Bürgermeisteramt Vorlage-Nr.: 244/2015 Az.: FB 5 Hr. Deiß Datum: 28.09.2015 Sitzungsvorlage Gremium: Verwaltungs- und Finanzausschuss Am: 22.10.2015 Betreff: Umwandlung FB 1 Bürger und Soziales in eine Stabsstelle Anlage(n): Mitzeichnung 1. Geschäftsverteilung Stabsstelle Gremien- und Öffentlichkeitsarbeit 2. Gestaltung Soziales; Stellungnahme FB 2 3. Geschäftsverteilung Sozialversicherung und Wohngeld sowie Bürgerinfo und Telefonzentrale 4. Stellenbeschreibung Fachbereichsleitung Bürger und Soziales Beschlussvorschlag: 1. Der Fachbereich 1 Bürger und Soziales wird mit den Aufgabenfeldern Geschäftsstelle Gemeinderat, Bürgerkommunikation, Repräsentation, Ehrungen, Empfänge, Städtepartnerschaften sowie Presse- und Öffentlichkeitsarbeit in eine der Verwaltungsleitung direkt unterstellte Stabsstelle Gremien- und Öffentlichkeitsarbeit umgewandelt. 2. Für die Aufgabenfelder Soziales, Integration und Bürgerschaftliches Engagement im Rahmen des Stellenplans 2016 eine Vollzeitstelle der Bes.Gr. A 11 (alternativ besetzbar in EG 10 bzw. S 12) auszuweisen. 3. Der Gemeinderat erteilt sein Einvernehmen zur Umverteilung auf Dezernat 2 (Team Sozialversicherung, Wohngeld, Bürgerbüro Senioren zu FB 4, Team Bürgerinfo / Telefonzentrale zu FB 5) und Dezernat 3 (Begleitung Lokale Agenda zu Stabsstelle Umwelt und Klimaschutz, Leitbild 2025 zu FB 8) und der damit verbundenen Änderung der Geschäftskreise der Beigeordneten sowie den weiteren, in der Sachdarstellung aufgeführten Änderungen der Geschäftsverteilung. 4. Die dem Sozialausschuss und dem Ausländerbeirat zugeordneten Aufgabenfelder werden einem neu zu bildendenden beschließenden "Ausschuss für Soziales und Integration" übertragen. Die Verwaltung wird beauftragt, in einer weiteren Beschlussvorlage die Struktur des neuen Ausschusses - insb. die Einbeziehung "sachkundiger Einwohner" darzustellen und die Änderung der Hauptsatzung vorzubereiten. 5. Die Organisationsänderung tritt zum 01.01.2016 in Kraft. Seite 1 von 5
Beratungsfolge: Vorlage an zur Sitzungsart Sitzungsdatum Beschluss Verwaltungs- und Finanzausschuss Vorberatung nichtöffentlich Personal 22.10.2015 Der TOP geht ohne Beschlussempfehlung in den GR und wird dort noch einmal unter Nichtöffentlich Personal behandelt. Gemeinderat Vorberatung nichtöffentlich 29.10.2015 Personal Gemeinderat Beschlussfassung öffentlich 12.11.2015 Beteiligung Personalrat Die Beteiligung des Personalrats wird eingeleitet. Haushaltsrechtliche Deckung Finanzielle Auswirkungen: HHJ Produkt Bezeichnung ab 2016 11.14.08 Kommunale Integrationsförderung Sachkonto Bezeichnung Erläuterung Plan Betrag Personalauf wendungen Jahresbrutto EG 10 St. 4 mit AG-Aufwand (28,75 %) - 61.200,00 Deckungsvorschlag: Entfällt Seite 2 von 5
Sachdarstellung und Begründung: I. Der Gemeinderat hat in seiner Sitzung am 16.07.2015 (vgl. Vorlage 199/2015) mehrheitlich beschlossen die Stelle der Fachbereichsleitung FB 1 Bürger und Soziales nicht wieder zu besetzen. In der Vorlage hatte die Verwaltung dargestellt, dass der Fachbereich 1 Bürger und Soziales dann nicht mehr im bisherigen Umfang weiter bestehen wird. Der Verzicht auf die Wiederbesetzung der Stelle der Fachbereichsleitung führt zur Streichung bestehender Aufgaben und soweit Aufgaben nicht wegfallen Umverteilung von Aufgaben auf andere Bereiche ohne personelle Kompensation bzw. zur Kompensation durch Erhöhung von Sachaufwendungen. Die Auswirkungen sind im Folgenden unter Ziff. II aufgeführt. Die Aufgabenschwerpunkte des Leiters des Fachbereichs 1 Bürger und Soziales waren (siehe auch Anlage 4 Stellenbeschreibung): 1. Leitungsaufgaben Fachbereich (ca. 20 %) 2. Unterstützung Gremien und Verwaltungsleitung (ca. 20 %) 3. Bürgerkommunikation, Ehrungen, Repräsentationen (ca. 20 %) 4. Soziales (ca. 40 %) II. 