf. für weitere BtMs. Klicken Sie auf BtM-Zusammenführung buchen. Die Zusammenführung wird gebucht. Dabei werden auch die erforderlichen Abgangs- und Zugangsbuchungen vorgenommen. Nach dem Vorgang wird die Liste zurückgesetzt. Seite 3 von 5
Meldung: Die Wirkstoffe der beiden BtMs sind nicht identisch! Bitte prüfen Sie bei dieser Meldung, ob die Wirkstoffe von Haupt-BtM und Duplikat- BtM übereinstimmen. Meldung: Die Mengeneinheiten der beiden BtMs sind nicht identisch! Bitte prüfen Sie bei dieser Meldung, ob die Mengeneinheiten von Haupt-BtM und Duplikat-BtM äquivalent sind. Falls dies nicht der Fall ist, kann hier die Menge bei Eingabefeld Menge Zugangsbuchung entsprechend angepasst werden, falls es einen Lagerbestand gibt. Diese Änderung ist z.b. bei Einheiten ml und mg wichtig. Hier wird der Bestand von ml auf mg umgerechnet. Eine Umrechnung der Menge bei den Einheiten "Tbl." und "Tabl." ist z. B. nicht nötig, da es sich nur um eine andere Schreibweise der Einheit handelt. Wir empfehlen Ihnen, nach erfolgter BtM-Zusammenführung die Buchungen des heutigen Tages zur Dokumentation auszudrucken. Auf dem Buchungsausdruck befinden sich nur die BtMs bei welchen ein Bestand übertragen wurde. Führen Sie erneut eine Datensicherung durch. Seite 4 von 5
Neuerungen der Version 3.1 1. Datenbankaktualisierung Es wurden BtMs neu aufgenommen. Anpassung der Höchstmengen bei den bereits enthaltenen BtMs. Markierung von BtMs die außer Handel sind. 2. Hotline-Unterstützung Für pharmazeutische Fragen zum Programm steht ein inhaltlicher Support per Email zur Verfügung: btm@deutscher-apotheker-verlag.de Der technische Support ist weiterhin telefonisch oder per Email erreichbar: 0711/2582-233 oder support@deutscher-apotheker-verlag.de Die Fernwartung kann bei Bedarf und nach Aufforderung des Supports direkt aus dem BtM- Programm heraus aktiviert werden. Der Link ist im Hauptmenü unter Hilfe Hotline- Unterstützung zu finden. 3. Anpassung der Rezeptnummern-Überprüfung Sofern die bei einer Buchung eingegebene Rezeptnummer nicht 9-stellig ist, erfolgt ein Warnhinweis. Die Überprüfung der alten 14-stelligen Rezepturnummer wurde deaktiviert. 4. Buchungen einfügen: Differenzierung Zugangs- und Abgangsbuchung Zur besseren Bedienung wurde das Einfügen von Buchungen in zwei Menüeinträge aufgeteilt: Buchungen Abgangsbuchung einfügen und Buchungen Zugangsbuchung einfügen. 5. Diverse Programmoptimierungen Seite 5 von 5