1. Umwandlung Fachbereich Bürger und Soziales in eine Stabsstelle Die Geschäftsstelle Gemeinderat mit Vor- und Nachbereitung der Sitzungen, Vorlagenversand und Abrechnung der Entschädigungen, Repräsentation / Ehrungen / Veranstaltungen / Städtepartnerschaften sowie die bisherige Abteilung Presse- und Öffentlichkeitsarbeit werden in einer der Verwaltungsleitung direkt zugeordneten Stabsstelle Gremien- und Öffentlichkeitsarbeit gebündelt (siehe Anlage 1). Stellenanteile aus dem Aufgabenprofil der Fachbereichsleitung werden an die Mitarbeiter/- innen der Stabsstelle umverteilt: Die Gesamtkoordination der Seniorenfeier übernimmt die Stabsstelle. Programm (Inhalt, Ablauf, Moderation) übernimmt der FB 3 Kulturmanagement in Zusammenarbeit mit Stadtausschuss. Das Ideen- und Anliegenmanagement Blaue Karte wird - in Abweichung zur ursprünglichen Darstellung der Konsequenzen, die in Zusammenhang mit dem Wegfall der Stelle der FB-Leitung Bürger und Soziales entstehen - beibehalten. Denn bei der "Blauen Karte" handelt es sich um eine Systematik, die sich sowohl intern als auch extern bewährt hat und auf eine hohe Akzeptanz bei der Bürgerschaft trifft. Zudem würden die Bürgerinnen und Bürger ihre Anliegen auch dann der Verwaltung mitteilen, wenn das System "Blaue Karte" nicht mehr verfügbar wäre. Dieses sichert jedoch eine ebenso zügige wie sorgfältige Bearbeitung. Das Team der Stabsstelle wird diese Aufgabe übernehmen. Aus dem Aufgabenportfolio der Fachbereichsleitung 1 kommen für die Stabsstelle ausser den beiden oben genannten Bereichen - ebenfalls noch hinzu die Bearbeitung von kommunalverfassungsrechtlichen und verwaltungs- bzw. kommunalpolitischen Grundsatzfragen, Vor- und Nachbereitung der ÄR-Sitzungen, der Sitzungsdienst GR, der Volkstrauertag (Gesamtkoordination und Gedenkfeier Friedhof), Angelegenheiten der Ehrenbürger, die Betreuung des Rathaussturms sowie Weihnachtsmusik Marktplatz und Silvesterblasen Altes Dorf. Seite 3 von 5
Damit die zusätzlichen Aufgaben dort auch geleistet werden können, sind Anpassungen erforderlich: Der Turnus der Bürgerversammlungen wird gestreckt, d. h. die Bürgerversammlung findet alle 3 Jahre statt. Organisation / Koordination: Stabsstelle. Ergänzend dazu finden projektbezogene Bürgerinfoveranstaltungen (z.b. zu FNPL) statt, die von den jeweils zuständigen Fachbereichen organisiert und koordiniert werden. Der zentrale Ansprechpartner in Angelegenheiten der Bürgerbeteiligung und der Beteiligungsbericht entfallen. Fachbezogene Beteiligungsmaßnahmen zu konkreten Projekten erfolgen in den zuständigen Fachbereichen. Fragen, die das Ehrenamt betreffen, erfolgen künftig dezentral und fachbezogen in den Fachbereichen. Zunftmeisterempfang und Narrenempfang: Übergabe der Organisation und der unterstützenden Tätigkeiten an den Stadtausschuss für Sport und Kultur Neubürgerempfang und Tag des Ehrenamts werden nicht mehr durchgeführt. 2. Aufgabenfelder Soziales, Integration und Bürgerschaftliches Engagement Dazu zählten bisher: Audit familiengerechte Kommune (entfällt), Organisation Weststadtfest (soll wieder Schulfest der Eugen-Bolz-Schule werden), Zusammenarbeit mit Ortsseniorenrat, Integrationskonzept, Willkommenskultur Asylbewerber, Soziale Projekte, Patenschaftsprogramm, Konzeption, Fortschreibung und Bearbeitung der Kornwestheim- Card, Transferleistungen Freie Wohlfahrtspflege und Bürgerschaftliches Engagement. Diese Aufgabenfelder waren Arbeitsschwerpunkte der Fachbereichsleitung 1 und wurden nur von dieser Stelle bearbeitet. Auch wenn zum Teil wie bspw. bei den Sozialen Projekten externe Projektpartner eingebunden sind, so wurden diese über die FB-Leitung koordiniert und agierten nur nach Rücksprache und entsprechend der von dort getroffenen Entscheidungen. Die Aufgabenfelder Soziales, Integration und Bürgerschaftliches Engagement werden kurzfristig noch erheblich an Bedeutung und Umfang gewinnen. Für Landkreise, Kommunen und Bürgerinnen und Bürger ist die Versorgung der Asylsuchenden und ihre Integration eine gewaltige Herausforderung. Ohne die Hilfsbereitschaft und das Engagement der Bürgerinnen und Bürger, Vereine usw. ist diese Aufgabe nicht zu schaffen. Trotzdem werden auch hauptamtliche Strukturen benötigt. Aus Sicht der Verwaltung ist es vor dem Hintergrund der gesellschaftlichen Entwicklung erforderlich, die Aufgabenfelder Soziales, Integration und Bürgerschaftliches Engagement personell zu verstärken. Diese Aufgabenfelder sollen dem Fachbereich Kinder, Jugend, Bildung zugeordnet werden. Auch die bisherigen sozialen Projekte und Themen (siehe oben) werden aufgenommen und mit dem Ziel der Förderung der Integration und Teilhabe aller Bürgerinnen und Bürger, insbesondere im Bereich der Flüchtlingsarbeit weiterentwickelt und weitergeführt. Auf die Stellungnahme des Leiters des FB 2, Herr Rohleder wird verwiesen (Anlage 2). Zur Bearbeitung des gesamten Themenkomplexes ist eine Vollzeitstelle der Bes.Gr. A 11 (alternativ besetzbar in EG 10 bzw. S 12) erforderlich. Seite 4 von 5
3. Umverteilung von Teams und Einzelaufgaben auf die Dezernate 2 und 3 Die Bürgerinformation / Telefonzentrale mit 5 Mitarbeiterinnen (2,8 VK Stellenanteile) die der Fachbereichsleitung 1 direkt unterstellt waren - wird dem FB 5 Organisation und Personal, Abteilung Zentrale Dienste zugeordnet. Die in dem Team zu erledigenden Aufgaben können als Zentrale Dienstleistungen i.s. des Produktplans qualifiziert werden. Zu den einzelnen Aufgaben wird auf Anlage 3 verwiesen. Das Team Sozialversicherung, Wohngeld, Bürgerbüro Senioren mit 3 Mitarbeitern/-innen (2,5 VK Stellenanteile) wird dem FB 4 Recht, Sicherheit und Ordnung, Abteilung Bürgerservice zugeordnet. Der Aufgabenbereich ist eine klassische Bürgerdienstleistung und auch im Produktplan dem Produktbereich 12 Sicherheit und Ordnung zugewiesen. Zu den einzelnen Aufgaben wird auf Anlage 3 verwiesen. Die Zuordnung der Einzelaufgaben Produkt 11.14.09 Lokale Agenda auf die Stabsstelle Umwelt sowie die Steuerung eines ggf. künftigen Leitbildprozesses (Fortschreibung Leitbild 2025) im FB 8 Planen und Bauen erfolgt aus dem Sachzusammenhang der Aufgaben, ist aber derzeit eher ideeller Natur, da momentan keine Maßnahmen geplant sind. Der Sitzungsdienst (Präsentation der Vorlagen) im VFA wird im Wechsel von FB 5 und FB 7 übernommen. Die Vorbereitung der FB-Sitzungen wird FB 5 übertragen. 4. Ausschuss für Soziales und Integration Die Verwaltung regt an, die dem Sozialausschuss und dem Ausländerbeirat zugeordneten Aufgabenfelder einem neu zu bildendenden beschließenden "Ausschuss für Soziales und Integration" übertragen. Die Verwaltung wird in einer weiteren Beschlussvorlage die Struktur des neuen Ausschusses - insb. die Einbeziehung "sachkundiger Einwohner" darstellen und die Änderung der Hauptsatzung vorbereiten. 5. Inkrafttreten Die neue Struktur soll zum 01.01.2016 in Kraft treten, wobei Überbrückungszeiten nicht zu vermeiden sind. Beispiel: Die Konzeption und Fortschreibung der Kornwestheim-Card sowie die Berichterstattung dazu soll ebenfalls der im FB 2 neu zu schaffenden Stelle zugeordnet werden. Der Bearbeitungsprozess ist bisher wie folgt aufgeteilt: (Bürgerbüro: Antragsannahme, Kartenerteilung, Bürgerinfo: Entgegennahme, Aufnahme und Bearbeitung Erstattungsanträge, Assistenz und FBL 1: Prüfung, Auszahlung, Klärung und Entscheidung von Fragen). Der Bearbeitungsprozess wird übergangsweise mit den genannten Akteuren fortgeführt und nach dem Dienstantritt der/des neuen Stellenhinabers/-in neu zwischen den Fachbereichen 2, 4 und 5 vereinbart. Seite 5 von 5